Gjenbrukbare mottakergrupper

Søk

Sist oppdatert 30. nov. 2023

Oversikt

Gjenbrukbare mottakergrupper tillater brukere å opprette vedvarende mottakergrupper som kan brukes ved oppretting av en avtale på Send-siden, eller ved design av en tilpasset arbeidsflyt for sending i Tilpasset arbeidsflytutforming.

Disse mottakergruppene kan opprettes med opptil 100 ePostadresser til mottakere og lagres enten som privat mottakergruppe eller opprettes for å administreres (eies) på gruppe- eller kontonivå (avhengig av oppretterens rettighetsnivå).

Merk:

Mottakergrupper må være aktivert før alternativet for å bruke dem vises på Send-siden.

Bruk

Gjenbrukbare mottakergrupper kan opprettes og deles basert på brukerens autoritetsnivå i Acrobat Sign-miljøet:

Brukere uten administratorrettigheter kan kun opprette private (brukeradministrerte) mottakergrupper som kun de kan bruke.
Gruppeadministratorer kan opprette private mottakergrupper og mottakergrupper som kan administreres av individuelle grupper under deres myndighet.
Kontoadministratorer kan opprette private mottakergrupper, dvs. mottakergrupper administrert av individuelle grupper og mottakergrupper som er kontoadministrert, noe som gjør dem tilgjengelige for alle grupper.

Merk:

Gruppeadministrerte mottakergrupper kan kun være relatert til én gruppe. Forholdet er strengt tatt én-til-én.

Kontoadministrerte mottakergrupper inkluderer alltid alle grupper. Det finnes ingen metode for å ekskludere én eller flere grupper.

Når en mottakergruppe er opprettet og lagret, blir den tilgjengelig for bruk ved komponering av en avtale og ved design (eller redigering) av en tilpasset arbeidsflyt for sending.

Men på grunn av eiertillatelsekonflikter mellom mottakergruppen og arbeidsflytmalen, finnes det imidlertid noen begrensninger som må huskes:

Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel konto, kan kun bruke kontoadministrerte mottakergrupper
Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel gruppe, kan bruke gruppe- og kontoadministrerte mottakergrupper
Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for individuelle brukere, kan bruke bruker-, gruppe- og kontoadministrerte mottakergrupper

Legg til gjenbrukbare mottakergrupper i avtalene dine:

Gå til Send -siden.
Velg koblingen med Legg til mottakergruppe øverst til høyre i mottakerlisten.
I feltet Skriv inn gruppenavn i mottakergruppen, begynner du å skrive inn navnet på gruppen du vil inkludere.

Adresseboken viser alle eksisterende grupper som samsvarer med det som er skrevet inn. Husk at gjenbrukbare mottakergrupper har tillatelsesomfang som gir tilgang til en bruker (eller nekter den). Dersom du ikke ser en gruppe du forventer, må du kontrollere at brukeren er inkludert i omfanget av mottakergruppen.
Velg gruppen fra adresseboklisten.

Hvis det ikke finnes en passende gjenbrukbar mottakergruppe, kan det brukes et unikt gruppenavn og medlemsmottakerne kan legges til manuelt.
Når en gjenbrukbar mottakergruppe er valgt settes listen over medlemsmottakere inn, der hver tillater individuell konfigurasjon av leveringsalternativer for autentisering og nettadresse.

Merk:

Medlemmet av en gjenbrukbar mottakergruppe kan ikke få mottakernavnene eller e-postadressene endret når de settes inn som mottaker. Kun godkjenningsmetoden kan redigeres.

Åpne arbeidsflyten.
Gå til Mottaker-delen.
Velg mottakeren for å åpne mottakerkonfigurasjonen.
Velg Legg til mottakergruppe-knappen og velg mottakergruppen du vil bruke.

Merk:

Dersom mottakergruppen du har tenkt å bruke, ikke er tilgjengelig, kontrollerer du Hvem kan bruke denne arbeidsflyten i Informasjon om arbeidsflyt-delen av arbeidsflytmalen.
Velg Legg til for å sette inn gitt mottakergruppe.

Når den lagt til, oppdateres panelet for mottakerkonfigurasjon for å vise navnet på den installerte mottakergruppen.

For å fjerne den installerte mottakergruppen, velger du sletteikonet til høyre for mottakergruppenavnet.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Gjenbrukbare mottakergrupper er kun tilgjengelige for Acrobat Sign Solutions-lisensplan.

Konfigurasjonsomfang:

Funksjonen er aktivert som standard for alle brukere i Acrobat Sign Solutions-lisensierte kontoer.

Du får tilgang til funksjonen ved å velge avataren øverst til høyre i vinduet og velge Profilinnstillinger-alternativet på menyen, og velge Adressebok-fanen til venstre i alternativene.

Opprett ny gjenbrukbar mottakergruppe

Gå til Adressebok i din Profil-del.
Velg Legg til mottakergruppe-knappen.
Konfigurer mottakergruppen med følgende:
- Mottakergruppenavn – Navnet som vises og er søkbart når du velger mottakergruppe i tilpasset arbeidsflytutforming.
- Hvem eier denne gruppen – Objektet som eier mottakergruppen etter lagring. Tilgjengelige alternativer avhenger av brukeren som oppretter gruppens myndighetsnivå.
  
  Andre brukere ser kun Bare du-alternativet.
  
  Administratorer på gruppenivå ser Bare du-alternativet og en liste over gruppene hvor de har administratormyndighet.
  
  Administratorer på kontonivå ser Bare du-alternativet Hele organisasjonen og en liste over alle grupper i kontoen.
Merk:

Gruppeeierskap kan ikke endres når gruppen er lagret.
Når mottakergruppen er lagret, vises gruppemedlemskapssiden, som viser at det ikke er noen gruppemedlemmer ennå.

Dersom du vil legge medlemmer til i gruppen, velger du Legg til medlem og oppgir e-postadressene som skal inkluderes i mottakergruppen.

Merk:

Medlemmer som legges til i mottakergruppen, trenger ikke være brukere i kontoen eller mottakere i adresseboken. Hvilken som helst e-postadresse er gyldig.
Når alle mottakere er lagt til, vises mottakergruppesiden:
- Mottakergruppenavnet
- Mottakergruppeeier
- Siste endringsdato
- Gruppens medlemsliste
Enkeltbrukere kan slettes ved å velge ellipsen til høyre for mottakernavnet.

Søker etter gjenbrukbare mottakergrupper

Søkefunksjonen for mottakere gjør det mulig å søke etter et mottakergruppenavn eller e-postadresse til et mottakermedlem.

Når en verdi er skrevet inn i søkefeltet, returneres resultatene. Som standard returneres alle resultatene, men du kan filtrere resultatene etter gruppenavn eller brukerens e-postadresse, avhengig av hva du søker etter.

Søkeresultatet med alle alternativene vises.

Merk:

Søkestrengen samsvarer bare fra det første tegnet. Samsvar funnet i midten av strengen returneres ikke. Du kan for eksempel ikke søke etter e-postdomenet (caseyjones.dom) og få resultater.

Gå til Adressebok > Mottakergrupper
I søkefeltet skriver du inn den første delen av gruppenavnet du leter etter, og velger Enter.
En liste over mottakergrupper som samsvarer med den angitte verdien for gruppenavn returneres:
Velg knappen Gruppenavn.
Velg gruppen og den åpnes automatisk for å tillate redigering av gruppene og medlemmene.

Gå til Adressebok > Mottakergrupper
I søkefeltet skriver du inn e-postadressen til det individuelle medlemmet du leter etter, og velger Enter.
Velg knappen Individuelt medlem.
En liste over mottakergrupper som inneholder én eller flere av Individuelle medlemmer som samsvarer med søkestrengen returneres:
Velg gruppen og den åpnes automatisk for å tillate redigering av gruppene og medlemmene.