Wanneer u iemand een bestand stuurt, ontvangt die persoon een e-mail met het bericht dat het bestand beschikbaar is. Als de ontvanger op de koppeling in het e-mailbericht klikt, wordt hij doorverwezen naar een pagina waar hij (in de meeste gevallen*) een voorvertoning van het bestand kan bekijken en het bestand kan downloaden. Dit proces kan worden uitgevoerd op een computer, tablet of smartphone.
* Voorvertoningen werken bij bepaalde bestandstypen, zoals PDF, afbeeldingen en Microsoft Office-bestanden, maar niet bij andere indelingen, zoals videobestanden of ZIP-bestanden.