Leksykon Adobe Acrobat Sign

Dokumenty/pliki/załączniki a umowy i transakcje

Dokumenty/pliki/załączniki to pojedyncze pliki, które wysyła się do systemu Adobe Sign. Materiały tworzące umowę.
Umowy są to obiekty widoczne dla klienta, które usługa Adobe Sign tworzy z przesłanych plików i które odbiorcy wypełniają lub podpisują. Terminu „umowa” używa się do definiowania zarówno obiektu podczas uzyskiwania podpisów, jak i wynikowego pliku PDF, który jest generowany.
Transakcje obejmują Umowę oraz wszystkie związane z nią operacje rejestrowania i dokumentacji, które są generowane dla / w ramach umowy. (np.: Raporty kontroli, wyniki uwierzytelniania, strony csv danych na poziomie pola).

Prefiksy funkcji

W miarę rozwoju funkcji stosowane będą prefiksy wskazujące, gdzie dana funkcja znajduje się na osi wydania/wycofania.

Nowe — coś zupełnie nowego.
Nowoczesne — coś zaktualizowanego, co może mieć opcję przełączania między nowoczesnym i klasycznym wyglądem.
- Nowoczesne wersje rzeczy mogą mieć Nowe funkcje. Np. nowoczesna wersja projektowania niestandardowego obiegu pracy ma nowe funkcje
Klasyczne — starsza wersja aktualizowanej funkcji, która jest zwykle używana, gdy istnieje opcja przełączania między wersjami aktywnymi.
Starsza wersja — starsza wersja, gdy opcja przełączania jest usuwana dla nowo utworzonych kont.

Wewnętrzne a zewnętrzne

Termin „wewnętrzny” opisuje grupę identyfikatorów użytkownika we wspólnym identyfikatorze konta. Identyfikatory tych użytkowników są wewnętrzne dla konta, a ustawienia dotyczące użytkowników wewnętrznych dotyczą tylko tych identyfikatorów.

Wszystkie inne adresy e-mail są „zewnętrzne”.

Uwaga:

Wiele firm posiada wiele kont.

Użytkownicy z tej samej firmy (z tą samą domeną w adresie e-mail), ale nie w ramach tego samego identyfikatora konta, są zewnętrzni wobec siebie.

Administratorzy na poziomie konta mogą uzyskać pełną listę wewnętrznych adresów e-mail, przechodząc do zakładki Konto > Użytkownicy i klikając ikonę Eksportuj listę użytkowników.

Plik CSV zostanie pobrany do systemu lokalnego. Ten plik CSV wylicza użytkowników na koncie, w tym ich bieżący status.

Obiekty i identyfikatory obiektów

obiekty

W zakresie usługi Adobe Sign „obiekt” to odrębnie rozumiana grupa atrybutów/właściwości.

Typy obiektów:

Konto jako całość
Grupy
Użytkownicy
Umowy

Jeśli wszystkie obiekty tego samego typu mają tę samą listę właściwości, wartości przypisywane tym właściwościom często się różnią, a w niektórych przypadkach muszą się różnić.

Na przykład wszyscy Użytkownicy posiadają właściwość adres e-mail i wartość adresu e-mail każdego użytkownika musi być unikatowa.

Gdy w dokumentacji używane są „obiekty”, należy rozumieć, że uwzględniany jest cały typ obiektu. (np. użytkowników można tworzyć za pomocą pliku CSV)

Obiekt Identyfikatory

Wszystkie obiekty mają unikatowe numery identyfikacyjne, aby odróżnić obiekty tego samego typu. Każdy użytkownik ma unikatowy identyfikator użytkownika. Każda umowa ma unikatowy identyfikator umowy.

Obiekty często używają identyfikatorów obiektów jako kluczowych atrybutów do ustalania relacji z innymi obiektami. W ten sposób obiekty mogą utrzymywać stałe relacje, nawet jeśli zmienią się inne atrybuty.

Na przykład identyfikator użytkownika może utworzyć wiele identyfikatorów umów, a relacja ta będzie się utrzymywać, nawet jeśli użytkownik zmieni inne właściwości, takie jak nazwa i adres e-mail użytkownika.

Identyfikator obiektu używany w dokumentacji identyfikuje jedno unikalne wystąpienie z typu obiektów. (np. zmiana adresu e-mail identyfikatora użytkownika nie zmienia własności umów z identyfikatorami użytkownika).

Relacje nadrzędny-podrzędny (szablon)

Idea relacji nadrzędny-podrzędny jest najlepiej zilustrowana na przykładzie szablonu, który służy do generowania wielu kopii samego siebie bez konieczności wykorzystania szablonu. Ponieważ obiekt nadrzędny jest bezpośrednio związany z umową podrzędną, którą generuje, obiekt nadrzędny może raportować względny status wszystkich umów podrzędnych.

Usługa Adobe Sign ma trzy przykłady tej zasady:

Szablony biblioteki — gdy szablony biblioteki są dołączone do umowy, relacja umowy jest śledzona jako element podrzędny dokumentu szablonu. (Uwaga: dotyczy to tylko sytuacji, gdy do umowy dołączony jest tylko jeden szablon). Szablony bibliotek mogą raportować umowy, które korzystały z szablonu ze strony Zarządzaj
Formularze internetowe — Formularze internetowe tworzą szablon nadrzędny, który zostanie skopiowany, gdy użytkownik podejmie próbę przesłania formularza do podpisania. Nadrzędny Formularz internetowy jest śledzony na stronie Zarządzaj i może raportować o umowach będących w toku lub umowach sfinalizowanych.
Wyślij zbiorczo — proces Wyślij zbiorczo umożliwia użytkownikowi przesłanie i skonfigurowanie jednego zestawu plików oraz listy adresów e-mail w pliku CSV. Spowoduje to utworzenie szablonu nadrzędnego, który skopiuje się i wyśle odrębną umowę na każdy adres e-mail uwzględniony na liście CSV. Obiekt nadrzędny jest śledzony na stronie Zarządzaj i może służyć do raportowania względnego stanu utworzonych umów podrzędnych.

Dziedziczenie właściwości/ustawień

Usługa Adobe Sign została utworzona w oparciu o model obiektowy, który umożliwia tworzenie obiektów „podrzędnych” z obiektów „nadrzędnych”. Po utworzeniu obiektu podrzędnego dziedziczy on wszystkie właściwości (atrybuty i ustawienia) obiektu nadrzędnego (szablonu).

Dziedziczenie trwałe oznacza, że jeśli obiekt nadrzędny zmieni wartość właściwości, zmiana ta przechodzi na wszystkie obiekty podrzędne, które odpowiednio odziedziczą tę zmianę.

Zerwanie łącza dziedziczenia umożliwia dostosowanie obiektu podrzędnego w celu ułatwienia osiągnięcia określonego rezultatu.

Dobrym tego przykładem w usłudze Adobe Sign jest relacja Konto:Grupa. Domyślnie wszystkie nowe grupy dziedziczą wartości ustawień zdefiniowane na poziomie konta. Grupy mogą jednak zerwać łącze dziedziczenia z poziomu konta i dostosować ustawienia grupy w celu osiągnięcia konkretnego rezultatu (np. bardziej zaostrzone wymagania dotyczące podpisu, domyślne ustawienia konkretnych umów).

W usłudze Adobe Sign dziedziczenie przechodzi z obiektu nadrzędnego na obiekt podrzędnego przez obiekty: Aplikacja > Poziom usługi > Konto > Grupa > Użytkownik

Aplikacja jest obiektem podstawowym i zawiera wszystkie możliwe opcje usługi.
Poziom usługi to poziom usługi zakupionej przez klienta. Na tym poziomie dostępne są różne funkcje umożliwiające odróżnienie (na przykład) konta Enterprise od konta indywidualnego.
Poziom Konta dziedziczy wszystkie ustawienia z Poziomu usługi i umożliwia administratorom użytkowników dostosowanie konta do ich określonego zastosowania. Jest to najwyższy poziom uprawnień, jaki mogą skonfigurować administratorzy klienta.
Poziom Grupy dziedziczy wszystkie ustawienia poziomu Konta i umożliwia dalsze dostosowywanie grupy. Zmiana wartości ustawień na poziomie grupy nadpisuje ustawienia na poziomie konta i powiela ustawienia grupy na wszystkich obiektach podrzędnych powiązanych z grupą.
Zarówno obiekty Użytkownika i Umowy dziedziczą swoje właściwości z Grupy, w której się znajdują. Jeśli użytkownik zmieni grupę, z którą jest powiązany, zobaczy tylko wartości odziedziczone z nowej grupy, a wszystkie utworzone umowy przyjmą tylko wartości dostępne w nowej grupie.

Z powodu dziedziczenia właściwości zaleca się, aby administratorzy skonfigurowali ustawienia na poziomie konta do najbardziej zaostrzonych wartości możliwych przy procesach pracy, a następnie w razie potrzeby rozluźnili ograniczenia na poziomie grupy.

Sygnatariusz (role) a odbiorca i uczestnik

Sygnatariusz (lub osoba zatwierdzająca, osoba akceptująca itp.) — wyraźnie zdefiniowana rola dla odbiorcy

Wszyscy odbiorcy posiadają rolę.

Odbiorca — dowolny adres e-mail włączający innych do „cyklu podpisywania” umowy. Osoby, które mogą wejść w interakcję z umową, gdy jest ona w toku

Odbiorcy stanowią podzbiór Uczestników.

Uczestnik — dowolny adres e-mail (osoba fizyczna) zawarty w transakcji. W skład tej grupy wchodzą: nadawca, wszyscy odbiorcy i wszystkie strony DW.

Jednorazowi oczekujący użytkownicy

Podczas tworzenia umowy w usłudze Adobe Sign aplikacja próbuje ustalić, czy którykolwiek z odbiorców ma istniejący identyfikator użytkownika, z którym może być powiązana umowa.

Jeśli identyfikator użytkownika istnieje i znajduje się na koncie zaufanym przez konto wysyłające, wówczas identyfikator umowy jest bezpośrednio powiązany z identyfikatorem użytkownika, a umowa jest widoczna na stronie Zarządzaj użytkownika.

Jeśli adres e-mail nie istnieje w systemie, lub jeśli identyfikator konta wysyłającego nie jest zaufany przez konto powiązane z identyfikatorem użytkownika, wówczas usługa Adobe Sign tworzy unikatowy jednorazowy identyfikator użytkownika w celu śledzenia działań odbiorcy dla tego identyfikatora umowy. Jednorazowe identyfikatory użytkownika istnieją tylko przez czas trwania umowy. Po sfinalizowaniu umowy i przechwyceniu wszystkich możliwych do zarejestrowania zdarzeń jednorazowy identyfikator użytkownika nie jest już przydatny i zostaje usuwany z systemu.

Stan końcowy

Stan końcowy następuje, gdy umowa nie zawiera dalszych działań, które odbiorcy mogą podjąć w celu jej sfinalizowania. Istnieją trzy „stany końcowe”:

Sfinalizowana — gdy w ramach umowy pomyślnie zakończono wszystkie procesy ze wszystkimi odbiorcami.
Porzucona — porzucona umowa została przerwana przez wyraźne działanie. Działanie to może pochodzić z jednego z kilku źródeł:
- Anulowana przez nadawcę
- Odrzucona przez odbiorcę
- Niepowodzenie z powodu niepowodzenia uwierzytelniania odbiorcy
- Niepowodzenie z powodu błędu systemu
Wygasła — umowy, które osiągnęły datę wygaśnięcia z powodu braku działania w określonym czasie.

Leksykon Adobe Acrobat Sign (terminologia, żargon itp.)