Begär signaturer samtidigt med massutskick

Sök

Senast uppdaterad den 9 aug. 2022 | Gäller även Adobe Acrobat Sign

Massutskick låter dig ladda upp ett formulär och använda det som en mall för att skapa och skicka många (hundratals!) unika avtal, som vart och ett är dedikerat till en extern undertecknare.

Varje avtal är separerat från de andra och innehåller en egen granskningsrapport. Varje mottagare är omedveten om alla andra mottagare.

Avsändaren har åtkomst till avtalen via fliken Dokument eller via mallen Massutskick, som innehåller en rapport om Avtal som spårar den övergripande statusen för de underordnade avtal som har skapats från mallen. Dessutom kan avsändaren exportera data på fältnivå för alla slutförda avtal i ett CSV-format, med hjälp av åtgärden Hämta data för formulärfält.

Massutskick finns på:

Välj menyalternativet e-signatur i det övre navigeringsfältet och välj sedan Massutskick i rullgardinsmenyn med funktioner.
Välj Verktyg och välj Massutskick från verktygskarusellen.

Steg för massutskick

Välj verktyget Massutskick som förklarats tidigare. Sidan med uppladdning av massutskick visas.
Lägg till en fil:

Ladda upp (genom att söka eller dra och släppa) de primära filerna du använder för att skapa avtalet

Med väljaren till höger om Välj en fil kan du välja från källan där filen finns. Standard är det lokala systemet.

När en fil har valts läses konfigurationssidan in.
Lägga till deltagare:

1. Ange vilka deltagare som krävs.
- Åtgärden Signera är tilldelad som standard.
- Med åtgärden Signera kan deltagaren ange fältdata och signera avtalet.
- Stöd för upp till 50 deltagare.
- Varje deltagare i listan får ett eget avtal.
2. Ange mottagarnas e-postadresser följt av kommatecken, eller kopiera och klistra in en lista med e-postadresser i fältet E-post.

3. Konfigurera autentiseringen för varje deltagare genom att klicka på nyckelikonen till höger om deltagaren.
- E-post är den standardiserade autentiseringsmetoden för att bekräfta identiteten på varje deltagare och räcker för att i de flesta fall erhålla en lagenlig signatur.
- Du kan lägga till autentisering via lösenord för att öka säkerheten. När det är konfigurerat måste deltagaren ange lösenordet innan de kan interagera med avtalet.
- Du måste dela det här lösenordet med deltagarna på ett annat sätt.
3. (Valfritt) Lägg till dig själv och/eller kopierade mottagare
- Klicka på Lägg till mig för att lägga till dig själv som motsignerare.
- Klicka på Lägg till cc för att lägga till personer som ska få en kopia när avtalet har skickas och slutförs.
(Valfritt) Lägg till ytterligare filer vid behov.

Den första filen som valdes för att starta avtalsmallen är redan bifogad.

Överför eventuella ytterligare filer som du behöver.
- Flera filer kan laddas upp.
- Alla överförda filer sammanfogas till en fil för det slutliga avtalet.
- Den ordning filerna visas i anger hur det slutliga avtalet kommer att se ut.
  
  Du kan klicka på och dra filerna för att sortera dem.
Lägg till avtalsinformation:
- Namnge avtalet. Alla avtal som genereras från mallen Massutskick har samma avtalsnamn.
- Ändra standardtexten i fältet Meddelande efter behov.
Redigera avtalsinställningarna (valfritt):

Som standard krävs inget lösenord för att visa det slutförda avtalet och det finns inga påminnelser för deltagare
- Välj Lägg till åtkomstlösenord om du kräver att mottagarna anger ett lösenord för att öppna och se den signerade PDF-filen.
- Välj Ange påminnelse för att ställa in frekvensen för påminnelser som ska skickas tills avtalet är slutfört.
Klicka på Nästa längst upp till höger i fönstret.

Dokumentet är nu klart för att lägga till fält som du vill att signerarna ska fylla i eller signera.

Obs!

Om du har lagt till flera filer, konverteras de till PDF-filer och kombineras i ett enda dokument. Det kombinerade dokumentet öppnas så att du kan lägga till fält.
Förbered avtalet och lägg till fält:

Du kan nu lägga till nödvändiga fält i avtalet. Kom ihåg att ett signaturfält måste placeras för varje signerare (inklusive interna motsignerare).

Det finns två sätt att tillämpa fält:

1. Enkel redigering läses in som standard i de flesta instanser. Enkel redigering:
- Är begränsad till de vanligaste fälttyperna:
- Textinmatning (alla textfält markeras som obligatoriska)
- Signatur
- Signerarens namn (utskrivet)
- Signerarens e-post
- Signaturdatum (skrivskyddat, tillhandahålls av systemet)
- Kryssruta
- Placerar fält där du klickar på dokumentet.
- Tillåter storleksändring av fält genom att klicka i det nedre högra hörnet av fältet (blå triangel) och dra fältet till önskad storlek.
2. Avancerad redigering kan aktiveras genom att du väljer växlingsknappen i det övre högra hörnet. Avancerad redigering:
- Tillåter åtkomst till alla fälttyper (markerat med gult)
- Har stöd för identifiering av formulärfält (markerat med grönt)
- Har stöd för förifyllnings fält (markerat med rosa)
- Har stöd för fälttilldelning (markerat med lila och rosa)
- Har stöd för fältvalidering
- Har stöd för beräknade fält
- Har stöd för villkorliga fält
- Tillåter kontroll av fältens teckensnitt och utseende
- Placerar fält genom att dra dem från menyn till höger i dokumentet.
- Tillåter storleksändring av fält genom att klicka i det nedre högra hörnet av fältet (blå triangel) och dra fältet till önskad storlek.
Obs!

Du kan växla mellan enkelt och avancerat läge genom att välja alternativet Avancerad redigering (på||av) i det övre högra hörnet.
Välj Nästa (i det övre högra hörnet) efter att alla fält har placerats.
Granska och skicka

Granska avtalsinformationen och Skicka om allt är korrekt.
Bekräftelse

Ett bekräftelsemeddelande visas som bekräftar att avtalet har skickats.

Det finns tre alternativ för att fortsätta från sidan efter sändning:
- Hantera avtal – öppnar sidan Massutskick med alla dina avtal: spåra status, kom åt granskningshistorik, skicka påminnelse
- Skicka ytterligare dokument som massutskick – förbered ett annat dokument för att skicka till flera personer
- Klicka på Stäng för att återgå till hemsidan för Acrobat online

Hantera dina massutskick

Du kan hantera massutskick från fliken Dokument.

Gå till fliken Dokument.
Välj Massutskick i listan över Dina dokument på vänster sida av fönstret.
Klicka en gång på massutskicket som du vill komma åt, vilket öppnar snabbmenyn på höger sida av fönstret. Snabbmenyn till höger innehåller fem specifika avsnitt:

Metadata (röd kvadrat) – överst på menyn finns metadata för mallen Massutskick:
Bild av den första sidan i massutskicket
Rubriken på massutskicket
Datumet då massutskicket skickades till deltagarna
E-postvärdet för det användar-ID som skapade massutskicket
Aktuell status för hela massutskicket
Meddelandet som finns i det första e-postmeddelandet
Alla kopierade mottagare (sorterade efter e-postvärde)

Menyn Åtgärder – det här avsnittet innehåller alla åtgärder du kan vidta beträffande massutskicket (överordnad mall). Klicka på länken Visa mer längst ned till höger i avsnittet för att se alla värden:
Öppna massutskick – öppnar malldokumentet för massutskicket i skrivskyddat läge. Inga fält är tillgängliga
Påminnelser – lägg till en påminnelse till dig själv eller alla andra som fortfarande behöver signera.
Avbryt – avbryt massutskicket.
Ladda ned PDF – hämtar hela (tomma) PDF-filen.
Hämta formulärfältdata – hämtar en CSV-fil med innehållet på fältnivå för alla underordnade avtal som har skapats från det här överordnade massutskicket och som har slutförts.
Hämta enskilda filer – ger möjlighet att hämta de enskilda PDF-filerna om flera filer har använts för att skapa webbformuläret.
Dölj eller visa massutskick – dölj eller visa massutskick tar helt enkelt bort (eller lägger till) massutskick från den normala vyn av sidan Hantera.
Dela – delar massutskicket tillsammans med dess status till e-postadressen för användaren som du anger. Delade webbformulär kan visas på sidan Hantera men tillåter inte redigering.
En PDF-kopia av det överordnade massutskicksdokumentet (utan tillagda fält) skickas via e-post till den som det ska delas med.
Visa aktivitetsrapport
Visa aktuell status för alla underordnade avtal som har skapats av den överordnade massutskicksmallen.
Lägg till anteckningar – gör det möjligt för användaren att göra personliga anteckningar i massutskicket.
Sammanfattning och filter av avtal (grön fyrkant) – i avsnittet Avtal visas upp till fem värden som återspeglar antalet underordnade avtal i varje status. Om inga underordnade avtal har en viss status visas inte statusen, så du kan se färre än fem radobjekt. Om du klickar på någon av statusarna skapas en filterlista med de underordnade avtalen:
Alla – visar alla (underordnade) avtal som har skapats från massutskicket (överordnad mall).
Pågår – anger att det underordnade avtalet väntar på att deltagaren ska slutföra sin signatur.
Avbrutet – anger att antingen har avsändaren uttryckligen avbrutit det underordnade avtalet eller att deltagaren har avböjt att signera.
Slutfört – alla signaturer för avtalet har hämtats från alla parter.
Väntar på dig – anger att avtalet väntar på att avsändaren ska motsignera avtalet.
Aktivitet för den överordnade massutskicksmallen (orange kvadrat) – länken Aktivitet > längst ned i snabbpanelen öppnar en kronologisk lista över aktiveringsåtgärder som har vidtagits mot (överordnade) massutskicksmallen (t.ex. händelserna Skapa, Slutförda).