Adobe Acrobat Sign Lexicon

Documentos/Archivos/Archivos adjuntos frente a acuerdos frente a transacciones

Todos los documentos, archivos y archivos adjuntos son archivos individuales que se cargan en el sistema Acrobat Sign. Son la base del acuerdo.
Los acuerdos son los objetos orientados al cliente que Acrobat Sign crea a partir de los archivos cargados y que los destinatarios rellenan o firman. “Acuerdo” es el término que se utiliza para definir tanto el objeto durante el proceso de obtención de firmas como el PDF final que se genera.
Transacciones abarca el acuerdo y todo el registro y la documentación asociados que genera el acuerdo o se genera para este durante el proceso. Por ejemplo, informes de auditoría, resultados de autenticación, datos de nivel de campo o páginas .csv.

Prefijos de funciones

A medida que evolucionan las funciones, se aplicarán prefijos para indicar dónde se encuentra la función en el lanzamiento/final del ciclo de vida.

Nuevo: algo completamente nuevo.
Moderno: algo actualizado que puede tener una opción para cambiar entre las experiencias modernas y clásicas.
- Las versiones modernas pueden tener Nuevas funciones. Por ejemplo, la versión moderna del diseñador de flujos de trabajo personalizados tiene nuevas funciones
Clásico: la versión anterior de algo que se está actualizando, que se suele utilizar cuando hay una opción para cambiar entre versiones activas.
Heredado: la versión anterior de algo cuando la opción para cambiar se elimina en las cuentas recién creadas.

Interno frente a externo

El término “interno” describe el grupo de ID de usuario dentro de un ID de cuenta común. Estos ID de usuario son internos de la cuenta y la configuración que se aplica a los usuarios internos solo se aplica a estos ID de usuario.

Todas las otras direcciones de correo electrónico son “externas”.

Nota:

Muchas empresas tienen varias cuentas.

Los usuarios de la misma compañía (que comparten el mismo dominio en su dirección de correo electrónico), pero no dentro del mismo ID de cuenta, son externos entre sí

Los administradores de nivel de cuenta pueden obtener una lista completa de las direcciones de correo electrónico internas yendo a Cuenta > Usuarios y haciendo clic en el icono Exportar lista de usuarios.

Se descarga un archivo CSV en el sistema local. Ese CSV enumera los usuarios de la cuenta, incluido su estado actual.

Objetos e ID de objeto

Objetos

Dentro del ámbito de Adobe Sign, un “objeto” es un grupo de atributos/propiedades que se entiende de forma discreta.

Los tipos de objetos son:

La Cuenta en su conjunto
Grupos
Usuarios
Acuerdos

Cuando todos los objetos del mismo tipo tienen la misma lista de propiedades, los valores atribuidos a esas propiedades serán a menudo diferentes y, en algunos casos, deben serlo.

Por ejemplo, todos los Usuarios tienen una propiedad de dirección de correo electrónico y el valor de correo electrónico de cada usuario debe ser único.

Cuando se utilizan “objetos” en la documentación, se entiende que se incluye todo el tipo de objeto. Por ejemplo, los usuarios se pueden crear con un archivo CSV

Objeto ID

Todos los objetos tienen números de identificación únicos para distinguir entre objetos del mismo tipo. Cada usuario tiene un ID de usuario único. Cada acuerdo tiene un ID de acuerdo único.

Los objetos suelen utilizar ID de objeto como atributo clave para establecer relaciones con otros objetos. De este modo, los objetos pueden mantener relaciones continuas aunque cambien otros atributos.

Por ejemplo, un ID de usuario puede crear varios ID de acuerdo y esa relación persiste aunque el usuario cambie otras propiedades como el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario.

Cuando se utiliza en la documentación, un ID de objeto identifica una instancia única de un tipo de objetos. Por ejemplo, al cambiar la dirección de correo electrónico de un ID de usuario, no cambia la propiedad de los acuerdos de ID de usuario.

Relaciones principal-secundario (plantilla)

La idea de una relación principal-secundario se ilustra mejor con una plantilla que se utiliza para generar varias copias de sí mismo sin consumir la plantilla. Como el acuerdo principal está directamente relacionado con el acuerdo secundario que genera, el objeto principal puede informar del estado relativo de todos los acuerdos secundarios.

Adobe Acrobat Sign tiene tres ejemplos de este principio:

Plantillas de biblioteca: cuando las plantillas de biblioteca se adjuntan a un acuerdo, se realiza el seguimiento de esa relación de acuerdo como elemento secundario del documento de plantilla. Tenga en cuenta que esto solo se cumple si hay una única plantilla adjunta al acuerdo. Las plantillas de biblioteca pueden informar sobre los acuerdos que han utilizado la plantilla desde la página Administrar
Formularios web: los formularios web crean una plantilla principal que se copia cuando un usuario intenta enviar el formulario para su firma. El formulario web principal tiene un seguimiento en la página Administrar y puede informar sobre cualquier acuerdo en curso o completado.
Enviar por lotes: el proceso Enviar por lotes permite al usuario cargar y configurar un conjunto de archivos y una lista CSV de direcciones de correo electrónico. Esto crea una plantilla principal que se copia a sí misma y envía un acuerdo independiente a cada correo electrónico incluido en la lista CSV. Se realiza el seguimiento del objeto principal en la página Administrar y se puede utilizar para informar sobre el estado relativo de los acuerdos secundarios generados.

Herencia de propiedades/configuraciones

Adobe Acrobat Sign se basa en un modelo orientado a objetos que permite crear objetos secundarios a partir de objetos principales. Cuando se crea un objeto secundario, este hereda todas las propiedades (atributos y valores) del objeto primario (plantilla).

La herencia persistente dicta que, si el objeto principal cambia un valor de propiedad, ese cambio se reduce a todos los objetos secundarios, que heredan ese cambio en consecuencia.

Al romper el vínculo de herencia, se puede personalizar un objeto secundario para facilitar un resultado específico.

Un buen ejemplo de esto en Adobe Acrobat Sign es la Cuenta: relación de Grupo. De forma predeterminada, todos los grupos nuevos heredan los valores de configuración definidos en el nivel de cuenta. Sin embargo, los grupos tienen la capacidad de romper el vínculo de herencia del nivel de cuenta y personalizar la configuración de grupo para un resultado específico (por ejemplo, requisitos de firma más estrictos o valores predeterminados de acuerdo específicos).

En Adobe Acrobat Sign, la herencia fluye desde el elemento principal y secundario a través de los objetos: Aplicación > Nivel de servicio > Cuenta > Grupo > Usuario

La Aplicación es el objeto base y contiene todas las opciones posibles para el servicio.
El Nivel de servicio es el nivel de servicio que adquiere un cliente. En este nivel, las diversas funciones están habilitadas para diferenciar una cuenta empresarial de una individual (por ejemplo).
El nivel de la Cuenta hereda todas las configuraciones del Nivel de servicio y permite a los administradores de usuarios personalizar la cuenta para su uso específico. Este es el nivel de autoridad más alto que los administradores de clientes pueden configurar.
El nivel Grupo hereda todas las configuraciones del nivel Cuenta y permite una mayor personalización del grupo. Al cambiar los valores de configuración en el nivel de grupo, se anula la configuración en el nivel de cuenta y se propaga la configuración de grupo hacia abajo a cualquier objeto secundario relacionado con el grupo.
Tanto los objetos Usuario y Acuerdo heredan sus propiedades del Grupo en el que residen. Si un usuario cambia el grupo con el que está relacionado, solo verá los valores heredados del nuevo grupo y los acuerdos creados solo adoptarán los valores disponibles dentro de ese nuevo grupo.

Debido a la herencia de propiedades, generalmente se recomienda que los administradores configuren sus ajustes de nivel de cuenta para que sean los valores más restrictivos los que toleren sus procesos de trabajo y, a continuación, suavicen las restricciones según sea necesario en el nivel de grupo.

Firmante (funciones) frente a destinatario frente a participante

Firmante (o Aprobador, Aceptante, etc.) - una función definida explícitamente para un destinatario

Todos los destinatarios tienen una función.

Destinatario: cualquier correo electrónico utilizado para incluir a alguien en el “ciclo de firma” del acuerdo. Particulares que pueden interactuar con el acuerdo mientras está en curso

Los Destinatarios son un subconjunto de Participantes.

Participante: cualquier correo electrónico (individual) que se incluya en la transacción. Se compone del remitente, todos los destinatarios y todas las partes en CC.

Funciones frente a destinatarios frente a participantes

Usuarios pendientes de un solo uso

Cuando se crea un acuerdo en Acrobat Sign, la aplicación intenta identificar si alguno de los destinatarios tiene un ID de usuario existente con el que se pueda relacionar el acuerdo.

Si existe un ID de usuario y ese ID de usuario está en una cuenta de confianza de la cuenta de envío, el ID de acuerdo se relaciona directamente con el ID de usuario y el acuerdo es visible en la página Administrar del usuario.

Si el correo electrónico no existe en el sistema, o si el ID de cuenta de envío no es fiable a partir de la cuenta del ID de usuario, Acrobat Sign crea un ID de usuario único de un solo uso específicamente para realizar un seguimiento de las actividades del destinatario en relación con ese ID de acuerdo. Los ID de usuario de un solo uso existen únicamente mientras el acuerdo esté en curso. Una vez completado el acuerdo y capturados todos los eventos registrables, el ID de usuario de un solo uso deja de ser útil y se elimina del sistema.

Estado de finalización

Se obtiene un estado de finalización cuando el acuerdo no tiene más acciones que los destinatarios puedan realizar para completarlo. Existen tres estados de finalización:

Completado: se consigue cuando el acuerdo completa todos los procesos con todos los destinatarios correctamente.
Abandonado: un acuerdo abandonado se ha detenido mediante una acción explícita. Esta acción puede proceder de una de las siguientes fuentes:
- Cancelado por el remitente
- Rechazado por el destinatario
- Error debido a error de autenticación del destinatario
- Error debido a un error del sistema
Caducado: acuerdos que alcanzan su fecha de caducidad debido a la inacción dentro del período de tiempo definido.

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