自動化自訂傳送工作流程

概觀

自動工作流程偵測」功能可讓管理員在 PDF 的第一頁上安裝唯一字元字串,以在檔案層級控制其合約版本。這個唯一字串會新增至「自訂工作流程」,讓傳送者上傳檔案時,Acrobat Sign 能以邏輯方式連線上傳的檔案和工作流程。

如此一來,組織便能在樣板範本上產生自訂文件,以自動化合約結構並透過範本置入表單欄位,大幅減少傳送者設定及撰寫個別合約的時間。

傳送者如何使用自動化的工作流程

使用者透過「首頁」頁面上的「從資料庫開始 > 從我的電腦選擇檔案」按鈕上傳 PDF 檔案時,便會觸發自動工作流程偵測。

  • 使用除「從資料庫開始 > 從我的電腦選擇檔案」按鈕以外的任何方法/介面上傳檔案時,會完全略過自動偵測程序。
  • 只有 PDF 檔案會觸發工作流程偵測。 
    • 嘗試上傳非 PDF 格式的文件會導致「無效文件」錯誤。
「首頁」中顯示出展開的檔案選擇器,並強調顯示「從我的電腦選擇檔案」選項

檔案上傳後,Acrobat Sign 會評估上傳檔案的第一頁,尋找可能的「相符文字」字串。

符合「相符文字」參數的任何字串,都會與傳送者透過其群組成員資格存取之任何工作流程所使用的「相符文字」字串進行比對。

如果檔案中的「相符文字」字串符合「工作流程相符文字」,則傳送者會被轉送至相關工作流程的自訂撰寫頁面。

  • 上傳的檔案會自動附加,且不得移除。
  • 如果工作流程可在組織層級使用,那麼傳送者可選擇傳送合約的群組。
  • 如果工作流程與一個群組相關,則群組選擇器會自動設定為與該工作流程相關聯的值,而且不可變更。 
  • 所有其他工作流程選項,皆可如手動選擇的工作流程一般使用。
秘訣:

工作流程可設定為套用「表單欄位圖層」,免除傳送者預覽和新增簽名欄位的需求。

「自訂撰寫」頁面,顯示附加檔案和其他設定元素。

在驗證合約的最終設定之後,傳送者「傳送」合約。

如何設定自動化的工作流程

定義「相符文字」

強烈建議您制定如何建立「相符文字」字串的計畫。如果您有上百個工作流程,或者您的帳戶使用多個群組,而其中某些群組使用類似的表單,那麼您會發現「相符文字」字串的命名慣例非常重要。 

「相符文字」字串的需求為:

  • 每個「相符文字」字串在客戶的 Acrobat Sign 帳戶中都必須是唯一的。
  • 代碼必須是長度介於 20 到 30 個字元之間的連續字元字串。 
  • 此字串只能包含英數字元、破折號「-」,以及底線「_」字元。不允許英文句號或空格。

決定「相符文字」慣例時,請考慮:

  • 該表單是否有您可以納入的現有文件 ID (例如 W-4 或 NDA)
  • 該表單是否有簡單易懂的明顯版本 (例如 W-4_2024 或 NDA_Q1-2024)
  • 是否應包含與工作流程有關的群組名稱 (例如:HR-W-4_2024 或 Lgl_NDA_Q1-2024)
  • 其他文件建立者可以使用和理解哪種合理的版本字串類型 (例如 HR-W-4_2024_ver1_1 或 Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

請記住,字串必須介於 20-30 個字元之間,所以請填入有意義的內容,以利日後的維護作業。

將「相符文字」新增至您的文件 PDF

「相符文字」字串必須位於上傳檔案的第一頁。

文字可以是任何顏色或大小。

一般而言,文件角落會有版本編號,但您可以將字串置於第一頁的任何位置:

顯示「相符文字」的 PDF 頁尾

將「相符文字」新增至您工作流程的「工作流程資訊」標籤

建立新工作流程 (或編輯現有工作流程),以在「工作流程資訊」標籤上新增「相符文字」字串:

工作流程設計工具的「工作流程資訊」標籤,強調顯示「相符文字」欄位。

註解:

將「相符文字」字串新增至工作流程並無法阻止手動使用工作流程。

設定「文件」標籤以包含上傳的 PDF

工作流程必須設定為接受「文件」標籤的上傳檔案。若要設定該文件:

  1. 選取「新增文件」連結,為一個文件 (檔案) 新增一列。
  2. 提供「文件標題」。建立合約時,此值會顯示在傳送者的「撰寫」頁面上。建議「文件標題」要反映出該文件就是所上傳的檔案,以免傳送者混淆。
  3. 將「檔案」與「文件名稱」欄位留白。
  4. 一般建議勾選「必填」方塊,使其在使用者介面中顯示為必要元素,如此可減少使用者為何無法取代它的疑問。不過「必填」核取方塊不會對機制造成影響,因為上傳的檔案會自動附加,且無論核取方塊的設定方式為何,傳送者都無法移除。

如果您的程序允許傳送者在合約中新增額外/支援內容,則可將其他文件新增至範本。

「文件」標籤強調顯示著「新增檔案」連結,其中包含為已上傳 PDF 設定的新增檔案

思考如何在合約中套用表單欄位

透過範本程序新增表單欄位,可避免傳送者在自己的欄位中花費時間撰寫,同時確保欄位都已正確放置,且已命名以便用於最終報告。

自動工作流程偵測可與包含文字標籤或設計為 AcroForm 的 PDF 搭配使用。

或者,可從「文件」標籤將表單欄位圖層新增至工作流程,以套用所有簽名相關及資料收集的欄位。這需要事先建立範本:

  1. 使用與您所設計包含「相符文字」的相同 PDF 來建立範本
    • 在範本名稱中加入「相符文字」字串,以便快速找到該範本。
    • 將範本同時設定為文件和表單欄位圖層。
    • 請確定誰可以使用此範本的範圍符合工作流程中定義的範圍。
  2. 將欄位編寫至範本中。
  3. 儲存」範本

若要將表單欄位圖層新增至工作流程,請執行下列步驟:

  1. 開啟工作流程並導覽至「文件」標籤。
  2. 選取「表單欄位圖層」區段中的「新增文件」圖示。
    • 選擇器面板會顯示所有可用的表單欄位圖層 (透過您的群組選擇)。
  3. 選取正確的表單欄位圖層。
  4. 選取「確定」以完成附加。
「文件」標籤強調顯示「表單欄位圖層」欄位,並有表單欄位選擇器嵌入在其中。

註解:

除了 PDF 中包含的所有欄位 (文字標籤或 AcroForm) 外,還會套用「表單欄位圖層」。

「相符文字」值會顯示在工作流程清單中

具有「相符文字」值的工作流程會在「自訂工作流程」清單上顯示該值:

強調顯示著「相符文字」欄的工作流程清單。

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