Formulieren maken met Acrobat

Adobe Acrobat Sign-tekstlabels kunnen in combinatie met Acrobat-formuliervelden worden gebruikt om de specifieke eigenschappen van een veld te bepalen. Terwijl tekstlabels rechtstreeks aan een document worden toegevoegd conform de inhoud, worden PDF-tags gebruikt om velden een naam te geven, regels te definiëren en het fysieke geplaatste veld te valideren. Acrobat-formuliervelden combineren het gebruiksgemak van slepen en neerzetten met de veelzijdigheid van tekstlabels.

Wanneer een document naar de Acrobat Sign-documentbibliotheek wordt geüpload of wordt verzonden ter ondertekening, worden de Acrobat-formuliervelden verwerkt door het systeem en omgezet in Acrobat Sign-formuliervelden. Het systeem bekijkt specifiek de naam van het veld en controleert of een Acrobat Sign-label is gedefinieerd. Vervolgens wordt een Acrobat Sign-formulierveld gemaakt met de eigenschappen die u hebt gedefinieerd.

Met labels kunt u specifieke eigenschappen instellen voor de velden. U kunt professioneel ogende en volledig functionele documenten maken dankzij de combinatie van tekstlabels en de gereedschappen voor het plaatsen van Acrobat-formuliervelden.

De versie van tekstlabels

In dit document wordt de huidige 2.0-syntaxis van Acrobat Sign-tekstlabels beschreven. Deze syntaxis moet worden gebruikt voor alle nieuwe documenten en revisies van bestaande documenten. Als u niet vertrouwd bent met tekstlabels in Acrobat Sign, raadpleegt u de documentatie over tekstlabels.

Formulieren maken voor Acrobat Sign

Met Acrobat kunt u formuliervelden rechtstreeks op de pagina's van een document plaatsen. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u formuliervelden toevoegt. Ook worden de opties besproken die u kunt gebruiken voor een uniforme weergave van de velden in het document.

Het formulier voorbereiden

Automatische veldplaatsing corrigeren

Bij het maken van velden zoekt Acrobat naar oriëntatiepunten, zoals regels met onderstrepingstekens, vakken en cirkels die velden, selectievakjes en keuzerondjes zouden kunnen zijn. Bovendien wordt de omringende tekst geëvalueerd om de gegenereerde velden een betekenisvolle naam te geven.  Het kan echter gebeuren dat enkele velden onjuist worden geplaatst of een onjuiste naam krijgen. U dient deze velden handmatig aan te passen.

 Controleer uw formulier, verwijder eventuele overbodige velden en verplaats de velden die niet goed zijn geplaatst.

Neem de tijd om uw velden een logische naam te geven. Dat is handig als u rapporten wilt uitvoeren voor het document en de veldgegevens moet evalueren.

Als u de naam van een veld wilt wijzigen, dubbelklikt u op het veld (of klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Eigenschappen in het menu). De veldnaam wordt boven aan het eigenschappenvenster weergegeven. 

Formuliervelden handmatig plaatsen

Als de geautomatiseerde veldplaatsing niet al uw velden vindt, moet u de velden handmatig toevoegen. Dit kunt u eenvoudig doen met een aantal klikken in de werkbalk boven aan het Acrobat-venster.

Velden uitlijnen en de grootte afstemmen

Als het veld bij benadering in het document is geplaatst, kunt u de gereedschappen in Acrobat gebruiken om de velden een consistente grootte te geven en ze consistent uit te lijnen, zodat het formulier professioneel overkomt.

Tags gebruiken in geplaatste formuliervelden

Als u velden toevoegt aan het formulier, wordt rechts op de Acrobat-pagina een lijst met veldnamen weergegeven. Gebruik deze lijst om snel een willekeurig formulierveld in het document te zoeken of te openen, zonder naar de pagina te moeten navigeren. U kunt zo ook zien of een veldnaam op meerdere plaatsen in het formulier voorkomt aan de hand van de '# 1' achter de veldnaam.

Als u de velden gebruikt die automatisch door Acrobat zijn geplaatst, zijn de namen van uw velden gewoon beschrijvende tekenreeksen. (Als de namen niet relevant zijn, kunt u ze beter aanpassen.)

Velden die via de werkbalk zijn geplaatst, kunnen een langere naam hebben, aangezien deze de argumenten bevatten die voorkomen in de Tekstlabel-opmaak. 

Formuliervelden een naam geven

Door het wijzigen van de naam van een formulierveld in een Acrobat Sign-label kunt u alle veldeigenschappen toepassen die door Acrobat Sign worden herkend, zonder ruimte in het document te hoeven gebruiken zoals in het geval van een tekstlabel.

Voor toegang tot het eigenschappenmenu van het formulierveld kunt u op het veld dubbelklikken of met de rechtermuisknop klikken en Eigenschappen kiezen in het menu.

Op het tabblad Algemeen in het venster Eigenschappen ziet u de Naam, de Knopinfo, het Veldtype, de Rol van deelnemer en de

Algemene eigenschappen van het veld.

• Naam: hier wordt de tag voor het formulierveld toegevoegd.
• Tooltip: informatie die als pop-up wordt weergegeven wanneer de muisaanwijzer boven het veld wordt gehouden.
• Veldtype: beschrijft het type veld, zoals Tekst, Handtekening, Datum, enzovoort.
• Rol van deelnemer: bepaalt welke ondertekende partij met dat veld moet communiceren, zoals Afzender, Ondertekenaar, Vooraf invullen, enzovoort.
• Alleen-lezen: met deze instelling kan het veld niet worden geopend en bewerkt. Deze optie wordt doorgaans gebruikt als het veld wordt ingevuld via een integratie of met gebruik van een CSV-bestand.
• Vereist: markeert het veld als vereist, zodat het ondertekeningsproces alleen kan worden voltooid als er gegevens in dit veld zijn ingevoerd.

Terwijl de authoringomgeving van Acrobat Sign met sleepfunctionaliteit geen ondersteuning biedt (of geen optie heeft) voor velden met meerdere regels, kunt u een veld wel zo instellen in Acrobat en het laten werken via Acrobat Sign. Gebruik daarvoor de optie Veld met meer regels in het tabblad Opties.

Raadpleeg de documentatie over tekstlabels voor informatie over de labels die in de formuliervelden in uw document moeten worden gebruikt.

Andere objecten plaatsen

Naast standaardtekstvelden komen in Acrobat selectievakjes, keuzerondjes en vervolgmenu's voor die in Acrobat Sign werken. De opties voor deze objecten kunnen worden toegepast met behulp van de argumenten in het label of door middel van de objecteigenschappen in Acrobat.

Als u de objecteigenschappen in Acrobat wilt gebruiken, moet u nog steeds een basislabel voor de naam van het object opgeven. Als u bijvoorbeeld een selectievakje hebt en alle instellingen zijn ingesteld in het venster Eigenschappen, geeft u het label CB1_es_:signer1 op. Zo krijgt het object een naam en wordt het aan de bedoelde ontvanger toegewezen.

Selectievakjes

Als u de optie Selectievakje selecteert op de balk Object selecteren, krijgt de cursor een andere vorm en kunt u het selectievakje plaatsen. Zie Formuliervelden handmatig plaatsen voor meer informatie.

Voor toegang tot het eigenschappenmenu van het selectievakje kunt u op het veld dubbelklikken of met de rechtermuisknop klikken en Eigenschappen kiezen in het menu.

De volgende instellingen zijn beschikbaar onder Opties: Stijl van selectievakje, Exportwaarde en Selectievakje. Deze laatste optie is standaard ingeschakeld. Het wijzigen van Stijl van selectievakje heeft geen invloed op de weergave van het selectievakje in Acrobat Sign, maar in het resulterende PDF-document wordt de gekozen stijl wel weergegeven.

Keuzerondjes

Als u de optie Keuzerondje selecteert op de werkbalk Object selecteren, krijgt de cursor een andere vorm en kunt u het keuzerondje plaatsen. Zie Formuliervelden handmatig plaatsen voor meer informatie.

Wanneer u het keuzerondje plaatst, ziet u een waarschuwing in het standaarddialoogvenster Eigenschappen met de mededeling dat er minimaal twee keuzerondjes in de groep moeten staan, omdat keuzerondjes alternatieve oplossingen bieden.

U kunt nog een keuzerondje toevoegen door op de koppeling Nog een knop toevoegen te klikken of door nogmaals Keuzerondje te selecteren op de werkbalk Object selecteren, het object te plaatsen en het dezelfde groepsnaam te geven.

Voor toegang tot het eigenschappenmenu van het keuzerondje kunt u op het veld dubbelklikken of met de rechtermuisknop klikken en Eigenschappen kiezen in het menu.

Onder Opties vindt u de volgende instellingen: Knopstijl, Keuze voor keuzerondje en de twee opties Knop is standaard ingeschakeld en Knoppen met dezelfde naam en waarde worden gelijktijdig geselecteerd die knoppen met dezelfde naam aan elkaar koppelt. De naam van het keuzerondje bepaalt tot welke groep het keuzerondje behoort. Dus als u een serie opties voor keuzerondjes maakt, moeten deze dezelfde naam hebben om deel te kunnen uitmaken van dezelfde groep.

Vervolgkeuzemenu's

Als u de optie Vervolgkeuzelijst selecteert op de werkbalk Object selecteren, krijgt de cursor een andere vorm en kunt u het vervolgmenu plaatsen. Zie Formuliervelden handmatig plaatsen voor meer informatie.

Voor toegang tot het eigenschappenmenu voor de vervolgkeuzelijst kunt u op het veld dubbelklikken of met de rechtermuisknop klikken en Eigenschappen kiezen in het menu.

U kunt onder Opties de volgende instellingen kiezen: Item, Exportwaarde, Itemlijst, Items sorteren, Gebruiker mag aangepaste tekst invoeren, Spelling controleren en Geselecteerde waarde meteen vastleggen.

Typ de naam van de optie in het veld Item. Bovendien wordt een exportwaarde aanbevolen. Als bijvoorbeeld het item "Rood" is, zou de exportwaarde "R" kunnen zijn. Deze waarde kan vervolgens tijdens het ondertekeningsproces worden geëxporteerd.

Nadat u de keuze in de vervolgkeuzelijst hebt ingesteld, klikt u op de knop Toevoegen. De opties worden omlaag verplaatst naar de itemlijst waar ze kunnen worden gesorteerd en beheerd.