Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : Guide d’installation et de configuration (version 2.2)

Présentation

L’application Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow permet d’envoyer des documents pour signature à l’aide de la fonctionnalité native de la plateforme ServiceNow. L’intégration d’Acrobat Sign à ServiceNow vous donne accès aux fonctionnalités suivantes :

  • Envoi des documents pour signature à plusieurs destinataires 
  • Suivi du processus de signature tout au long de son cycle de vie et identification des signataires attendus à chaque étape
  • Récupération du document signé avec un document de journal d’audit incorporé ou distinct
  • Récupération des données de formulaire saisies dans le document avant ou pendant le processus de signature
  • Création de brouillons de processus de signature pour une révision initiale et une soumission ultérieure. Toutes les modifications apportées aux signataires avant envoi sont synchronisées dans ServiceNow.
  • Génération et envoi des notifications par e-mail aux personnes pendant le processus de signature
  • Localisation des sources des documents pour signature dans les fichiers locaux de ServiceNow ou dans une source externe
  • Utilisation des modèles de document avec des champs pouvant être remplis à l’aide des données des enregistrements ServiceNow avant l’envoi. Vous pouvez ainsi utiliser un modèle unique pour générer des documents propres à l’utilisateur en fonction d’un enregistrement d’objet sélectionné, tel qu’un incident ou une demande de service.
  • Utilisation des modèles de bibliothèque de votre compte Acrobat Sign synchronisés avec ServiceNow et pouvant être sélectionnés pendant le processus de soumission

Le document « Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : Guide d’installation et de personnalisation » fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Une fois que vous avez installé et configuré Acrobat Sign pour l’application ServiceNow, vous pouvez l’utiliser pour envoyer, signer, suivre et gérer des accords. Reportez-vous à Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : Guide de l’utilisateur.

Installation d’Acrobat Sign pour l’application ServiceNow

Vous devez être administrateur Adobe Acrobat Sign et administrateur système ServiceNow pour pouvoir installer l’application sur ServiceNow.  

  1. Accédez à la page ServiceNow Store et recherchez Adobe Acrobat Sign.  

    servicenow-store-search

  2. Dans les résultats de recherche, sélectionnez Adobe Acrobat Sign, puis Obtenir.

    Remarque :

    désactivez tout bloqueur de fenêtres publicitaires pendant l’installation de l’application.

    get-sign-app

  3. Si vous y êtes invité, connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification d’administrateur ServiceNow et suivez les étapes d’installation.

  4. Pour vérifier l’installation, dans le menu supérieur de l’instance ServiceNow, sélectionnez Tous > Applications système > Mes applications d’entreprise, puis l’onglet Installé. La liste répertoriant la dernière version d’Adobe Acrobat Sign s’affiche.

    installed-apps

    Remarque :

    le module Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow est configuré pour fonctionner avec les domaines suivants :

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    servicenowservices.com est destiné aux clients de Government Cloud et nécessite un paramètre de propriété système supplémentaire. Si votre domaine se trouve sur le domaine servicenowservices.com, vous devez créer/définir la propriété système x_adosy_as.oauth_redirect_host avec le sous-domaine complet de votre instance (par exemple mydomain.servicenowservices.com).

    Le menu « Libre-service » affiche la nouvelle option Adobe Acrobat Sign avec les deux modules suivants :

    • Mes documents signés : contient la liste des accords à l’état terminé dans lesquels l’utilisateur connecté est le demandeur ou un signataire.
    • Pour signature : contient la liste des accords en attente de signature par l’utilisateur connecté. Les accords ont le statut « Émis pour signature » ou « Émis pour approbation ».

    Remarque : les menus en libre-service sont uniquement visibles pour les utilisateurs disposant du rôle de signataire (x_adosy_as.adobe_sign_signer).  

    menu-acrobat-sign

    Le menu Tout de l’application comprend une option Adobe Acrobat Sign qui contient les modules suivants :

    • Envoyer pour signature : ouvre un producteur d’enregistrements à partir duquel créer et envoyer un accord.
    • Mes accords : liste de tous les accords dans lesquels l’utilisateur connecté est soit demandeur, soit signataire.
    • Mes signatures : détails des enregistrements dans lesquels l’utilisateur connecté est un participant (signataire) d’un accord.

    Opérationnel

    • Accords : détails secondaires du processus de signature.  Inclut les événements JSON et tous les événements Adobe Acrobat Sign en cours de réception et de traitement.
    • Documents source : représente un document pouvant être ajouté à un accord. Cela peut être un document local ou d’une bibliothèque.
    • Participants : signataires et informations détaillées de leur processus de signature.
    • Événements : principaux détails de ce qui est envoyé et reçu, pour chaque événement Adobe Acrobat Sign.
    • Données de formulaire : tableau contenant les données de formulaire renvoyées une fois l’accord signé. Cette option peut être utilisée pour créer des rapports sur les documents et leurs données de champs.

    Administration

    • Se connecter à Acrobat Sign : écran de connexion sur lequel un compte Adobe Acrobat Sign valide est associé à ServiceNow.
    • Groupes Acrobat Sign : contient la liste des noms et ID des groupes Acrobat Sign.
    • Utilisateurs Acrobat Sign : contient les détails des utilisateurs Acrobat Sign.
    • Cachets électroniques
    • Modèles de document : documents modélisés pouvant être ajoutés à un accord. Il peut s’agir de documents locaux ou de bibliothèque.
    • Champs de document : détails des champs de formulaire qui sont incorporés dans le document du modèle.
    • Règles de fusion : associe un modèle de document à un certain type d’enregistrement d’objet dans ServiceNow.
    • Champs de fusion : enregistrements qui lient un champ d’enregistrement d’objet à un champ contenu dans le modèle de document approprié.
    • Propriétés : paramètres par défaut d’Adobe Acrobat Sign pour la redirection de l’URI post-signature, les notifications et le journal d’audit.

    Aide et support : liens vers l’aide d’Adobe Acrobat Sign.

    Remarque :
    • Les modules Envoyer pour signature, Mes accords et Mes signatures sont visibles par les utilisateurs dotés du rôle d’expéditeur (x_adosy_as.adobe_sign_sender). 
    • Les menus Opérationnel et Administration sont visibles uniquement par les utilisateurs dotés du rôle d’administrateur (x_adosy_as.adobe_sign_admin) ou de gestionnaire (x_adosy_as.adobe_sign_manager).

    Widgets de portail de services

    Si vous souhaitez ajouter Adobe Acrobat Sign à votre portail de services, une démonstration est disponible à l’adresse URL/adobe_sign.

    Ce portail est limité aux rôles x_adosy_as.adobe_sign_sender et x_adosy_as.adobe_sign_signer.

    Pour ajouter cette fonctionnalité à votre propre portail, dupliquez les widgets et modifiez les rôles en conséquence.

    • Liste d’éléments de tableau de bord Adobe Acrobat Sign : liste d’éléments utilisée par le widget d’en-tête Liste d’accords.
    • Envoyer pour signature d’Adobe Acrobat Sign : widget permettant de créer un nouvel accord à partir d’un modèle ou d’un fichier.
    • Liste des accords Adobe Acrobat Sign : widget permettant d’afficher la liste des accords.

    Pages du portail de services

    • Adobe Acrobat Sign : cette page contient le widget Adobe Acrobat Sign Pop-up et peut être utilisée à partir d’enregistrements dans ServiceNow pour générer de nouveaux accords à la volée.
    • Page d’accueil Adobe Acrobat Sign : il s’agit de la page d’accueil du portail de services de démonstration inclus dans l’application.

    Quatre rôles sont inclus dans l’application :

    • Signataire (x_adosy_as.adobe_sign_signer_signer)
      • Les utilisateurs de ServiceNow dotés du rôle x_adosy_as.adobe_sign_signer ont accès aux modules en libre-service d’Adobe Acrobat Sign.  
      • Ils ont également accès au widget de portail de services utilisateur. 
      • Ce rôle doit être ajouté à tous les utilisateurs/groupes qui doivent signer des documents/accords.
    • Expéditeur (x_adosy_as.adobe_sign_sender)
      • Les utilisateurs de ServiceNow dotés du rôle x_adosy_as.adobe_sign_sender peuvent accéder aux fonctions de l’application.
      • Ce rôle doit être ajouté à tous les utilisateurs/groupes qui doivent pouvoir suivre les documents/accords qu’ils ont demandés ou qu’ils doivent signer.
    • Gestionnaire (x_adosy_as.adobe_sign_manager)
      • Les utilisateurs de ServiceNow dotés du rôle x_adosy_as.adobe_sign_manager bénéficient d’un accès de niveau gestionnaire aux fonctionnalités d’Acrobat Sign.
      • Le gestionnaire peut gérer les accords créés par tous les expéditeurs.
      • Ce rôle accorde l’autorisation d’annuler les accords créés par d’autres utilisateurs.
    • Administrateur (x_adosy_as.adobe_sign_admin)
      • Les utilisateurs de ServiceNow dotés du rôle x_adosy_as.adobe_sign_admin ont un accès complet à toutes les fonctionnalités.

    Par défaut, l’application est fournie avec un rôle qu’il convient d’attribuer aux utilisateurs qui peuvent signer les documents. Pour permettre à tous les utilisateurs de signer des documents, vous devez mettre à jour les paramètres.

    Attention :

    Les modifications apportées aux fichiers d’application empêcheront l’application des futures mises à jour.

    Capturez toutes les modifications apportées à un jeu de mises à jour afin que ces modifications puissent être appliquées à nouveau après une mise à jour de l’application.

    Testez toujours les personnalisations dans un environnement de test dédié avant de les appliquer à l’environnement de production.

Connexion à Acrobat Sign

L’application Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow est conçue pour fonctionner avec des comptes commerciaux et gouvernementaux (FedRAMP). Si vous ne savez pas quel compte vous possédez, suivez les instructions à l’attention des clients de Commerce Cloud.

Pour les clients de Commerce Cloud :

Une fois l’application Adobe Acrobat Sign installée dans ServiceNow, les administrateurs de groupe ou de compte Adobe Acrobat Sign doivent connecter ServiceNow à Adobe Acrobat Sign Commerce Cloud en procédant comme suit :

  1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Se connecter à Adobe Acrobat Sign.

  2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez Se connecter.

    connect-sign-1

  3. Connectez-vous à votre compte Acrobat Sign avec vos informations d’identification d’administrateur. 

    connect-sign-2

  4. Dans la boîte de dialogue d’autorisations qui s’affiche, sélectionnez Autoriser l’accès pour accorder les autorisations et établir la connexion. 

    connect-sign-3

    Remarque :

    l’authentification s’effectue dans une fenêtre contextuelle.  Si le panneau d’authentification ne s’affiche pas, vérifiez que le bloqueur de fenêtres publicitaires est désactivé.

    Une fois la connexion établie, un message de confirmation s’affiche avec le compte Acrobat Sign connecté et le compte ServiceNow auquel il est associé.

    Acrobat Sign connecté à Commerce Cloud

Pour les clients de Government Cloud :

Une fois l’application Adobe Acrobat Sign installée dans ServiceNow, un utilisateur administrateur de groupe ou de compte Adobe Acrobat Sign Government Cloud peut connecter ServiceNow à Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

  1. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Adobe Acrobat Sign > Administration > Propriétés.

    Activez FedRAMP dans Sign pour ServiceNow.

  2. Sur la page des propriétés de l’application qui s’ouvre :

    1. Activez le bouton bascule Utiliser Adobe Acrobat Sign Government Cloud.
    2. Recherchez la propriété appelée Conseil de connexion et définissez la valeur sur l’adresse e-mail que vous utiliserez pour vous connecter à Adobe Acrobat Sign Government Cloud.
    3. Sélectionnez Enregistrer.
  3. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Se connecter à Acrobat Sign.

  4. Sur la page qui s’affiche, sélectionnez Se connecter.

    fedramp-2

  5. Si vous y êtes invité, connectez-vous à votre compte Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

    Une fois la connexion établie, l’application vous redirige vers ServiceNow et met automatiquement à jour le statut de la connexion.

    fedramp-3

Configuration d’Acrobat Sign pour l’application ServiceNow

Définition des propriétés de l’application

Pour accéder aux propriétés de l’application et les définir, accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Propriétés.

Les paramètres par défaut suivants s’affichent :

  • Nom d’hôte [x_adosy_as.redirect_host] si vous disposez d’une URL d’instance personnalisée, spécifiez l’hôte entièrement qualifié à utiliser dans l’URI de redirection pour les rappels OAuth et API (par exemple, les webhooks).
    Par défaut, cette valeur est vide et l’hôte est la valeur de la propriété système « glide.servlet.uri ».
    Elle s’applique uniquement à la redirection de l’instance ServiceNow. Si vous souhaitez rediriger la post-signature du signataire vers un autre hôte, indiquez cet hôte dans la propriété URI de redirection du signataire (post_sign_uri).
  • URL de post-signature par défaut [x_adosy_as.post_sign_uri] : emplacement par défaut de redirection d’un utilisateur après la signature d’un document dans Acrobat Sign. Ce paramètre est utilisé si l’URI de post-signature n’est pas spécifié lors de la création de l’accord. Cet URI est relatif au nom d’instance spécifié, mais il peut être remplacé en incluant un protocole (tel que https://www.adobe.com/), qui permet de pointer la redirection après la signature vers une instance autre que cette instance ServiceNow. L’identificateur sys_id de l’accord créé peut être injecté en utilisant « {sys_id} » dans l’URL. La valeur par défaut est « /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on », ce qui dirige l’utilisateur vers une liste des accords terminés.
  • Délai de redirection de signataire [x_adosy_as.post_sign_delay] : délai (en secondes) avant qu’un utilisateur ne soit redirigé après avoir signé un document dans Acrobat Sign. La valeur par défaut est 3.
  • Défense contre le clickjacking (détournement de clics) [x_adosy_as.clickjacking_domains] fournissez une liste d’URL de domaine parent séparées par des virgules, où les documents envoyés pour signature peuvent être inclus dans un iframe, par exemple service-now.com.
    Ce paramètre est requis pour les clients de Government Cloud. Si vous laissez ce champ vide, vous risquez d’obtenir des pages blanches dans Acrobat Sign lorsqu’elles sont affichées dans un cadre.
  • Autoriser les e-mails provenant d’Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails] déterminez si les e-mails de notification sont envoyés par Acrobat Sign pendant le processus de signature. La valeur par défaut est « false ».
  • Projets d’accords dans une fenêtre contextuelle [x_adosy_as.popout_draft] : par défaut, lorsque vous cliquez sur le bouton Détails de la révision d’un accord, le projet s’ouvre dans Acrobat Sign dans la même fenêtre de navigateur.
    Définissez cette option sur « true » pour ouvrir une nouvelle fenêtre à la place. La valeur par défaut est « false ».
  • Inclure l’audit [x_adosy_as.include_audit] : contrôlez le journal d’audit inclus dans les documents signés. La valeur par défaut est « true ».
  • Utiliser Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp] : les clients d’Adobe Government Cloud doivent activer cette propriété pour qu’Acrobat Sign pour ServiceNow utilise les services Acrobat Sign Government Cloud. La valeur par défaut est « false ».
  • Conseil de connexion [x_adosy_as.login_hint] : valeur login_hint utilisée lors de la première connexion à Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Ce paramètre renseigne automatiquement la page « Se connecter à Acrobat Sign », qui correspond généralement à l’adresse e-mail de l’utilisateur administrateur du compte. La valeur par défaut est vide.
  • Champs au format d’activité d’accord [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields] : définissez les champs à afficher au format d’activité indiqué dans l’enregistrement de l’accord.
    La valeur par défaut est « name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag ».
  • Requête « Mes accords » [x_adosy_as.my_agreements_query] : requête à utiliser lors de l’affichage de mes accords dans des emplacements tels que le portail. La valeur par défaut est « requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe » et renvoie les accords pour lesquels l’utilisateur est le demandeur ou un signataire.
  • Extension de fichier multipartie [x_adosy_as.multipart_extension] : extension de nom de fichier pour les pièces jointes temporaires de fichier multipartie. La valeur par défaut (recommandée) est « mpfd ».
  • Journalisation de l’application [x_adosy_as.logging.verbosity] : déterminez la journalisation du système. La valeur par défaut est « info ».
  • Déboguer la connexion [x_adosy_as.connect_debug] : affichez les alertes de diagnostic lors de la connexion à Acrobat Sign. La valeur par défaut est « false ».

La propriété URL de redirection par défaut s’applique à tout accord dans lequel la valeur du champ « URI de post-signature » n’a pas été définie.

Remarque :

les caractères spéciaux ou les espaces non codés ne sont pas pris en charge dans les URL de redirection. Par conséquent, si « l’URL de post-signature par défaut » dans la propriété de l’application inclut un caret (^), vous devez le coder comme suit : %5E.

Par exemple, /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on doit être remplacé par :

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

Les autres propriétés permettent de déterminer si les notifications sont envoyées par Acrobat Sign au cours du processus de signature (par défaut = Non) et si le journal d’audit est inclus dans les documents signés (par défaut = Oui).

Configuration des composants personnalisés

L’application Adobe Acrobat Sign contient des composants personnalisés qui peuvent être configurés selon vos besoins. Reportez-vous à la liste des composants ci-dessous pour voir comment les modifier.

« Signer avec Adobe Acrobat » est un bouton d’action d’interface utilisateur figurant dans la table Tâche [task]. Il est accessible uniquement aux utilisateurs dotés du rôle d’expéditeur (x_adobe_as.adobe_sign_sender). Il permet aux expéditeurs d’ajouter des documents et des signataires à un accord et de soumettre le document joint à Adobe Acrobat Sign pour signature.

ui-action-1

Les administrateurs système peuvent ajouter l’action « Signer avec Adobe Acrobat » à d’autres tables comme suit :

  1. Ouvrez l’action « Signer avec Adobe Acrobat » existante de l’une des deux façons suivantes : 
    • Sur tout formulaire étendu à partir de Tâche (comme Incident), effectuez un clic droit, puis sélectionnez Configurer des actions d’interface utilisateur.
    • Accédez à Définition du système > Actions d’interface utilisateur, puis recherchez Signer avec Adobe Acrobat
  2. Modifiez le nom de la table selon vos besoins.
  3. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’actions supérieure et sélectionnez Insérer et rester pour créer une copie de l’enregistrement existant avec la nouvelle table.

La liste Adobe Acrobat Sign associée affiche les accords associés à l’enregistrement dans lequel la liste est configurée. Seuls les utilisateurs dotés du rôle d’utilisateur (x_adosy_as.adobe_sign_user), c’est-à-dire qui sont des demandeurs ou des signataires de l’accord, peuvent voir les accords dans la liste associée.

Les administrateurs système ou les utilisateurs dotés du rôle « personalize_form » peuvent configurer le formulaire et la mise en page de la liste associée.

Pour ajouter la liste associée aux formulaires :

  1. Dans le formulaire approprié, cliquez avec le bouton droit et accédez à Configurer > Listes associées.
  2. Dans la liste Disponible, sélectionnez Adobe Acrobat Sign
  3. Sélectionnez la flèche droite pour l’ajouter à la liste Sélectionné.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Vous êtes dirigé vers le formulaire que vous configurez, et la liste associée à Adobe Acrobat Sign est visible au bas du formulaire.

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Configuration des composants du portail de services

L’application Acrobat Sign pour ServiceNow est fournie avec les éléments suivants du portail de services, qui peuvent être utilisés ou copiés avec vos propres portails de services.

Le portail de services Adobe Acrobat Sign inclus dans l’application n’est pas destiné à être utilisé ni étendu. Il prend uniquement en charge l’interface Envoyer pour signature.

Le portail est accessible à l’adresse /adobe_sign.

Deux pages du portail de services sont incluses dans l’application :

  • Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send)
  • Page d’accueil d’Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_home)

La page Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send) est utilisée exclusivement pour l’interface Envoyer pour signature et ne doit pas être modifiée.

La Page d’accueil d’Adobe Sign (x_adosy_as_home) est spécifiée en tant que page d’accueil du portail de services. Elle est destinée à servir d’exemple de présentation des widgets inclus.

Vous pouvez utiliser les widgets inclus dans l’application en fonction de vos besoins. Pour pouvoir suivre les modifications de widget et obtenir des mises à jour à partir de votre application, vous devez effectuer les modifications uniquement dans un clone du widget.

  • Envoyer pour signature d’Adobe Acrobat Sign : permet de créer un accord à partir de modèles et/ou de fichiers chargés. Ce widget est accessible à l’élément de menu Envoyer pour signature et à l’action d’interface utilisateur Signer avec Adobe Acrobat. Il est à la disposition des utilisateurs disposant du rôle d’expéditeur.

Options de widget : le widget est conçu pour être personnalisé selon vos besoins via les options d’instance de widget ou les paramètres d’URL. Utilisez les modèles de document et les règles de fusion pour remplir automatiquement les données de formulaire. Vous pouvez définir les options booléennes sur « true » ou « 1 » lors de l’utilisation des paramètres d’URL.

Nom

Type

Description

subject_table

Chaîne

Nom de la table à laquelle appartient l’accord.

subject_id

Chaîne

Identificateur sys_id de l’enregistrement auquel appartient l’accord.

agreement_name

Chaîne

Nom du nouvel accord.

attachments

Chaîne

Liste des sys_id de pièce jointe à utiliser dans l’accord.

templates

Chaîne

Liste des sys_id de modèle de document à utiliser dans l’accord.

signers

Chaîne

Liste des utilisateurs ou adresses e-mail à ajouter en tant que signataires.

ccs

Chaîne

Liste des utilisateurs ou adresses e-mail à ajouter en tant qu’entrées en copie.

password_protect

Booléen

Demandez à l’utilisateur de définir un mot de passe pour protéger l’accord. L’utilisateur doit définir un mot de passe même si hide_options ou lock_options a la valeur true.

send_emails

Booléen

Demandez à Adobe d’envoyer des notifications par e-mail pendant le processus de signature.

submit_as_draft

Booléen

Créez un projet d’accord au lieu de le soumettre immédiatement pour signature.

copy_to_subject

Booléen

Copiez le fichier de l’accord signé dans l’enregistrement d’objet. Vous devez fournir un subject_table et un subject_id valides.

post_sign_uri

Chaîne

Fournissez une redirection personnalisée aux signataires une fois qu’ils ont signé. La redirection par défaut envoie l’utilisateur vers l’enregistrement de l’accord.

hide_options

Chaîne

Liste d’options à masquer, séparées par des virgules (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Donnez la valeur « true » pour masquer toutes les options à l’utilisateur.

lock_options

Chaîne

Liste d’options à définir en lecture seule, séparées par des virgules (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Donnez la valeur « true » pour que l’utilisateur ne puisse pas modifier les options.

hide_subject

Booléen

Empêchez la sélection des pièces jointes sur le sujet.

skip_documents

Booléen

Ignorez le panneau des documents initiaux. Ce widget ne s’applique que lorsque des pièces jointes ou des modèles ont été présélectionnés.

  • Liste d’éléments de tableau de bord Adobe Acrobat Sign : permet d’ajouter une liste des accords actuels à signer à votre portail de services pour les collaborateurs ou clients. Cette liste est utilisée dans la fonctionnalité À faire de la page d’accueil d’Adobe Sign.
    Pour accéder aux enregistrements affichés dans cette liste, accédez à Libre-service > Adobe Acrobat Sign > Pour signature.
  • En-tête Adobe Acrobat Sign : utilisé sur la page d’accueil d’Adobe Sign pour présenter la fonctionnalité À faire.
widget

Création de modèles de document

Un modèle de document définit un modèle qui peut être sélectionné pour inclusion dans un accord.  Un modèle permet de proposer un document standard pouvant être réutilisé pour de nombreux accords individuels. L’enregistrement « Document source » référence un modèle pour mettre ses fonctionnalités à la disposition de l’accord associé.

Il peut s’agir d’un modèle local de l’instance ServiceNow ou d’un modèle de bibliothèque dont les détails sont synchronisés à partir du compte Adobe Acrobat Sign connecté.

Synchronisation des modèles de bibliothèque

Une fois l’application installée et configurée, les administrateurs peuvent synchroniser les modèles de bibliothèque. Un modèle de bibliothèque Adobe Acrobat Sign est défini dans le compte Acrobat Sign, et ses détails sont synchronisés dans ServiceNow.  Le document de définition d’un modèle de bibliothèque est également stocké dans le compte Acrobat Sign connecté. Aucun chargement n’est donc nécessaire pour l’envoi.

Pour synchroniser les modèles de bibliothèque avec ServiceNow :

  1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Modèles de document.
  2. Sélectionnez Actualiser la bibliothèque.

La vue de liste est mise à jour avec les modèles de bibliothèque à partir du compte Acrobat Sign connecté.

refresh-library

Création de modèles locaux

Le document de définition d’un modèle local est géré comme un enregistrement de pièce jointe dans ServiceNow et doit être chargé dans Acrobat Sign dans le cadre du processus d’envoi.

Un document de modèle peut ou non contenir des champs de formulaire qui doivent être préremplis à l’aide des données de l’enregistrement d’objet d’un accord. Vous devez utiliser un modèle si un document contient de tels champs de formulaire.

  1. Accédez à Acrobat Sign > Administration > Modèles de document.
  2. Sélectionnez Nouveau. 
  3. Sur la page Nouvel enregistrement du modèle :
    1. Attribuez un nom au modèle.
    2. Définissez le Type sur Local.
    3. Effectuez un clic droit, puis sélectionnez Enregistrer.
  4. Pour associer un document au modèle, sélectionnez et faites glisser le fichier sur l’enregistrement du modèle, ou sélectionnez l’icône de trombone dans l’en-tête et sélectionnez le fichier. Une fois le fichier ajouté, sélectionnez l’icône X pour fermer la boîte de dialogue.

Le document est joint au modèle de document et est référencé dans le champ « Document ».

create-template-without-field-1

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Vous devez suivre les mêmes étapes que celles qui sont décrites dans Création de modèles sans champs. Cependant, une fois le document associé, vous devez effectuer les étapes de configuration supplémentaires suivantes selon vos besoins : 

  • Vérifiez que le champ « À remplir » est défini sur « true ». 

Cette case est automatiquement cochée lorsqu’un document contenant des champs à remplir est associé au modèle.

  • Créez des enregistrements de champ de document.

Vous devez créer des enregistrements de champ de document pour un modèle de document parent et définir les détails des champs de formulaire qui sont intégrés dans le document du modèle.

Pour ce faire, enregistrez l’enregistrement du modèle de document, puis sélectionnez Actualiser les champs.

La liste associée « Champs de document » est remplie avec des enregistrements correspondant aux champs de formulaire à remplir sur le document joint.

create-template-with-fields

  • Configurez des règles de fusion.

Une règle de fusion associe un modèle de document à un certain type d’enregistrement d’objet dans ServiceNow.

Un modèle de document unique peut comporter plusieurs règles de fusion qui lui sont liées (une pour chaque type d’enregistrement d’objet utilisé pour préremplir les champs du modèle).

Par exemple, un modèle peut être rempli à l’aide des données d’un incident, d’une demande de service ou d’un enregistrement de demande de modification (auquel cas le modèle aurait trois règles de fusion, une pour chaque tableau d’objet).

Pour configurer la règle de fusion :

  1. Accédez à la liste relative aux règles de fusion.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. Sélectionnez une Table, par exemple, Incident.
  4. Effectuez un clic droit, puis sélectionnez Enregistrer.
merge-rule

  • Configurez des champs de fusion.

Un enregistrement de champ de fusion lie un champ d’enregistrement d’objet à un champ contenu dans le modèle de document approprié.  Les champs de fusion doivent être manuellement créés lors de la configuration de la règle de fusion.

Pour créer des enregistrements de champ de fusion :

  1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Règles de fusion.
  2. Dans l’enregistrement de la règle de fusion, sélectionnez Actualiser les champs.
    La liste incorporée « Champs de fusion » est remplie avec les champs de document.  
  3. Pour lier les champs de document appropriés aux champs d’enregistrement correspondants, sélectionnez le lien vers le Champ d’enregistrement correspondant du Champ de document que vous souhaitez mapper (tel que le nom).
  4. Sélectionnez le Champ d’enregistrement approprié (par exemple, Appelant) dans le menu déroulant. 
  5. Sélectionnez Mettre à jour.

Vous êtes redirigé vers l’enregistrement Règle de fusionLa liste associée Champs de fusion contient désormais la valeur du champ d’enregistrement sélectionné à l’étape précédente.

Par souci d’ordre, supprimez (et confirmez) les autres champs de fusion qui ne seront pas mappés afin que la liste incorporée des champs de fusion contienne uniquement les valeurs qui sont mappées.

merge-fields-1

Création d’un élément Service Catalogue

Acrobat Sign pour ServiceNow vous permet de créer de nouveaux accords auxquels les utilisateurs peuvent accéder via l’application Service Catalog en créant un producteur d’enregistrements. Vous pouvez configurer le producteur d’enregistrements pour collecter les données que vous souhaitez fusionner dans le document, puis créer et envoyer automatiquement l’accord à l’utilisateur. 

Les utilisateurs disposant des rôles catalog_admin ou admin peuvent créer un élément de catalogue. Les étapes ci-dessous décrivent la création d’un élément de catalogue appelé Producteur d’enregistrements. Vous pouvez reproduire les étapes pour créer d’autres éléments de catalogue.

Remarque : assurez-vous que l’application Adobe Acrobat Sign n’est pas sélectionnée lors de la configuration de votre instance.

Le processus de création de chaque producteur d’enregistrements peut différer en fonction des exigences spécifiques applicables aux champs de document, au modèle, à la variable, etc. Cependant, les mêmes principes s’appliquent.  L’exemple de ce guide illustre la création d’un accord Autorisation de stationnement. 

Pour créer un producteur d’enregistrements :

  1. Accédez à Service Catalog > Définition de catalogue > Producteurs d’enregistrements, puis sélectionnez Nouveau.

  2. Dans la nouvelle page Producteur d’enregistrements qui s’ouvre :

    1. Attribuez un nom à l’enregistrement.
    2. Définissez le champ Nom de table sur Accord [x_adosy_as_agreement].
    3. Saisissez une brève description.
    4. Définissez le champ « Rediriger vers » sur Enregistrement de tâche généré.
    Génération d’un enregistrement de tâche

  3. Sélectionnez l’onglet Accessibilité et définissez les champs Catalogues, Catégorie et Disponibilité en fonction de vos besoins. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’en-tête et sélectionnez Enregistrer.

    Vous pouvez définir ces champs en utilisant les listes associées « Catégories » et « Catalogues ». 

    Onglet d’accessibilité

  4. En utilisant la liste associée Variable, ajoutez les variables requises pour faire correspondre les champs de document. 

    Dans cet exemple, nous ajoutons les champs nom, collaborateur et responsable.

    Onglet Variables

    Remarque :

    la valeur par défaut pour la variable de question Nom de permis est : 'javascript:'Autorisation de stationnement pour ' + gs.getUserDisplayName()'.

  5. Configurez le script du producteur d’enregistrements qui prend les variables et crée l’accord à envoyer pour signature. Dans le champ Script :

    1. Copiez et collez le script suivant qui lit les variables des éléments du catalogue.
    2. Mettez à jour les définitions des variables pour collecter des informations auprès du producteur.
    3. Mettez à jour le modèle de document sys_id que vous utilisez.
    4. Mettez à jour post_sign_uri si vous souhaitez que l’utilisateur soit dirigé ailleurs après la signature.

     

    // Example Adobe Acrobat Sign Record Producer for a Parking Permit template

    (function() {

      // Collect the information that we need from the variables filled in by the user

      var employee_id    = producer.employee + '';

      var employee_name  = producer.employee.getDisplayValue() + '';

      var manager_id     = producer.manager + '';

      var manager_name   = producer.manager.getDisplayValue() + '';

      var agreement_name = "Parking permit for " + employee_name;

      // Hardcoded sys_id of the Document Template being used

      var document_template = '5a2e0131db4c7c10c39151fcd39619af'; // Parking Permit

      // Setup the data to merge with the Document Template above.

      // Each property is the name of a Document Field we want to map to.

      var merge_data = {

        name         : agreement_name,

        employeename : employee_name,

        managername  : manager_name,

      };

      // Setup the new Agreement

      var agreement = new x_adosy_as.Agreement(current);

     

      // Add the documents we want to have signed

      agreement.addDocument(document_template, merge_data);

      // Add the signers

      agreement.addSigner(employee_id);

      agreement.addSigner(manager_id);

      // Set the agreement name

      current.name = agreement_name;

      // Set the URL that signers will be redirected to after signing

      current.post_sign_uri = '/x_adosy_as_agreement.do?sys_id=' + current.sys_id;

      // Set the state to 'Ready' to immediately send for signature

      current.state = 'Ready';

    })();

Création d’un accord à partir d’une activité de workflow

Pour ajouter des documents pour signature à des éléments de catalogue existants, vous pouvez ajouter une tâche à votre workflow qui génère l’accord et une tâche de catalogue qui l’affecte à un utilisateur pour signature.

L’exemple suivant illustre l’utilisation de l’application Acrobat Sign. Cependant, les détails spécifiques des étapes de configuration peuvent différer en fonction des exigences de votre processus.

Pour créer un accord à partir d’une activité de workflow, vous devez configurer les composants suivants : 

  • Tâche de catalogue : crée l’accord, le soumet pour signature et attribue une tâche au signataire.
  • Action de script : répond à l’événement déclenché lorsque l’accord est signé, puis ferme la tâche, en fournissant la boucle de commande et en permettant au workflow de continuer. 

Pour créer une tâche de catalogue :

  1. Dans l’Éditeur de workflow, sélectionnez l’onglet Core.
  2. Accédez à Activités principales > Tâches, puis faites glisser l’activité Tâche de catalogue à l’emplacement approprié de votre workflow.
  3. Attribuez un nom à la tâche et définissez sa priorité.
  4. Définissez Attendre la fin sur « true ».
  5. Dans la section Script, définissez l’indicateur Avancé sur « true », puis, dans le champ Script avancé, écrivez votre code. Un exemple de code est donné ci-dessous.
  6. Sélectionnez Mettre à jour.
Créez un accord à partir d’une activité de workflow.

// Example task workflow activity creation

(function () {

  // The user who needs to sign the Agreement

  var signer_id = current.request.requested_for + '';

  var signer_name = current.request.requested_for.getDisplayValue() + '';

  // The name of the Agreement

  var agreement_name = current.short_description + ' for ' + signer_name;

  // Hardcoded sys_id of the Adobe Sign Document template for this action

  // This should really be a workflow variable to data-drive it.

  var document_template = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc'; // My Template

  // set the GUID without calling newRecord() - needed for the agreement subject

  task.setNewGuid(gs.generateGUID(task.getTableName()));

  // Setup the task

  task.short_description = current.short_description;

  task.assigned_to = signer_id;

  task.description = 'Agreement: ' + '\'' + agreement_name + '\'' +

    ' has been submitted  for your signature.\n' +

    'To sign, either:\n' +

    '- Navigate to: \'Self-Service > Adobe Sign > For Signature\', or\n' +

    '- Click the link to the Agreement in the \'Adobe Acrobat Sign\' '+

    'related list (below).';

  // Agreement options (fields on the agreement record)

  var options = {

    submit_as_draft: true // review the agreement in Adobe before sending

  };

  // Create an object to assist with the signing process

  var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

  // Create the agreement and provide the task record as the subject

  adobe.createAgreement(agreement_name, task, options);

  // Add the document template.

  adobe.addDocument(document_template);

  // Add the signers. This could be user sys_ids or email addresses.

  adobe.addSigner(signer_id);

  // Submit the agreement to Adobe.

  adobe.submitAgreement();

})();

Vous pouvez désormais configurer une action de script pour définir automatiquement la tâche de catalogue sur l’état Fermé et terminé une fois l’accord terminé. Vous devez configurer votre action de script pour qu’elle soit déclenchée par l’événement x_adosy_as.agreement.complete sur la table Accord.

Pour créer une action de script :

  1. Accédez à Stratégie système > Événements > Actions de script et cliquez sur Nouveau.
  2. Dans la nouvelle page Action de script :
    1. Attribuez un nom à l’action de script.
    2. Définissez le champ Nom de l’événement sur x_adosy_as.agreement.complete.
    3. Cochez la case Actif
    4. Dans le champ Script, copiez et collez le script à partir de la section Action de script : exemple de code ci-dessous.
  3. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’en-tête et sélectionnez Enregistrer.
worflow-actitivty-script-action

Action de script : exemple de code

// Script Action to set the catalog task state to Close Complete

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Utilisation d’Acrobat Sign avec la gestion des contrats

Vous pouvez utiliser Acrobat Sign avec des enregistrements autres que les enregistrements basés sur les tâches comme décrit ci-dessus dans  Composants personnalisés. Suivez les instructions ci-dessous pour découvrir comment utiliser Acrobat Sign pour la gestion des contrats. Les détails spécifiques des étapes de configuration peuvent varier en fonction des exigences de votre processus.

Pour utiliser Acrobat Sign pour la gestion des contrats, vous devez configurer les deux composants suivants :

  • Action d’interface utilisateur : crée l’accord et l’envoie pour signature.  Une fois l’accord signé, un événement est déclenché. 
  • Action de script : répond à l’événement et fournit une boucle de commande, en suivant le processus et en mettant à jour le contrat. 

Remarque : seuls les utilisateurs dotés des rôles « ui_action_admin » ou « admin » peuvent définir des actions d’interface utilisateur. Les utilisateurs dotés du rôle « admin » ne peuvent définir qu’une action de script.

Création d’une action d’IU

Pour créer une action d’interface utilisateur sur le formulaire Contrat [ast_contract] :

  1. Accédez à Définition du système > Actions d’interface utilisateur, puis sélectionnez Nouveau.

    Dans le formulaire Contrat [ast_contract], vous pouvez également effectuer un clic droit, puis sélectionner Configurer > Actions d’interface utilisateur > Nouveau.

  2. Sur la page Action d’interface utilisateur - Nouvel enregistrement, saisissez les détails suivants :

    1. Assurez-vous que la table active est la table « Contract [ast_contract] ». 
    2. Dans le champ Nom, indiquez un nom pour l’enregistrement.
    3. Dans le menu déroulant Table, sélectionnez une table.
    4. Saisissez une commande.
    5. Cochez la case Actif.
    6. Cochez la case Afficher l’insertion.
    7. Cochez la case Afficher la mise à jour.
    8. Cochez la case Bouton de formulaire.
    9. Une fois que vous avez terminé, cliquez avec le bouton droit sur la barre supérieure, puis sélectionnez Enregistrer

    Le formulaire est enregistré et rechargé.

    ui-action-new-record

  3. Dans le champ Condition, saisissez votre condition pour afficher l’action d’interface utilisateur. 

    L’exemple actuel sélectionne la condition : ‘current.state == 'draft' andand current.substrate == 'under_review' andand !current.approver.nil()’.  

    Condition

  4. Dans le champ Script, saisissez un code (reportez-vous à l’exemple de code ci-dessous) pour créer un enregistrement d’accord, définir certaines valeurs de champ et l’envoyer à Adobe Acrobat Sign. 

    Le code que vous fournissez peut varier en fonction de vos exigences spécifiques, mais le principe général s’applique.

    Remarque :

    la variable sys_id codée en dur du modèle de document fait référence au modèle que nous utilisons dans notre exemple.

    Votre variable correspondra au modèle que vous avez créé (voir Création de modèles locaux pour plus de détails sur la création d’un modèle).

    // Example UI Action for create a new Adobe Acrobat Sign Agreement

    (function() {

      // The name of the Agreement

      var agreement_name = 'Contract: ' + current.short_description;

      // Hardcoded sys_id of the Document Template for this action

      var document_template = '6d0cdc26db708c50257e73278c9619c4'; // Contract

      // Create an object to assist with the signing process

      var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

      // Create the agreement and provide the current record as the subject

      adobe.createAgreement(agreement_name, current);

      // Add the document template. This could also be an attachment sys_id.

      adobe.addDocument(document_template);

      // Add the signers. This could be user sys_ids or email addresses.

      adobe.addSigner(current.approver);

      // Submit the agreement to Adobe.

      adobe.submitAgreement();

      // Redirect the user back to this record.

      action.setRedirectURL(current);

    })();

Création d’une action de script

Nous pouvons déclencher des actions de script par événements uniquementL’action de script est configurée pour être déclenchée par l’un des événements de la table Accord fournie avec Adobe Acrobat Sign : x_adosy_as.agreement.complete

Pour créer une action de script :

  1. Accédez à Stratégie système > Événements > Actions de script.

  2. Sélectionnez Nouveau.

  3. Sur la page Action d’interface utilisateur - Nouvel enregistrement :

    1. Saisissez un nom pour le script.
    2. Sélectionnez le nom de l’événement qui déclenche l’action de script.
    3. Cochez la case Actif.
    4. Écrivez votre code. Reportez-vous à l’exemple de code ci-dessous.
    Attribution d’un nom à l’action de script

    (function () { 
       
      var contract = current.subject_id.getRefRecord(); 
      
      if (!contract.isValidRecord() || contract.getTableName() != 'ast_contract') { 
        return; 
      } 
      
      contract.state = 'active'; 
      contract.update(); 
    })();

    Dans ce code, nous obtenons le contrat à partir du champ subject_id de l’accord actuel et vérifions qu’il s’agit d’un enregistrement valide dans le tableau de contrats. Si c’est le cas, nous changeons l’état sur Actif et le mettons à jour.

  4. Sélectionnez Envoyer.

Utilisation des API de script

Vous pouvez facilement étendre l’application Adobe Acrobat Sign pour qu’elle fonctionne avec l’un de vos processus à l’aide des API internes. L’API est accessible via l’espace de noms x_adosy_as.

AdobeSign()

Crée une instance Adobe Sign.

Exemple :

// Create a new instance of AdobeSign

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

 #addCcUser(String user_id)

Ajoutez une entrée en copie à l’accord actuel pour le partager avec des utilisateurs non participants. Vous pouvez ajouter des utilisateurs non enregistrés en tant qu’utilisateurs ServiceNow en indiquant une adresse e-mail.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

user_id

Chaîne

Obligatoire

Sys_id d’un utilisateur ou d’une adresse e-mail.

Renvois :

Type

Description

nul

La méthode ne renvoie pas de valeur.

Exemple :

// Add a CC user to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addCcUser(current.requested_by);

adobe.addCcUser('abel.tuter@example.com');

#addDocument(String doc_selector, Object merge_data)

Ajoutez un document ou un modèle à l’accord actuel.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

doc_selector

Chaîne

Obligatoire

Nom d’un modèle ou sys_id d’un modèle ou d’une pièce jointe.

merge_data

Objet

Facultatif

Objet clé-valeur des noms de champ de document en valeurs de champ de document.

Renvois :

Type

Description

Chaîne

En cas de réussite, le sys_id de l’enregistrement du document source créé.

Exemple :

// Create an agreement with a template

var template_id = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc';

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');
adobe.addDocument(template_id);

#addElectronicSeal(String seal_id)

Ajoutez un cachet électronique à l’accord actuel.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

seal_id

Chaîne

Obligatoire

Sys_id, nom ou ID d’un cachet électronique à ajouter.

Renvois :

Type

Description

Chaîne|Booléen

Sys_id du nouvel enregistrement de participant ou valeur « false » si le cachet est introuvable.

Exemple :

// Add an electronic seal to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addElectronicSeal('<SEAL>');

 #addParticipant(String user_id, String participant_role)

Une alternative à la méthode addSigner() permet d’ajouter des participants à un accord avec un rôle spécifié. Vous pouvez ajouter des participants non enregistrés en tant qu’utilisateurs ServiceNow en indiquant une adresse e-mail.

Remarque : cette méthode ne doit être utilisée qu’avec des enregistrements d’accord existants enregistrés dans la base de données.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

user_id

Chaîne

Obligatoire

Sys_id d’un utilisateur ou d’une adresse e-mail.

role

Chaîne

Facultatif

Rôle du participant dans l’accord. La valeur par défaut est SIGNER. Les autres valeurs sont APPROVER, ACCEPTOR, CERTIFIED_RECIPIENT, FORM_FILLER.

Renvois :

Type

Description

Chaîne|Booléen

Sys_id du nouvel enregistrement de participant ou valeur « false » si l’enregistrement de l’utilisateur est introuvable ou dépourvu d’une adresse e-mail.

Exemple :

// Add a participant to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addParticipant('abel.tuter@example.com', 'APPROVER');

#addSigner(String user_id)

Ajoutez un signataire à l’accord actuel. Vous pouvez ajouter des signataires non enregistrés en tant qu’utilisateurs ServiceNow en indiquant une adresse e-mail.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

user_id

Chaîne

Obligatoire

Sys_id d’un utilisateur ou d’une adresse e-mail.

Renvois :

Type

Description

nul

La méthode ne renvoie pas de valeur.

Exemple :

// Add a participant to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

#copySignedDocumentToRecord(GlideRecord record)

Copiez le document signé d’un accord dans un autre enregistrement.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

record

GlideRecord

Obligatoire

Enregistrement cible vers lequel copier le document signé.

Renvois : 

Type

Description

Chaîne|Booléen

Sys_id de la nouvelle pièce jointe ou valeur « false » si l’opération a échoué.

Exemple :

// Get the target record

var target = new GlideRecord('...');

// Copy the signed document from the agreement to the target
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToRecord(target);

#copySignedDocumentToSubject()

Copiez le document signé d’un accord dans son enregistrement d’objet.

Renvois :

Type

Description

Chaîne|Booléen

Sys_id de la nouvelle pièce jointe ou valeur « false » si l’opération a échoué.

Exemple :

// Copy the signed document from the agreement to the subject record
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToSubject();

#createAgreement(String name, GlideRecord subject, Object option

Crée un accord. Il peut être utilisé par des scripts qui doivent configurer un nouvel accord.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

name

Chaîne

Obligatoire

Nom de l’accord.

subject

GlideRecord

Facultatif

Enregistrement d’objet, par exemple un contrat ou une demande

options

Objet

Facultatif

Objet clé-valeur des noms de champ d’enregistrement d’accord en valeurs.

Renvois :

Type

Description

Chaîne|null

Sys_id du nouvel accord ou valeur nulle.

Exemple :

// Create a new draft agreement

var options = {

  submit_as_draft: true

};

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);

#getAgreement()

Obtenez l’instance de l’accord actuellement concernée.

Renvois :

Type

Description

Accord|null

Instance de l’accord ou valeur nulle.

Exemple :

// Get the agreement instance

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
var agreement = adobe.getAgreement();

#getAgreementRecord()

Renvoie l’enregistrement de l’accord actuel.

Renvois :

Type

Description

GlideRecord|null

Enregistrement de l’accord actif ou valeur nulle.

Exemple :

// Get the agreement record

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
var agreement = adobe.getAgreementRecord();

#saveAgreement(String state)

Enregistrez l’enregistrement de l’accord actuel. L’état de l’accord peut éventuellement être transmis. Cela ne déclenche pas d’envoi vers Adobe Acrobat Sign à moins que le paramètre d’état ne soit défini sur « Prêt ».

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

state

Chaîne

Facultatif

État de l’accord.

Renvois :

Type

Description

Chaîne

Sys_id de l’enregistrement d’accord enregistré ou valeur nulle.

Exemple :

// Create an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

adobe.saveAgreement();

#setAgreementRecord(String|GlideRecord agreement)

Définit le contexte de l’accord sur l’enregistrement donné.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

agreement

GlideRecord|String

Obligatoire

Enregistrement de l’accord.

Renvois : 

Type

Description

nul

La méthode ne renvoie pas de valeur.

Exemple :

// Work on an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

#setSubject(GlideRecord subject

Définissez l’enregistrement d’objet de l’accord.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

subject

GlideRecord

Obligatoire

Enregistrement d’objet.

Renvois :

Type

Description

nul

La méthode ne renvoie pas de valeur.

Exemple :

// Get a subject record
var subject = new GlideRecord('...')

// Update the subject of an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.setSubject(subject);
adobe.saveAgreement();

#submitAgreement()

Enregistrez l’accord actuel et envoyez-le à Adobe Acrobat Sign en définissant l’état sur « Prêt ».

Renvois :

Type

Description

Chaîne

Sys_id de l’enregistrement d’accord enregistré ou valeur nulle.

Exemple :

// Submit an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.submitAgreement();

.canSend()

Détermine si l’utilisateur actuel peut utiliser l’action d’interface utilisateur « Signer avec Adobe Acrobat ». L’envoi est autorisé lorsque l’instance n’est pas FedRAMP ou si l’utilisateur actuel dispose du rôle d’expéditeur.

Renvois :

Type

Description

Booléen

Valeur « True » si l’utilisateur peut envoyer le document.

Exemple :

// Check if the current user can send for signature

if(AdobeSign.canSend()) {

  gs.addInfoMessage('This user can use the sign process.');

} else {

  gs.addErrorMessage('This user does not have permission to use the sign process.');

}

getAgreements(String subject_table, String subject_id)

Obtenez une instance GlideRecord des accords relatifs à l’objet.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

subject_table

String|GlideRecord

Obligatoire

Nom de la table d’objets ou enregistrement d’objet proprement dit.

subject_id

Chaîne

Facultatif

Sys_id de l’objet lors de la transmission du nom de la table.

Renvois :

Type

Description

GlideRecord

Instance GlideRecord des accords relatifs à l’objet.

Exemple :

// Get agreements using the table name and sys_id

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements('sc_req_item', '<sys_id>');

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

// Get agreements using a GlideRecord

var req_item = new GlideRecord('sc_req_item');

req_item.get('<sys_id>');

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements(req_item);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.getMyAgreements(String query)

Obtenez une instance GlideRecord des accords appartenant à l’utilisateur. Cette méthode utilise la propriété x_adosy_as.my_agreements_query pour la requête initiale. Des filtres de requête supplémentaires peuvent être ajoutés avec le paramètre de requête.

Paramètres :

Nom

Type

Statut

Description

query

Chaîne

Facultatif

Requête codée facultative pour restreindre davantage la liste des accords.

         

Renvois :

Type

Description

GlideRecord

Accords appartenant à l’utilisateur.

Exemple :

// Get agreements that are complete for the current user
var query = 'state=Complete^ORDERBYsys_created_on';

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getMyAgreements(query);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.isFedRamp()

Déterminez si le système est connecté à Adobe FedRAMP (Government Cloud).

Renvois :

Type

Description

Booléen

True si la propriété x_adosy_as.fedramp est définie sur « true ».

Exemple :

// Check if we are using a FedRAMP connection

if(x_adosy_as.AdobeSign.isFedRamp()) {

  gs.addInfoMessage('Acrobat Sign is using a government cloud connection.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Acrobat Sign is not using a government cloud connection.');

}

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