Skrócona instrukcja obsługi Workday

Niniejszy dokument demonstruje administratorom programu Workday kroki, które należy podjąć w celu wprowadzenia własnych ustawień procesów biznesowych programu Workday, aby uwzględnić usługę Adobe Sign wszędzie tam, gdzie konieczne jest uzyskanie podpisu elektronicznego. Jest to instrukcja konfiguracji i nie stanowi kompletnej instrukcji obsługi programu Workday.

Aby korzystać z usługi Adobe Sign w ramach programu Workday, należy najpierw poznać proces tworzenia i zmiany elementów programu Workday, takich jak: Business Process Framework (Struktura procesu biznesowego), Tenant Set-up and configuration (Ustawienia i konfiguracja dzierżawy), Reporting (Raportowanie) oraz Workday Studio Integration (Integracja Workday Studio). 

Dostęp do usługi Adobe Sign w Workday

Funkcja podpisu elektronicznego Adobe Sign jest umieszczona jako czynność „Krok recenzji dokumentu” w Business Process Framework (Struktura procesu biznesowego) oraz jako zadanie Distribute Documents (Rozpowszechniaj dokumenty).

Krok recenzji dokumentu

Usługa Adobe Sign dla oprogramowania Workday dotyczy kroku Review Document (Recenzja dokumentu), który można dodać do dowolnego z 400 procesów biznesowych programu Workday. Obejmuje to między innymi takie opcje jak „Offer” (Oferta), „Distribute Documents and Tasks” (Rozpowszechniaj dokumenty i zadania) i „Propose Compensation” (Propozycja kompensacji).

Więcej informacji na temat kroku recenzji dokumentu można znaleźć w szczegółowej dokumentacji społeczności Workday: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Zdefiniuj krok recenzji dokumentu:

1. Wstaw krok Review Document (Recenzja dokumentu).
2. Określ grupy (role) dla kroku Review Document (Recenzja dokumentu).
   
   

Krok konfiguracji recenzji dokumentu:

1. Określ opcje eSignature Integration type (Typ integracji podpisu elektronicznego) jako eSign by Adobe (Podpisz elektronicznie z Adobe).
2. Dodaj wiersze do siatki podpisu.
   • Siatka podpisu określa kolejność, w jakiej dokument jest wysyłany do podpisania. Każdy wiersz może zawierać co najmniej jedną rolę i każdy wiersz reprezentuje krok w procesie podpisywania.
   • Każdy członek przydzielony do roli w danym kroku jest powiadamiany, że rozpoczął się proces podpisywania.
   • Jak tylko jedna osoba z przydzieloną daną rolą złoży podpis, ten wiersz kroku zostaje uznany za kompletny i dokument przechodzi do następnego wiersza kroku.
   • Po podpisaniu wszystkich wierszy krok recenzji dokumentu jest zakończony.
3. Wybierz dokument do podpisania. W przypadku opcji Offer BP (Proces biznesowy dla oferty) można użyć dokumentu z kroku Generate Document (Generuj dokument). W przeciwnym razie wybierz istniejący dokument lub raport.
   • Powtórz krok 3 dla dowolnej wymaganej liczby dokumentów.

4. (opcjonalnie) Dodaj „przekieruj użytkownika”, aby przechwycić czynności „odmowa podpisania”. W momencie gdy użytkownik odmówi podpisania, Workday przekieruje dokumenty do skonfigurowanej grupy bezpieczeństwa w celu recenzji. 

Z menu powiązanych czynności w kroku Review Documents (Recenzja dokumentu) wybierz Business Process (Proces biznesowy) > Maintain Redirect (Utrzymaj przekierowanie). Potem wybierz:

• Send Back (Odeślij): pozwala członkom grupy bezpieczeństwa na odsyłanie dokumentów do poprzedniego kroku w procesie biznesowym. Proces biznesowy jest restartowany z tego kroku.
• Move to Next Step (Przejdź do następnego kroku): pozwala członkom grupy bezpieczeństwa na przekazywanie dokumentów do następnego kroku w procesie biznesowym.
• Security Groups (Grupy bezpieczeństwa): zaznacz grupy bezpieczeństwa, aby przekierować kroki w kolejce procesu biznesowego. Grupy bezpieczeństwa, które są wyświetlane przy tej podpowiedzi, są wybierane w zasadach bezpieczeństwa procesu biznesowego w sekcji Redirect (Przekieruj).

Uwagi dotyczące kroku procesu biznesowego

Struktura Business Process Framework (Struktura procesu biznesowego) ma bardzo wiele możliwości i nie jest szczegółowo wyjaśniona w tym dokumencie. Jednak warto zwrócić uwagę na kilka elementów:

• Każdy proces biznesowy musi zawierać krok kończący.
  • Najlepiej na końcu procesu biznesowego
• Ustawienie kroku kończącego jest wyłączone dla powiązanych czynności menu ikony wyszukiwania.
  • Jest to możliwe tylko podczas przeglądania procesu biznesowego, a nie podczas jego edycji.
• Każdy krok w procesie biznesowym jest wykonywany kolejno.
  • Można zmienić kolejność kroków, zmieniając wartość kolejności.
  • Aby wstawić krok między elementami „c” i „d”, należy określić nowy element jako „ca”.

Przykład: oferta

Proces biznesowy oferty jest to proces podrzędny Job Application Dynamic BP (Dynamiczny proces biznesowy podania o pracę), który należy skonfigurować, aby wykonać Offer BP (Proces biznesowy oferty). Uruchomienie następuje, kiedy stan Job Application (Podanie o pracę) zmienia się na „Offer” (Oferta) lub „Make Offer” (Złóż ofertę).

W tym przykładzie krok recenzji dokumentu wykorzystuje krok Dynamic Document (Dynamiczny dokument) zarówno dla Ameryki Północnej, jak i dla Japonii.

Ten proces biznesowy wykonuje następujące zadania:

• Inicjator procesu biznesowego zostanie poproszony o zaproponowanie kompensacji dla kandydata (krok b).
• Użyj warunku dla kroku, aby sprawdzić, czy aktualny kraj NIE jest Japonią.
  • Jeśli tak, wykonaj krok „ba”, który wykorzystuje dokument w języku angielskim.
  • Jeśli nie, wykonaj krok „bb”, który wykorzystuje dokument w języku japońskim.
• Krok „bc” to krok recenzji dokumentu.
  • Jest to miejsce, w którym zdefiniowany jest proces podpisywania.
• Krok „d” stanowi punkt decyzyjny do złożenia oferty.
  • Jest to krok kończący i jest on wymagany

Dynamiczny dokument generowany w kroku „ba” nazywa się Offer Letter (List ofertowy) i zawiera pojedynczy blok tekstu o nazwie Rapid Offer (Błyskawiczna oferta). Można dodać wiele bloków tekstowych, takich jak nagłówek, powitanie, kompensacja, zasoby, zakończenie, warunki itp., zgodnie z wymaganiami.

Dynamiczny list ofertowy poniżej został utworzony w edytorze tekstu sformatowanego w programie Workday.

Elementy podświetlone na szaro są obiektami dostarczanymi przez program Workday, które odwołują się do informacji kontekstowych.

Elementy w {{nawiasach}} to znaczniki tekstowe Adobe.

W kroku Review Document (Recenzja dokumentu) dynamiczny dokument ma odniesienie do poprzedniego kroku i definiuje proces podpisywania sekwencyjnego dla dwóch grup podpisywania.

Zachowanie przedstawione poniżej przesyła dynamicznie wygenerowany dokument najpierw do zlecającego menedżera, a następnie do kandydata.

Przykład: rozpowszechnianie dokumentów

Wprowadzone w Workday 30 zadanie Mass Distribute Documents oraz Tasks (Masowo rozpowszechniaj dokumenty i zadania) może być używane do wysyłania pojedynczego dokumentu do większej grupy (<20 tys.) indywidualnych odbiorców. Ograniczeniem jest możliwość tylko jednego podpisu na dokument. Utworzenie dystrybucji odbywa się poprzez wybranie czynności „Create Distribute Documents or Tasks” (Utwórz rozpowszechnianie dokumentów lub zadań) w pasku wyszukiwania.

Przykład: wyślij formularz pracowniczy dotyczący wyboru udziałów w spółce do wszystkich kierowników w firmie Global Modern Services. Jeśli to konieczne, jako odbiorców można także wybrać poszczególnych kierowników.

Można również uzyskać dostęp do raportu View Distribute Documents or Tasks (Przeglądaj rozpowszechnianie dokumentów lub zadań), aby śledzić postęp.

Przykład: raportowanie

Program Workday ma rozbudowaną infrastrukturę raportowania. Aby wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące procesu Adobe Sign, sprawdź elementy zdarzenia Review Document Event (Zdarzenie recenzji dokumentu).

Poniżej znajduje się prosty niestandardowy raport, który można uruchomić we wszystkich procesach biznesowych, wyszukując transakcji Adobe Sign i ich statusu.

Zostały wygenerowane następujące raporty w oparciu o następujące procesy biznesowe w ramach dzierżawy wdrożenia: Offer (Oferta), Onboarding (Wdrażanie) i Propose Compensation (Propozycja kompensacji).

Można zobaczyć:

• dokumenty wysłane do podpisania,
• powiązany krok procesu biznesowego,
• następną osobę oczekującą na złożenie podpisu.

Podpisane dokumenty

Cykl składania podpisu w programie Workday wyłącza wszystkie powiadomienia e-mail usługi Adobe Sign. Użytkownicy są informowani o trwających zdarzenia poprzez skrzynkę przychodzącą programu Workday.

Po zakończeniu podpisywania dokumentu przez wszystkie grupy podpisywania kopia podpisanego dokumentu jest przesyłana pocztą elektroniczną do wszystkich członków grupy podpisywania.

Zachowanie to można wyłączyć według zapotrzebowania (skontaktuj się z menedżerem ds. sukcesów klienta lub z działem pomocy technicznej Adobe Sign).

W programie Workday można uzyskać dostęp do zapisu całego procesu podpisanych dokumentów.

• Dokumenty pracowników są dostępne na profilu Worker Profile (Profil pracownika).
• Dokumenty kandydata (listy ofertowe) można znaleźć na profilu Candidate profile (Profil kandydata).

Poniżej można zobaczyć podpisany list ofertowy dla kandydata Chrisa Foxxa. 

Pomoc

Pomoc techniczna programu Workday

Workday jest właścicielem integracji i powinien stanowić pierwszy punkt kontaktowy w razie pytań z zakresu integracji, próśb dotyczących funkcji lub zaistniałych problemów związanych z codziennym działaniem integracji.

W społeczności Workday można znaleźć wiele ciekawych artykułów poświęconych rozwiązywaniu problemów z integracją oraz generowaniu dokumentów:

Rozwiązywanie problemów z integracją podpisu elektronicznego

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Recenzja dokumentów
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamiczne generowanie dokumentu

https://community.workday.com/node/176443

Wskazówki dotyczące konfiguracji generowania dokumentów

https://community.workday.com/node/183242

Pomoc techniczna Adobe Sign

Adobe Sign jest partnerem integracji i należy się z nim kontaktować, jeśli w procesie integracji nie można uzyskać podpisu elektronicznego lub jeśli występuje błąd wysyłania powiadomienia o oczekiwaniu na podpis.

Klienci usługi Adobe Sign w celu uzyskania pomocy powinni kontaktować się z menedżerem ds. sukcesów klienta (CSM). Ewentualnie dział pomocy technicznej firmy Adobe jest dostępny pod numerem: 1-866-318-4100. Po wybraniu numeru zaczekaj na listę produktów, a następnie wprowadź: 4, a następnie 2 (zgodnie z podpowiedzią).

Dodawanie znaczników tekstowych Adobe do dokumentów

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf