Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign для самостоятельного подписания

Обзор

Self Sign — компонент Acrobat Sign для Salesforce, который позволяет пользователям порталов сообществ самостоятельно подписывать соглашения. Self Sign можно добавить в любой облачный портал среды Salesforce Experience Cloud (для клиентов, партнеров, сотрудников и т. д.), чтобы помочь пользователям создавать и подписывать соглашения непосредственно в портале.

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign для Salesforce для самостоятельного подписания содержит инструкции по настройке Acrobat Sign для Salesforce для создания шаблонов соглашений для самостоятельного подписания. Чтобы пользователи портала сообщества могли получать и отправлять соглашения на портале сообщества, необходимо выполнить следующие действия:

  • Проверка предварительных условий
  • Включение Chatter
  • Включение цифровых сред
  • Активация двух доверенных узлов CSP
  • Включение наборов разрешений пользователя сообщества Adobe Acrobat Sign для всех пользователей сообщества
  • Создание пользователя портала сообщества
  • Создание учетной записи, контакта и пользователя для сообщества
  • Настройка страницы сообщества SFDC
    • Начало создания новой цифровой среды
    • Настройка рабочего пространства цифровой среды для включения пользователей
    • Публикация портала
    • Установка для видимости профиля контакта значения «Общедоступно»
    • Добавление компонента Adobe Self Service Sign в рабочее пространство цифровой среды
  • Включение настройки «Разрешает отправку в качестве других пользователей»
  • Использование портала сообщества для отправки и подписания соглашений

Предварительные условия

  • Вы должны выбрать создание образцов шаблонов соглашений во время установки, выбрав Создать образцы шаблонов соглашений при связывании Salesforce с Acrobat Sign.
link-accounts

  • Если шаблоны не были созданы при установке или если вы обновляете старую версию до версии пакета 19, необходимо создать шаблоны, выполнив указанные ниже действия:
    1. Перейдите на вкладку Администратор Adobe Acrobat Sign.
    2. В списке ресурсов на правой панели выберите Создание образца шаблона самоподписываемого соглашения.
    3. На открывшейся странице черновика «Тестовое соглашение сообщества» проверьте следующее:
      • На вкладке Типы соглашений указан тип «Соглашение о неразглашении».
      • На вкладке Шаблоны соглашений указан шаблон Тестовое соглашение сообщества.
generate-self-sign-template

verify-nda-agreement-types

agreement-templates

Включение Chatter (только для версий пакета 18—21)

Если вы используете Acrobat Sign для Salesforce версии 22 или более ранней, необходимо включить Chatter в вашей организации SFDC. Выполните следующие действия:

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Chatter > Настройки Chatter.
  2. Выберите Изменить.
  3. Установите флажок Включить.
  4. Нажмите Сохранить.
edit-chatter-settings

enable-chatter-settings

Включение цифровых сред

Для включения цифровых сред:

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Настройки.
  2. Установите флажок Включить цифровые среды.
  3. Укажите имя домена для цифровых сред. Вы можете увидеть значения домена учетной записи, если для вашей учетной записи настроен домен.
  4. Нажмите Сохранить. Отобразится диалоговое окно с предупреждением о невозможности изменения домена после его настройки.
  5. Выберите .
enable-digital-experience-settings

Активация двух доверенных узлов CSP

Необходимо настроить два доверенных узла CSP (политики защиты содержимого), чтобы добавить базовые URL-адреса для вашей учетной записи Adobe Acrobat Sign. Выполните следующие действия:

  1. Для получения значения сегмента вашей учетной записи Acrobat Sign выполните следующие действия:

    1. Выполните вход в учетную запись Adobe Acrobat Sign.
    2. Из URL-адреса скопируйте параметр перед частью echosign.com (также может быть adobesign.com) (значение сегмента). 
      Например, для URL-адреса https://caseyjones.na1.echosign.com значение сегмента будет «na1».
    3. Закройте вкладку.

    Узнайте, как идентифицировать среду учетной записи Adobe Acrobat Sign.

    global-settings

  2. Выберите Настройка > Настройки > Безопасность > Доверенные узлы CSP, а затем выберите Новый доверенный узел.

    csp-trusted-sites

  3. На открывшейся странице определения нового узла заполните требуемые поля следующим образом:

    1. Имя доверенного узла — введите имя, например, AcrobatSign
    2. URL-адрес доверенного узла — введите URL-адрес узла https://secure.<shard>.adobesign.com
      Например, https://secure.na1.adobesign.com
      Если ваша учетная запись не обновлена до домена adobesign.com, вы можете использовать вместо этого echosign.com.
    3. Установите флажок Активный.
    4. Контекст — выберите Узлы Experience Builder для контекста.
    5. Установите флажок Директива CSP — разрешить узел для frame-src.
    6. Нажмите Сохранить.
    csp-trusted-site-definition

  4. Снова выберите Настройка > Настройки > Безопасность > Доверенные узлы CSP, а затем выберите Новый доверенный узел.

  5. На открывшейся странице определения нового узла заполните требуемые поля следующим образом:

    1. Имя доверенного узла — введите имя, например, AcrobatSign2
    2. URL-адрес доверенного узла — введите URL-адрес узла https://secure.adobesign.com
    3. Установите флажок Активный.
    4. Контекст — выберите Узлы Experience Builder для контекста.
    5. Установите флажок Директива CSP — разрешить узел для frame-src.
    6. Нажмите Сохранить.
    Второй доверенный сайт CSP

  6. Проверьте два доверенных узла CSP.

    Доверенные узлы CSP

Включение набора разрешений пользователя сообщества Adobe Acrobat Sign для всех пользователей сообщества

Необходимо включить для пользователей сообщества набор разрешений пользователя сообщества Adobe Acrobat Sign, чтобы они могли пользоваться порталом. Выполните следующие действия:

Примечание. Можно создать портал сообщества, не включая набор разрешений пользователя сообщества Adobe Acrobat Sign.

  1. Выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Наборы разрешений.

  2. В списке меток наборов разрешений выберите Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign.

    Назначьте наборы разрешений

  3. На открывшейся странице «Набор разрешений» выберите Управление назначениями.

    permission-set-manage-assignments

  4. На странице «Назначенные пользователи» выберите Добавить назначение.

    permission-set-add-assignments

  5. На странице «Назначить пользователей» выберите всех пользователей, к которым хотите применить набор разрешений, а затем выберите Назначить.

    permission-set-assign-users

Создание пользователя портала сообщества

Клонирование профиля пользователя сообщества

Чтобы настроить профили пользователей для использования портала самообслуживания Adobe Acrobat Sign, необходимо клонировать и изменить один из стандартных профилей. Выполните следующие действия:

  1. Выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Профили.

  2. Для любого из стандартных пользовательских профилей выберите Клонировать.

    Доступно четыре профиля сообщества пользователей, можно использовать любой из них для клонирования и создания пользовательского профиля. Обратите внимание на тип лицензии пользователя клонируемого профиля.

    setup-profiles

  3. Введите интуитивно понятное имя клонированного профиля и выберите Сохранить.

    cloned-profile-name

  4. На открывшейся странице клонированного профиля выберите Изменить.

    cloned-profile-edit

  5. На странице редактирования пользовательского профиля прокрутите вниз до раздела Пользовательские разрешения для объектов и включите все объекты Adobe Acrobat Sign. Можно установить флажок Изменить все или выбрать только необходимые разрешения для дополнительной безопасности. 

    cloned-prodile-custom-object-permissions

Создание учетной записи, контакта и пользователя для сообщества

Необходимо создать учетную запись, контакт и пользователя для сообщества. 

Владелец учетной записи должен быть связан с ролью, чтобы включать пользователей портала. Чтобы связать роль с пользователем Salesforce, перейдите к Настройка > Администрирование > Пользователи > Пользователи. Затем в списке пользователей выберите Изменить для одного из пользователей, а на открывшейся странице разверните раскрывающееся меню Роль > выберите роль > выберите Сохранить.

Чтобы создать учетную запись, выполните следующие действия:

  1. Запустите приложение Sales в Средстве запуска приложений.

  2. Откройте раскрывающееся меню Учетная запись и выберите +Создать учетную запись.

    sales-new-account

  3. На открывшейся странице Создать учетную запись введите значение имени учетной записи и выберите Сохранить.

    Имя учетной записи должно идентифицировать учетную запись как учетную запись портала Adobe Acrobat Sign. Имя учетной записи — единственное значение, которое нужно ввести на этой странице.

    sales-new-account-details

Для создания контакта:

  1. В правом верхнем углу страницы Ligtning выберите +, чтобы открыть меню «Создать», а затем выберите Создать контакт.

    create-new-contact

  2. В открывшемся диалоговом окне Создать контакт:

    1. Введите значимое имя.
    2. Введите адрес электронной почты для контакта. Рекомендуется добавить адрес электронной почты администратора, который управляет содержимым портала сообщества.
    3. Привяжите контакт к учетной записи портала сообщества Adobe Acrobat Sign, созданной на предыдущем шаге.
    4. Нажмите Сохранить.
    new-contact-details

  3. Откройте страницу нового контакта, который был создан.

  4. В правом верхнем углу страницы выберите Настройка (значок шестеренки) > Изменить объект.
    Откроется объект «Контакт» в диспетчере объектов.

    new-contact-edit

  5. На левой панели открывшейся страницы диспетчера объектов выберите Макеты страниц.

  6. Для элемента «Макет контакта» откройте раскрывающееся меню и выберите Изменить.

    edit-contact-layout

  7. В разделе «Макеты контакта» выберите Действия на мобильном устройстве и в Lightning из параметров объекта.

  8. Перетащите кнопку Включить пользователя клиента в раздел Действия на мобильном устройстве и в интерфейсе Lightning в Salesforce.

    drag-enable-customer-user

  9. Перетащите кнопку Вход в среду от имени пользователя в раздел Действия на мобильном устройстве и в интерфейсе Lightning в Salesforce.

    drag-login-to-experience-user

  10. Нажмите Сохранить.

  11. Вернитесь на страницу контакта сообщества и откройте раскрывающееся меню в правом верхнем углу. В меню выберите Включить пользователя клиента.

    Откроется страница Новый пользователь с импортированными данными контакта.

    contact-page-enable-customer-user

  12. На открывшейся странице Новый пользователь настройте пользователя следующим образом:

    • Выберите лицензию пользователя, соответствующую лицензии ранее клонированного профиля.
    • Выберите клонированный профиль в разделе Профиль.
    • Нажмите Сохранить.

    Страница Настройка пользователей обновится и отобразит сведения о пользователе.

    new-user-edit

  13. На обновившейся странице наведите курсор на ссылку Назначения набора разрешений и выберите Изменить назначения.

    contact-permission-set-edit

  14. На открывшейся странице Назначения набора разрешений для пользователя:

    1. В поле  Доступные наборы разрешений выберите Пользователь сообщества Adobe Acrobat Sign.
    2. Выберите Добавить.
      Выбранный набор разрешений появится в окне «Включенные наборы разрешений».
    3. Нажмите Сохранить.
    permission-set-add-contact

Настройка страницы сообщества SFDC

Начало создания новой цифровой среды

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.

  2. Нажмите Создать.

    digital-all-sites-new

  3. На открывшейся странице выберите интерфейс Обслуживание клиентов.

    Интерфейс Обслуживание клиентов требуется для компонентов самообслуживания.

    choose-customer-service-experience

  4. На открывшейся странице Обслуживание клиентов выберите Начало работы.

    customer-service-get-started

  5. В появившемся диалоговом окне выполните следующие действия:

    1. Введите название сайта.
    2. Можно также указать название определенного сайта для URL-адреса (рекомендуется при наличии нескольких сайтов).
    3. Выберите Создать.
    enter-name-customer-service-portal

    Во время создания сообщества отображается эффектная графическая демонстрация. После завершения отображается страница сообщества, в верхней части которой отображается имя сообщества (выделенное желтым), а в строке URL-адреса отображается строковое значение сайта.

    new-community-portal

Настройка рабочего пространства цифровой среды для включения пользователей

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.

  2. Для вашего сообщества выберите Рабочие пространства.

    digital-experiences-workspaces

  3. На открывшейся странице Мои рабочие пространства выберите Администрирование.

    Откроется страница администрирования для вашего сообщества.

    test-portal-administration

  4. При выбранном на левой панели пункте Настройки выберите Активировать.

    portal-administration-activate

  5. На левой панели выберите «Члены» и настройте поля следующим образом:

    • Откройте раскрывающееся меню «Поиск» и выберите «Все».
    • В списке Доступные профили выберите созданный вами пользовательский профиль.
    • Выберите Добавить, чтобы переместить профиль в список Выбранные профили.
    • Нажмите Сохранить.

Опубликуйте портал.

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.

  2. Для вашего сообщества выберите Конструктор.

    digital-experiences-builder

  3. На открывшейся странице Конструктор:

    1. В правом верхнем углу страницы выберите значок шестеренки, чтобы открыть страницу настроек.
    2. Установите флажок Гостевым пользователям разрешается просматривать сайт и взаимодействовать с ним, не выполняя вход.
    3. Закройте окно настроек.
    experience-builder-settings

  4. В правом верхнем углу страницы выберите значок «Опубликовать». Затем в открывшемся диалоговом окне снова выберите Опубликовать для подтверждения.

    Публикация

    experience-builder-settings-publish-confirm

    Отобразится сообщение о том, что выполняется публикация обновлений сайта. После публикации изменений вы получите подтверждающее письмо по электронной почте.

Добавление компонента Adobe Self Service Sign в рабочее пространство цифровой среды

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Настройки функций > Цифровые среды > Все сайты.

  2. Для вашего сообщества выберите Рабочие пространства.

    recipients-send-on-behalf-of

  3. В разделе Мои рабочие пространства выберите Конструктор.

    workspaces-builder

  4. На левой панели выберите значок Компоненты, а затем:

    1. Перейдите к нижней части меню.
    2. Перетащите пункт Adobe Self Service Sign на макет страниц.
      Можно перетащить компонент в любое место, где вы хотите отобразить соглашения Acrobat Sign.
    drag-self-service-sign

    Страница обновится, и добавленный компонент отобразится на макете страницы. Панель управления для компонента появится в правом верхнем углу.

    adobe-self-service-sign

    Настройками портала можно управлять через панель управления в правом верхнем углу окна. Настройки применяются для всех соглашений, отображаемых внутри компонента.

    Примечание. Ни одна из этих настроек не является обязательной, их следует использовать только в том случае, если требуется применить их глобально.

    На панели управления находятся следующие средства управления:

    • Шаблон соглашения — шаблон, определяющий соглашения, указанные в портале.
    • Область применения соглашения — этот параметр определяет уровень участия подписывающей стороны. Для него имеется два следующих варианта настройки:
      • Пользователь — при выборе параметра Пользователь документ доступен всем пользователям в учетной записи; каждый пользователь должен подписать документ.
      • Учетная запись — при выборе параметра Учетная запись соглашение доступно всем пользователям в учетной записи, но только один пользователь должен подписать его. После подписания документ будет недоступен остальным пользователям учетной записи.
    • Срок подписания — статическое поле даты, которое определяет, в течение какого времени документ должен быть подписан. После истечения срока кнопка Подписать рядом с документом будет удалена и пользователи не смогут завершить работу с документом.
    • Дни продления — произвольное числовое значение, которое определяет, когда документ снова становится доступным после подписания. Если документ должен быть заново подписан через каждые 90 дней, вы можете автоматически повторно публиковать документ через 90 дней после предыдущего подписания.
    • Заголовок — верхний заголовок компонента Self Service, справа от значка входа в Adobe Acrobat Sign на изображении выше.
    • Скрыть логотип заголовка — скрытие логотипа Adobe Acrobat Sign слева от заголовка. Установите флажок, чтобы скрыть логотип

    Примеры вышеуказанных настроек приведены в Представление пользователей сообщества.

  5. Чтобы сделать обновления портала доступными, выберите Опубликовать.

    При каждом изменении или обновлении настроек портала необходимо повторно опубликовать портал.

Включение настройки «Разрешает отправку в качестве других пользователей»

Можно включить настройку «Разрешает отправку в качестве других пользователей» для пользователей, у которых нет лицензии Adobe Acrobat Sign. Эта настройка позволяет пользователю сообщества создавать соглашение, используя лицензию другого пользователя.

Для выполнения этой настройки необходимо выполнить следующие шаги конфигурации:

Шаг 1. Включите параметр Разрешить отправку от имени других сторон в пользовательских настройках, выполнив следующие действия:

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Пользовательский код > Пользовательские настройки.

  2. На открывшейся странице «Пользовательские настройки» выберите Настройки Adobe Sign.

    custom-settings

  3. Выберите Управление.

    adobe-sign-settings-manage

  4. Выберите Создать (или Изменить, если настройки были изменены ранее).

  5. На открывшейся странице Настройки Adobe Sign установите флажок Разрешить отправку от имени других сторон, а затем выберите Сохранить.

    adobe-sign-settings-edit

Шаг 2. Включите Разрешить отправку от имени для лицензированного пользователя следующим образом:

  1. Выберите Настройка > Инструменты платформы > Объекты и поля > Диспетчер объектов.

  2. Выберите Пользователь.

  3. На панели слева выберите Макеты страниц пользователя.

  4. Выбрав параметр «Поля», выберите Разрешает отправку в качестве других пользователей и перетащите это поле в раздел макета Дополнительная информация (заголовок отображается только при редактировании).

    drag-allow-sending-as-other-users

    dragged-allow-sending-as-other-users

  5. Нажмите Сохранить.

Шаг 3. Настройте шаблон соглашения с идентификатором пользователя администратора

Каждый шаблон документа может иметь одного (и только одного) пользователя, от имени которого отправляются документы. Выбранный пользователь должен иметь права на отправку соглашений через Adobe Acrobat Sign; при этом другие ограничения не предусмотрены.

Необходимо настроить шаблон соглашения с идентификатором Salesforce пользователя сообщества, имеющего лицензию Adobe Acrobat Sign. Выполните следующие действия:

  1. Выберите Настройка > Администрирование > Пользователи > Пользователи.

    setup-users.png

  2. Выберите ссылку Полное имя пользователя.

    Откроется страница Настройка пользователей, где можно найти идентификатор пользователя в URL-адресе страницы (выделено желтым).

    users-user-id-url

    Указанный выше URL-адрес имеет вид (идентификатор выделен жирным шрифтом): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1

  3. Скопируйте и сохраните идентификатор пользователя.

    Убедитесь, что в идентификатор не включена часть %2F.

  4. Чтобы применить идентификатор пользователя для шаблона, выберите Средство запуска приложений > Adobe Acrobat Sign > Шаблоны соглашений и выберите Имя шаблона соглашения, которое вы хотите изменить.

    agreement-templates

  5. Выберите вкладку Получатели , вставьте идентификатор пользователя Salesforce в поле Отправить от имени и выберите Сохранить.

    recipients-send-on-behalf-of

Шаг 4. Установите для видимости профиля контакта значение «Общедоступно»

Необходимо установить настройку адреса электронной почты пользователя сообщества, чтобы сделать профиль общедоступным. Выполните следующие действия:

  1. Откройте страницу Контакт для пользователя, от имени которого вы будете отправлять сообщения.

  2. Выберите Войти в среду как пользователь.

    Войдите в среду как пользователь.

  3. На открывшейся странице портала:

    1. В верхнем правом углу страницы сообщества выберите имя пользователя, чтобы открыть раскрывающееся меню. 
    2. В меню выберите Мои настройки.

  4. На странице Мои настройки в разделеВидимость профиля установите для настройки Адрес электронной почты значение Общедоступно и выберите
    Сохранить
    .

Использование портала сообщества для отправки и подписания соглашений

Можно использовать любой из описанных ниже двух методов, чтобы доставлять соглашения пользователям на портале сообщества:

  • Прямая отправка — при отправке документа контакту Salesforce соответствующий пользователь увидит документ в списке в личном представлении портала.
  • Шаблон учетной записи — при необходимости получить подписи от учетной записи можно создать шаблон, затем отобразить этот шаблон для пользователей. Для пользователей этот способ не отличается от предыдущего, однако в данном случае новый документ создается, только когда пользователь нажимает кнопку «Подписать»/«Утвердить». См. раздел Шаблон документа для получения дополнительных сведений.

Предварительные условия

  • Чтобы отправлять соглашение с помощью любого из указанных выше двух методов, необходимо выполнить следующие действия:
    • Настройка портала
      • Портал должен быть активным.
      • В портале должен быть разрешен нужный профиль, чтобы пользователь мог получить к нему доступ.
      • Компонент Adobe Acrobat Sign должен быть установлен.
    • Настройка пользователей для сообщества
      • Пользователь должен быть включен в сообществе.
      • Необходимо настроить правильную лицензию и профиль пользователя.
  • Чтобы отправить соглашение непосредственно пользователю, получатель должен быть контактом. При использовании значения адреса электронной почты соглашение не будет добавлено в портал.

Настроенный документ

Шаблон уровня учетной записи должен соответствовать следующим требованиям:

  • Создан с использованием шаблона соглашения, который ссылается на какой-либо тип соглашения.
  • Для Типа главного объекта задано значение Контакт.
  • Содержит прикрепленный файл.
  • (Дополнительно) Параметр Отправить от имени должен быть настроен.


Представление пользователей сообщества

При правильной настройке пользователей и портала документы, отправленные контакту, добавляются в портал, где пользователи могут получать к ним доступ и подписывать их по своему усмотрению.

Документы, ожидающие подписи, отображаются вверху. Кнопка справа от имени документа указывает, требуется ли подпись или утверждение.

При успешном подписании или утверждении документа пользователем сообщение об успешном выполнении отображается в верхней части панели компонента.

Документы, ранее подписанные пользователем, но ожидающие действий от других получателей, отображаются далее.

В нижней части панели компонента отображаются заполненные документы вместе с адресом электронной почты подписывающей или утверждающей стороны и датой заполнения.

Пример портала

Шаблон соглашения

Шаблон документа можно вставить в портал сообщества на панели управления компонентом для данного сообщества.

Панель управления

После добавления шаблон отображается в разделе Ожидает вас (так же, как документ, непосредственно отправленный пользователю).

Различие заключается в том, что при нажатии кнопки Подписать/Утвердить шаблон создает новый документ, а затем размещает этот документ на портале.  Таким образом, список документов не пополняется этими потенциальными документами, пока пользователь не начнет процесс подписания.

Одновременно можно использовать только один шаблон; шаблон управляется другими параметрами на панели управления (см. ниже).

Область применения документа

Область применения документа ограничивает пользователей, которые могут начинать работу с шаблоном.

  • Если для параметра Область применения документа установлено значение Пользователь, шаблон доступен для всех пользователей, имеющих доступ к порталу. Каждый пользователь может подписать свою копию документа.. Если выбрано значение Пользователь, все подписанные копии шаблона отображаются в портале в разделе Завершенные соглашения.
  • Параметр Учетная запись позволяет только одному пользователю подписать документ (первому пользователю, который нажмет кнопку и создаст документ). После того как первая подписывающая сторона заполнит документ, ссылка будет удалена из представлений всех остальных пользователей..

Срок подписания

Если Срок подписания указан на панели управления компонентом, документы должны быть подписаны до этого срока. Срок отображается под именем документа.

Установленный срок

После истечения указанного срока кнопка Подписать будет удалена, а текст срока отобразится красным цветом.

inactive-after-deadline


Дни продления

Значение Дни продления явно не отображается на стороне клиента, однако если оно определено, то ссылка на шаблон станет доступной снова по истечении указанного числа дней.

Пример: если задано значение, равное «360», то ссылка на шаблон соглашения появится снова через 360 дней после последнего подписания шаблона.

Заголовок и логотип

Заголовок — произвольное текстовое поле, которое можно изменить на любое значение.

Логотип заголовка — параметр включения/выключения, который позволяет отобразить или скрыть логотип Adobe Acrobat Sign.

Логотип Adobe

Вход в учетную запись