Adobe Sign för Salesforce – användarhandbok för e-postkomponent

Sök

Senast uppdaterad den 2 maj 2021

E-postkomponenten för Adobe Sign för Salesforce är kompatibel med Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook för Mac 2016 och Gmail för Business-konton med Chrome-webbläsaren.

Översikt

En Salesforce-administratör måste börja med att konfigurera komponenten i Salesforce. Sedan kan slutanvändare aktivera e-posttillägget, logga in i Salesforce och klicka på e-postmeddelanden.

Med Adobe Sign för Salesforce-tillägget kan användaren klicka på valfritt e-postmeddelande inom respektive e-postklient och få en lista över tillhörande avtal som baseras på e-postadresser i det valda e-postmeddelandet.

Användare har även möjligheten att skicka nya avtal, skicka påminnelser eller till och med avbryta ett avtal direkt från sin e-postklient.

Aktivera e-postklienten för Outlook

1. Logga in på Office 365 Outlook-kontot och välj alternativet E-post.

2. Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen.

3. Välj alternativet Hantera integreringar för att läsa in sidan Tillägg för Outlook.

4. Skriv in Salesforce i sökrutan längst upp till höger och klicka på sökikonen.

5. Klicka på knappen På till höger om alternativet Salesforce Lightning för Outlook för att aktivera integreringen.

När det är klart bör Tillagd visas under integreringen.

6. Stäng sidan Tillägg.

7. En liten Salesforce-ikon visas längst upp i e-postmeddelandet när du klickar på valfritt e-postmeddelande.

8. Klicka på Salesforce-ikonen för att öppna tilläggspanelen och visa knappen Logga in i Salesforce.

9. Klicka på knappen Logga in i Salesforce.

Ett popup-fönster visas och du uppmanas att ange dina Salesforce-användaruppgifter.

10. Ange dina inloggningsuppgifter och klicka på Logga in.

11. Popup-fönstret uppdateras till ett bekräftelsefönster. Klicka på Bekräfta om du vill slutföra integreringen.

När konfigurationen är slutförd kan du öppna Salesforce-panelen genom att klicka på Salesforce-ikonen längst upp i e-postmeddelandet.

1. Öppna det skrivbordsbaserade Outlook-programmet.

2. Klicka på ikonen Butik för att öppna sidan Tillägg för Outlook.

3. Skriv in Salesforce i sökrutan längst upp till höger och klicka på sökikonen.

4. Klicka på knappen På till höger om alternativet Salesforce Lightning för Outlook för att aktivera integreringen.

När det är klart bör Tillagd visas under integreringen.
En ny Visa-ikon läggs till i Salesforce-tilläggets menyfliksområde.

5. Stäng sidan Tillägg.

6. Klicka på Salesforce-ikonen Visa i Outlook-menyfliksområdet.

7. Klicka på knappen Logga in i Salesforce.

Ett popup-fönster för Salesforce-användaruppgifter visas.

8. Logga in i Salesforce.

Popup-fönstret uppdateras och du uppmanas att bekräfta åtgärden.

9. Klicka på Bekräfta om du vill slutföra integreringen.

När konfigureringen är slutförd kan du öppna Salesforce genom att klicka på Salesforce-ikonen Visa i Outlook-menyfliksområdet.

Hantera avtal i Outlook-tilläggsfönstret

När tillägget är aktiverat kan du klicka på valfritt e-postmeddelande och förhandsgranska avtal som är kopplade till deltagarna i e-posttråden.

Obs!

Tillägget inkluderar avtal för alla identifierade e-postadresser i e-postmeddelandet. Det omfattar alla parter som e-postmeddelandet skickades till eller som fick det som en kopia.

När du klickar på Salesforce-ikonen (antingen längst upp i e-postmeddelandet eller i Outlook-menyfliksområdet) öppnas tilläggspanelen och avtalen visas.

Antalet avtal visas längst upp på panelen. Till exempel Avtal (6).

Upp till fem avtal visas som standard, och om det finns fler än fem avtal visas länken Visa alla längst ned i listan. Klicka på länken Visa alla för att visa ett fönster med den fullständiga listan över avtal.

Avtalslistan sorteras efter avtalsstatus. Sorteringsordningen är:

För-skicka/utkast
Skickat för signatur/skickats för godkännande/väntar på kontrasignering/godkännande
Godkänt/signerat
Avbrutet/avvisat/förfallet

Inom avtalsstatusgrupperna sorteras avtalen efter Skickat den med det senaste datumet längst upp.

När du klickar på avtalsnamnet öppnas en ny flik i Salesforce som visar det fullständiga avtalet.

Tillgängliga åtgärder

Tilläggspanelen gör mer än att bara visa avtalen. När du använder det menydrivna gränssnittet kan du skapa nya avtal och använda de vanligaste åtgärderna.

Knappen Skicka nytt avtal syns väl, men precis till höger om avtalsnamnet finns en pil som öppnar menylistan för ytterligare åtgärder.

Endast menyalternativ som kan tillämpas visas i menylistan. För ett avtal med statusen Utkast visas till exempel bara alternativen Redigera och Ta bort.

Viktigt:

Du kommer inte få frågan om du vill tillämpa åtgärden. Åtgärder som väljs från menyn tillämpas omedelbart.

Skicka nytt avtal

Knappen Skicka nytt avtal öppnar Salesforce i en ny flik och påbörjar ett nytt avtal. Avsändarens e-postadress importeras automatiskt till avtalsmallen.

Konfigurera avtalet som vanligt.

Menyalternativ: Redigera

När du klickar på alternativet Redigera i menylistan öppnas en ny flik och avtalet öppnas i Salesforce.

Menyalternativ: Ta bort

Alternativet Ta bort i menylistan har två åtgärder:

Avbryta avtalet i Adobe Sign
Ta bort avtalsposten från Salesforce

Menyalternativ: Signera

Alternativet Signera är bara tillgängligt när det är din tur att signera avtalet.

När du klickar på Signera öppnas avtalet så att du kan läsa och signera det.

Menyalternativ: Påminn

När du klickar på Påminn i menylistan skickas det omedelbart en påminnelse till den aktuella signeraren.

Menyalternativ: Avbryt

Alternativet Avbryt i menylistan avbryter transaktionen i Adobe Sign och Salesforce.

Till skillnad från vid alternativet Ta bort finns Salesforce-posten kvar i Salesforce-avtalslistan med statusen ”Avbruten”.

Menyalternativ: Visa

Alternativet Visa öppnar ett nytt fönster som visar avtalets aktuella status.

Obs!

Alla menydrivna alternativ som inte omdirigerar dig till ett Salesforce-fönster visar status för åtgärden längst upp på avtalslistan.

Aktivera e-postklienten för Gmail

Salesforce-tillägget kan endast användas i webbläsaren Chrome.

Öppna webbläsaren Chrome och navigera till https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha
- Tilläggssidan öppnas.
Klicka på knappen LÄGG TILL I CHROME längst upp till höger i fönstret
- Ett popup-fönster visas för att verifiera tillägget.
Klicka på Lägg till tillägg
- Popup-fönstret uppdateras och meddelar att tillägget har installerats.
I webbläsaren Chrome öppnas ditt Gmail-användarkonto.
- På höger sida kan du se programpanelen. Längst upp finns en pil som du använda för att dölja eller visa programpanelen.
Klicka på knappen Logga in i Salesforce
- Ett popup-fönster där du uppmanas att logga in i Salesforce visas.
Logga in med dina Salesforce-användaruppgifter.

Inloggningsfönstret uppdateras för att bekräfta att du vill bevilja åtkomst till Gmail för Salesforce.
Klicka på Fortsätt.

Panelen uppdateras och du uppmanas att välja en Gmail-användare att koppla Salesforce till.
Välj en användare (vanligtvis är användaren som visas korrekt)

Om du väljer Använd ett annat konto måste du autentisera det nya Gmail-kontot innan du kan fortsätta.

Gmail-användaren du väljer kopplas till Salesforce-användaren som du använde för att logga in.

Popup-fönstret uppdateras till ett annat autentiseringsfönster som visar den Salesforce-behörighet du tilldelar.
Klicka på Tillåt.

Panelen uppdateras till en autentiseringspanel för att bekräfta att du vill länka Gmail-kontot till Salesforce kontot.
Klicka på Koppla konto.

Popup-fönstret uppdateras och visar att kontona har kopplats korrekt.
Klicka på Gå till Salesforce för att stänga popup-fönstret och gå tillbaka till Gmail.

På Salesforce-panelen till vänster visas nu knappen Skicka nytt avtal och en lista över avtal kopplade till markerade e-postmeddelanden.

Hantera avtal i Chrome-fönstret

När tillägget är aktiverat kan du klicka på valfritt e-postmeddelande och förhandsgranska avtal som är kopplade till deltagarna i e-posttråden.

Obs!

Adobe Sign-komponenten inkluderar avtal för alla namngivna e-postadresser i e-postmeddelandet. Det omfattar alla parter som e-postmeddelandet skickades till eller som fick det som en kopia.

När du klickar på pilikonen längst upp till höger i fönstret öppnas tilläggspanelen och avtalen visas.

Antalet avtal (som är kopplade till e-postadressidentiteterna i e-postmeddelandet) visas längst upp på panelen. Till exempel Avtal (7).

Upp till fem avtal visas som standard, och om det finns fler än fem avtal visas länken Visa alla längst ned i listan. Klicka på länken Visa alla för att visa ett fönster med den fullständiga listan över avtal.

Avtalslistan sorteras efter avtalsstatus. Sorteringsordningen är:

För-skicka/utkast
Skickat för signatur/skickats för godkännande/väntar på kontrasignering/godkännande
Godkänt/signerat
Avbrutet/avvisat/förfallet

Inom avtalsstatusgrupperna sorteras avtalen efter Skickat den med det senaste datumet längst upp.

När du klickar på avtalsnamnet öppnas en ny flik i Salesforce som visar det fullständiga avtalet.

Tillgängliga åtgärder

Tilläggspanelen gör mer än att bara visa avtalen. När du använder det menydrivna gränssnittet kan du skapa nya avtal och använda de vanligaste åtgärderna.

Knappen Skicka nytt avtal syns väl, men precis till höger om avtalsnamnet finns en pil som öppnar menylistan för ytterligare åtgärder.

Viktigt:

Du kommer inte få frågan om du vill tillämpa åtgärden. Åtgärder som väljs från menyn tillämpas omedelbart.

Endast menyalternativ som kan tillämpas visas i menylistan. Ett avtal med statusen utkast har till exempel bara alternativen Redigera och Ta bort.