Guia de início rápido do Workday

Este documento fornece aos administradores do Workday as etapas necessárias para personalizar os Processos corporativos do Workday e incluir o Adobe Sign onde for necessário obter uma assinatura. Esse é um guia de configuração e não deve ser utilizado como manual de treinamento do Workday.

Para utilizar o Adobe Sign no Workday, você deve compreender ou desenvolver um entendimento sobre como criar e modificar itens do Workday como: Estrutura de processo corporativo, Configuração e definição de inquilino, Relatórios e integração com o Workday Studio. 

Acesso ao Adobe Sign diretamente do Workday

O recurso de assinatura eletrônica do Adobe Sign é revelado como a ação da etapa Review Document (Revisão de documento) na estrutura de processos corporativos (BPF, Business Process Framework) e como uma tarefa de Distribuir documentos.

Etapa de Review Document (Revisão de documento)

O Adobe Sign para Workday é exposto na etapa de Review Document (Revisão de documento), podendo ser adicionado a mais de 400 processos comerciais no Workday. Esses incluem Offer (Oferta), Distribute Documents and Tasks (Distribuir documentos e tarefas) e Propose Compensation (Propor compensação), entre outros.

Leia a documentação detalhada da comunidade do Workday sobre a etapa de Review Document (Revisão de documento) aqui: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Defina uma etapa funcional de Review Document (Revisão de documento):

1. Insira uma etapa de Review Document (Revisão de documento)
2. Especifique os Grupos (funções) que podem atuar na etapa de Review Document (Revisão de documento)
   
   

Configure a etapa de Document Review (Revisão do documento):

1. Especifique o eSignature Integration type (Tipo de integração de eSignature) como eSign by Adobe
2. Adicionar linhas à grade de assinatura
   • A grade de assinatura especifica a ordem serial na qual o documento está roteado para assinatura. Cada linha pode conter uma ou mais funções, bem como pode representar uma etapa no processo de assinatura
   • Cada membro da função em uma etapa específica é notificado sobre o evento de assinatura pendente
   • Depois que uma única pessoa da função assina, a etapa da linha é concluída e o documento continua para a próxima etapa de linha
   • Quando todas as linhas forem assinadas, a etapa de Review Document (Revisão de documento) é concluída
3. Especifique o documento que será assinado. Se for um BP de Offer (oferta), você pode utilizar o documento da etapa Generate Document (Gerar documento). Caso contrário, escolha um documento ou relatório já existente.
   • Repita a etapa 3 para os documentos necessários

4. (opcional) Adicione um “redirect user” (usuário de redirecionamento) para capturar ações de “decline to sign” (recusar a assinatura). Quando usuários recusam, o Workday redistribui os documentos para um grupo de segurança configurado para revisão. 

Do menu de ações relacionadas de uma etapa Review Documents (Revisão de documentos), selecione Business Process > Maintain Redirect (Processo corporativo > Manter redirecionamento). Em seguida, selecione:

• Send Back (Recuar): permite aos membros do grupo de segurança mover uma etapa para uma etapa anterior no processo corporativo. O processo corporativo reinicia a partir dessa etapa.
• Move to Next Step (Mover para a próxima etapa): permite aos membros do grupo de segurança avançar uma etapa para uma próxima etapa no processo corporativo.
• Security Groups (Grupos de segurança): selecione grupos de segurança para redirecionar etapas no fluxo de processos corporativo. Os grupos de segurança exibidos neste prompt são selecionados na política de segurança de processos corporativos na seção Redirecionar (Redirect).

Notas da etapa de processo corporativo

A Estrutura do processo corporativo é avançada e além de qualquer explicação abrangente neste documento. Entretanto, é necessário destacar alguns itens:

• Cada Processo corporativo deve ter uma etapa de conclusão
  • O ideal é que ocorra ao fim do processo corporativo
• A configuração da etapa de conclusão está no menu de ações relacionadas do ícone de pesquisa
  • Isso é possível somente ao “exibir” o BP e não ao “editá-lo”
• Cada etapa do processo corporativo é executada de modo sequencial
  • Você pode alterar a ordem de uma etapa ao alterar o valor dela
  • Para inserir uma etapa entre os itens “c” e “d”, especifique um novo item como “ca”

Exemplo: oferta

O BP da Offer (Oferta) é um subprocesso do BP Job Application Dynamic (Dinâmico de candidatura a emprego), que deve ser configurada para executar o BP da Offer (Oferta). É acionado quando o estado Candidatura a emprego é movido de “Offer” (Oferta) ou “Make Offer” (Fazer oferta).

Nesse exemplo, uma etapa de Review Document (Revisão de documento) utiliza uma etapa de Dynamic Document (Documento dinâmico) para a América do Norte e o Japão.

O BP faz o seguinte:

• O iniciador do BP será solicitado a propor uma compensação para o candidato (etapa b).
• Use uma condição de etapa para testar se o país atual NÃO é o Japão
  • Caso seja verdadeiro, execute a etapa “ba”, que utiliza um documento em inglês
  • Caso seja falso, execute a etapa “bb”, que utiliza um documento em japonês
• A etapa “bc” é a etapa de Document Review (Revisão do documento)
  • Este é o local onde o processo de assinatura é definido
• A etapa “d” é o ponto de decisão para fazer uma oferta
  • Essa é a etapa obrigatório de conclusão

O documento dinâmico gerado na etapa “ba” é chamado de Offer Letter (Carta de proposta) e contém um único bloco de texto chamado de Rapid Offer (Oferta rápida). Você pode adicionar diversos blocos de texto, como o cabeçalho, saudação, compensação, abastecimento, conclusão, termos etc. de acordo com o necessário.

A carta de proposta dinâmica abaixo foi criada no editor de rich text do Workday.

Os itens destacados em cinza são objetos fornecidos pelo Workday que consultam dados contextuais.

Os itens entre {{chaves}} são Tags de texto da Adobe.

Na etapa Review Document (Revisão de documento) o documento dinâmico é consultado a partir da etapa anterior e define o processo de assinatura sequencial por meio de dois grupos de assinatura.

O comportamento ilustrado abaixo roteia o documento gerado dinamicamente primeiro para o Gerente, em seguida, para o Candidato.

Exemplo: distribuir documentos

Inserida no Workday 30, a tarefa em Mass Distribute Documents or Tasks (Distribuição de documentos ou de tarefas em massa) pode ser usada para enviar um único documento para um grande grupo (<20k) de signatários individuais. É limitado a uma só assinatura por documento. A criação de uma distribuição é executada ao acessar a ação “Create Distribute Documents or Tasks” (Criar distribuição de documentos ou de tarefas) na barra de pesquisa.

Exemplo: Enviar um formulário de escolha de equidade de funcionário a todos os gerentes com Global Modern Services. Isso pode ser filtrado por gerentes individuais, se desejado.

Você também pode acessar o relatório View Distribute Documents or Tasks (Visualizar distribuição de documentos ou de tarefas) para monitorar o andamento da distribuição.

Exemplo: relatórios

O Workday tem uma infraestrutura de relatórios avançados. Para analisar os detalhes do processo do Adobe Sign, inspecione os elementos do Review Document Event (Evento de revisão do documento).

O relatório personalizado simples abaixo pode ser executado em todos os BPs buscando as transações do Adobe Sign e seus status.

O relatório a seguir foi gerado ao procurar por BPs de Offer (Oferta), Onboarding (Integração) e Propose Compensation (Proposta de compensação) em um inquilino de implementação.

Você pode visualizar:

• Os documentos enviados para assinatura
• A etapa BP associada
• A próxima pessoa aguardando a assinatura

Documentos assinados

O ciclo de assinatura do Workday suprime todas as notificações de email do Adobe Sign. Os usuários são informados sobre ações pendentes na caixa de entrada do Workday.

Depois que um documento foi assinado por todos os Grupos de assinatura, uma cópia do documento assinado é distribuído para todos os membros do Grupo de assinatura por email.

Esse comportamento pode ser suprimido, se desejado (entre em contato com o Gerente de sucesso do Adobe Sign ou a equipe de suporte da Adobe Sign).

No Workday, os documentos assinados são acessados no registro completo do processo.

• Os documentos do funcionário são encontrados no Perfil do funcionário
• Os documentos do candidato (cartas de proposta) são encontrados no perfil do Candidato

O item abaixo mostra uma carta de proposta para o candidato Chris Foxx. 

Suporte

Suporte do Workday

O Workday é o proprietário da integração e deve ser o seu primeiro ponto de contato em caso de dúvidas sobre o escopo da integração, solicitações de recursos ou problemas nas funções diárias da integração.

A comunidade do Workday contém diversos artigos úteis sobre como solucionar problemas de integração e gerar documentos:

Solução de problemas de integrações de eSignature

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Etapa de Review Documents (Revisão de documentos)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Geração dinâmica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Dicas de configuração de geração do documento de proposta

https://community.workday.com/node/183242

Suporte do Adobe Sign

O Adobe Sign é o parceiro da integração e deve ser contatado em caso de falha da integração ao obter assinaturas, ou em caso de falha de notificação de assinaturas pendentes.

Os clientes do Adobe Sign devem entrar em contato com o Gerenciador de sucesso do cliente (CSM) para obter suporte. Como alternativa, o Suporte técnico da Adobe pode ser contatado por telefone: 1-866-318-4100. Aguarde a lista de produtos e digite: 4, em seguida, 2 (como solicitado).

Adicionar tags de texto da Adobe aos documentos

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf