Översikt

Med Adobe Sign för ServiceNow kan du skicka signaturbegäranden via ServiceNow-plattformen med den ursprungliga funktionen. Signaturbegäranden skickas via arbetsflöde till Adobe Sign-tjänsten.

Programberoenden

Nedan visas programberoenden för Adobe Sign för ServiceNow.

  • Nödvändiga plugins

○ Orchestration

  • Behörigheter krävs för systemtabell

○ E-postmeddelande (sys_event_email_actionen)

○ E-postmallar (sys_email_client_template)

○ E-postlayouter (sys_email_layout)

Konfigureringsanvisningar

Installera Adobe Sign för ServiceNow-programmet

När du har registrerat dig för och/eller har köpt anslutningsprogrammet bör det visas under menyn ”Systemprogram” i ServiceNow-instansen.

app menu

När installationen är slutförd visas två nya programmenyer i det vänstra navigeringsfönstret – ”Adobe Sign” och ”Adobe Sign-administration”.

Den vänstra menyn är användarens meny/vy och den högra är administratörens vy.

user menu
Admin Menu


Uppdatera schemalagda jobb automatiskt

Ett schemalagt jobb med namnet Adobe Sign – uppdatera dokument automatiskt som uppdaterar dokumenten i tabellen Adobe Sign-dokument har skapats. Som standard är uppdateringen inställd att köras på natten kl. 01:00. Uppdateringen kan konfigureras för att köras efter behov.


MID-server och JAR-fil

För att förenkla signering av bilagor, behövs en Mid-server tillsammans med två anpassade JAR-filer (finns nedan). Följ konfigureringsanvisningarna som tillhandahålls av ServiceNow här om du inte redan har en MID-server.

Kontrollera att MID-servern anges som standardserver för Orchestration när den har installerats. Navigera till MID-serveregenskaper under menyn Orchestration och ange namnet på MID-servern i fältet MID-server att använda som standard för Orchestration-saktiviteter.

Mid Server

Det finns två anpassade JAR-filer som behöver distribueras till din MID-server:

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

Hämta

De kan installeras genom att följa proceduren som beskrivs här.

Kontrollera att MID-servern startat om (det ska ske automatiskt).

Obs!

Båda wiki-referenserna ovan gäller Istanbul-versionen. Din installation kan variera något beroende på vilken ServiceNow-version du kör.


Användare/roller

Det ingår två roller i programmet – ”x_desci_adobesign_adminen” och ”x_desci_adobesign_user”. En användare med rollen ”x_desci_adobesign_admin” har fullständig åtkomst till alla funktioner samt till både användar- och administratörsmenyer.  

Användare med rollen ”x_desci_adobesign_user” har endast åtkomst till användarmenyn ”Adobe Sign” och exempelkatalogobjekt.


Framgångs-/felvillkor för anpassad arbetsflödesaktivitet

Alla anpassade arbetsflödesaktiviteter skapades med ett utdatavärde för ett resultat. Som standard är utdata angivet till aktivitetens resultatvärde:

  • Om det inte förekommer något fel (activityOutput.result==null) kan aktiviteterna bearbetas vidare som lyckade. 
  • Vid ett felläge (activityOutput.result!=null) loggas det specifika felet och arbetsflödet anges som stängt och ofullständigt. 

Du kan konfigurera hur ”felstatusen” hanteras. Till exempel kan meddelanden skickas och en åtgärd kan läggas till för att en tekniker ska granska felet.


Anpassade åtgärdsfält

Tre anpassade fält har lagts till i åtgärdstabellen och kan läggas till i en anpassad Adobe Sign-listvy, om så önskas, för att slutanvändaren ska kunna visa dokumentstatus och information på ett enklare sätt. Fälten är:

  • Dokumentstatus (x_desci_adobesign_document_status) – Dokumentets status baserat på statusen i Adobe Sign. Samma värden finns i fältet ”Dokumentstatus” och motsvarar även statusen som används i Adobe Sign.
  • Dokument-URL (x_desci_adobesign_document_url) – Avtalets Adobe Sign-URL.
  • Avtals-ID (x_desci_adobesign_agreement_id) – Avtalets unika ID.

Klicka här om du vill ha mer information om hur du skapar en anpassad listvy.

En visningsregel kan även skapas för att användare ska visa den anpassade vyn. Klicka här om du vill ha mer information.

Viktigt:

Alla fältnamnet används i programmet för att underlätta funktionaliteten. Om namnen till exempel ändras eller ersätts kanske vissa funktioner inte fungerar som de ska.

Klicka här om du vill ha mer information om hur du skapar en anpassad listvy.

En visningsregel kan även skapas för att användare ska visa den anpassade vyn. Klicka här om du vill ha mer information.

En skärmbild av en exempelvy visas nedan:

Task Fields

Externa systemanslutningar

Adobe Sign för ServiceNow-programmet kräver ett Adobe Sign-konto för att kommunikationen ska fungera mellan anslutningsprogrammet och ServiceNow.


Ansluta Adobe Sign-kontot till ServiceNow

Du måste ha ett Adobe Sign-konto för att möjliggöra kommunikation mellan ServiceNow och e-signaturtjänsten. Om du inte har ett konto kan du skapa ett här – Adobe Sign.

När du har ett konto kan du skapa kopplingen mellan ServiceNow och Adobe Sign genom att klicka på länken Anslut till Adobe på menyn Adobe Sign-administration.

Connect1

Du omdirigeras till anslutningssidan:

7Connect2-rebranded

 

  • Klicka på knappen Anslut för att skapa en betrodd relation till Adobe Sign.
    • Du omdirigeras till inloggningssidan för Adobe Sign där du måste logga in och bevilja beständig åtkomst.
8login-rebrand
  • Logga in i Adobe Sign med Adobe Sign-administratörskontot.
    • Panelen uppdateras för att bekräfta att du vill skapa en betrodd relation.
9Trust-rebrand
  • Bekräfta åtkomst genom att klicka på knappen Tillåt åtkomst.

När du har gjort det bör meddelandet Anslutning till Adobe Sign slutförd nedan visas när du använder länken Anslut till Adobe Sign.

 

10Connect 4-rebrand

Du har nu anslutit Adobe Sign till ServiceNow. 


Testa konfigurationen

Tester kan köras genom att följa stegen i ovanstående avsnitt. Om du är ansluten och den inloggade användaren har rätt roll ska konfigurationen vara korrekt.

Demonstration av katalogobjekt/arbetsflöden

Det har skapats demonstrationer av katalogobjekt och arbetsflöden som visar hur de anpassade arbetsflödesaktiviteterna används. De ger kompletta exempel på hur objekt och arbetsflöden måste vara konfigurerade för att dra nytta av Adobe Sign för ServiceNow-programmet.


Katalogobjekt

Två demonstrationskatalogobjekt har skapats för programmet. Alla scenarier som stöds för att erhålla en signatur demonstreras för de två objekten.

Obs!

E-postadresser måste separeras med ett kommatecken (e-post1@e-post.com, e-post2@e-post.com osv.) och signaturbegäranden skickas i den ordning som de anges.

  • Adobe Sign – begär en signatur – Låter avsändaren välja ett befintligt dokument – antingen från en lokal hårddisk eller ett befintligt biblioteksdokument i Adobe Sign – och skicka det till en eller flera personer för signering. Processen kan konfigureras för att skicka dokumentet i befintligt skick/omedelbart eller för att först granska dokumentet i Adobe Sign-sändningsfunktionen.
  • Adobe Sign – begär W9-signatur – Skickar ett specifikt dokument för signering (i det här fallet ett W9-formulär) som användaren aldrig behöver ange. Det här exemplet visar hur du använder anslutningsprogrammet för att skicka ett specifikt dokument utan att behöva be användaren att söka efter det eller bifoga det till begäran. Dokumentets specifika information läggs till i den anpassade arbetsflödesaktiviteten i arbetsflödet.


Arbetsflöden

Två demonstrationsarbetsflöden har installerats med programmet. De två arbetsflödena har dessutom anpassade fasvärden som motsvarar dokumentstatusen i Adobe Sign. För närvarande används endast några av de här värdena, men andra kan användas i framtida versioner av programmet. 

Adobe Sign – begär en signatur – Är kopplat till katalogobjektet ”Adobe Sign – begära en signatur” och visar fyra olika scenarier för hur anslutningsprogrammet kan användas för att skicka ett dokument för signering:

  • Använd ett befintligt dokument med förhandsvisning – Skickar dokumentet som väljs från listrutan när avsändaren har granskat det. När det skickas får begäraren ett e-postmeddelande med en länk till det skapade avtalet (se E-postmeddelanden). När användaren har verifierat dokumentet skickas det sedan sekventiellt (i den ordning som de anges) till alla e-postadresser som angetts för signering. När avtalet är signerat bifogas det till det slutförda begärda objektet.
  • Använd ett befintligt dokument utan förhandsgranskning Dokumentet som valts från listrutan skickas till alla e-postadresser som angetts, i den ordning som de angavs. Dokumentet kan inte förhandsgranskas. När avtalet är signerat bifogas det till det slutförda begärda objektet.
  • Bifoga dokument med förhandsgranskning – Skickar det bifogade dokumentet efter det att begäraren har granskat det. När det skickas får begäraren ett e-postmeddelande med en länk till det skapade avtalet (se E-postmeddelanden). När användaren har verifierat dokumentet skickas det sedan sekventiellt (i den ordning som de anges) till alla e-postadresser som angetts för signering. När avtalet är signerat bifogas det till det slutförda begärda objektet.
  • Bifoga dokument utan förhandsgranskning Dokumentet som valts från listrutan skickas till alla e-postadresser som angetts, i den ordning som de angavs. Dokumentet kan inte förhandsgranskas. När avtalet är signerat bifogas det till det slutförda begärda objektet.

 

Adobe Sign – begär specifikt dokument för signering – Är kopplat till katalogobjektet ”Adobe Sign – begär W9-signatur” och visar hur anslutningsprogrammet kan användas för att skicka ett dokument via arbetsflödet och ger den som gjorde begäran ett specifikt dokument att begära. Följande två scenarier demonstreras i arbetsflödet:

  • Skicka dokument som anges i arbetsflödet med förhandsgranskning – Skickar dokumentet som anges i arbetsflödet när den som gjorde begäran har granskat det. När det skickas får den som gjorde begäran ett e-postmeddelande med en länk till det skapade avtalet. När användaren har verifierat dokumentet skickas det sedan sekventiellt (i den ordning som de anges) till alla e-postadresser som angetts för signering. När avtalet är signerat bifogas det till det slutförda begärda objektet.
  • Skicka dokument som anges i arbetsflödet utan förhandsgranskning Skickar dokumentet som angavs i arbetsflödet till alla e-postadresser som angivits. Dokumentet kan inte förhandsgranskas. När avtalet är signerat bifogas det till det slutförda begärda objektet.


Anpassade arbetsflödesaktiviteter

Anpassade arbetsflödesaktiviteter skapades för att förenkla signeringsprocessen. Beroende på den valda åtgärden (bifoga ett dokument, använda ett befintligt, förhandsgranska eller inte förhandsgranska osv.) måste aktivitetens åtgärd ändras för att bearbeta begäran. Varje anpassad aktivitet visas nedan och används minst en gång i de två exempelarbetsflödena.

Obs!

Om du inte ser de anpassade aktiviteterna som de listas nedan, refererar du till avsnittet felsökning för hjälp med att rätta till problemet.

  • Adobe Sign – skicka urval, förhandsgranskning – Används när variabeln ”adobe_preview” = ja och variabeln ”adobe_attach_or_existing” = nej. Skickar det valda dokumentet (”adobe_lib_doc”) till e-postadresser i ”adobe_email_address” för signering när den som gjorde begäran har granskat och skickat det för signering.
  • Adobe Sign – skicka urval, utan förhandsgranskning – Används när variabeln ”adobe_preview” = nej och variabeln ”adobe_attach_or_existing” = nej. Skickar det valda dokumentet (”adobe_lib_doc”) till e-postadresser i ”adobe_email_address” för signering när begäran har skickats, och väntar inte på förhandsgranskning.
  • Adobe Sign – skicka bilaga, förhandsgranskning – Används när variabeln ”adobe_preview” = ja och variabeln ”adobe_attach_or_existing” = ja. Skickar det bifogade dokumentet till e-postadresser i ”adobe_email_address” för signatur när den som gjorde begäran har granskat och skickat det för signering.
  • Adobe Sign – skicka bilaga, utan förhandsgranskning – Används när variabeln ”adobe_preview” = nej och variabeln ”adobe_attach_or_existing” = ja. Skickar det valda dokumentet (”adobe_lib_doc”) till e-postadresser i ”adobe_email_address” för signering när begäran har skickats, och väntar inte på förhandsgranskning.
  • Adobe Sign – Hämta data i bifogad fil – Används när variabeln ”adobe_attach_or_existing” = ja. Samlar avtalsdata och använder den anpassade JAR-filen och MID-servern för att konvertera till multipart-/formformat.
  • Adobe Sign – skicka dokument X, utan förhandsgranskning – Används när dokumentet har fördefinierats och variabeln "adobe_preview” = nej. Indataparameter ”adobe_lib_doc” innehåller namnet på avtalet som skickas. Namnvärdet finns i tabellen ”Adobe Sign-dokument”. I vårt exempelobjekt/-arbetsflöde skickar vi W9-dokumentet och vi ändrar standardvärdet från ”adobe_agreement_name” till ”W9 Form Signature Request”.
  • Adobe Sign – skicka dokument X, förhandsgranskning – Används när dokumentet har fördefinierats och variabeln "adobe_preview” = ja. Indataparameter ”adobe_lib_doc” innehåller namnet på avtalet som skickas. Namnvärdet finns i tabellen ”Adobe Sign-dokument”. I vårt exempelobjekt/-arbetsflöde skickar vi W9-dokumentet och vi ändrar standardvärdet från ”adobe_agreement_name” till ”W9 Form Signature Request”.
  • Adobe Sign – Bifoga signerat avtal – Aktiviteten returnerar det signerade dokumentet från Adobe Sign och bifogar det till den aktuella posten. Den här aktiviteten bör användas när ett dokument har valts eller bifogats av den som gjorde begäran, och INTE när ett angivet dokument har hårdkodats. Använd ”Adobe Sign – bifoga signerat avtal X” i sådana situationer.
  • Adobe Sign – Bifoga signerat avtal – Aktiviteten returnerar det signerade dokumentet från Adobe Sign och bifogar det till den aktuella posten. Den här aktiviteten bör användas när ett dokument har valts eller bifogats av den som gjorde begäran, och INTE när ett angivet dokument har hårdkodats.
  • Adobe Sign – bifoga signerat avtal X – Aktiviteten returnerar det signerade dokumentet från Adobe Sign och bifogar det till den aktuella posten om det handlar om ett fördefinierat dokument.


E-postmeddelanden

Tre anpassade e-postmeddelanden har skapats för att demonstrera de anpassade mallarna och layouterna, samt för att ge ett exempel på förhandsgransknings-/verifierings-URL:en.

  • Adobe Sign – begäran öppnad – Aktiveras när förhandsgranskning har begärts (variabeln ”adobe_preview” angiven till ja) och objektet är ett av demonstrationsobjekten. Innehåller en länk till avtalet som väntar på att verifieras.

OBS! Om andra meddelanden skapas måste du lägga till dokumentets URL så att den som gjorde begäran kan verifiera det. Länken finns också på RITM-formuläret och kan läggas till i andra genom att lägga till fältet "dokumentet-URL” till formulärvyn.

  • Adobe Sign – begäran avbruten – Aktiveras när objektet är ett av de två demonstrationskatalogobjekten, statusen är ”stängd och ofullständig” och fasen är ”avbruten”.
  • Adobe Sign – begäran stängd – Aktiveras när objektet är ett av de två demonstrationskatalogobjekten, statusen är ”stängd och fullständig” och fasen är ”signerad”.

Om du navigerar till någon av de två posterna kan du se exempelmallarna samt exempellayouten.

Konfigurera Uppdatera schemalagda jobb automatiskt

Det schemalagda jobbet som automatisk uppdaterar tabellen Adobe Sign-dokument är förkonfigurerat till att köras kl. 01:00 enligt den lokala systemtiden. Jobbet kan konfigureras om för att köras när som helst och det kan köras varje dag, varje vecka eller kontinuerligt.

Om du vill redigera jobbet ska du navigera till menyn Adobe Sign-administration > expandera objektet Inställningar för uppdatering av dokument > klicka på Uppdatera dokument automatiskt.

Konfigurera panelen och klicka på Uppdatera för att spara.

Om du klickar på Kör nu körs jobbet en gång omedelbart.

AutoRefresh panel

Support och felsökning

Kontaktinformation till supporten

Hjälpdokumentation och länkar finns i både användar- och administratörsmenyerna. Kontaktinformation till supporten finns även på nedanstående webbplats.


Felsökning

Nedan beskrivs några vanliga problem som kan förekomma under installation och användning av Adobe Sign för ServiceNow.

Variabelnamn för katalogobjekt Variabelnamnen som används i de två exempelkatalogobjekten är mycket viktiga för anslutningsprogrammets funktion. De används i stor utsträckning i de anpassade arbetsflödesaktiviteterna och om de ändras kan det leda till problem i arbetsflödet. Om du ändrar ett variabelnamn måste du göra motsvarande ändring i alla Adobe Sign-aktiviteter som används i arbetsflödet.

Ett anslutningsfel uppstår när du använder länken ”Anslut till Adobe Sign” (endast för administratörer) – Om ett meddelande om anslutningsfel visas (se nedan) måste du återansluta enligt de procedurer som beskrivs i avsnittet Ansluta Adobe Sign-kontot till ServiceNow .  Kontrollera även att Adobe Sign-kontots information är korrekt.

Error Gump-rebrand

 

Bilagsaktiviteter fungerar inte korrekt – Bilagsaktiviteterna är beroende av att MID-serveranslutningen fungerar korrekt. Kontrollera att MID-servern fungera som den ska och att JAR-filen är korrekt installerad. Om det fortfarande inte fungerar kan du kontrollera att variabelnamnen är korrekta enligt ovan.

Avtals-ID-fel när en begäran skickas – Avtals-ID-fel kan orsakas av dokumenten som anges i tabellen ”Adobe Sign-dokument”/menyalternativet Mina dokument som tillhör ett annat Adobe Sign-konto.  Även om namnen på demonstrationsdokumenten som tillhandahålls av Adobe kan matcha har de olika avtals-ID i kontot. Uppdatera dokumentet med ”Uppdatera dokumentlista” i Adobe Sign-menyn om det bifogade Adobe-kontot ändras.

Menyalternativen visas/visas inte för användare – Kontrollera att alla användare som behöver åtkomst till programmet är tilldelade rätt roller. Om du använder grupper ska du kontrollera att även de har de nödvändiga rollerna kopplade till sig.

Inga fel, men e-postmottagare får inte signaturbegärandena – Kontrollera att adresserna är separerade med kommatecken. Rätt format är e-post1@e-post.com, e-post2@e-post.com, e-post3@e-post.com osv.

Anpassade arbetsflödesaktiviteter visas inte som de ska i arbetsflödesredigeraren – För tillfället finns det en bugg som påverkar synligheten för anpassade arbetsflödesaktiviteter. Problemet uppstår vanligtvis efter en uppgradering eller uppdatering till Adobe Sign för ServiceNow-programmet. Om du inte kan se aktiviteterna, följer du nedanstående steg för att korrigera.

  • Navigera till tabellen ”wf_element_activity” genom att skriva in wf_element_activity.list i det vänstra sökfältet
1_navigate_to_wfelement

Du ser alla arbetsflödesaktiviteter listade, inklusive de globala.

  • Filtrera ner listan till bara Adobe Sign-aktiviteter genom att använda filtret program = AdobeSign
2_filter_using_adobesign

När du har filtrerat listan till enbart Adobe Sign-aktiviteter så ser du varje version av aktiviteten listad. Om du inte har lagt till dina egna aktiviteter, ska antalet vara runt 320, som det visas på skärmbilden

  • Klicka på valfri aktivitetspost för att öppna den specifika aktiviteten och klicka på ”hamburgaren” på postens sidhuvud och välj Versioner
3_select_versions

 

Det här tar dig till en versionslista:

4_versions_list

 

  • Sortera versionslistan efter version och öppna den senaste versionsposten. I det här exemplet är vår senaste version 10 så du behöver redigera den specifika posten
     

Observera att även om du ser version 10 så är den inställd på Published = false. Det här är orsaken till problemet vi försöker kringgå. Även om aktiviteterna finns där så är inte den senaste versionsposten inställd till Published = true så de syns inte i arbetsflödesredigeraren som den ser ut för dig.

5_version_10
  • Ställ in den senaste versionen till sant genom att dubbelklicka på publicerad-fältet och ändra det från falskt till sant
  • Upprepa den här processen för varje anpassad aktivitet
    • Det kan vara praktiskt att filtrera bort aktiviteten du just korrigerade från huvudlistan medan går igenom dem.

Obs!

Den relaterade listan är inte synlig som standard. Om du inte ser den, lägger du till den i postvyn genom att följa nedanstående steg.

Lägg till den relaterade listan i din vy

Så här lägger du till de relaterade listorna till din vy:

  • Klicka på hamburgaren (som du gjorde ovan för att hämta versionsalternativet) och välj Konfigurera > Relaterade listor.  
1_choose_relatedlist
  • Flytta den relaterade listan Version > Elementdefinition till den Markerade rutan
  • Klicka på Spara
2_add_version_-_elementdefinition

Den här åtgärden lägger till de relaterade listorna till formuläret och behöver genomföras en gång för alla poster.

Nu bör du kunna dubbelklicka på det aktiva fältet och ställa in på sant.

3_related_list_exposed


Referenser


Nedladdningsbar version

Hämta

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy