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Um guia para as configurações personalizadas disponíveis no pacote do Adobe Sign para Salesforce
Visão geral
O Adobe Sign para Salesforce inclui uma ampla gama de recursos personalizáveis para ajudar a adaptar o processo de assinatura do documento, de modo que se ajuste perfeitamente ao fluxo de trabalho geral.
Este documento é um conteúdo adicional ao guia de instalação do Salesforce e enumera todos os recursos personalizados e processos back-end disponíveis para administradores. Os desenvolvedores que desejam se conectar ao aplicativo Adobe Sign devem consultar a Documentação dos desenvolvedores.
A maioria das configurações descritas aqui requerem apenas a configuração do Salesforce para serem ativadas. As poucas definições que exigem configurações adicionais do Adobe Sign são indicadas.
Guias do Adobe Sign
Guias
O Adobe Sign instala onze guias personalizadas; todas são ativadas por padrão (se você instalou com acesso a Todos os usuários). Recomenda-se revisar essas guias e suas funções para determinar se todos, alguns ou nenhum de seus usuários precisarão de acesso a elas e para desativar as guias que não são necessárias, melhorando a organização para o usuário.
Guias do Adobe Sign |
||
---|---|---|
Contratos |
Mapeamentos de dados |
Mapeamentos de grupo |
Modelos de contrato |
Gerenciador do Adobe Sign |
Gerenciar contratos |
Contratratos em lote |
Administrador do Adobe Sign (x2) |
Mesclar mapeamentos |
Tipos de contrato |
Há duas guias Administrador do Adobe Sign que aparecem na interface do Lightning.
Um é para uma página do Visualforce e o outro para o Lightning, mas não há como fazer com que uma guia do Visualforce não apareça no Lightning Experience, então ambas são expostas.
Guias por função
Usuário:
- Contratos - um dos objetos principais para permitir que os usuários criem e revisem os contratos. Deve estar ativado para todos os usuários que utilizam o aplicativo.
- Adobe Sign Manager - usado principalmente se você tiver implementado o Adobe Sign no Salesforce1. Se não estiver usando Salesforce1, exclua esta guia.
- Gerenciar contratos - essa guia abre um portal para a página de gerenciamento do Adobe Sign. Esta página contém ferramentas que permitem que o usuário tenha o controle total do contrato diretamente no espaço da Web do Adobe Sign. Em geral, os clientes do Salesforce desejam gerenciar a manipulação de contrato/documento no ambiente do Salesforce para que os eventos sejam totalmente conectados ao sistema CRM e, assim, isso ocultaria essa guia de todos, exceto dos Administradores.
Usuário avançado
- Contratos em lote - usados por pessoas que precisam gerar um grande número de contratos com base em um modelo do Adobe Sign e em uma consulta do Salesforce (para definir os destinatários). Exponha essa guia somente para usuários/perfis que enviarão grandes números do mesmo documento. (por exemplo: contratos de políticas anuais, documentos de renovação de contrato)
Administrador
- Administrador do Adobe Sign - exponha esta guia somente no perfil de Administrador do Salesforce. Não há motivo para que os usuários não administradores acessem este conteúdo.
- Mapeamentos de grupo - estas configurações permitem que o Administrador do Salesforce mova usuários do Adobe Sign automaticamente para grupos com base em perfis do SFDC. Útil apenas para Administradores.
- Tipos de contratos: ajuda a identificar e localizar todos os contratos de uma categoria específica.
- Modelos de contrato - para criar modelos de contrato. Este recurso deve ser apenas para administrador na maioria dos casos.
- Mapeamentos de dados - usados apenas para definir mapeamentos de dados e enviar por push o conteúdo do documento para o Salesforce. Para a maioria dos clientes, este recurso será apenas para administrador.
- Mapeamentos de mesclagem - equivalente aos Mapeamentos de dados, esta guia define o conteúdo do Salesforce que pode ser mesclado em um documento antes de enviá-lo para assinatura. Mais uma vez, provavelmente apenas para administradores
Personalizações do Salesforce
As configurações permitem alterar o comportamento do Adobe Sign para Salesforce e personalizá-lo para atender às suas necessidades comerciais. Os valores padrão refletem as configurações mais comuns que os clientes preferem e que serão aplicadas, a menos que você os altere explicitamente.
O Adobe Sign para Salesforce suporta várias configurações personalizadas:
- Configurações do Adobe Sign controlam os recursos expostos aos usuários do Adobe Sign, além de definir o comportamento do aplicativo. É o conjunto principal de configurações básicas do aplicativo.
- As Configurações de destinatário do contrato do Adobe Sign controlam como os registros de destinatários são criados e atualizados
- As Configurações de atualização do contrato do Adobe Sign controlam os recursos que definem como o contrato é atualizado no Salesforce.
- Configurações de ambiente do Adobe Sign controlam as configurações de ambiente e os URLs padrão.
- Configurações da barra de ferramentas do Adobe Sign controlam os botões exibidos na barra de ferramentas do Adobe Sign.
- Configurações de mapeamento de mesclagem do Adobe Sign controlam como os anexos serão manipulados sempre que houver um mapeamento de mesclagem usado.
- Configurações do Chatter do Adobe Sign controlam quais eventos de contrato resultarão em publicações do Chatter e onde serão exibidas. Essas configurações aparecerão se você tiver o aplicativo do Adobe Sign para Chatter instalado em sua organização.
- Configurações de conversão de lead do Adobe Sign controlam a disposição dos contratos que estão associados a um lead quando convertido em uma conta, um contato ou uma oportunidade.
As configurações podem ser definidas para toda a organização do Salesforce ou para usuários e perfis específicos:
Configurações personalizáveis
As configurações personalizáveis estão divididas em seções funcionais no Salesforce, e essa estrutura é replicada abaixo. Cada uma das configurações discretas está listada na configuração funcional.
o Configurações de destinatário do contrato do Adobe Sign
o Configurações de atualização do contrato do Adobe Sign
o Configurações do Chatter do Adobe Sign
o Configurações de ambiente do Adobe Sign
o Configurações de conversão de lead do Adobe Sign
o Configurações de mapeamento de mesclagem do Adobe Sign
o Configurações do Adobe Sign
o Barra de ferramentas do Adobe Sign
Devido ao volume de itens na seção Configurações do Adobe Sign, o conteúdo é apresentado duas vezes:
- Por função - para obter um objetivo funcional e garantir que todas as configurações relevantes sejam consideradas
- Em ordem alfabética - para localizar uma configuração específica rapidamente
Ações de automação e em segundo plano
O Adobe Sign para Salesforce tem a capacidade de ativar ações em segundo plano para que os contratos automatizem fluxos de trabalho. Isso inclui: enviar contratos, enviar lembretes, atualizar status de contrato, excluir ou cancelar contratos.
Ações em segundo plano
- Com os disparadores ou os fluxos de trabalho automáticos, o Salesforce pode enviar um documento automaticamente para assinatura sem a intervenção do usuário adicional. Também é possível configurar o disparador ou os fluxos de trabalho para enviar lembretes e excluir, cancelar ou atualizar contratos automaticamente. Para isso, talvez seja necessário permitir que os usuários ou fluxos de trabalho enviem em nome de outro usuário.
- As ações em segundo plano são ativadas por um campo de lista de seleção de contrato chamada "Ações em segundo plano". Quando o campo alterna de um valor para outro, a ação é disparada. Certifique-se de disparar as ações que são permitidas apenas para o status do contrato. (Por exemplo, não é possível enviar um lembrete para um contrato que já está com o status cancelado.)
- Além disso, é possível ativar o botão "Enviar para assinatura" para enviar contratos automaticamente usando um modelo de contrato predefinido sem exigir que o usuário visualize a página de contrato primeiro. Isso é feito quando a opção "Envio automático" é ativada no modelo de contrato. Consulte Modelos do contrato para obter mais informações.
onLoadActions
O Salesforce automaticamente pode ativar ações por meio do parâmetro do URL onLoadAction aceito pelo Adobe Sign para as ações de botão de Contrato: Enviar, Lembrar, Excluir, Cancelar, Atualizar e Exibir. O parâmetro do URL respeitará as configurações da barra de ferramentas definidas pelo administrador para que apenas as permitidas estejam disponíveis.
Exemplos de URLs com onLoadAction:
Enviar: certifique-se de que você tenha um contrato com status rascunho em sua conta.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
Lembrar: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
Excluir: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
Cancelar: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
Atualizar: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
Visualizar: verifique se você tem um contrato com status de Enviado para assinatura, Assinado ou Cancelado na sua conta.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Integração do Adobe Sign com outros aplicativos do Salesforce
O Adobe Sign está integrado a vários aplicativos do Salesforce que permitem estender ainda mais os fluxos de trabalho do Salesforce. Saiba mais sobre cada um desses aplicativos e obtenha-os no AppExchange.