Salesforce için Adobe Sign e-posta bileşeni, Chrome tarayıcı kullanılan Microsoft Outlook Web Uygulaması (OWA), Outlook 2016, Mac için Outlook 2016 ve Kurumlar için Gmail hesaplarıyla uyumludur.

Genel bakış

Salesforce tarafında bileşen bir Salesforce Yöneticisi tarafında yapılandırılmalıdır. Yapılandırma tamamlandığında, son kullanıcıların yalnızca e-posta eklentisini etkinleştirmeleri, Salesforce'ta kimliklerini doğrulamaları ve bir e-postayı tıklatmaları yeterlidir.

Salesforce için Adobe Sign eklentisi, kullanıcıların e-posta istemcileri içindeki bir e-postayı tıklatarak seçilen e-postada bulunan e-posta adreslerine göre ilgili sözleşmelerin listesini oluşturmalarını sağlar.

Kullanıcılar aynı zamanda, doğrudan e-posta istemcilerinden yeni sözleşmeler ve anımsatıcılar gönderebilir, hatta sözleşme iptal edebilirler.


Outlook için e-posta istemcisini etkinleştirme

Her kullanıcı, e-posta istemcisinde Salesforce'u etkinleştirmelidir. Hem masaüstü hem de web tabanlı e-posta istemcileri kullanılıyorsa her ikisinin de ilgili ortamlarında etkinleştirmeleri gerekir.

1. 365 Outlook hesabınızda oturum açın ve Posta seçeneğini işaretleyin

2. Ekranın sağ üst köşesindeki dişli çark simgesini tıklatın

3. Entegrasyonları yönet seçeneğini tıklatarak Outlook için Eklentiler sayfasını yükleyin

Manage Integrations

 

4. Sol üstteki arama kutusuna Salesforce yazın ve arama simgesini tıklatın

5. Salesforce Lightning for Outlook seçeneğinin sağ tarafında, entegrasyonu Açık konuma getirecek düğmeyi tıklatın

  • İşlem tamamlandığında entegrasyonun altında Başarıyla eklendi mesajı görülür
365 Plugin

 

6. Eklentiler sayfasını kapatın

7. Bir e-postayı tıklattığınızda e-posta gövdesinin üst kısmında küçük bir Salesforce simgesi görülür

Outlook Email-marked

 

8. Salesforce simgesini tıklatıp eklentiyi açtığınızda Log in to Salesforce (Salesforce'ta Oturum Aç) düğmesi görülür

OWA Authentication

 

9. Log in to Salesforce (Salesforce'ta Oturum Aç) düğmesini tıklatın

  • Bir kimlik doğrulama penceresi açılır ve Salesforce kimlik bilgileriniz sorulur

10. Salesforce kimlik bilgilerinizi girip Log In (Oturum Aç) seçeneğini tıklatın

OWA Credentials

 

11. Açılır pencere yenilenerek bir onay penceresi görüntülenir. Confirm (Onayla) düğmesini tıklatarak entegrasyonu tamamlayın.

OWA Confirmation

Uygulama yapılandırıldıktan sonra e-posta gövdesinin üst kısmındaki Salesforce simgesini tıklatarak Salesforce panelini açabilirsiniz.

1. Masaüstü Outlook uygulamasını açın

2. Mağaza simgesini tıklatarak Outlook için Eklentiler sayfasını açın

Add in store

 

3. Sol üstteki arama kutusuna Salesforce yazın ve arama simgesini tıklatın

4. Salesforce Lightning for Outlook seçeneğinin sağ tarafında, entegrasyonu Açık konuma getirecek düğmeyi tıklatın

  • İşlem tamamlandığında entegrasyonun altında Başarıyla eklendi mesajı görülür
  • Salesforce Eklentiniz için şeridinize yeni bir Görünüm simgesi eklenir
desktop Plugin

 

5. Eklentiler sayfasını kapatın

6. Outlook şeridindeki Salesforce Görünüm simgesini tıklatın

MS Desktop Log in button

 

7. Log in to Salesforce (Salesforce'ta Oturum Aç) düğmesini tıklatın.

  • Salesforce kimlik bilgileriniz için bir pencere açılır
MS Desk Credentials

8. Salesforce'ta kimliğinizi doğrulayın

  • Açılır pencere yenilenerek onay istenir

9. Entegrasyonu tamamlamak için Confirm (Onayla) düğmesini tıklatın

desktop Confirmation

Uygulama yapılandırıldıktan sonra Outlook şeridindeki Salesforce Görünüm simgesini tıklatarak Salesforce panelini açabilirsiniz.


Outlook eklenti penceresinde sözleşmeleri yönetme

Eklenti etkinken bir e-postayı tıklatarak bu e-posta iş parçacığındaki katılımcılarla ilgili sözleşmeleri inceleyebilirsiniz.

Not:

Eklenti, e-postada tanımlanan tüm e-posta adresleriyle ilişkili sözleşmeleri içerir. Buna, e-postanın gönderildiği veya bilgi alanına eklenmiş tüm taraflar dahildir.

Salesforce simgesi tıklatıldığında (e-posta gövdesinin üstünde veya Outlook şeridinde) eklenti paneli açılır ve sözleşmeler görülür.

Outlook SFDC Paneli

 

Panelin üst kısmında, bulunan sözleşmelerin sayısı gösterilir. ör. Agreements (Sözleşmeler) (6)

Varsayılan olarak maksimum beş sözleşme görüntülenir. Daha fazla sözleşme varsa listenin alt kısmında View All (Tümünü Görüntüle) bağlantısı görüntülenir.  View All (Tümünü Görüntüle) bağlantısı, tüm sözleşme listesinin incelenebileceği kaydırılabilir bir pencere sağlar.

Tümünü Görüntüle Bağlantısı

Sözleşme listesi, sözleşmenin Durumuna göre sıralanır. Sırlama düzeni şöyledir:

  • Pre-Send / Draft (Önceden Gönderilen/Taslak)
  • Out for Signature / Out for Approval / Waiting for Counter Signer / Approval (İmza için Gönderildi/Onay için Gönderildi/ Karşı İmza Bekliyor/Onay)
  • Approved / Signed (Onaylandı/İmzalandı)
  • Cancelled / Declined / Expired (İptal Edildi/Reddedildi/Süresi Doldu)

Sözleşmeler bölümler arasında Gönderim Tarihi'ne göre sıralanır ve en son gönderilen sözleşme en üstte yer alır.

Sözleşme adı tıklatıldığında yeni bir Salesforce penceresi açılır ve sözleşmenin tamamı görüntülenir.


Mevcut Eylemler

Eklenti paneli, yalnızca sözleşmeleri listelemekle kalmaz. Menüden yönetilen arabirimi kullanarak yeni sözleşmeler oluşturabilir ve en sık kullanılan görevleri başlatabilirsiniz.

Send New Agreement (Yeni Sözleşme Gönder) düğmesi yeterince belirgindir. Ancak sözleşme adının hemen sağ tarafında diğer eylemler için menü listesini açan bir ok bulunur.

Menü listesinde yalnızca kullanılabilir menü öğeleri yer alır. Örneğin, Draft (Taslak) durumundaki bir sözleşme için yalnızca Edit (Düzenle) ve Delete (Sil) seçenekleri görüntülenir.

Dikkat:

"Are you sure?" (Emin misiniz?) sorusu sorulur. Menü listesinden seçilen eylemler derhal yürütülür.

Outlook Menü öğeleri

Yeni Sözleşme Gönder

Tahmin edebileceğiniz gibi Send New Agreement (Yeni Sözleşme Gönder) düğmesi Salesforce'ta yeni bir sekme açarak yeni bir sözleşme başlatır.  E-postayı gönderen kişinin adresi, otomatik olarak sözleşme şablonuna içe aktarılır.

Sözleşmeyi normalde yaptığınız şekilde yapılandırın.

Menü seçeneği: Edit (Düzenle)

Menü listesindeki Edit (Düzenle) seçeneği, yeni bir sekme başlatır ve sözleşmeyi Salesforce'ta açar.

Menü seçeneği: Delete (Sil)

Menü listesindeki Delete (Sil) seçeneğiyle iki görev tamamlanır:

  • Sözleşmeyi Adobe Sign'da iptal etme
  • Sözleşme kaydını Salesforce'tan silme

Menü seçeneği: Sign (İmzala)

Sign (İmzala) seçeneği, yalnızca sözleşmeyi imzalama sırası size geçtiğinde kullanılabilir.

Sign (İmzala) seçeneğini tıklattığınızda incelemeniz ve imzanızı uygulamanız için sözleşme açılır.

Menü seçeneği: Remind (Anımsat)

Menü listesindeki Remind (Anımsat) seçeneğini tıklattığınızda geçerli imzalayana hemen bir anımsatıcı gönderilir.

Menü seçeneği: Cancel (İptal Et)

Menü listesindeki Cancel (İptal Et) seçeneğini tıklattığınızda işlem Adobe Sign ve Salesforce'ta iptal edilir.

Sil seçeneğinin tersine, Salesforce kaydı, Salesforce sözleşme listesinde "İptal Edildi" durumuyla kalır

Menü seçeneği: View (Görüntüle)

View (Görüntüle) seçeneğini tıklattığınızda sözleşmenin geçerli durumunu görebileceğiniz yeni bir pencere açılır.

Not:

Bir Salesforce penceresine yönlendirilmeyen tüm menüden yönetilen seçenekler, sözleşme listesinin üst kısmında yapılan işlemin başarı durumunu bildirir

Outlook Eylem Onayı


Gmail için e-posta istemcisini etkinleştirme

Salesforce eklentisi yalnızca Chrome tarayıcısına eklenebilir, dolayısıyla işlevleri Chrome'un kullanımı ile doğrulanır.

  1. Chrome tarayıcısını açın ve şu bağlantıya gidin: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Bu şekilde eklenti sayfası açılır 
  2. Pencerenin sağ üst kısmındaki CHROME'A EKLE düğmesini tıklatın

    • Ekleme işlemini doğrulamak için bir açılır pencere görüntülenir
    click_add_to_chrome
  3. Eklentiyi ekle seçeneğini tıklatın

    • Açılır pencere yenilenerek eklentinin yüklendiği doğrulanır
    add_extension
    extension_verification
  4. Chrome tarayıcısında Gmail kullanıcı hesabınızı açın.

    • Sağ tarafta uygulama paneli görülür. Üstte uygulama panelini daraltmak veya genişletmek için kullanabileceğiniz bir ok vardır
  5. Salesforce'ta Oturum Aç düğmesini tıklatın

    • Bir açılır pencere görüntülenir ve Salesforce'ta kimliğinizi doğrulamanız istenir. 
    installed_app
  6. Salesforce kimlik bilgilerinizi kullanarak oturum açın.

    • Kimlik doğrulama penceresi yenilenerek Salesforce için Gmail'e erişim izni vermek istediğiniz doğrulanır.
    Authentication
  7. Devam Et seçeneğini tıklatın

    • Panel yenilenerek Salesforce'a bağlamak istediğiniz Gmail kullanıcısını seçmeniz istenir.
    give_access
  8. Bir kullanıcı seçin (Genelde görüntülenen kullanıcı doğru kullanıcıdır)

    • Use another account (Başka bir hesap seç) seçeneğini işaretlediğinizde devam edebilmek için yeni Gmail hesabının kimliğini doğrulamanız istenir
    • Seçtiğiniz Gmail kullanıcısı, mantık olarak daha önce o kullanıcı olarak kimlik doğrulama yaptığınız Salesforce kullanıcısıyla ilişkilidir.
    • Açılır pencere yenilenerek Salesforce'a erişim izni verdiğinizi gösteren başka bir doğrulama penceresi görüntülenir.  
    pick_a_user
  9. İzin Ver seçeneğini tıklatın

    • Panel yenilenerek Gmail hesabını Salesforce hesabına bağlamak istediğinizi doğrulayan bir panel açılır.  
    grant_access_to_salesforce
  10. Hesabı Bağla seçeneğini tıklatın

    • Açılır pencere yenilenir ve hesapların başarıyla bağlandığı belirtilir.
    link_account
  11. Salesforce'a Git seçeneğini tıklattığınızda açılır pencere kaybolur ve sayfa tekrar Gmail'e yönlendirilir.

    verification_of_linkedaccount

    Soldaki Salesforce panelinde artık Send New Agreement (Yeni Sözleşme Gönder) düğmesi ve seçtiğiniz tüm e-posta adresleriyle ilişkili sözleşmelerin listesi görüntülenir. 


Chrome penceresinde sözleşmeleri yönetme

Eklenti etkinken bir e-postayı tıklatarak bu e-posta iş parçacığındaki katılımcılarla ilgili sözleşmeleri inceleyebilirsiniz.

Not:

Adobe Sign bileşeni, e-postada tanımlanan tüm e-posta adresleriyle ilişkili sözleşmeleri içerir. Buna, e-postanın gönderildiği veya bilgi alanına eklenmiş tüm taraflar dahildir.

Pencerenin sağ üst köşesindeki ok simgesi tıklatıldığında eklenti paneli açılır ve sözleşmeler görünür

Etkinleştirilmiş Uygulama

Panelin üst kısmında, bulunan sözleşmelerin sayısı (e-postaya eklenen e-posta adresi kimlikleriyle ilişkili) belirtilir. ör. Sözleşmeler (7)

Varsayılan olarak maksimum beş sözleşme görüntülenir. Daha fazla sözleşme varsa listenin alt kısmında Tümünü Görüntüle bağlantısı görüntülenir.  Tümünü Görüntüle bağlantısı, tüm sözleşme listesinin incelenebileceği kaydırılabilir bir pencere sağlar.

Listelenmiş çift

Sözleşme listesi, sözleşmenin Durumuna göre sıralanır. Sırlama düzeni şöyledir:

  • Pre-Send / Draft (Önceden Gönderilen/Taslak)
  • Out for Signature / Out for Approval / Waiting for Counter Signer / Approval (İmza için Gönderildi/Onay için Gönderildi/ Karşı İmza Bekliyor/Onay)
  • Approved / Signed (Onaylandı/İmzalandı)
  • Cancelled / Declined / Expired (İptal Edildi/Reddedildi/Süresi Doldu)

Sözleşmeler bölümler arasında Gönderim Tarihi ölçütüne göre sıralanır ve en son gönderilen sözleşme en üstte yer alır.

Sözleşme adı tıklatıldığında yeni bir Salesforce penceresi açılır ve sözleşmenin tamamı görüntülenir.


Mevcut Eylemler

Eklenti paneli, yalnızca sözleşmeleri listelemekle kalmaz. Menüden yönetilen arabirimi kullanarak yeni sözleşmeler oluşturabilir ve en sık kullanılan görevleri başlatabilirsiniz.

Yeni Sözleşme Gönder düğmesi yeterince belirgindir. Ancak sözleşme adının hemen sağ tarafında diğer eylemler için menü listesini açan bir ok bulunur.

Tam Menü Listesi

Dikkat:

"Are you sure?" (Emin misiniz?) sorusu sorulur. Menü listesinden seçilen eylemler derhal yürütülür.

Menü listesinde yalnızca kullanılabilir menü öğeleri yer alır. Örneğin, Draft (Taslak) durumundaki bir sözleşme için yalnızca Edit (Düzenle) ve Delete (Sil) seçenekleri görüntülenir.

Sınırlı menü seçenekleri

Yeni Sözleşme Gönderme

Tahmin edebileceğiniz üzere Yeni Sözleşme Gönder düğmesi Salesforce'ta yeni bir sekme açarak yeni bir sözleşme başlatır.  E-postayı gönderen kişinin adresi, otomatik olarak sözleşme şablonuna içe aktarılır.

Sözleşmeyi normalde yaptığınız şekilde yapılandırıp gönderin.

Menü seçeneği: Edit (Düzenle)

Menü listesindeki Düzenle seçeneği, yeni bir sekme başlatır ve sözleşmeyi Salesforce'ta açar.

Menü seçeneği: Delete (Sil)

Menü listesindeki Delete (Sil) seçeneğiyle iki görev tamamlanır:

  • Sözleşmeyi Adobe Sign'da iptal etme
  • Sözleşme kaydını Salesforce'tan silme

Menü seçeneği: Sign (İmzala)

İmzala seçeneği, yalnızca sözleşmeyi imzalama sırası size geçtiğinde kullanılabilir.

İmzala seçeneğini tıklattığınızda incelemeniz ve imzanızı uygulamanız için sözleşme açılır.

Menü seçeneği: Anımsat

Menü listesindeki Anımsat seçeneğini tıklattığınızda geçerli imzalayana hemen bir anımsatıcı gönderilir.

Menü seçeneği: İptal Et

Menü listesindeki İptal Et seçeneğini tıklattığınızda işlem Adobe Sign ve Salesforce'ta iptal edilir.

Sil seçeneğinin aksine Salesforce kaydı, Salesforce sözleşme listesinde "İptal Edildi" durumunda kalır

Menü seçeneği: Görüntüle

Görüntüle seçeneğini tıklattığınızda sözleşmenin geçerli durumunu görebileceğiniz yeni bir pencere açılır.

 

Bir Salesforce penceresine yönlendirilmeyen tüm menüden yönetilen seçenekler, sözleşme listesinin üst kısmında yapılan işlemin başarı durumunu bildirir

Menü Başarı mesajı