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Utilizar firmas digitales

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
      4. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Integración de campos
      9. Modificar acuerdos
      10. Nombre del acuerdo
      11. Idiomas
      12. Mensajes privados
      13. Tipos de firma permitidos
      14. Recordatorios
      15. Protección con contraseña de documentos firmados
      16. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      17. Protección de contenidos
      18. Habilitar transacciones de Notarize
      19. Caducidad del documento
      20. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      21. Orden de las firmas
      22. Liquid Mode
      23. Controles de flujo de trabajo personalizado
      24. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      25. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

El flujo de trabajo de firma digital de Adobe Acrobat Sign está disponible para todos los niveles de servicio.

Descripción de la función

La firma digital es un tipo de firma electrónica que usa un ID digital basado en un certificado que se obtiene de un proveedor de servicios de confianza basado en la nube o de un sistema local del firmante.

Una firma digital, igual que una manuscrita convencional, identifica a la persona que firma un documento. A diferencia de las manuscritas, una firma basada en un certificado es difícil de falsificar porque contiene información encriptada, que es exclusiva del autor de la firma. Se puede verificar con facilidad e informa a los destinatarios de si el documento se ha modificado después de que el firmante lo firmara inicialmente.

Adobe Acrobat Sign admite las firmas digitales; solo hay que añadir el campo Firma digital en un formulario. Para ello, se pueden usar las etiquetas de texto, la función de arrastrar y soltar en el entorno de creación de Acrobat Sign o la creación en Adobe Acrobat mediante Acroforms.

Marcas de tiempo

Las marcas de tiempo son un componente fundamental tanto para los estándares de cumplimiento de firma de los Estados Unidos como para los de la Unión Europea al aplicar firmas digitales. 

La marca de tiempo actúa como mecanismo de bloqueo de la identidad del firmante y del propio documento.  La identidad se puede establecer de varias maneras (certificado, inicio de sesión, tarjetas de identificación…), pero la marca de tiempo debe proporcionarla una autoridad de sellado de tiempo (TSA). 

La marca de tiempo le garantiza una validez a largo plazo (LTV) del acuerdo firmado; para ello, cierra la firma y el documento.  Básicamente le proporciona un bloqueo del bloqueo.  Esto es fundamental para el cumplimiento de la firma digital, ya que los certificados de firma personal pueden expirar mientras que la marca de tiempo LTV puede renovarse a lo largo del tiempo sin tener que cambiar la validez de la firma.  La marca de tiempo LTV le garantiza que el certificado es válido al aplicarlo y prolonga la validez del acuerdo firmado más allá del intervalo de tiempo del certificado actual del firmante.

Nota:

La evidencia de marca de tiempo se muestra en el aspecto de la firma digital utilizando la notación ISO 8601


Marca de tiempo certificada para el cumplimiento de la normativa e-IDAS en la Unión Europea

Todas las cuentas en la instancia EU1 de Acrobat Sign de Europa tienen marcas de tiempo certificadas que cumplen con la normativa e-IDAS y se aplican de forma predeterminada. (Sepa en qué instancia se encuentra)

Utilización

Para los remitentes

Desde el punto de vista de los remitentes, lo único que se necesita es que se coloque un campo de firma digital en el documento que se va a enviar.


Para los autores del documento o de la plantilla

Cada destinatario puede tener, como máximo, diez campos de firma digital asignados dentro de un acuerdo. Todos los campos de firma adicionales que sean necesarios pueden ser del tipo de campo de firma electrónica estándar.

Ten en cuenta que el hecho de que un firmante use una firma digital no implica que los demás estén obligados a utilizarla también. Está totalmente permitido que únicamente sus firmantes internos usen las firmas digitales mientras que los externos usen el tipo de campo de firma electrónica (o viceversa).

Nota:

 

Si se espera que el destinatario firme el documento descargando el archivo y aplicando su propio certificado de firma digital, solo se permite un campo de firma digital.

Si hay varios campos de firma digital en un documento, la opción para descargar y aplicar una firma local no está disponible para el destinatario.

Las firmas digitales solicitadas en línea requieren que el destinatario use una firma en la nube emitida por un TSP compatible

Cuando se aplican varias firmas para un destinatario, cada campo debe tener un nombre único. por ejemplo, {{digsig1_:signer1: digitalsignature}}, {{digsig2_:signer1: digitalsignature}}, etc.

Si se duplica el nombre de una etiqueta de texto de una firma digital, Acrobat Sign cambia automáticamente el nombre de los campos añadiendo un apéndice “-n”, donde “n” es un número que comienza por 1 y va incrementando con cada nombre de campo duplicado encontrado. por ejemplo, {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}} será {{digsig1-1_es_:signer1:digitalsignature}} y {{digsig1-2_es_:signer1:digitalsignature}}, etc.

Uso de la creación mediante arrastrar y soltar

Los creadores de la plantilla encontrarán el campo de Firma digital en la sección Campos de firma del entorno de creación.

A continuación encontrará el campo de firma electrónica a la izquierda y el de firma digital a la derecha.

Campo de firma digital

Sintaxis de las etiquetas de texto

La sintaxis del campo de firma digital usa el argumento :digitalsignature.

Por ejemplo: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}

 


Creación de formularios en Acrobat

Como todos los demás tipos de campos, puede repetir la función de una etiqueta de texto para crear sus documentos en Acrobat cambiando el nombre del campo que contenga la etiqueta de texto completo con todos los argumentos (pero no los pares claves en cada extremo).

La experiencia del firmante

Como las firmas digitales se basan en un certificado, los firmantes deben obtener un ID digital antes de poder usar su firma. Este ID digital se puede obtener de varios proveedores de firmas en la nube, o bien aplicando la firma mediante Adobe Acrobat o Acrobat Reader con un ID digital local.

La solución de Acrobat Sign guía al firmante durante el proceso:

  • Abra el acuerdo y rellene los campos obligatorios
  • Seleccionar uno de los ID digitales existentes o crear uno nuevo
  • Aplicar la firma

Una vez que se aplica la firma, el ciclo de firma prosigue con normalidad.


Abra el acuerdo y rellene los campos…

A los firmantes se les envía una notificación por correo electrónico y se les indica que hagan clic en el botón Revisar y firmar para abrir el acuerdo.

Revisar y firmar correo electrónico

 

Cuando el documento esté abierto, el firmante puede leerlo y rellenar todos los campos que sean necesarios. Todos los campos obligatorios se deben rellenar antes de que el firmante pueda seguir con el proceso de firma.

Si mueve el cursor sobre el campo de la firma digital, verá un cuadro de texto con instrucciones adicionales.

 

Haga clic en el campo para que se abra una ventana emergente que le pida al firmante que seleccione uno de estos dos caminos:

Seleccione la opción adecuada y haga clic en Siguiente

 

Verá una nueva ventana emergente en la que se solicitará al firmante que seleccione un proveedor de identidad de un menú desplegable.

  • Solo se pueden usar los proveedores que figuran en la lista desplegable 
  • Los firmantes que no tengan un ID digital permitido pueden hacer clic en el vínculo Haga clic para obtener un nuevo ID digital y se les enrutará para obtener un nuevo ID digital de uno de los varios proveedores de firmas en la nube disponibles
  • Una vez que hayan establecido un nuevo ID digital, podrán volver al proceso de firma.

 

El proveedor de identidad solicita al firmante que se autentique en su servicio

 

Una vez autenticado, el firmante verá una lista de los ID digitales válidos que puede elegir.

  • Seleccionar el ID digital
  • Haga clic en Siguiente

 

Vista previa de la firma que se presenta.

  • Haga clic en Editar firma para:
    • Firmar de forma manual con el ratón o mediante el panel táctil
    • Cargar una imagen de firma
  • Haga clic en Aceptar cuando esté listo para continuar.

 

El firmante vuelve al acuerdo y se le solicita que Clic firmar

 

Es posible que el proveedor de identidad solicite una autenticación de segundo factor adicional.

Ejemplo: el siguiente proveedor requiere que se establezca un PIN estático al configurar el ID digital, así como una contraseña de un solo uso.

  • Introduzca los valores necesarios y haga clic en Aceptar.

 

Una vez introducida la autenticación de segundo factor, se firma el documento y se muestra un mensaje de éxito.

Firma de Aadhaar

.

Nota:

Las firmas digitales que se aplican a través de “Descargar y firmar con Acrobat” deben utilizar Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader XI versión 11.0.7 o posteriores.

Después de seleccionar Descargar y firmar con Acrobat, se muestra una ventana emergente que describe el proceso

  • Haga clic en Aceptar.

 

El botón Continuar para firmar aparece en la parte inferior de la ventana cuando se han rellenado todos los campos obligatorios.

  • Haga clic en Continuar para firmar.


Descargue y abra el archivo PDF en Acrobat o Adobe Reader

Al hacer clic en el botón Continuar para firmar se inicia la página de descargas.

Nota:

Si no tiene Acrobat o Adobe Reader, debe descargarlo e instalarlo. En la parte inferior de la página hay un enlace (> Obtener aquí) a Adobe Reader, un visor de PDF gratuito.

 

Haga clic en el botón Descargar documento y Acrobat (o Reader, dependiendo de la aplicación que haya instalado) abre el PDF.

En la parte superior de la ventana de Reader hay un cartel azul en el que se indica que se necesita una firma digital.

En una pestaña amarilla se indica dónde hacer clic y situar la firma.


Crear un ID digital nuevo

Al hacer clic en la zona de la firma se abre un cuadro de diálogo en el que se muestran todos los certificados disponibles. 

Si ya existen ID digitales válidos:

  • Seleccione uno para utilizarlo para su firma.
  • Haga clic en Continuar.
  • Vaya a Aplicar la firma

Si no hay ningún certificado, solo estará disponible el botón Configurar ID digital nuevo.

 

Tras hacer clic en el botón para crear un nuevo ID digital, se muestra el panel de configuración. Aquí encontrará tres opciones:

  • Utilizar un dispositivo de creación de firmas: se usa cuanto tiene un dispositivo físico que conecta a su sistema local.
  • Utilizar un ID digital de un archivo: se utiliza para importar un ID digital existente a partir de un archivo de red.
  • Crear un ID digital nuevo: se utiliza cuando no tiene ningún ID digital existente al que pueda acceder.

Seleccione Crear un ID digital nuevo y, luego, haga clic en Continuar.

 

El panel cambia y se le pregunta dónde quiere guardar el ID digital.

  • Guardar en archivo: esta opción almacena el ID digital en su sistema local y hace que esté disponible para firmas basadas en Adobe.
  • Guardar en el almacén de certificados de Windows: al guardar el ID digital en el almacén de certificados de Windows, este está disponible para otras aplicaciones que no sean Adobe Reader ni Acrobat.

Seleccione Guardar en archivo y haga clic en Continuar.

 

El panel se actualiza para mostrar los detalles del ID digital.

Asegúrese de que todos los campos estén rellenados correctamente y haga clic en Continuar.

 

En el siguiente panel se le pedirá que proporcione una contraseña para el ID digital.

Debe introducir esta contraseña cada vez que intente aplicar su firma digital.

Cuando haya introducido su contraseña, haga clic en Guardar para finalizar la creación de su ID digital.

 

Luego volverá al primer panel, en el que se muestran todos los ID digitales.

Seleccione el ID digital que desea usar y haga clic en el botón Continuar.


Aplicar la firma

Después de hacer clic en Continuar, el panel se actualiza para mostrar la representación visual de su objeto de firma.

Puede usarla tal cual o personalizar más el aspecto del objeto.

Para personalizarlo, haga clic en el botón Editar de la esquina superior derecha del panel, que carga el panel Personalizar.

Observe que en la parte superior del panel Personalizar existan las mismas opciones de firma que en la aplicación.  Puede reemplazar la fuente personalizada con una firma dibujada o una imagen.

Realice las ediciones que quiera y, luego, haga clic en Guardar para guardar el nuevo formato.

 

Volverá a la pantalla anterior, en la que se le pide la contraseña de su ID digital.

 

Escriba la contraseña para el ID digital elegido en el campo Escriba el PIN o la contraseña del ID digital y haga clic en Firmar.

El panel del ID digital desaparece, el PDF se actualiza y se muestra un nuevo cartel azul en la parte superior, en el que se indica que la firma es válida.  Además, aparece una pequeña ventana emergente que confirma que la firma digital se ha aplicado correctamente.

 

Haga clic en Aceptar y cierre el PDF. El proceso de firma de este destinatario ha finalizado.

A continuación, se muestra un ejemplo de un campo normal de firma electrónica en la parte izquierda y una firma digital a la derecha.

Historial e informe de auditoría

La pestaña Historial y el relacionado Informe de auditoría son ligeramente diferentes a un informe de firma electrónica estándar, ya que tienen un evento adicional: el ha firmado el documento electrónicamente.

En el ejemplo que se muestra a continuación podrá ver que el primer firmante tiene un evento “firmado electrónicamente” y ya está.

El segundo firmante tiene tanto un evento firmado electrónicamente como uno firmado digitalmente.

La razón de esta situación es que el proceso de firma digital se produce en dos partes.  La parte que se hace en el navegador web (al rellenar los campos) y la que realiza en su escritorio local (aplicar el certificado de firma digital).

Cuando el firmante rellena la parte del campo y hace clic en el botón Enviar y proceder a la firma, el contenido que se ha introducido se actualiza y se coloca en el PDF. Esto es lo que indica el evento firmado electrónicamente.

Cuando se aplica la firma digital, se publica el evento firmado digitalmente.

 

Para mantener la armonización con la información del Historial, puede ver que en el informe de auditoría también se reflejan las dos etapas del proceso de firma.

Configuración

El flujo de trabajo de firma digital lo puede activar en el nivel de cuenta el administrador de cuentas de Acrobat Sign.

  • Los ajustes de nivel de grupo están permitidos y sustituirán los valores del nivel de cuenta.

Para acceder a las configuraciones de nivel de cuenta, vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Firmas digitales

Pestaña de firma digital

Existen varias opciones que se pueden configurar para administrar la experiencia de firma:

Permite que los firmantes importen su firma digital de una o más fuentes:

  • Descargar y firmar con Acrobat: Permite que el firmante utilice una firma autocertificada
  • Firmas en la nube: Habilita la opción de utilizar firmas digitales o basadas en la nube para sus firmantes para que puedan firmar digitalmente desde dispositivos móviles
    • Si las firmas digitales son importantes para su proceso de firma, le recomendamos encarecidamente que active la opción basada en la nube.

Seleccione los proveedores servicios de firma digital que se aceptarán.  Únicamente las opciones seleccionadas estarán disponibles para los firmantes.

Puede establecer un proveedor principal, que se fijará como proveedor predeterminado.

  • Si solo se permite un proveedor, el proceso de selección se omitirá durante el proceso de firma
Nota:

Firmas de Aadhaar

Las firmas de Aadhaar están disponibles para las cuentas de empresa con un coste adicional por firma y deben configurarse antes de su uso.

Los clientes que necesiten obtener firmas de Aadhaar pueden ponerse en contacto con su administrador de éxito o con su contacto de ventas para acordar el volumen e iniciar el proceso de configuración.

Se define a los firmantes externos como cualquier dirección de correo electrónico que no se encuentre en su cuenta de Acrobat Sign.

  • Los firmantes internos son todos los usuarios incluidos en la cuenta de Acrobat Sign

Si desea crear una experiencia diferente de firma para los firmantes externos respecto a los internos, puede activar a un segundo conjunto de las opciones anteriores que se aplique solo a los firmantes externos.

Por ejemplo, puede ser más permisivo en los proveedores de firma para los firmantes externos o proporcionar diferentes instrucciones sobre cómo obtener una firma para los firmantes internos.

Mostrar la opción “Razón para firmar”

Algunos requisitos de cumplimiento exigen que el firmante indique la razón por la que se ha aplicado una firma digital. Ejemplo: Artículo 21 CFR, sección 11 y cumplimiento de la normativa SAFE-BioPharma.

Si las firmas digitales se utilizan para satisfacer un requisito de cumplimiento, hable con su equipo legal para determinar si también necesita una razón que justifique la firma durante el proceso.

Para acceder a los controles, haga clic en el enlace Configuración de Bio-Pharma

Si necesita controles avanzados de firma, consulte la página de BioPharma >

Proveedores de firma en la nube restringidos

Hay algunos proveedores que restringen el acceso a su servicio únicamente a los clientes autorizados previamente. Esto significa que el servicio no estará accesible hasta que el proveedor haya autorizado la cuenta para utilizarla.

Durante el proceso de activación, estos proveedores requieren que el cliente suscriptor proporcione su ID de cuenta o grupo para configurar el servicio. Una vez autorizados por el proveedor, los usuarios podrán usar el servicio restringido.

Nota:

El ID de cuenta es realmente una propiedad al nivel de cuenta. Todos los grupos de una cuenta comparten el mismo ID de cuenta. Si el proveedor restringido está autorizado para una cuenta, pasa a estarlo para todos los grupos de esa cuenta.

Si el proveedor está autorizado para un grupo que utiliza el ID de grupo, solo ese grupo identificado estará autorizado a utilizar el servicio.


Opciones de formato de la firma digital

PKCS#7 es el formato predeterminado que rige la firma digital de la mayoría de las cuentas de Acrobat Sign (que no sean de la Unión Europea).

Las cuentas europeas EU1 usan el formato PAdES (ETSI EN 319142) de forma predeterminada para cumplir la normativa e-IDAS.

Todos los administradores del nivel de cuenta pueden solicitar que se cambie esta configuración de un formato a otro mediante el envío de una solicitud al equipo de Soporte de Acrobat Sign.

Esta función se puede activar y configurar en los niveles de cuenta o de grupo.


RSA-PSS

RSA-PSS es un esquema de firma que se basa en el sistema criptográfico RSA y una mayor garantía de seguridad con relación al anterior esquema de RSA-PKCS#1 versión 1.5. 

La implementación en Acrobat Sign de RSA-PSS no requiere ninguna configuración por parte del administrador de la cuenta.

  • Cuando se elige “Firma en la nube”, y el ID digital del firmante admite RSA-PSS y RSA-PKCS#1, el esquema de firma RSA-PSS se utiliza de forma predeterminada.
  • Cuando se elige “Firmar con Acrobat”, el uso de RSS-PSS o RSA-PKCS#1 depende de la configuración del firmante en su aplicación Acrobat.
  • Acrobat Sign es totalmente compatible con las respuestas de CRL y OCSP que se firman con el esquema de RSA-PSS.
  • El uso del esquema de RSA-PSS debe cumplir los requisitos propios de Alemania respecto a las firmas electrónicas cualificadas.


Información que debe conocer

El flujo de trabajo de firma digital hace que el acuerdo sea un proceso único. Como para conseguir que se ponga la firma hay que llevar a cabo acciones especiales, hay varias limitaciones que se deben tener en cuenta.

  • Cada firmante solo puede tener un campo de firma digital asignado cuando descarga el documento y lo firma con Acrobat. Las firmas basadas en la nube pueden admitir hasta 10 campos de firma digital por destinatario.(Aadhaar y Singpass no son compatibles).
  • Los formularios web no admiten firmas digitales.
  • Enviar en bloque no admite firmas mediante Descargar y firmar con Acrobat. Las firmas digitales basadas en la nube funcionan como es debido.
  • Las firmas digitales no son compatibles con las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office, ya que están diseñadas para funcionar en un entorno de explorador. También puede utilizar las aplicaciones web de Office desde el explorador.
  • Las firmas digitales inhabilitan la visibilidad limitada de documentos. Todos los destinatarios verán todas las páginas.
  • Los firmantes en dispositivos móviles solo pueden aplicar una firma digital basada en la nube.
  • Los ID digitales basados en la nube con el modo de autorización OAuth no se admiten en la función Rellenar y firmar.
  • La función Rellenar y firmar no admite la firma con el proveedor de servicios Aadhaar.
  • Los usuarios que compartan su contenido o cuentas con el uso compartido avanzado habilitado, no pueden usar las firmas digitales.
  • eVaulting no se puede utilizar junto con las firmas digitales.
  • El primer firmante es el único que puede aplicar archivos adjuntos. Los firmantes posteriores que adjunten archivos nuevos invalidarán todas las firmas digitales anteriores.
  • Los campos de Número de transacción convertirán una firma digital en una firma electrónica.
  • El ajuste opcional Mantener los documentos separados (cuando se utiliza más de uno para crear el acuerdo) no es compatible actualmente. El documento solo puede devolverse como un único archivo completo.

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