Acerca de las revisiones administradas de PDF
En una revisión administrada, se utiliza un asistente para configurar la revisión, especificar la ubicación del documento e invitar a participantes. No es necesario importar comentarios, habilitar la función de comentario para los usuarios de Reader o realizar un seguimiento manual de las respuestas del revisor.
Debe tener instalado Acrobat Pro para habilitar la función de comentario para los usuarios de Acrobat Reader en las revisiones administradas. No se puede habilitar la función de comentario para los usuarios de Acrobat Reader con Acrobat Standard.
Acrobat incluye dos tipos de revisiones administradas: revisiones compartidas y revisiones basadas en correo electrónico. Cada tipo de revisión tiene un asistente que le ayuda a distribuir un PDF con instrucciones y herramientas especiales para los revisores.
El Rastreador realiza un seguimiento de todas las revisiones administradas. El Rastreador proporciona acceso al archivo PDF y a información sobre la revisión y sus participantes. Los iniciadores de revisión pueden cambiar las fechas límite de la revisión, agregar revisores y finalizar revisiones desde el Rastreador. El Rastreador pone en conocimiento de los participantes si existen nuevos comentarios disponibles, si se han modificado las fechas límite y si se han agregado revisores, incluso si Acrobat está cerrado. También facilita información sobre los estados de error del servidor.
Las revisiones administradas no se pueden realizar para carteras PDF.
Revisiones compartidas
Las revisiones compartidas son la forma más cooperativa de revisión, ya que sus participantes pueden leer y contestar los comentarios de otros participantes. Los comentarios de los participantes se guardan en un repositorio o en un servidor interno. Acrobat sincroniza los comentarios a intervalos regulares para descargar los últimos cambios. Los revisores reciben una notificación cuando hay nuevos comentarios y pueden ver y contestar los comentarios de otros revisores.
Para las revisiones compartidas, los revisores deberán tener instalado Acrobat 8, Reader 8 o versiones posteriores para ver los comentarios de los demás revisores. Los revisores que usen versiones anteriores de Acrobat deberán enviar los comentarios por correo electrónico.
Revisiones basadas en correo electrónico
Las revisiones basadas en correo electrónico son ideales parar los revisores que no tienen acceso a un servidor común o que no necesitan un enfoque cooperativo para revisar documentos.
En una revisión basada en correo electrónico, la persona que la empieza envía a los revisores un PDF adjunto a un correo electrónico. Los revisores insertan sus comentarios y devuelven el documento mediante el botón Enviar comentarios en la barra de mensajes del documento. Cuando recibe los comentarios, la persona que empieza la revisión puede combinarlos en su copia del PDF.
La principal limitación de las revisiones basadas en correo electrónico es que los participantes no pueden ver otros comentarios durante la revisión. Los iniciadores solo pueden verlos tras recibirlos.
Los participantes en una revisión basada en correo electrónico deben tener instalado Acrobat 6.0 o posterior, o Reader 7.0 o posterior.
Elegir una opción de distribución para revisiones y formularios
Acrobat proporciona diversas opciones de distribución en el asistente de envío para revisión compartida y distribución de formulario. Cuando elija una opción, considere las necesidades de seguridad del archivo distribuido, los servidores o sitios web que puedan utilizar los destinatarios para descargar el archivo y el modo en que desea recibir los comentarios o datos del formulario.
Servidor interno
Puede utilizar su propio servidor interno si los destinatarios trabajan protegidos por un servidor de seguridad y tienen acceso a un servidor común. El servidor puede ser una carpeta de red, un área de trabajo de Microsoft SharePoint (solo Windows) o una carpeta de servidor web. Puede incluir un vínculo al PDF distribuido o enviarlo como un dato adjunto en un mensaje de correo electrónico. Para las revisiones, Acrobat carga los comentarios publicados en el servidor. Para los formularios, Acrobat almacena las respuestas en el disco duro a medida que se devuelven.
Las carpetas de servidor Web no están disponibles para la distribución de formularios.
Cuando especifique su propio servidor, el asistente le solicita que guarde un perfil con la ubicación de servidor y las opciones de distribución seleccionadas. La próxima vez que distribuya un PDF, el perfil guardado estará disponible como una opción en el asistente.
Correo electrónico
El asistente para distribuir formularios tiene una opción para enviar un formulario como un dato adjunto de correo electrónico. Puede enviar el formulario con su propio cliente de correo electrónico o correo web. También puede utilizar el asistente para crear un mensaje de correo electrónico al que se adjunta el archivo de formulario. Una vez que los destinatarios rellenan y envían el formulario, las respuestas se devuelven al buzón de correo. Cada respuesta se copia en un archivo de respuesta de cartera PDF, que se puede organizar y exportar a una hoja de cálculo.
El asistente de envío para revisión compartida le permite enviar por correo electrónico un vínculo al PDF o adjuntar el PDF al correo electrónico.
Habilitar la función de comentario para los usuarios de Reader (Acrobat Pro)
Si activa los derechos de inserción de comentarios en un PDF, los usuarios de Reader 8 podrán participar en revisiones de ese PDF. Al abrir un PDF con derechos para insertar comentarios en Reader, dicho PDF incluye una barra de mensajes y herramientas de comentario que no estarían disponibles de otro modo.
Cuando inicie una revisión administrada, se habilitan automáticamente los derechos de comentario. Si no utiliza una revisión administrada (por ejemplo, si envía un PDF directamente por correo electrónico), también puede habilitar los derechos de comentario.
- Abra el PDF y seleccione Archivo > Guardar como > PDF ampliado de Reader > Habilitar comentarios y mediciones.
Si habilita los comentarios para Reader en un documento digitalmente firmado, la firma queda invalidada.
Seleccionar una aplicación de correo electrónico para revisiones
Para realizar revisiones basadas en correo electrónico y enviar comentarios, necesita una aplicación de correo electrónico y una conexión a un servidor de correo o una cuenta de correo web. Acrobat admite la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico. Si tiene instaladas varias aplicaciones de correo electrónico, puede especificar qué aplicación se inicia cuando Acrobat envía un PDF. Realice una de las acciones siguientes:
(Windows) En el Panel de control, haga doble clic en Opciones de Internet. En el cuadro de diálogo Propiedades de Internet, abra la ficha Programas y seleccione su aplicación de correo electrónico preferida. Reinicie Acrobat para activar el cambio.
(Windows) Cambie la configuración de MAPI en su aplicación de correo electrónico. Acrobat y Reader utilizan la interfaz MAPI (Messaging Application Program Interface) para comunicarse con la aplicación de correo electrónico. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico disponen de configuración de MAPI para gestionar la comunicación. Para obtener más información sobre cómo se configuran las aplicaciones de correo electrónico, consulte la Ayuda de la aplicación.
(Mac OS) En Correo, Elija Correo > Preferencias, seleccione Generales y, a continuación, elija su aplicación de correo electrónico preferida en el menú Programa de correo por omisión. Reinicie Acrobat para activar el cambio. Si la aplicación que busca no aparece en la lista, elija Seleccionar en el menú y vaya a su ubicación. Si selecciona una aplicación que no aparece en la lista del menú Programa de correo por omisión, puede darse el caso de que Acrobat no sea compatible.
Especificar un servidor
Si distribuye un PDF utilizando su propia ubicación de servidor, puede especificar una carpeta de red, un servidor Windows que ejecute servicios de Microsoft SharePoint o una carpeta de servidor web. Los participantes deben tener acceso de lectura y escritura al servidor que especifique. Pida al administrador de red que proporcione una ubicación de servidor adecuada para almacenar comentarios. No se necesita software adicional para configurar un servidor.
Las carpetas de servidor Web no están disponibles para la distribución de formularios.
Carpetas de red
Si todos los destinatarios están en una red de área local, lo mejor es usar carpetas de red y servidores SharePoint para un servidor de comentarios. Las carpetas de red son generalmente el modo más barato y fiable.
Sitios de SharePoint
Si los destinatarios trabajan en un entorno protegido por un cortafuegos y tienen acceso a un servidor común, puede usar su propia ubicación de servidor interno, como un sitio de Microsoft SharePoint. Para obtener más información, consulte Alojar revisiones compartidas en SharePoint.
Servidores WebDAV
Los servidores WebDAV (servidores web que utilizan el protocolo WebDAV) son la mejor solución únicamente si los revisores se encuentran fuera de un servidor de seguridad o de una red de área local. Para obtener más información sobre cómo configurar Acrobat para usar un servicio WebDAV, consulte el artículo Hosting a Shared Review: An Alternative to Acrobat.com.
