Användarhandbok Avbryt

Guiden Komma igång med Adobe Acrobat Sign

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

  1. Förhandsversionsinformation
  2. Versionsinformation
  3. Viktiga meddelanden

Kom igång

  1. Snabbstartsguide för administratörer
  2. Snabbstartsguide för användare
  3. För utvecklare
  4. Videosjälvstudiebibliotek
  5. Vanliga frågor och svar

Administrera

  1. Översikt av Admin Console
  2. Användarhantering
    1. Lägg till en användare
    2. Skapa användare i bulk
    3. Lägg till användare från din katalog
    4. Lägg till användare från MS Azure Active Directory
    5. Skapa funktionsfokuserade användare
      1. Tekniska konton - API-drivna
      2. Tjänstkonton - manuellt drivna
    6. Sök efter användare med etableringsfel
    7. Ändra namn/e-postadress
    8. Redigera en användares gruppmedlemskap
    9. Redigera en användares gruppmedlemskap via gruppgränssnittet
    10. Uppgradera en användare till en administratörsroll
    11. Användaridentitetstyper och SSO
    12. Byt användaridentitet
    13. Autentisera användare med MS Azure
    14. Autentisera användare med Google-federation
    15. Produktprofiler
    16. Inloggningsupplevelse
  3. Konto-/gruppinställningar
    1. Inställningsöversikt
    2. Globala inställningar
      1. Kontonivå och ID
      2. Arbetsflöden för självsignering
      3. Massutskick
      4. Webbformulär
      5. Anpassat arbetsflöde för utskick
      6. Power Automate-arbetsflöden
      7. Biblioteksdokument
      8. Samla formulärdata med avtal
      9. Begränsad dokumentsynlighet
      10. Bifoga en PDF-kopia av det signerade avtalet
      11. Inkludera en länk i e-postmeddelandet
      12. Inkludera en bild i e-postmeddelandet
      13. Filer som bifogas i e-post namnges som
      14. Bifoga granskningsrapporter till dokument
      15. Sammanfoga flera dokument till ett
      16. Ladda upp ett signerat dokument
      17. Delegering för användare i mitt konto
      18. Tillåt att externa mottagare delegerar
      19. Behörighet att signera
      20. Behörighet att skicka
      21. Behörighet att lägga till elektroniska stämplar
      22. Ange standardtidszon
      23. Ange standarddatumformat
      24. Användare i flera grupper (UMG)
        1. Uppgradera för att använda UMG
      25. Behörigheter för gruppadministratörer
      26. Ersätt mottagare
      27. Granskningsrapport
        1. Översikt
        2. Tillåt icke-autentiserad åtkomst på sidan för transaktionsverifiering
        3. Inkludera påminnelser
        4. Inkludera visningshändelser
        5. Inkludera antal avtalssidor/bilagor
      28. I produktmeddelanden och -vägledning
      29. Åtkomliga PDF-filer
      30. Ny författarupplevelse
      31. Hälsovårdskund
    3. Kontoinställning
      1. Lägg till logotyp
      2. Anpassa företagets värdnamn/URL    
      3. Lägg till företagsnamn
      4. URL för omdirigering efter avtal
    4. Signaturinställningar
      1. Väl formaterade signaturer
      2. Tillåt mottagare att signera efter
      3. Signerare får inte ändra sitt namn
      4. Tillåt att mottagare kan använda sin sparade signatur
      5. Anpassade användningsvillkor och konsumentsekretess
      6. Navigera mottagare genom formulärfält
      7. Avböj att signera
      8. Tillåt stämpelarbetsflöden
      9. Kräv att signerare tillhandahåller sin titel eller sitt företag
      10. Tillåt att signerare skriver ut och gör en skriftlig signatur
      11. Visa meddelanden vid e-signering
      12. Kräv att signerare gör signaturer och initialer med en mobil enhet
      13. Begär IP-adress av undertecknare
      14. Exkludera företagsnamn och titel från deltagandestämplar
    5. Digitala signaturer
      1. Översikt
      2. Hämta och signera med Acrobat
      3. Signera med molnsignaturer
      4. Inkludera metadata för identitetsleverantörer
      5. Begränsade leverantörer av molnsignaturer
    6. Elektroniska sigill
    7. Digital identitet
      1. Digital Identity Gateway
      2. Princip för identitetskontroll
    8. Rapportinställningar
      1. Ny rapporteringsupplevelse
      2. Klassiska rapporteringsinställningar
    9. Säkerhetsinställningar
      1. Inställningar för enkel inloggning
      2. Inställningar för Kom ihåg mig
      3. Policy för inloggningslösenord
      4. Styrka för inloggningslösenord
      5. Webbsessionens varaktighet
      6. Typ av PDF-kryptering
      7. API
      8. Informationsåtkomst för användare och grupper
      9. Tillåtna IP-intervall
      10. Kontodelning
      11. Behörigheter för kontodelning
      12. Delningskontroller för avtal
      13. Verifiering av signeraridentitet
      14. Signeringslösenord för avtal
      15. Dokumentlösenordets styrka
      16. Blockera signerare efter geolokalisering
      17. Telefonautentisering
      18. Kunskapsbaserad autentisering (KBA)
      19. Tillåt sidextrahering
      20. Dokumentlänkens förfallotid
      21. Överför ett klientcertifikat för webhookar/återanrop
      22. Tidsstämpel
    10. Skicka-inställningar
      1. Visa sidan Skicka efter inloggning
      2. Kräv mottagarnamn för att skicka
      3. Lås namnvärden för kända användare
      4. Tillåtna mottagarroller
      5. Mottagargrupper
      6. Obligatoriska fält
      7. Bifoga dokument
      8. Förenkla fält
      9. Ändra avtal
      10. Avtalsnamn
      11. Språk
      12. Privata meddelanden
      13. Tillåtna signaturtyper
      14. Påminnelser
      15. Lösenordsskydd för signerade dokument
      16. Alternativ för identifiering av signerare
        1. Översikt
        2. Signeringslösenord
        3. Engångslösenord via e-post
        4. Acrobat Sign-autentisering
        5. Telefonautentisering
        6. Molnbaserad digital signatur
        7. Kunskapsbaserad autentisering
        8. Myndighets-ID
        9. Rapporter över signeraridentitet
      17. Innehållsskydd
      18. Aktivera Notarize-transaktioner
      19. Förfallotid för dokument
      20. Förhandsgranska, placera signaturer och lägg till fält
      21. Signeringsordning
      22. Liquid Mode
      23. Anpassade arbetsflödeskontroller
      24. Uppladdningsalternativ för e-signeringssidan
      25. Bekräftelseadress för omdirigering efter signering
    11. Meddelandemallar
    12. Bioläkemedelsinställningar
      1. Översikt
      2. Kräv identitetsautentisering
      3. Anledningar till signering
    13. Arbetsflödesintegrering
    14. Attesteringsinställningar
    15. Betalningsintegrering
    16. Signerarmeddelanden
    17. SAML-inställningar
      1. SAML-konfiguration
      2. Installera Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installera Okta
      4. Installera OneLogin
      5. Installera Oracle Identity Federation
    18. Datastyrning
    19. Inställningar för tidsstämpling
    20. Externt arkiv
    21. Kontospråk
    22. E-postinställningar
      1. Sidhuvuds- och sidfotsbilder för e-post
      2. Tillåt sidfötter för enskilda användares e-postmeddelanden
      3. Anpassa e-postmeddelandet med begäran om signatur
      4. Anpassa fälten Till och Kopia
      5. Anpassade e-postmallar
      6. Aktivera meddelanden utan länkar
    23. Migrera från echosign.com till adobesign.com
    24. Konfigurera alternativ för mottagare
  4. Riktlinjer för lagstadgade krav
    1. Tillgänglighet
      1. Tillgänglighetsefterlevnad
      2. Skapa tillgängliga formulär med Acrobat Desktop
      3. Skapa tillgängliga AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR-översikt
      2. Redigera bort en användare
      3. Redigera bort ett användaravtal    
    4. 21 CFR del 11 och EudraLex bilaga 11
      1. 21 CRF del 11 valideringspaket
      2. 21 CFR och EudraLex bilaga 11 handbok
      3. Analys av delade ansvar
    5. Hälsovårdskunder
    6. Stöd för IVES
    7. Säkrade avtal
    8. Överväganden mellan EU och Storbritannien
      1. Gränsöverskridande transaktioner och eIDAS mellan EU och Storbritannien
      2. HMLR-krav för elektroniskt signerade handlingar
      3. Brexits inverkan på lagstiftningen om e-signaturer i Storbritannien
  5. Hämta flera avtal samtidigt
  6. Gör anspråk på din domän

Skicka, signera och hantera avtal

  1. Mottagaralternativ
    1. Avbryta en e-postpåminnelse
    2. Alternativ på e-signeringssidan
      1. Översikt över e-signeringssidan
      2. Öppna för att läsa avtalet utan fält
      3. Avböj att signera ett avtal
      4. Delegera signeringsbehörighet
      5. Starta om avtalet
      6. Hämta en PDF-fil av avtalet
      7. Visa avtalshistoriken
      8. Visa avtalsmeddeladen
      9. Konvertera från en elektronisk till en skriftlig signatur
      10. Konvertera från en skriftlig till en elektronisk signatur 
      11. Navigera formulärfälten
      12. Rensa data från formulärfälten
      13. Förstoring och navigering av e-signeringssidan
      14. Ändra språket som används i avtalsverktygen och informationen
      15. Granska juridiska meddelanden
      16. Justera cookiepreferenser för Acrobat Sign
  2. Skicka avtal  
    1. Översikt över sidan Skicka
    2. Skicka ett avtal bara till dig själv
    3. Skicka ett avtal till andra
    4. Skriftliga signaturer
    5. Mottagarnas signeringsordning
    6. Massutskick
      1. Översikt över funktionen Massutskick
      2. Massutskick – manuella mottagare
      3. Massutskick – CSV-uppladdning
      4. Avbryt en Massutskickstransaktion
      5. Lägg till påminnelser till Massutskick
      6. Rapportering för Massutskick
  3. Redigera in fält i dokument
    1. Redigeringsmiljö i appen
      1. Identifiera fält automatiskt
      2. Dra och släpp fält med redigeringsmiljön
      3. Tilldela formulärfält till mottagare
      4. Förifyllningsrollen
      5. Tillämpa fält med en återanvändbar fältmall
      6. Överföra fält till en ny biblioteksmall
      7. Uppdaterad redigeringsmiljö när avtal skickas
    2. Skapa formulär och texttaggar
    3. Skapa formulär med Acrobat (AcroForms)
      1. Skapa AcroForm
      2. Skapa tillgängliga PDF-filer
    4. Fält
      1. Fälttyper
        1. Vanliga fälttyper
        2. Textbundna bilder
        3. Stämpelbilder
      2. Utseende på fältinnehåll
      3. Fältvalideringar
      4. Maskerade fältvärden
      5. Välj visa/dölj villkor
      6. Beräkningsfält 
    5. Vanliga frågor om redigering
  4. Signera avtal
    1. Signera avtal som har skickats till dig
    2. Fyll i och signera
    3. Självsignering
  5. Hantera avtal
    1. Översikt över sidan Hantera
    2. Delegera avtal
    3. Ersätt mottagare
    4. Begränsa dokumentsynlighet 
    5. Avbryta ett avtal 
    6. Skapa nya påminnelser
    7. Granska påminnelser
    8. Avbryta en påminnelse
    9. Fler åtgärder...
      1. Så här fungerar sökning
      2. Visa ett avtal
      3. Skapa en mall från ett avtal
      4. Dölja/visa avtal från vyn
      5. Överför signerat avtal
      6. Ändra filer och fält i ett skickat avtal
      7. Redigera en mottagares autentiseringsmetod
      8. Lägg till eller ändra ett förfallodatum
      9. Lägga till en anteckning i avtalet
      10. Dela ett enskilt avtal
      11. Sluta dela ett avtal
      12. Ladda ner ett enskilt avtal
      13. Hämta de enskilda filerna i ett avtal
      14. Hämta granskningsrapporten för ett avtal
      15. Hämta fältinnehållet i ett avtal
  6. Granskningsrapport
  7. Rapportering och dataexporter
    1. Översikt
    2. Bevilja användare åtkomst till rapportering
    3. Rapportdiagram
      1. Skapa en ny rapport
      2. Avtalsrapporter
      3. Transaktionsrapporter
      4. Aktivitetsrapport för inställningar
      5. Redigera en rapport
    4. Dataexport 
      1. Skapa en ny dataexport
      2. Redigera en dataexport
      3. Uppdatera innehållet för dataexport
      4. Hämta dataexporten
    5. Byt namn på en rapport/export
    6. Duplicera en rapport/export
    7. Schemalägg en rapport/export
    8. Ta bort en rapport/export
    9. Kontrollera transaktionsanvändning

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

  1. Webbformulär 
    1. Skapa ett webbformulär
    2. Redigera ett webbformulär
    3. Inaktivera/aktivera ett webbformulär
    4. Dölja/Visa ett webbformulär
    5. Hitta URL eller inbäddningskod 
    6. Förifyll webbformulärfält med URL-parametrar
    7. Spara ett webbformulär för att slutföra senare
    8. Ändra storlek på webbformulär
  2. Återanvändbara mallar (Biblioteksmallar) 
    1. Amerikanska myndighetsformulär i Acrobat Sign-biblioteket
    2. Skapa en biblioteksmall
    3. Ändra namn på en biblioteksmall
    4. Ändra typ på en biblioteksmall
    5. Ändra behörighetsnivån för en biblioteksmall
    6. Kopiera, redigera och spara en delad mall
    7. Hämta sammanställda fältdata för en biblioteksmall
  3. Överför ägarskap av webbformulär och biblioteksmallar
  4. Power Automate-arbetsflöden 
    1. Översikt över Power Automate-integreringen och inkluderade rättigheter
    2. Aktivera Power Automate-integreringen
    3. Spåra Power Automate-användningen
    4. Skapa ett nytt flöde (Exempel)
    5. Utlösare som används för flöden
    6. Importera flöden från utanför Acrobat Sign
    7. Hantera flöden
    8. Redigera flöden
    9. Dela flöden
    10. Inaktivera eller aktivera flöden
    11. Ta bort flöden
    12. Användbara mallar
      1. Endast administratör
        1. Spara alla slutförda dokument i SharePoint
        2. Spara alla slutförda dokument på OneDrive för företag
        3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
        4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
        5. Spara alla slutförda dokument i Box
      2. Avtalsarkivering
        1. Spara dina slutförda dokument i SharePoint
        2. Spara dina färdiga dokument på OneDrive för företag
        3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
        4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
        5. Spara slutförda dokument i Box
      3. Arkivering av webbformuläravtal
        1. Spara slutförda webbformulärdokument i SharePoint-biblioteket
        2. Spara slutförda webbformulärdokument i OneDrive för företag
        3. Spara dina slutförda dokument i Google Drive
        4. Spara slutförda webbformulärdokument i Box
      4. Dataextrahering av avtal
        1. Extrahera formulärfältdata från ditt signerade dokument och uppdatera Excel-blad
      5. Avtalsmeddelanden
        1. Skicka anpassade e-postmeddelanden med avtalsinnehållet och det signerade avtalet
        2. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i en Teams-kanal
        3. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Slack
        4. Få Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Webex
      6. Avtalsgenerering
        1. Generera dokument från Power App-formulär och Word-mall, skicka för signering
        2. Generera avtal från en Word-mall i OneDrive och hämta signaturen
        3. Generera avtal för vald Excel-rad, skicka för granskning och signering
  5. Anpassat arbetsflöde för sändning
    1. Översikt av anpassat arbetsflöde för sändning
    2. Skapa ett nytt arbetsflöde för sändning
    3. Redigera ett arbetsflöde för sändning
    4. Aktivera eller inaktivera ett arbetsflöde för sändning
    5. Skicka ett avtal med ett arbetsflöde för sändning
  6. Dela användare och avtal
    1. Dela en användare
    2. Dela avtal

Integrera med andra produkter

  1.  Översikt över Acrobat Sign-integreringar 
  2. Acrobat Sign för Salesforce
  3. Acrobat Sign för Microsoft
    1. Acrobat Sign för Microsoft 365
    2. Acrobat Sign för Outlook
    3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign för Teams
    5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
    7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint 
  4. Övriga integreringar
    1. Acrobat Sign för ServiceNow
    2. Acrobat Sign för HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign för Workday
    5. Acrobat Sign för NetSuite
    6. Acrobat Sign för VeevaVault
    7. Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
  5. Partnerhanterade integreringar
  6. Så skapar du en integreringsnyckel

Adobe Sign-utvecklare

  1. REST-API:er 
    1. Dokumentation av metoder
    2. SDK/Användarhandbok för utvecklare
    3. Vanliga frågor om API:er  
  2. Webhookar 
    1. Webhook-översikt
    2. Konfigurera en ny webhook
    3. Visa eller redigera en webhook
    4. Inaktivera eller återaktivera en webhook
    5. Ta bort en webhook
    6. Tvåvägs SSL-certifikat
    7. Webhookar i API:n

Support och felsökning

  1. Kundsupportresurser
  2. Storföretagsresurser för kundframgång

Välkommen till Adobe Acrobat Sign!

Innan du börjar använda Adobe Acrobat Sign vill vi gå igenom några grundläggande funktioner. Syftet med den här guiden är att du ska bekanta dig med Acrobat Sign och funktionerna som är tillgängliga för dig som användare.

Den här guiden täcker alla viktiga processer i Acrobat Sign och bekantar dig med användargränssnittet.
Hjälpsystemet för Acrobat Sign innehåller vid behov mer djupgående information. Om du är ansluten till internet kan du klicka på länkarna i de grå rutorna som inleds med texten Ytterligare information … när du vill visa relaterade hjälpavsnitt. 

Obs!

I tillämpliga fall beskrivs egenskaper och funktioner som är specifika för planerna för företag och/eller storföretag. Den här guiden beskriver de egenskaper och funktioner som är tillgängliga på den högsta licensnivån: Acrobat Sign för storföretag. Du kan ta reda på din licenstyp genom att gå till Min profil. Kontakta din Client Success Manager eller Adobe Acrobat Signs support om du har frågor om vilka funktioner som är tillgängliga med din licens.

Acrobat Sign är ett mycket anpassningsbart program med ett stort antal funktioner som kan tillämpas på ditt företag. Kontoadministratören eller gruppadministratören kan ha inaktiverat några av de alternativ som beskrivs. Kontakta din grupp- eller kontoadministratör om du behöver något du inte kan se. Tjänsten stöder olika konfigurationer för olika grupper. Det betyder att en funktion kan vara inaktiverad för en grupp men aktiverad för en annan.

 

När du har gått igenom hela guiden kommer du att känna till alla standardarbetsflöden för att "skicka" i Acrobat Sign samt hur du hanterar avtal och skapar rapporter, så att du kan hålla koll på vad som är klart och vad som väntar.

Anpassa ditt konto

När du först loggar in på Acrobat Sign rekommenderar vi att du granskar din personliga användarinformation. Den här informationen används i flera mallar, så det är viktigt att den är korrekt.

  • Håll musen över ditt namn i det övre högra hörnet för att öppna menyn och klicka på Min profil

Profilsidan visar de enskilda värdena som Acrobat Sign använder när dina transaktioner anpassas. Särskilt viktigt är:

  • Ditt fullständiga namn – som används i e-postkommunikation och för din signatur typsatt som standard
  • Jobbtitel – fylls i automatiskt om du tidigare har ett titelfält som ska fyllas i
  • Ditt företagsnamn – återspeglas i e-postkommunikation och bör vara hela det juridiska företagsnamnet
  • Tidszon – Tid/datumstämplar ges i din tidszon för extra tydlighet när rapporter körs.

Om du behöver justera innehåll klickar du på knappen Redigera profil, gör ändringarna och sparar.

Redigera min profil

När du har konfigurerat dina personuppgifter kan du ta en snabb titt på de andra personliga inställningarna som finns på skärmens vänstra sida.  Dessa alternativ är specifika för dig som användare och kan vara användbara för automatisering:

  • Min profil – Information som identifierar dig.
  • Åtkomsttoken – Om du är utvecklare är det här dina API-tokens definieras och listas
  • Twitter-integrering – Skicka en tweet varje gång ett avtal är klart!
  • Min sidfot för e-post – Lägg till en anpassad (oformaterad) sidfot längst ned i e-postmallarna när du skickar nya avtal.
  • Automatisk delegering – Delegera automatiskt alla Acrobat Sign-avtal som skickas till dig för signering till den namngivna personen. Det fungerar ungefär som vidarebefordran av e-post när du inte är på jobbet, men för Acrobat Sign-avtal.
  • Mina meddelanden – Konfigurera vilka typer av händelser/varningar du vill att Acrobat Sign ska meddela dig om och hur du vill bli meddelad. Du kan få e-post i realtid eller logga händelsen och ställa in rapporter varje dag eller varje vecka. (Händelser aktiveras när något händer. Varningar aktiveras när ett tidsintervall har gått och något inte inträffar).
  • Delade meddelanden – Om en annan användares konto delas med dig kan du anpassa vilka av dennas händelser och varningar du vill få information om.
  • Min signatur – Överför en bild av din signatur och dina initialer. PNG-filer fungerar bäst.
  • Språkinställningar – Det finns två inställningar att tänka på under rubriken:
    • Min språkinställning – Med den här inställningen anger du vilket språk som ska användas i
      webbprogrammet Acrobat Sign. 
    • Signeringsspråk – Den här inställningen definierar det standardspråk som används för e-postaviseringar och vägledning för mottagaren.
  • Visa andra konton – Om du behöver visa avtalen på en annan användares konto kan du begära det här. En lista över alla visade konton öppnas. Det här är en skrivskyddad vy.
  • Dela mitt konto – Om du behöver dela ditt konto med en annan person kan du ange vem som ska se dina avtal här. Kontodelning är en skrivskyddad vy. Den andra personen kan inte signera, avbryta eller delegera.

Sidgenomgång

Startsidan är den första sidan som de flesta användare loggar in på. (Skicka-sidan är det andra alternativet som konfigureras av kontoadministratören.)

Startsida

Startsidan består av följande avsnitt som gör att du snabbt kan visa och få åtkomst till de flesta funktioner i Acrobat Sign:

  • Pågår – En räknare för de avtal som du har skapat och som fortfarande pågår
    • Om du klickar på räknaren öppnas sidan Hantera, filtrerad för pågående avtal
    • Räknaren Pågår innehåller inte avtal som väntar på dig
  • Väntar på dig – En räknare som visar alla avtal som väntar på åtgärd från dig
    • Om du klickar på räknaren öppnas sidan Hantera, filtrerad för avtal som väntar på dig
  • Händelser och larn – Om du klickar på räknaren öppnas sidan Meddelanden på fliken Händelser.
  • Begär signaturer – En snabblänk till sidan Skicka med fler alternativ för att starta processen genom att bifoga ett biblioteksdokument eller starta ett anpassat arbetsflöde (om det är aktiverat för ditt konto)
  • Starta från bibliotek – Gör att du kan välja en biblioteksmall eller ett arbetsflöde för att starta ett nytt avtal.
  • Fler saker du kan göra – En lista över andra vanliga åtgärder
    • Fyll i och signera ett dokument – Används när du behöver signera ett dokument och sedan skicka det signerade dokumentet till en annan part. Exempel: fylla i deklarationsblanketter eller ansökningar.
    • Publicera ett webbformulär Webbformulär är dokument/formulär som du kan länka till eller bädda in på din webbplats så att kunder kan generera ett signerat dokument. Detta kan till exempel vara en medlemsansökan eller ett registreringsformulär.
    • Massutskick ett arbetsflöde som gör att du kan skicka ett dokument för individuell signering till hundratals personer. Varje person får ett eget avtal som just den ska signera. Exempel: årliga avtal om uppförandekod.
    • Skapa en återanvändbar mall – gör det möjligt att skapa ett dokument eller en fältmall som du kan använda flera gånger. Mallar kan sparas för personligt bruk, gruppanvändning eller vara tillgängliga för hela kontot.
    • Hantera och spåra alla avtal – öppnar sidan Hantera.
    • Utöka ditt konto – Knappen Utöka ditt konto öppnar en liten dialogruta som varierar beroende på användarens högsta behörighetsnivå:
      • Användare kommer till sidan Min signatur för att skapa sin signatur.
      • Administratörer på gruppnivå kommer till sidan för kontoinställningar för att ladda upp en logotyp för sin grupp.
      • Administratörer på kontonivå kommer till inställningssidan för kontonivå för att konfigurera företagsnamnet, värdnamnet och logotypen.
    • Få hjälp – Användare kan komma åt hjälpinnehållet själv genom att klicka på frågetecknet i det övre högra hörnet av valfritt Acrobat Sign-fönster. När du klickar på frågetecknet öppnas en undermeny med följande alternativ:
      • Användarhandbok – Öppnar en ny flik med användarhandboken för Adobe Acrobat Sign.
      • Självstudiekurser – Öppnar en ny flik med videofilmer för självstudiekurserna för Adobe Acrobat Sign.
      • Kontakta supporten – Öppnar supportens kontaktportal där du kan få tillgång till support via e-post, chatt och telefon.
        • Supportalternativen varierar beroende på kundkontots tjänstenivå.
        • Begäranden om att ändra inställningar, utföra kontoändringar eller undersöka en viss transaktion (eller annat användarinnehåll) måste göras av en kontoadministratör för Acrobat Sign-kontot.
      • Versionsinformation – En länk till den aktuella versionsinformationen
Menyn Få hjälp

På sidan Skicka konfigurerar och skickar du nya ad hoc-avtal. Det finns fem funktionella avsnitt att konfigurera:

  1. Gruppen Skicka från (endast UMG-aktiverade konton) Gruppväljaren definierar konfigurerbara alternativ och tillgängliga mallar för avtalet. Konfigurera detta först, eftersom en återställning av gruppen uppdaterar sidan och tar bort tidigare konfigurationer.
  2. Mottagare – Mottagare är de personer som du behöver interagera med i samband med avtalet. Det finns flera typer av mottagare. De tillgängliga alternativen bestäms av din kontoadministratör.
  3. Meddelande – Här anger du namnet på avtalet och ett meddelande som du vill skicka till mottagarna.
  4. Alternativ – Dessa alternativ styr avtalet
  5. Filer – Här markerar du de dokument som du vill skicka för signering.
Sidan Skicka

Om du ingår i ett Acrobat Sign-avtal som avsändare, mottagare eller till och med som kopiamottagare är avtalet tillgängligt på din hanteringssida.  Sidan fungerar som portal för alla avtal som är knutna till dig som användare och den är utformad med två mål i åtanke: att du ska hitta avtalet som du vill granska och utföra åtgärder i avtalet.

Huvuddelen av sidan visar en lista över dina avtal, filtrerade efter avtalsstatus i den vänstra listen (pågående, väntar på dig, slutfört, avbrutet, utgånget och utkast). Mallfilter är också tillgängliga under avtalsfiltren (mallar, webbformulär och massutskick).

Med textfilter överst på sidan kan du hitta enskilda dokument genom att söka efter e-post, avtalsnamn, mottagarnamn (om det är känt i systemet), datum, anteckningar osv.

Sidan Hantera

Med Regelbundet schemalagda rapporter kan du snabbt bedöma hur dokumenten fortskrider och vilka du måste arbeta på. Rapporter kan utformas att aktiveras när som helst och de kan inkludera allt från alla avtal till avtal med ett visst namn.

Gränssnitt för sidan Rapport

Reglage för returnerade rapporter

Skicka avtal

Acrobat Sign handlar om att skicka dokument och samla in signaturer och godkännanden. Varje kund har olika krav för vem som behöver interagera med dokumentet och i vilken ordning, så det finns ett antal arbetsflödesfunktioner i gränssnittet Skicka som du bör känna till. 

Sidan Skicka

Om du har ett konto där Användare i flera grupper (UMG) är aktiverat väljer du gruppen som du vill skicka avtalet från innan du konfigurerar avtalet.

  • När du anger gruppvärdet läses de grupprelaterade egenskaperna och mallarna som du kan välja mellan in.
  • När du ändrar gruppen kommer du att märka att sidan uppdateras. Allt innehåll som anges rensas bort i den här uppdateringen.

Om du inte ser listrutan Skicka från överst på sidan är ditt konto inte UMG aktiverat.

Gruppväljare

Definiera mottagarna och i vilken ordning de ska kunna interagera med dokumentet.

  • Att konfigurera avtal med flera signerare är samma process som för en enskild signerare, bara med fler mottagare. Lägg till varje signerare och konfigurera dem efter behov.
  • Det är tillåtet att lägga till samma e-postadress flera gånger i avtalet (t.ex. om någon har åtgärder i olika skeden av processen).

I avsnittet Mottagare ska du välja den grundläggande signaturordningen i den översta växeln:

  • Slutför i ordning är markerat (se ovan). Det innebär en sekventiell signeringsprocess från ett signeringssteg till nästa och mottagarna numreras för att ange exakt deltagarordning
    • Hybridsignaturflöden startar som sekventiella arbetsflöden (slutför i ordning)
  • När Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat kan parallell signering utföras och mottagare numreras inte för att visa att det inte finns någon särskild deltagarordning.

Till höger om växeln för signaturordning ser du två länkar:

  • Lägg till mig – Klicka på den här länken när du vill infoga dig själv som nästa mottagare i signeringsordningen
  • Lägg till mottagargrupp – Klicka på den här länken när du vill skapa en grupp mottagare där en behöver delta för hela gruppen. Skapa till exempel en grupp för HR-teamet, där endast en person från HR faktiskt måste signera avtalet.
Obs!

Om du vill ändra ordningen på mottagarna kan du klicka och dra mottagarna i rätt ordningsföljd eller redigera numren direkt så justeras ordningen därefter.

 

Varje mottagare skapas med fem element:

A. Deltagarordning – När Slutför i ordning är valt indikerar deltagarordningen tydligt när varje mottagare ska interagera med avtalet.

B. RollHur beskrivs mottagaren bäst?

C. E-postadress – Det här är mottagarens identifierande e-postadress och den används för all e-postkommunikation med mottagaren, inklusive begäran om signering.

D. Autentiseringsmetoder – Hur kontrolleras mottagaren? Vill du använda tvåfaktorsautentisering?

E. Privat meddelande (valfritt) – Avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare, som visas när mottagaren visar avtalet.

 

Om du trycker på Visa kopia under mottagarlistan visas ett fält där du kan skriva in en e-postadress dit du vill skicka en kopia av avtalet så att mottagaren kan visa avtalet, men inte få åtkomst att signera/godkänna. 

Ett hybridarbetsflöde är en variant av den sekventiella deltagarordningen, där en eller flera av stegen inkluderar två eller fler mottagare som samtidigt får tillgång till dokumentet. Alla signerare/godkännare i det parallella steget måste slutföra sin del innan den sekventiella processen flyttar till nästa steg.

Mottagargrupper är praktiska när du behöver godkännande från ett team eller en organisation, men inte en viss individ i den gruppen. Alla medlemmar i gruppen har behörighet att signera eller godkänna för hela gruppen. 

Avsnittet Meddelande innehåller två fält som kan förbättra förloppet avsevärt.

I fältet Avtalsnamn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet. Den här strängen fylls i på ämnesraden i mottagarens e-postmeddelande (markerat i gult nedan) och används även som namnvärde på sidan Hantera. Genom att ange ett unikt och meningsfullt avtalsnamn kan mottagarna lättare identifiera ditt e-postmeddelande och det kan förbättra dina möjligheter att söka efter avtalet vid behov.

Obs!

Om inget avtalsnamn anges innan ett dokument bifogas, kommer avtalsnamnet att använda filnamnet på den första filen som bifogas. Värdet kan redigeras tills dess att avtalet skickas.

 

Avtalsmeddelandet är ett vanligt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Det här meddelandet visas i e-postmeddelandet Signera som skickas till alla mottagare (till skillnad från det privata meddelandet som bara visas för mottagaren som det är konfigurerat för).

Granska och signera e-post med namn och meddelande

Meddelandemallar

Storföretagskunder har tillgång till meddelandemallar som konfigureras av administratören. Meddelandemallar är direkt knutna till mottagarens språk i avsnittet Alternativ, så när du väljer Spanska i listrutan Språk blir alla mallar på spanska tillgängliga. 

Obs!

Om du har valt ett språk som inte har några mallar är alternativet Meddelandemall inte synligt på sidan Skicka.

Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över avtalet efter att det har skickats:

  • Lösenordsskydd – kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen. Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Acrobat Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte.
  • Tidsgräns för slutförande – antalet dagar innan avtalet upphör och inte längre kan fyllas i.
  • Ange påminnelse – ange hur ofta (varje dag eller vecka) påminnelser ska skickas ut tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna aviseras.
  • Mottagarens språk – välj vilket språk som ska användas i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna och under signeringsprocessen.
    • Den här inställningen definierar även de synliga meddelandemallarna om ditt konto har konfigurerats för att använda dem.

Du bifogar dokumenten till transaktionen under filavsnittet.

Acrobat Sign kommer att kombinera alla dokument för signeringsprocessen i ett PDF-avtal och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.

Filer kan bifogas från Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box. net, Dropbox och OneDrive eller överföras från ditt lokala system via filsökning eller genom att dra och släppa en fil i rutan Filer.

Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Filer

Förhandsvisa och lägg till signaturfält

Precis under fillistan finns kryssrutan Förhandsvisa och lägg till signaturfält. Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dem efter behov. 

Du bör placera minst signaturfälten, men det finns flera andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär, om du vill.

Obs!

Om inga signaturfält placeras lägger Acrobat Sign automatiskt till en ny sida för att få plats med signaturerna i slutet av dokumentet.

Att skicka ett dokument till endast en mottagare är ett av de vanligaste avtalsflödena och ett bra sätt att lära sig grunderna. Allt du behöver är:

  • Mottagarens e-postadress
    • E-postadressen måste vara en annan än den du loggar in med (du kan inte skicka till dig själv)
  • Ett dokument eller en fil som du vill få signerad
Begär signaturer

Skicka till flera mottagare

Att skicka ett avtal till flera mottagare följer exakt samma steg men med två viktiga skillnader:

  • Du måste ange varje mottagare på en egen rad i avsnittet Mottagare, i den ordning som du vill att de ska signera.
  • När du placerar fält måste du ange vilken mottagare som ska ha åtkomst till fältet genom att dubbelklicka på fältet och ange mottagarvärdet.

Signeringsmiljö

Det är bra att använda signeringsprocessen när du vill förstå slutresultatet av konfigurationer som avsändaren gör.

1. Ett e-postmeddelande levereras till mottagarens e-postinkorg.

○ Ämnesraden börjar med: Signatur begärd på {Dokumentets namn}

2. Avtalet öppnas genom att du klickar på knappen Granska och signera

Granska och signera-e-postmeddelande

3. Avtalet öppnas i ett nytt webbläsarfönster

Andra alternativ på sidan inkluderar:

A. Alternativ – Den här listan innehåller de alternativ som finns för mottagaren baserat på hens roll

○ Läs avtalet - Öppnar avtalet i ett format endast för visning

○ Delegera signering till någon annan – Med alternativet kan mottagaren delegera sin behörighet till en annan person. Till exempel en kollega eller chef

○ Avböj att signera – Den här åtgärden avbryter avtalet.

○ Skriv ut, signera och överför – Gör att signeraren kan konvertera arbetsflödet från en elektronisk signatur till en fysisk signatur. Signeraren överför sedan det signerade dokumentet.

○ Rensa dokumentdata – Det här alternativet rensar allt fältinnehåll

Visa historik - Öppnar den aktuella granskningsrapporten för visning 

Ladda ned PDF - Laddar ned den aktuella versionen av avtalet i PDF-format

B. Meddelande – Pratbubblan visar meddelandena igen

C. Fälträknare – Räknaren visar antalet obligatoriska fält i dokumentet som fortfarande inte har fyllts i. När du klickar på det här fältet kommer signeraren att navigera genom de obligatoriska (ej valfria) fälten

D.Flik för nästa fält – Den gula pilen kan hjälpa dig att hitta nästa fält om du bläddrar genom ett stort dokument. På den här fliken kan du bläddra i alla fält, inte bara de obligatoriska.

Signeringsalternativ

Det här dokumentet har bara ett signaturfält och det är obligatoriskt (vilket anges av den röda asterisken). Du bläddrar genom dokument med flera ifyllbara fält.

 

4. Om du vill använda en signatur dubbelklickar du på fältet för att öppna signaturpanelen.

5. Skriv ditt namn i det övre fältet på signaturpanelen.

Du kan slutföra din signatur på ett av fyra sätt:

○ Teckensnitt (standard) – Acrobat Sign använder ett handstilsliknande teckensnitt på det namn du anger.

○ Rita fysiskt – Med en mus, penna eller annan pekare ritar du din signatur fysiskt. Att använda fingret på en surfplatta ger ett utmärkt resultat.

○ Bild – Om du har en stämpelbild av din signatur kan du överföra den.

Mobilt – Med mobilalternativet kan du omvandla signaturpanelen från skrivbordet till en mobil enhet, vilket ger dig möjlighet att skriva din signatur på en enklare enhet.

Signaturpanel

6. Klicka på Använd för att placera din signatur i signaturfältet och återgå till dokumentet.

7. När alla obligatoriska fält har slutförts klickar du på knappen Klicka för att signera längst ned i fönstret (du kan inte missa den).

Mer information om signering av avtal finns här.

Obs!

Längst ned på Acrobat Sign-sidan finns ett verktygsfält som innehåller verktyg för att navigera i avtalet, zooma in eller ut och hämta dokumentet. Du kan dölja det här verktygsfältet genom att klicka på X i det nedre högra hörnet. Om du tillfälligt vill visa det dolda verktygsfältet för du markören längst ned i fönstret så visas kontrollerna igen. 

Mer information om hur du använder zoomkontrollerna finns här.

Hantera avtal

Att hantera dina avtal är en viktig del av att arbeta med Acrobat Sign. Använd sidan Hantera för att spåra, bearbeta och anpassa avtal. Oavsett om det gäller att avbryta ett avtal eller ersätta signeraren kan du påverka transaktionens förlopp i systemet.

På sidan Hantera finns det många inbäddade funktioner att utforska. För enkelhetens skull kan de delas in i tre funktionsområden:

A. Filter

B. Avtalslista

C. Avtalsverktyg

hantera_sid_-_avsnitt

Avtalsfilter

Statusmapparna på den klassiska sidan har ändrats till en mer praktisk uppsättning filter som returnerar avtal med en viss status.  I det övre avsnittet finns avtalsfiltren som returnerar avtal baserat på avtalets nuvarande status.

Det finns två aktiva statusar. Båda anger innehållets volym i parentes efter statusnamnet:

  • Pågår (N) – Avtal som returneras med statusen Pågår och väntar på att en deltagare ska utföra sin åtgärd. Avtal som väntar på den inloggade användaren returneras inte.
  • Väntar på dig (M) – avtal som väntar på den inloggade användaren visas med filtret Väntar på dig. 

 

Det finns tre slutgiltiga statusar:

  • Slutfört – Avtal som slutförts helt.
  • Avbrutet – Avtal som avbrutits av någon anledning. Det inkluderar: 
    • Avtal som har avbrutits av avsändaren
    • Avtal som avvisats av en deltagare
    • Avtal som avslutats på grund av att utebliven autentisering
    • Avtal med ett systemfel som gör att avtalet inte kan genomföras
  • Utgånget – Avtal som nått utgångsdatumet och stängts automatiskt.

 

Det finns en utkaststatus som innehåller alla delvis skapade avtal.

 

Det nedre avsnittet är avsett för mallens överordnade objekt. Underordnade avtal som skapas av dessa mallar filtreras ovan i statusfiltren för avtal.

Överordnade objekt är inte avtal i sig, men de kan användas för att producera höga volymer av enskilda avtal. Överordnade objekt är bland annat:

  • (Bibliotek)Mallar – alla dokument- och fältmallar som finns tillgängliga i ditt dokumentbibliotek
  • Webbformulär – Kallades tidigare widgetar och är avtalsmallar som kan skickas som länkar eller bäddas in på webbsidor. Webbformulär startas av signeraren och underordnade avtal genereras för varje deltagare som fyller i ett avtal
  • Massutskick massutskick-mallar är designade för att producera en hög volym med enskilda avtal som skickas och signeras som ”ordinarie” avtal
Obs!

Användare som har innehåll delat med sig från andra användarkonton kan filtrera fram det innehållet genom att klicka på nedåtpilen bredvid Dina avtal.

I snabbmenyn visas en lista med alla användare (och grupper när avancerad delning är aktiverat) som har delat innehåll med dig. Välj användaren så läses sidan Hantera in igen med den valda användarens innehåll.

Avtalslistor

Huvuddelen av sidan innehåller listor över avtal som du är kopplad till. Alla avtal som inkluderar din e-postadress visas i listan. Det är inte bara avtal som du själv har startat, utan även avtal som har skickats till dig för signering/godkännande samt eventuella avtal som du har fått en kopia av.

Avtalslistan filtreras alltid enligt dokumentstatus som visas till vänster.

Du kan sortera innehållet i varje avsnitt genom att klicka på rubrikerna överst i listorna. Om du klickar på dem igen inverteras sorteringsordningen.

De enskilda posterna innehåller följande information:

Avtalslista

  • Mottagare – Namnvärdet återspeglar antingen namnet på eller e-postadressen till den första mottagaren som inte är avsändaren.
    • En e-postadress används om mottagaren aldrig har signerat ett dokument via Acrobat Sign-systemet.
    • När ett namnvärde anges under signeringsprocessen kommer e-postadressen att ersättas av namnet.
  • Företag – Om den första mottagaren har angett ett företagsnamn, antingen via ett signaturfält eller genom att logga in och uppdatera sin profil, visas företagsnamnet här.
    • Om du inte inkluderar fälten Företagsnamn i dina avtal kommer den här kolumnen mestadels att vara tom.
  • Dokumenttitel – Det här är namnet på ditt avtal.
  • Status– När filtret Pågår är markerat är den andra kolumnen Status, som alltid ska vara Skickat för signatur (eller godkännande, accepterande osv.).
  • Åtgärd – När du visar filtret Väntar på dig anger den andra kolumnen den väntande åtgärden (inklusive en länk för att öppna avtalet).
  • Avsändare – När du visar de tre slutgiltiga statusarna (slutförda, avbrutna och utgångna) visar den andra kolumnen den ursprungliga avsändaren av avtalet.
  • Ändrat– Det här datumet visar det datum då dokumentet senast ändrades, vilket innebär den tidpunkt då avtalet uppdaterades med en händelse som sändning eller signering/godkännande.

Via panelen Avtalsverktyg kan du komma åt ett antal kontroller som hjälper dig att hantera eller förstå dina avtal bättre.

Avtalsverktyg

Sök fält och medföljande Filter kan du använda exakta sökkriterier för att hitta avtal i vad som snabbt kan bli ett överväldigande antal transaktioner.

Läs mer om hur sökning fungerar här >

Sökfilter

Filtrera returnerade data

Fyra filter, som kan användas var för sig eller i kombination, är tillgängliga för att minska datauppsättningen till en hanterbar lista med poster.

Filtrera efter ändringsdatum

Värde för Ändringsdatum filtrerar den senaste tids-/datumstämpeln när en användaråtgärd uppdaterar avtalet. Ändringsdatum blir ett låst värde när avtalet når en slutlig status (Slutfört/Avbrutet/Utgånget).

Filterikonen ändringsdatum öppnar alternativen för att minska datauppsättningen ytterligare genom att välja ett datumintervall:

  • Alla datum
  • De senaste 24 timmarna
  • De senaste sju dagarna
  • De senaste trettio dagarna
  • De senaste tolv månaderna
  • Anpassat datumintervall

Filtrera efter fältvärden

Med inmatningsrutan Sök (till höger om knappen Filter) kan du tillämpa ett filter på enskilda fält som kan innehålla väldigt specifika eller unika data.

Alternativen för sökbara fält är:

  • Alla fält – standardvärdet. Det här alternativet söker igenom alla fältalternativ efter den exakta strängen i sökfältet och returnerar den största uppsättningen poster.
  • Titel – begränsar den returnerade datauppsättningen till poster med den sökta strängen som finns i objektets titel (t.ex. avtalsnamn).
  • Anteckning – begränsar datauppsättningen till poster som innehåller den sökta strängen i de personliga anteckningarna för användarens som söker.
  • Meddelande – begränsar datauppsättningen till poster som innehåller den sökta strängen i meddelandefältet eller i avtalets privata meddelande.
  • Ursprungliga filnamn – utvärderar filnamnet på det ursprungliga överförda dokumentet och returnerar bara poster som matchar.
  • E-post – matchar e-postadressen för en mottagare.
    • Observera att det här filtret inte fångar upp textfält som är definierade med en e-postadress-validering.  
  • Fullständigt namn – matchar namnvärdet som anges av en mottagare när en signatur tillämpas. Om bara ett namn anges returneras alla poster som matchar det värdet.
    • Observera att Namnvärden beror på vad mottagaren anger och kanske inte matchar tidigare signaturvärden eller profilnamn (om mottagaren har ett Acrobat Sign-användarkonto).
  • Befattning – matchar värden som placerats i befattningsfältet.
  • Företagsnamn – matchar värden som placerats i företagsfältet.
  • Mottagargruppnamn – matchar (angivet av avsändaren) mottagargruppens namn.
  • Textfältsinnehåll – matchar det exakta värdet för textinmatningsfält. Detta inkluderar standardvärden och enskilda ord i större textblock.

Filtrera efter grupp

Konton där Användare i flera gruppers är aktiverat har åtkomst till ett gruppfilter som begränsar den returnerade datauppsättningen till att bara omfatta avtal som har skickats från den gruppen.

Filtrera efter dolt innehåll

Det finns ytterligare ett alternativ för att söka efter dolt innehåll.

När Sök i dolt innehåll har valts inkluderas endast dolt innehåll i den returnerade datauppsättningen

Obs!

När ett filter är markerat visas en tagg bredvid filterikonen. Du kan klicka på ett filter för att ta bort det när datauppsättningen har returnerats.

Rapporter (endast för nivåerna företag och storföretag)

Med rapportfunktionen kan du kontrollera hur användarna av kontot använder Acrobat Sign. Skapa egna rapporter och få fullständig insyn i dokumentsigneringsprocessen samtidigt som du kan se vad enskilda grupper eller användare gör.

Om du vill skapa en ny rapport går du till sidan Rapporter genom att klicka på fliken Rapporter och sedan på länken Skapa en ny rapport.

 

Sidan Skapa en ny rapport visar:

Skapa en ny rapport

Mer information om att skapa rapporter finns här.


Rapportparametrar

När du konfigurerar en rapport kan flera parametrar ställas in för att anpassa resultatet. Alla parametrar som beskrivs nedan är tillgängliga. 

Skapad

Datumet för skapande är den tidsram som du vill att rapporten ska omfatta. Det kan vara en av fyra förinställda tidsramar (den här veckan, förra veckan, den här månaden, förra månaden) eller ett anpassat datumintervall.

Användare och grupper

Med den här parametern kan du köra rapporten för specifika användare eller grupper. En eller flera kan väljas eller så kan du köra rapporten för alla användare på kontot.

Dokument och arbetsflöden

Specifika dokument kan väljas att inkluderas i rapporten med det här alternativet. Dokumenten i det här fältet är biblioteksdokumenten som används på hela kontot. Enskilda dokument som bara används en gång kommer inte att listas här. 

Dokumentnamn

Den här parametern används för att inkludera eller exkludera dokument som innehåller eller inte innehåller en viss variabel. Du kan välja att inkludera eller inte inkludera den angivna strängen.

Massutskick

När den här parametern aktiveras inkluderas Massutskick-avtal i resultatrapporten

Massutskick

Resultatmål

Du kan ange tröskelvärden för prestanda med vyn Resultatmål. Mätarna som reflekterar prestanda visas i rapporten.

Benchmark

Parametern Benchmark är som standard inaktiverad för rapporter. Klicka på länken med rapportinställningar om du vill aktivera den.

Benchmarking är en utökad metod för att spåra avtalsförloppet och signeringsnivåerna. 

Visa avtal efter

Varje aktiverat alternativ (efter Datum, Avsändare, Grupp, Formulär, Arbetsflöde och Signaturtyp) ger en annan typ av diagram i rapporten.

Och så vidare

Parametrarna i det här avsnittet ändrar grafiken i rapporten. Om du ändrar dem från standardparametrarna kan rapportbearbetningen gå snabbare.

När du klickar på Kör rapport genereras rapporten baserat på dina parametrar. Det finns flera saker du kan göra med rapporten.

Uppdatera rapport med aktuella data

Om du klickar på länken uppdateras sidan. Den nya rapporten innehåller de senaste transaktionerna och aktiviteterna.

Spara rapport

Om du sparar rapporten kan du köra den igen i framtiden.

Dela rapport

Med delning kan du skicka rapporten till någon annan. Du behöver bara ange deras e-postadress och ett meddelande.

Schemalägg rapport

Om du anger ett schema för den här rapporten körs den med samma parametrar som du anger.

Exportera rapportdata

Om du klickar på länken visas en uppmaning om att öppna eller spara en CSV-fil. CSV-filer kan öppnas i Excel och all transaktionsinformation för avtalen i rapporten kommer att kategoriseras i de olika kolumnerna.

Skrivarvänlig version

När du klickar på länken öppnas en skrivarvänlig version av rapporten.

Förhandsgranskning och redigering

Redigeringsmiljön tillhandahåller formulärbyggarfunktioner för Acrobat Sign. Förutom att placera signaturfält kan du inkludera fält som automatiskt fylls i med innehåll, t.ex. datum eller signerarens signaturvärden (om känt) eller textfält som validerar innehåll och/eller gör komplexa beräkningar. Andra vanliga fälttyper, t.ex. listrutor, alternativknappar och kryssrutor är också tillgängliga

Du får åtkomst till redigeringsmiljön genom att:

  • Skicka ett nytt dokument och aktivera alternativet Förhandsvisa och lägg till signaturfältSkicka-sidan

 

  • Redigera ett utkast på sidan Hantera
Redigera ett avtalsutkast

 

  • Skapa en ny mall eller ett webbformulär från startsidan
Skapa webbformulär och mallar

 

 

  • Redigera ett befintligt biblioteksdokument eller webbformulär från sidan Hantera

○ Du kan bara redigera mallar som du har överfört. I bilden nedan kan du se att den andra mallen delas av en annan användare och därför inte kan redigeras.

 

Redigera mall

När redigeringsmiljön startats kan du se fem viktiga områden:

A. Formulärfältsmall – Det här alternativet visas bara om du har skapat minst en biblioteksmall för formulärfält.

B. Fältlayout och justering – visar verktygsfältet för formulärfältets storlek/justering

C. Välj mottagare (roll) – Den här listrutan visar avtalets mottagare

D. Flikar för formulärfält – Du kan välja fält som du vill lägga till i dokumentet via flikarna

E. Bakåt/Återställ/Spara mall/Spara förlopp:

► Tillbaka - Med Bakåt- knappen kan användaren navigera tillbaka till Skicka- sidan för att redigera namn och meddelande för avtalet, mottagarnas e-postadresser och de filer som är bifogade till avtalet.

Återställ tar bort alla ändringar som gjorts i mallen sedan den lästes in eller senast sparades

Spara som mall- När det här alternativet är markerat sparas mallen som ett separat biblioteksobjekt när avtalet har skickats. När användaren klickar på Skicka uppmanas han/hon att ange ett namn för den nya mallen

Spara förlopp - Om du klickar på den här länken sparas mallens aktuella tillstånd

Redigeringsmiljö

Formulärfältsmall

Om du har skapat en formulärfältsmall för dokumentet kan du välja och använda den mallen med den här uppsättningen verktyg.

Listrutan visar de formulärfältsmallar som är tillgängliga och du kan välja på vilken sida som mallen ska startas. Flera mallar kan användas.

Fältmallar

Mer information om hur du använder formulärfältsmallar finns i hjälpen för Acrobat Sign genom att klicka här.

Fältlayout och justering

Det här menyalternativet visar verktygen för justering och storleksändring av fält i förhållande till varandra. Du kan klicka på flera fält eller hålla ned skift-tangenten och markera ett område med musen för att justera dem som en grupp.

De sex ikonerna till vänster justerar fälten mot överkanten, vågrät mittlinje, nederkant, vänster, lodrät mittlinje och höger (sett från vänster till höger). 

De följande tre ikonerna fäster alla fält med samma bredd, höjd eller båda. 

Justering och storleksändring baseras på det första fältet du väljer.

Välj mottagare (roll)

Det viktigaste när du skapar formulär är att koppla de olika mottagarna med de fält de ska fylla i. Genom att först markera mottagaren i listan Mottagare kommer alla efterföljande fält som du placerar i formuläret automatiskt att kopplas till den mottagaren. När du ändrar mottagaren kommer alla nya fält som placeras att kopplas till den nya mottagaren.

Obs!

När en viss mottagare är markerad kommer fälten som tilldelats hen att markeras i dokumentet, vilket ger dig en bra visuell överblick över vilka fält som är kopplade till en markerad mottagare.

 

När ett fält finns i ett dokument kan du ändra mottagaren som fältet tilldelats genom att dubbelklicka på fältet för att öppna fältmenyn och sedan ändra listrutan Mottagare.

Mer information om medverkande roller finns här.

Mer information om förifyllningsrollen finns här.

Formulärfältsmenyer

Alla fält som är tillgängliga i Acrobat Sign finns i menyerna i den högra listen i fönstret. Dessa fält kategoriseras efter användning och fälttyp och de flesta kan ändras till den höjd och bredd som krävs i formuläret.

Detaljerad information om de olika typerna av formulärfält finns i artikeln Fälttyper.

Spara som mall

När du har lagt till de nya formulärfälten i avtalet kan du spara en kopia i biblioteket innan du skickar avtalet för signering.

Markera kryssrutan Spara som mall nere till höger i redigeringsfönstret innan du klickar på knappen Skicka för att lägga till det redigerade avtalet i ditt bibliotek.

Spara som mall

 

Först sparas dokumentet i ditt bibliotek.

 

Sedan skickas avtalet för underskrift.

Zooma, återställa och spara/skicka

Med de återstående alternativen kan du zooma in och ut ur dokumentet, återställa eller ta bort alla fält som du har placerat eller spara/skicka dokumentet i dess nuvarande skick.

Med alternativet Spara som mall sparas formuläret som en ny biblioteksmall när avtalet har skickats. Avsändaren kan namnge mallen om de klickar på knappen Skicka.

Som en god praxis bör du spara på processen ofta. Om du navigerar bort från redigeringsmiljön sparas dokumentet automatiskt. Du kommer åt den senare från sidan Hantera i Utkast- avsnittet.

Redigera verktyg för att skicka och spara

Biblioteksmallar

En biblioteksmall är ett återanvändbart objekt. Acrobat Sign stöder två typer av biblioteksmallar: dokumentmallar och formulärfältsmallar.

  • Dokumentmallar – En dokumentmall är ett återanvändbart dokument. Dokumentmallar kan delas med andra användare på kontot så att flera användare kan skicka samma dokument utan att behöva göra några ändringar.
  • Formulärfältsmallar – En formulärfältsmall är ett återanvändbart fältlager som kan användas i dokument. Formulärfältsmallar kan även delas med andra användare på ditt konto. Formulärfältsmallar är praktiska i följande situationer:
    • Du har en fältlayout som fungerar för flera dokument.
    • Du har ett dokument som kan skickas på flera olika sätt.
    • Du måste ändra dokumentets innehåll, men fälten finns kvar på samma plats.

I stället för att skapa ett nytt biblioteksdokument varje gång ett dokument uppdateras kan samma formulärfältslager användas. Formulärfältsmallar kan redigeras för att underlätta ändringar av fältens placering eller egenskaper. Alla verktyg i redigeringsmiljön är tillgängliga när du skapar en formulärfältsmall.

 

Det är bra om en enda användare (dokumentadministratören) ansvarar för att skapa och underhålla mallar. När du skapar en dokumentadministratör slipper du förvirring om vilka mallar som används och det ger versionskontroll för återanvändbara dokument.

Vi rekommenderar att du använder en distributionslista eller ett funktionellt e-postmeddelande för användarinloggningen som dokumentadministratör. Det gör att du kan styra åtkomsten till inloggningen som dokumentadministratör och samtidigt tillåta att ansvaret delas vid behov.

Mer information om hur du använder utvecklingsverktygen för att skapa mallar finns här.

1. Klicka på fliken Hem. Klicka sedan på Skapa en återanvändbar mall

Skapa dokumentmall

 

Sidan Skapa en biblioteksmall visas.

 

2. Ange ett namn på mallen i fältet Mallnamn. Det kan ändras senare vid behov.

3. Klicka på Bläddra för att navigera till den fil på ditt lokala system som ska användas för att skapa den återanvändbara mallen. Om du skapar ett återanvändbart dokument används den här filen och dess innehåll. Om du skapar ett återanvändbart formulärfältslager inkluderas inte filens innehåll i mallen.

4. Välj lämpligt mallalternativ, antingen Skapa som återanvändningsbart dokument, Skapa som ett återanvändningsbart formulär eller Formulärfältslager eller båda.

 

5. Välj lämpligt behörighetsalternativ för att dela mallen.

Obs!

Gruppbehörigheter kan endast tilldelas den grupp du tillhör. Du kan inte bevilja behörigheter till andra grupper.

 

6. Klicka på Förhandsgranska och lägg till fält. Redigeringsupplevelsen visas. 

Placera fält

 

 

7. Placera obligatoriska fält för de avsedda deltagarna genom att dra dem från formulärfältsflikarna och släppa dem i dokumentet

8. När du har lagt till fält klickar du på Spara

Mallen visas nu under avsnittet Mallar på sidan Hantera. Om du har delat mallen med användare i din grupp eller i organisationen genom att bevilja behörighet, visas mallen även i avsnittet Mallar på deras Hantera-sidor och de kan använda den för sändning när de vill. 

 

Biblioteksmallar

Obs!

Endast den användare som skapade biblioteksmallen kan redigera eller ta bort den (om inte avancerad delning är aktiverat)

Alternativa arbetsflöden för signaturer

Det finns ett antal arbetsflöden som du kan använda för att skicka dokument för signaturer, samla in signaturer och skicka ett undertecknat dokument, bland annat:

  • Skicka med Fyll i och signera
  • Skicka med Massutskick
  • Använda webbformulär för att samla in signaturer 

I följande avsnitt beskrivs alla dessa processer mer ingående.

Mer information om att skicka avtal finns här.

Beroende på dina företagsbehov kan flera mottagare behöva agera på ett avtal. Du kan till exempel behöva två personer för att signera ett avtal och en annan för att godkänna det eller delegera det till en annan signerare. När du skickar till flera mottagare finns även ytterligare alternativ för hur avtalet ska dirigeras: sekventiellt, parallellt eller med blandad routning. 

Mer information om hur du skickar ett avtal till flera signerare finns här.

Den här processen gör exakt vad namnet antyder. Den används i situationer när endast du behöver signera ett dokument och skicka det till en eller flera personer. Du kan till exempel behöva skicka ett undertecknat W-9- eller sekretessavtal eller båda till en eller flera personer. Du kan skicka det signerade dokumentet till dig själv så länge du inte använder samma e-postadress som du använde för inloggning. Det beror på att en kopia av det signerade dokumentet sparas som du kan öppna via fliken Hantera. Observera att funktionen Fyll i och signera bara finns på startsidan.

Mer information om hur du använder Fyll i och signera finns här här.

1. Klicka på Fyll i och signera ett dokumentstartsidan

Fyll i och signera från startsidan

 

3. Ange ett avtalsnamn

4. Dra och släpp filen som du vill signera eller klicka på länken Lägg till filer och sök efter/bifoga dokumentet från ditt lokala system eller en nätverksenhet

5. Klicka på Nästa.

lägg till filer

6. Sidan Fyll i och signera visas.

                Placera allt innehåll (text, kontroller, signaturer) efter behov.

7. Klicka på Klar när du är klar

8. Sidan efter signering visas med alternativ för att skicka dokumentet, hämta en kopia, visa dokumentet på sidan Hantera eller signera ett annat dokument

Eftersignering

Den här Massutskick-processen låter dig skicka ett dokument till hundratals personer samtidigt. Varje signerare signerar en egen kopia av dokumentet och de individuella avtalen returneras till dig. Den här processen kan användas för att samla in sekretessavtal, HR-dokument eller tillstånd. Länken till Massutskick finns på start sidan.

Massutskick-mottagare kan anges genom att antingen lägga till e-postadresser i ”Till:”-fältet eller genom att ladda upp en Comma Separated Value (.CSV)-fil med mottagaruppgifterna. Med .CSV-processen kan du fylla i data för varje signerare i förhand och därmed anpassa fältinformationen för varje person. Du kan till exempel anpassa meddelandet i e-postmeddelandet Signera som skickas till varje signerare.

Mer information om hur du använder Massutskick finns här.

Webbformulär är värddokument som kan signeras av alla som har tillgång till dem. De är idealiska för registreringar, friskrivningar eller dokument som många personer behöver öppna och signera online.

Webbformulär kan genereras i två olika former, som JavaScript eller en URL. Alternativet JavaScript innehåller den kod som behövs för att bädda in webbformuläret på din webbplats. Alternativet URL tillhandahåller en webbadress som hanteras av Acrobat Sign, och som avsändare kan använda för att få dokumentet signerat. Länken till Skapa webbformulär finns på startsidan.

Även om signeringsupplevelsen för webbformulär är densamma som en vanlig transaktion via Acrobat Sign kan webbformulär bara signeras av en signerare och motsigneras av de som du anger. 

Mobila enheter

Att signera dokument är en av de viktigaste funktionerna i Acrobat Sign. Vem som helst kan signera via en e-postlänk i valfri webbläsare på datorn eller en mobil enhet. Om du har ett Acrobat Sign-konto kan du även signera med Acrobat Sign-hanteraren den inbyggda appen i iOS- eller Android. Du kan också initiera signering från sidan Hantera. Signering är också inbyggt i processen Fyll i och signera.

Mer information om funktionen i mobilappen finns här

Acrobat Sign har stöd för de senaste webbläsarna på smartmobiler och surfplattor som kör iOS- eller Android-operativsystemen.

Använd den intuitiva kontrollpanelen i Acrobat Sign Manager för att komma åt dina dokument från mobila enheter när du vill skicka och signera avtal. Den nya kontrollpanelen fungerar dessutom bättre med iOS 9 och iPad Pro. Den förbättrade sändningsfunktionen förenklar sättet du skickar dokument för signering. 

Ladda ned appen här.

Acrobat Sign Manager för Android är lokaliserat till 19 språk för att matcha Acrobat Mobile.

Ladda ned appen här.

 Adobe

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online

Adobe MAX

Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online

Adobe MAX

Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online