Używanie szablonów dokumentów do wysyłania umów

Szablon biblioteki jest szablonem umieszczonych pól, który nadaje się do wielokrotnego użytku. Szablony zapisywane są jako szablony pola formularza lub dokumenty w bibliotece. Autor szablonu biblioteki może ustawić poziom uprawnień, aby określić, kto może używać szablonów i przesyłać je.


Rozpoczynanie transakcji z szablonu na stronie Zarządzaj

Transakcję można rozpocząć, korzystając z szablonu na karcie Zarządzaj, wybierając szablon i klikając łącze Użyj szablonu w menu po prawej stronie.

Dla użytkowników mających dostęp do szablonów w wielu grupach:

  • Szablony ograniczone tylko do jednej grupy powodują wczytanie strony Wyślij z dołączonym szablonem oraz wstępnie zaznaczoną i zablokowaną grupą.
  • Szablony dostępne dla całego konta powodują wczytanie strony Wyślij z dołączonym szablonem i otwartą stroną „Wyślij z” w celu skonfigurowania przez użytkownika.
Użyj szablonu ze strony Zarządzaj


Dołączanie szablonu ze strony głównej

Na stronie głównej dostępna jest opcja Zacznij od biblioteki.

Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie selektora plików, który umożliwia użytkownikowi wybranie szablonu lub obiegu pracy w celu rozpoczęcia procesu wysyłania.

Na karcie Ostatnio używane widoczne są 20 ostatnio używane szablony (według ostatniego użycia, od góry).

Po wybraniu szablonu (lub obiegu pracy) i kliknięciu przycisku Rozpocznij użytkownik zostanie przeniesiony na stronę Wyślij z dołączonym szablonem.

Dołącz ze strony głównej

Użytkownicy kont, w których włączono opcję Użytkownicy w wielu grupach (UMG), widzą foldery dla każdej grupy, do której należą, z powiązanymi szablonami w środku. Szablony na poziomie konta są przechowywane w ich własnym folderze na dole listy.

  • Wybranie szablonu z folderów grupy powoduje wczytanie strony Wyślij z dołączonym szablonem oraz zablokowanie narzędzia wyboru grupy na wyborze odpowiedniej grupy.
Szablony w zagnieżdżeniach UMG grup

  • Wybranie szablonu na poziomie konta powoduje wczytanie strony Wyślij z dołączonym szablonem oraz narzędziem wyboru grup dostępnym do skonfigurowania przez użytkownika w razie potrzeby.
Szablony w zagnieżdżeniach UMG kont


Dołączanie szablonu podczas procesu wysyłania

Uwaga:

Jeśli korzystasz z konta, na którym włączono opcję Użytkownicy w wielu grupach (UMG), przed skonfigurowaniem umowy wybierz grupę, z której chcesz wysłać umowę.

  • Ustawienie wartości Grupa powoduje wczytanie właściwości i szablonów związanych z grupą, spośród których można wybierać.
  • Podczas zmiany Grupy strona się odświeży. Po odświeżeniu wszystkie wprowadzone treści zostaną usunięte.

Jeśli u góry strony nie widać listy rozwijanej Wyślij z, Twoje konto nie ma włączonego UMG.

Zaznacz grupę

 

Szablony dostępne dla użytkownika będą ograniczone do następujących rodzajów:

  • szablony utworzone przez użytkownika
  • szablony dostępne dla całego konta
  • szablony powiązane z grupą, z której są wysyłane

Aby użyć szablonu biblioteki, kliknij łącze Dodaj pliki, a następnie kliknij opcję Szablony po lewej stronie.

Zostanie wyświetlona lista dostępnych szablonów.

Zaznacz co najmniej jeden element i kliknij przycisk Dołącz.

Dołączenie dokumentu z biblioteki do umowy


Szablony pól formularza

  1. Kliknij kartę Wyślij, dodaj adresy e-mail odbiorców i nazwę transakcji, dodaj wiadomość, a następnie prześlij lub załącz dokumenty, które chcesz wysłać.
  2. Wybierz pole oznaczone etykietą Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.
  3. Kliknij niebieski przycisk Dalej.
Włączona opcja podglądu

Zostanie otwarty ekran edycji umożliwiający przeciąganie i upuszczenie elementów, dzięki czemu można umieścić różne pola w dokumencie lub zastosować te z zapisanego wcześniej szablonu pola formularza.

Aby użyć Szablonu pola formularza, kliknij ikonę pola i strony w lewym górnym rogu ekranu.

Opcja Szablon na stronie tworzenia

Wybierz szablon pola formularza do zastosowania oraz stronę, od której rozpocznie się stosowanie formularza.

Po dostosowaniu pól lub umieszczeniu ich w dokumencie kliknij niebieski przycisk Wyślij znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu, aby wysłać dokument z umieszczonymi polami.

Uwaga:

W jednym dokumencie możliwe jest użycie wielu szablonów pola formularza. Wystarczy dla każdego szablonu powtórzyć kroki stosowania szablonu pola formularza, a wszystkie pola zostaną wyświetlone w dokumencie.

Uwaga: należy uważać, aby pola nie nakładały się na siebie w przypadku zastosowania kilku szablonów pola formularza.

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto