Adobe Sign'ı Workday ortamlarında kullanmak isteyen kullanıcılar için hızlı başlangıç kılavuzu.
Genel bakış
Bu belgede, Workday yöneticileri için imza alınması gereken durumlarda Workday Kurumsal Süreçlerinin Adobe Sign'ı da içerecek şekilde özelleştirilmesine yönelik gerekli adımlar verilmiştir. Bir yapılandırma kılavuzu olan bu belge, Workday için kapsamlı bir eğitim kılavuzu olarak tasarlanmamıştır.
Adobe Sign'ı Workday ile kullanabilmek için Kurumsal Süreç Çerçevesi, kiracı Ayarları, Raporlar ve Workday Studio Entegrasyonu gibi Workday öğelerini oluşturma ve değiştirme hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir.
Workday içinden Adobe Sign'a Erişme
Adobe Sign elektronik imza özelliği, Business Process Framework (Kurumsal Süreç Çerçevesi) (BPF) içinde ve Distribute Documents (Belge Dağıtma) görevi olarak "Review Document step" (Belge İnceleme adımı) şeklinde görünür.
Review Document (Belge İnceleme) Adımı
Workday için Adobe Sign, Workday'deki 400'den fazla Kurumsal Süreçten herhangi birine eklenebilen Review Document (Belge İnceleme) adımı ile görüntülenir. Bu Kurumsal Süreçler arasında "Offer" (Teklif), "Distribute Documents and Tasks" (Belge ve Görev Dağıtımı) ve "Propose Compensation" (Maaş Teklifi) sayılabilir.
Workday topluluğunun Review Document (Belge İnceleme) adımı hakkında sunduğu kapsamlı belgelere şuradan ulaşabilirsiniz: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
İşlevsel bir Belge İnceleme adımı tanımlama:
- Bir Review Document (Belge İnceleme) adımı girin
- Review Document (Belge İnceleme) adımında görev alacak grupları (rolleri) belirtin.
Document Review (Belge İnceleme) adımını yapılandırma:
- eSignature Integration type (e-İmza Entegrasyon Türü) seçeneğini eSign by Adobe (Adobe tarafından e-İmza) olarak belirtin
- İmza Izgarasına satır ekleme
- İmza ızgarası, belgenin imza için yönlendirildiği seri sırayı belirtir. Her satırda, bir veya birkaç rol olabilir ve her satır imzalama sürecindeki bir adımı temsil eder
- Belirli bir adımdaki rolün her üyesi bir imzalama etkinliğinin beklemede olduğuna ilişkin bildirim alır
- Roldeki bir kişi imza attığında, satır adımı tamamlanmış olur ve belge bir sonraki satır adımına geçer
- Tüm satırlar imzalandığında Review Document (Belge İnceleme) adımı tamamlanmış olur
- İmzalanacak belgeyi belirtin. Bir Teklif Kurumsal Süreci üzerinde çalışıyorsanız Generate Document (Belge Oluştur) adımındaki belgeyi kullanabilirsiniz. Aksi durumda, mevcut bir belge veya rapor seçin.
- İstediğiniz sayıda belge için 3. adımı tekrarlayın
4. (isteğe bağlı) "Decline to sign" (İmzalama reddedildi) işlemlerini görmek için bir "redirect user" (kullanıcıyı yönlendirme" adımı ekleyin. Kullanıcılar reddettiğinde Workday, belgeleri inceleme için yapılandırılmış bir güvenlik grubuna yeniden yönlendirir.
Review Documents (Belge İnceleme) adımındaki ilgili işlemler menüsünden Business Process (Kurumsal Süreç) > Maintain Redirect (Yeniden Yönlendirmeyi Koru) öğesini seçin. Ardından şunları seçin:
- Send Back (Geri Gönder): Güvenlik grubu üyelerinin kurumsal süreçteki bir adımı bir önceki adıma göndermesini sağlar. Kurumsal süreç bu adımdan yeniden başlar.
- Move to Next Step (Bir Sonraki Adıma Taşı): Güvenlik grubu üyelerinin kurumsal süreçteki bir adımı bir sonraki adıma geçirmesini sağlar.
- Security Groups (Güvenlik Grupları): Kurumsal süreç akışındaki adımları yeniden yönlendirmek için güvenlik grupları seçin. Bu istemde görüntülenen güvenlik grupları, Redirect (Yeniden Yönlendirme) bölümünde yer alan kurumsal süreç güvenlik politikasında seçilmiştir.
Kurumsal Süreç Adımı Notları
Son derece güçlü olan Kurumsal Süreç Çerçevesi burada açıklanamayacak kadar kapsamlıdır. Ancak dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:
- Her Kurumsal Sürecin bir tamamlanma adımı olmalıdır
- Bu adım, ideal olarak kurumsal sürecin sonundadır
- Tamamlanma adımı, arama simgesinin ilgili eylem menülerinden ayrı ayarlanır
- Bu ancak BP'yi "görüntülerken" mümkündür. BP "düzenlenirken" yapılamaz
- Kurumsal sürecin her adımı sırayla yürütülür
- Sıra değerini değiştirerek adım sırasında değişiklik yapabilirsiniz
- "c" ve "d" öğeleri arasına bir adım girmek için yeni öğeyi "ca" olarak belirtin
Örnek: Offer (Teklif)
Offer BP (Teklif Kurumsal Süreci), Offer BP'nin yürütüleceği şekilde yapılandırılması gereken Job Application Dynamic BP'nin (İş Başvurusu Dinamik Kurumsal Süreci) alt sürecidir. Job Application (İş Başvurusu) durumu "Offer" (Teklif) veya "Make Offer" (Teklif Sunma) alanına taşındığında tetiklenir.
Bu örnekte, Review Document (Belge İnceleme) adımında Kuzey Amerika ve Japonya için Dynamic Document (Dinamik Belge) adımı kullanılmaktadır.
Bu BP ile şunlar yapılır:
- BP'yi başlatan kişiden aday için maaş teklifi yapması istenir (adım b).
- Geçerli ülkenin Japonya OLMADIĞINI test etmek için bir adım koşulu kullanın
- Değer true ise İngilizce bir belge kullanan "ba" adımını uygulayın
- Değer false ise Japonca bir belge kullanan "bb" adımını uygulayın
- Adım "bc" Document Review (Belge İnceleme) adımıdır
- Bu, imza sürecinin tanımlandığı adımdır
- Adım "d" teklif sunmak için karar noktasıdır
- Bu, tamamlanma adımıdır ve zorunludur
"ba" adımında oluşturulan Dinamik belge, Offer Letter (Teklif Mektubu) olarak adlandırılır ve Rapid Offer (Hızlı Teklif) adı verilen tek bir metin bloğu içerir. Gerektiğinde başlık, selamlama, maaş, stok, kapatma, koşullar gibi birçok metin bloğu ekleyebilirsiniz.
Aşağıdaki Dinamik teklif mektubu Workday zengin metin düzenleyicisinde oluşturulmuştur.
Gri renkle vurgulanan öğeler, bağlamsal verileri referans alan Workday tarafından sağlanmış nesnelerdir.
{{Köşeli parantez}} içindeki öğeler Adobe Metin etiketleridir.
Review Document (Belge İnceleme) adımında, dinamik belge önceki adımı referans alır ve iki imzalama grubu ile sırayla imza sürecini tanımlar.
Aşağıda resmi görülen davranışla, dinamik olarak oluşturulan belge önce işe alma Müdürüne, ardından da Adaya yönlendirilir.
Örnek: Distribute Documents (Belge Dağıtma)
Workday 30'da kullanıma sunulan Mass Distribute Documents or Tasks (Belgeleri veya Görevleri Toplu Olarak Dağıtma) görevi, bireysel imzalayanlardan oluşan büyük gruplara (<20K) tek bir belge göndermek amacıyla kullanılabilir. Her bir belge için tek bir imza ile sınırlıdır. Dağıtım işlemi, arama çubuğundan "Create Distribute Documents or Tasks" (Belgeleri veya Görevleri Dağıtma İşlemi Oluşturma) öğesine erişerek gerçekleştirilir.
Örnek: Global Modern Services ile tüm yöneticilere çalışan özsermaye seçim formu gönderin. İsterseniz yalnızca bireysel yöneticilere de gönderebilirsiniz.
Dağıtımın ilerleme durumunu takip etmek için View Distribute Documents or Tasks (Belgeleri veya Görevleri Dağıtma İşlemini Görüntüle) raporuna da erişebilirsiniz.
Örnek: Reporting (Raporlar)
Workday, zengin bir rapor altyapısına sahiptir. Adobe Sign sürecinin ayrıntılarını görmek için Review Document Event (Belge İnceleme Etkinliği) öğelerini inceleyin.
Aşağıda, Adobe Sign işlemleri ve durumlarını inceleyen tüm BP'lerde çalıştırılabilecek basit bir özel rapor görülmektedir.
Aşağıdaki rapor, bir uygulama kiracısındaki Offer (Teklif), Onboarding (İşe Başlatma) ve Propose Compensation (Maaş Teklifi) adlı Kurumsal Süreçler incelenerek oluşturulmuştur.
Görebileceğiniz öğeler şunlardır:
- İmza için gönderilen belgeler
- İlişkili BP adımı
- İmza için bekleyen bir sonraki kişi
İmzalanan Belgeler
Workday imza döngüsü, Adobe Sign tarafından e-postayla gönderilen tüm bildirimleri önler. Kullanıcılar, bekleyen eylemler hakkındaki bilgileri Workday gelen kutularından alır.
Bir belge tüm İmza Grupları tarafından imzalandıktan sonra, imzalanan belgenin bir kopyası e-postayla İmza Grubunun tüm üyelerine dağıtılır.
Bu davranış istendiği takdirde önlenebilir (Adobe Sign Başarı Müdürü veya Adobe Sign Destek ekibi ile görüşün).
Workday'de, imzalanan belgelere tüm süreç kaydından erişilir.
- Çalışan belgelerine Worker Profile (Çalışan Profili) alanından ulaşılır
- Aday belgeleri (teklif mektupları) Candidate (Aday) profilinde bulunur
Aşağıda, Chris Foxx adlı aday için imzalanan bir teklif mektubu görülmektedir.
Destek
Workday Desteği
Entegrasyonun sahibi olan Workday, entegrasyonun kapsamı hakkındaki sorular, özellik istekleri veya entegrasyonun günlük işleyişinde görülen sorunlar için ilk iletişim noktanız olmalıdır.
Workday topluluğu, entegrasyon ile ilgili sorunların giderilmesi ve belge oluşturulması hakkında pek çok faydalı makale sunar:
e-İmza Entegrasyonları ile ilgili sorunları giderme
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g
Review Documents (Belge İnceleme) Adımı:
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Dinamik Belge Oluşturma
https://community.workday.com/node/176443
Teklif Belgesi Oluşturma Yapılandırması hakkında ipuçları
Adobe Sign Desteği
Entegrasyon içinde imza alınamadığı veya bekleyen imzaların bildirimleri gönderilemediği takdirde entegrasyon ortağı olan Adobe Sign ile iletişim kurulmalıdır.
Adobe Sign Müşterilerinin destek için Müşteri Başarı Müdürü (CSM) ile iletişime geçmeleri gerekir. Alternatif olarak, Adobe Teknik Destek Bölümüne 1-866-318-4100 numaralı telefondan ulaşılarak ürün listesi için beklendikten sonra 4 ve 2 (istenen şekilde) girilebilir.
Belgelere Adobe Metin Etiketleri Ekleme
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf
İndir
