W przewodniku tym można znaleźć zalecane pierwsze kroki związane z konfiguracją konta użytkownika Adobe Acrobat Sign oraz przygotowaniem do wysyłania transakcji. Określony użytkownik może mieć mniej opcji w zależności od poziomu usługi lub konfiguracji administratora.
Weryfikacja informacji o profilu
Przy pierwszym logowaniu w usłudze Acrobat Sign poświęć chwilę na sprawdzenie swoich danych osobowych. Informacje te są wykorzystywane w różnych szablonach, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy są prawidłowe.
- Umieść wskaźnik myszy na nazwie użytkownika w prawym górnym rogu, aby otworzyć menu, i kliknij pozycję Mój profil.
Strona profilu wyświetla określone wartości, które usługa Acrobat Sign będzie wykorzystywać do personalizowania Twoich transakcji. Szczególną uwagę należy zwrócić na pozycje:
- Imię i nazwisko – wykorzystywane w wiadomościach e-mail i do domyślnego podpisu wykorzystującego czcionkę.
- Nazwa stanowiska – automatycznie uzupełniana, jeśli pole Tytuł zostało wcześniej wypełnione.
- Nazwa firmy – uwzględniana w wiadomości e-mail, musi to być pełna, prawnie obowiązująca nazwa firmy.
- Strefa czasowa – datownik będzie wystawiany w ustalonej strefie czasowej dla większej przejrzystości dziennika historii umowy.
Jeśli konieczna jest edycja zawartości, kliknij przycisk Edytuj profil, dokonaj koniecznych zmian, a następnie je Zapisz.
Właściwość Nazwy grupy wskazuje, do której grupy w usłudze Acrobat Sign należy użytkownik. Wszyscy użytkownicy mają wymienioną co najmniej jedną wartość. Konta, dla których włączono opcję Użytkownicy w wielu grupach (UMG), mają możliwość wyświetlenia listy wielu grup.
- Flaga (Grupa podstawowa) wskazuje grupę używaną, gdy aplikacja wymaga informacji o grupie użytkownika, ale nie ma informacji o usłudze UMG
- Jeśli usługa UMG zostanie wyłączona, wszyscy użytkownicy staną się członkami swojej grupy głównej
- Kliknij znak zapytania obok nazwy grupy, a w wyskakującym okienku zostanie wyświetlona powiązana nazwa administratora grupy.
- Kliknij nazwę administratora grupy, aby otworzyć wiadomość e-mail do tej strony
Definiowanie podpisu i inicjałów
Usługa Acrobat Sign umożliwia konfigurację trzech stylów podpisów, w zależności od wymagań biznesowych lub osobistych preferencji.
- Czcionka imitująca pismo: domyślna wartość i obecnie najczęściej wykorzystywany styl. Do imienia i nazwiska zostanie zastosowana czcionka w celu uzyskania wyglądu odręcznego podpisu.
- Po wybraniu tej opcji nie jest wymagana żadna konfiguracja.
Podpisy niestandardowe
Utwórz swój unikatowy podpis, przechodząc do opcji Preferencje osobiste > Mój podpis.
Kliknij przycisk Utwórz, aby otworzyć panel podpisu i wybierz metodę tworzenia podpisu:
- Biometryczny: narysuj swój podpis za pomocą myszki, rysika lub palca. Narysowanie podpisu palcem na tablecie daje najlepszy efekt.
- Opcja Urządzenie mobilne umożliwia dostarczenie panelu podpisu na telefonie z ekranem dotykowym w celu pobrania narysowanego podpisu.
- Obraz podpisu: jeśli dysponujesz obrazem swojego podpisu, możesz przesłać go do systemu, a usługa Acrobat Sign zastosuje go jako podpis podczas podpisywania dokumentów.
Po utworzeniu odpowiedniego podpisu kliknij przycisk Zastosuj.
Konfiguracja osobistych powiadomień o zdarzeniach/alertach
W przypadku zaawansowanych użytkowników, którzy potrzebują większej kontroli nad transakcjami, możesz określić punkty czasowe umowy, w których wiadomości e-mail będą wyzwalane i przesyłane do skrzynki odbiorczej, lub alarm, który może zostać dostarczony w raporcie.
Aby skonfigurować powiadomienia o zdarzeniach/alertach, wybierz kolejno Preferencje osobiste > Moje powiadomienia.
Powiadomienia są podzielone na dwie kategorie. Interfejsy są takie same:
- Moje powiadomienia – umożliwia zdefiniowanie profilu powiadomień dla utworzonych umów
- Powiadomienia udostępnione – umożliwia zdefiniowanie profilu dla umów, które zostały Ci udostępnione, jawnie lub za pośrednictwem udostępniania konta
Niektóre z definicji:
- Zdarzenia: działania wykonywane na transakcji (wysyłanie, wyświetlanie, podpisywanie itp.).
- Alarmy: oczekiwane działanie, które nie wydarzą się w określonych ramach czasowych (nie wyświetlono przez 8 godzin; wyświetlono, ale nie podpisano przez 3 godziny itp.).
Zarówno zdarzenia, jak i alarmy można skonfigurować na dwa sposoby. Użytkownik może nie wybierać żadnej opcji albo wybrać jedną lub obie z nich, zaznaczając opcje konfiguracji. Opcje te są następujące:
- E-mail: wybranie tej opcji powoduje wysłanie wiadomości e-mail za każdym razem, gdy zostanie wyzwolone zdarzenie lub alarm. W zależności od ilości transakcji opcja ta może generować nadmierne ilości wiadomości, dlatego konfigurując tę opcję, należy mieć na uwadze potencjalną liczbę wiadomości e-mail.
- Zdarzenie: zdarzenia są oznaczane w celu wyświetlenia na stronie głównej (w sekcji Zdarzenia/Alarmy) i będą widoczne w raportach tworzonych na stronie Zdarzenia/Alarmy.
Na dole strony można skonfigurować raportowanie pozwalające na otrzymywanie podsumowania zaznaczonych zdarzeń. Można również skonfigurować, czy raporty będą wysyłane raz na tydzień, każdego dnia roboczego, czy też każdego dnia tygodnia.
Definiowanie spersonalizowanej stopki
Usługi na poziomie Business i Enterprise pozwalają użytkownikom tworzyć spersonalizowane stopki, jak np. plik podpisu w wiadomości e-mail.
Jeśli opcja ta została włączona przez administratora konta, możesz ustawić ją, wybierając kolejno: Preferencje osobiste > Moja stopka wiadomości e-mail.
- Jeżeli opcja ta jest niewidoczna, administrator może włączyć ją z poziomu konta lub grupy.
Stopka ta jest umieszczana w pobliżu dolnej części wiadomości e-mail związanych z transakcjami, ale ponad wszelkimi stopkami na poziomie konta:
Wybór preferencji językowych
Dostępne są dwie domyślne opcje językowe:
- Moje preferencje językowe – określa domyślny język przychodzących wiadomości e-mail, a także język używany do poruszania się po ekranie.
- Język podpisywania — określa domyślny język wiadomości e-mail i instrukcji wyświetlanych na ekranie dla odbiorców spoza konta Acrobat Sign.
