Adobe Sign for Salesforce — podręcznik użytkownika komponentu poczty e-mail

Komponent poczty e-mail usługi Adobe Sign for Salesforce jest zgodny z aplikacją internetową Microsoft Outlook (OWA), programem Outlook 2016, Outlook dla komputerów Mac 2016 i kontami Gmail for Business korzystającymi z przeglądarki Chrome.

Omówienie

Administrator Salesforce musi najpierw skonfigurować składnik po stronie Salesforce. Po wykonaniu tej czynności użytkownik indywidualny musi jedynie włączyć dodatek poczty e-mail, uwierzytelnić tożsamość w Salesforce, a następnie kliknąć e-mail.

Dodatek Adobe Sign for Salesforce umożliwia użytkownikowi kliknięcie dowolnej wiadomości e-mail w ramach klienta poczty e-mail i wygenerowanie listy powiązanych umów na podstawie adresów e-mail biorących udział w danej korespondencji mailowej.

Użytkownicy mają również możliwość wysyłania nowych umów, wysyłania przypomnień, a nawet anulowania umowy bezpośrednio z klienta poczty e-mail.


Włączanie klienta poczty e-mail dla programu Outlook

1. Zaloguj się na swoje konto Outlook 365 i wybierz opcję Poczta.

2. Klika ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu.

3. Wybierz opcję Zarządzaj integracjami, aby wczytać stronę Dodatki dla programu Outlook.

 

4. W lewym górnym polu wyszukiwania wprowadź frazę Salesforce i kliknij ikonę wyszukiwania.

5. Kliknij przycisk po prawej stronie opcji Salesforce Lightning dla programu Outlook, aby włączyć integrację.

  • Po wykonaniu tej czynności pod integracją powinien zostać wyświetlony komunikat Dodano pomyślnie.

 

6. Zamknij stronę Dodatki.

7. Kliknij dowolną wiadomość e-mail, a nad jej treścią pojawi się mała ikona Salesforce.

 

8. Kliknij ikonę Salesforce, aby otworzyć panel dodatku i wyświetlić przycisk Zaloguj się do Salesforce.

 

9. Kliknij przycisk Zaloguj się do Salesforce.

  • Zostanie wyświetlone okno dialogowe z prośbą o dane logowania do Salesforce.

10. Wprowadź swoje dane logowania Salesforce i kliknij opcję Zaloguj.

 

11. Okno dialogowe zostanie odświeżone i poprosi o potwierdzenie. Kliknij opcję Potwierdź, aby zakończyć integrację.

Po przeprowadzeniu konfiguracji możesz otworzyć panel Salesforce, klikając ikonę Salesforce nad treścią wiadomości e-mail.

1. Otwórz na komputerze aplikację Outlook.

2. Kliknij ikonę Sklep, aby otworzyć stronę Dodatki dla programu Outlook.

 

3. W lewym górnym polu wyszukiwania wprowadź frazę Salesforce i kliknij ikonę wyszukiwania.

4. Kliknij przycisk po prawej stronie opcji Salesforce Lightning dla programu Outlook, aby włączyć integrację.

  • Po wykonaniu tej czynności pod integracją powinien zostać wyświetlony komunikat Dodano pomyślnie.
  • Na wstążce zostanie dodana nowa ikona Wyświetl dla dodatku Salesforce.

 

5. Zamknij stronę Dodatki.

6. Kliknij ikonę Salesforce Wyświetl na wstążce programu Outlook.

 

7. Kliknij przycisk Zaloguj się do Salesforce.

  • Zostanie wyświetlone okno dialogowe proszące o dane logowania Salesforce.

8. Uwierzytelnij swoją tożsamość w Salesforce.

  • Okno dialogowe zostanie odświeżone i poprosi o potwierdzenie.

9. Kliknij opcję Potwierdź, aby zakończyć integrację.

Po przeprowadzeniu konfiguracji możesz otworzyć panel Salesforce, klikając ikonę Salesforce Wyświetl na wstążce programu Outlook.


Zarządzanie umowami w oknie dodatku programu Outlook

Gdy dodatek jest włączony, możesz kliknąć dowolną wiadomość e-mail i przeglądać umowy, które odnoszą się do uczestników korespondencji w danym wątku.

Uwaga:

Dodatek zawrze umowy dla wszystkich zidentyfikowanych adresów e-mail w danej wiadomości e-mail, w tym wszystkich stron, do których została wysłana wiadomość e-mail.

Kliknięcie ikony Salesforce (nad treścią wiadomości e-mail lub na wstążce programu Outlook) spowoduje otworzenie panelu dodatku i wyświetlenie umów.

Panel SFDC programu Outlook

 

W górnej części panelu widoczna jest liczba znalezionych umów, np. Umowy (6).

Domyślnie na liście wyświetlanych jest maksymalnie pięć umów, a jeśli dostępnych jest więcej umów pod listą pojawi się łącze Wyświetl wszystkie.  Kliknięcie łącza Wyświetl wszystkie umożliwia przewijanie okna w celu wyświetlenia pełnej listy umów.

Łącze Wyświetl wszystkie

Lista umów jest posortowana według Stanu. Kolejność sortowania jest następująca:

  • Wstępnie wysłana / Wersja robocza
  • Wysłana do podpisania / Wysłana do zatwierdzenia / Oczekująca na kontrsygnatariusza / Zatwierdzenie
  • Zatwierdzona/Podpisana
  • Anulowana/Odmowa//Wygasła

W obrębie sekcji umowy są posortowane według Daty wysyłania. Najnowsza data jest wyświetlana u góry.

Kliknięcie nazwy umowy powoduje otworzenie nowej karty Salesforce i wyświetlenie pełnej umowy.


Dostępne operacje

Panel dodatku ma więcej funkcji niż tylko wyświetlanie listy umów. Za pomocą interfejsu opartego na menu można tworzyć nowe umowy i rozpoczynać najbardziej typowe zadania.

Najbardziej widoczny jest przycisk Wyślij nową umowę, jednak po prawej stronie od nazwy umowy znajduje się strzałka otwierająca listę menu dodatkowych operacji.

Na liście menu dostępne są tylko operacje, które można wykonać. Na przykład, dla umowy o statusie Szkic dostępne są tylko opcje Edytuj i Usuń.

Uwaga:

Dodatek nie prosi o dodatkowe potwierdzenie wyboru. Operacje wybrane z listy menu są wykonywane bezpośrednio po kliknięciu.

Elementy menu programu Outlook

Wyślij nową umowę

Tak jak można oczekiwać, przycisk Wyślij nową umowę powoduje otworzenie Salesforce w nowej karcie i rozpoczyna tworzenie nowej umowy.  Adres e-mail nadawcy jest automatycznie importowany z szablonu umowy.

Skonfiguruj umowę tak jak zwykle.

Opcja menu: Edytuj

Kliknięcie opcji Edytuj na liście menu powoduje otworzenie nowej karty i uruchomienie umowy w Salesforce.

Opcja menu: Usuń

Opcja Usuń na liście menu obejmuje dwa zadania:

  • anuluje umowę w programie Adobe Sign;
  • usuwa rekord umowy z Salesforce.

Opcja menu: Podpisz

Opcja Podpisz jest dostępna tylko wtedy, gdy jest Twoja kolej na podpisanie dokumentu.

Kliknięcie opcji Podpisz powoduje otworzenie umowy w celu jej przejrzenia i złożenia podpisu.

Opcja menu: Przypomnij

Kliknięcie opcji Przypomnij na liście menu bezpośrednio ustawia przypomnienie dla osoby aktualnie składającej podpis.

Opcja menu: Anuluj

Opcja Anuluj na liście menu powoduje anulowanie transakcji w usłudze Adobe Sign i w Salesforce.

W przeciwieństwie do opcji Usuń rekord w Salesforce pozostaje na liście umów Salesforce ze statusem „Anulowana”

Opcja menu: Wyświetl

Opcja Wyświetl powoduje otworzenie nowego okna w celu wyświetlenia bieżącego stanu umowy.

Uwaga:

Wszystkie opcje menu, które nie przenoszą użytkownika do okna Salesforce, generują raport o powodzeniu podjętej akcji w górnej części listy umów

Potwierdzenie operacji programu Outlook


Włączanie klienta poczty e-mail dla Gmail

Rozszerzenie Salesforce można dodać wyłącznie do przeglądarki Chrome, tak więc jego funkcje są przeznaczone do używania w przeglądarce Chrome.

  1. Otwórz przeglądarkę internetową Chrome i przejdź pod adres: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Spowoduje to otworzenie strony rozszerzenia. 
  2. Kliknij przycisk DODAJ DO CHROME w prawym górnym rogu okna.

    • Zostanie wyświetlone okno dialogowe proszące o potwierdzenie wyboru.

  3. Kliknij opcję Dodaj rozszerzenie.

    • Okno dialogowe zostanie odświeżone i wyświetlone zostanie potwierdzenie instalacji dodatku.

  4. W przeglądarce Chrome otwórz swoje konto użytkownika poczty Gmail.

    • Po prawej stronie widoczny będzie panel aplikacji. Na górze znajduje się strzałka umożliwiająca zwinięcie lub wyświetlenie panelu aplikacji.
  5. Kliknij przycisk Zaloguj się do Salesforce.

    • Zostanie wyświetlone okno dialogowe proszące o uwierzytelnianie tożsamości w Salesforce. 

  6. Zaloguj się za pomocą danych logowania Salesforce.

    • Okno dialogowe zostanie odświeżone, aby potwierdzić, że chcesz zezwolić poczcie Gmail na dostęp do Salesforce.
  7. Kliknij Kontynuuj.

    • Panel zostanie odświeżony i poprosi o wybór użytkownika poczty Gmail, który ma zostać połączony z Salesforce.
  8. Wybierz użytkownika (zwykle wyświetlony użytkownik jest poprawny).

    • Wybranie opcji Użyj innego konta spowoduje wyświetlenie monitu o zalogowanie się do nowego konta Gmail przed kontynuowaniem.
    • Wybrany użytkownik poczty Gmail zostanie logicznie powiązany z uwierzytelnionym wcześniej użytkownikiem Salesforce.
    • Okno dialogowe zostanie odświeżone do kolejnego okna weryfikacji, ilustrującego dostęp przydzielany dla Salesforce.  
  9. Kliknij opcję Zezwalaj.

    • Panel zostanie odświeżony do panelu weryfikacji w celu potwierdzenia, że konto Gmail ma zostać powiązane z kontem Salesforce.  
  10. Kliknij opcję Połącz konta.

    • Okno dialogowe zostanie odświeżone, aby potwierdzić pomyślne połączenie kont.
  11. Kliknij opcję Przejdź do Salesforce, a okno dialogowe zniknie. Nastąpi powrót do poczty Gmail.

    Na panelu Salesforce po lewej stronie wyświetlony zostanie teraz przycisk „Wyślij nową umowę” oraz lista umów powiązanych z dowolną wybraną przez użytkownika wiadomością e-mail. 


Zarządzanie umowami w oknie przeglądarki Chrome

Gdy dodatek jest włączony, możesz kliknąć dowolną wiadomość e-mail i przeglądać umowy, które odnoszą się do uczestników korespondencji w danym wątku.

Uwaga:

Komponent Adobe Sign zawrze umowy dla wszystkich zidentyfikowanych adresów e-mail w danej wiadomości e-mail, w tym wszystkich stron, do których została wysłana wiadomość e-mail.

Kliknięcie ikony strzałki w prawym górnym rogu okna spowoduje otworzenie panelu dodatku i wyświetlenie umów.

Włączona aplikacja

W górnej części panelu widoczna jest liczba znalezionych umów (powiązanych z adresami e-mail dołączonymi do wiadomości e-mail), np. Umowy (7).

Domyślnie na liście wyświetlanych jest maksymalnie pięć umów, a jeśli dostępnych jest więcej umów pod listą pojawi się łącze Wyświetl wszystkie.  Kliknięcie łącza Wyświetl wszystkie umożliwia przewijanie okna w celu wyświetlenia pełnej listy umów.

Wymieniona para

Lista umów jest posortowana według Stanu. Kolejność sortowania jest następująca:

  • Wstępnie wysłana / Wersja robocza
  • Wysłana do podpisania / Wysłana do zatwierdzenia / Oczekująca na kontrsygnatariusza / Zatwierdzenie
  • Zatwierdzona/Podpisana
  • Anulowana/Odmowa//Wygasła

W obrębie sekcji umowy są posortowane według Daty wysyłania. Najnowsza data jest wyświetlana u góry.

Kliknięcie nazwy umowy powoduje otworzenie nowej karty Salesforce i wyświetlenie pełnej umowy.


Dostępne operacje

Panel dodatku ma więcej funkcji niż tylko wyświetlanie listy umów. Za pomocą interfejsu opartego na menu można tworzyć nowe umowy i rozpoczynać najbardziej typowe zadania.

Najbardziej widoczny jest przycisk Wyślij nową umowę, jednak po prawej stronie od nazwy umowy znajduje się strzałka otwierająca listę menu dodatkowych operacji.

Pełna lista menu

Uwaga:

Dodatek nie prosi o dodatkowe potwierdzenie wyboru. Akcje wybrane z listy menu są wykonywane bezpośrednio po kliknięciu.

Na liście menu dostępne są tylko operacje, które można wykonać. Na przykład, dla umowy o statusie Wersja robocza dostępne są tylko opcje Edytuj i Usuń.

Ograniczone opcje menu

Wyślij nową umowę

Tak jak można oczekiwać, przycisk Wyślij nową umowę powoduje otworzenie Salesforce w nowej karcie i rozpoczyna tworzenie nowej umowy.  Adres e-mail nadawcy jest automatycznie importowany z szablonu umowy.

Skonfiguruj i wyślij umowę tak jak zwykle.

Opcja menu: Edytuj

Kliknięcie opcji Edytuj na liście menu powoduje otworzenie nowej karty i uruchomienie umowy w Salesforce.

Opcja menu: Usuń

Opcja Usuń na liście menu obejmuje dwa zadania:

  • anuluje umowę w programie Adobe Sign;
  • usuwa rekord umowy z Salesforce.

Opcja menu: Podpisz

Opcja Podpisz jest dostępna tylko wtedy, gdy jest Twoja kolej na podpisanie dokumentu.

Kliknięcie opcji Podpisz powoduje otworzenie umowy w celu jej przejrzenia i złożenia podpisu.

Opcja menu: Przypomnij

Kliknięcie opcji Przypomnij na liście menu bezpośrednio ustawia przypomnienie dla osoby aktualnie składającej podpis.

Opcja menu: Anuluj

Opcja Anuluj na liście menu powoduje anulowanie transakcji w usłudze Adobe Sign i w Salesforce.

W przeciwieństwie do opcji Usuń rekord w Salesforce pozostaje na liście umów Salesforce ze statusem „Anulowana”.

Opcja menu: Wyświetl

Opcja Wyświetl powoduje otworzenie nowego okna w celu wyświetlenia bieżącego stanu umowy.

 

Wszystkie opcje menu, które nie przenoszą użytkownika do okna Salesforce, generują raport o powodzeniu podjętej akcji w górnej części listy umów.

Komunikat o powodzeniu operacji w menu

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto