Konfiguruj funkcję Utwórz kopię

Utwórz kopię to ustawienie na poziomie konta i grupy, które określa, czy użytkownicy mogą duplikować obsługiwane umowy i wysyłać je ponownie z edycjami.

Po włączeniu Utwórz kopię pomaga administratorom zmniejszyć opór nadawców w powtarzających się przepływach pracy umów. Zamiast tworzyć umowy od podstaw, nadawcy mogą rozpocząć od dowolnej ukończonej, anulowanej lub wygasłej umowy i dostosować tylko to, co jest potrzebne. To obniża wskaźniki błędów, skraca czas wysyłania i poprawia adopcję bez wymagania szablonów lub niestandardowych przepływów pracy.

Konfiguracja

Utwórz kopię dotyczy tylko nowoczesnego środowiska Żądaj podpisu i jest kontrolowane przez ustawienie administratora. Po włączeniu uprawnieni użytkownicy mogą tworzyć kopie obsługiwanych umów bezpośrednio ze strony Zarządzaj.

Dostępność:

• Acrobat Standard i Acrobat Pro: nieobsługiwane
• Acrobat Sign Solutions: obsługiwane
• Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane

Zależności:

Oryginalna umowa musi zostać wysłana za pomocą nowoczesnego procesu Żądaj podpisu.

Zakres konfiguracji:

Utwórz kopię można skonfigurować na poziomie konta i grupy.

Dostęp do tej funkcji można uzyskać, przechodząc do menu konfiguracji administratora w sekcji Ustawienia wysyłania > Utwórz kopię

Jak działa funkcja Utwórz kopię

Gdy użytkownik tworzy kopię, Acrobat Sign otwiera nowy szkic umowy na stronie Wyślij z wstępnie wypełnionymi szczegółami oryginalnej umowy. Skopiowaną umowę można w pełni edytować przed wysłaniem.

Szczegóły procesu można znaleźć na stronie Utwórz kopię.

Elementy umowy zachowane w kopii

Następujące elementy są przenoszone z oryginalnej umowy:

• Nazwa umowy i wiadomość.
• Przesłane pliki, w tym kolejność plików.
• Wszystkie pola formularza, w tym umieszczenie i przypisania.
• Lista odbiorców, w tym imiona i nazwiska, adresy e-mail, role i kolejność przekazywania.
• Metody dostarczania odbiorcom i Ustawienia uwierzytelniania.
• Odbiorcy DW.
• Ustawienia umowy, takie jak przypomnienia, wygaśnięcie i język.
• Przypisanie grupy, gdy opcja Użytkownicy w wielu grupach jest włączona.

Co użytkownicy mogą zmienić przed wysłaniem

Po skopiowaniu użytkownicy mogą modyfikować dowolną część umowy, w tym:

• Zastępowanie, dodawanie, usuwanie lub zmianę kolejności plików.
• Edycję nazwy umowy i wiadomości.
• Dodawanie, usuwanie lub aktualizację odbiorców i DW.
• Aktualizację uwierzytelniania odbiorcy lub metod dostarczania.
• Zmianę ustawień umowy.
• Edycję lub dodawanie pól formularza podczas tworzenia.
• Zmianę grupy wysyłającej, gdy ma to zastosowanie.

Dostęp do interfejsu API

Programiści mogą używać funkcji Utwórz kopię za pomocą punktu końcowego POST /agreements/{agreementId}/copy.

Obsługiwane i nieobsługiwane umowy

Obsługiwane statusy umów

Użytkownicy mogą utworzyć kopię umów w następujących stanach:

• Zakończone
• Anulowane
• Wygasłe

Obsługiwane typy umów

• Umowy wysłane za pomocą nowoczesnego środowiska Żądaj podpisu.

Nieobsługiwane

• Formularze internetowe
• Partie Wyślij zbiorczo
• Niestandardowe obiegi pracy

Uprawnienia i zachowanie podczas wysyłania

• Gdy funkcja jest wyłączona, akcja Utwórz kopię zostaje usunięta z widoku użytkownika.
• Gdy funkcja jest włączona:
  • Tylko pierwotny nadawca umowy może utworzyć kopię.
  • Każda skopiowana umowa rozpoczyna się jako nowy szkic.
  • Skopiowane umowy po wysłaniu podlegają standardowemu zachowaniu wysyłania i audytu.

Znane ograniczenia

Funkcja Utwórz kopię ma następujące ograniczenia:

• Można kopiować tylko umowy w stanie końcowym.
• Umów wysłanych za pomocą formularzy internetowych, funkcji Wyślij zbiorczo, Wypełnij i podpisz lub niestandardowych przepływów pracy nie można kopiować.
• Nie można kopiować umów, które zawierają uczestników będących świadkami.
• Jeśli oryginalna umowa została usunięta z powodu przechowywania dokumentów lub usunięcia RODO, nie można jej skopiować.
• Kopiowanie nie jest obsługiwane, jeśli nadawca nie ma już dostępu do wymaganego szablonu biblioteki.
• Jeśli źródłowa umowa używała uwierzytelniania hasłem, uwierzytelnianie musi zostać zresetowane i ponownie skonfigurowane w skopiowanej umowie.