Guía introductoria de Adobe Sign

La página de inicio es la primera página a la que accederá la mayoría de usuarios. (La página de envíos es la otra opción según la configuración del administrador de su cuenta).

La página de inicio es una vista compuesta de las siguientes secciones que le proporcionan una vista y un acceso rápido a la mayoría de las funciones de Adobe Sign:

• En curso: Un contador de los contratos que ha creado y que aún está en curso
  • Hacer clic en el contador abre la página Administrar filtrada para los acuerdos que están en curso
  • El contador En curso no incluye los acuerdos que están Esperándole
• Esperándole: Un contador que indica todos los acuerdos que están pendientes de que realice una acción
  • Hacer clic en el contador abre la página Administrar filtrada para los acuerdos que le están esperando
• Eventos y alertas: Hacer clic en el contador abre la página Notificaciones en la pestaña de eventos.
• Solicitar firmas: Un vínculo rápido a la página de envío con la opción adicional para iniciar el proceso adjuntando un documento desde la biblioteca o iniciar un flujo de trabajo personalizado (si está habilitado en su cuenta)
• Inicio de la biblioteca: Le permite seleccionar una plantilla de biblioteca o un flujo de trabajo para iniciar un nuevo acuerdo.
• Otras cosas que puede hacer: Una lista del resto de acciones comunes
  • Rellene y firme documentos: Se utiliza cuando debe firmar un documento y, a continuación, enviar este documento firmado a otra persona. Por ejemplo, para cumplimentar formularios de impuestos o notas de permiso
  • Publicar formularios web: Los formularios web son documentos/formularios que se pueden vincular o incrustar en su sitio web y que permiten a los clientes generar un documento firmado. Por ejemplo, una aplicación de suscripción o de un formulario de registro en su sitio web
  • Enviar de forma masiva con Mega Sign: Un flujo de trabajo que permite enviar un documento para su firma individual a cientos de personas. Cada persona obtiene su propio acuerdo de forma discreta en el que se le solicita la firma. Por ejemplo, los acuerdos del Código de conducta anual
  • Crear una plantilla reutilizable: Le permite crear un documento o una plantilla de campos para un uso repetido. Las plantillas se pueden guardar para uso personal, uso de grupo o dejar disponibles para toda la cuenta
  • Gestionar y realizar un seguimiento de todos los acuerdos: Le lleva a la página Administrar
  • Mejorar su cuenta: El botón Mejorar su cuenta abre un pequeño cuadro de diálogo que varía en función del nivel de autoridad más alta del usuario:
    
    • Los usuarios se dirigen a la página Mi firma para crear su firma
    • Los administradores del nivel del grupo se conectan a la página de configuración de cuenta para cargar un logotipo para su grupo
    • Los administradores de nivel de cuenta se conectan a la página de configuración de nivel de cuentas para configurar el nombre de la empresa, el nombre de host y el logotipo
  • Obtenga ayuda: Los usuarios pueden acceder al contenido de ayuda autoservicio si hacen clic en el signo de interrogación en la esquina superior derecha de cualquier ventana de Adobe Sign. Hacer clic en el signo de interrogación abre un menú secundario con las siguientes opciones:
    • Guía de usuario: Abre una nueva pestaña que le llevará a la Guía de usuario de Adobe Sign
    • Tutoriales: Abre una nueva pestaña a los tutoriales de vídeo de Adobe Sign
    • Contactar con el servicio de asistencia: Abre el portal de contacto de asistencia técnica donde se puede acceder al correo electrónico, al chat y a la asistencia telefónica
      • Las opciones de asistencia técnica varían según el nivel de servicio de la cuenta del cliente
      • Las solicitudes para cambiar la configuración, modificar la cuenta o solicitar una transacción específica (u otro contenido del usuario) deben realizarse a través de una cuenta de administrador para su cuenta de Adobe Sign
    • Notas de la versión: Obtener un vínculo a las notas de la versión actual

La página de envíos es el lugar en el que se crean nuevos acuerdos. La página se divide en cuatro secciones:

• Destinatarios: Los destinatarios son personas que necesita para que interactúen con su acuerdo Hay varios tipos de "destinatarios". Las opciones disponibles las dicta el administrador de la cuenta.
• Mensaje: Lugar donde establece el nombre del acuerdo y un texto que desea ofrecer a los destinatarios
• Opciones: Estas opciones permiten controlar el acuerdo
  • Protección con contraseña: Puedes proteger los documentos firmados proporcionando una contraseña que se aplique al PDF final para evitar la visualización no autorizada
  • Fecha límite de finalización: Cuando un acuerdo tiene que firmarse antes de una fecha específica, puede utilizar esta opción para cancelar automáticamente el acuerdo después de un número específico de días
  • Enviar recordatorio: Puede configurar recordatorios en un ciclo regular que se enviará a los destinatarios actuales activos
  • Idioma de los destinatarios: El idioma que elija se utiliza en la comunicación a través de los mensajes de correo electrónico del destinatario y en la página de eSign
• Archivos: Aquí es donde se selecciona documentos reales que se van a enviar para firmar

Como remitente, destinatario o incluso como parte de CC, si ha participado en un acuerdo de Adobe Sign, podrá acceder a este acuerdo desde su página Gestionar. Como portal de todos los acuerdos conectados al usuario, la página se ha diseñado con dos objetivos en mente: Buscar el acuerdo que desee examinar y ejecutar las tareas de administración de ese acuerdo.

El cuerpo principal de la página es una lista de sus acuerdos, filtrada por el estado de los mismos en la parte derecha (En curso, Esperándole a usted, Completado, Cancelado, Caducado y Borrador). Los filtros de la plantilla también están disponibles debajo de los filtros del acuerdo (plantillas, formularios web y Mega Signs).

Los filtros de introducción de texto en la parte superior de la página pueden ayudar a encontrar documentos individuales por búsqueda de correo electrónico, nombre del acuerdo, nombre del destinatario (si el sistema los conoce), fecha, notas, etc.)

Informes programados regularmente que pueden ayudarle a evaluar con rapidez cómo están avanzando sus documentos y donde se requiere su atención. Los informes se pueden personalizar para que se activen cualquier día y en todo momento para incluir el ámbito de todos los acuerdos solo en los documentos con un nombre específico.

Enviar un acuerdo comienza con al establecer los destinatarios y el orden en que pueden acceder para interactuar con el documento.

En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el orden básico de firma:

• Completar en orden está seleccionado (como se muestra anteriormente). Es un proceso de firma secuencial que se observa desde un paso de firma al siguiente y los números de los destinatarios para indicar el orden exacto de participación
  • Los flujos de firma híbridos comienzan como flujos de trabajo secuenciales (completar en orden)
• Cuando la opción Completar en cualquier orden esté activada, se puede realizar una firma paralela y los destinatarios no estarán numerados para indicar que no existe ningún orden de participación.

A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:

• Agregarme: Haga clic en este vínculo para insertarse como el siguiente destinatario en el orden de participación
• Agregar grupo de destinatarios: Haga clic en este vínculo para crear un grupo de destinatarios donde uno tenga que participar en nombre de todo el grupo. Por ejemplo, puede crear un grupo para el equipo de RR. HH. en el que solo una persona de RR. HH. deba firmar el acuerdo.

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

A. Orden de participación: Cuando la opción Completar en orden está seleccionada, el orden de participación proporciona una indicación clara de cuándo cada destinatario debe interactuar con el acuerdo

B. Función: ¿Cuál es la característica que mejor define al destinatario?

C. Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico que identifica al destinatario y se utiliza para la comunicación por correo electrónico, incluida la solicitud para firmar.

D. Métodos de autenticación: ¿Cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios? ¿Desea utilizar la autenticación de dos factores?

E. Mensaje privado (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo

El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle autoridad de firma/aprobación. 

Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de participación, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.

Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar en nombre de todo el grupo. 

La sección Mensaje contiene dos campos que pueden mejorar significativamente su éxito.

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena rellenará la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). Este mensaje aparece en el correo electrónico de Petición de firma enviado a todos los destinatarios (a diferencia del mensaje privado que solo aparece para el destinatario para el que está configurado).

Los clientes de nivel empresarial tendrán acceso a las plantillas de mensaje que configura su administrador. Las plantillas de mensaje se adjuntan directamente a la función Idioma de los destinatarios en las secciones Opciones, por lo que si se selecciona "español" en el menú desplegable de idioma, todas las plantillas español pasarán a estar disponibles.  

La sección Opciones le permite tener un mejor control del acuerdo después de enviarlo:

• Proteger con contraseña: Establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado. Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Adobe Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!
• Fecha límite de finalización: especifique el número de días tras los que caducará el acuerdo y ya no se podrá completar.
• Establecer recordatorio: Establece la frecuencia (diaria o semanal) de los recordatorios que se van a enviar hasta que se complete el acuerdo. Solo se notificará a los destinatarios actuales.
• Idioma de los destinatarios: Seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.
  • Este ajuste también define las plantillas de mensaje visibles si su cuenta está configurada para utilizarlas.

En la sección Archivos es donde adjunta los documentos a la transacción.

Para el proceso de firma, Adobe Sign combina todos los documentos en un solo acuerdo en PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar de la biblioteca de Adobe Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox, OneDrive, subir desde el sistema local con la tecnología de búsqueda de archivo, o bien se puede arrastrar y soltar un archivo en cualquier lugar de la página Enviar.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en ellos los campos de formulario necesarios. 

Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.

El envío de un documento a un solo destinatario es uno de los flujos de trabajo de acuerdos más habituales y una buena manera de conocer el proceso básico. Todo lo que necesita es:

• La dirección de correo electrónico del destinatario
  • Esta dirección de correo electrónico debe ser diferente a la que utilizó para iniciar sesión (no puede enviárselo a sí mismo)
• Un documento o un archivo que quiera tener firmado

Enviar un acuerdo a varios destinatarios sigue exactamente los mismos pasos con dos diferencias importantes:

• Debe incluir cada destinatario en su propia línea en la sección destinatarios y en el orden en que le gustaría que firmaran
• Al colocar los campos, tiene que establecer qué destinatario puede acceder a ese campo haciendo doble clic sobre cada uno de ellos y configurar el valor del destinatario

1. Llega un mensaje de correo electrónico a la bandeja de entrada del destinatario.

○ La línea de asunto comenzará con: Firma solicitada en {Nombre del documento}

2. El acuerdo se abre al hacer clic en el botón Revisar y firmar

3. El acuerdo se abre en una ventana nueva del explorador

Entre otras opciones de la página se incluyen:

A. Opciones: Esta lista incluye las opciones que tiene el destinatario según cuál sea su función

○ Leer acuerdo: Abre el acuerdo en un formato de solo lectura

○ Delegar firma a otro: Esta opción permite al destinatario delegar su autoridad a otra persona. Por ejemplo: un compañero de trabajo o un administrador

○ Rechazar firma: Esta acción termina el acuerdo.

○ Imprimir, firmar y cargar: Permite al firmante convertir el flujo de trabajo de una firma electrónica a una firma física. A continuación, el firmante carga el documento firmado.

○ Borrar datos de documento: Esta opción borrará el contenido de todos los campos

○ Hist. visualización: Abre el informe actual de auditoría para su visualización 

○ Descargar PDF: Descarga la versión actual del acuerdo en formato PDF

B. Mensaje: El icono de burbuja de texto mostrará de nuevo los mensajes

C. Contador de campos obligatorio: Este contador muestra el número de campos obligatorios en el documento que aún no se han completado. Cuando haga clic en este campo, el firmante llegará a los campos obligatorios (no opcionales) que tenga disponibles

D. Pestaña siguiente campo: Esta flecha amarilla puede ayudarle a encontrar los campos siguientes si se desplaza a través de un documento grande. Esta pestaña pasará por todos los campos, no solo los obligatorios.

Este documento tiene solo un campo de firma, y es obligatorio (tal y como indica el asterisco rojo). Para los documentos con los varios campos rellenables, puede desplazarse a través de ellos.

4. Para firmar, haga doble clic en el campo para abrir el panel de firma

5. Escriba su nombre en el campo superior del panel de firma

Puede finalizar la firma de cuatro maneras diferentes:

○ Tipo de fuente (valor predeterminado): Adobe Sign aplicará una fuente del estilo de un script al nombre que escriba

○Dibujada físicamente: Con un ratón, lápiz táctil, o cualquier otro dispositivo señalador, dibuje físicamente su firma. En el caso de las tabletas, puede utilizar un dedo y obtendrá resultados excelentes

○ Imagen: Si tiene una imagen de sello de su firma, puede cargarla

○ Móvil: La opción Móvil permite trasladar el panel de firma de su escritorio a un dispositivo móvil, un dispositivo donde puede ser más sencillo dibujar físicamente su firma.

6. Haga clic en Aplicar para colocar su firma en el campo de firma y regresar al documento.

7. Una vez que se complete todos los campos obligatorios, seleccione el botón Clic firmar en la parte inferior de la ventana (es muy difícil no verlo)

La página Gestionar dispone de muchas funciones integradas a explorar. Lo más sencillo es dividirla en tres áreas funcionales:

A. Filtros

B. Lista de acuerdos

C. Herramientas de acuerdos

Las diferentes "carpetas" de estado de la página clásica se han consolidado en una serie de filtros más prácticos que ofrecen los acuerdos de un tipo de estado. En la sección superior tiene los filtros de acuerdos, que proporcionan los acuerdos según sea su estado actual.

Existen dos estados "activos". Cada uno indica el volumen de contenido entre paréntesis después del nombre de estado:

• En curso (N): Los acuerdos con este estado esperan a que un participante complete la acción. Los acuerdos que esperan al usuario que ha iniciado sesión no aparecerán.
• Esperándole a usted (M): Los acuerdos que están esperando al usuario que ha iniciado sesión se registran con el filtro Esperándole a usted.  

Existen tres estados "Terminado":

• Completado: Acuerdos que se han completado correctamente 
• Cancelado: Acuerdos que se han abandonado por algún motivo. Esto incluye: 
  • Acuerdos cancelados por el emisor
  • Acuerdos rechazados por un participante
  • Acuerdos terminados por un error de autenticación repetido
  • Acuerdos que han experimentado errores del sistema y que no se pueden firmar
• Caducado: Acuerdos que llegan a una fecha de caducidad y se cierran automáticamente

Hay un estado de Borrador que contiene todos los acuerdos parcialmente creados.

La sección inferior está dedicada a los objetos "principales" de la plantilla. Los acuerdos "secundarios" que se crean de estas plantillas se filtran más arriba, en los filtros de estado del acuerdo.

Los objetos principales no son acuerdos en sí mismos, pero se utilizan para producir grandes volúmenes de acuerdos individuales. Estos objetos principales incluyen:

• Plantillas (Biblioteca): Todas las plantillas de documentos y de campos disponibles en su biblioteca de documentos
• Formularios web: Anteriormente llamados Widgets, los formularios web son las plantillas del acuerdo que se pueden distribuir como vínculos, o integrar en las páginas web. El firmante inicia los formularios web, generando un acuerdo secundario para cada participante que rellene uno
• Mega Sign: Las plantillas Mega Sign están diseñadas para producir un gran volumen de acuerdos individuales que se envían y se firman como un acuerdo “normal”

El cuerpo de texto de la página contiene las listas de acuerdos a los que está relacionado. Cada acuerdo que implique su dirección de correo electrónico se reflejará en algún lugar de la lista. Esto incluye no solo los acuerdos que usted ha iniciado, sino también los que ha recibido para su firma/aprobación y aquellos que recibe por estar en copia.

La lista de acuerdos se filtrará siempre por la selección de estado de documento a la izquierda.

Los encabezados en la parte superior de las listas ordenan el contenido de cada sección si hace clic en ellos. Vuelva a hacer clic en un mismo elemento para invertir el orden.

Cada registro individual contiene la siguiente información:

• Destinatario: Este valor refleja el nombre o la dirección de correo electrónico del primer destinatario que no sea el remitente.
  • Se utiliza una dirección de correo electrónico si el destinatario nunca ha firmado un documento mediante el sistema Adobe Sign.
  • Una vez introducido un valor de nombre durante el proceso de firma, el correo electrónico se sustituye por el nombre.
• Empresa: Si el primer destinatario ha introducido un nombre de empresa, ya sea mediante un campo de firma o iniciando sesión y actualizando su perfil, aquí se refleja ese valor de nombre de la empresa.
  • Si no incluye campos de Nombre de empresa en sus acuerdos, esta columna permanece prácticamente vacía.
• Título de documento: este es el nombre del acuerdo.
• Estado: Cuando se ha seleccionado el filtro En curso, la segunda columna es el Estado, que debería ser siempre Enviado para su firma (o para la aprobación, la aceptación, etc.)
• Acción: Al visualizar el filtro Esperándole a usted, la segunda columna indica la acción que está pendiente (incluido un enlace para abrir ese acuerdo)
• Emisor: Al visualizar los tres estados finales (completado, cancelado y caducado) la segunda columna indica el emisor original del acuerdo
• Modificado: Muestra la fecha de la última modificación, es decir, la última vez que el documento se actualizó, por ejemplo, mediante un evento de envío o de firma/aprobación.

El panel Herramientas del acuerdo le da acceso a algunos controles que permiten gestionar o comprender mejor los acuerdos.

• Fecha de caducidad: Muestra la fecha en la que el acuerdo se cancelará automáticamente si se ha configurado. Hacer clic en el icono de lápiz le permite definir o editar este valor.
• Ver: Abre el acuerdo para su visualización.
• Modificar el acuerdo: Permite reemplazar los documentos adjuntos del acuerdo o editar los campos del documento. Solo se permite antes de que el primer destinatario realice su acción.
  
• Recordatorio: Los recordatorios pueden crearse o eliminarse después de que el acuerdo se envíe con este enlace. Además, puede enviar un recordatorio en tiempo real o en una fecha específica.
• Compartir: Al compartir un documento mediante esta función, se le pide que introduzca una dirección de correo electrónico y un mensaje. A continuación, se envía a dicha dirección una copia del acuerdo en su estado actual y se añade el documento a la pestaña Gestionar de la dirección de correo electrónico designada.
• Cancelar: Anula el acuerdo.
• Descargar PDF: Descarga una copia del acuerdo en su estado actual
• Descargar archivos individuales: Permite la descarga de archivos individuales si el programa original se creó con varios archivos.
• Descargar Informe de auditoría: Este vínculo genera un informe PDF extendido del historial del acuerdo que incluye parámetros más profundos, como la dirección IP de cada evento.
• Notas: puede agregar una nota personal a cualquier acuerdo. Esta nota es solo para usted y no se comparte con ningún otro usuario ni con los firmantes. Las notas se pueden buscar en los filtros de texto.
• Reemplazar firmante: Permite reemplazar el destinatario actual
• Editar la autenticación: Permite cambiar el método de autenticación actual para un destinatario. Puede utilizarse para restablecer una contraseña de autenticación si la ha olvidado.
• Historial: Esta pestaña es una lista inclusiva de todos los eventos registrados del acuerdo, desde el evento de envío hasta el último evento de firma.

Para crear un informe, vaya a la página de informes. Para ello, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el vínculo Crear un informe nuevo.

La página Crear y Nuevo informe muestra:

Al configurar un informe, se pueden definir varios parámetros para personalizar los resultados. Todos los parámetros que se describen a continuación están disponibles. 

La fecha de creación es el intervalo de tiempo que desea que abarque el informe. Puede seleccionar uno de los cuatro intervalos de tiempo predeterminados (esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado) o puede introducir un intervalo de fecha personalizado.

Este parámetro le permite ejecutar el informe en usuarios o grupos concretos. En ambos casos se puede escoger un usuario o más, o puede ejecutar el informe en todos los usuarios de la cuenta.

Con esta opción se pueden elegir documentos concretos para incluir en el informe. Los documentos incluidos en este campo son documentos de biblioteca usados en toda la cuenta. Los documentos individuales y únicos no se muestran aquí. 

Este parámetro se utiliza para incluir o excluir los documentos que contengan o no una variable determinada. Puede elegir si desea incluir o no incluir la cadena introducida.

Al activar este parámetro, se incluyen los acuerdos de Mega Sign en el informe resultante.

Puede definir los umbrales para el rendimiento utilizando la vista Objetivos de rendimiento. Los indicadores que reflejan el rendimiento se muestran en el informe resultante.

De forma predeterminada, el parámetro de comparativa de mercado está desactivado en los informes. Haga clic en el vínculo de configuración del informe para activarlo.

La comparativa de mercado proporciona un método ampliado para hacer el seguimiento del progreso de los acuerdos y de la velocidad de firma. 

Cada opción habilitada (por fecha, remitente, grupo, formulario, flujo de trabajo y tipo de firma) proporciona un tipo de gráfico diferente en el informe.

Los parámetros de esta sección sirven para modificar los gráficos del informe resultante. El cambio de estas funciones de los parámetros predeterminados puede acelerar el proceso del informe.

Cuando haga clic en el botón Ejecutar informe, se generará el informe basándose en los parámetros. Puede realizar diferentes acciones con el informe.

Hacer clic en este vínculo es como restaurar la página. El nuevo informe incluirá las transacciones y la actividad recientes.

Guardar el informe le permite volver a ejecutarlo en el futuro.

El uso compartido permite enviar los resultados del informe a otra persona. Solo tiene que introducir su dirección de correo electrónico y un mensaje.

Al programar el informe, este se ejecuta con los mismos parámetros y la frecuencia definida.

Al hacer clic en este vínculo se le solicitará que abra o guarde un archivo .CSV. Los archivos CSV se pueden abrir en Excel y toda la información de transacción de los acuerdos que contiene el informe se clasificará en las diferentes columnas.

Al hacer clic en este vínculo, se abrirá una versión del informe optimizada para imprimirse.

El acceso al entorno de creación se realiza al:

• Enviar un documento nuevo y activar los Campos Vista previa y Agregar firma en la página de Envío

• Editar un documento borrador en la página Gestionar

• Crear una nueva plantilla o formulario web desde la página Inicio

• Editar un documento existente en la biblioteca de la página Gestionar

○ Solo puede editar plantillas que ha cargado. En la siguiente imagen se puede ver que la segunda plantilla ha sido compartida por otro usuario, y, por lo tanto, no se puede editar.

Una vez que se inicie el entorno de Creación, dedique unos instantes para identificar las cinco áreas claves:

A. Plantilla de campo de formulario: Esta opción aparece solamente si creó por lo menos una plantilla de biblioteca de campos de formulario.

B. Diseño y alineación de campo: Se muestra la barra de herramientas de alineación/tamaño de campo de formulario

C. Seleccionar destinatario (función): Los destinatarios del acuerdo se muestran en listas desplegables.

D. Pestañas de campo de formulario: Puede seleccionar campos desde estas pestañas para añadir al documento

E. Atrás/Restablecer/Guardar plantilla/Guardar progreso:

►Atrás: el botón Atrás permite al usuario volver a la página Enviar para editar el nombre y el mensaje del acuerdo, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y los archivos adjuntos al acuerdo.

► Restablecer quita todas las modificaciones realizadas en la plantilla desde que se cargó o guardó por última vez

►Guardar como plantilla: cuando está activado, la plantilla se guarda como un objeto de biblioteca independiente una vez enviado el acuerdo. Al hacer clic en Enviar, se solicita al usuario que proporcione un nombre para la nueva plantilla

►Guardar progreso: al hacer clic en este vínculo se guardará el estado actual de la plantilla

Si ha creado una plantilla de campo de formulario para el documento, puede seleccionar y aplicar esa plantilla mediante este conjunto de herramientas.

Se muestran listas desplegables de las plantillas de campo de formulario que están disponibles, y se pueden elegir en qué página comenzar la plantilla. Se pueden aplicar varias plantillas.

Esta opción de menú muestra las herramientas para alinear y cambiar el tamaño de los campos relativos entre sí. Puede pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en varios campos, o mantener pulsada la tecla Mayús y seleccionar un área con el ratón para ajustarlos como un grupo.

Los seis iconos situados a la izquierda alinearán los campos, de izquierda a derecha: en la parte superior, en una línea horizontal en el centro, en la parte inferior, a la izquierda, en una línea vertical en el centro y a la derecha. 

Los tres iconos siguientes ajustarán todos los campos con el mismo ancho, la misma altura o ambos. 

La alineación y el tamaño se basan en el primer campo que seleccione.

Posiblemente, el elemento más importante en lo que respecta a la creación de formularios es asociar varios destinatarios a los campos que deben rellenar. Al seleccionar al destinatario en la lista Destinatarios primero, cualquier campo posterior que se coloque en el formulario se relacionará automáticamente con el destinatario. Al cambiar el destinatario, cualquier nuevo campo se relacionará con el nuevo destinatario.

Una vez que un campo se encuentra en un documento, puede personalizar el destinatario al que está asignado el campo si hace doble clic en él para abrir su menú y, a continuación, cambia la lista desplegable de destinatarios.

Todos los campos disponibles en Adobe Sign se encuentran en los menús de la barra de la derecha de la ventana. Estos campos están clasificados por su uso y tipo, y se puede cambiar la altura y anchura exigidas para su formulario a la mayoría de ellos.

• Firma: Un campo que los firmantes utilizan para firmar el acuerdo. Se requiere al menos un campo obligatorio de firma sin condiciones para cada firmante de un documento.
• Firma digital: Un campo que utilizan los firmantes para colocar su firma digital. Debe estar activado en los ajustes de la cuenta antes de que aparezca como opción.
• Iniciales: Un campo que utilizan los firmantes para poner sus iniciales en un acuerdo. Estas no eliminan la necesidad de un campo de firma. Los campos Iniciales son obligatorios de forma predeterminada, pero se pueden editar para que sean opcionales
• Bloque de firma: Una colección de campos necesarios para el firmante. Si su cuenta ha sido configurada para exigir que el puesto de trabajo y la empresa del firmante, los campos se añadirán a los bloques de firma. Como mínimo, el Bloque de firma incluirá los campos de firma y de correo electrónico.

Aunque se llaman campos Información del firmante, estos campos se pueden asignar a cualquier participante, incluidos aprobadores. Estos campos se utilizan para reflejar la información relacionada con el destinatario con el que se asignan, no para recabar información adicional más allá de cómo identifican al destinatario.

• Título: Un campo obligatorio para que el firmante o el aprobador indique su posición. Si el firmante o el aprobador es un usuario registrado en Adobe Sign, este campo se rellena automáticamente con la información del perfil de esa persona.
• Empresa: Un campo obligatorio para que el firmante o el aprobador indique su empresa. Si el firmante o el aprobador es un usuario registrado de Adobe Sign, este campo se rellena automáticamente con la información que esa persona tenga en Mi perfil.
• Nombre del firmante: Un campo de solo lectura que se rellena automáticamente con el nombre que el firmante o el aprobador introduce al firmar. Si el firmante o el aprobador es un usuario registrado de Adobe Sign, este campo se rellena automáticamente con la información que esa persona tenga en Mi perfil.
• Email: Un campo de solo lectura que se rellena automáticamente con la dirección de correo electrónico del destinatario al que se ha enviado el acuerdo.
• Fecha: Un campo de solo lectura que se rellena automáticamente con la fecha en la que se accede al acuerdo y firma o se aprueba. Esto no debe utilizarse para fechas personalizadas o introducidas.

• Entrada de texto: Un campo de texto, sin formato y en blanco que puede utilizarse para recoger datos con un formato específico. En las cuentas de nivel Business y Enterprise de Adobe Sign, los campos de texto también se pueden usar como componentes en cálculos de campos y crear campos condicionales de lógica.

• Desplegable: Un objeto utilizado para crear una lista para seleccionar opciones para que el destinatario elija. Cada desplegable debe tener por lo menos una opción disponible, y las opciones y los valores de exportación no pueden estar en blanco.
• Marcar casilla: Un objeto que el firmante puede cambiar de activado a desactivado y viceversa. Estos se utilizan en los casos de “Comprobar que todo se aplica”.
• Botón de opción: Un objeto que debe ubicarse como un grupo. El firmante solo puede elegir una opción del grupo. Estos se utilizan en los casos de “Seleccionar únicamente una opción”.

• Archivo adjunto: Un campo utilizado para recoger archivos de los destinatarios. Se puede utilizar para recoger documentos como, por ejemplo, currículums e imágenes de identificación, como las de pasaporte.
• Hipervínculo: Un objeto transparente que puede situar sobre el texto que desea vincular a una dirección URL o a otra página de un acuerdo. También puede ser un enlace de un acuerdo a un sitio web externo.

• Sello de participación: Un sello que se aplica después de que el acuerdo haya sido firmado por el destinatario asignado. El sello incluye el nombre, la hora de firma y la dirección de correo electrónico del destinatario.
• Número de transacción: Un sello que se aplica al final del PDF firmado. Este número se utiliza como referencia del acuerdo.

Una vez añadidos los nuevos campos de formulario a su acuerdo, puede guardar una copia en su biblioteca antes de enviar el acuerdo para su firma.

Haga clic en la casilla Guardar como plantilla en la parte inferior derecha de la ventana de creación antes de hacer clic en el botón Enviar para añadir el acuerdo modificado a la biblioteca.

En primer lugar, el documento se guardará en la biblioteca.

Después, su acuerdo se enviará para su firma.

Las opciones restantes le permiten acercar y alejar el documento, restablecer o eliminar todos los campos que ha colocado o guardar/enviar el documento en su estado actual.

Guardar como plantilla guardará el formulario como una nueva plantilla de biblioteca una vez que se envíe el acuerdo. El remitente obtendrá la opción de asignar un nombre a la plantilla una vez que se haga clic en el botón Enviar.

Como práctica recomendada, debería ahorrar progresos con frecuencia. Sin embargo, si sale del entorno de creación, el documento se guardará automáticamente. Puede acceder a él más tarde desde la página Administrar en la sección Borrador.

1. Haga clic en la pestaña Inicio. A continuación, haga clic en Crear una plantilla reutilizable

Se muestra la página Crear una plantilla de biblioteca.

2. En el campo Nombre de plantilla, escriba un nombre para la plantilla. Esto se puede cambiar en otro momento si lo necesita.

3. Haga clic en el botón Examinar para ir al archivo de su sistema local que se va a utilizar para crear la plantilla reutilizable. Si va a crear un documento reutilizable, se utilizará este archivo y su contenido. Si va a crear una capa de campo de formulario reutilizable, el contenido del archivo no se incluirá en la plantilla.

4. Seleccione la opción de plantilla adecuada, ya sea Crear como documento reutilizable, Crear como capa de campo de formulario reutilizable, o ambas.

5. Seleccione la opción de permisos adecuados para compartir la plantilla.

6. Haga clic en el botón Previsualizar o agregar campos. Se muestra la Experiencia de creación. 

7. Coloque los campos necesarios para los participantes arrastrándolos de las pestañas de los campos de formulario y soltándolos en el documento

8. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en el botón Guardar

Ahora la plantilla se mostrará en la sección Plantillas de la página Administrar. Si ha compartido la plantilla con los usuarios de su grupo u organización otorgándoles permiso, ahora la plantilla también se mostrará en la sección Plantillas de las páginas Administrar de estos usuarios, que podrán usarla para enviarla tantas veces como quieran. 

En función de sus necesidades comerciales, es posible que varios destinatarios tengan que actuar en un acuerdo. Por ejemplo, es posible que necesite dos personas para firmar un acuerdo y a otra para aprobarlo o delegarlo a un firmante adicional. Si lo envía a varios destinatarios, también tiene opciones adicionales para el modo en que el acuerdo se debe enrutar: De forma secuencial, en paralelo o con el enrutamiento híbrido. 

Este proceso es exactamente como se ha indicado. Esto se utiliza para situaciones en las que solo usted debe firmar un documento y enviarlo a una o varias personas. Por ejemplo, es posible que tenga que enviar un formulario W-9 o un acuerdo de confidencialidad firmado a una o varias personas. Puede enviarse el documento firmado a sí mismo siempre y cuando no utilice la misma dirección de correo electrónico que usa para iniciar sesión. Esto es porque se guarda una copia del documento firmado y se puede acceder a ella en la pestaña Gestionar. Observe que la función “Rellenar y firmar” solo se encuentra en la página de inicio.

1. Haga clic en Rellene y firme documentos en la página Inicio. 

3. Introduzca un Nombre del acuerdo

4. Arrastre y suelte el archivo que desea firmar o haga clic en el enlace Añadir archivos, y busque/adjunte el documento desde su sistema local o unidad de red

5. Haga clic en Siguiente.

6. Se carga la página Rellenar y firmar.

                Coloque el contenido (texto, verificaciones, firmas) según sea necesario.

7. Cuando haya terminado, haga clic en Hecho

8. Aparecerá la página tras la firma con opciones para enviar el documento, descargar una copia, consultar el documento en la página Gestionar o firmar otro documento

El proceso de Mega Sign le permite enviar un documento a cientos de personas a la vez. Cada firmante firma su propia copia del documento, y estos acuerdos individuales regresan a usted. Este proceso se puede utilizar para recopilar acuerdos de confidencialidad, documentos de RR. HH. u hojas de permiso. El enlace a Mega Sign se encuentra en la página Inicio.

Los destinatarios de Mega Sign pueden introducirse si se añaden sus direcciones de correo electrónico en el campo “Para:” o si se carga un archivo con Valores separados por comas (.CSV) con la información del destinatario incluida. El proceso .CSV le permite llenar los datos para cada firmante, por lo que le ofrecerá la posibilidad de modificar la información de campo para cada persona. Por ejemplo, puede personalizar el mensaje de los correos electrónicos de “Petición de firma” enviados a cada firmante.

Los formularios web son documentos alojados que cualquier persona puede firmar si tiene acceso a los mismos. Son ideales para hojas de suscripción, las exenciones o cualquier documento que necesite que accedan y firmen en línea varias personas.

Los formularios web se pueden generar de dos formas diferentes, como JavaScript o URL. La opción de JavaScript proporciona el código necesario para integrar formularios web en su sitio web. La opción de URL proporciona una dirección web alojada por Adobe Sign que los remitentes pueden utilizar para obtener el documento firmado. El enlace para crear formularios web se encuentra en la página Inicio.

Aunque que la experiencia de firma de formularios web es la misma que la transacción normal a través de Adobe Sign, los formularios web solo puede firmarlos un firmante y refrendados por quien usted designe. 

Utilice el panel de control intuitivo en el Administrador de Adobe Sign para acceder a sus documentos desde su dispositivo móvil y así enviar y firmar acuerdos. El nuevo panel de control funciona mejor con iOS 9 y iPad Pro. La experiencia mejorada Enviar simplifica la forma en la que envía documentos para firmar. 

Descargue la aplicación aquí.

El administrador de Adobe Sign para Android está localizado en 19 idiomas para que coincida con la app de Acrobat Mobile.

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