Ved hjelp av bibliotekmaler kan brukere opprette gjenbrukbare, interaktive dokumenter. Disse dokumentene kan være så enkle som ett signaturfelt (for eksempel en konfidensialitetsavtale), eller svært sammensatte skjemaer (som skatte-/oppstartsdokumenter).

Hvis du bruker den samme filen til å definere en avtale, kan du opprette en mal som fremskynder leveringen av dokumentet til underskriveren, sørger for konsistens i den ferdige signerte kontrakten, og passivt sørger for at teamet alltid bruker den gjeldende versjonen av dokumentet.

Maler kan defineres på to måter: skjemafeltlag og dokumenter.

Skjemafeltlag er bare feltene som brukes på den opplastede filen. Ideelt for firmaer som utformer kontrakter dynamisk med tilpasset innhold, men i et standardisert format. Bare last opp filen, og bruk feltlaget til å plassere alle feltene med noen få klikk.
Dokumenter inkluderer basisfilen i tillegg til feltene. Standardtekstdokumenter som ikke har dynamisk innhold, fungerer best her, som likningsskjemaer, søknader og konfidensialitetsavtaler.

Merk:

Brukeren som oppretter malen, er eier av objektet.

Bare eieren kan redigere malen eller justere tillatelsesnivået hvis ikke malen deles med gruppen eller organisasjonen.

Hvis malen deles med Organisasjonen, har administratorer på kontonivå myndighet til å redigere malen fra Delte biblioteker-delen av administratormenyen.
Hvis malen deles med Gruppen, har administratorer for den gruppen myndighet til å redigere malen fra Delte biblioteker-delen av administratormenyen.
- Administratorer på gruppenivå har også tilgang til alle dokumenter som er delt med grupper.

Eierskapet til en mal kan overføres til en annen bruker av kontonivåadministratorer eller gruppenivåadministratoren over den opprinnelige oppretteren.

Opprette en bibliotekmal

For å opprette en bibliotekmal, navigerer du til Hjem-fanen og velger Opprett en gjenbrukbar mal
Konfigurasjonssiden Opprett bibliotekmal lastes inn.

Oppgi navnet på malen i feltet Malnavn.

Hvis du ikke eksplisitt angir et navn for malen, bruker feltet navnet på det første dokumentet som er lagt til.
Dra og slipp filene til Filer-delen, eller velg koblingen med Legg til filer øverst til høyre i Filer-feltet, for å bla gjennom systemet.

Flere filer kan legges ved for å lage en større mal, om ønskelig.
Konfigurere maltypen:
- Gjenbrukbart dokument – Dette alternativet lagrer det fullstendige dokumentet, innholdet og skjemafeltene
- Gjenbrukbart skjemafeltlag – Dette alternativet lagrer bare skjemafeltlaget som skal brukes på et annet dokument (forskjellig innhold med samme oppsett)
- Begge – Begge typer maler vil være tilgjengelig
Merk:

Du kan når som helst endre maltype ved å redigere malegenskapene.
Konfigurer Hvem kan bruke denne malen.

Denne innstillingen gir tilgang til malen basert på brukeren som laster opp:
- Bare meg – Dette alternativet gjør malen tilgjengelig bare for brukeren som laster opp.
- Valgte grupper (bare enterprise) – Enterprise-kontoer kan velge å knytte en mal til flere grupper. Hvis alternativet ikke er tilgjengelig for deg, kontakter du administratoren for å be om at alternativet aktiveres.
- Enhver bruker i gruppen min – Angivelse av malen på gruppenivå vil opprette en logisk tilknytning mellom malen og gruppen brukeren som laster opp er en del av. Alle medlemmer av gruppen har tilgang til malen.
  
  Flytting av brukeren som lastet opp malen til en annen gruppe bryter ikke denne mal-gruppetilknytningen.
  
  Malen gjøres tilgjengelig for redigering for kontoadministratoren og gruppeadministratoren for brukerens gruppe, fra Delte biblioteker-menyen.
  
  Hvis du endrer gruppe-relasjonen til malen, fjernes den fra tilgangen for den forrige gruppen men påvirkerr ikke avtaler som allerede er sendt med malen.
  
  Kontoer som har brukere i flere grupper aktivert, får et nedtrekksfelt for å velge gruppen som malen skal være relatert til når den sendes.
- Enhver bruker i organisasjonen min – Alle brukere i kontoen har tilgang til malen.
  
  Malen gjøres tilgjengelig for redigering for kontoadministratoren fra Delte biblioteker-menyen.
Merk:

Brukeren som eier malen kan alltid slette malen.

Bare brukeren som eier malen, og gruppe-/kontoadministratorer, kan redigere malen.

Andre brukere kan endre malen etter at den er brukt på en avtale, ved å velge Forhåndsvis og legg til signaturfelt under sendeprosessen. Dette endrer egenskapene til malen for den separate avtalen, og endrer ikke rotmalen.
Forhåndsvis og legg til felt for å sende malen til redigeringsmiljøet.
Miljøet for dra og slipp-redigering åpnes. Dra felt fra ruten til høyre til ønskede plasseringer i dokumentet.

Merk:

Alle feltene som plasseres tilordnes første underskriver som standard. Du kan endre hvem de plasserte feltene tilordnes til ved å gå til rullegardinlisten Mottakere og endre valgt mottaker.
Lagre malen når du er ferdig.