De zoekfunctie in Adobe Acrobat Sign - Werking

Overzicht

Adobe Acrobat Sign maakt complexe zoekacties mogelijk om content te vinden in de overeenkomsten van de gebruiker. De zoekbalk op de pagina Beheren retourneert alle transacties die overeenkomen met een tekenreeks die is opgegeven voor de geselecteerde inhoudsbron.

  • Als u ‘Uw overeenkomsten’ weergeeft, zoekt u in uw eigen inhoud. Als u een gedeeld account weergeeft, zoekt u in de inhoud van dat gedeelde account

De inhoud in de onderstaande velden wordt geïndexeerd wanneer een transactie wordt gemaakt of bijgewerkt:

  • Titel: titel van de overeenkomst.
  • Notitie: een door de deelnemer gemaakte notitie over een privéovereenkomst, die voor niemand anders zichtbaar is.
  • Bericht: een lijst van berichten die zichtbaar zijn voor deze deelnemer (omvat zowel openbare als privéberichten).
  • Oorspronkelijke bestandsnaam: oorspronkelijke naam van een geüpload bestand dat bij de overeenkomst hoort.
  • E-mail: e-mailadres van de ontvanger (inclusief CC's) of van de afzender.
  • Volledige naam: voor- en achternaam van de ontvanger (inclusief CC's) of afzender.
  • Functie: functie van de ontvanger (inclusief CC's) of verzender binnen hun bedrijf.
  • Bedrijfsnaam: bedrijfs- of organisatienaam van de ontvanger (inclusief CC's) of verzender.
  • Naam ontvangersgroep: naam van de ad-hocovereenkomstgroep waartoe ontvangers kunnen behoren.
  • Tekstveldinhoud: door de gebruiker verstrekte tekstveldinhoud in het formulier.
  • Volledige naam deelgenoot: volledige naam van de deelgenoot van de overeenkomst. In het geval van niet delen is dit de naam van de gebruiker.
  • Naam ontvangersgroep deelgenoot: naam van de ontvangersgroep van de deelgenoot aan de overeenkomst. In het geval van niet delen is dit de naam van de ontvangersgroep van de gebruiker.
  • Externe ID: ID toegekend aan de overeenkomst door de afzender. Kan elke vorm aannemen, maar heeft gewoonlijk de vorm "<groepID>:<ID>". Externe ID wordt doorgegeven in de oproep naar de API voor het maken van overeenkomsten.
  • Externe groeps-ID: groeps-ID toegewezen aan de overeenkomst door de afzender. Kan een willekeurige vorm hebben en wordt gewoonlijk gebruikt als voorvoegsel voor de externe ID. Externe groeps-ID wordt doorgegeven in de oproep naar de API voor het maken van overeenkomsten. U moet de Externe ID instellen als u de parameter Externe groeps-ID instelt.

Tekst zoeken

Stel dat u naar de volgende tekenreeks zoekt: "Een eenvoudige vis"

  • Acrobat Sign "tokeniseert" de tekenreeks en gebruikt spaties als scheidingstekens. De tekenreeks in het bovenstaande voorbeeld wordt opgedeeld in drie tokens: Een, eenvoudige en vis
    • Tekens in een tekenreeksquery behoren tot een van drie verschillende types: letter, cijfer of scheidingsteken.
    • Tekens die worden behandeld als scheidingstekens (behalve spaties) zijn: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Punten, onderstrepingen en apostrofs blijven als deel van een token bestaan als de tekens voor en na dat symbool van hetzelfde type zijn.
      • Aanhalingstekens die de hele queryreeks omringen, zijn geen scheidingstekens en specificeren een letterlijke tekenreekswaarde (frase)
      • Aanhalingstekens in een queryreeks zijn scheidingstekens en specificeren geen letterlijke tekenreekswaarde
  • Er is geen verschil tussen hoofdletters en kleine letters. Bijvoorbeeld: een, eenvoudige, en vis
  • Zoeken probeert vervolgens de volledige tekst van elk token te matchen met een geïndexeerde waarde
    • Complexere tokenisatie treedt op voor de Titel van de overeenkomst (zie hieronder)
  • Een inclusieve zoekopdracht wordt gebruikt, wat betekent dat elke match die overeenkomt met ten minste één token uit ten minste één doorzoekbaar veld, wordt opgenomen in de geretourneerde dataset
    • De geretourneerde dataset is gesorteerd op relevantiescore waarbij het meest relevante zoekresultaat bovenaan staat.

Het veld Overeenkomsttitel:

Zoals hierboven vermeld is er een geavanceerde tokenisatie voor het veld Overeenkomsttitel. Dit vanwege een extra "aangepaste" tokenizer die voornamelijk tokeniseert op contextscheidingstekens (vs. expliciete tekens). Deze aangepaste tokeniser verschilt van de standaardtokeniser op de volgende punten:

  • Er worden prefix-tokens (tot 10 tekens) gegenereerd. Een prefix-token is de oplopende tekenreeks van een standaardtoken. Bijvoorbeeld: als het standaardtoken huur is, zijn de oplopende tokens: h, hu, huu en huur
    • Hierdoor kunt u zoeken naar gedeeltelijke tekenreeksen, indien u begint met het eerste teken van het token
    • Overeenkomsten halverwege een tekenreeks worden genegeerd. Bijvoorbeeld: zoeken naar stand geeft het woord verstandig niet als resultaat
  • Tokens worden gesplitst bij niet-alfanumerieke tekens. Bijvoorbeeld: de tekenreeks: Super_Duper levert de volgende tokens op: Super en Duper
    • Onderstrepingstekens (_) zijn geen scheidingstekens in de standaardtokeniser
  • Tokens worden gesplitst bij overgangen tussen hoofdletters en kleine letters. Bijvoorbeeld: de tekenreeks PowerShot levert de volgende tokens op: Power en Shot
  • Tokens worden gesplitst bij overgangen van letters naar cijfers. Bijvoorbeeld: de tekenreeks XL500 levert de volgende tokens op: XL en 500
  • Voorloop- of volgscheidingen van elk token worden verwijderd. Bijvoorbeeld: de tekenreeks: XL---42+'Autocoder' levert de volgende tokens op: XL, 42 en Autocoder
  • Een genitief ('s) het einde van elk token wordt verwijderd. Bijvoorbeeld: de tekenreeks: Anja's levert het volgende token op: Anja

Merk op dat u met de combinatie van de standaard en aangepaste tokenisers kunt zoeken naar de volledige tokentekenreeks (met de standaard tokeniser) en naar de prefixtokens (met de aangepaste tokeniser), maar niet naar een prefixtoken dat een scheidingsteken omvat. 

Voorbeeld 1: als u een overeenkomst hebt met de naam Mijn_NDA

  • De standaardtokeniser produceert een token dat er als volgt uitziet: mijn_nda
  • De aangepaste tokeniser produceert een reeks prefix-tokens: m, mij, mijn, n, nd en nda
  • Als u zoekt naar mijn_nd levert dat geen resultaten op omdat 
    • De standaardtokeniser geen prefix-tokens maakt, alleen volledige tekenreeksen
    • De aangepaste tokeniser het onderstrepingsteken begrenst, en dus niet opneemt in eventuele prefix-tokens

Voorbeeld 2: u hebt een overeenkomst XL500 genoemd

  • De standaardtokeniser produceert een token dat er als volgt uitziet: xl500
  • De aangepaste tokeniser produceert een reeks prefix-token: x, xl, 5, 50 en 500
  • Als u zoekt naar xl5 levert dat geen resultaten op omdat 
    • De standaardtokeniser geen prefix-tokens maakt, alleen volledige tekenreeksen
    • De aangepaste tokeniser de overgang van letters naar cijfers begrenst, en kan dus geen prefix-token maken dat de overgang van een letter naar een cijfer overbrugt

Zoeken met speciale querysyntaxis

Zoals hierboven beschreven wordt bij de zoekbewerking in de overeenkomst gezocht naar een treffer in alle doorzoekbare velden van een overeenkomst. De content van doorzoekbare velden wordt getokend, en die tokens worden vervolgens gematcht met de queryreeks op het moment van de query. Bij een zoekbewerking in een overeenkomst wordt ook een prefixtreffer uitgevoerd tot 10 tekens voor die tokens. Treffers van een volledige veldwaarde en treffers van een zinsdeel uit een veldwaarde kunnen echter alleen worden gevonden met een speciale syntaxis.

QUERY OP ZINSDEEL:

Een query op zinsdeel moet worden gebruikt wanneer een zoekactie op zinsdeel in alle doorzoekbare velden vereist is.

  • Een reguliere query bij benadering zal een match opleveren als EEN van de tokens in een veld voorkomt (maar niet noodzakelijkerwijs alle), en de tokenvolgorde is niet relevant omdat tokens niet samen hoeven voor te komen
  • Een zinsdeelmatch geeft ons de mogelijkheid om te zoeken waar meerdere tokens in hetzelfde veld voorkomen, en die tokens verschijnen in de volgorde die is gespecificeerd tussen de aanhalingstekens

Syntaxis voor query op zinsdeel:

'<phrase_match_query>'

of

"<phrase_match_query>"

Als de syntaxis van de query niet voldoet aan de regels voor de syntaxis van een zinsdeelquery, zal Overeenkomst zoeken een reguliere overeenkomstquery bij benadering uitvoeren in alle doorzoekbare velden.

QUERY VOOR VELDNAAMPREFIX:

Een veldnaamprefix-query moet worden gebruikt om te zoeken naar slechts één bepaald veld van gebruikersovereenkomsten. De query voor veldnaamprefix moet een veldnaamprefix bevatten, gevolgd door een reguliere approximatieve query of een zinsdeelquery.

Notatie querysyntaxis voor veldnaamovereenkomst:

<field_name>:<query>

of

<field_name>:"<phrase_match_query>"

of

<field_name>:'<phrase_match_query>'

Als <field_name> niet is opgegeven, wordt gezocht op alle velden die voor het zoeken op zinsdeel worden ondersteund. Anders wordt alleen gezocht op het veld <field_name>. 

Als de querysyntaxis de regels voor de querysyntaxis van de veldnaamprefix niet volgt, zal Overeenkomst zoeken de hele query gebruiken als zoekopdracht (benaderende overeenkomst of overeenkomst van zinsdeel, afhankelijk van de syntaxis) en zoeken op alle doorzoekbare velden. 

Bijvoorbeeld een query voor zinsdelen:

titel: "Hello World"

moet alleen zoeken in het veld dat de titel van de overeenkomst bevat.

Hieronder staat een lijst met prefixen die worden ondersteund voor de zoekopdracht naar veldnaamprefix.

De prefixen van veldnamen zijn hoofdletterongevoelig.

VELDINHOUD

 TEKENREEKSQUERY VELDNAAMPREFIX

BESCHRIJVING VELDINHOUD

Titel

title*

Overeenkomsttitel.

Opmerking

note

Een door de deelnemer gemaakte notitie over een privéovereenkomst die voor niemand anders zichtbaar is.

Bericht

message

Een lijst van berichten die zichtbaar zijn voor deze deelnemer (omvat zowel openbare als privéberichten).

Oorspronkelijke bestandsnaam

originalFileName

Oorspronkelijke naam van een geüpload bestand dat bij de overeenkomst hoort.

E-mail

email**

E-mailadres van de ontvanger (inclusief CC's) of van de afzender.

Volledige naam

fullName***

Voor- en achternaam van de ontvanger (inclusief CC's) of afzender.

Functie

jobTitle

Functieomschrijving van de ontvanger (inclusief CC's) of afzender binnen hun bedrijf.

Bedrijfsnaam

companyName

Bedrijfs- of organisatienaam van de ontvanger (inclusief CC's) of afzender.

Naam van ontvangersgroep

recipientGroupName

Naam van de ad-hocgroepsovereenkomst waartoe ontvangers kunnen behoren.

Inhoud tekstveld

textFieldContent

Door de gebruiker verstrekte inhoud in het tekstveld van het formulier.

Volledige naam van degene die deelt sharerFullName Volledige naam van degene die de overeenkomst deelt. In het geval van niet delen is dit de naam van de gebruiker.
Naam ontvangersgroep van de degene die deelt sharerRecipientGroupName Naam van de ontvangersgroep van degene die de overeenkomst deelt. In het geval van niet delen is dit de naam van de ontvangersgroep van de gebruiker.
Externe ID

externalId

ID toegekend aan de overeenkomst door de afzender, die elke vorm kan hebben, maar gewoonlijk de vorm "<groupID>:<ID>" heeft. Externe ID wordt doorgegeven in de oproep naar de API voor het maken van overeenkomsten.

Externe groeps-ID

externalGroupId

Groeps-ID toegewezen aan de overeenkomst door de afzender. Kan een willekeurige vorm hebben en wordt meestal gebruikt als voorvoegsel voor de externe ID. Externe groeps-ID wordt doorgegeven in de oproep naar de API voor het maken van overeenkomsten.

U moet de Externe ID instellen als u de parameter Externe groeps-ID instelt.

Omwille van achterwaartse compatibiliteit hebben sommige veldnaamvoorvoegsels aliassen die qua functionaliteit gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijke veldnaamvoorvoegsels. Deze aliassen zijn verouderd en zullen eventueel worden verwijderd:

  *  Het voorvoegsel voor de veldnaam 'name' kan worden gebruikt in plaats van 'title'.

 ** Het voorvoegsel voor de veldnaam 'participantEmail' kan worden gebruikt in plaats van 'email'.  

*** Het voorvoegsel voor de veldnaam 'participantName' kan gebruikt worden in plaats van 'fullName'.

De geretourneerde gegevens filteren

Uw content doorzoeken kan een ontmoedigend aantal records opleveren.

Er zijn vier filters beschikbaar die afzonderlijk of in combinatie kunnen worden gebruikt om de dataset te helpen reduceren tot een hanteerbare lijst van records.

Filteren op gewijzigde datum

De waarde Gewijzigde datum filtert de meest recente tijd-/datumstempel wanneer een gebruikersactie de overeenkomst bijwerkt. De gewijzigde datum wordt een vergrendelde waarde zodra de overeenkomst een eindstatus bereikt (Voltooid/Geannuleerd/Verlopen).

Het filterpictogram Gewijzigd op opent de opties waarmee u de dataset verder kunt beperken door een datumbereik te selecteren:

  • Alle datums
  • Laatste 24 uur
  • Laatste zeven dagen
  • Laatste 30 dagen
  • Laatste 12 maanden
  • Aangepast datumbereik

Filteren op veldwaarden

Met gebruik van het invoervak Zoeken (rechts van de knop Filters) kunt u een filter toepassen op afzonderlijke velden die zeer specifieke of unieke gegevens kunnen bevatten.

De opties voor doorzoekbare velden zijn:

  • Alle velden - De standaardwaarde; deze optie zoekt in alle veldopties naar de exacte tekenreeks in het veld Zoeken, en retourneert de meeste records.
  • Titel - Beperkt de geretourneerde dataset tot records met de gezochte tekenreeks in de titel van het object (b.v. Naam van de overeenkomst).
  • Opmerking - Beperkt de dataset tot records die de gezochte tekenreeks bevatten in de persoonlijke opmerkingen van de de gebruiker die zoekt.
  • Bericht - Beperkt de dataset tot records die de gezochte tekenreeks bevatten in het veld Bericht of Privébericht van de overeenkomst.
  • Oorspronkelijke bestandsnamen - Evalueert de bestandsnaam van het oorspronkelijke geüploade document en retourneert alleen records die overeenkomen.
  • E-mail - Zoekt het e-mailadres van een ontvanger.
    • Houd er rekening mee dat dit filter geen Tekst-velden met een E-mailadres-validatie opneemt.  
  • Volledige naam - Komt overeen met de Naam-waarde verstrekt door een ontvanger bij het toepassen van een handtekening. Als slechts één naam wordt opgegeven, worden alle records die met die ene waarde overeenkomen, teruggegeven.
    • Houd er rekening mee dat Naam-waarden afhankelijk zijn van wat de ontvanger invoert en mogelijk niet overeenkomen met eerdere handtekeningwaarden of profielnamen (als de ontvanger een Acrobat Sign-gebruikersaccount heeft).
  • Functietitel - Komt overeen met waarden geplaatst in het veld Titel.
  • Bedrijfsnaam - Komt overeen met waarden in het veld Bedrijf.
  • Naam ontvangersgroep - Komt overeen met de (door verzender ingevoerde) Ontvangersgroep-naam.
  • Content tekstveld - Zoekt de exacte waarde van een Tekst-invoerveld. Dit omvat standaardwaarden en afzonderlijke woorden in grotere tekstblokken.

Filteren op groep

Accounts met Gebruikers in meerdere groepen ingeschakeld hebben toegang tot een Groeps-filter dat de geretourneerde dataset beperkt tot alleen overeenkomsten die vanuit die groep zijn verzonden.

Zoekfilters

Filteren op verborgen content

Naast Verborgen content zoeken is nu een extra optie beschikbaar.

Wanneer Verborgen content zoeken is geselecteerd, wordt alleen verborgen content opgenomen in de geretourneerde dataset

Opmerking:

Wanneer een filter wordt geselecteerd, wordt er een tag weergegeven naast het filterpictogram. U kunt op elk willekeurig filter klikken om het te verwijderen nadat de gegevensset is geretourneerd.

Adobe-logo

Aanmelden bij je account