Adobe Sign för Salesforce CPQ Connector: Installationshandbok

Sök

Senast uppdaterad den 3 jan. 2023 | Gäller även Adobe Acrobat Sign

Översikt

Adobe Sign för Salesforce CPQ Connector infogar en knapp i Salesforce CPQ-appen som ger dig möjlighet att generera ett avtal med automatisk offertbilaga och skicka dokument för e-signering direkt från Salesforce-appen.

Adobe Sign för Salesforce CPQ Connector: Installationshandboken förklarar hur du kan:

installera Adobe Sign för Salesforce CPQ connector
konfigurera offertobjekt för att skicka avtal
konfigurera CPQ för att visa åtgärden ”Generera Adobe Sign”
skapa standardmallar
generera och skicka ett avtal med en automatisk offertbilaga
konfigurera andra mallar.

Förutsättningar

Du måste ha:

Adobe Sign för Salesforce version 24.0 eller en senare version installerad.
Salesforce CPQ Summer 2022, version 238.3 eller senare version installerad.

Obs! Salesforce CPQ, version 234.4.1 och senare, inkluderar en uppgradering som stöder avancerade funktioner för avtalsgenerering med körningsvariabler.

installera Adobe Sign för Salesforce CPQ connector

Gå till komponentpaketet för CPQ-kontakten i Adobe Sign för Salesforce på Salesforces AppExchange.
Välj Hämta det nu.
Logga in på ditt Salesforce-konto med något av de följande inloggningsalternativen, om tillämpligt:
- Om du redan har ett Salesforce-konto väljer du Logga in och anger dina inloggningsuppgifter när du uppmanas till det.
- Välj Fortsätt som gäst om du inte har ett konto. Du uppmanas att skapa ett Salesforce-konto och sedan logga in med de nya inloggningsuppgifterna.
Välj ett av följande alternativ i dialogrutan som uppmanar dig att välja installationsmiljö:
- Installera i produktion
- Installera i sandlådan
I dialogrutan Bekräfta installationsinformation som visas:
- Granska installationsinformationen.
- Markera kryssrutan Villkor för att bekräfta att du har läst villkoren och godkänner dem.
- Välj Bekräfta och installera.
När du uppmanas att logga in till din Salesforce-organisation anger du dina inloggningsuppgifter och väljer sedan Logga in.
På sidan som visas väljer du först Installera för alla användare och sedan Installera.

När du ser ett meddelande om att det tar tid att installera programmet väljer du Klart fortsätta. Du får en bekräftelse via e-post när installationen är klar.

Konfigurera offertobjekt för att skicka avtal

Om du kopplar offerten till avtal som skickas med hjälp av offerten kan det vara bra att hålla dig uppdaterad om de pågående offerterna samt historiken för offerterna på ett konto.

Konfigurera CPQ för att visa åtgärden ”Generera Adobe Sign”

När du har installerat Adobe Sign för Salesforce CPQ version 1.4 eller senare måste du lägga till knappen ”Generera Adobe Sign” för att kunna generera en offert och automatiskt bifoga den till ett avtal. Så här gör du:

Gå till Inställningar > Objekt och fält > Objekthanterare.
I den vänstra kolumnen väljer du Offert.
I den vänstra panelen väljer du Sidlayouter.
Under Namn på sidlayouten väljer du Offertlayout.
I rutan Objekttyp överst väljer du Knappar.
Dra och släpp objektet Generera Adobe Sign till avsnittet Offertinformation.
Välj Spara.

Detta konfigurerar plugin-programmet.

När installationen är klar går du till Inställningar > Plattformsverktyg > Appar > Installerade paket.
För paketet Salesforce CPQ väljer du Konfigurera.
Välj fliken Plugins.
I fältet Plugin-program för elektronisk signatur anger du värdet ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin
Välj Spara.

Skapa standardmallar

För att automatiskt bifoga en offert till ett avtal redo att skickas måste du skapa en standardmall för avtalet och offerten.

Skapa en grundläggande mall för att bifoga en offert genom att följa stegen nedan: I konfigurationsstegen nedan finns anvisningar om hur du skapar en grundläggande avtalsmall där du kan bifoga en offert.

Mer information om avtalsmallar finns i avsnittet Mallar.

Obs!

När du använder alternativet Generera med Adobe Sign måste avtalsmallen endast ställas in med variabeln Avtalsmall.

Genom att konfigurera en avtalsmall med körningsvariabler blir det effektivare att skapa avtal. När avtal skapas bifogas automatiskt den genererade PDF-filen med offertdokument till avtalet. Det gör också att användare kan använda Adobe Sign-biblioteksdokument i sina avtalsmallar utöver offertdokumentet.

Gå till appstartaren och öppna Adobe Acrobat Sign för Salesforce.
Öppna fliken Avtalsmallar och välj Ny.
Tilldela ett namn på mallen och välj Spara.
På sidan för avtalsmallens uppgifter som öppnas:
1. Ange ett standard Avtalsnamn.
2. Definiera Salesforce-objektet som Offertdokumentet.
3. Välj Mappa data till avtalsfält. I dialogrutan som visas:
  
  I fältet Källtyp väljer du alternativet Offertmöjlighet (referens).
  
  I fältet Målavtal väljer du alternativet Affärsmöjlighet (referens).
  
  Välj Spara.
Sidan Mallinformation visar mappade datafält, som visas nedan.
Under fliken Bilaga:
1. Om du vill lägga till ett dokument till varje offert väljer du Överföra filer, eller också drar du filen till fältet Överföra och släpper den där.
2. För att bifoga offerten väljer du Välj dokumentkälla.
3. I dialogrutan Välj dokumentkälla som öppnas:
  
  Välj alternativet Körningsvariabel.
  
  I fältet Lägg till ett namn till körningsvariabeln anger du variabelnamnet som Offertdokument.
  
  Välj Lägg till när det är klart.
Den bifogade offerten visas enligt nedan:
Under fliken Mottagare väljer du X i det högra hörnet för att ta bort standardmottagarposten. Du väljer sedan Lägg till mottagare från objekt- eller körningsvariabel.
I dialogrutan Lägg till mottagare som öppnas:
1. Markera objekt- eller körningsvariabel: Sökning baserad på fält för huvudobjekt.
2. Välj Mottagartyp som Kontakt.
3. I fältet Huvudobjekt för källfält väljer du ID för primär kontakt.
4. Välj Spara.
Den resulterande mottagaren visas enligt nedan:
Välj först fliken Regler och sedan alternativet Ange som standardmall för alla avtal.

Du kan konfigurera andra element i mallen efter behov, till exempel avtalsmeddelande, påminnelser eller motundertecknare.
Se till att mallen anges som Aktiv och välj sedan Spara.

I App Launcher väljer du Salesforce CPQ för att öppna programmet.
I den övre menyn väljer du Offertmallar > Ny.
På sidan Ny offertmall som öppnas:
- Ange ett mallnamn.
- Markera kryssrutan Standard.
- Välj distributionsstatus som Distribuerad.
- Under Avtalsmall väljer du avtalsmallen som skapades ovan.
Välj Spara.

Generera och skicka ett avtal med en automatisk offertbilaga

När installationen är klar och alla konfigurationer är gjorda bifogas den genererade offerten automatiskt till ett avtal, och mottagaren av avtalet är faktureringskontakt i CPQ-offerten.

För att utforska och utnyttja fördelarna med Adobe Acrobat Sign och CPQ-integrering, se Adobe Sign-mallar.

Följ stegen nedan för att generera ett avtal med en automatisk offertbilaga:

Gå till App Launcher på Salesforce Lightning-sidan och öppna Salesforce CPQ.
I den övre menyn väljer du Offerter > + ny offert.

På sidan med information om ny offert som öppnas anger du följande uppgifter:
- Definiera relationen mellan offerten och Salesforce-kontot eller säljprojektet.
- Ange övriga uppgifter: betalningsvillkor, leveranssätt, rabatt samt fakturerings-/leveransinformation.
- Välj Spara.
I det övre högra hörnet väljer du rullgardinsmenyn Fler åtgärder (▼) > Redigera rader.

Detta öppnar sidan Redigera offert utan radobjekt.
Öppna produktlistan genom att välja Lägg till produkter.
I listan väljer du de produkter som du vill inkludera i offerten och klickar sedan på Välj.

Sidan Redigera offert laddas igen, den här gången med de radobjekt som du har valt.

Den här sidan gör att du kan redigera varje radobjekt för att ändra fälten för antal eller ytterligare rabatt.
När du har verifierat radobjekten väljer du Spara.
I det övre högra hörnet väljer du ▼ rullgardinsmenyn > Inkludera dokument.
På sidan Lägg till ytterligare dokument sida som öppnas, väljer du Välj fil och markerar ett dokument som du vill inkludera. När du är klar väljer du Spara.
I det övre högra hörnet väljer du ▼ rullgardinsmenyn > Generera dokument.
På sidan Generera dokument som öppnas väljer du först filen under Tillgängligt innehåll och sedan Lägg till-pilen för att flytta filen till avsnittet Inkluderat innehåll.

Filen visas i avsnittet Inkluderat innehåll.
I den övre menyn väljer du Skicka till Adobe Sign.

Då öppnas informationssidan Offertdokument.
På sidan Offertdokument som öppnas går du till filken den Relaterat > Avtal. Markera avtalsnamnet och verifiera följande:
- Avtalet har status som utkast.
- Mottagare (med primär kontakt), konto och affärsmöjlighet läggs till.
- Avtalsnamnet är det angivna mallnamnet.
- Avsnittet Filer visar offertdokumentet tillsammans med det bifogade dokumentet.
När du har bekräftat alla detaljer väljer du först Förhandsvisa och lägg till signaturfält och sedan Nästa.
I förhandsgranskningsläget lägger du till de signaturfält som krävs för alla signerare och verifierar informationen. När det är klart väljer du Skicka.

När avtalet har skickats ser du meddelandet som visas nedan. Välj OK för att stänga skärmen.

På Salesforce CPQ-sidan ändras avtalsstatusen till Skickat för signering som visas nedan.

Starta CPQ från appstartaren.
Om du vill skapa en ny offertmall väljer du fliken Offertmallar.

Offertmallen definierar den övergripande layouten och stilen för offertsidan: sidstorlek, marginaler, teckensnittsstorlek, familj och färg med mera.
Välj fliken Offerter och skapa en ny offert med följande uppgifter:
- Definiera relationen mellan offerten och Salesforce-kontot eller säljprojektet.
- Ange övriga uppgifter: betalningsvillkor, leveranssätt, rabatt samt fakturerings-/leveransinformation.
- Välj Spara.
I det övre högra hörnet väljer du rullgardinsmenyn Fler åtgärder (▼) > Redigera rader.

Detta öppnar sidan Redigera offert utan radobjekt.
Öppna produktlistan genom att välja Lägg till produkter.
Välj de produkter som du vill inkludera i offerten i listan och klicka sedan på Välj.

Sidan Redigera offert laddas igen, den här gången med de radobjekt som du har valt.

Den här sidan gör att du kan redigera varje radobjekt för att ändra fälten för antal eller ytterligare rabatt.
Välj Spara.
Så här lägger du till ett eller flera dokument i offerten:
1. I det övre högra hörnet väljer du rullgardinsmenyn Fler åtgärder (▼) > Inkludera dokument.
2. Klicka på Välj fil och bläddra i ditt lokala system efter filen som du vill inkludera.
3. När du har bifogat filen väljer du Spara.
I det övre högra hörnet väljer du rullgardinsmenyn Fler åtgärder (▼) > Generera dokument.
Offerten genereras som ett dokument och på sidan visas offerten och andra inkluderade dokument. Nu kan du lägga till de tillgängliga filerna och ändra ordning på dem. När du är klar väljer du Skicka till Adobe Sign.

Detta bifogar automatiskt offerten och filerna med inkluderat innehåll till avtalet. Faktureringskontakten på CPQ-offertposten importeras som Mottagare på avtalet.

När avtalet har skapats kan du se det associerat till Salesforce-kontot och -säljprojektet (via offertkonfigurationen) i utkaststatus (förutsatt att du har lagt till avtalsobjektet till sidlayouterna för kontot och säljprojektet).

Obs!

Om du använder sökningen efter avtalsmallar kan du konfigurera mallen för automatisk sändning och offerten skickas när den har skapats.
Så här ändrar och skickar du avtalet:
1. Välj avtalslänken för att öppna det.
2. Granska mottagarlistan och bifogade filer och redigera dem efter behov.
3. Välj Skicka.
När avtalet har skickats visas ett bekräftelsemeddelande enligt nedan.

Adobe Acrobat Sign-mallar

Acrobat Sign-mallarna ger dig stora möjligheter att automatisera konfigurationen av avtalsprocesserna samt till datapopulation till och från avtalsformulär.

Mer information finns i Guide för fältmappning och mallar.

Nedan visas en exempelkonfiguration med några alternativ som fungerar särskilt bra med Salesforce CPQ.

Fyll i avtalsfält för sändning med värden i fältet Offert

Du kan anpassa ett avtal genom att lägga till värden från offertdokumentet. Så här gör du:

Från App Launcher öppnar du Adobe Acrobat Sign för Salesforce.
I den övre menyn väljer du Avtalsmallar > Ny.
Ange Typ av huvudobjekt till SBQQ__QuoteDocument__c
Fältvärden från offertdokumentet kan då mappas till avtalet. Du kan till exempel mappa namnet på offertdokumentet till avtalsnamnet.
Välj Spara.
Under fliken Relaterat, för avsnittet Mappa data till avtalsfält väljer du Ny.
Sidan Lägg till en ny fältmappning öppnas då.
I listan Mappningsmetod väljer du Fält för huvudobjekt.
Välj Nästa.
Så här anger du fältvärde och målfält:
1. I listan Välj källfält från huvudobjekt kan du välja ett alternativ som ska användas som källa för det fältvärde som du vill importera till avtalsfältet. I det här exemplet väljer du Dokumentnamn (sträng).
2. Målavtalsfältet är det fält som du vill infoga värdet i. I det här exemplet använder du Avtalsnamn (sträng).
3. Välj Spara.
När du lägger till mappningar i mallen skapar de en lista i fliken Relaterat i mallen.
För att radera eller redigera en post öppnar du rullgardinsmenyn och väljer Radera eller Redigera.

Lägg till bifogade filer

Du kan lägga till ett offertdokument i avtal genom att följa en process som påminner om att lägga till en bifogad fil i ett avtal. När du skapar ett avtal och lägger till en bifogad fil bifogas automatiskt den genererade PDF-filen för offertdokument till avtalet.

Följ stegen nedan för att lägga till ett offertdokument i ett avtal:

Öppna Avtalsmall och välj sedan fliken Relaterat.
Välj Lägg till bifogade filer.
Välj Nytt.
I dialogrutan som visas väljer du Körningsvariabel i fältet Typ av bifogad fil och väljer sedan Nästa.

Obs! Du kan också bifoga filer från Adobe Sign-biblioteket (EchoSign), från Salesforce-innehållet, från biblioteket eller huvudobjektet.
I dialogrutan som öppnas fyller du i fältet Variabelnamn med namnet som Offertdokument och väljer sedan Spara.

Obs! Ett variabelnamn krävs eftersom en körningsvariabel har valts som bilagetyp. Om du väljer ett bibliotek som Bilagetyp visas en lista med tillgängliga dokument i det biblioteket.

Liksom Fältmappningarna, bygger en lista över bifogade filer för mallen på fliken Relaterat i mallen.

Lägg till mottagare

Du kan lägga till mottagare i Avtalsmall för att definiera ett signaturflöde baserat på dina interna rutiner. Du kan helt enkelt skicka ett avtal till kunden/undertecknaren, eller inkludera interna godkännandesteg och motsignaturer. När en PDF-fil med offertdokument bifogas till ett avtal hämtas automatiskt den primära kontakt som offertdokumentet skapades för.

Följ stegen nedan för att lägga till den primära kontakten på offerten som undertecknare med en körningsvariabel:

Öppna Avtalsmall och välj fliken Relaterat.
Välj Lägg till mottagare.
Välj Ny.
I dialogrutan som öppnas anger du informationen enligt följande:
- I fältet Källa för mottagare väljer du Körningsvariabel.
- Se till att Mottagartypen är Kontakt.
- Mottagarroll anger om kontakten ska använda en signatur. Välj Godkänn eller Delegera.
- Verifiering av undertecknare anger om mottagaren måste använda en tvåfaktorsautentisering.
  
  E-post – ingen andra faktor, e-post är den enda valideringen av mottagarens identitet.
  
  Lösenord – ett lösenord tillämpas för dokumentets signering, så att lösenordet måste anges innan dokumentet kan visas.
  
  KBA – kunskapsbaserad autentisering kan bara användas i USA och använder mottagarens socialförsäkringsnummer för att ställa flera frågor som måste besvaras innan dokumentet kan visas.
  
  Social – social autentisering innebär att undertecknaren måste autentiseras genom en annan social applikation (LinkedIn, Facebook, osv.) innan dokumentet visas.
  
  Telefon – ett sms skickas till mottagarens telefon och mottagaren måste sedan ange det sexsiffriga numret för att kunna se dokumentet.
- Mottagarmeddelande tillhandahåller ett privat meddelande till mottagaren när dokumentet öppnas för signering.
- Index är signeringsordningen för mottagaren.
- När du är klar väljer du Nästa.
I dialogrutan som öppnas, för fältet Variabelnamn skriver du PrimaryContact och väljer sedan Spara.

Listan Mottagare visas på fliken Relaterat i mallen Avtal enligt nedan.

Länka offertmallen till avtalsmallen

Du kan länka din Avtalsmall till din Offertmall för att automatisera avtalet när du genererar offerten.

Obs! När du använder alternativet Generera med Adobe Sign måste avtalsmallen endast konfigureras med variabeln för avtalsmall.

Så här länkar du objekten:

Kontrollera att fältet Avtalsmall läggs till i offertmallens sidlayout. Se hur du lägger till avtalsmallen i offertmallen i avsnittet Konfigurera offertobjekt för att skicka avtal.
Öppna Salesforce CPQ från appstartaren.
Välj fliken Offertmallar.
Redigera den offertmall som du vill associera med avtalsmallen.
I fältet Avtalsmall väljer du rätt avtalsmall.
Välj Spara.