Conector do Adobe Sign para Salesforce CPQ: Guia de instalação

Visão geral

O conector do Adobe Sign para Salesforce CPQ insere um botão no aplicativo Salesforce CPQ que permite gerar um contrato com um anexo de cotação automático e enviar documentos para assinatura eletrônica diretamente do aplicativo Salesforce.

Conector Adobe Sign para Salesforce CPQ: o Guia de instalação fornece instruções sobre como:

Pré-requisitos

Você deve ter:

Observação: o Salesforce CPQ v234.4.1 e versões posteriores incluem uma atualização compatível com recursos avançados de geração de contratos que usam variáveis de tempo de execução.

installed-packages

Instalar o conector Adobe Sign para Salesforce CPQ

  1. Selecione Obter agora.

    cpq-obter-agora

  2. Faça logon na sua conta do Salesforce usando uma das seguintes opções de logon, conforme aplicável:

    • Se você já tiver uma conta do Salesforce, selecione Fazer logon e insira as suas credenciais quando solicitado.
    • Se você não tiver uma conta, selecione Continuar como convidado. Ele solicita que você crie uma conta do Salesforce e entre usando as novas credenciais.
    entrar-ou-continuar-como-convidado

  3. Na caixa de diálogo que solicita a seleção do ambiente de instalação, marque uma das seguintes opções:

    • instalar em produção
    • instalar na sandbox
    esolher-local-de-instalação

  4. Na caixa de diálogo Confirmar detalhes da instalação que aparece: 

    • Revise as informações de instalação.
    • Selecione a caixa de seleção Termos e condições para confirmar que você leu e concorda com as condições.
    • Selecione Confirmar e instalar.
    confirm-install

  5. Quando solicitado a fazer logon na sua organização do Salesforce, insira suas credenciais e selecione Fazer logon.

    entrar-no-salesforce

  6. Na página exibida, selecione Instalar para todos os usuários e selecione Instalar.

    instalar-sign-para-cpq

    Quando for exibida uma mensagem informando que o aplicativo está demorando para ser instalado, selecione Concluído para continuar. Você receberá um email de confirmação assim que a instalação for concluída.

    mensagem-de-instalação

Configurar objetos de cotação para enviar contratos

Relacionar a cotação a quaisquer contratos enviados usando a cotação pode ser útil para manter-se atualizado sobre suas cotações em andamento, bem como sobre o histórico de cotações de uma conta.

Configurar o CPQ para expor a ação "Gerar Adobe Sign"

Depois de instalar o Adobe Sign para Salesforce CPQ versão 1.4 ou posterior, você deve adicionar o botão “Gerar Adobe Sign” para permitir que você gere uma cotação e a anexe automaticamente a um contrato. Para fazer isso:

  1. Navegue até Configuração > Objetos e campos > Gerenciador de objeto.

    configurar-gerenciador-de-objeto

  2. Na coluna esquerda, selecione Cotação.

  3. No painel esquerdo, selecione Layouts de página.

  4. Em Nome do layout de página, selecione Layout da cotação.

    layouts-da-página-de-cotação

  5. Na caixa de tipo de objeto na parte superior, selecione Botões.

  6. Arraste e solte o objeto Gerar Adobe Sign na seção Detalhes da cotação.

    Adicione o botão Gerar Adobe Sign à seção Detalhes da cotação

  7. Selecione Salvar.

    Isso configura o plug-in.

  1. Concluída a instalação, navegue até Configuração > Ferramentas da plataforma > Aplicativos > Pacotes instalados.

  2. Para o pacote Salesforce CPQ, selecione Configurar.

  3. Selecione a guia Plug-ins.

  4. No campo Plug-in de assinatura eletrônica, insira o valor: ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin

  5. Selecione Salvar.

Criar modelos padrão 

Para anexar automaticamente uma cotação a um contrato pronto para envio, você deve criar um modelo padrão para o contrato e a cotação.

Siga as etapas abaixo para criar um modelo básico para anexar uma cotação: as etapas de configuração abaixo fornecem instruções sobre como criar um Modelo de contrato básico no qual você pode anexar uma cotação. 

Para obter mais informações sobre modelos de contrato, consulte a seção Modelos.

Observação:

Ao usar a opção Gerar com o Adobe Sign, o modelo de contrato deve ser configurado somente com a variável de modelo de contrato.

Configurar um modelo de contrato usando variáveis de tempo de execução fornece mais eficiência na criação de contratos. Ao criar contratos, ele anexa automaticamente o PDF do documento de cotação gerado ao contrato. Isso também permite que os usuários usem documentos da biblioteca do Adobe Sign em seus modelos de contrato, além do documento de cotação.

  1. Navegue até o Iniciador de aplicativos e abra o Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  2. Abra a guia Modelos de contrato e selecione Novo.

  3. Atribua um nome para o modelo e selecione Salvar.

  4. Na página de Detalhes do modelo de contrato que é aberta:

    1. Forneça um Nome de contrato padrão.
    2. Defina o Objeto Salesforce como o Documento de cotação.
    3. Selecione Mapear dados nos campos do contrato. Na caixa de diálogo exibida:
      1. No campo Tipo de origem, selecione Oportunidade de cotação (referência) nas opções.
      2. No campo Contrato de destino, selecione Oportunidade (referência) nas opções.
      3. Selecione Salvar.   
    dados-de-mapeamento-do-modelo-de-contrato

    A página Detalhes do modelo reflete os campos de dados mapeados, conforme mostrado abaixo.

    detalhes-finais-do-modelo-de-contrato

  5. Na guia Anexo:

    1. Para adicionar um documento a cada cotação, selecione Carregar arquivos ou arraste e solte o arquivo no campo Carregar.
    2. Para anexar a cotação, selecione Escolher origem do documento.
    3. Na caixa de diálogo Escolher origem do documento que é aberta:
      1. Selecione a opção Variável de tempo de execução.
      2. No campo Adicionar um nome de variável de tempo de execução, atribua o nome da variável como QuoteDocument
      3. Selecione Adicionar quando terminar.
    modelo-de-contrato-selecione-origem-do-doc

    choose-doc-source

    A cotação anexada aparece conforme mostrado abaixo:

    documents-added

  6. Na guia Destinatários, selecione X no canto direito para excluir o registro de destinatário padrão. Em seguida, selecione Adicionar destinatário do objeto ou da variável do tempo de execução.

    Adicionar objeto de formulário de destinatário

  7. Na caixa de diálogo Adicionar destinatário que é aberta: 

    1. Selecione o objeto ou a variável de tempo de execução: Pesquisa com base no campo de objeto principal.
    2. Selecione o tipo de destinatário como Contato.
    3. No campo Objeto principal do formulário do campo de origem, selecione ID do contato principal.
    4. Selecione Salvar.
    modelo-de-contrato-adicionar-destinatário

    O destinatário resultante aparece conforme mostrado abaixo:

    Destinatário configurado

  8. Selecione a guia Regras e, em seguida, selecione a opção Definir como modelo padrão para todos os contratos.

    Você pode configurar outros elementos do modelo conforme necessário, como a mensagem do contrato, os lembretes ou os contrassignatários.

    regras-do-modelo-de-contrato

  9. Verifique se o modelo está alternado para Ativo e selecione Salvar.

  1. No Inicializador de aplicativos, selecione Salesforce CPQ para abrir o aplicativo.

  2. No menu superior, selecione Modelos de cotação > Novo.

    Novo Modelo de cotação

  3. No menu Novo Modelo de cotação aberto:

    • Forneça um Nome de modelo.
    • Selecione a caixa de seleção Padrão.
    • Selecione o Status de implantação como Implantado.
    • Em Modelo de contrato, selecione o Modelo de contrato criado acima.
    novo-modelo-de-cotação

  4. Selecione Salvar.

Gerar e enviar um contrato com um anexo de cotação automático

Quando a instalação estiver concluída e todas as configurações estiverem prontas, a cotação gerada é anexada automaticamente a um contrato e o destinatário do contrato é o Contato de cobrança na cotação do CPQ.

Para explorar e utilizar os benefícios da integração entre o Adobe Acrobat Sign e o CPQ, consulte Modelos do Adobe Sign.

Siga as etapas abaixo para gerar um contrato com um anexo de cotação automático:

  1. Acesse o Inicializador de aplicativos na página do Salesforce Lightning e abra o Salesforce CPQ.

  2. No menu superior, selecione Cotações > + Nova cotação.

    Na página Detalhes da nova cotação que é aberta, forneça os seguintes detalhes:

    • Defina o relacionamento da cotação com a conta ou oportunidade do Salesforce.
    • Forneça outros detalhes: condições de pagamento, método de entrega, desconto e informações sobre faturamento/entrega.
    • Selecione Salvar.
    nova-cotação

  3. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Editar linhas.

    Ele abre a página Editar Cotação sem itens de linha.

    linhas-de-edição-da-cotação

  4. Para iniciar a lista de produtos, selecione Adicionar produtos.

    editar-cotação

  5. Na lista, selecione os produtos que deseja incluir na cotação e clique em Selecionar.

    seleção-de-produto-da-cotação

    A página Editar cota é carregada novamente e mostra os itens de linha selecionados.

    Essa página permite editar cada item de linha para modificar a quantidade ou os campos de desconto adicional.

    editar-produtos-de-cotação-adicionados

  6. Depois de verificar os itens de linha, selecione Salvar.

  7. No canto superior direito, selecione o ▼ menu suspenso > Incluir documento.

    cotação-incluir-documento

  8. No menu Incluir documento Adicional aberta, selecione Escolher arquivo e selecione um documento que deseja incluir. Uma vez concluído, clique em Salvar.

    cotação-incluir-doc-adicionar-arquivo

  9. No canto superior direito, selecione o ▼ menu suspenso > Gerar documento.

    cotação-gerar-documento

  10. Na página Gerar documento aberta, selecione o arquivo em Conteúdo disponível e selecione a seta Adicionar para mover o arquivo para a seção Conteúdo incluído.

    gerar-documento-mover-conteúdo

    O arquivo aparece na seção Conteúdo incluído.

  11. No menu superior, selecione Enviar para o Adobe Sign.

    Ela abre a página de detalhes Documento de cotação

    gerar-documento-enviar-para-assinar

  12. Na página Documento de cotação que é aberta, acesse a guia Relacionados > Contrato. Selecione o nome do contrato e verifique o seguinte:

    • O contrato está no estado de Rascunho.
    • Os destinatários (com contato principal), a conta e a oportunidade são adicionados.
    • O Nome do contrato é o nome do modelo fornecido.
    • A seção Arquivos mostra o documento Cotação junto com o documento incluído.
  13. Depois de confirmar todos os detalhes, selecione Visualizar e adicionar campos de assinatura e Próximo.

    visualização-do-contrato-de-cotação

  14. No modo de visualização, adicione os campos de assinatura conforme necessário para todos os signatários e verifique os detalhes. Depois de concluir, selecione Enviar.

    visualização-de-gerar-contrato-de-cotação

    Depois que o contrato for enviado com sucesso, você verá a mensagem exibida abaixo. Selecione OK para ignorar a tela.

    contrato-de-cotação-enviado

    Na página do Salesforce CPQ, o status do contrato muda para Enviado para assinatura, como mostrado abaixo.

    contrato-de-cotação-enviado-para-assinatura

  1. Inicie o CPQ no Iniciador de aplicativos.

  2. Para criar um novo modelo de cotação, selecione a guia Modelos de Cotação

    O Modelo de cotação determina o estilo e o layout geral da página de cotação: tamanho da página, margens, tamanho da fonte, família, cor etc.

  3. Selecione a guia Cotações e crie uma nova cotação com os seguintes detalhes:

    • Defina o relacionamento da cotação com a conta ou oportunidade do Salesforce.
    • Forneça outros detalhes: condições de pagamento, método de entrega, desconto e informações sobre faturamento/entrega.
    • Selecione Salvar.

  4. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Editar linhas.

    Ele abre a página Editar Cotação sem itens de linha.

  5. Para iniciar a lista de produtos, selecione Adicionar produtos.

  6. Na lista, selecione os produtos que deseja incluir na cotação e clique em Selecionar.

    A página Editar cota é carregada novamente e mostra os itens de linha selecionados.

    Essa página permite editar cada item de linha para modificar a quantidade ou os campos de desconto adicional.

  7. Selecione Salvar.

  8. Para incluir um ou mais documentos adicionais na cotação:

    1. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Incluir documento.
    2. Selecione Escolher arquivo e pesquise no sistema local o arquivo que deseja incluir.
    3. Depois de anexar o arquivo, selecione Salvar.

  9. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Gerar documento.

  10. A cotação é gerada como um documento e a página exibe a cotação e outros documentos incluídos. Agora, você pode adicionar os arquivos disponíveis e reordená-los. Uma vez concluído, selecione Enviar para o Adobe Sign.

    Isso anexa automaticamente a cotação e os arquivos de Conteúdo incluído ao contrato. O contato de cobrança no registro de cotação CPQ é importado como o Destinatário no contrato.

    Quando o contrato é criado, é possível vê-lo associado à conta e oportunidade do Salesforce (por meio da configuração de cotação) em um status de Rascunho (se você adicionou o objeto do contrato aos layouts da página da conta e oportunidade).

    Observação:

    Se você estiver usando a pesquisa de Modelo de contrato, poderá configurar esse modelo para Envio automático, e a cotação será enviada assim que gerada.

    Contrato anexado ao objeto SFDC

    Para modificar e enviar o contrato:

    1. Selecione o link do contrato para abri-lo.
    2. Revise a lista de destinatários e os arquivos anexados e edite conforme necessário.
    3. Selecione Enviar.
    Enviar contrato

    Depois que o contrato for enviado com sucesso, você verá uma mensagem de êxito, conforme mostrado abaixo.

Modelos do Adobe Acrobat Sign

Os modelos do Acrobat Sign fornecem uma ampla capacidade de automatizar a configuração dos processos de contrato, bem como o preenchimento de dados de e para formulários de contrato. 

Para obter detalhes, consulte Guia de mapeamento de campo e modelos.

Veja abaixo um exemplo de configuração com algumas opções que funcionam bem com o Salesforce CPQ.

Pré-preenchimento de campos do contrato com valores de campo de cotação

É possível personalizar um contrato adicionando valores do Documento de cotação. Para fazer isso:

  1. No Inicializador de aplicativos, abra o Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  2. No menu superior, selecione Modelos de contrato > Novo.

  3. Defina o Tipo do objeto principal como SBQQ__QuoteDocument__c
    Isso permite que os valores de campo do Documento de cotação sejam mapeados no contrato. Por exemplo, isso mapeia o nome do Documento de cotação para o Nome do contrato.

    Novo modelo de contrato para cotações

  4. Selecione Salvar.

  5. Na guia Relacionado, na seção Mapear dados nos campos do contrato, selecione Novo.
    Isso abre a página Adicionar um novo mapeamento de campo página.

    Mapear novos campos

  6. Na lista de seleção Método de mapeamento, selecione Campo do objeto principal.

    Selecione o Método de mapeamento

  7. Selecione Próximo.

  8. Para especificar o valor do campo e o campo de destino:

    1. Na lista de seleção Selecionar campo de origem do objeto principal, você pode selecionar uma opção para usar como a origem do valor do campo que deseja importar para o campo Contrato. Para este exemplo, selecione Nome do documento (cadeia de caracteres).
    2. Campo do contrato de destino é o campo no qual você deseja inserir o valor. Para este exemplo, use Nome do contrato (cadeia de caracteres).
    3. Selecione Salvar.

    À medida que você adiciona mapeamentos ao modelo, eles criam uma lista na guia Relacionados do modelo.

  9. Para excluir ou editar um registro, abra o menu suspenso e selecione Excluir ou Editar.

    Lista de mapeamentos

Adicionar anexos

Você pode adicionar um Documento de cotação a contratos seguindo um processo semelhante ao de anexar qualquer arquivo a um contrato. Quando você cria um contrato e adiciona um anexo, ele anexa automaticamente o PDF do QuoteDocument gerado ao contrato.

Siga as etapas abaixo para adicionar um Documento de cotação a um contrato:

  1. Abra o Modelo de contrato e selecione a guia Relacionado.

  2. Selecione Adicionar anexos.

    Adicionar anexos

  3. Selecione Novo.

  4. Na caixa de diálogo exibida, selecione Variável de tempo de execução no campo Tipo de anexo de arquivo e selecione Próximo.

    Observação: você também pode anexar arquivos da biblioteca do Adobe Sign (EchoSign), do conteúdo do Salesforce, da biblioteca ou do objeto principal.

    Selecionar o tipo de arquivo anexo

  5. Na caixa de diálogo que é aberta, preencha o campo Nome da variável com o nome como Documento de cotação e selecione Salvar.

    Observação: um nome de variável é necessário porque uma variável de tempo de execução foi selecionada para o tipo de anexo. Se você selecionar uma biblioteca como o Tipo de anexo, será exibida uma lista de documentos disponíveis nessa biblioteca.

    Identificar o documento

    Assim como os Mapeamentos de campo, uma lista de arquivos anexados para o modelo é criada na guia Relacionado do modelo.

    Arquivos anexos listados

Adicionar destinatários

Você pode adicionar destinatários ao Modelo de contrato para definir um fluxo de assinatura com base em suas práticas internas. Você pode simplesmente enviar o contrato ao cliente/signatário ou incluir etapas de aprovação interna e contra-assinatura. Quando um PDF de Documento de cotação é anexado a um contrato, ele automaticamente chama o contato principal para quem o Documento de cotação foi gerado.

Siga as etapas abaixo para adicionar o contato principal na cotação como um signatário usando uma variável de tempo de execução:

  1. Abra o Modelo de contrato e selecione a guia Relacionado.

  2. Selecione Adicionar destinatários.

    Adicionar destinatários

  3. Selecione Novo.

  4. Na caixa de diálogo que é aberta, forneça os detalhes da seguinte maneira:

    • No campo Origem do destinatário, selecione a Variável de tempo de execução.
    • Certifique-se de que o Tipo de destinatário seja Contato.
    • A Função do destinatário determina se o Contato aplicará uma assinatura. Selecione Aprovar ou Delegar.
    • A Verificação do signatário determina se o destinatário deve usar uma autenticação de dois fatores.
      • Email - sem um segundo fator, o email é o único método de validação da identidade do destinatário.
      • Senha - aplica uma senha à assinatura do documento, exigindo a sua inserção para que o documento se torne visível.
      • KBA - a autenticação baseada em conhecimento (KBA) só pode ser usada nos Estados Unidos e utiliza o número de seguro social do destinatário para fazer várias perguntas que devem ser respondidas para que o documento se torne visível.
      • Rede social - a autenticação via rede social exige que o signatário realize a autenticação por meio de outro aplicativo de rede social (LinkedIn, Facebook etc.) antes de apresentar o documento.
      • Telefone - um SMS é enviado para o telefone do destinatário e, em seguida, ele deve inserir o número de seis dígitos fornecido para visualizar o documento.
    • O método Mensagem do destinatário envia uma mensagem privada ao destinatário no momento em que ele abre o documento para assinatura.
    • O Índice é a ordem de assinatura do destinatário.
    • Uma vez concluído, selecione Próximo.

  5. Na caixa de diálogo que é aberta, no campo Nome da variável, insira PrimaryContact e, em seguida, selecione Salvar.

    A lista de destinatários aparece na guia Relacionado do modelo de contrato, conforme mostrado abaixo.

    Lista de destinatários

Vincular o Modelo de cotação ao Modelo de contrato

Você pode vincular o Modelo de contrato ao Modelo de Cotação para automatizar o contrato ao gerar sua cotação.

Observação: ao usar a opção Gerar com o Adobe Sign, o modelo de contrato deve ser configurado somente com a variável de modelo de contrato.

Para vincular os objetos:

  1. Verifique se o campo Modelo de contrato está adicionado ao layout de página Modelo de cotação. Veja como Adicionar o modelo de contrato ao modelo de cotação na seção Configurar objetos de cotação para enviar contratos.
  2. Abra o Salesforce CPQ no Iniciador de aplicativos.
  3. Selecione a guia Modelos de cotação.
  4. Edite o Modelo de cotação que deseja associar ao Modelo de contrato.
  5. No campo Modelo de contrato, selecione o Modelo de contrato correto.
  6. Selecione Salvar.
Selecione o Modelo de contrato para vincular ao Modelo de cotação

Observação:

Antes de usar um modelo de contrato, verifique se:

  • Seu Modelo de contrato está Ativo.
  • Seu Modelo de cotação está com o status Implantado.

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