Adobe Acrobat Sign para Salesforce (Perfil Classic): guia do usuário

Visão geral

O aplicativo Adobe Acrobat Sign para Salesforce fornece workflows de assinatura simples para facilitar a implementação e a adoção por indivíduos e organizações. Você pode usar o aplicativo para: 

  • Obter assinaturas eletrônicas ou aprovações legítimas da Adobe para qualquer documento diretamente do Salesforce. 
  • Acessar o histórico de contratos em tempo real e visualizar contratos salvos de qualquer objeto.
  • Monitorar negócios em tempo real em toda a organização.
  • Obter atualizações com o Chatter quando os contratos são exibidos, assinados, cancelados ou recusados.
  • Assine eletronicamente em mais de 20 idiomas e ofereça serviço de retorno por fax em mais de 50 localidades em todo o mundo.
  • Mesclar automaticamente dados do Salesforce em documentos antes de enviar para assinatura.
  • Gerar documentos automaticamente usando os dados do Salesforce e enviá-los como anexos do contrato com o Document Builder.
  • Mapear os dados dos signatários de volta para objetos do Salesforce.
  • Criar modelos de contratos reutilizáveis para enviar opções e ativar botões “Enviar para assinatura” com um clique para enviar contratos personalizados de qualquer objeto do Salesforce.
  • Acessar integrações nativas com o Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris e muito mais.

O Adobe Acrobat Sign para Salesforce (Perfil Classic): guia do usuário fornece instruções sobre como:

Observação:

Usando o perfil Salesforce Lightning? Consulte Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning): guia do usuário.

Para personalizar os processos para maior automação do aplicativo, consulte Acrobat Sign para Salesforce: guia de personalização. Para obter ajuda, entre em contato com o administrador do Salesforce.

Para saber como gerar documentos automaticamente usando dados do Salesforce, consulte Acrobat Sign Document Builder para Salesforce: guia do usuário.

Navegadores compatíveis

Navegadores

Compatível

Restrições

Microsoft® Edge

Sim

Sim

Google Chrome™

Sim

Não

Mozilla® Firefox®

Sim

Não

Apple Safari®

Sim

Não

Problemas conhecidos do Microsoft® Edge:

  • Quando a página Contrato é carregada, um erro pode ser exibido (semelhante ao mostrado abaixo): “Esta página tem um erro. Pode ser necessário atualizá-la. A ação falhou”
  • Ao enviar um contrato e fechar a guia de “sucesso” pós-envio, a página Contrato não é atualizada automaticamente para refletir o status do contrato. Este erro pode ser exibido: “Nenhuma nova janela detectada. Verifique as configurações do bloqueador de pop-ups do navegador antes de tentar outra ação. Esta página agora pode ser recarregada.”
    Você pode acessar a página do contrato na Lista de contratos.
  • Ao selecionar as ações Lembrar ou Atualizar em contratos que estão em trânsito, a página do contrato não é atualizada automaticamente e este erro pode ser exibido no rodapé: “Esta página tem um erro. Basta atualizar.”
    Você pode acessar a página do contrato na Lista de contratos.

Problemas conhecidos com o aplicativo Acrobat Sign for Salesforce:

Se você ativou o compartilhamento na conta do Acrobat Sign, os usuários não incluídos no contrato não podem visualizar o contrato no ambiente do Salesforce, a menos que:

  • O contrato tenha sido criado a partir de um modelo de biblioteca compartilhada da biblioteca do Adobe Acrobat Sign.
  • O modelo de biblioteca é compartilhado de uma maneira que inclui o visualizador por meio das opções: (a) Compartilhado com todos os usuários na conta ou (b) Compartilhado no nível do grupo, em que o remetente e o visualizador estão no mesmo grupo.

Observação: você pode usar o Adobe Acrobat Sign para visualizar o contrato.

Enviar contratos usando o Acrobat Sign para Salesforce

“Contratos” são objetos que o Acrobat Sign instala no Salesforce e o veículo de entrega do seu documento aos recipients. 

“Destinatário” é o termo genérico usado para qualquer signatário, aprovador ou delegador de um Contrato (basicamente qualquer pessoa a quem você envia o documento para alguma ação).

Contratos podem ser criados usando um dos seguintes caminhos, dependendo de como o administrador implantou o pacote:

  • A guia Contratos
  • Objetos do Salesforce (Contato, Lead, Oportunidade, Conta e muito mais)
  • Chatter 

Para criar um contrato na guia Contratos:

  1. No canto superior direito da página do Salesforce clássico, abra o menu suspenso Conteúdo e selecione Adobe Acrobat Sign.

    classic-open-acrobat-sign

  2. Na barra de menu superior, selecione Contratos > Novo.
    Essa ação abre o contrato no modo Rascunho.

    classic-create-agreement

Para criar um contrato a partir de Objetos do Salesforce:

  1. Abra o objeto do Salesforce do qual você deseja enviar o contrato. O exemplo abaixo usa o objeto Contatos para enviar o contrato.

    classic-create-from-object

  2. Na seção Contratos, selecione Novo contrato.

Observação:

Os contratos anteriores criados a partir de um objeto do Salesforce (como este contato) serão apresentados na lista de contratos. Uma ótima maneira de localizar um contrato é examinar o objeto do Salesforce (Contato, Conta etc.) à qual o Contrato está relacionado.

Criar contratos do Salesforce Chatter

Para criar contratos do Salesforce Chatter, o administrador deve ativar a opção Configurações do Adobe Acrobat Sign Chatter. Uma vez concluído, o objeto do Adobe Acrobat Sign pode ser incorporado na página inicial e em outros objetos do Salesforce.

Para enviar contratos do Chatter:

  1. Abra o Salesforce Chatter e expanda o feed.
  2. No menu do Chatter na parte superior, selecione Adobe Acrobat Sign.
  3. Na seção exibida, forneça os detalhes do contrato.
  4. Para enviar o contrato, selecione Enviar.
create-from-chatter

Observação:

Ao usar o Chatter para enviar um objeto, como um contato, esse contato será inserido como o primeiro destinatário.

Configurar contratos

Após abrir o contrato no modo de rascunho, você deve configurá-lo para definir os destinatários, a natureza do contrato, os documentos a serem enviados para assinatura e as configurações adicionais, se necessário.  

agreement-details

A. Ordem de assinatura do destinatário B. Função do destinatário C. Tipo de destinatário D. Campo Pesquisa de destinatário E. Ferramenta de mensagem privada 

  1. Em Recipients, configure os seguintes campos:

    • A indica a ordem de assinatura do destinatário. Depois de adicionar todos os recipients, você pode arrastar uma linha para cima ou para baixo para alterar a ordem de assinatura. 
    • B indica a função dos recipients. Abra o menu suspenso e selecione uma função desejada para o recipient: 
      • Signatários (padrão): recipients que devem aplicar ao menos uma assinatura jurídica.
      • Aprovadores: recipients que avaliam e aprovam o documento, mas não precisam assinar legalmente.
      • Aceitador: recipients que precisam reconhecer o contrato sem assiná-lo formalmente.
      • Preenchedor de formulários: recipients que precisam preencher o conteúdo do formulário durante o processo de assinatura.
      • Recipient certificado: recipients que não precisam assinar ou preencher campos de formulário, mas podem ser solicitados a delegar, recusar ou reconhecer o contrato.
      • Delegadores: recipients que precisam delegar sua função a outra parte. Há uma opção de delegador para cada uma das funções acima (quando ativada pelo administrador do SFDC).
    • C indica o tipo de recipient. Abra o menu suspenso e selecione uma das opções: 
      • Contato: qualquer contato no Salesforce.
      • Lead: qualquer lead no Salesforce.
      • Usuário: qualquer usuário do Salesforce na org. do Salesforce.
      • Grupo: um conjunto de usuários em uma função do Salesforce que precisa assinar ou aprovar. Administradores precisarão definir seus grupos disponíveis. 
      • Email: destinatários que não são atualmente listados no Salesforce como um dos outros tipos de objeto.
    • D indica o campo de pesquisa do recipient. Depois de selecionar um tipo de recipient, insira o nome ou identificador relevante para pesquisar o recipient ou insira os detalhes.
    • E indica a ferramenta para uma mensagem privada para o recipient. Selecione  para qualquer recipient e, na caixa de diálogo exibida, escreva uma mensagem e selecione Salvar
      Envia uma mensagem privada somente ao recipient marcado. Se nada for adicionado, o recipient receberá a mensagem padrão do contrato.
    • Para excluir uma entrada de recipient, selecione X para o recipient que deseja remover.
    • Para adicionar mais recipients, selecione Adicionar recipient e preencha os detalhes necessários na linha exibida.
    • Para adicionar a si mesmo como um recipient, selecione Adicionar-me. Essa opção adiciona uma linha com seus detalhes.
    • Para enviar uma cópia do contrato para outras pessoas, selecione Adicionar CC e, no campo CC exibido, adicione os endereços de email desejados. 
  2. Clique no menu suspenso Verificação de identidade e selecione um dos tipos de verificação abaixo que deseja incluir para todos os recipients: 

    • Email (padrão): a autenticação é baseada no acesso à caixa de entrada de email
    • Senha: uma senha alfanumérica gerada pelo remetente que deve ser informada separadamente aos recipients.
    • Social: autenticar a uma rede social de terceiros como o Facebook ou o LinkedIn.
    • KBA (somente EUA): a Autenticação baseada em conhecimento exige que o recipient insira seu Número de Seguridade Social e responda a algumas perguntas não triviais com base no banco de dados público.
    • Telefone: exige que o remetente forneça o número de telefone do recipient para enviar um código por SMS quando a assinatura do recipient for necessária.
    • Documento de identidade: exige que o recipient forneça uma imagem do passaporte, documento de identidade ou carteira de motorista. O documento de identidade ou a carteira de motorista também solicitam que o usuário forneça uma “selfie” para comparar com a imagem do documento.
    Observação:

    Você pode configurar o Adobe Acrobat Sign para ativar um método de verificação exclusivo para cada recipient. Quando ativada, exibe a opção de verificação para cada recipient, conforme mostrado abaixo.

  3. Para modificar o nome do contrato, selecione o campo em Detalhes e forneça outro nome.

    agreement-name

  4. No campo Mensagem, digite uma mensagem que deseja enviar a todos os recipients.

  5. Para associar explicitamente o contrato a uma Conta, Oportunidade ou Contrato, procure o contato nos campos relevantes, conforme mostrado abaixo.

    additional-relationship-lookups

  6. Para incluir outras opções de fluxo de trabalho, configure os seguintes campos em Opções:

    • Proteger o documento assinado com senha: marque a caixa de seleção e insira uma senha nos campos exibidos. A senha fornecida é necessária para exibir o PDF final.
    • Prazo de conclusão: selecione o ícone de calendário e defina uma data para a expiração do documento (cancelamento automático). 
    • Criar lembretes: escolha uma opção de frequência de lembrete no menu suspenso para enviar lembretes por email aos recipients. Essa opção envia um email de lembrete apenas para os recipients atuais.
    • Idioma do recipient: abra o menu suspenso e selecione um idioma para o modelo de email e as instruções na tela para o contrato.
    • Tipo de assinatura: selecione uma das seguintes opções:
      • Assinatura eletrônica para obter assinaturas eletrônicas.
      • Assinatura manual para enviar o contrato com uma capa e instruções para imprimir, assinar e fazer upload do contrato no Adobe Acrobat Sign.
    agreement-options

  7. Para incluir um ou mais arquivos que você quer que sejam assinados:

    1. Selecione Fazer upload de arquivos. Ou arraste e solte o arquivo no campo em Arquivos.
    2. Na caixa de diálogo Adicionar arquivos, selecione um arquivo que precisa ser assinado. Você pode anexar um ou mais arquivos dos seguintes locais de origem:
      • CRM e arquivos do Salesforce
      • Documentos do Salesforce
      • Biblioteca do Acrobat Sign (deve ser ativada pelo administrador do SFDC)
      • Do seu computador (o Salesforce limita o tamanho de upload de arquivo a ~700 KB)
    3. Selecione Adicionar arquivos.

    Observação: você pode adicionar vários documentos ao contrato. Contratos com vários documentos apresentam os documentos aos destinatários na ordem em que são listados.  Para reordenar a pilha, arraste a seleção para cima ou para baixo.

  8. Para visualizar o contrato e adicionar campos de assinatura, selecione Visualizar e adicionar campos de assinatura.

    Isso altera o botão Enviar para Próximo.

  9. Selecione Próximo

  10. Na janela de visualização do contrato que é aberta:

    1. Em Destinatário, selecione o nome de um destinatário e arraste e solte o campo de assinatura necessário no contrato.
    2. Da mesma forma, adicione campos de assinatura para cada destinatário.
    3. Ou adicione campos de informações do signatário, campos de dados ou outros campos, conforme necessário.
    4. Revise os detalhes do contrato.
    5. Uma vez concluído, selecione Enviar para enviar o contrato aos destinatários. 
    agreement-preview

Localizar e gerenciar contratos

A integração Acrobat Sign para Salesforce associa seus contratos a um objeto do Salesforce de maneira significativa. Por exemplo, ao enviar um contrato de confidencialidade a um contato, o contrato é listado na página de Contatos dele.  Da mesma forma, se você enviar um contrato para um destinatário a partir de um objeto de Oportunidade, os objetos de Destinatário e Oportunidade mostrarão o contrato em suas listas.

Caso um contrato fique órfão no sistema, ele é listado na guia Contratos. A lista exibida em Contratos mostra os contratos que você está autorizado a visualizar. 

Para gerenciar um contrato na guia Contratos:

  1. Selecione a guia Contratos no menu superior. 
    A guia Contratos exibe a lista de contratos visualizados recentemente. Para exibir todos os contratos, selecione Todos no menu suspenso e selecione Ir.

    classic-agreements-tab

  2. Na lista de contratos, selecione o contrato que deseja gerenciar e execute uma das ações listadas abaixo na barra de ações superior e no menu suspenso:

    classic-manage-agreements

    • Para enviar um lembrete aos recipients, selecione Lembrar.
      Essa opção envia automaticamente um email de lembrete aos destinatários.
    • Para exibir os detalhes do contrato, selecione Exibir.
    • Para atualizar o contrato, selecione Atualizar.
    • Para cancelar o contrato, selecione Cancelar contrato. Na caixa de diálogo que é aberta, você pode fornecer um motivo para o cancelamento do contrato e optar por notificar os signatários. Em seguida, selecione OK.
      Essa opção encerra o contrato e o define com o status Cancelado.

    • Para excluir o contrato, selecione Excluir contrato
      Na caixa de diálogo que é aberta, você pode fornecer um motivo para a exclusão do contrato e optar por notificar os signatários. Em seguida, selecione OK.
      Essa opção exclui o registro do contrato do Salesforce.
  3. Para substituir os signatários do contrato:

    1. Abrir o contrato.
    2. Para o signatário que deseja substituir, selecione o ícone Substituir signatário, conforme mostrado abaixo.

    3. Na caixa de diálogo que é exibida, selecione um signatário alternativo e escreva uma mensagem.
    4. Selecione Substituir signatário.
    replace-signer-dialog

Para gerenciar contratos na guia Gerenciar contratos:

Selecione a guia Gerenciar contratos para abrir o portal de contratos na sua conta do Acrobat Sign, conforme mostrado abaixo. Isso exibe todos os contratos relacionados à sua ID de usuário (endereço de email). 

O Salesforce às vezes torna os contratos pesquisáveis com o contexto e os usuários. No entanto, a maioria dos administradores suprime esta guia para manter todas as atividades no Salesforce.

classic-manage-agreements-tab

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