Signatursykluser – klassisk grensesnitt

Underskrivere mottar og signerer dokumentet i rekkefølgen e-postadressene er angitt i Til-feltet. Når den siste underskriveren fullfører signeringsprosessen, mottar alle parter en e-post for signert og utfylt med den signerte PDF-filen vedlagt.

Parallelle arbeidsflyter for signering

Klikk på Fullfør i vilkårlig rekkefølge for å starte en parallell arbeidsflyt.

Alle mottakere mottar dokumentet samtidig og kan signere i vilkårlig rekkefølge. Når den siste underskriveren har fullført signeringsprosessen, mottar alle parter en e-post for signert og utfylt med den signerte PDF-filen vedlagt.

Hybrid arbeidsflyt

Se videoen

En “hybrid”-arbeidsflyt er en forekomst av den sekvensielle deltagerrekkefølgen der ett eller flere av trinnene inkluderer to eller flere mottakere som får tilgang til dokumentet samtidig. Alle underskriverne/godkjennerne i det “parallelle” trinnet må fullføre sin del før den sekvensielle prosessen går videre til neste trinn.

I bildet ovenfor, har vi eksempelvis en signatursyklus med tre trinn:

• Trinn 1 er Poh@jupiter.dom. Når avtalen sendes til signering, vil bare fclarke bli varslet. Når fclarke har signert dokumentet, fortsetter vi til neste trinn.
• Trinn 2 er hybridtrinnet. Du kan se at alle tre mottakerne har fått samme nummer (2), og det betyr at Adobe Acrobat Sign vil varsle alle disse mottakerne samtidig. De kan påføre sine signaturer i hvilken som helst rekkefølge, men de må alle fullføre sin del før signatursyklusen fortsetter til neste trinn.
• Trinn 3 er en annen individuell mottaker. Når «Trinn 3»-mottakeren har godkjent, er avtalen fullført. Den er ferdig utført og alle partene varsles med en kopi av avtalen som en PDF-fil

Når du skal opprette en hybridgruppe, oppgir du e-postadressene til hver part som om de var enkeltmottakere, og deretter klikker og drar du mottakerfeltet over et annet mottakerfelt i hybridgruppen. På skjermen ser du meldingen om at du oppretter en parallell gruppe. Manuell endring av indeksnumrene til samme verdi vil også lage hybridgruppen.

Mottakergrupper

Mottakergrupper er nyttige når du trenger godkjenning fra et team eller en organisasjon, men ikke en bestemt person i den gruppen. Alle medlemmer i gruppen kan signere eller godkjenne på vegne av hele gruppen. 

I bildet over for eksempel, kan du se en signatursyklus med tre trinn:

• Trinn 1 (dave@nope.dom) er en underskriver og vil bli varslet om at signaturen hans kreves, så snart avtalen er sendt. Når Dave har signert, går avtalen videre til trinn 2.
• Trinn 2 er en mottakergruppe med godkjenningsrett som har navnet «juridiske kontraunderskrivere». Fire enkeltpersoner er registrert i gruppen. Straks en av de identifiserte mottakerne har godkjent, går avtalen videre til det tredje trinnet.
• Trinn 3 er en enkeltunderskriver. Når den endelige signeringen er fullført, er avtalen ferdig og alle partene varsles med en kopi av avtalen som en PDF-fil.

Når du skal opprette en mottakergruppe, klikker du på Legg til mottakergruppe øverst til høyre i mottakerfeltet. Dette oppretter beholderen der du blir bedt om å oppgi gruppenavn og de potensielle mottakerne. To typer mottakergrupper kan brukes:

• Ad hoc-mottakergrupper oppgis manuelt av avsenderen og brukes bare for avtalen som de er definert i. Ad hoc-mottakergrupper:
  • Må være aktivert av en administrator før de blir tilgjengelige for brukerne.
  • Lar avsenderen definere så mange mottakere som ønsket i gruppen
  • Lar avsenderen gi navn til gruppen.
  • Kan ikke lagres og brukes om igjen.
• Gjenbrukbare mottakergrupper kan opprettes av brukere og lagres som personlige grupper, eller deles med deres gruppe eller konto. Gjenbrukbare mottakergrupper:
  • Er aktivert for alle brukere under adresseboken i brukerprofilen.
  • Må defineres før de kan brukes.
  • Brukerne må ha et passende omfang for å få tilgang til dem.
  • Navn- og e-postverdier kan ikke redigeres.

Alle medlemmene av mottakergruppen vil motta den endelige PDF-kopien av den signerte avtalen, selv om de ikke spesifikt har signert dokumentet.