Guia de instalação e configuração do Adobe Acrobat Sign for ServiceNow (v2.2)

O aplicativo do Adobe Acrobat Sign for ServiceNow permite enviar documentos para assinatura usando a funcionalidade nativa da plataforma do ServiceNow. A integração do Acrobat Sign com o ServiceNow oferece acesso aos seguintes recursos e funcionalidades:

• Envio de documentos para vários destinatários assinarem. 
• Acompanhamento do processo completo de assinatura e identificação dos signatários esperados em cada estágio.
• Recuperação do documento assinado por meio de um documento de trilha de auditoria incorporado ou separado.
• Recuperação dos dados de formulário inseridos no documento antes ou durante o processo de assinatura.
• Criação de rascunhos no processo de assinatura para uma revisão inicial e um envio subsequente. Quaisquer modificações de signatário(a) feitas antes do envio são sincronizadas no ServiceNow.
• Geração e envio de notificações de email para indivíduos durante o processo de assinatura.
• Selecione documentos para assinatura dos arquivos locais do ServiceNow ou de uma fonte externa.
• Use modelos de documento com campos que podem ser preenchidos usando dados de registros do ServiceNow antes do envio. Isso permite usar um único modelo para gerar documentos específicos do usuário com base em um registro de assunto selecionado, como um incidente ou uma solicitação de serviço.
• Use os modelos de biblioteca da sua conta do Acrobat Sign, que estão sincronizados com o ServiceNow e disponíveis para seleção durante o processo de envio.

O guia de instalação e personalização do Adobe Acrobat Sign for ServiceNow fornece instruções sobre como:

• Instalar o Acrobat Sign para o aplicativo ServiceNow
• Conectar-se ao Acrobat Sign
  • Clientes da nuvem comercial
  • Clientes da nuvem governamental
• Configurar o Acrobat Sign para o aplicativo ServiceNow
  • Definir propriedades do aplicativo
  • Configurar componentes personalizados
  • Configurar componentes do portal de serviço
  • Criar modelos de documento
  • Sincronizar modelos de biblioteca
  • Criar modelos locais
  • Criar um item do catálogo de serviços
  • Criar contrato a partir da atividade de fluxo de trabalho
• Usar o Acrobat Sign com gerenciamento de contratos
• Usar APIs de script

Depois de instalar e configurar o Acrobat Sign para o aplicativo ServiceNow, você poderá usá-lo para enviar, assinar, monitorar e gerenciar contratos. Consulte o Guia do usuário do Adobe Acrobat Sign for ServiceNow.

Instalar o aplicativo Acrobat Sign for ServiceNow

Você deve ser um(a) admin do Adobe Acrobat Sign e um(a) admin de sistema do ServiceNow para instalar o aplicativo no ServiceNow.  

Você pode solicitar uma conta de avaliação gratuita do Adobe Acrobat Sign for ServiceNow.

Conectar-se ao Acrobat Sign

O aplicativo Adobe Acrobat Sign for ServiceNow foi desenvolvido para funcionar com contas comerciais e governamentais (FedRAMP). Se não tiver certeza de qual conta possui, siga as instruções para clientes da nuvem comercial.

Para clientes da nuvem comercial:

Depois que o aplicativo do Adobe Acrobat Sign é instalado no ServiceNow, admins de conta ou de grupo do Adobe Acrobat Sign devem conectar o ServiceNow à nuvem comercial do Adobe Acrobat Sign seguindo as etapas abaixo:

Para clientes da nuvem governamental:

Depois que o aplicativo Adobe Acrobat Sign é instalado no ServiceNow, admins de conta ou de grupo da nuvem governamental do Adobe Acrobat Sign podem conectar o ServiceNow à nuvem governamental do Adobe Acrobat Sign.

Configurar o aplicativo Acrobat Sign for ServiceNow

Para saber como configurar o Acrobat Sign para o aplicativo ServiceNow, consulte os seguintes tópicos de configuração:

• Definir propriedades do aplicativo
• Configurar componentes personalizados
• Configurar componentes do portal de serviço
• Criar modelos de documento
• Sincronizar modelos de biblioteca
• Criar modelos locais
• Criar um item do catálogo de serviços
• Criar contrato a partir da atividade de fluxo de trabalho

Definir propriedades do aplicativo

Para acessar e definir as propriedades do aplicativo, navegue até Adobe Acrobat Sign > Administração > Propriedades.

As seguintes configurações padrão serão exibidas:

• Nome do host [x_adosy_as.redirect_host]: se você tiver um URL de instância personalizado, especifique o host totalmente qualificado a ser usado no URI de redirecionamento para retornos de chamada de OAuth e API (por exemplo, webhooks).
  Por padrão, este valor fica em branco, e o host é utilizado como valor da propriedade do sistema “glide.servlet.uri”.
  Aplica-se somente ao redirecionamento de instâncias do ServiceNow. Se quiser redirecionar o(a) signatário(a) para um host diferente após a assinatura, insira esse host na propriedade URI de redirecionamento do signatário (post_sign_uri).
• URL pós-assinatura padrão [x_adosy_as.post_sign_uri]: o local padrão ao qual o usuário é redirecionado após assinar um documento no Acrobat Sign. É usado quando o URI de pós-assinatura não é especificado durante a criação do contrato. Esse URI refere-se ao nome da instância especificado, mas pode ser substituído pela inclusão de um protocolo (como https://www.adobe.com/), que permite que o redirecionamento pós-assinatura leve a um local diferente dessa instância do ServiceNow. O sys_id do contrato criado pode ser inserido no URL utilizando “{sys_id}”. O valor padrão é “/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on”, que levará o usuário a uma lista de contratos concluídos.
• Atraso de redirecionamento do signatário [x_adosy_as.post_sign_delay]: o período (em segundos) decorrido antes de um usuário ser redirecionado após assinar um documento no Acrobat Sign. O valor padrão é 3.
• Defesa contra clickjacking [x_adosy_as.clickjacking_domains]: insira uma lista separada por vírgulas de URLs de domínios primários nos quais os documentos enviados para assinatura podem ser incluídos em um iframe, como service-now.com.
  É obrigatório para clientes da nuvem governamental. Deixar este campo em branco poderá resultar em páginas em branco do Acrobat Sign durante a exibição em um quadro.
• Permitir emails do Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: define se os emails de notificação são ou não enviados pelo Acrobat Sign durante o processo de assinatura. O valor padrão é “falso”.
• Pop-out de rascunhos de contratos [x_adosy_as.popout_draft]: por padrão, clicar no botão “Revisar detalhes” em um contrato abrirá o rascunho no Acrobat Sign, na mesma janela do navegador.
  Defina esta opção como verdadeiro para abrir uma nova janela. O valor padrão é “falso”.
• Incluir auditoria [x_adosy_as.include_audit]: controla a trilha de auditoria inclusa nos documentos assinados. O valor padrão é “verdadeiro”.
• Usar a nuvem governamental do Adobe Acrobat Sign [x_adosy_as.fedramp]: clientes da nuvem governamental da Adobe precisam habilitar essa propriedade para que o Acrobat Sign for ServiceNow use os serviços da nuvem governamental do Acrobat Sign. O valor padrão é “falso”.
• Dica de logon na conexão [x_adosy_as.login_hint]: o valor login_hint usado na primeira conexão com a nuvem governamental do Adobe Acrobat Sign. Isso preencherá automaticamente a página “Conectar-se ao Acrobat Sign”, e geralmente é o email do usuário admin da conta. O valor padrão é nulo.
• Campos do formatador de atividades do contrato [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: define quais campos devem ser mostrados no formato de atividade apresentado no registro do contrato.
  O valor padrão é “name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag”.
• Consulta de “Meus contratos” [x_adosy_as.my_agreements_query]: a consulta utilizada ao exibir meus contratos em locais como o portal. O valor padrão é “requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe”, que retorna contratos nos quais o usuário é o solicitante ou um signatário.
• Extensão de arquivo de várias partes [x_adosy_as.multipart_extension]: a extensão do nome do arquivo a ser usada para os anexos temporários de arquivos de várias partes. O valor padrão (e recomendado) é “mpfd”.
• Log de aplicativos [x_adosy_as.logging.verbosity]: controla os logs do sistema. O valor padrão é “info”.
• Depurar conexão [x_adosy_as.connect_debug]: exibe alertas de diagnóstico durante a conexão com o Acrobat Sign. O valor padrão é “falso”.

A propriedade de URL de redirecionamento padrão aplica-se a qualquer contrato no qual o valor do campo “URI pós-assinatura” não tenha sido definido.

As propriedades restantes determinam se as notificações serão enviadas pelo Acrobat Sign durante o processo de assinatura (padrão = Não) e se a trilha de auditoria estará incluída nos documentos assinados (padrão = Sim).

Configurar componentes personalizados

O aplicativo Adobe Acrobat Sign contém componentes personalizados que podem ser configurados de acordo com os seus requisitos. Consulte a lista de componentes abaixo para ver como modificar cada um deles.

Configurar componentes do portal de serviço

O aplicativo Acrobat Sign for ServiceNow inclui os seguintes elementos do portal de serviços que podem ser usados ou copiados com os seus próprios portais de serviços.

Criar modelos de documento

Um modelo de documento define um modelo que pode ser selecionado para inclusão em um contrato.  Um modelo pode ser usado para oferecer um documento padrão que pode ser reutilizado em vários contratos individuais. O registro “Documento de origem” faz referência a um modelo para disponibilizar os recursos desse modelo ao contrato associado.

O modelo pode ser da instância local do ServiceNow ou um modelo de biblioteca cujos detalhes são sincronizados da conta do Adobe Acrobat Sign conectada.

Sincronizar modelos de biblioteca

Depois que o aplicativo é instalado e configurado, admins podem sincronizar os modelos de biblioteca. Um modelo de biblioteca do Adobe Acrobat Sign é definido na conta do Acrobat Sign, e seus detalhes são sincronizados com o ServiceNow.  O documento que define um modelo de biblioteca também é armazenado na conta do Acrobat Sign conectada e, portanto, nenhum upload é necessário para o envio.

Para sincronizar os modelos de biblioteca com o ServiceNow:

1. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Administração > Modelos de documento.
2. Selecione Atualizar biblioteca.

Isso atualiza a exibição da lista com os modelos de biblioteca da conta do Acrobat Sign conectada.

Criar modelos locais

O documento que define um modelo local é mantido como um registro de anexo no ServiceNow e precisa ser carregado no Acrobat Sign como parte do processo de envio.

O documento de um modelo pode ou não conter campos de formulário que precisam ser preenchidos previamente com os dados do registro de assunto de um contrato. Você deve usar um modelo se o documento contiver esses campos de formulário.

Criar um item do catálogo de serviços

O Acrobat Sign for ServiceNow permite criar novos contratos que os usuários podem acessar no catálogo de serviços por meio da criação de um produtor de registros. Você pode configurar o produtor de registros para coletar quaisquer dados que deseje mesclar com o documento, bem como criar e enviar o contrato ao usuário automaticamente. 

Usuários com funções de catalog_admin ou admin podem criar um item do catálogo. As etapas abaixo explicam como criar um item do catálogo chamado Produtor de registros. Você pode repetir as etapas para criar outros itens de catálogo.

Observação: certifique-se de que o aplicativo Adobe Acrobat Sign não esteja selecionado ao configurar a sua instância.

O processo de criação de cada produtor de registros pode variar de acordo com os requisitos específicos dos campos, modelos, variáveis do documento etc.; no entanto, os princípios são os mesmos.  O exemplo deste guia mostra como criar um contrato de “Credencial de estacionamento”. 

Para criar um Produtor de registros:

Criar um contrato a partir de uma atividade de fluxo de trabalho

Para adicionar documentos para assinatura aos itens de catálogo existentes, você pode adicionar uma tarefa ao fluxo de trabalho que gera o contrato e uma tarefa de catálogo que o atribui a um usuário para assinatura.

O exemplo a seguir demonstra como usar o aplicativo do Acrobat Sign. No entanto, os detalhes específicos das etapas de configuração podem variar de acordo com os requisitos do seu processo.

Para criar um contrato a partir de uma atividade de fluxo de trabalho, você precisa configurar os seguintes componentes: 

• Tarefa do catálogo: cria o contrato, envia-o para assinatura e atribui uma tarefa para o(a) signatário(a).
• Ação de script: responde ao evento acionado quando o contrato é assinado e, em seguida, fecha a tarefa, fornecendo o ciclo de feedback e permitindo que o fluxo de trabalho prossiga. 

Para criar uma tarefa de catálogo:

1. No Editor de fluxos de trabalho, selecione a guia Principal.
2. Navegue até Atividades principais > Tarefas e arraste a atividade Tarefa de catálogo até o local apropriado no fluxo de trabalho.
3. Forneça um nome para a tarefa e defina sua prioridade.
4. Defina Aguardar conclusão como verdadeiro.
5. Na seção “Script”, defina o sinalizador Avançado como verdadeiro e, em seguida, escreva o seu código no campo Script avançado. Um código de exemplo é fornecido abaixo.
6. Selecione Atualizar.

Agora você pode configurar uma ação de script para definir automaticamente a tarefa de catálogo como “Fechada e concluída” quando o contrato for concluído. Você precisa configurar a ação de script a ser acionada pelo evento x_adosy_as.agreement.complete na tabela de contratos.

Para criar uma nova ação de script:

1. Navegue até Política do sistema > Eventos > Ações de script e clique em Novo.
2. Na página da nova ação de script:
   1. Forneça um nome para a ação de script.
   2. Defina o nome do evento como x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Marque a caixa de seleção Ativo. 
   4. No campo “Script”, copie e cole o script da Ação de script: exemplo de código abaixo.
3. Clique com o botão direito na barra do cabeçalho e selecione Salvar.

Ação de script: exemplo de código

// Ação de script para definir o estado da tarefa do catálogo como “Fechada e concluída”

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Fechada e concluída

  catalog_task.update();

})();

Usar o Acrobat Sign com gerenciamento de contratos

Você pode usar o Acrobat Sign com outros registros além dos baseados em tarefas, conforme descrito acima em Componentes personalizados. As instruções abaixo demonstram como usar o Acrobat Sign para gerenciar contratos. Os detalhes específicos das etapas de configuração podem diferir de acordo com os requisitos do seu processo.

Para usar o Acrobat Sign para gerenciar contratos, você precisa configurar os dois componentes a seguir:

• Ação de interface: cria o contrato e o envia para assinatura.  Após o contrato ser assinado, um evento será disparado. 
• Ação de script: responde ao evento e fornece um ciclo de feedback, avançando o processo e atualizando o contrato. 

Observação: somente usuários com as funções “ui_action_admin” ou “admin” podem definir ações de interface. Usuários com a função “admin” só podem definir uma ação de script.

Usar APIs de script

Você pode facilmente estender a funcionalidade do aplicativo Adobe Acrobat Sign para trabalhar com qualquer um dos seus processos usando as APIs internas. A API é acessível por meio do namespace x_adosy_as.