Ett grundläggande hanterat arbetsflöde

Klicka på länkarna nedan för detaljerad information och anvisningar.

Tack vare plugin-programmen Adobe InCopy LiveEdit-arbetsflöde kan skribenter skriva i InCopy samtidigt som redigerare förbereder layouten i Adobe InDesign. Arbetsflödet innefattar behållarfiler, uppdrag, för gruppering av relaterade innehållsdelar. Dessutom finns det fillåsnings- och aviseringsverktyg för delning och uppdatering av filer i InCopy och InDesign via ett lokalt nätverk eller i komprimerade paket som kan distribueras via e-post.

I det delade nätverksarbetsflöde kan InDesign-användare exportera text och bilder till en delad sökväg i ett filsystem, där de blir tillgängliga för InCopy-användare som skriver och redigerar innehållet. Markerade textramar och bildramar exporteras antingen till uppdraget eller exporteras som separata InCopy-filer, där de blir en del av den hanterade processen och länkas till InDesign-dokumentet. Dessa delade filer kallas hanterade filer. När användare arbetar i uppdragsfilen eller InDesign-filen på en lokal server, överförs ändringar i layouten eller innehållet till alla användare som arbetar med det dokumentet.

Flera InCopy- och InDesign-användare kan öppna samma innehållsfil samtidigt. Flera InCopy-användare kan öppna samma uppdragsfil samtidigt. Endast en användare i taget kan dock checka ut InCopy-filen och redigera den. Andra kan visa filen i skrivskyddat läge. Den användare som checkar ut den hanterade InCopy-filen kan dela sitt arbete med andra användare genom att spara filen på den delade servern eller genom att ”lämna tillbaka” filen till InDesign-användaren. Andra användare kan dock inte göra ändringar i filen förrän den har checkats in igen. Med det här systemet kan flera användare använda samma fil, men de kan inte skriva över varandras arbete.

Mer information finns i handboken InCopy LiveEdit Workflow (PDF-fil) på www.adobe.com/go/learn_liveedit_se.

Olika sätt att arbeta med innehåll i InCopy

Innehåll är antingen textmassa som flödas genom en eller flera ramar eller en importerad bild. Det finns fem grundläggande sätt att arbeta med innehåll i InCopy. Du kan öppna en uppdragsfil, öppna en länkad InCopy-fil, öppna en InDesign-fil med länkade InCopy-filer eller skapa innehållet helt i InCopy.

Öppna uppdragsfiler som har skapats i in InDesign

InDesign-användare kan skapa en uppdragsfil och ange innehåll som ska delas. Med den här metoden kan InDesign-användaren associera närliggande komponenter (rubrik, brödtext, bilder, bildtexter osv.) och sedan tilldela dem till olika InCopy-användare för författande och redigering. InCopy-användare öppnar uppdragsfilen och arbetar sedan endast med de komponenter som de har tilldelats. I layoutvyn visas hur deras redigerade kopia förhåller sig till InDesign-layouten, utan att hela InDesign-dokumentet behöver öppnas. Om layouten ändras måste dock InDesign-användaren uppdatera uppdragen för att underrätta InCopy-användarna om ändringarna. Du kan dela uppdragsfiler på en server eller via uppdragspaket.

Öppna uppdragspaket

Arbetsflödet med uppdragspaket är särskilt praktiskt för utformare och skribenter som arbetar med samma projekt men som inte har åtkomst till en lokal server. I sådana fall kan InDesign-användaren skapa ett eller fler paket och skicka de komprimerade filerna till InCopy-användarna via e-post. InCopy-användarna kan öppna uppdragspaketen, redigera innehållet och skicka tillbaka paketen till InDesign-användaren som sedan uppdaterar dokumentet.

Öppna länkade InCopy-filer som har exporterats från InDesign

I vissa arbetsflöden kanske InDesign-användare exporterar text och bilder som separata filer i stället för att omsluta dem i en uppdragsfil. Att exportera separata filer är praktiskt om du arbetar med ej närliggande bilder eller textmassor. InCopy-användarna kan dock inte se hur innehållet passar in i InDesign-layouten.

Öppna InDesign-dokument med länkade InCopy-filer

InCopy-användare som vill visa alla sidobjekt i sitt sammanhang i hela layouten kan öppna och redigera InDesign-dokumentet i InCopy. Den metoden kan vara bra vid redigering och textpassning om det är viktigt att kunna se den övergripande layouten. Metoden fungerar också bra för användare som vill redigera de flesta artiklarna i ett och samma dokument i stället för flera. När InCopy-användaren har redigerat artiklarna kan InDesign-användaren uppdatera länkarna till de ändrade filerna. Om InDesign-användaren ändrar layouten meddelas InCopy-användaren när InDesign-dokumentet sparas.

Skapa allt innehåll i InCopy

Du kan skapa innehåll i InCopy som inte är kopplat till en InDesign-fil. I dessa fristående dokument kan du skriva text, välja teckensnitt och format och importera bilder från andra program (t.e.x Adobe Illustrator och Adobe Photoshop). Du kan också tilldela märkord för framtida XML-användning. Det här tillvägagångssättet är ett bra alternativ i ett redaktionellt arbetsflöde där innehållet föregår formgivningen. Du kan också konfigurera och ändra textområdet, sidstorleken och orienteringen för fristående InCopy-dokument. Men om artikeln senare länkas till ett InDesign-dokument, åsidosätter InDesign-inställningarna de inställningar som har använts i InCopy.

Hanterade filer

För att en fil ska kunna hanteras, måste den läggas till i en uppdragsfil, exporteras från InDesign som InCopy-innehåll eller monteras som InCopy-innehåll i InDesign. Information om innehållsstatus och ägarskap överförs för hanterade filer. Med hanterade filer kan du göra följande:

• Bevara filers integritet genom att låsa och låsa upp artiklar.

• Underrätta InCopy-användare när den tillhörande InDesign-layouten är inaktuell.

• Identifiera vilken användare som arbetar med filen.

• Underrätta användare när en InCopy-innehållsfil är inaktuell, används av någon eller är tillgänglig för redigering. Metoder för avisering innefattar varningsmeddelanden, ramikoner, statusikoner på länkpanelen och statusikoner på uppdragspanelen.

Skrivskyddade filer

När en innehållsfil hanteras, är den skrivskyddad för alla användare i arbetsflödet, förutom den person som checkade ut den. En låsfil (med filnamnstillägget IDLK) skapas när användaren checkar ut en innehållsfil, så att den användaren får exklusiv redigeringskontroll. Skrivskyddade filer har följande egenskaper:

• En InCopy-användare kan inte formatera texten i sådana filer manuellt. Om texten däremot har tilldelats tecken- eller styckeformat, kan InDesign-användaren ändra definitionen för de formaten och på så sätt ändra formateringen i texten, även när filen är utcheckad till någon annan. Dessa formatdefinitionsändringar visas i texten så snart InDesign-användaren uppdaterar filen.

• Vanligtvis kan varken en InCopy- eller InDesign-användare ändra objekt, t.ex. text och tillämpade format, i låst InCopy-innehåll. Vissa objekt, som tecken- och styckeformat, används endast av innehållet. Du kan till exempel inte ändra hur ett teckenformat tillämpas på objekt i låst innehåll, men du kan ändra själva teckenformatet, och på så sätt ändra textens utseende.

• En InDesign-användare kan ändra marginaler och kolumner för textinnehållet samt form, plats och det antal textramar som artikeln upptar.

• En InDesign-användare kan ändra geometrin och formateringen i en bildram utan att behöva checka ut bilden. En InCopy-användare kan inte ändra en bildram eller ramens formatering. Både InDesign- och InCopy-användare måste dock checka ut bildramen om de vill kunna ändra själva bilden (t.ex. rotera eller skalförändra den).

Bästa tillvägagångssätt vid arbete med hanterade filer

Använd följande tillvägagångssätt för att garantera att du arbetar med det mest aktuella innehållet och inte skriver över någon annans arbete:

• Spara uppdragsfiler på en server som alla gruppmedlemmar har åtkomst till. Om gruppmedlemmarna inte har åtkomst till en server kan du skapa och skicka ut uppdragspaket.

• När du skapar ett uppdrag skapas en särskild mapp för uppdragsfilen och innehållet. Använd dessa uppdragsmappar för uppdragsfiler och innehållsfiler. På så sätt är det enkelt att hantera delade filer i en arbetsgrupp och se till att användarna öppnar rätt filer.

• I InCopy öppnar du uppdragsfilen i stället för en enskild InCopy-artikel. På så sätt kan du visa textpassning och layoutinformation i text- och layoutvyn. Om du exporterar innehåll utan uppdragsfiler måste du öppna InDesign-filen för att kunna visa textpassnings- och layoutinformation.

• Så fort du öppnar en uppdragsfil eller ett InDesign-dokument eller checkar ut innehållet i InDesign eller InCopy, kontrollerar du att ramkanterna visas (Visa > Extrafunktioner > Visa ramkanter), så att du kan se ramikonerna när de visas.

• Om du måste ta bort filer från arbetsflödet i InDesign (t.ex. på grund av ett slutdatum), kan du bryta länken till dem eller avbryta ett uppdragspaket.

Exempel på ett arbetsflöde med hanterade filer

När du skapar ett arbetsflöde mellan InCopy och InDesign kan skribenter skriva, skriva om, utöka och redigera dokument samtidigt som formgivare förbereder layouten. Vanliga arbetsflöden innefattar hantering av filer på en lokal server, fildelning via e-postpaket eller en kombination av båda.

I det här arbetsflödet förutsätts det finnas en grundläggande InDesign-mall med layoutgeometrier, format och platshållare för text. Layoutgeometrier omfattar sidmått och text- och bildramar. I InCopy används de här objekten för att åskådliggöra rätt textpassningsinformation.

Arbetsflöde på lokal server

1. I InDesign skapar du uppdrag och lägger till innehåll.

Det här steget införlivar exporterade text- och bildramar i den hanterade processen, där de blir tillgängliga så att InCopy-användare kan skriva och redigera dem.

2. Gör uppdragsfilerna tillgängliga för InCopy-användare.

Spara filerna på en server som alla användare i arbetsflödet har åtkomst till.

3. Öppna uppdragsfilen i InCopy och checka ut en artikel eller bild för redigering.

I InCopy visas filer med innehåll tilldelat dig på uppdragspanelen. Varje gång du sparar filen sparas ändringarna i filsystemet och alla som arbetar med det dokumentet (InDesign-layouten eller en annan hanterad innehållsfil i dokumentet) får information om ändringarna. Användarna kan då uppdatera innehållet så att de senaste ändringarna visas. Innehållet förblir dock utcheckat tills du checkar in det.

4. I InDesign arbetar du med layouten.

Oavsett om innehållsfilerna redigeras i InCopy kan InDesign-användare arbeta med dokumentlayouten. De behöver inte checka ut dokumentet för att kunna göra det. Varje gång InCopy-användaren sparar det utcheckade innehållet, kan InDesign-användaren uppdatera samma innehåll i layouten för att kunna se de senaste ändringarna.

5. Fortsätt att arbeta i InCopy.

När du är klar checkar du in innehållet. Andra användare kan då checka ut innehållet och arbeta med det. Om en användare samtidigt ändrar layouten i InDesign kan du uppdatera och visa layoutgeometrin medan du arbetar.

6. I InDesign kontrollerar du att allt innehåll har checkats in.

Tack vare det hanterade arbetsflödet kan du se vem som har checkat ut filer. Så snart innehållsfilerna är incheckade kan InDesign-användare checka ut filerna och redigera layouten, om nödvändigt.

Arbetsflöde med e-postpaket

1. Skapa och skicka uppdragspaket i InDesign.

Skapa uppdragspaket och tilldela innehållet till rätt InCopy-användare. Skicka sedan paketen till InCopy-användarna. De paketerade filerna checkas automatiskt ut så att inga redigeringskonflikter ska uppstå.

2. Öppna uppdragsfilen i InCopy och checka ut en artikel eller bild för redigering.

Om du får ett uppdragspaket via e-post, dubbelklickar du på paketet för att öppna det i InCopy. De ändringar du gör i filen sparas bara lokalt. Andra ändrar blir inte informerade om ändringarna.

3. I InDesign arbetar du med layouten.

Oavsett om innehållsfilerna paketeras eller inte, kan InDesign-användare arbeta med dokumentlayouten. De behöver inte checka ut dokumentet för att kunna göra det. Om du vill uppdatera layouten eller uppdragen kan du skicka ett uppdaterat paket till InCopy-användarna.

4. I InCopy returnerar du det redigerade paketet.

När du är klar med redigeringarna checkar du in innehållet och returnerar det uppdaterade paketet. Andra användare kan sedan checka ut innehållet, visa de senaste versionerna och arbeta vidare med filen.

5. I InDesign kontrollerar du att allt innehåll har checkats in.

Tack vare det hanterade arbetsflödet kan du se vem som har checkat ut filer. När uppdragspaketen har returnerats checkas artiklarna i uppdragspaketen in. InDesign-användare kan checka ut filerna för att kontrollera layouten, om nödvändigt.

Ange användaridentifiering

Alla användare i arbetsflödet måste ha ett användarnamn. Denna identifiering visar vem som har checkat ut en viss fil. Informationen är tillgänglig för andra användare. En användare måste också identifiera sig för att kunna checka ut en fil för redigering.

Om du redan har angett ett användarnamn och vill ändra det, måste du checka in allt innehåll du har checkat ut. Det beror på att du genom en ändring av användaridentifieringen under en redigeringssession skulle förverka behörigheten att redigera innehållet som du redan har checkat ut. Det skulle då ha checkats ut till dig under ett annat namn.

Användaridentifiering är programspecifik. Ingen enskild användare kan ha flera identifieringar i samma program.

Om du glömmer att ange ett användarnamn med den här metoden, uppmanas du att ange ett när du försöker utföra den första arbetsflödesåtgärden.

Arbetsflödesikoner

Ikoner kan visas på text- och bildramar, på uppdragspanelen och i artikelfältet (endast InCopy). Ikoner för redigeringsstatus visas bredvid den hanterade filen på länkpanelen och uppdragspanelen och visar information om innehållets status. Ikoner visas på ramar som innehåller en länkad InCopy-artikel (i layoutvy i både InDesign och InCopy). De här ikonerna ger också information om innehållets status och kan användas för att skilja mellan hanterat och ohanterat innehåll. I det associerade verktygstipset visas redigeringsstatus och ägarskap. Om du vill visa ramikoner kontrollerar du först att ramkanterna visas i InDesign och InCopy (Visa > Extrafunktioner > Visa ramkanter).