Guía introductoria de Adobe Acrobat Sign

Defina los destinatarios y el orden en el que obtienen acceso para interactuar con el documento.

• La configuración de acuerdos con varios firmantes es el mismo proceso que con uno solo, pero con más destinatarios. Añada cada uno y configúrelos según sea necesario.
• Añadir el mismo correo electrónico en el acuerdo varias veces (p. ej. si alguien tiene acciones en diferentes etapas del proceso).
  

En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el orden básico de firma:

• Completar en orden está seleccionado (como se muestra anteriormente). Es un proceso de firma secuencial que se observa desde un paso de firma al siguiente y los números de los destinatarios para indicar el orden exacto de participación
  • Los flujos de firma híbridos comienzan como flujos de trabajo secuenciales (completar en orden)
• Cuando la opción Completar en cualquier orden esté activada, se puede realizar una firma paralela y los destinatarios no estarán numerados para indicar que no existe ningún orden de participación.

A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:

• Agregarme: Haga clic en este vínculo para insertarse como el siguiente destinatario en el orden de participación
• Agregar grupo de destinatarios: Haga clic en este vínculo para crear un grupo de destinatarios donde uno tenga que participar en nombre de todo el grupo. Por ejemplo, puede crear un grupo para el equipo de RR. HH. en el que solo una persona de RR. HH. deba firmar el acuerdo.

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

A. Orden de participación: cuando la opción Completar en orden está seleccionada, el orden de participación proporciona una indicación clara de cuándo cada destinatario debe interactuar con el acuerdo.

B. Función: ¿Cuál es la característica que mejor define al destinatario?

C. Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico que identifica al destinatario y se utiliza para la comunicación por correo electrónico, incluida la solicitud para firmar.

D. Métodos de autenticación: ¿Cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios? ¿Desea utilizar la autenticación de dos factores?

E. Mensaje privado (opcional): El remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo.

El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle autoridad de firma/aprobación. 

Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de participación, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.

Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar en nombre de todo el grupo. 

La sección Mensaje contiene dos campos que pueden mejorar significativamente su éxito.

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena rellenará la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). Este mensaje aparece en el correo electrónico de Petición de firma enviado a todos los destinatarios (a diferencia del mensaje privado que solo aparece para el destinatario para el que está configurado).

Plantillas de mensaje

Los clientes de nivel empresarial tendrán acceso a las plantillas de mensaje que configura su administrador. Las plantillas de mensaje se adjuntan directamente a la función Idioma de los destinatarios en las secciones Opciones, por lo que si se selecciona "español" en el menú desplegable de idioma, todas las plantillas español pasarán a estar disponibles.  

La sección Opciones le permite tener un mejor control del acuerdo después de enviarlo:

• Proteger con contraseña: Establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado. Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Acrobat Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!
• Fecha límite de finalización: Especifique el número de días tras los que caducará el acuerdo y ya no se podrá completar.
• Establecer recordatorio: Establece la frecuencia (diaria o semanal) de los recordatorios que se van a enviar hasta que se complete el acuerdo. Solo se notificará a los destinatarios actuales.
• Idioma de los destinatarios: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.
  • Este ajuste también define las plantillas de mensaje visibles si su cuenta está configurada para utilizarlas.

En la sección Archivo es donde adjunta los documentos a la transacción.

Para el proceso de firma, Acrobat Sign combina todos los documentos en un solo acuerdo en PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox y OneDrive, y subirse desde el sistema local con la tecnología de búsqueda de archivos, o bien se pueden arrastrar y soltar en el cuadro Archivos.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Campos Vista previa y Agregar firma

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en ellos los campos de formulario necesarios. 

Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.

El envío de un documento a un solo destinatario es uno de los flujos de trabajo de acuerdos más habituales y una buena manera de conocer el proceso básico. Todo lo que necesita es:

• La dirección de correo electrónico del destinatario
  • Esta dirección de correo electrónico debe ser diferente a la que utilizó para iniciar sesión (no puede enviárselo a sí mismo)
• Un documento o un archivo que quiera tener firmado

Enviar a varios destinatarios

Enviar un acuerdo a varios destinatarios sigue exactamente los mismos pasos con dos diferencias importantes:

• Debe incluir cada destinatario en su propia línea en la sección destinatarios y en el orden en que le gustaría que firmaran.
• Al colocar los campos, tiene que establecer qué destinatario puede acceder a ese campo haciendo doble clic sobre cada uno de ellos y configurando el valor del destinatario.

1. Llega un mensaje de correo electrónico a la bandeja de entrada del destinatario.

○ La línea de asunto comenzará con: Firma solicitada en {Nombre del documento}

2. El acuerdo se abre al hacer clic en el botón Revisar y firmar

3. El acuerdo se abre en una ventana nueva del explorador

Entre otras opciones de la página se incluyen:

A. Opciones: Esta lista incluye las opciones que tiene el destinatario según cuál sea su función

○ Leer acuerdo: Abre el acuerdo en un formato de solo lectura

○ Delegar firma a otro: Esta opción permite al destinatario delegar su autoridad a otra persona. Por ejemplo: un compañero de trabajo o un administrador

○ Rechazar firma: Esta acción termina el acuerdo.

○ Imprimir, firmar y cargar: Permite al firmante convertir el flujo de trabajo de una firma electrónica a una firma física. A continuación, el firmante carga el documento firmado.

○ Borrar datos de documento: Esta opción borrará el contenido de todos los campos

○ Hist. visualización: Abre el informe actual de auditoría para su visualización 

○ Descargar PDF: Descarga la versión actual del acuerdo en formato PDF

B. Mensaje: El icono de burbuja de texto mostrará de nuevo los mensajes

C. Contador de campos obligatorio: Este contador muestra el número de campos obligatorios en el documento que aún no se han completado. Cuando haga clic en este campo, el firmante llegará a los campos obligatorios (no opcionales) que tenga disponibles

D. Pestaña siguiente campo: Esta flecha amarilla puede ayudarle a encontrar los campos siguientes si se desplaza a través de un documento grande. Esta pestaña pasará por todos los campos, no solo los obligatorios.

Este documento tiene solo un campo de firma, y es obligatorio (tal y como indica el asterisco rojo). Para los documentos con los varios campos rellenables, puede desplazarse a través de ellos.

4. Para aplicar una firma, haga doble clic en el campo para abrir el panel de firma.

5. Escriba su nombre en el campo superior del panel de firma.

Puede finalizar la firma de cuatro maneras diferentes:

○ Tipo de fuente (valor predeterminado): Acrobat Sign aplicará una fuente tipo manuscrita al nombre que escriba.

○ Dibujada físicamente: con un ratón, lápiz táctil, o cualquier otro dispositivo con puntero, dibuje físicamente su firma. En el caso de las tabletas, puede utilizar un dedo y obtendrá resultados excelentes.

○ Imagen: si tiene una imagen de sello de su firma, puede cargarla.

○ Móvil: la opción Móvil permite trasladar el panel de firma de su escritorio a un dispositivo móvil, donde puede ser más sencillo dibujar físicamente su firma.

6. Haga clic en Aplicar para colocar su firma en el campo de firma y regresar al documento.

7. Una vez que se complete todos los campos obligatorios, seleccione el botón Clic firmar en la parte inferior de la ventana (es muy difícil no verlo).

Para crear un informe, vaya a la página de informes. Para ello, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el vínculo Crear un informe nuevo.

La página Crear y Nuevo informe muestra:

Parámetros del informe

Al configurar un informe, se pueden definir varios parámetros para personalizar los resultados. Todos los parámetros que se describen a continuación están disponibles. 

Fecha de creación

La fecha de creación es el intervalo de tiempo que desea que abarque el informe. Puede seleccionar uno de los cuatro intervalos de tiempo predeterminados (esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado) o puede introducir un intervalo de fecha personalizado.

Usuarios y grupos

Este parámetro le permite ejecutar el informe en usuarios o grupos concretos. En ambos casos se puede escoger un usuario o más, o puede ejecutar el informe en todos los usuarios de la cuenta.

Documentos y flujos de trabajo

Con esta opción se pueden elegir documentos concretos para incluir en el informe. Los documentos incluidos en este campo son documentos de biblioteca usados en toda la cuenta. Los documentos individuales y únicos no se muestran aquí. 

Nombre del documento

Este parámetro se utiliza para incluir o excluir los documentos que contengan o no una variable determinada. Puede elegir si desea incluir o no incluir la cadena introducida.

Enviar en bloque

Al activar este parámetro, se incluyen los acuerdos enviados en masa en el informe resultante.

Objetivos de rendimiento

Puede definir los umbrales para el rendimiento utilizando la vista Objetivos de rendimiento. Los indicadores que reflejan el rendimiento se muestran en el informe resultante.

Comparativa de mercado

De forma predeterminada, el parámetro de comparativa de mercado está desactivado en los informes. Haga clic en el vínculo de configuración del informe para activarlo.

La comparativa de mercado proporciona un método ampliado para hacer el seguimiento del progreso de los acuerdos y de la velocidad de firma. 

Crear gráfico de acuerdos por

Cada opción habilitada (por fecha, remitente, grupo, formulario, flujo de trabajo y tipo de firma) proporciona un tipo de gráfico diferente en el informe.

Etc.

Los parámetros de esta sección sirven para modificar los gráficos del informe resultante. El cambio de estas funciones de los parámetros predeterminados puede acelerar el proceso del informe.

Cuando haga clic en el botón Ejecutar informe, se generará el informe basándose en los parámetros. Puede realizar diferentes acciones con el informe.

Actualizar informe con los datos actuales

Hacer clic en este vínculo es como restaurar la página. El nuevo informe incluirá las transacciones y la actividad recientes.

Guardar informe

Guardar el informe le permite volver a ejecutarlo en el futuro.

Compartir informe

El uso compartido permite enviar los resultados del informe a otra persona. Solo tiene que introducir su dirección de correo electrónico y un mensaje.

Programar informe

Al programar el informe, este se ejecuta con los mismos parámetros y la frecuencia definida.

Exportar datos del informe

Al hacer clic en este vínculo se le solicitará que abra o guarde un archivo .CSV. Los archivos CSV se pueden abrir en Excel y toda la información de transacción de los acuerdos que contiene el informe se clasificará en las diferentes columnas.

Versión optimizada para imprimirse

Al hacer clic en este vínculo, se abrirá una versión del informe optimizada para imprimirse.

El acceso al entorno de creación se realiza al:

• Enviar un documento nuevo y activar los Campos Vista previa y Agregar firma en la página de Envío

• Editar un documento borrador en la página Gestionar

• Crear una nueva plantilla o formulario web desde la página Inicio

• Editar un documento existente en la biblioteca de la página Gestionar

○ Solo puede editar plantillas que ha cargado. En la siguiente imagen se puede ver que la segunda plantilla ha sido compartida por otro usuario, y, por lo tanto, no se puede editar.

Una vez que se inicie el entorno de Creación, dedique unos instantes para identificar las cinco áreas claves:

A. Plantilla de campo de formulario: Esta opción aparece solamente si creó por lo menos una plantilla de biblioteca de campos de formulario.

B. Diseño y alineación de campo: Se muestra la barra de herramientas de alineación/tamaño de campo de formulario

C. Seleccionar destinatario (función): Los destinatarios del acuerdo se muestran en listas desplegables.

D. Pestañas de campo de formulario: Puede seleccionar campos desde estas pestañas para añadir al documento

E. Atrás/Restablecer/Guardar plantilla/Guardar progreso:

►Atrás: el botón Atrás permite al usuario volver a la página Enviar para editar el nombre y el mensaje del acuerdo, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y los archivos adjuntos al acuerdo.

► Restablecer quita todas las modificaciones realizadas en la plantilla desde que se cargó o guardó por última vez

►Guardar como plantilla: cuando está activado, la plantilla se guarda como un objeto de biblioteca independiente una vez enviado el acuerdo. Al hacer clic en Enviar, se solicita al usuario que proporcione un nombre para la nueva plantilla

►Guardar progreso: al hacer clic en este vínculo se guardará el estado actual de la plantilla

Plantilla de campo de formulario

Si ha creado una plantilla de campo de formulario para el documento, puede seleccionar y aplicar esa plantilla mediante este conjunto de herramientas.

Se muestran listas desplegables de las plantillas de campo de formulario que están disponibles, y se pueden elegir en qué página comenzar la plantilla. Se pueden aplicar varias plantillas.

Diseño y alineación del campo

Esta opción de menú muestra las herramientas para alinear y cambiar el tamaño de los campos relativos entre sí. Puede pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en varios campos, o mantener pulsada la tecla Mayús y seleccionar un área con el ratón para ajustarlos como un grupo.

Los seis iconos situados a la izquierda alinearán los campos, de izquierda a derecha: en la parte superior, en una línea horizontal en el centro, en la parte inferior, a la izquierda, en una línea vertical en el centro y a la derecha. 

Los tres iconos siguientes ajustarán todos los campos con el mismo ancho, la misma altura o ambos. 

La alineación y el tamaño se basan en el primer campo que seleccione.

Seleccionar destinatario (función)

Posiblemente, el elemento más importante en lo que respecta a la creación de formularios es asociar varios destinatarios con los campos que deben rellenar. Al seleccionar al destinatario en la lista Destinatarios primero, cualquier campo posterior que se coloque en el formulario se relacionará automáticamente con el destinatario. Al cambiar el destinatario, cualquier nuevo campo se relacionará con el nuevo destinatario.

Una vez que un campo se encuentra en un documento, puede personalizar el destinatario al que está asignado el campo si hace doble clic en él para abrir su menú y, a continuación, cambia la lista desplegable de destinatarios.

Menús de campo de formulario

Todos los campos disponibles en Acrobat Sign se encuentran en los menús del carril de la derecha de la ventana. Estos campos se clasifican por uso y tipo, y la mayoría de ellos acepta el cambio de la altura y anchura según su formulario.

Guardar como plantilla

Una vez añadidos los nuevos campos de formulario a su acuerdo, puede guardar una copia en su biblioteca antes de enviar el acuerdo para su firma.

Haga clic en la casilla Guardar como plantilla en la parte inferior derecha de la ventana de creación antes de hacer clic en el botón Enviar para añadir el acuerdo modificado a la biblioteca.

En primer lugar, el documento se guardará en la biblioteca.

Después, su acuerdo se enviará para su firma.

Aumentar, Restablecer y Guardar/Enviar

Las opciones restantes le permiten acercar y alejar el documento, restablecer o eliminar todos los campos que ha colocado o guardar/enviar el documento en su estado actual.

Guardar como plantilla guardará el formulario como una nueva plantilla de biblioteca una vez que se envíe el acuerdo. El remitente obtendrá la opción de asignar un nombre a la plantilla una vez que se haga clic en el botón Enviar.

Como práctica recomendada, debería ahorrar progresos con frecuencia. Sin embargo, si sale del entorno de creación, el documento se guardará automáticamente. Puede acceder a él más tarde desde la página Administrar en la sección Borrador.

1. Haga clic en la pestaña Inicio. A continuación, haga clic en Crear una plantilla reutilizable

Se muestra la página Crear una plantilla de biblioteca.

2. En el campo Nombre de plantilla, escriba un nombre para la plantilla. Esto se puede cambiar en otro momento si lo necesita.

3. Haga clic en el botón Examinar para ir al archivo de su sistema local que se va a utilizar para crear la plantilla reutilizable. Si va a crear un documento reutilizable, se utilizará este archivo y su contenido. Si va a crear una capa de campo de formulario reutilizable, el contenido del archivo no se incluirá en la plantilla.

4. Seleccione la opción de plantilla adecuada, ya sea Crear como documento reutilizable, Crear como capa de campo de formulario reutilizable, o ambas.

5. Seleccione la opción de permisos adecuados para compartir la plantilla.

6. Haga clic en el botón Previsualizar o agregar campos. Se muestra la Experiencia de creación. 

7. Coloque los campos necesarios para los participantes arrastrándolos de las pestañas de los campos de formulario y soltándolos en el documento

8. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en el botón Guardar

Ahora la plantilla se mostrará en la sección Plantillas de la página Administrar. Si ha compartido la plantilla con los usuarios de su grupo u organización otorgándoles permiso, ahora la plantilla también se mostrará en la sección Plantillas de las páginas Administrar de estos usuarios, que podrán usarla para enviarla tantas veces como quieran. 

En función de sus necesidades comerciales, es posible que varios destinatarios tengan que actuar en un acuerdo. Por ejemplo, es posible que necesite dos personas para firmar un acuerdo y a otra para aprobarlo o delegarlo a un firmante adicional. Si lo envía a varios destinatarios, también tiene opciones adicionales para el modo en que el acuerdo se debe enrutar: De forma secuencial, en paralelo o con el enrutamiento híbrido. 

Este proceso es exactamente como se ha indicado. Esto se utiliza para situaciones en las que solo usted debe firmar un documento y enviarlo a una o varias personas. Por ejemplo, es posible que tenga que enviar un formulario W-9 o un acuerdo de confidencialidad firmado a una o varias personas. Puede enviarse el documento firmado a sí mismo siempre y cuando no utilice la misma dirección de correo electrónico que usa para iniciar sesión. Esto es porque se guarda una copia del documento firmado y se puede acceder a ella en la pestaña Gestionar. Observe que la función “Rellenar y firmar” solo se encuentra en la página de inicio.

1. Haga clic en Rellenar y firmar un documento en la página Inicio. 

3. Introduzca un Nombre del acuerdo

4. Arrastre y suelte el archivo que desea firmar o haga clic en el enlace Añadir archivos, y busque/adjunte el documento desde su sistema local o unidad de red

5. Haga clic en Siguiente.

6. Se carga la página Rellenar y firmar.

                Coloque el contenido (texto, verificaciones, firmas) según sea necesario.

7. Cuando haya terminado, haga clic en Hecho

8. Aparecerá la página tras la firma con opciones para enviar el documento, descargar una copia, consultar el documento en la página Gestionar o firmar otro documento

El proceso de Enviar en bloque le permite enviar un documento a cientos de personas a la vez. Cada firmante firma su propia copia del documento, y estos acuerdos individuales regresan a usted. Este proceso se puede utilizar para recopilar acuerdos de confidencialidad, documentos de RR. HH. u hojas de permiso. El vínculo a Enviar en bloque se encuentra en la página principal.

Los destinatarios de Enviar en bloque pueden introducirse si se añaden sus direcciones de correo electrónico en el campo Para: o si se carga un archivo con valores separados por comas (.CSV) con la información del destinatario incluida. El proceso .CSV le permite llenar los datos para cada firmante, por lo que le ofrecerá la posibilidad de modificar la información de campo para cada persona. Por ejemplo, puede personalizar el mensaje de los correos electrónicos de “Petición de firma” enviados a cada firmante.

Los formularios web son documentos alojados que cualquier persona puede firmar si tiene acceso a los mismos. Son ideales para hojas de suscripción, las exenciones o cualquier documento que necesite que accedan y firmen en línea varias personas.

Los formularios web se pueden generar de dos formas diferentes, como JavaScript o URL. La opción de JavaScript proporciona el código necesario para incrustar el formulario web en su sitio web. La opción de URL proporciona una dirección web alojada por Acrobat Sign que los remitentes pueden utilizar para conseguir la firma del documento. El vínculo para crear formularios web se encuentra en la página Inicio.

Aunque la experiencia de firma de formularios web es la misma que la transacción normal a través de Acrobat Sign, los formularios web solo puede firmarlos un firmante y refrendarlos quien usted designe. 

Utilice el intuitivo tablero del Administrador de Acrobat Sign para acceder a sus documentos desde su dispositivo móvil y así enviar y firmar acuerdos. El nuevo panel de control funciona mejor con iOS 9 y iPad Pro. La experiencia mejorada Enviar simplifica la forma en la que envía documentos para firmar. 

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El Administrador de Acrobat Sign para Android está localizado en 19 idiomas para que coincida con Acrobat Mobile.

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