Podręcznik użytkownika Anuluj

Przewodnik po pierwszych krokach z Adobe Acrobat Sign

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Witamy w programie Adobe Acrobat Sign!

Zanim rozpoczniesz korzystanie z usługi Adobe Acrobat Sign, chcielibyśmy omówić podstawy. Niniejszy przewodnik został utworzony, aby zaznajomić użytkownika z usługą Acrobat Sign oraz dostępnymi dla niego funkcjami.

Przewodnik omawia wszystkie istotne procesy zachodzące w usłudze Acrobat Sign i pozwala zapoznać się z interfejsem użytkownika. W razie potrzeby w systemie pomocy usługi
Acrobat Sign można znaleźć więcej - szczegółowych informacji. Jeśli masz połączenie z Internetem, możesz wyświetlić powiązane tematy pomocy, klikając łącza w szarych polach rozpoczynające się od tekstu „Dodatkowe informacje…”. 

Uwaga:

W zależności od wybranej opcji dostępne są możliwości i funkcje usług na poziomie Business i/lub Enterprise. Ten przewodnik opisuje możliwości i funkcje dostępne na najwyższym poziomie umowy licencyjnej — Acrobat Sign dla przedsiębiorstw. Aby określić typ posiadanej licencji, przejdź do sekcji Mój profil. W przypadku pytań dotyczących funkcji dostępnych dla posiadanego przez Ciebie typu licencji skontaktuj się z menedżerem ds. sukcesów klienta lub działem pomocy technicznej Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign to wysoce konfigurowalna aplikacja wyposażona w szeroką gamę funkcji, które w razie potrzeby można dostosować do potrzeb Twojej firmy.  Administrator konta lub administrator grupy mógł wyłączyć niektóre z opisanych opcji. Jeśli potrzebujesz opcji, która jest niewidoczna, skontaktuj się z administratorem grupy lub konta. Usługa obsługuje różne konfiguracje dla różnych grup, więc funkcje wyłączone dla jednej grupy mogą zostać włączone dla innych.

 

Po dotarciu do końca tego przewodnika powinno się posiadać wiedzę na temat standardowych obiegów pracy „wysyłania” w usłudze Acrobat Sign oraz zarządzania umowami i generowania raportów, które pozwalają być na bieżąco z tym, co zostało sfinalizowane i co jest nadal w toku.

Personalizowanie konta

Przy pierwszym logowaniu w usłudze Acrobat Sign poświęć chwilę na sprawdzenie swoich danych osobowych. Informacje te są wykorzystywane w różnych szablonach, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy są prawidłowe.

  • Umieść wskaźnik myszy na nazwie użytkownika w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu, i kliknij pozycję Mój profil.

Strona profilu wyświetla określone wartości, które usługa Acrobat Sign będzie wykorzystywać do personalizowania Twoich transakcji. Szczególną uwagę należy zwrócić na pozycje:

  • Imię i nazwisko – wykorzystywane w wiadomościach e-mail i do domyślnego podpisu wykorzystującego czcionkę.
  • Nazwa stanowiska – automatycznie uzupełniana, jeśli pole Tytuł zostało wcześniej wypełnione.
  • Nazwa firmy – uwzględniana w wiadomości e-mail, musi to być pełna, prawnie obowiązująca nazwa firmy.
  • Strefa czasowa – datownik będzie wystawiany w ustalonej strefie czasowej dla większej przejrzystości przepływu raportów.

Jeśli konieczna jest edycja zawartości, kliknij przycisk Edytuj profil, dokonaj koniecznych zmian, a następnie je Zapisz.

Edytuj profil

Po skonfigurowaniu danych osobowych zapoznaj się z innymi preferencjami osobistymi wyświetlanymi z lewej strony ekranu.  Opcje te są specyficzne dla użytkownika i mogą stanowić przydatne automatyzacje pracy:

  • Mój profil — identyfikacyjne dane osobowe.
  • Tokeny dostępu – jeśli jesteś programistą, w tym miejscu znajdziesz zdefiniowane i wymienione tokeny interfejsu API.
  • Integracja z Twitterem – wyślij tweeta za każdym razem, gdy umowa zostanie sfinalizowana!
  • Moja stopka wiadomości e-mail – dodawanie niestandardowej stopki (zwykłego tekstu) u dołu szablonów wiadomości e-mail podczas wysyłania nowych umów.
  • Automatyczna delegacja — automatyczne oddelegowanie dowolnej umowy wysłanej za pośrednictwem Acrobat Sign do podpisu przez stronę umowy. W sposób podobny do procesu przekazywania umów Acrobat Sign, gdy odbiorca jest „poza biurem”.
  • Moje powiadomienia — konfigurowanie typów zdarzeń/alarmów, o których usługa Acrobat Sign ma powiadamiać, oraz sposobów wysyłania powiadomień. Można otrzymywać wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym lub zarejestrować zdarzenie i skonfigurować wysyłanie raportów codziennie lub w cyklu tygodniowym. (Wyzwalaczami zdarzeń są powiadomienia. Alerty są wyzwalane, gdy minie określony czas i nie zdarzy się coś, co miało się zdarzyć).
  • Udostępnione powiadomienia — jeśli udostępniono nam konto innego użytkownika, możemy określić, o których zdarzeniach i alertach tego użytkownika chcemy otrzymywać powiadomienia.
  • Mój podpis – przesyłanie obrazu podpisu i inicjałów. Najlepiej się sprawdzają pliki PNG.
  • Preferencje językowe — pod tym nagłówkiem znajdują się dwa ustawienia:
    • Preferencje językowe — to ustawienie umożliwia określenie języka używanego w aplikacji internetowej
      Acrobat Sign.
    • Język podpisywania – to ustawienie definiuje domyślny język używany dla powiadomień e-mail oraz dla instruowanego procesu podpisywania przez odbiorcę.
  • Wyświetl inne konta – jeśli konieczne jest wyświetlenie umów znajdujących się na koncie innego użytkownika, można o to poprosić, korzystając z tej opcji. Zostanie wyświetlona lista wszystkich przeglądanych kont. Ta funkcja działa w trybie tylko do odczytu.
  • Udostępnij moje konto — jeśli konieczne jest udostępnienie konta innej osobie, dzięki tej opcji możemy określić, kto widzi nasze umowy. Udostępnianie konta działa tylko w trybie widoku. Osoba przeglądająca nie może podpisywać, anulować ani delegować umów.

Przegląd dostępnych stron

Wysyłanie umów

W usłudze Acrobat Sign chodzi przede wszystkim o wysyłanie dokumentów i zbieranie podpisów oraz zatwierdzeń! Każdy klient może mieć inne wymagania dotyczące tego, kto powinien wejść w interakcję z dokumentem i w jakiej kolejności, dlatego też istnieje szereg funkcji obiegu pracy dostępnych w interfejsie strony Wyślij, o których musisz wiedzieć. 

Strona Wyślij

Środowisko podpisywania

Znajomość procesu podpisywania jest pomocna w zrozumieniu rezultatów konfiguracji przeprowadzonych przez nadawcę.

Zarządzanie umowami

Zarządzanie umowami jest ważną częścią pracy z programem Acrobat Sign. Za pomocą strony Zarządzaj można śledzić, przetwarzać i dostosowywać umowy. Zarówno w przypadku anulowania umowy, jak i zastąpienia sygnatariusza, procesy te pozwalają wpływać na postępy transakcji w systemie.

Raporty (dostępne tylko dla użytkowników usług na poziomie Business i Enterprise)

Funkcja raportowania umożliwia sprawdzenie, w jaki sposób Twoje konto korzysta z usługi Acrobat Sign. Twórz własne raporty i zyskaj kompletny wgląd w proces podpisywania dokumentów, obserwując postępy poszczególnych grup i użytkowników.

Obsługa podglądu i tworzenia

Środowisko tworzenia udostępnia w aplikacji Acrobat Sign funkcje tworzenia formularzy. Poza umieszczaniem pól podpisu można dodawać pola, które automatycznie uzupełniają zawartość, np. wartości daty lub podpisy sygnatariuszy (jeśli są znane), oraz pola tekstowe służące do walidacji informacji i/lub przeprowadzania złożonych obliczeń. Dostępne są również inne typy pól, takie jak pola rozwijane, przyciski opcji i pola wyboru.

Szablony biblioteki

Szablon biblioteki jest obiektem wielokrotnego użytku. Aplikacja Acrobat Sign obsługuje dwa typy szablonów bibliotek: szablony dokumentów i szablony pól formularza.

  • Szablony dokumentów – szablon dokumentu jest dokumentem wielokrotnego użytku. Szablony dokumentów można udostępniać innym użytkownikom na koncie, umożliwiając wielu użytkownikom wysyłanie tego samego dokumentu bez konieczności wprowadzania zmian.
  • Szablony pól formularza – szablon pól formularza jest warstwą pól wielokrotnego użytku, którą można zastosować do dowolnego dokumentu. Szablony pól formularza można również udostępniać innym użytkownikom na koncie. Szablony pól formularza są idealnym rozwiązaniem w następujących sytuacjach:
    • Gdy jeden układ pól ma zastosowanie w wielu dokumentach.
    • Gdy dokument można przesłać na kilka sposobów.
    • Gdy chcesz zmodyfikować zawartość dokumentu, ale pola muszą pozostać w tym samym miejscu.

Zamiast tworzyć nowy dokument w bibliotece za każdym razem, gdy dokument jest uaktualniany, można zastosować tę samą warstwę pól formularza. Szablony pól formularza można edytować w celu ułatwienia zmian w układzie pól lub właściwości pól. Wszystkie narzędzia w środowisku tworzenia są dostępne podczas tworzenia szablonu pola formularza.

 

Zaleca się jako dobrą praktykę, aby użytkownik (administrator dokumentu) był odpowiedzialny za tworzenie i obsługę szablonów. Utworzenie loginu administratora dokumentu eliminuje wątpliwości dotyczące używania szablonów i zapewnia kontrolę wersji dokumentów wielokrotnego użytku.

Zalecamy skorzystanie z listy dystrybucji lub funkcjonalnego adresu e-mail jako loginu administratora dokumentu. Pozwala to kontrolować dostęp do logowania administratora, jednocześnie, w razie potrzeby, pozwalając na współdzielenie obowiązków.

Dodatkowe informacje na temat korzystania z narzędzi do tworzenia szablonów można znaleźć tutaj.

Alternatywne obiegi pracy dla podpisów

Istnieje kilka obiegów pracy, za pomocą których można wysyłać dokumenty do podpisów, gromadzić podpisy i wysyłać podpisane dokumenty, między innymi:

  • Wysyłanie za pomocą funkcji „Wypełnij i podpisz”
  • Wysyłanie za pomocą funkcji Wyślij zbiorczo
  • Zbieranie podpisów za pomocą formularzy internetowych

Poniższe sekcje szczegółowo omawiają każdy z tych procesów.

Dodatkowe informacje na temat wysyłania umów można znaleźć tutaj.

Urządzenia mobilne

Podpisywanie dokumentów to jedna z najważniejszych funkcji usługi Acrobat Sign. Każdy może złożyć podpis za pośrednictwem łącza e-mail w dowolnej przeglądarce na komputerze lub na urządzeniu przenośnym. Jeśli masz konto Acrobat Sign, możesz również złożyć podpis za pomocą aplikacji Acrobat Sign Manager dla systemu iOS lub Android. Możesz także zainicjować podpisywanie na stronie Zarządzaj. Podpisywanie jest także wbudowane w proces Wypełnij i podpisz.

Dodatkowe informacje na temat funkcji aplikacji mobilnej można znaleźć tutaj

Aplikacja Acrobat Sign obsługuje najnowsze przeglądarki internetowe na smartfonach i tabletach z systemem operacyjnym iOS lub Android.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?