Nadawcy mogą wymagać hasła, aby ograniczyć dostęp do pliku PDF z umową, zapewniając, że tylko autoryzowani odbiorcy będą mogli go otworzyć.
Po włączeniu tej opcji nadawcy mogą ustawić hasło na stronie tworzenia, wymagając go przy każdym wyświetleniu pliku PDF.To dodatkowe zabezpieczenie pomaga chronić wrażliwe treści.
Nadawcy muszą zdefiniować hasło przeglądania plików PDF w sekcji Ustawienia umowy przed wysłaniem umowy.Nie można go dodać ani zmienić później.
Ta funkcja musi być dozwolona (lub wymagana) przez grupę nadawcy.Jeśli opcja nie jest dostępna, nie została włączona dla danej grupy.
Dostępność:
Ta funkcja jest dostępna na poziomie usługi Acrobat Sign Solutions.
Konfiguracja:
Tylko administrator Acrobat Sign może skonfigurować tę funkcję.
Konfiguracja umowy chronionej przed wyświetlaniem
Podczas tworzenia nowej umowy nadawca może ustawić hasło w celu ograniczenia dostępu do przeglądania.
Jest to konfigurowane w sekcji Ustawienia umowy na stronie redagowania:
Niezbędna ochrona
Niektóre grupy lub dokumenty mogą wymagać hasła przeglądania dla wszystkich umów. W takich przypadkach administrator grupy może wymusić ochronę widoku.
Gdy jest to wymagane, strona redagowania podświetla pole Hasło, aby zapewnić widoczność.Umowę nie można wysłać bez ustawienia tego hasła.
Dwie sprawy, o których należy pamiętać:
- Za każdym razem, gdy ktoś zobaczy umowę — online lub jako pobrany plik PDF — uzyskuje dostęp do pliku PDF chronionego hasłem i musi wprowadzić hasło.
- Firma Adobe nie może odzyskać wbudowanych haseł, takich jak te. Przed włączeniem tej funkcji należy upewnić się, że dostępna jest bezpieczna metoda przechowywania i pobierania danych.
Wymagania dotyczące hasła
Wymagania dotyczące siły hasła są definiowane przez administratora grupy, z której wysyłana jest umowa.
- Wymagania dotyczące hasła pojawiają się podczas wpisywania hasła w polu.
- System wyświetla czerwoną ikonę alertu, dopóki hasło nie spełni wszystkich wymagań.
- Niezadowalające elementy hasła są wyświetlane na czerwono, a akceptowalne na zielono:
Symbole zawierają znaki specjalne, takie jak ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = [ ] \ ; ' , . / { } | : " < >?
Spacje liczą się jako znaki w całkowitej liczbie znaków, ale nie są liczone jako litera, cyfra lub symbol.
Identyfikacja i dostęp do umów chronionych na stronie Zarządzaj
Użytkownicy, którzy mają dostęp do umowy w programie Acrobat Sign, zobaczą ikonę wskazującą, że jest ona chroniona przed wyświetlaniem.Za każdym razem, gdy ktoś próbuje otworzyć umowę, musi wprowadzić hasło przed jej wyświetleniem.
Próba otwarcia umowy wiąże się z wyzwaniem wprowadzenia hasła.
Niepodanie hasła powoduje wyświetlenie na ekranie powiadomienia, że plik jest chroniony hasłem:
Warto zwrócić uwagę
- Zachowaj hasła bezpiecznie. Ponieważ haseł nie można odzyskać, należy ustanowić metodę ich przechowywania i odzyskiwania.
- Utwórz standardowy szablon. Użyj metody, która pozwala autoryzowanym użytkownikom na odtworzenie haseł bez polegania na oryginalnym nadawcy (np. kombinacja adresu e-mail odbiorcy i numeru klienta).
- Bezpieczne komunikowanie haseł. Nie dołączaj hasła do pól Wiadomość lub Wiadomość prywatna. Zamiast tego udostępnij je ustnie lub za pośrednictwem oddzielnego bezpiecznego kanału.
