Witamy w Adobe Sign!

Zanim rozpoczniesz korzystanie z usługi Adobe Sign, chcielibyśmy omówić podstawy. Niniejszy przewodnik został stworzony, aby zaznajomić użytkownika z usługą Adobe Sign oraz dostępnymi dla niego funkcjami.

Przewodnik omawia wszystkie istotne procesy zachodzące w usłudze Adobe Sign i pozwala zapoznać się z interfejsem użytkownika. W razie potrzeby w systemie pomocy usługi Adobe Sign można znaleźć więcej szczegółowych informacji. Jeśli masz połączenie z Internetem, możesz wyświetlić powiązane tematy pomocy, klikając łącza w szarych polach rozpoczynające się od tekstu „Dodatkowe informacje…”. 

Uwaga:

W zależności od wybranej opcji dostępne są możliwości i funkcje usług na poziomie Business i/lub Enterprise. Ten przewodnik opisuje możliwości i funkcje dostępne na najwyższym poziomie umowy licencyjnej – Adobe Sign Enterprise. Aby określić typ posiadanej licencji, przejdź do sekcji Mój profil. W przypadku pytań dotyczących funkcji dostępnych dla posiadanego przez Ciebie typu licencji skontaktuj się z menedżerem ds. sukcesów klienta lub działem pomocy technicznej Adobe Sign.

Adobe Sign to wysoce konfigurowalna aplikacja wyposażona w szeroką gamę funkcji, które w razie potrzeby można dostosować do potrzeb Twojej firmy.  Administrator konta lub administrator grupy mógł wyłączyć niektóre z opisanych opcji. Jeśli potrzebujesz opcji, która jest niewidoczna, skontaktuj się z administratorem grupy lub konta. Usługa obsługuje różne konfiguracje dla różnych grup, więc funkcje wyłączone dla jednej grupy mogą zostać włączone dla innych.

 

Po dotarciu do końca tego przewodnika powinno się posiadać wiedzę na temat standardowych obiegów pracy „wysyłania” w usłudze Adobe Sign oraz zarządzania umowami i generowania raportów, które pozwalają być na bieżąco z tym, co zostało sfinalizowane i co jest nadal w toku.

Personalizowanie konta

Przy pierwszym logowaniu w usłudze Adobe Sign poświęć chwilę na sprawdzenie swoich danych osobowych. Informacje te są wykorzystywane w różnych szablonach, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy są prawidłowe.

  • Umieść wskaźnik myszy na nazwie użytkownika w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu, i kliknij pozycję Mój profil.

Strona profilu wyświetla określone wartości, które usługa Adobe Sign będzie wykorzystywać do personalizowania Twoich transakcji. Szczególną uwagę należy zwrócić na pozycje:

  • Imię i nazwisko – wykorzystywane w wiadomościach e-mail i do domyślnego podpisu wykorzystującego czcionkę.
  • Nazwa stanowiska – automatycznie uzupełniana, jeśli pole Tytuł zostało wcześniej wypełnione.
  • Nazwa firmy – uwzględniana w wiadomości e-mail, musi to być pełna, prawnie obowiązująca nazwa firmy.
  • Strefa czasowa – datownik będzie wystawiany w ustalonej strefie czasowej dla większej przejrzystości przepływu raportów.

Jeśli konieczna jest edycja zawartości, kliknij przycisk Edytuj profil, dokonaj koniecznych zmian, a następnie je Zapisz.

Edytuj profil

Po skonfigurowaniu danych osobowych zapoznaj się z innymi preferencjami osobistymi wyświetlanymi z lewej strony ekranu.  Opcje te są specyficzne dla użytkownika i mogą stanowić przydatne automatyzacje pracy:

  • Profil – osobiste informacje identyfikacyjne.
  • Tokeny dostępu – jeśli jesteś programistą, w tym miejscu znajdziesz zdefiniowane i wymienione tokeny interfejsu API.
  • Integracja z Twitterem – wyślij tweeta za każdym razem, gdy umowa zostanie sfinalizowana!
  • Moja stopka wiadomości e-mail – dodawanie niestandardowej stopki (zwykłego tekstu) u dołu szablonów wiadomości e-mail podczas wysyłania nowych umów.
  • Automatyczna delegacja – automatyczne oddelegowanie dowolnej umowy wysłanej za pośrednictwem Adobe Sign do podpisu przez stronę umowy. W sposób podobny do procesu przekazywania umów Adobe Sign, gdy odbiorca jest „poza biurem”.
  • Moje powiadomienia – konfigurowanie typów zdarzeń/alarmów, o których usługa Adobe Sign ma powiadamiać, oraz sposobów wysyłania powiadomień. Można otrzymywać wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym lub zarejestrować zdarzenie i skonfigurować wysyłanie raportów codziennie lub w cyklu tygodniowym. (Wyzwalaczami zdarzeń są powiadomienia. Alerty są wyzwalane, gdy minie określony czas i nie zdarzy się coś, co miało się zdarzyć).
  • Udostępnione powiadomienia – jeśli udostępniono nam konto innego użytkownika, możemy określić, o których zdarzeniach i alertach tego użytkownika chcemy otrzymywać powiadomienia.
  • Mój podpis – przesyłanie obrazu podpisu i inicjałów. Najlepiej się sprawdzają pliki PNG.
  • Preferencje językowe – pod tym nagłówkiem znajdują się dwa ustawienia:
    • Preferencje językowe – to ustawienie umożliwia określenie języka używanego w aplikacji internetowej Adobe Sign.
    • Język podpisywania – to ustawienie definiuje domyślny język używany dla powiadomień e-mail oraz dla instruowanego procesu podpisywania przez odbiorcę.
  • Wyświetl inne konta – jeśli konieczne jest wyświetlenie umów znajdujących się na koncie innego użytkownika, można o to poprosić, korzystając z tej opcji. Zostanie wyświetlona lista wszystkich przeglądanych kont. Ta funkcja działa w trybie tylko do odczytu.
  • Udostępnij moje konto – jeśli konieczne jest udostępnienie konta innej osobie, dzięki tej opcji możemy określić, kto widzi nasze umowy. Udostępnianie konta działa tylko w trybie widoku. Osoba przeglądająca nie może podpisywać, anulować ani delegować umów.

Przegląd dostępnych stron

Strona główna to pierwsza strona, którą użytkownicy zobaczą po zalogowaniu.  (Administrator konta może opcjonalnie skonfigurować w tym miejscu stronę Wyślij).

Strona główna

Strona główna to widok składający się z następujących sekcji, które umożliwiają szybki przegląd i dostęp do większości funkcji Adobe Sign:

  • W toku – licznik utworzonych umów, które są nadal w toku.
    • Kliknięcie licznika powoduje otwarcie strony Zarządzaj z filtrem umów, które są w toku.
    • Licznik W toku nie zawiera umów, które oczekują na Ciebie.
  • Oczekujące na Ciebie – licznik wskazujący wszystkie umowy oczekujące na Twoje działanie.
    • Kliknięcie licznika powoduje otwarcie strony Zarządzaj z filtrem oczekujących na Ciebie umów.
  • Zdarzenia i alerty – kliknięcie licznika powoduje otwarcie strony Powiadomienia, która otwiera się na karcie Zdarzenia.
  • Poproś o podpisy – szybkie łącze do strony Wyślij z dodatkową opcją rozpoczęcia procesu przez dołączenie dokumentu biblioteki lub rozpoczęcia niestandardowego obiegu pracy (jeśli został włączony dla konta).
  • Zacznij od biblioteki – umożliwia wybranie szablonu biblioteki lub obiegu pracy w celu rozpoczęcia nowej umowy.
  • Więcej rzeczy, które możesz zrobić – lista innych typowych akcji.
    • Wypełnij i podpisz dokument – tej opcji używa się, gdy trzeba zastosować podpis do dokumentu, a następnie wysłać podpisany dokument do kolejnej strony. Na przykład przy wypełnianiu formularzy podatkowych lub formularzy zgody.
    • Publikowanie formularza internetowego formularze internetowe to dokumenty/formularze, które można połączyć z witryną internetową, lub je w niej umieścić, aby umożliwić klientom wygenerowanie podpisanego dokumentu. Na przykład aplikacja członkowska lub formularz rejestracyjny w witrynie sieciowej.
    • Wysyłaj zbiorczo za pomocą funkcji Mega Sign – obieg pracy, który umożliwia wysyłanie dokumentów do setek osób do złożenia indywidualnego podpisu. Każda osoba otrzymuje odrębną umowę z prośbą o podpis. Na przykład roczne sprawozdanie z kodeksu postępowania.
    • Tworzenie szablonów wielokrotnego użytku – umożliwia utworzenie szablonu dokumentu lub pola do wielokrotnego użycia. Zapisane szablony mogą być dostępne do użytku osobistego, grupowego lub dla całego konta.
    • Zarządzanie umowami i śledzenie ich – przenosi do strony Zarządzaj.
    • Ulepsz swoje konto – przycisk Ulepsz konto otwiera małe okno dialogowe, które może być różne w zależności od najwyższego poziomu uprawnień użytkownika:
      • Użytkownicy są przenoszeni na stronę Mój podpis, na której mogą utworzyć swój podpis.
      • Administratorzy na poziomie grupy są przenoszeni na stronę ustawień konta w celu przesłania logo dla swoich grup.
      • Administratorzy konta są przenoszeni na stronę ustawień na poziomie konta w celu skonfigurowania nazwy firmy, nazwy hosta i logo.
    • Uzyskaj pomoc – użytkownicy mogą uzyskać dostęp do pomocy, klikając znak zapytania w prawym górnym rogu dowolnego okna usługi Adobe Sign.  Kliknięcie znaku zapytania powoduje otwarcie menu podrzędnego z następującymi opcjami:
      • Podręcznik użytkownika – otwiera nową kartę przeglądarki z podręcznikiem użytkownika usługi Adobe Sign.
      • Samouczki – otwiera nową kartę z samouczkami wideo usługi Adobe Sign.
      • Kontakt z działem pomocy technicznej – otwiera portal kontaktowy pomocy technicznej, w którym można uzyskać wsparcie za pomocą poczty e-mail, czatu i przez telefon.
        • Opcje pomocy technicznej zależą od poziomu usług na koncie klienta.
        • Żądania zmiany ustawień, modyfikacji konta lub zbadania konkretnej transakcji (lub innej zawartości konta użytkownika) muszą być składane przez administratora konta dla konta Adobe Sign.
      • Informacje o wydaniu – łącze do informacji o bieżącym wydaniu.
Menu Uzyskaj pomoc

Strona Wyślij służy do tworzenia nowych umów. Strona podzielona jest na cztery sekcje:

send_page_-_blank

Jeśli uczestniczyło się w procesie podpisywania umowy w usłudze Adobe Sign jako nadawca, odbiorca lub nawet jako odbiorca wiadomości DW, będzie ona dostępna na stronie Zarządzaj.  Strona stanowi portal do wszystkich umów powiązanych z użytkownikiem i została zaprojektowana z myślą o osiągnięciu dwóch celów: umożliwieniu znalezienia umowy, którą chce się przejrzeć, oraz umożliwieniu zarządzania wybraną umową.

Główną część strony stanowi spis dostępnych umów z dostępnym po lewej stronie filtrowaniem według stanu umów (W toku, Oczekujące na Ciebie, Zakończone, Anulowane, Wygasłe i Wersje robocze). Pod filtrami umów dostępne są również filtry szablonów (Szablony, Formularze internetowe i Umowy Mega Sign).

Filtry tekstu wejściowego, znajdujące się w górnej części strony, ułatwiają wyszukiwanie i lokalizowanie poszczególnych dokumentów za pomocą adresu e-mail, nazwy umowy, nazwiska odbiorcy (jeśli jest znane), daty, notatek itp.).

Strona Zarządzaj

Regularnie wysyłane raporty mogą pomóc szybko ocenić postępy w dokumentach oraz wskazać miejsca, na które trzeba zwrócić uwagę. Raporty można dostosować tak, aby były wyzwalane dowolnego dnia o dowolnej porze i żeby obejmowały swoim zakresem wszystkie umowy lub tylko dokumenty o określonej nazwie.

Interfejs strony Raport
Wskaźniki Zwróconych raportów

Wysyłanie umów

W usłudze Adobe Sign chodzi przede wszystkim o wysyłanie dokumentów i zbieranie podpisów oraz zatwierdzeń! Każdy klient może mieć inne wymagania dotyczące tego, kto powinien wejść w interakcję z dokumentem i w jakiej kolejności, dlatego też istnieje szereg funkcji obiegu pracy dostępnych w interfejsie strony Wyślij, o których musisz wiedzieć. 

send_page-unbranded

Wysyłanie umowy rozpoczyna się od zdefiniowania odbiorców oraz kolejności, w jakiej zyskują możliwość wchodzenia w interakcję z dokumentem.

W sekcji Odbiorcy przełącznik w górnej części strony prosi o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:

  • Gdy zaznaczona jest opcja Finalizuj w kolejności (jak pokazano powyżej), sekwencyjny proces podpisywania można obserwować na każdym etapie, a odbiorcy są ponumerowani, aby wskazać dokładną kolejność uczestnictwa.
    • Hybrydowy proces składania podpisów ma swój początek w sekwencyjnym obiegu pracy (Finalizuj w kolejności).
  • Gdy włączona jest opcja Finalizuj w dowolnej kolejności, podpisy można składać równolegle, a odbiorcy nie są numerowani, aby zasygnalizować, że nie ma określonej kolejności uczestnictwa.
Send - Recipients - Any Order

Po prawej stronie przełącznika kolejności podpisywania dostępne są dwa łącza:

  • Dodaj mnie – kliknij łącze, aby uwzględnić siebie jako następnego odbiorcę w kolejności uczestnictwa.
  • Dodaj grupę odbiorców – kliknij to łącze, aby utworzyć grupę odbiorców, w której konieczne jest uczestnictwo jednego z odbiorców w imieniu całej grupy. Można na przykład utworzyć grupę dla całego działu kadr, w której umowę może podpisać jedna z pracujących w tym dziale osób.

Uwaga:

Aby zmienić kolejność odbiorców, można kliknąć i przeciągnąć odbiorców na właściwe miejsce w grupie. Można również edytować ich numery, a grupa się odpowiednio dostosuje.

 

Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:

Recipient w Validation2

A. Kolejność uczestnictwa – gdy zaznaczona jest opcja Finalizuj w kolejności, kolejność uczestnictwa zawiera wyraźne wskazówki dotyczące tego, kiedy każdy z odbiorców wejdzie w interakcję z umową.

B. Rolajak najlepiej określić odbiorcę?

C. Adres e-mail – to identyfikujący odbiorcę adres e-mail, którego używa się podczas całej komunikacji e-mail z odbiorcą, w tym podczas wysyłania prośby o podpisanie.

D. Metody uwierzytelniania – w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany? Czy chcesz używać uwierzytelniania dwuskładnikowego?

E. Wiadomość prywatna (opcjonalnie) – nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę.

 

Łącze Pokaż odbiorców DW poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail do wiadomości (DW), na które zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości jej podpisania/zatwierdzenia.

„Hybrydowy” obieg pracy to przykład sekwencyjnej kolejności uczestnictwa, gdzie jeden lub więcej kroków obejmuje dwóch lub więcej odbiorców, którzy uzyskują dostęp do dokumentu w tym samym czasie. Wszyscy równolegli sygnatariusze / osoby zatwierdzające muszą uzupełnić swoją część, zanim proces sekwencyjny przejdzie do następnego kroku.

Hybrid Recipients

Grupy odbiorców są przydatne, gdy konieczny jest podpis zespołu lub organizacji, a nie konkretnej osoby w grupie. Każdy członek grupy jest uprawniony do podpisywania lub zatwierdzenia w imieniu całej grupy.

Recipient Group2

Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność pracy.

Send - Message section

Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.  Ten ciąg znaków zostanie umieszczony w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto) do odbiorców, a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Niepowtarzalna i rozpoznawalna nazwa umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i ułatwi wyszukiwanie (w razie potrzeby).

Uwaga:

Jeśli nie zostanie wprowadzona żadna nazwa umowy przed załączeniem dokumentu, umowa przejmie nazwę od nazwy pierwszego załączonego pliku. Wartość tą można edytować do momentu wysłania umowy.

 

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Ten komunikat jest wyświetlany w wiadomości e-mail Podpisz wysyłanej do wszystkich odbiorców (w odróżnieniu od wiadomości prywatnej, która jest widoczna tylko dla odbiorcy, dla którego jest skonfigurowana).

Wiadomość e-mail Sprawdź i podpisz z nazwą i wiadomością

Szablony wiadomości

Klienci na poziomie Enterprise mają dostęp do szablonów wiadomości skonfigurowanych przez administratora. Szablony wiadomości są bezpośrednio powiązane z funkcją Język odbiorcy w sekcji Opcje, dlatego na przykład po wybraniu języka hiszpańskiego z rozwijanej listy języków dostępne staną się wszystkie szablony w tym języku.

Send - MEssage Templates

Uwaga:

Jeśli wybrano język, który nie ma powiązania z żadnymi szablonami, opcja Szablon wiadomości nie będzie widoczna na stronie Wyślij.

Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad umową po jej wysłaniu:

  • Ochrona hasłem – wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.  To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Adobe Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!
  • Termin sfinalizowania – ustaw liczbę dni, po upływie których umowa wygasa i nie można już jej ukończyć.
  • Ustaw przypomnienie – ustaw częstotliwość przypomnień (raz dziennie lub raz na tydzień), które będą wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.
  • Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz używać w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.
    • To ustawienie definiuje również widoczne szablony wiadomości, jeśli twoje konto jest skonfigurowane do korzystania z tych funkcji.
Send page Options

W sekcji Pliki można załączyć dokumenty do transakcji.

Adobe Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF z umową do podpisania i utworzy go na podstawie kolejności dokumentów na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.

Pliki można dołączyć z biblioteki Adobe Sign, usługi Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive, bądź przesłać je z lokalnego systemu za pomocą funkcji wyszukiwania plików. Plik można również przeciągnąć i upuścić w dowolnym miejscu na stronie Wyślij.

Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Pliki


Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu

Tuż pod listą plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.

Należy umieścić przynajmniej pola podpisu, jednak dostępnych jest wiele innych pól, których można używać do tworzenia złożonych formularzy.

Uwaga:

Jeśli w umowie nie zostaną umieszczone żadne pola podpisu, usługa Adobe Sign automatycznie doda nową stronę, aby uwzględnić podpisy na końcu dokumentu.

Wysyłanie dokumentu do jednego odbiorcy to jeden z najczęstszych obiegów pracy z umowami i świetny sposób nauki podstawowych procesów. Wszystko, czego potrzebujesz to:

  • Adres e-mail odbiorcy
    • Podany adres e-mail musi różnić się od adresu e-mail używanego do logowania (nie można wysłać umowy do siebie)
  • Dokument lub plik, który ma zostać podpisany
Prośba o podpisy


Wysyłanie do wielu odbiorców

Wysłanie umowy do wielu odbiorców odbywa się dokładnie według tych samych kroków z uwzględnieniem dwóch istotnych różnic:

  • Wszyscy odbiorcy muszą zostać umieszczeni w oddzielnych wierszach w sekcji Odbiorcy, w kolejności, w jakiej mają złożyć swoje podpisy
  • Podczas umieszczania pól należy ustalić, który odbiorca ma mieć dostęp do tego pola poprzez dwukrotne kliknięcie pola i ustawienie wartości Odbiorca

Środowisko podpisywania

Znajomość procesu podpisywania jest pomocna w zrozumieniu rezultatów konfiguracji przeprowadzonych przez nadawcę.

1. Odbiorca otrzyma na swoją skrzynkę odbiorczą wiadomość e-mail z umową.

○ Wiersz tematu będzie się rozpoczynał od słów: Prośba o podpisanie {Nazwa dokumentu}

2. Umowę można otworzyć, klikając przycisk Sprawdź i podpisz.

Wiadomości e-mail Sprawdź i podpisz

3. Umowa zostanie otwarta w nowym oknie przeglądarki

Inne opcje dostępne na stronie:

A. Opcje – ta lista zawiera opcje, które posiada odbiorca na podstawie przydzielonej mu roli.

○ Przeczytaj umowę – otwieranie umowy w formacie tylko do przeglądania.

○ Oddeleguj podpisanie do innej osoby – opcja umożliwiająca odbiorcom oddelegowanie uprawnień do innej osoby. Na przykład do współpracownika lub menedżera.

○ Odmów podpisania – ta operacja wygasza umowę.

○ Wydrukuj, podpisz i przekaż – umożliwia sygnatariuszowi przekonwertowanie obiegu pracy z podpisu elektronicznego na podpis fizyczny. Następnie sygnatariusz przesyła podpisany dokument.

○ Wyczyść dane dokumentu – ta opcja służy do czyszczenia pól z całej zawartości.

Wyświetl historię – otwieranie bieżącego raportu kontroli do przejrzenia.

Pobierz plik PDF – pobieranie bieżącej wersji umowy w formacie PDF.

B. Wiadomość – ikona dymku wypowiedzi będzie wyświetlać komunikaty.

C. Wymagany licznik pól – ten licznik pokazuje liczbę wymaganych pól w dokumencie, które są nadal niewypełnione. Kliknięcie tego pola nawiguje sygnatariusza po wymaganych (nieopcjonalnych) polach.

D. Następna zakładka pola – żółta strzałka może pomóc w znalezieniu następnych pól w przypadku przewijania dużego dokumentu.  Uwzględnione zostaną wszystkie pola, a nie tylko wymagane.

Opcje podpisywania

Ten dokument posiada tylko jedno pole podpisu, które jest wymagane (zgodnie z oznaczeniem czerwoną gwiazdką). W przypadku dokumentów z wieloma polami można przechodzić między nimi za pomocą klawisza Tab.

 

4. Aby zastosować podpis, kliknij dwukrotnie pole i otwórz panel podpisu.

5. Wpisz swoje imię i nazwisko w górnym polu panelu podpisu.

Swój podpis można złożyć na cztery sposoby:

○ Ustawiona czcionka (domyślnie) – dla wpisywanego nazwiska usługa Adobe Sign zastosuje czcionkę przypominającą odręczne pismo.

○ Narysowany fizycznie – podpis można narysować za pomocą myszy, rysika lub innego urządzenia wskazującego. Doskonałe rezultaty daje użycie palca na tablecie.

○ Obraz – jeśli użytkownik posiada obraz stempla, może go przesłać.

Mobilny – opcja Mobilny umożliwia przesłanie panelu podpisu z komputera na urządzenie mobilne, co ułatwia fizyczne rysowanie podpisu na urządzeniu.

Panel Podpis

6. Kliknij przycisk Zastosuj, aby umieścić podpis w polu podpisu i powrócić do dokumentu.

7. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk Kliknij, aby podpisać u dołu okna (łatwo znaleźć).

Click to sign button
Dodatkowe informacje na temat podpisywania umów można znaleźć na kartach pomocy usługi Adobe Sign, dostępnej po kliknięciu tutaj.

Uwaga:

Na dole strony Adobe Sign znajduje się pasek narzędziowy zawierający narzędzia umożliwiające nawigację w umowie, powiększanie i zmniejszanie oraz pobieranie dokumentu. Pasek ten można ukryć, klikając ikonę X w prawym dolnym rogu. Aby tymczasowo wyświetlić ukryty pasek narzędziowy, umieść kursor na dole okna, co spowoduje ponowne wyświetlenie kontrolek. 

Zoom Section

Dodatkowe informacje o korzystaniu z elementów sterujących powiększeniem można znaleźć w pomocy usługi Adobe Sign, dostępnej po kliknięciu tutaj.

Zarządzanie umowami

Zarządzanie umowami jest ważną częścią pracy z programem Adobe Sign. Za pomocą strony Zarządzaj można śledzić, przetwarzać i dostosowywać umowy. Zarówno w przypadku anulowania umowy, jak i zastąpienia sygnatariusza, procesy te pozwalają wpływać na postępy transakcji w systemie.

Strona Zarządzaj zawiera dużo osadzonych funkcji. W celu uproszczenia można ją podzielić na trzy obszary funkcjonalne:

A. Filtry

B. Lista umów

C. Narzędzia umów

Strona Zarządzaj sekcje


Filtry umów

„Foldery” z wieloma statusami na klasycznej stronie zostały połączone w o wiele praktyczniejszą serię filtrów, wyświetlających umowy o określonym statusie.  W górnej sekcji znajdują się filtry umów wyświetlające umowy na podstawie ich aktualnego statusu.

Istnieją dwa statusy „aktywne”. Po nazwie każdego statusu w nawiasie podany jest rozmiar zawartości:

  • W toku (N) – wyświetlone umowy ze statusem W toku czekają na zakończenie akcji przez użytkownika. Umowy oczekujące na zalogowanego użytkownika nie są wyświetlane.
  • Oczekujące na Ciebie (M) – umowy oczekujące na zalogowanego użytkownika są przechwytywane przez filtr Oczekujące na Ciebie.

 

Istnieją trzy statusy „końcowe”:

  • Sfinalizowane – umowy, które zostały pomyślnie i całkowicie rozwiązane.
  • Anulowane – umowy, które z jakiegoś powodu zostały porzucone. Należą do nich:
    • umowy anulowane przez nadawcę,
    • umowy odrzucone przez uczestnika,
    • umowy rozwiązane z powodu powtarzającego się problemu z uwierzytelnieniem,
    • umowy zawierające błąd systemowy, przez który umowa jest nierentowna.
  • Wygasłe – umowy, które osiągnęły datę wygaśnięcia i zostały automatycznie zamknięte.

 

Istnieje również status Wersja robocza, zawierający wszystkie częściowo utworzone umowy.

 

Dolna sekcja przeznaczona jest dla szablonów obiektów nadrzędnych.  Umowy podrzędne utworzone na podstawie tych szablonów są filtrowane powyżej w filtrach statusu umowy.

Obiekty nadrzędne nie są same w sobie umowami, ale są wykorzystywane do tworzenia dużych ilości indywidualnych umów. Obiekty nadrzędne obejmują:

  • (Biblioteka) Szablony – wszystkie szablony dokumentów i pól dostępne w bibliotece dokumentów.
  • Formularze internetowe – znane wcześniej jako „Widżety”, formularze internetowe to szablony umów, które mogą być przesyłane jako łącza lub osadzone na stronach internetowych.  Formularze internetowe są inicjowane przez sygnatariuszy i generują umowy podrzędne dla każdego uczestnika, który je wypełni.
  • Mega Sign – szablony Mega Sign są zaprojektowane w taki sposób, aby generować dużą liczbę indywidualnych umów wysyłanych i podpisywanych jak „zwykła” umowa.

Uwaga:

Użytkownicy, którzy udostępniają im zawartość z innych kont użytkowników, mogą filtrować tę zawartość, klikając strzałkę w dół obok Twoich umów.

Rozwijane menu wyświetla listę wszystkich użytkowników (i grup, gdy włączone jest udostępnianie zaawansowane), którzy udostępnili Ci zawartość.  Wybierz użytkownika, a twoja strona Zarządzajzostanie wczytana ponownie z zawartością wybranego użytkownika.


Listy umów

Główna część strony zawiera listę umów, z którymi powiązany jest użytkownik.  Każda umowa zawierająca Twój adres e-mail zostanie wyświetlona na liście. Nie tylko umowy zainicjowane przez Ciebie, ale też wszelkie umowy, które zostały do Ciebie wysłane w celu podpisania/zatwierdzenia oraz te, które zostały wysłane do jego wiadomości.

Lista umów jest zawsze filtrowana według statusu dokumentu wybranego po lewej stronie.

 

Nagłówki w górnej części list po pojedynczym kliknięciu sortują zawartość w każdej sekcji. Ponowne ich kliknięcie odwraca porządek sortowania.

 

Poszczególne rekordy zawierają następujące informacje:

Lista umów
  • Odbiorca – wartość nazwy zawiera nazwę lub adres e-mail pierwszego odbiorcy, który nie jest nadawcą.
    • Adres e-mail jest używany, gdy odbiorca nigdy nie podpisywał dokumentu za pośrednictwem systemu Adobe Sign.
    • Po wprowadzeniu wartości nazwy podczas procesu składania podpisu adres e-mail zostanie zastąpiony nazwą.
  • Firma – jeśli pierwszy odbiorca wprowadził nazwę firmy za pomocą pola podpisu lub po zalogowaniu się i zaktualizowaniu profilu, zostanie wprowadzona wartość z nazwą tej firmy.
    • Jeśli umowy nie będą zawierać pól Nazwa firmy, ta kolumna pozostanie w dużej mierze pusta.
  • Tytuł dokumentu – jest to nazwa umowy.
  • Stan – gdy zaznaczony jest filtr W toku, druga kolumna prezentuje Stan, który zawsze powinien przyjmować wartość Wysłana do podpisania (lub zatwierdzenia, akceptacji itp.).
  • Operacja – podczas korzystania z filtra Oczekujące na Ciebie druga kolumna wskazuje rodzaj operacji, której wykonanie jest oczekiwane (wraz z łączem umożliwiającym otwarcie umowy).
  • Nadawca – podczas przeglądania trzech statusów ostatecznych (Sfinalizowane, Anulowane i Wygasłe) druga kolumna wskazuje pierwotnego nadawcę umowy.
  • Data modyfikacji — wyświetla datę ostatniej modyfikacji, tj. datę ostatniej aktualizacji umowy przez zdarzenie wysyłania lub podpisywania/zatwierdzania.

Panel Narzędzia umów umożliwia dostęp do kilku elementów sterujących pozwalających na lepsze zarządzanie umowami oraz zrozumienie ich.

  • Data ważności – wyświetla datę automatycznego anulowania umowy, jeśli została określona Kliknięcie ikony ołówka umożliwia ustawienie lub edycję tej wartości.
  • Widok – otwiera umowę, umożliwiając jej wyświetlenie.
  • Modyfikuj umowęumożliwia zastąpienie dokumentów dołączonych do umowy i/lub edytowanie pól w dokumencie. Możliwe tylko przed podjęciem działań przez pierwszego odbiorcę.
  • Przypomnienie – za pomocą tego łącza można tworzyć i usuwać przypomnienia po wysłaniu umowy. Ponadto przypomnienie można wysłać w czasie rzeczywistym lub w określonym dniu.
  • Udostępnij – użytkownik udostępniający dokument za pomocą tej funkcji zostaje poproszony o podanie adresu e-mail oraz wiadomości, a następnie wysłanie na ten adres kopii umowy w obecnym stanie oraz dodanie dokumentu do karty Zarządzaj wyznaczonego adresu e-mail.
  • Anuluj – umożliwia anulowanie umowy.
  • Pobierz plik PDF – pobiera kopię umowy w jej bieżącym stanie.
  • Pobierz pojedyncze pliki – umożliwia pobranie poszczególnych plików, jeśli pierwotna umowa składa się z wielu plików.
  • Pobierz raport kontroli – to łącze generuje raport w formacie PDF dotyczący historii umowy, w tym dokładnych parametrów, jak adres IP dla każdego zdarzenia.
  • Notatki — do każdej umowy można dodać osobistą notatkę. Ta notatka będzie widoczna tylko dla użytkownika, który ja utworzył i nie będzie udostępniona żadnemu innemu użytkownikowi ani sygnatariuszowi. Notatki można przeszukiwać w filtrach tekstowych.
  • Zastępowanie sygnatariuszaumożliwia zastąpienie bieżącego odbiorcy.
  • Edytowanie uwierzytelnianiaumożliwia zmianę bieżącej metody uwierzytelniania dla odbiorcy. Opcji można użyć do wyzerowania hasła uwierzytelniającego, jeśli użytkownik go nie pamięta.
  • Aktywność – ta karta zawiera listę obejmującą wszystkie wydarzenia zarejestrowane dla danej umowy, zaczynając od zdarzenia wysłania, a kończąc na zdarzeniu złożenia końcowego podpisu.
Narzędzia umów

Raporty (dostępne tylko dla użytkowników usług na poziomie Business i Enterprise)

Funkcja raportowania umożliwia sprawdzenie, w jaki sposób Twoje konto korzysta z usługi Adobe Sign. Twórz własne raporty i zyskaj kompletny wgląd w proces podpisywania dokumentów, obserwując postępy poszczególnych grup i użytkowników.

reports_-_result2

Aby utworzyć nowy raport, kliknij kartę Raporty, aby przejść do strony Raporty i kliknij łącze Utwórz nowy raport.

reports_-_createnew-unbranded

 

Zostanie wyświetlona strona Utwórz nowy raport:

reports_-_whole_page
Dodatkowe informacje na temat tworzenia raportów można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.


Parametry raportu

Podczas konfigurowania raportu można ustawić wiele parametrów, które pozwolą dostosować wyniki. Dostępne są wszystkie opisane poniżej parametry. 

Data utworzenia

Data utworzenia to przedział czasowy, który raport ma obejmować. Może wybrać jeden z czterech predefiniowanych przedziałów (bieżący tydzień, poprzedni tydzień, poprzedni miesiąc) lub wpisać własny zakres dat.

Reports - Creation date

Grupy użytkowników

Ten parametr umożliwia uruchomianie raportów dla określonych użytkowników lub grup. Dla każdego użytkownika można wybrać jeden lub więcej raportów lub można uruchomić raport obejmujący wszystkich użytkowników na koncie.

Reports - Users and Groups

Dokumenty i obiegi pracy

Opcja ta umożliwia uwzględnienie w raporcie konkretnych dokumentów. Dokumenty wymienione w tym polu są używanymi na koncie dokumentami w bibliotece. Nie będą tutaj wymienione indywidualne, jednorazowe dokumenty. 

Reports - Document and Workflows

Nazwa dokumentu

Ten parametr służy do dołączania lub wykluczania dokumentów zawierających lub nie zawierających określonej zmiennej. Można zdecydować, czy wpisywany ciąg znaków ma zostać dołączony, czy wykluczony.

Reports - Document Name

Mega Sign

Włączenie tego parametru pozwala uwzględnić umowy Mega Sign w raporcie wynikowym.

Reports - Mega Sign

Cele efektywności

Korzystając z widoku Cel efektywności można ustawić progi wydajności. W wynikowym raporcie zostaną wyświetlone wskaźniki odzwierciedlające wydajność.

Reports - Performance Goals

Test porównawczy

Domyślnie parametr testu porównawczego jest dla raportów wyłączony. Aby go włączyć, kliknij łącze ustawień raportu.

Testowanie porównawcze pozwala w rozszerzony sposób monitorować postępy w umowach i szybkość podpisywania. 

Reports - Benchmrking

Przedstaw umowy na wykresie według

Każda włączona opcja (wg daty, nadawcy, grupy, formularza, obiegu pracy i typu podpisu) pozwala wyświetlić w raporcie wykres innego typu.

Reports - Graphs

Et Cetera

Parametry w tej sekcji umożliwiają zmianę grafiki w raporcie wynikowym. Zmiana tych parametrów może przyspieszyć proces raportowania.

Reports - Et Cetera

Po kliknięciu przycisku Uruchom raport zostanie wygenerowany raport na podstawie wybranych parametrów. Na raporcie można wykonać szereg operacji.

reports_-_result

Aktualizuj raport za pomocą bieżących danych

Kliknięcie tego łącza przypomina odświeżenie strony. Nowy raport będzie zawierał najnowsze transakcje i aktywności.

reports_-_resultheaderupdate

Zapisz raport

Zapisanie raportu umożliwia ponowne uruchomienie tego raportu w przyszłości.

reports_-_resultheadersave

Udostępnij raport

Udostępnienie umożliwia wysłanie wyników raportu do innej osoby. Wystarczy wpisać adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości.

reports_-_resultheadershare

Zaplanuj raport

Ustawienie harmonogramu dla raportu powoduje uruchomienie go z tymi samymi parametrami w określonych odstępach czasu.

reports_-_resultheaderschedule

Eksportuj dane raportu

Kliknięcie tego łącza spowoduje wyświetlenie monitu o otwarcie lub zapisanie pliku .CSV. Pliki CSV można otwierać w programie Excel, a wszystkie informacje o transakcjach dla umów zawarte w raporcie są klasyfikowane w różnych kolumnach.

reports_-_resultheaderexport

Wersja do druku

Kliknięcie tego łącza spowoduje otwarcie raportu w wersji do druku.

reports_-_resultheaderprint

Środowisko podglądu i tworzenia

Środowisko tworzenia udostępnia w aplikacji Adobe Sign funkcje tworzenia formularzy. Poza umieszczaniem pól podpisu można dodawać pola, które automatycznie uzupełniają zawartość, np. wartości daty lub podpisy sygnatariuszy (jeśli są znane), oraz pola tekstowe służące do walidacji informacji i/lub przeprowadzania złożonych obliczeń. Dostępne są również inne typy pól, takie jak pola rozwijane, przyciski opcji i pola wyboru.

Dostęp do środowiska tworzenia można uzyskać przez:

  • Wysyłanie nowego dokumentu i włączanie opcji Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu na stronie Wyślij.
NExt Button for Authoring

 

  • Edytowanie dokumentu w wersji roboczej na stronie Zarządzaj.
Edytuj wersję roboczą umowy

 

  • Utworzenie nowego szablonu lub formularza internetowego na stronie głównej.
Tworzenie formularzy i szablonów internetowych

 

 

  • Edytowanie istniejącego dokumentu w bibliotece lub formularza internetowego na stronie Zarządzaj.

○ Edytować można tylko przesłane szablony. Na poniższym obrazie widać, że drugi szablon jest współużytkowany przez innego użytkownika, a zatem nie można go edytować.

 

Edytuj szablon

Po uruchomieniu środowiska tworzenia poświęć chwilę na zweryfikowanie pięciu najważniejszych obszarów:

A. Szablon pola formularza – ta opcja jest wyświetlana tylko wtedy, gdy utworzono co najmniej jeden szablon biblioteki pól formularza.

B. Układ pola i wyrównanie – wyświetla pasek rozmiaru/wyrównania pola formularza

C. Wybierz odbiorcę (rolę) – z tej rozwijanej listy można wybrać odbiorców umowy

D. Karty pól formularza – ze znajdujących się tu kart można wybrać pola, które mają zostać dodane do dokumentu

E. Powiększenie i wyzerowanie – za pomocą tych narzędzi można powiększać lub pomniejszać dokument, a także przywrócić wszystkie pola do stanu początkowego, w którym znajdowały się po otwarciu środowiska tworzenia

V3 Zoom

Szablon pola formularza

Jeśli utworzono szablon pól formularza dla dokumentu, przy pomocy tego zestawu narzędzi można wybrać ten szablon i go zastosować.

Rozwijana lista zawiera listę dostępnych szablonów pól formularza i umożliwia wybranie strony, na której ma zostać uruchomiony szablon.  Można zastosować wiele szablonów.

V3 Field Templates
Dodatkowe informacje o korzystaniu z szablonów pól formularza można znaleźć w pomocy usługi Adobe Sign, dostępnej po kliknięciu tutaj.

Wyrównanie i układ pól

W tym menu są wyświetlane narzędzia służące wyrównywaniu i zmianie rozmiaru pól względem siebie. Aby dostosować pola jako grupę, można kolejno klikać w pola z naciśniętym klawiszem Control lub nacisnąć klawisz Shift i wybrać obszar za pomocą myszy.

Sześć ikon po lewej stronie służy wyrównaniu pola do górnej krawędzi, poziomej linii środkowej, dolnej krawędzi, lewej krawędzi, pionowej linii środkowej oraz prawej krawędzi (w widoku od lewej do prawej). 

Następne trzy ikony przyciągają wszystkie pola do tej samej szerokości, wysokości lub obu wartości jednocześnie. 

Wyrównanie i zmiana rozmiaru bazują na pierwszym zaznaczonym polu.

V3 Align tools

Wybierz odbiorcę (rolę)

Prawdopodobnie najważniejszym elementem budowania formularzy jest przypisywanie różnych odbiorców do pól, które muszą wypełnić. Po wybraniu odbiorcy z listy Odbiorcy każde następne pole umieszczane w formularzu będzie automatycznie powiązane z tym odbiorcą. Wystarczy zmienić odbiorcę, aby wszelkie nowo umieszczane pola były z nim powiązane.

Authoring Roles

Uwaga:

Gdy zaznaczymy określonego odbiorcę, przypisane do niego pola zostaną w dokumencie podświetlone, co w sposób wizualny sygnalizuje nam, które pola są powiązane z wybranym odbiorcą.

 

Gdy pole znajduje się już w dokumencie, można zmodyfikować odbiorcę, z którym powiązane jest pole. Możemy to zrobić, klikając dwukrotnie w pole, aby otworzyć menu pola, a następnie zmieniając odbiorcę na rozwijanej liście.

Signer role in field menu

Dodatkowe informacje na temat ról uczestników można znaleźć w pomocy usługi Adobe Sign, dostępnej po kliknięciu tutaj.

Dodatkowe informacje o roli wstępnego wypełniania można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

Wszystkie pola dostępne w aplikacji Adobe Sign można znaleźć w menu po prawej stronie okna. Pola te są klasyfikowane według zastosowania i typu pola. Większość można przekształcić do wysokości i szerokości wymaganej przez formularz.

Dodatkowe informacje na temat typów pól formularzy można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.


Pola podpisu

  • Podpis – to pole, z którego korzystają sygnatariusze, aby złożyć podpis na umowie. Dla każdego sygnatariusza dokumentu obowiązkowe jest co najmniej jedno wymagane pole podpisu bez warunków.
  • Podpis elektroniczny – to pole, z którego korzystają sygnatariusze, aby złożyć podpis elektroniczny. Zanim ta opcja stanie się dostępna, należy ją włączyć w ustawieniach konta.
  • Inicjały – to pole, z którego korzystają sygnatariusze, aby podpisać umowę inicjałami. Pole inicjałów nie zastępuje pola podpisu. Pola inicjałów są domyślnie wymagane, ale można je ustawić jako opcjonalne
  • Blok podpisu – kolekcja pól w których wymagana jest interakcja sygnatariusza. Jeśli na koncie ustawiono, aby wymagane było podanie tytułu i firmy sygnatariusza, pola te zostaną dodane do bloku podpisu. Absolutnym minimum w bloku podpisu są pola zawierające podpis i adres e-mail.
Signature Fields

Pola informacji o sygnatariuszu

Pola te nazywa się Polami informacji o sygnatariuszu, jednak można je przypisać do każdego uczestnika, z osobami zatwierdzającymi włącznie.  Służą one odzwierciedleniu informacji dotyczących adresata, do którego są przypisane, i nie używa się ich do gromadzenia żadnych dodatkowych informacji o odbiorcy, oprócz danych identyfikacyjnych.

  • Tytułwymagane pole, w którym sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca musi wprowadzić tytuł swojego stanowiska. Jeśli sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca jest zarejestrowanym użytkownikiem usługi Adobe Sign, to pole jest automatycznie wypełniane informacjami z profilu danej osoby.
  • Firmawymagane pole, w którym sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca musi wprowadzić informacje o swojej firmie. Jeśli sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca jest zarejestrowanym użytkownikiem usługi Adobe Sign, to pole jest automatycznie wypełniane informacjami ze strony Mój profil danej osoby.
  • Nazwa sygnatariusza – pole tylko do odczytu, które jest automatycznie uzupełniane nazwą, którą sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca wprowadziła podczas podpisywania. Jeśli sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca jest zarejestrowanym użytkownikiem usługi Adobe Sign, to pole jest automatycznie wypełniane informacjami ze strony Mój profil danej osoby.
  • E-mail – pole tylko do odczytu, które jest automatycznie uzupełniane adresem e-mail odbiorcy umowy, do którego wysłano umowę.
  • Data – pole tylko do odczytu, które jest automatycznie uzupełniane datą, w której umowa została podpisana lub zatwierdzona. Tego pola nie należy używać w przypadku niestandardowych lub wprowadzanych dat.
SignerInfo fields

Pola danych

  • Pole tekstowe – puste pole tekstowe, które może służyć do gromadzenia specjalnie sformatowanych danych. W przypadku kont Adobe Sign na poziomie Business i Enterprise pola tekstowe mogą być również wykorzystane jako komponenty w obliczeniach pól oraz w celu tworzenia pól warunków logicznych.
Dodatkowe informacje o dostosowywaniu wyglądu pól tekstowych można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.
  • Rozwijana lista – obiekt używany do tworzenia listy opcji dla odbiorcy. Każda rozwijana lista musi mieć co najmniej jedną pozycję, a opcje i eksportowane wartości nie mogą być puste.
  • Pole wyboru – obiekt, który sygnatariusz może zaznaczać lub dla którego może cofać zaznaczenie. Takie obiekty najlepiej wykorzystywać w przypadkach typu „Zaznacz wszystkie pasujące”.
  • Przycisk opcji – obiekt, który musi znajdować się w grupie. Sygnatariusz może wybrać tylko jedną opcję z grupy. Takie obiekty najlepiej wykorzystywać w przypadkach typu „Wybierz tylko jedną opcję”.
Data Fields

Pozostałe dostępne pola (dostępne tylko dla użytkowników usług na poziomie Business i Enterprise)

  • Załącznik – pole służące do zbierania plików od odbiorców. Może służyć do gromadzenia dokumentów, takich jak CV i obrazy identyfikacyjne, np. skany paszportów.
  • Hiperłącze – obiekt przezroczysty, który można umieścić nad tekstem, który chcemy połączyć z adresem URL lub inną stroną w umowie. Może również łączyć umowę z zewnętrzną stroną internetową.
More Fields

Stemple (dostępne tylko dla użytkowników usług na poziomie Business i Enterprise)

  • Stempel uczestnictwa – stempel stosowany po podpisaniu umowy przez przydzielonego odbiorcę. Stempel zawiera nazwisko odbiorcy, czas podpisania i adres e-mail.
  • Nr transakcji – stempel stosowany w ostatecznym, podpisanym dokumencie PDF. Numer ten jest używany jako numer referencyjny umowy.
stamp fields

Zapisz w bibliotece dokumentów

Po dodaniu nowych pól formularza do umowy w bibliotece można zapisać kopię umowy przed wysłaniem jej do podpisania.

Aby dodać zmodyfikowaną umowę do biblioteki, przed kliknięciem przycisku Wyślij zaznacz pole wyboru Zapisz w bibliotece dokumentów, które znajduje się w prawym dolnym rogu okna projektowego.

Auth - Save Template

 

Najpierw dokument zostanie zapisany w bibliotece.

Auth - Save name

 

Potem umowa zostanie wysłana do podpisania.

post_-_send

Powiększanie, zerowanie i zapisywanie/wysyłanie

Pozostałe opcje umożliwiają powiększanie i zmniejszanie dokumentu, resetowanie lub usuwanie wszystkich umieszczonych pól lub zapisywanie/wysyłanie dokumentu w bieżącym stanie. Przycisk Zapisz pojawia się tylko wtedy, gdy tworzysz dokument w bibliotece. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony przycisk Wyślij.

Dobrą praktyką jest częste zapisywanie dokumentu w bibliotece. Jeśli jednak wychodzisz ze środowiska projektowego, dokument zostaje automatycznie zapisany. Możesz później uzyskać do niego dostęp na stronie Zarządzaj.

auth - zoom

Szablony biblioteki

Szablon biblioteki jest obiektem wielokrotnego użytku. Aplikacja Adobe Sign obsługuje dwa typy szablonów bibliotek: szablony dokumentów i szablony pól formularza.

  • Szablony dokumentów – szablon dokumentu jest dokumentem wielokrotnego użytku. Szablony dokumentów można udostępniać innym użytkownikom na koncie, umożliwiając wielu użytkownikom wysyłanie tego samego dokumentu bez konieczności wprowadzania zmian.
  • Szablony pól formularza – szablon pól formularza jest warstwą pól wielokrotnego użytku, którą można zastosować do dowolnego dokumentu. Szablony pól formularza można również udostępniać innym użytkownikom na koncie. Szablony pól formularza są idealnym rozwiązaniem w następujących sytuacjach:
    • Gdy jeden układ pól ma zastosowanie w wielu dokumentach.
    • Gdy dokument można przesłać na kilka sposobów.
    • Gdy chcesz zmodyfikować zawartość dokumentu, ale pola muszą pozostać w tym samym miejscu.

Zamiast tworzyć nowy dokument w bibliotece za każdym razem, gdy dokument jest uaktualniany, można zastosować tę samą warstwę pól formularza. Szablony pól formularza można edytować w celu ułatwienia zmian w układzie pól lub właściwości pól. Wszystkie narzędzia w środowisku tworzenia są dostępne podczas tworzenia szablonu pola formularza.

 

Zaleca się jako dobrą praktykę, aby użytkownik (administrator dokumentu) był odpowiedzialny za tworzenie i obsługę szablonów. Utworzenie loginu administratora dokumentu eliminuje wątpliwości dotyczące używania szablonów i zapewnia kontrolę wersji dokumentów wielokrotnego użytku.

Zalecamy skorzystanie z listy dystrybucji lub funkcjonalnego adresu e-mail jako loginu administratora dokumentu. Pozwala to kontrolować dostęp do logowania administratora, jednocześnie, w razie potrzeby, pozwalając na współdzielenie obowiązków.

Dodatkowe informacje na temat korzystania z narzędzi do tworzenia szablonów można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

1. Kliknij kartę Strona główna. Następnie kliknij przycisk Utwórz szablon wielokrotnego użytku.

Utwórz szablon dokumentu

 

Wyświetli się strona Utwórz szablon biblioteki.

create_template

 

2. W polu Nazwa szablonu wpisz nazwę szablonu. W razie potrzeby można to później zmienić.

3. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby przejść do wybranego pliku w lokalnym systemie, który zostanie wykorzystany do utworzenia szablonu wielokrotnego użytku. Jeśli tworzysz dokument wielokrotnego użytku, zostanie użyty ten plik i jego zawartość. W przypadku tworzenia warstwy z polami formularza wielokrotnego użytku zawartość pliku nie zostanie dołączona do szablonu.

4. Wybierz odpowiednią opcję szablonu: Utwórz jako dokument wielokrotnego użytku, Utwórz jako warstwę z polami formularza wielokrotnego użytku, lub obie opcje jednocześnie.

 

5. Wybierz odpowiednią opcję zezwoleń na udostępnianie szablonu.

Uwaga:

Uprawnienia grupowe można przyznawać tylko grupom, w którym aktualnie się znajdujemy. Nie można przyznawać uprawnień innym grupom.

 

6. Kliknij przycisk Wyświetl podgląd lub dodaj pola. Zostanie wyświetlone środowisko tworzenia.

authoring_-_placesignature1

 

 

7. Umieść wymagane pola przeznaczone dla przewidzianych uczestników, przeciągając je z z kart pól formularza i upuszczając je na dokumencie.

Po zakończeniu dodawania pól kliknij przycisk Zapisz.

Szablon będzie teraz wyświetlany w sekcji Szablony na stronie Zarządzaj. Jeśli szablon udostępniono użytkownikom w Twojej grupie lub w Twojej organizacji przez przyznanie im do niego uprawnień, szablon będzie teraz wyświetlany również na ich stronie Zarządzaj w sekcji Szablony i będą mogli go używać do wysyłania tak często, jak będą chcieli.

 

Szablony biblioteki

Uwaga:

Tylko użytkownik, który utworzył szablon biblioteki, może go edytować lub usunąć (chyba że włączono udostępnianie zaawansowane).

Alternatywne obiegi pracy dla podpisów

Istnieje kilka obiegów pracy, za pomocą których można wysyłać dokumenty do podpisów, gromadzić podpisy i wysyłać podpisane dokumenty, między innymi:

  • Wysyłanie za pomocą funkcji „Wypełnij i podpisz”
  • Wysyłanie za pomocą funkcji Mega Sign
  • Zbieranie podpisów za pomocą formularzy internetowych

Poniższe sekcje szczegółowo omawiają każdy z tych procesów.

Dodatkowe informacje na temat wysyłania umów można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

W zależności od wymogów biznesowych konieczne może być podjęcie działania na umowie przez wielu odbiorców. Na przykład może okazać się konieczne podpisanie umowy przez dwie osoby, oraz uczestnictwo trzeciej osoby, która zatwierdzi umowę lub oddeleguje ją do kolejnego sygnatariusza. Podczas wysyłania umowy do wielu odbiorców dostępne są dodatkowe opcje dotyczące sposobu, w jaki umowa powinna zostać wysłana: sekwencyjnie, równolegle lub przy użyciu wysyłania hybrydowego. 

Dodatkowe informacje o wysyłaniu umowy do wielu sygnatariuszy można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

Ten proces jest dokładnie taki, jak nazwa wskazuje. Używa się go w sytuacjach, gdy wymagane jest tylko podpisanie dokumentu i wysłanie go do jednej lub kilku osób. Na przykład może być konieczne wysłanie podpisanego formularza W-9 lub umowy o zachowaniu poufności, lub obu, do jednej lub większej liczby osób. Podpisany dokument można również wysłać do siebie, o ile nie zostanie użyty ten sam adres e-mail, którego używa się do logowania. Wynika to z faktu, że kopia podpisanego dokumentu jest zapisywana i można uzyskać do niej dostęp za pomocą karty Zarządzaj. Zwróć uwagę, że funkcja „Wypełnij i podpisz” znajduje się tylko na stronie głównej.

Dodatkowe informacje na temat korzystania z funkcji „Wypełnij i podpisz” można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

1. Kliknij opcję Wypełnij i podpisz dokument na stronie głównej.

Wypełnij i podpisz na stronie głównej

 

3. Wprowadź nazwę umowy.

4. Przeciągnij i upuść plik, który chcesz podpisać, lub kliknij łącze Dodaj pliki i znajdź/załącz dokument z lokalnego systemu lub z dysku sieciowego.

5. Kliknij przycisk Dalej.

dodaj pliki

6. Zostanie wyświetlona strona Wypełnij i podpisz.

                W razie potrzeby umieść dowolną zawartość (tekst, kontrole, podpisy).

7. Po zakończeniu kliknij przycisk Gotowe.

8. Wyświetli się strona po podpisaniu umowy, zawierająca opcje pozwalające wysłać dokument, pobrać kopię, wyświetlić dokument na stronie Zarządzaj lub podpisać inny dokument.

Po podpisaniu

Proces Mega Sign umożliwia wysłanie dokumentu do setek osób jednocześnie. Każdy sygnatariusz podpisuje swoją własną kopię dokumentu, a wszystkie indywidualne umowy wracają do Ciebie. Proces ten może służyć do gromadzenia umów o zachowaniu poufności, dokumentów kadrowych lub formularzy zgody. Łącze Mega Sign można znaleźć na stronie głównej.

Odbiorców Mega Sign można dodawać, wprowadzając ich adresy e-mail w polu „Do:” lub przesyłając plik .CSV (wartości rozdzielone przecinkiem) z dołączonymi informacjami o odbiorcach. Proces .CSV umożliwia wstępne wypełnienie danych dla poszczególnych sygnatariuszy, dając możliwość dostosowania informacji w polach dla poszczególnych osób. Można na przykład dostosować treść wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie, które są wysyłane do poszczególnych sygnatariuszy.

Dodatkowe informacje o korzystaniu z funkcji Mega Sign można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

Formularze internetowe to hostowane dokumenty, które mogą być podpisywane przez użytkowników mających do nich dostęp. Są idealne w przypadku arkuszy rejestracji, rozwiązywania problemów lub dokumentów, do których dostępu potrzebuje wiele osób w celu złożenia podpisu online.

Formularze internetowe mogą być generowane w dwóch różnych formach: JavaScript lub URL. Opcja JavaScript udostępnia kod niezbędny do osadzenia formularza internetowego na stronie internetowej. Opcja URL zapewnia adres internetowy hostowany przez usługę Adobe Sign, na który nadawcy mogą otrzymywać podpisane dokumenty. Łącze do tworzenia formularzy internetowych można znaleźć na stronie głównej.

Podczas gdy interfejs podpisywania formularzy internetowych jest taki sam jak w przypadku zwykłej transakcji za pośrednictwem usługi Adobe Sign, formularze internetowe mogą być podpisywane tylko przez jednego sygnatariusza i kontrasygnowane przez użytkowników. 

Urządzenia przenośne

Podpisywanie dokumentów to jedna z najważniejszych funkcji usługi Adobe Sign. Każdy może złożyć podpis za pośrednictwem łącza e-mail w dowolnej przeglądarce na komputerze lub na urządzeniu przenośnym. Jeśli masz konto Adobe Sign, możesz również złożyć podpis za pomocą aplikacji Adobe Sign Manager dla systemu iOS lub Android. Możesz także zainicjować podpisywanie na stronie Zarządzaj. Podpisywanie jest także wbudowane w proces Wypełnij i podpisz.

Dodatkowe informacje o podpisywaniu dokumentów za pomocą aplikacji można znaleźć na stronach pomocy Adobe Sign, klikając tutaj.

Aplikacja Adobe Sign obsługuje najnowsze przeglądarki internetowe na smartfonach i tabletach z systemem operacyjnym iOS lub Android.

Intuicyjny pulpit nawigacyjny w aplikacji Adobe Sign Manager umożliwia dostęp do dokumentów z urządzenia przenośnego oraz wysyłanie i podpisywanie umów. Nowy pulpit działa dobrze także z systemami iOS 9 i iPad Pro. Zastosowane ulepszenia upraszczają proces wysyłania dokumentów do podpisania. 

Pobierz aplikację tutaj.

Aplikacja Adobe Sign Manager dla systemu Android jest zlokalizowana w 19 językach, podobnie jak oprogramowanie Acrobat Mobile.

Pobierz aplikację tutaj.