Guiden Komma igång med Adobe Acrobat Sign

Definiera mottagarna och i vilken ordning de ska kunna interagera med dokumentet.

• Att konfigurera avtal med flera signerare är samma process som för en enskild signerare, bara med fler mottagare. Lägg till varje signerare och konfigurera dem efter behov.
• Det är tillåtet att lägga till samma e-postadress flera gånger i avtalet (t.ex. om någon har åtgärder i olika skeden av processen).
  

I avsnittet Mottagare ska du välja den grundläggande signaturordningen i den översta växeln:

• Slutför i ordning är markerat (se ovan). Det innebär en sekventiell signeringsprocess från ett signeringssteg till nästa och mottagarna numreras för att ange exakt deltagarordning
  • Hybridsignaturflöden startar som sekventiella arbetsflöden (slutför i ordning)
• När Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat kan parallell signering utföras och mottagare numreras inte för att visa att det inte finns någon särskild deltagarordning.

Till höger om växeln för signaturordning ser du två länkar:

• Lägg till mig – Klicka på den här länken när du vill infoga dig själv som nästa mottagare i signeringsordningen
• Lägg till mottagargrupp – Klicka på den här länken när du vill skapa en grupp mottagare där en behöver delta för hela gruppen. Skapa till exempel en grupp för HR-teamet, där endast en person från HR faktiskt måste signera avtalet.

Varje mottagare skapas med fem element:

A. Deltagarordning – När Slutför i ordning är valt indikerar deltagarordningen tydligt när varje mottagare ska interagera med avtalet.

B. Roll – Hur beskrivs mottagaren bäst?

C. E-postadress – Det här är mottagarens identifierande e-postadress och den används för all e-postkommunikation med mottagaren, inklusive begäran om signering.

D. Autentiseringsmetoder – Hur kontrolleras mottagaren? Vill du använda tvåfaktorsautentisering?

E. Privat meddelande (valfritt) – Avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare, som visas när mottagaren visar avtalet.

Om du trycker på Visa kopia under mottagarlistan visas ett fält där du kan skriva in en e-postadress dit du vill skicka en kopia av avtalet så att mottagaren kan visa avtalet, men inte få åtkomst att signera/godkänna. 

Ett hybridarbetsflöde är en variant av den sekventiella deltagarordningen, där en eller flera av stegen inkluderar två eller fler mottagare som samtidigt får tillgång till dokumentet. Alla signerare/godkännare i det parallella steget måste slutföra sin del innan den sekventiella processen flyttar till nästa steg.

Mottagargrupper är praktiska när du behöver godkännande från ett team eller en organisation, men inte en viss individ i den gruppen. Alla medlemmar i gruppen har behörighet att signera eller godkänna för hela gruppen. 

Avsnittet Meddelande innehåller två fält som kan förbättra förloppet avsevärt.

I fältet Avtalsnamn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet. Den här strängen fylls i på ämnesraden i mottagarens e-postmeddelande (markerat i gult nedan) och används även som namnvärde på sidan Hantera. Genom att ange ett unikt och meningsfullt avtalsnamn kan mottagarna lättare identifiera ditt e-postmeddelande och det kan förbättra dina möjligheter att söka efter avtalet vid behov.

Avtalsmeddelandet är ett vanligt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Det här meddelandet visas i e-postmeddelandet Signera som skickas till alla mottagare (till skillnad från det privata meddelandet som bara visas för mottagaren som det är konfigurerat för).

Meddelandemallar

Storföretagskunder har tillgång till meddelandemallar som konfigureras av administratören. Meddelandemallar är direkt knutna till mottagarens språk i avsnittet Alternativ, så när du väljer Spanska i listrutan Språk blir alla mallar på spanska tillgängliga. 

Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över avtalet efter att det har skickats:

• Lösenordsskydd – kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen. Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Acrobat Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte.
• Tidsgräns för slutförande – antalet dagar innan avtalet upphör och inte längre kan fyllas i.
• Ange påminnelse – ange hur ofta (varje dag eller vecka) påminnelser ska skickas ut tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna aviseras.
• Mottagarens språk – välj vilket språk som ska användas i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna och under signeringsprocessen.
  • Den här inställningen definierar även de synliga meddelandemallarna om ditt konto har konfigurerats för att använda dem.

Du bifogar dokumenten till transaktionen under filavsnittet.

Acrobat Sign kommer att kombinera alla dokument för signeringsprocessen i ett PDF-avtal och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.

Filer kan bifogas från Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box. net, Dropbox och OneDrive eller överföras från ditt lokala system via filsökning eller genom att dra och släppa en fil i rutan Filer.

Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Förhandsvisa och lägg till signaturfält

Precis under fillistan finns kryssrutan Förhandsvisa och lägg till signaturfält. Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dem efter behov. 

Du bör placera minst signaturfälten, men det finns flera andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär, om du vill.

Att skicka ett dokument till endast en mottagare är ett av de vanligaste avtalsflödena och ett bra sätt att lära sig grunderna. Allt du behöver är:

• Mottagarens e-postadress
  • E-postadressen måste vara en annan än den du loggar in med (du kan inte skicka till dig själv)
• Ett dokument eller en fil som du vill få signerad

Skicka till flera mottagare

Att skicka ett avtal till flera mottagare följer exakt samma steg men med två viktiga skillnader:

• Du måste ange varje mottagare på en egen rad i avsnittet Mottagare, i den ordning som du vill att de ska signera.
• När du placerar fält måste du ange vilken mottagare som ska ha åtkomst till fältet genom att dubbelklicka på fältet och ange mottagarvärdet.

1. Ett e-postmeddelande levereras till mottagarens e-postinkorg.

○ Ämnesraden börjar med: Signatur begärd på {Dokumentets namn}

2. Avtalet öppnas genom att du klickar på knappen Granska och signera

3. Avtalet öppnas i ett nytt webbläsarfönster

Andra alternativ på sidan inkluderar:

A. Alternativ – Den här listan innehåller de alternativ som finns för mottagaren baserat på hens roll

○ Läs avtalet - Öppnar avtalet i ett format endast för visning

○ Delegera signering till någon annan – Med alternativet kan mottagaren delegera sin behörighet till en annan person. Till exempel en kollega eller chef

○ Avböj att signera – Den här åtgärden avbryter avtalet.

○ Skriv ut, signera och överför – Gör att signeraren kan konvertera arbetsflödet från en elektronisk signatur till en fysisk signatur. Signeraren överför sedan det signerade dokumentet.

○ Rensa dokumentdata – Det här alternativet rensar allt fältinnehåll

○ Visa historik - Öppnar den aktuella granskningsrapporten för visning 

○ Ladda ned PDF - Laddar ned den aktuella versionen av avtalet i PDF-format

B. Meddelande – Pratbubblan visar meddelandena igen

C. Fälträknare – Räknaren visar antalet obligatoriska fält i dokumentet som fortfarande inte har fyllts i. När du klickar på det här fältet kommer signeraren att navigera genom de obligatoriska (ej valfria) fälten

D.Flik för nästa fält – Den gula pilen kan hjälpa dig att hitta nästa fält om du bläddrar genom ett stort dokument. På den här fliken kan du bläddra i alla fält, inte bara de obligatoriska.

Det här dokumentet har bara ett signaturfält och det är obligatoriskt (vilket anges av den röda asterisken). Du bläddrar genom dokument med flera ifyllbara fält.

4. Om du vill använda en signatur dubbelklickar du på fältet för att öppna signaturpanelen.

5. Skriv ditt namn i det övre fältet på signaturpanelen.

Du kan slutföra din signatur på ett av fyra sätt:

○ Teckensnitt (standard) – Acrobat Sign använder ett handstilsliknande teckensnitt på det namn du anger.

○ Rita fysiskt – Med en mus, penna eller annan pekare ritar du din signatur fysiskt. Att använda fingret på en surfplatta ger ett utmärkt resultat.

○ Bild – Om du har en stämpelbild av din signatur kan du överföra den.

○ Mobilt – Med mobilalternativet kan du omvandla signaturpanelen från skrivbordet till en mobil enhet, vilket ger dig möjlighet att skriva din signatur på en enklare enhet.

6. Klicka på Använd för att placera din signatur i signaturfältet och återgå till dokumentet.

7. När alla obligatoriska fält har slutförts klickar du på knappen Klicka för att signera längst ned i fönstret (du kan inte missa den).

Om du vill skapa en ny rapport går du till sidan Rapporter genom att klicka på fliken Rapporter och sedan på länken Skapa en ny rapport.

Sidan Skapa en ny rapport visar:

Rapportparametrar

När du konfigurerar en rapport kan flera parametrar ställas in för att anpassa resultatet. Alla parametrar som beskrivs nedan är tillgängliga. 

Skapad

Datumet för skapande är den tidsram som du vill att rapporten ska omfatta. Det kan vara en av fyra förinställda tidsramar (den här veckan, förra veckan, den här månaden, förra månaden) eller ett anpassat datumintervall.

Användare och grupper

Med den här parametern kan du köra rapporten för specifika användare eller grupper. En eller flera kan väljas eller så kan du köra rapporten för alla användare på kontot.

Dokument och arbetsflöden

Specifika dokument kan väljas att inkluderas i rapporten med det här alternativet. Dokumenten i det här fältet är biblioteksdokumenten som används på hela kontot. Enskilda dokument som bara används en gång kommer inte att listas här. 

Dokumentnamn

Den här parametern används för att inkludera eller exkludera dokument som innehåller eller inte innehåller en viss variabel. Du kan välja att inkludera eller inte inkludera den angivna strängen.

Massutskick

När den här parametern aktiveras inkluderas Massutskick-avtal i resultatrapporten

Resultatmål

Du kan ange tröskelvärden för prestanda med vyn Resultatmål. Mätarna som reflekterar prestanda visas i rapporten.

Benchmark

Parametern Benchmark är som standard inaktiverad för rapporter. Klicka på länken med rapportinställningar om du vill aktivera den.

Benchmarking är en utökad metod för att spåra avtalsförloppet och signeringsnivåerna. 

Visa avtal efter

Varje aktiverat alternativ (efter Datum, Avsändare, Grupp, Formulär, Arbetsflöde och Signaturtyp) ger en annan typ av diagram i rapporten.

Och så vidare

Parametrarna i det här avsnittet ändrar grafiken i rapporten. Om du ändrar dem från standardparametrarna kan rapportbearbetningen gå snabbare.

När du klickar på Kör rapport genereras rapporten baserat på dina parametrar. Det finns flera saker du kan göra med rapporten.

Uppdatera rapport med aktuella data

Om du klickar på länken uppdateras sidan. Den nya rapporten innehåller de senaste transaktionerna och aktiviteterna.

Spara rapport

Om du sparar rapporten kan du köra den igen i framtiden.

Dela rapport

Med delning kan du skicka rapporten till någon annan. Du behöver bara ange deras e-postadress och ett meddelande.

Schemalägg rapport

Om du anger ett schema för den här rapporten körs den med samma parametrar som du anger.

Exportera rapportdata

Om du klickar på länken visas en uppmaning om att öppna eller spara en CSV-fil. CSV-filer kan öppnas i Excel och all transaktionsinformation för avtalen i rapporten kommer att kategoriseras i de olika kolumnerna.

Skrivarvänlig version

När du klickar på länken öppnas en skrivarvänlig version av rapporten.

Du får åtkomst till redigeringsmiljön genom att:

• Skicka ett nytt dokument och aktivera alternativet Förhandsvisa och lägg till signaturfält på Skicka-sidan

• Redigera ett utkast på sidan Hantera

• Skapa en ny mall eller ett webbformulär från startsidan

• Redigera ett befintligt biblioteksdokument eller webbformulär från sidan Hantera

○ Du kan bara redigera mallar som du har överfört. I bilden nedan kan du se att den andra mallen delas av en annan användare och därför inte kan redigeras.

När redigeringsmiljön startats kan du se fem viktiga områden:

A. Formulärfältsmall – Det här alternativet visas bara om du har skapat minst en biblioteksmall för formulärfält.

B. Fältlayout och justering – visar verktygsfältet för formulärfältets storlek/justering

C. Välj mottagare (roll) – Den här listrutan visar avtalets mottagare

D. Flikar för formulärfält – Du kan välja fält som du vill lägga till i dokumentet via flikarna

E. Bakåt/Återställ/Spara mall/Spara förlopp:

► Tillbaka - Med Bakåt- knappen kan användaren navigera tillbaka till Skicka- sidan för att redigera namn och meddelande för avtalet, mottagarnas e-postadresser och de filer som är bifogade till avtalet.

► Återställ tar bort alla ändringar som gjorts i mallen sedan den lästes in eller senast sparades

►Spara som mall- När det här alternativet är markerat sparas mallen som ett separat biblioteksobjekt när avtalet har skickats. När användaren klickar på Skicka uppmanas han/hon att ange ett namn för den nya mallen

►Spara förlopp - Om du klickar på den här länken sparas mallens aktuella tillstånd

Formulärfältsmall

Om du har skapat en formulärfältsmall för dokumentet kan du välja och använda den mallen med den här uppsättningen verktyg.

Listrutan visar de formulärfältsmallar som är tillgängliga och du kan välja på vilken sida som mallen ska startas. Flera mallar kan användas.

Fältlayout och justering

Det här menyalternativet visar verktygen för justering och storleksändring av fält i förhållande till varandra. Du kan klicka på flera fält eller hålla ned skift-tangenten och markera ett område med musen för att justera dem som en grupp.

De sex ikonerna till vänster justerar fälten mot överkanten, vågrät mittlinje, nederkant, vänster, lodrät mittlinje och höger (sett från vänster till höger). 

De följande tre ikonerna fäster alla fält med samma bredd, höjd eller båda. 

Justering och storleksändring baseras på det första fältet du väljer.

Välj mottagare (roll)

Det viktigaste när du skapar formulär är att koppla de olika mottagarna med de fält de ska fylla i. Genom att först markera mottagaren i listan Mottagare kommer alla efterföljande fält som du placerar i formuläret automatiskt att kopplas till den mottagaren. När du ändrar mottagaren kommer alla nya fält som placeras att kopplas till den nya mottagaren.

När ett fält finns i ett dokument kan du ändra mottagaren som fältet tilldelats genom att dubbelklicka på fältet för att öppna fältmenyn och sedan ändra listrutan Mottagare.

Formulärfältsmenyer

Alla fält som är tillgängliga i Acrobat Sign finns i menyerna i den högra listen i fönstret. Dessa fält kategoriseras efter användning och fälttyp och de flesta kan ändras till den höjd och bredd som krävs i formuläret.

Spara som mall

När du har lagt till de nya formulärfälten i avtalet kan du spara en kopia i biblioteket innan du skickar avtalet för signering.

Markera kryssrutan Spara som mall nere till höger i redigeringsfönstret innan du klickar på knappen Skicka för att lägga till det redigerade avtalet i ditt bibliotek.

Först sparas dokumentet i ditt bibliotek.

Sedan skickas avtalet för underskrift.

Zooma, återställa och spara/skicka

Med de återstående alternativen kan du zooma in och ut ur dokumentet, återställa eller ta bort alla fält som du har placerat eller spara/skicka dokumentet i dess nuvarande skick.

Med alternativet Spara som mall sparas formuläret som en ny biblioteksmall när avtalet har skickats. Avsändaren kan namnge mallen om de klickar på knappen Skicka.

Som en god praxis bör du spara på processen ofta. Om du navigerar bort från redigeringsmiljön sparas dokumentet automatiskt. Du kommer åt den senare från sidan Hantera i Utkast- avsnittet.

1. Klicka på fliken Hem. Klicka sedan på Skapa en återanvändbar mall

Sidan Skapa en biblioteksmall visas.

2. Ange ett namn på mallen i fältet Mallnamn. Det kan ändras senare vid behov.

3. Klicka på Bläddra för att navigera till den fil på ditt lokala system som ska användas för att skapa den återanvändbara mallen. Om du skapar ett återanvändbart dokument används den här filen och dess innehåll. Om du skapar ett återanvändbart formulärfältslager inkluderas inte filens innehåll i mallen.

4. Välj lämpligt mallalternativ, antingen Skapa som återanvändningsbart dokument, Skapa som ett återanvändningsbart formulär eller Formulärfältslager eller båda.

5. Välj lämpligt behörighetsalternativ för att dela mallen.

6. Klicka på Förhandsgranska och lägg till fält. Redigeringsupplevelsen visas. 

7. Placera obligatoriska fält för de avsedda deltagarna genom att dra dem från formulärfältsflikarna och släppa dem i dokumentet

8. När du har lagt till fält klickar du på Spara

Mallen visas nu under avsnittet Mallar på sidan Hantera. Om du har delat mallen med användare i din grupp eller i organisationen genom att bevilja behörighet, visas mallen även i avsnittet Mallar på deras Hantera-sidor och de kan använda den för sändning när de vill. 

Beroende på dina företagsbehov kan flera mottagare behöva agera på ett avtal. Du kan till exempel behöva två personer för att signera ett avtal och en annan för att godkänna det eller delegera det till en annan signerare. När du skickar till flera mottagare finns även ytterligare alternativ för hur avtalet ska dirigeras: sekventiellt, parallellt eller med blandad routning. 

Den här processen gör exakt vad namnet antyder. Den används i situationer när endast du behöver signera ett dokument och skicka det till en eller flera personer. Du kan till exempel behöva skicka ett undertecknat W-9- eller sekretessavtal eller båda till en eller flera personer. Du kan skicka det signerade dokumentet till dig själv så länge du inte använder samma e-postadress som du använde för inloggning. Det beror på att en kopia av det signerade dokumentet sparas som du kan öppna via fliken Hantera. Observera att funktionen Fyll i och signera bara finns på startsidan.

1. Klicka på Fyll i och signera ett dokument på startsidan. 

3. Ange ett avtalsnamn

4. Dra och släpp filen som du vill signera eller klicka på länken Lägg till filer och sök efter/bifoga dokumentet från ditt lokala system eller en nätverksenhet

5. Klicka på Nästa.

6. Sidan Fyll i och signera visas.

                Placera allt innehåll (text, kontroller, signaturer) efter behov.

7. Klicka på Klar när du är klar

8. Sidan efter signering visas med alternativ för att skicka dokumentet, hämta en kopia, visa dokumentet på sidan Hantera eller signera ett annat dokument

Den här Massutskick-processen låter dig skicka ett dokument till hundratals personer samtidigt. Varje signerare signerar en egen kopia av dokumentet och de individuella avtalen returneras till dig. Den här processen kan användas för att samla in sekretessavtal, HR-dokument eller tillstånd. Länken till Massutskick finns på start sidan.

Massutskick-mottagare kan anges genom att antingen lägga till e-postadresser i ”Till:”-fältet eller genom att ladda upp en Comma Separated Value (.CSV)-fil med mottagaruppgifterna. Med .CSV-processen kan du fylla i data för varje signerare i förhand och därmed anpassa fältinformationen för varje person. Du kan till exempel anpassa meddelandet i e-postmeddelandet Signera som skickas till varje signerare.

Webbformulär är värddokument som kan signeras av alla som har tillgång till dem. De är idealiska för registreringar, friskrivningar eller dokument som många personer behöver öppna och signera online.

Webbformulär kan genereras i två olika former, som JavaScript eller en URL. Alternativet JavaScript innehåller den kod som behövs för att bädda in webbformuläret på din webbplats. Alternativet URL tillhandahåller en webbadress som hanteras av Acrobat Sign, och som avsändare kan använda för att få dokumentet signerat. Länken till Skapa webbformulär finns på startsidan.

Även om signeringsupplevelsen för webbformulär är densamma som en vanlig transaktion via Acrobat Sign kan webbformulär bara signeras av en signerare och motsigneras av de som du anger. 

Använd den intuitiva kontrollpanelen i Acrobat Sign Manager för att komma åt dina dokument från mobila enheter när du vill skicka och signera avtal. Den nya kontrollpanelen fungerar dessutom bättre med iOS 9 och iPad Pro. Den förbättrade sändningsfunktionen förenklar sättet du skickar dokument för signering. 

Ladda ned appen här.

Acrobat Sign Manager för Android är lokaliserat till 19 språk för att matcha Acrobat Mobile.

Ladda ned appen här.