Puede encontrar información adicional sobre la firma de acuerdos aquí.
Antes de empezar a utilizar Adobe Acrobat Sign, revisaremos algunos conceptos básicos. El propósito de esta guía es ayudarle a conocer Acrobat Sign y las funciones que tiene a su disposición como usuario.
Esta guía describe todos los procesos importantes de Acrobat Sign y le muestra cómo funciona la interfaz de usuario. El
sistema de ayuda de Acrobat Sign proporciona más información detallada en caso de que sea necesaria. Si está conectado a Internet, puede hacer clic en los vínculos de los cuadros de color gris que comienzan por el texto Más información… para ver los temas de ayuda relacionados.
Donde sea pertinente, las características o funciones específicas de los niveles de servicio Business y Enterprise aparecen resaltadas. En esta guía se documentan las características y funciones disponibles en el nivel más elevado de acuerdo de licencia, Acrobat Sign para empresas. Para conocer su tipo de licencia, vaya a Mi perfil. Si tiene alguna duda acerca de las funcionalidades disponibles para su licencia, contacte con el Success Manager de clientes o con el Soporte de Adobe Acrobat Sign.
Acrobat Sign es una aplicación muy personalizable con una amplia gama de funciones que pueden o no aplicarse a su forma de hacer negocios. Es posible que el administrador de su cuenta o de su grupo haya desactivado algunas de las opciones descritas. Si necesita algo y no puede acceder a ello, contacte con el administrador del grupo o cuenta. Nuestro servicio de asistencia admite varios valores para diferentes grupos, por tanto, aunque es mejor tener una función desactivada para un grupo, es posible haberla habilitado para otro.
Al final de esta guía, estará familiarizado con todos los flujos de trabajo de “envío” estándar de Acrobat Sign, así como con cómo administrar sus acuerdos y generar informes con el fin de que pueda saber con seguridad qué está completado y qué tiene todavía pendiente.
Cuando inicie sesión por primera vez en Acrobat Sign, dedique un minuto a revisar su información personal de usuario. Estos datos se utilizan en varias plantillas, por lo que resulta importante garantizar que sean correctos.
En la página de perfil se muestran los valores concretos que Acrobat Sign usará al personalizar cualquiera de sus transacciones. Estos son los de especial interés:
Si tiene que ajustar alguno de estos datos, haga clic en el botón Editar perfil, realice los cambios necesarios y, a continuación, guarde las modificaciones.
Después de configurar su información personal, eche un vistazo rápido al resto de preferencias personales que aparecen en el lado izquierdo de la pantalla. Estas opciones son específicas para usted como usuario y pueden ser automatizaciones útiles:
La página de inicio es la primera página a la que accederá la mayoría de usuarios. (La página de envíos es la otra opción según la configuración del administrador de su cuenta).
La página de inicio es una vista compuesta de las siguientes secciones que le proporcionan una vista y un acceso rápido a la mayoría de las funciones de Acrobat Sign:
La página Enviar es donde se configuran y envían nuevos acuerdos ad hoc. Hay cinco secciones funcionales que configurar:
Como remitente, destinatario o incluso como parte en CC, si ha participado en un acuerdo de Acrobat Sign, podrá acceder a este acuerdo desde su página Administrar. Como portal de todos los acuerdos conectados al usuario, la página se ha diseñado con dos objetivos en mente: encontrar el acuerdo que desee examinar y ejecutar las tareas de administración de ese acuerdo.
El cuerpo principal de la página es una lista de sus acuerdos, filtrada por el estado de los mismos en el carril derecho (En curso, Esperándole a usted, Completado, Cancelado, Caducado y Borrador). Los filtros de la plantilla también están disponibles debajo de los filtros del acuerdo (plantillas, formularios web y Enviar en bloque).
Los filtros de introducción de texto en la parte superior de la página pueden ayudar a encontrar documentos individuales por búsqueda de correo electrónico, nombre del acuerdo, nombre del destinatario (si el sistema los conoce), fecha, notas, etc.
Informes programados regularmente que pueden ayudarle a evaluar con rapidez cómo están avanzando sus documentos y donde se requiere su atención. Los informes se pueden personalizar para que se activen cualquier día y en todo momento para incluir el ámbito de todos los acuerdos solo en los documentos con un nombre específico.
El envío de documentos y recopilación de firmas y aprobaciones constituye el pilar de Acrobat Sign. Cada cliente tiene diferentes requisitos sobre quién debe interactuar con el documento y en qué orden, por lo que hay que varias funciones de flujo de trabajo disponibles en la interfaz de la página Envío que debe conocer.
Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo desde el que desea enviar el acuerdo antes de configurarlo.
Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.
Defina los destinatarios y el orden en el que obtienen acceso para interactuar con el documento.
En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el orden básico de firma:
A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:
Para cambiar el orden de los destinatarios, puede hacer clic y arrastrar a los destinatarios en el orden correcto de la lista, o puede editar directamente los números y la lista se ajustará según corresponda.
Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:
A. Orden de participación: cuando la opción Completar en orden está seleccionada, el orden de participación proporciona una indicación clara de cuándo cada destinatario debe interactuar con el acuerdo.
B. Función: ¿Cuál es la característica que mejor define al destinatario?
C. Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico que identifica al destinatario y se utiliza para la comunicación por correo electrónico, incluida la solicitud para firmar.
D. Métodos de autenticación: ¿Cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios? ¿Desea utilizar la autenticación de dos factores?
E. Mensaje privado (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo.
El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle autoridad de firma/aprobación.
Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de participación, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.
Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar en nombre de todo el grupo.
La sección Mensaje contiene dos campos que pueden mejorar significativamente su éxito.
El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena rellenará la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.
Si no se introduce ningún nombre del acuerdo antes de que se adjunte un documento, el nombre del acuerdo adoptará el nombre de archivo del primer adjunto. Este valor se puede editar hasta el envío del acuerdo.
El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). Este mensaje aparece en el correo electrónico de Petición de firma enviado a todos los destinatarios (a diferencia del mensaje privado que solo aparece para el destinatario para el que está configurado).
Los clientes de nivel empresarial tendrán acceso a las plantillas de mensaje que configura su administrador. Las plantillas de mensaje se adjuntan directamente a la función Idioma de los destinatarios en las secciones Opciones, por lo que si se selecciona "español" en el menú desplegable de idioma, todas las plantillas español pasarán a estar disponibles.
Si ha seleccionado un idioma que no tiene ninguna plantilla adjunta, la opción Plantilla de mensaje no será visible en la página Enviar.
La sección Opciones le permite tener un mejor control del acuerdo después de enviarlo:
En la sección Archivo es donde adjunta los documentos a la transacción.
Para el proceso de firma, Acrobat Sign combina todos los documentos en un solo acuerdo en PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.
Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox y OneDrive, y subirse desde el sistema local con la tecnología de búsqueda de archivos, o bien se pueden arrastrar y soltar en el cuadro Archivos.
Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en ellos los campos de formulario necesarios.
Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.
Si no se encuentra ningún campo de firma, Acrobat Sign añadirá automáticamente otra página para ubicar las firmas al final del documento.
El envío de un documento a un solo destinatario es uno de los flujos de trabajo de acuerdos más habituales y una buena manera de conocer el proceso básico. Todo lo que necesita es:
Enviar un acuerdo a varios destinatarios sigue exactamente los mismos pasos con dos diferencias importantes:
Ver el proceso de firma es útil a la hora de entender el resultado final de las configuraciones realizadas por el remitente.
1. Llega un mensaje de correo electrónico a la bandeja de entrada del destinatario.
○ La línea de asunto comenzará con: Firma solicitada en {Nombre del documento}
2. El acuerdo se abre al hacer clic en el botón Revisar y firmar
3. El acuerdo se abre en una ventana nueva del explorador
Entre otras opciones de la página se incluyen:
A. Opciones: Esta lista incluye las opciones que tiene el destinatario según cuál sea su función
○ Leer acuerdo: Abre el acuerdo en un formato de solo lectura
○ Delegar firma a otro: Esta opción permite al destinatario delegar su autoridad a otra persona. Por ejemplo: un compañero de trabajo o un administrador
○ Rechazar firma: Esta acción termina el acuerdo.
○ Imprimir, firmar y cargar: Permite al firmante convertir el flujo de trabajo de una firma electrónica a una firma física. A continuación, el firmante carga el documento firmado.
○ Borrar datos de documento: Esta opción borrará el contenido de todos los campos
○ Hist. visualización: Abre el informe actual de auditoría para su visualización
○ Descargar PDF: Descarga la versión actual del acuerdo en formato PDF
B. Mensaje: El icono de burbuja de texto mostrará de nuevo los mensajes
C. Contador de campos obligatorio: Este contador muestra el número de campos obligatorios en el documento que aún no se han completado. Cuando haga clic en este campo, el firmante llegará a los campos obligatorios (no opcionales) que tenga disponibles
D. Pestaña siguiente campo: Esta flecha amarilla puede ayudarle a encontrar los campos siguientes si se desplaza a través de un documento grande. Esta pestaña pasará por todos los campos, no solo los obligatorios.
Este documento tiene solo un campo de firma, y es obligatorio (tal y como indica el asterisco rojo). Para los documentos con los varios campos rellenables, puede desplazarse a través de ellos.
4. Para aplicar una firma, haga doble clic en el campo para abrir el panel de firma.
5. Escriba su nombre en el campo superior del panel de firma.
Puede finalizar la firma de cuatro maneras diferentes:
○ Tipo de fuente (valor predeterminado): Acrobat Sign aplicará una fuente tipo manuscrita al nombre que escriba.
○ Dibujada físicamente: con un ratón, lápiz táctil, o cualquier otro dispositivo con puntero, dibuje físicamente su firma. En el caso de las tabletas, puede utilizar un dedo y obtendrá resultados excelentes.
○ Imagen: si tiene una imagen de sello de su firma, puede cargarla.
○ Móvil: la opción Móvil permite trasladar el panel de firma de su escritorio a un dispositivo móvil, donde puede ser más sencillo dibujar físicamente su firma.
6. Haga clic en Aplicar para colocar su firma en el campo de firma y regresar al documento.
7. Una vez que se complete todos los campos obligatorios, seleccione el botón Clic firmar en la parte inferior de la ventana (es muy difícil no verlo).
Puede encontrar información adicional sobre la firma de acuerdos aquí. |
En la parte inferior de la página de Acrobat Sign se encuentra una barra de herramientas que contiene herramientas para desplazarse por el acuerdo y acercar o alejar y descargar el documento. Puede ocultar esta barra de herramientas haciendo clic en la X de la esquina inferior derecha. Para volver a mostrar temporalmente la barra de herramientas oculta, sitúe el cursor en la parte inferior de la ventana, y los controles volverán a aparecer.
Puede encontrar información adicional sobre el uso de los controles de zoom aquí. |
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La administración de sus acuerdos es una parte importante del trabajo con Acrobat Sign. Utilice la página Gestionar para realizar el seguimiento, procesar y personalizar de acuerdos. Ya sea cancelar un acuerdo o sustituir al firmante, estos procesos le permiten influir en el progreso de la transacción en el sistema.
La página Gestionar dispone de muchas funciones integradas a explorar. Lo más sencillo es dividirla en tres áreas funcionales:
A. Filtros
B. Lista de acuerdos
C. Herramientas de acuerdos
Las diferentes "carpetas" de estado de la página clásica se han consolidado en una serie de filtros más prácticos que ofrecen los acuerdos de un tipo de estado. En la sección superior tiene los filtros de acuerdos, que proporcionan los acuerdos según sea su estado actual..
Existen dos estados "activos". Cada uno indica el volumen de contenido entre paréntesis después del nombre de estado:
Existen tres estados "Terminado":
Hay un estado de Borrador que contiene todos los acuerdos parcialmente creados.
La sección inferior está dedicada a los objetos "principales" de la plantilla. Los acuerdos "secundarios" que se crean de estas plantillas se filtran más arriba, en los filtros de estado del acuerdo.
Los objetos principales no son acuerdos en sí mismos, pero se utilizan para producir grandes volúmenes de acuerdos individuales. Estos objetos principales incluyen:
Los usuarios con los que se haya compartido contenido desde otras cuentas de usuario pueden filtrar ese contenido si hacen clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Sus acuerdos.
El menú desplegable muestra una lista de todos los usuarios (y grupos cuando está activada el uso compartido avanzado) que comparten contenido con usted. Seleccione el usuario y la página Administrar se vuelve a cargar con el contenido del usuario seleccionado.
El cuerpo de texto de la página contiene las listas de acuerdos a los que está relacionado. Cada acuerdo que implique su dirección de correo electrónico se reflejará en algún lugar de la lista. Esto incluye no solo los acuerdos que usted ha iniciado, sino también los que ha recibido para su firma/aprobación y aquellos que recibe por estar en copia.
La lista de acuerdos se filtrará siempre por la selección de estado de documento a la izquierda.
Los encabezados en la parte superior de las listas ordenan el contenido de cada sección si hace clic en ellos. Vuelva a hacer clic en un mismo elemento para invertir el orden.
Cada registro individual contiene la siguiente información:
El panel Herramientas del acuerdo le da acceso a algunos controles que permiten gestionar o comprender mejor los acuerdos.
La función de informe le permite comprobar de qué forma su cuenta utiliza Acrobat Sign. Cree sus propios informes y vea todo el proceso de firma de documentos, al mismo tiempo que ve cómo lo están haciendo grupos o usuarios concretos.
Para crear un informe, vaya a la página de informes. Para ello, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el vínculo Crear un informe nuevo.
La página Crear y Nuevo informe muestra:
Puede encontrar información adicional sobre la creación de informes aquí. |
Al configurar un informe, se pueden definir varios parámetros para personalizar los resultados. Todos los parámetros que se describen a continuación están disponibles.
La fecha de creación es el intervalo de tiempo que desea que abarque el informe. Puede seleccionar uno de los cuatro intervalos de tiempo predeterminados (esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado) o puede introducir un intervalo de fecha personalizado.
Este parámetro le permite ejecutar el informe en usuarios o grupos concretos. En ambos casos se puede escoger un usuario o más, o puede ejecutar el informe en todos los usuarios de la cuenta.
Con esta opción se pueden elegir documentos concretos para incluir en el informe. Los documentos incluidos en este campo son documentos de biblioteca usados en toda la cuenta. Los documentos individuales y únicos no se muestran aquí.
Este parámetro se utiliza para incluir o excluir los documentos que contengan o no una variable determinada. Puede elegir si desea incluir o no incluir la cadena introducida.
Al activar este parámetro, se incluyen los acuerdos enviados en masa en el informe resultante.
Puede definir los umbrales para el rendimiento utilizando la vista Objetivos de rendimiento. Los indicadores que reflejan el rendimiento se muestran en el informe resultante.
De forma predeterminada, el parámetro de comparativa de mercado está desactivado en los informes. Haga clic en el vínculo de configuración del informe para activarlo.
La comparativa de mercado proporciona un método ampliado para hacer el seguimiento del progreso de los acuerdos y de la velocidad de firma.
Cada opción habilitada (por fecha, remitente, grupo, formulario, flujo de trabajo y tipo de firma) proporciona un tipo de gráfico diferente en el informe.
Los parámetros de esta sección sirven para modificar los gráficos del informe resultante. El cambio de estas funciones de los parámetros predeterminados puede acelerar el proceso del informe.
Cuando haga clic en el botón Ejecutar informe, se generará el informe basándose en los parámetros. Puede realizar diferentes acciones con el informe.
Hacer clic en este vínculo es como restaurar la página. El nuevo informe incluirá las transacciones y la actividad recientes.
Guardar el informe le permite volver a ejecutarlo en el futuro.
El uso compartido permite enviar los resultados del informe a otra persona. Solo tiene que introducir su dirección de correo electrónico y un mensaje.
Al programar el informe, este se ejecuta con los mismos parámetros y la frecuencia definida.
Al hacer clic en este vínculo se le solicitará que abra o guarde un archivo .CSV. Los archivos CSV se pueden abrir en Excel y toda la información de transacción de los acuerdos que contiene el informe se clasificará en las diferentes columnas.
Al hacer clic en este vínculo, se abrirá una versión del informe optimizada para imprimirse.
El entorno de creación proporciona la funcionalidad de creación de formularios para Acrobat Sign. Más allá de colocar campos de firma, puede incluir campos que rellenan el contenido automáticamente, como la fecha o los valores de firma de los firmantes (si se conocen), o campos de texto que realizan la validación del contenido o los cálculos complejos. Los otros tipos de campos comunes, como cuadros desplegables, botones de opción y casillas de verificación, también están disponibles
El acceso al entorno de creación se realiza al:
○ Solo puede editar plantillas que ha cargado. En la siguiente imagen se puede ver que la segunda plantilla ha sido compartida por otro usuario, y, por lo tanto, no se puede editar.
Una vez que se inicie el entorno de Creación, dedique unos instantes para identificar las cinco áreas claves:
A. Plantilla de campo de formulario: Esta opción aparece solamente si creó por lo menos una plantilla de biblioteca de campos de formulario.
B. Diseño y alineación de campo: Se muestra la barra de herramientas de alineación/tamaño de campo de formulario
C. Seleccionar destinatario (función): Los destinatarios del acuerdo se muestran en listas desplegables.
D. Pestañas de campo de formulario: Puede seleccionar campos desde estas pestañas para añadir al documento
E. Atrás/Restablecer/Guardar plantilla/Guardar progreso:
►Atrás: el botón Atrás permite al usuario volver a la página Enviar para editar el nombre y el mensaje del acuerdo, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y los archivos adjuntos al acuerdo.
► Restablecer quita todas las modificaciones realizadas en la plantilla desde que se cargó o guardó por última vez
►Guardar como plantilla: cuando está activado, la plantilla se guarda como un objeto de biblioteca independiente una vez enviado el acuerdo. Al hacer clic en Enviar, se solicita al usuario que proporcione un nombre para la nueva plantilla
►Guardar progreso: al hacer clic en este vínculo se guardará el estado actual de la plantilla
Si ha creado una plantilla de campo de formulario para el documento, puede seleccionar y aplicar esa plantilla mediante este conjunto de herramientas.
Se muestran listas desplegables de las plantillas de campo de formulario que están disponibles, y se pueden elegir en qué página comenzar la plantilla. Se pueden aplicar varias plantillas.
Puede encontrar información adicional sobre el uso de las plantillas de campo de formulario en la ayuda de Acrobat Sign si hace clic aquí. |
Esta opción de menú muestra las herramientas para alinear y cambiar el tamaño de los campos relativos entre sí. Puede pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en varios campos, o mantener pulsada la tecla Mayús y seleccionar un área con el ratón para ajustarlos como un grupo.
Los seis iconos situados a la izquierda alinearán los campos, de izquierda a derecha: en la parte superior, en una línea horizontal en el centro, en la parte inferior, a la izquierda, en una línea vertical en el centro y a la derecha.
Los tres iconos siguientes ajustarán todos los campos con el mismo ancho, la misma altura o ambos.
La alineación y el tamaño se basan en el primer campo que seleccione.
Posiblemente, el elemento más importante en lo que respecta a la creación de formularios es asociar varios destinatarios a los campos que deben rellenar. Al seleccionar al destinatario en la lista Destinatarios primero, cualquier campo posterior que se coloque en el formulario se relacionará automáticamente con el destinatario. Al cambiar el destinatario, cualquier nuevo campo se relacionará con el nuevo destinatario.
Cuando seleccione un destinatario concreto, los campos que se le han asignado se resaltarán en el documento, lo que proporcionará un buen indicador visual con respecto a qué campos están relacionados con el destinatario seleccionado.
Una vez que un campo se encuentra en un documento, puede personalizar el destinatario al que está asignado el campo si hace doble clic en él para abrir su menú y, a continuación, cambia la lista desplegable de destinatarios.
Todos los campos disponibles en Acrobat Sign se encuentran en los menús del carril de la derecha de la ventana. Estos campos se clasifican por uso y tipo, y la mayoría de ellos acepta el cambio de la altura y anchura según su formulario.
Encontrará información detallada sobre los tipos de campos de formulario en en el artículo Tipos de campo. |
Una vez añadidos los nuevos campos de formulario a su acuerdo, puede guardar una copia en su biblioteca antes de enviar el acuerdo para su firma.
Haga clic en la casilla Guardar como plantilla en la parte inferior derecha de la ventana de creación antes de hacer clic en el botón Enviar para añadir el acuerdo modificado a la biblioteca.
En primer lugar, el documento se guardará en la biblioteca.
Después, su acuerdo se enviará para su firma.
Las opciones restantes le permiten acercar y alejar el documento, restablecer o eliminar todos los campos que ha colocado o guardar/enviar el documento en su estado actual.
Guardar como plantilla guardará el formulario como una nueva plantilla de biblioteca una vez que se envíe el acuerdo. El remitente obtendrá la opción de asignar un nombre a la plantilla una vez que se haga clic en el botón Enviar.
Como práctica recomendada, debería ahorrar progresos con frecuencia. Sin embargo, si sale del entorno de creación, el documento se guardará automáticamente. Puede acceder a él más tarde desde la página Administrar en la sección Borrador.
Una plantilla de biblioteca es un objeto reutilizable. Acrobat Sign admite dos tipos de plantillas de biblioteca: las plantillas de documentos y las plantillas de campos de formulario.
En lugar de crear un documento de biblioteca cada vez que se actualiza un documento, se puede aplicar la misma capa de campo de formulario. Las plantillas de campos de formulario se pueden editar para facilitar los cambios en la disposición o las propiedades de los campos. Una vez más, todas las herramientas del entorno de autoría están disponibles al crear una plantilla de campos de formulario.
Se recomienda que un usuario único (administrador del documento) sea el responsable de crear y gestionar plantillas. Al crear un inicio de sesión de usuario del Administrador de documentos, se elimina la confusión sobre qué plantillas utilizar y proporciona un control de versiones para sus documentos reutilizables.
Le recomendamos que utilice una lista de distribución o un correo electrónico funcional para el inicio de sesión del usuario administrador del documento. De esta forma puede controlar el acceso a este inicio de sesión del administrador del documento y, al mismo tiempo, puede compartir la responsabilidad según sea necesario.
Puede encontrar información adicional sobre el uso de las herramientas de creación para plantillas aquí. |
1. Haga clic en la pestaña Inicio. A continuación, haga clic en Crear una plantilla reutilizable
Se muestra la página Crear una plantilla de biblioteca.
2. En el campo Nombre de plantilla, escriba un nombre para la plantilla. Esto se puede cambiar en otro momento si lo necesita.
3. Haga clic en el botón Examinar para ir al archivo de su sistema local que se va a utilizar para crear la plantilla reutilizable. Si va a crear un documento reutilizable, se utilizará este archivo y su contenido. Si va a crear una capa de campo de formulario reutilizable, el contenido del archivo no se incluirá en la plantilla.
4. Seleccione la opción de plantilla adecuada, ya sea Crear como documento reutilizable, Crear como capa de campo de formulario reutilizable, o ambas.
5. Seleccione la opción de permisos adecuados para compartir la plantilla.
Solo puede conceder permisos de grupo al grupo en el que se encuentra, pero no a otros grupos.
6. Haga clic en el botón Previsualizar o agregar campos. Se muestra la Experiencia de creación.
7. Coloque los campos necesarios para los participantes arrastrándolos de las pestañas de los campos de formulario y soltándolos en el documento
8. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en el botón Guardar
Ahora la plantilla se mostrará en la sección Plantillas de la página Administrar. Si ha compartido la plantilla con los usuarios de su grupo u organización otorgándoles permiso, ahora la plantilla también se mostrará en la sección Plantillas de las páginas Administrar de estos usuarios, que podrán usarla para enviarla tantas veces como quieran.
Solo el usuario que creó la plantilla de biblioteca puede editarla o eliminarla (a menos que se active el uso compartido avanzado)
Hay varios flujos de trabajo que puede usar para enviar documentos para su firma, recopilar firmas y enviar un documento firmado, incluidos los siguientes:
En las secciones siguientes se describen cada uno de estos procesos con mayor detalle.
Puede encontrar información adicional sobre el envío de acuerdos aquí. |
En función de sus necesidades comerciales, es posible que varios destinatarios tengan que actuar en un acuerdo. Por ejemplo, es posible que necesite dos personas para firmar un acuerdo y a otra para aprobarlo o delegarlo a un firmante adicional. Si lo envía a varios destinatarios, también tiene opciones adicionales para el modo en que el acuerdo se debe enrutar: De forma secuencial, en paralelo o con el enrutamiento híbrido.
Puede encontrar información adicional sobre el envío de un acuerdo a varios firmantes aquí. |
Este proceso es exactamente como se ha indicado. Esto se utiliza para situaciones en las que solo usted debe firmar un documento y enviarlo a una o varias personas. Por ejemplo, es posible que tenga que enviar un formulario W-9 o un acuerdo de confidencialidad firmado a una o varias personas. Puede enviarse el documento firmado a sí mismo siempre y cuando no utilice la misma dirección de correo electrónico que usa para iniciar sesión. Esto es porque se guarda una copia del documento firmado y se puede acceder a ella en la pestaña Gestionar. Observe que la función “Rellenar y firmar” solo se encuentra en la página de inicio.
Puede encontrar información adicional sobre el uso de Rellenar y firmar aquí. |
1. Haga clic en Rellenar y firmar un documento en la página Inicio.
3. Introduzca un Nombre del acuerdo
4. Arrastre y suelte el archivo que desea firmar o haga clic en el enlace Añadir archivos, y busque/adjunte el documento desde su sistema local o unidad de red
5. Haga clic en Siguiente.
6. Se carga la página Rellenar y firmar.
Coloque el contenido (texto, verificaciones, firmas) según sea necesario.
7. Cuando haya terminado, haga clic en Hecho
8. Aparecerá la página tras la firma con opciones para enviar el documento, descargar una copia, consultar el documento en la página Gestionar o firmar otro documento
El proceso de Enviar en bloque le permite enviar un documento a cientos de personas a la vez. Cada firmante firma su propia copia del documento, y estos acuerdos individuales regresan a usted. Este proceso se puede utilizar para recopilar acuerdos de confidencialidad, documentos de RR. HH. u hojas de permiso. El vínculo a Enviar en bloque se encuentra en la página principal.
Los destinatarios de Enviar en bloque pueden introducirse si se añaden sus direcciones de correo electrónico en el campo Para: o si se carga un archivo con valores separados por comas (.CSV) con la información del destinatario incluida. El proceso .CSV le permite llenar los datos para cada firmante, por lo que le ofrecerá la posibilidad de modificar la información de campo para cada persona. Por ejemplo, puede personalizar el mensaje de los correos electrónicos de “Petición de firma” enviados a cada firmante.
Se puede encontrar información adicional sobre el uso de Enviar en lote aquí. |
Los formularios web son documentos alojados que cualquier persona puede firmar si tiene acceso a los mismos. Son ideales para hojas de suscripción, las exenciones o cualquier documento que necesite que accedan y firmen en línea varias personas.
Los formularios web se pueden generar de dos formas diferentes, como JavaScript o URL. La opción de JavaScript proporciona el código necesario para incrustar el formulario web en su sitio web. La opción de URL proporciona una dirección web alojada por Acrobat Sign que los remitentes pueden utilizar para conseguir la firma del documento. El vínculo para crear formularios web se encuentra en la página Inicio.
Aunque la experiencia de firma de formularios web es la misma que la transacción normal a través de Acrobat Sign, los formularios web solo puede firmarlos un firmante y refrendarlos quien usted designe.
La firma es una de las principales funciones de Acrobat Sign. Cualquier persona puede firmar mediante un vínculo de correo electrónico en un explorador web desde su ordenador o su dispositivo móvil. Si tiene una cuenta de Acrobat Sign, también puede firmar utilizando la aplicación nativa “Administrador de Acrobat Sign” de iOS o Android. También es posible iniciar la firma desde la página Gestionar. La firma se integra en el proceso de “Rellenar y firmar”.
Puede encontrar información adicional sobre la firma de documentos con una aplicación aquí. |
Acrobat Sign es compatible con los exploradores web más recientes en smartphones y tabletas que ejecuten los sistemas operativos iOS o Android.
Utilice el intuitivo tablero del Administrador de Acrobat Sign para acceder a sus documentos desde su dispositivo móvil y así enviar y firmar acuerdos. El nuevo panel de control funciona mejor con iOS 9 y iPad Pro. La experiencia mejorada Enviar simplifica la forma en la que envía documentos para firmar.
El Administrador de Acrobat Sign para Android está localizado en 19 idiomas para que coincida con Acrobat Mobile.
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