Overzicht
Met de functie Automatische workflowdetectie kunnen beheerders hun overeenkomstversiebeheer op bestandsniveau controleren door een unieke tekenreeks op de eerste pagina van een PDF te installeren. Deze unieke tekenreeks wordt vervolgens toegevoegd aan een aangepaste workflow, zodat Acrobat Sign verbinding kan maken met het geüploade bestand en de workflow wanneer de afzender het bestand uploadt.
Hierdoor kunnen organisaties die aangepaste documenten produceren met standaardsjablonen, de overeenkomststructuur kunnen automatiseren en formuliervelden kunnen plaatsen met behulp van sjablonen, waardoor afzenders veel minder tijd nodig hebben om hun afzonderlijke overeenkomsten te configureren en te ontwerpen.
Hoe automatische workflows worden gebruikt door afzenders
Automatische workflowdetectie wordt door gebruikers geactiveerd wanneer ze een PDF-bestand uploaden via de knop Starten vanuit bibliotheek > Bestanden op mijn computer kiezen op de Startpagina.
- Door het uploaden van een bestand met een andere methode/interface dan de knop Starten in bibliotheek > Bestanden op mijn computer kiezen wordt het automatische detectieproces volledig overgeslagen.
- De workflowdetectie wordt alleen geactiveerd door een PDF-bestand.
- Als u probeert een document met een andere indeling dan PDF-indeling te uploaden, treedt de fout "Ongeldig document" op.
Zodra het bestand is geüpload, evalueert Acrobat Sign de eerste pagina van het geüploade bestand, op zoek naar een mogelijke tekstmatchtekenreeks.
Tekenreeksen die voldoen aan de parameters voor tekstmatch, worden vergeleken met de tekstmatchtekenreeksen die worden gebruikt door elke workflow waartoe de afzender toegang heeft via groepslidmaatschappen.
Als de tekstmatchtekenreeks in het bestand overeenkomt met een workflowtekstmatch, wordt de afzender omgeleid naar de aangepaste samenstellingspagina voor de betreffende workflow.
- Het geüploade bestand wordt automatisch bijgevoegd en kan niet worden verwijderd.
- Als de workflow beschikbaar is op organisatieniveau, kan de afzender de groep selecteren waaronder de overeenkomst wordt verzonden.
- Als de workflow aan één groep is gerelateerd, wordt de groepskiezer automatisch ingesteld op de waarde waaraan de workflow is gekoppeld en kan deze niet worden gewijzigd.
- Alle andere workflowopties zijn beschikbaar zoals u zou verwachten bij een handmatig geselecteerde workflow.
De workflow kan worden geconfigureerd om een formulierveldlaag toe te passen, zodat afzenders geen voorbeeld hoeven te bekijken en geen handtekeningvelden hoeven toe te voegen.
De afzender verzendt de overeenkomst na verificatie van de definitieve configuratie van de overeenkomst.
Workflows configureren voor automatisering
Tekstmatch definiëren
Het wordt sterk aangeraden om een plan te hebben voor het samenstellen van tekstmatchtekenreeksen. Als u honderden workflows hebt of als uw account meerdere groepen gebruikt, waarvan sommige gelijksoortige formulieren gebruiken, zult u merken dat een naamgevingsconventie voor de tekstmatchtekenreeks essentieel is.
De vereisten van de tekstmatchtekenreeks zijn:
- Elke tekstmatchtekenreeks moet uniek zijn binnen het Acrobat Sign-account van de klant.
- De code moet een doorlopende tekenreeks zijn van tussen de 20 en 30 tekens.
- Deze tekenreeks mag alleen alfanumerieke tekens, streepjes "-" en onderstrepingstekens "_" bevatten. Punten of spaties zijn niet toegestaan.
Houd bij het bepalen van de tekstmatchconventie rekening met het volgende:
- Of het formulier een bestaande document-ID heeft die u kunt opnemen (bijvoorbeeld W-4 of NDA)
- Of het formulier een duidelijke versie heeft die gemakkelijk te begrijpen is (bijvoorbeeld W-4_2024 of NDA_Q1-2024)
- Of u de groepsnaam voor de workflow wilt opnemen (bijvoorbeeld HR-W-4_2024 of Lgl_NDA_Q1-2024)
- Welk type begrijpelijke versiestring kan worden gebruikt en begrepen door andere makers van documenten (bijvoorbeeld HR-W-4_2024_ver1_1 of Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
Bedenk dat de tekenreeks tussen de 20 en 30 tekens moet bevatten. Gebruik deze dus voor tekst met een betekenis die toekomstig onderhoud mogelijk maakt.
Tekstmatch aan uw document-PDF toevoegen
De tekstmatchtekenreeks moet zich op de eerste pagina van het geüploade bestand bevinden.
De tekst kan elke kleur of grootte hebben.
Versienummers vindt u meestal in een hoek van een document, maar u kunt de tekenreeks overal op de eerste pagina plaatsen:
De tekstmatch aan het tabblad Workflowinformatie van de workflow toevoegen
Maak een nieuwe workflow (of bewerk een bestaande workflow) om de tekstmatchtekenreeks toe te voegen aan het tabblad Workflowinformatie:
Als u een tekstmatchtekenreeks aan een workflow toevoegt, kan de workflow niet handmatig worden gebruikt.
Het tabblad Documenten configureren met de geüploade PDF
De workflow moet zodanig worden geconfigureerd dat het geüploade bestand wordt geaccepteerd in het tabblad Documenten. U kunt dit document als volgt configureren:
- Selecteer de koppeling Document toevoegen , waarmee u een rij voor één document (bestand) toevoegt.
- Voeg een Documenttitel toe. Deze waarde wordt weergegeven op de pagina Samenstellen bij het maken van een overeenkomst. Het wordt aanbevolen om via de Documenttitel duidelijk te maken dat het document hetzelfde geüploade bestand is, zodat afzenders niet door elkaar worden gehaald.
- Laat de velden Bestanden en Documentnaam leeg.
- De algemene aanbeveling is om het vak Vereist te selecteren, zodat dit in de gebruikersinterface als een vereist element wordt weergegeven, en er minder vragen komen waarom de gebruiker de interface niet kan vervangen. Het selectievakje Vereist heeft geen mechanische invloed omdat het geüploade bestand automatisch wordt bijgevoegd en niet kan worden verwijderd door de afzender, ongeacht hoe het selectievakje is geconfigureerd.
Er kunnen extra documenten aan de sjabloon worden toegevoegd als de afzender tijdens uw proces extra/ondersteunende content aan de overeenkomst kan toevoegen.
Overwegen hoe u formuliervelden op de overeenkomst kunt toepassen
Als u formuliervelden toevoegt via het sjabloonproces, bespaart u afzenders tijd bij het ontwerpen in hun eigen velden en zorgt u ervoor dat de velden de correcte plaats en naam krijgen voor eventuele rapportage.
Geautomatiseerde workflowdetectie werkt met PDF's die tekstlabels bevatten of ontworpen zijn als AcroForms.
U kunt ook een formulierveldlaag vanuit het tabblad Documenten toevoegen om alle velden voor handtekeningen en gegevensverzameling toe te passen. Hiervoor moet vooraf een sjabloon worden gemaakt:
- Maak een sjabloon op basis van dezelfde PDF die u ontwerpt met tekstmatch.
- Neem de tekstmachtekenreeks op in uw sjabloonnaam om deze snel te vinden.
- Configureer de sjabloon zodat deze zowel een document als een formulierveldlaag is.
- Zorg ervoor dat het bereik van Wie kan deze sjabloon gebruiken overeenkomt met het bereik dat is gedefinieerd in de workflow.
- Ontwerp de velden op de sjabloon.
- De sjabloon Opslaan
Een formulierveldsjabloon toevoegen aan uw overeenkomst:
- Open de workflow en ga naar het tabblad Documenten.
- Selecteer het pictogram Document toevoegen in de sectie Formulierveldlaag.
- In een keuzepaneel worden alle beschikbare formulierveldlagen weergegeven (door uw groepsselectie).
- Selecteer de juiste formulierveldlaag.
- Selecteer OK om het bijvoegen te voltooien.
Naast de velden in de PDF (Tekstlabel of AcroForm) wordt ook een formulierveldlaag toegepast.
Tekstmatchwaarden worden weergegeven in de lijst met workflows
In workflows met een tekstmatchwaarde wordt die waarde weergegeven in de lijst met aangepaste workflows: