Masowa prośba o podpis za pomocą funkcji Wyślij zbiorczo

Funkcja Wyślij zbiorczo umożliwia załadowanie formularza i wykorzystanie go jako szablonu do utworzenia i wysłania wielu (setek!) unikalnych umów, z których każda przypisana jest do jednego zewnętrznego sygnatariusza.

Każda umowa jest odizolowana od pozostałych i zawiera własny raport z audytu. Żaden odbiorca nie wie o pozostałych odbiorcach.

Nadawca ma dostęp do umów poprzez kartę Dokumenty albo poprzez szablon Wyślij zbiorczo, który zawiera raport Umowy, pozwalający śledzić ogólny status umów podrzędnych utworzonych na podstawie szablonu. Ponadto nadawca może wyeksportować dane poziomu pola wszystkich wypełnionych umów w formacie CSV za pomocą akcji Pobierz dane pola formularza.

Funkcję Wyślij zbiorczo można znaleźć w następujący sposób:

  • Wybierz element menu Podpis elektroniczny na górnym pasku nawigacyjnym, a następnie wybierz Wyślij zbiorczo z rozwijanej listy funkcji.
  • Wybierz Narzędzia, a następnie Wyślij zbiorczo z karuzeli narzędzi.
Opcje narzędzia Wyślij zbiorczo

Etapy wysyłki zbiorczej

  1. Wybierz narzędzie Wyślij zbiorczo, jak wyjaśniono wcześniej. Wyświetlona zostaje strona docelowa usługi Wyślij zbiorczo.

  2. Dodaj plik:

    Prześlij plik podstawowy, których używasz do tworzenia umowy, wyszukując go lub przeciągając i upuszczając.

    Selektor po prawej stronie przycisku Wybierz plik umożliwia wybór źródła, w którym znajduje się plik. Domyślnie jest to system lokalny.

    Dodaj pliki

    Po wybraniu pliku zostanie wczytana strona konfiguracji.

  3. Dodaj uczestników:

    1. Podaj wymaganych uczestników.

    • Czynność Podpisz jest domyślnie przypisana.
    • Czynność Podpisz umożliwia uczestnikowi wprowadzenie danych pola i podpisanie umowy.
    • Obsługa do 50 uczestników.
    • Każdy wymieniony uczestnik otrzymuje własną umowę.    

    2. Wprowadź adresy e-mail odbiorców oddzielone przecinkami lub skopiuj i wklej listę adresów e-mail w polu E-mail.

    3. Skonfiguruj uwierzytelnianie uczestników, klikając ikonę klucza po prawej stronie uczestnika.

    • Adres e-mail jest domyślną metodą uwierzytelniania tożsamości każdego uczestnika i w większości przypadków wystarcza do uzyskania podpisu prawnego.
    • W celu zwiększenia bezpieczeństwa można dodać uwierzytelnianie hasłem. Po skonfigurowaniu uczestnik musi wprowadzić hasło, aby mógł wejść w interakcję z umową.
    • Należy udostępnić to hasło uczestnikom innym kanałem.

    3. (Opcjonalnie) Dodaj siebie i/lub innych odbiorców DW.

    • Kliknij Dodaj mnie, aby dodać siebie jako kontrsygnatariusza.
    • Kliknij przycisk Dodaj DW, aby dodać osoby, które mają zostać powiadomione po wysłaniu i sfinalizowaniu umowy.
    Skonfigurowani uczestnicy

  4. (Opcjonalnie) W razie potrzeby dodaj kolejne pliki.

    Plik początkowy wybrany do uruchomienia szablonu umowy jest już załączony.

    Prześlij dodatkowe wymagane pliki.

    • Można przesłać wiele plików.
    • Wszystkie przesłane pliki są scalane w jeden plik do ostatecznej umowy.
    • Kolejność wyświetlania plików decyduje o kolejności w końcowej umowie.
      • Możesz kliknąć i przeciągnąć pliki, aby je posortować.
    Dodaj pliki w razie potrzeby

  5. Dodaj szczegóły umowy:

    • Podaj nazwę umowy. Wszystkie umowy wygenerowane z szablonu Wyślij zbiorczo będą miały taką samą nazwę umowy.
    • Zmień domyślny tekst w polu Wiadomość zgodnie z zapotrzebowaniem.
  6. Edytuj ustawienia umowy (opcjonalne):

    Domyślnie umowy nie wymagają podania hasła w celu wyświetlenia sfinalizowanej umowy ani nie mają ustawionych przypomnień dla uczestników

    • Wybierz opcję Dodaj hasło dostępu, jeśli wymagasz od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.
    • Wybierz opcję Ustaw przypomnienie, aby ustawić częstotliwość przypomnień tak, aby były wysyłane do momentu sfinalizowania umowy.
    Wyślij zbiorczo

  7. Kliknij Dalej w prawym górnym rogu okna.

    Dokument jest teraz gotowy, aby dodać pola, które odbiorcy będą wypełniać lub w których będą składać podpisy.

    Zakończono konfigurację transakcji Wyślij zbiorczo

    Uwaga:

    W przypadku dodania wielu plików są one konwertowane do plików PDF i łączone w jeden dokument. Połączony dokument zostanie otwarty, aby użytkownik dodał odpowiednie pola.

  8. Przygotuj umowę i dodaj pola:

    Możesz teraz dodać niezbędne pola do umowy. Pamiętaj, że pole Podpis musi być umieszczone dla każdego sygnatariusza (w tym wewnętrznych kontrsygnatariuszy).

    Istnieją dwie metody stosowania pól:

    1. W większości przypadków domyślnie ładowane jest proste tworzenie. Proste tworzenie:

    • Jest ograniczone do najczęściej spotykanych typów pól:
    • Wprowadzanie tekstu (wszystkie pola tekstowe są oznaczone jako wymagane)
    • Podpis
    • Imię i nazwisko sygnatariusza (wydrukowane)
    • Adres e-mail sygnatariusza
    • Data podpisu (tylko do odczytu; dostarczona przez system)
    • Pole wyboru
    • Umieszcza pola w dowolnym miejscu dokumentu.
    • Umożliwia zmianę rozmiaru pól poprzez kliknięcie prawego dolnego rogu pola (niebieski trójkąt) i przeciągnięcie pola do odpowiedniego rozmiaru.
    Proste tworzenie

     

    2. Tworzenie zaawansowane można włączyć, wybierając przełącznik w prawym górnym rogu. Tworzenie zaawansowane:

    Tworzenie zaawansowane

    Uwaga:

    Tryb prosty i zaawansowany można przełączać, wybierając przełącznik Edycja zaawansowana (wł.||wył.) w prawym górnym rogu.

  9. Po umieszczeniu wszystkich pól wybierz przycisk Dalej (w prawym górnym rogu).

  10. Sprawdź i wyślij.

    Sprawdź informacje umowy i wyślij, jeśli wszystko jest poprawne.

    Sprawdź i wyślij

  11. Potwierdź.

    Wyświetli się komunikat potwierdzający pomyślne wysłanie umowy.  

    Istnieją trzy opcje, które należy wykonać po wysłaniu:

    • Zarządzaj umowamiotwiera stronę Wysyłanie zbiorcze ze wszystkimi umowami: śledź status, uzyskuj dostęp do rejestrów kontrolnych, wysyłaj przypomnienia
    • Wyślij kolejny dokument zbiorczo — przygotowanie kolejnego dokumentu do wysłania wielu osobom
    • Kliknij przycisk Zamknij, aby powrócić do strony głównej programu Acrobat w trybie online
    Wyślij zbiorczo

Zarządzanie wysyłkami zbiorczymi

Wysyłkami zbiorczymi można zarządzać z poziomu karty Dokumenty.

  1. Przejdź do karty Dokumenty.
  2. Wybierz Wysyłanie zbiorcze z listy Twoje dokumenty po lewej stronie okna.
  3. Kliknij jeden raz Wysyłkę zbiorczą, do której chcesz uzyskać dostęp, otwierając menu kontekstowe po prawej stronie okna. Menu kontekstowe po prawej stronie zawiera pięć różnych sekcji:
  • Metadane (czerwony kwadrat): w górnej części menu znajdują się metadane szablonu wysyłania zbiorczego:
  • Ilustracja pierwszej strony wysyłania zbiorczego
  • Tytuł wysyłki zbiorczej
  • Data wysyłki zbiorczej do uczestników
  • Wartość adresu e-mail identyfikatora użytkownika, który utworzył wysyłkę zbiorczą
  • Bieżący status całej wysyłki zbiorczej
  • Wiadomość dostarczona w pierwszej wiadomości e-mail
  • Wszystkie strony DW (wymienione według wartości wiadomości e-mail)
Menu kontekstowe Wyślij zbiorczo

  • Menu działań (niebieski kwadrat) — ta sekcja zawiera wszystkie działania, jakie można wykonać w odniesieniu do wysyłki zbiorczej (szablonu nadrzędnego). Kliknij łącze Zobacz więcej w prawym dolnym rogu sekcji, aby wyświetlić wszystkie wartości:
  • Otwórz wysyłkę zbiorczą — otwiera szablon wysyłania zbiorczego, który służy tylko do przeglądania. Brak dostępnych pól.
  • Przypomnienia — umożliwia dodanie przypomnienia dla siebie lub innych osób, które nadal muszą podpisać.
  • Anuluj: Anulowanie wysyłania zbiorczego.
  • Pobierz PDF — pobiera cały (pusty) plik PDF.
  • Pobierz dane pola formularza — pobiera plik CSV zawartości na poziomie pola dla wszystkich wypełnionych umów podrzędnych utworzonych z tego nadrzędnego wysyłania zbiorczego.
  • Pobierz pojedyncze pliki — umożliwia pobranie pojedynczych plików PDF, jeśli do utworzenia formularza internetowego użyto wielu plików.
  • Ukryj/pokaż wysyłkę zbiorczą — opcja ukryj/pokaż wysyłkę zbiorczą usuwa (lub dodaje) wysyłkę zbiorczą do zwykłego widoku strony Zarządzaj.
  • Udostępnij — udostępnia wysyłkę zbiorczą wraz z informacjami o stanie w wiadomości e-mail użytkownika. Udostępnione formularze internetowe mogą być wyświetlane na stronie Zarządzaj, ale nie zezwalają na edytowanie.
  • Kopia PDF dokumentu nadrzędnego wysyłki zbiorczej (bez dodanych pól) zostanie wysłana do osoby, której się ją udostępnia.
  • Wyświetl raport aktywności
  • Wyświetla bieżący status wszystkich umów podrzędnych utworzonych przy użyciu szablonu nadrzędnego wysyłania zbiorczego.
  • Dodaj notatki — umożliwia użytkownikowi tworzenie osobistych notatek dla wysyłania zbiorczego.
  • Podsumowanie/filtr umów (zielony kwadrat) — w sekcji Umowy jest maksymalnie pięć wartości, które odzwierciedlają liczbę umów podrzędnych w każdym statusie. Jeśli żadna z umów podrzędnych nie ma danego statusu, status nie jest widoczny, więc może być mniej niż pięć pozycji. Kliknięcie dowolnego statusu spowoduje wyświetlenie listy filtrów tych umów podrzędnych:
  • Wszystkie — wyświetla wszystkie umowy (podrzędne), które zostały zawarte z szablonu wysyłania masowego (nadrzędnego).
  • W toku — wskazuje, że umowa podrzędna oczekuje na zakończenie podpisu przez uczestnika.
  • Anulowane — oznacza, że nadawca anulował umowę podrzędną lub uczestnik odmówił podpisania.
  • Zakończone — zakończone umowy pomyślnie uzyskały wszystkie podpisy wszystkich uczestników umowy.
  • Oczekiwanie na Ciebie — oznacza, że umowa oczekuje na kontrasygnowanie przez nadawcę.
  • Działanie dla szablonu nadrzędnego wysyłania zbiorczego (pomarańczowy kwadrat) — łącze Działanie > w dolnej części panelu kontekstowego powoduje otwarcie chronologicznej listy operacji włączania wykonywanych na (nadrzędnym) szablonie wysyłania zbiorczego (np.: zdarzenia Tworzenie, Zakończone).

Adobe

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?