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概述

元件庫範本可讓使用者建立可重複使用、互動式文件。 這些文件可像單一簽名欄位 (例如保密合約) 或是高度複雜的表單 (像是稅務/入職培訓文件) 一樣簡單。

在您使用相同檔案來定義合約的任何位置,您都可以建立範本來加快將文件傳送給簽署者的速度,確保最終簽署合約的一致性,並被動地確保您的團隊一律使用最新的文件版本。

可以兩種方式來定義範本: 表單欄位圖層和文件。

  • 表單欄位圖層 正是在上傳檔案中套用的欄位。適合以自訂內容動態建立合約,但使用標準化格式的公司。只需點擊幾下滑鼠,就能上傳檔案,並套用欄位圖層來放置所有欄位。
  • 文件 包含欄位以外的基本檔案。不具備動態內容的樣板文件最適合用在這裡,像是稅務表單、申請書和保密合約。

註解:

建立範本的使用者就是物件的擁有者。只有擁有者才能編輯範本或調整權限層級。

無法將範本的擁有權移轉給另一個使用者。

此文章會說明:

  • 如何在 Adobe Sign 應用程式中建立元件庫範本
  • 如何在「管理」頁面將元件庫範本重新命名
  • 如何編輯範本類型
  • 如何變更範本的存取權限

建立元件庫範本

  1. 若要建立資料庫範本,請按一下「首頁」標籤,然後選取「建立文件範本」

    新增範本
  2. 會載入「建立元件庫範本」的設定頁面。

    「範本名稱」欄位中輸入範本名稱。

    如果您沒有確實輸入範本的名稱,此欄位會採用第一份新增文件的名稱。

  3. 將您的檔案拖放至「檔案」區段,或按一下「檔案」欄位右上角的「新增檔案」連結來瀏覽您的系統。

    您可以視需要附加多個檔案來建立一個更大的範本。

  4. 設定「範本類型」:

    • 可重複使用的文件 - 此選項會儲存完整文件、內容和表單欄位
    • 可重複使用的表單欄位圖層 - 此選項僅會儲存要套用至不同文件的表單欄位圖層 (使用相同版面配置的不同內容)
    • 二者 - 兩個範本類型皆可使用

    註解:

    您可以隨時透過編輯範本屬性來變更範本類型。

  5. 設定誰可以使用此範本

    此設定將會根據上傳使用者來授與範本存取權:

    • 限本人 - 此選項將僅允許上傳使用者使用範本
    • 群組中的任何使用者 - 若將範本設定在群組層級,將會在範本與上傳使用者所屬的群組間建立邏輯關聯。此群組的所有成員皆可存取範本
      • 將上傳範本的使用者移至其他群組將不會破壞此範本與群組的關聯
    • 我所在機構中的任何使用者 - 帳戶中的每位使用者皆有使用範本的存取權。

    註解:

    在所有情況下,只有上傳使用者可編輯或刪除範本。

    其他使用者可以在範本套用至合約後,於傳送程序間選取預覽和新增簽名欄位來操作範本。此動作會編輯分立合約的範本屬性,且不會變更根範本。

  6. 按一下「預覽和新增簽名欄位」,將範本傳送至編寫環境

    create_library_template
  7. 接著系統會開啟「拖放」編寫環境。將欄位從右側邊欄拖曳至您想要的文件位置。

    註解:

    依預設,所有放置的欄位都會指派給第一位收件者。您可以變更所放置欄位的接收者,方法是存取「收件者」下拉式清單,然後變更選取的收件者。

    place_fields
  8. 完成新增欄位後,按一下「儲存」


變更元件庫範本名稱

變更範本名稱非常簡單,只需幾個步驟。為舊範本重新命名以持續更新為修訂版本,或標示您要保留的過時範本。

註解:

只有建立範本的使用者可編輯或刪除該範本。

  1. 選取「管理」索引標籤來導覽至您的範本

  2. 選取左側邊欄中的「範本」篩選器

  3. 按一下您想要選取的範本,然後按一下右側邊欄中的「編輯範本」連結,以在拖放製作環境中開啟範本

    按一下範本的「編輯」連結
  4. 展開「範本屬性」區段:

    • 「範本名稱」欄位中按一下
    • 輸入想要的名稱
    按一下範本的「編輯」連結
  5. 完成時,請按一下「儲存」


變更元件庫範本的範本類型

範本類型會定義您的範本是否包含基本內容以及是否僅由欄位構成。

  1. 選取「管理」索引標籤來導覽至您的範本

  2. 選取左側邊欄中的「範本」篩選器

  3. 按一下您想要選取的範本,然後按一下右側邊欄中的「編輯範本」連結,以在拖放製作環境中開啟範本

    按一下範本的「編輯」連結
  4. 展開「範本屬性」區段:

    您可以在「範本類型」區段定義範本類型

    • 可重複使用的表單欄位圖層 - 僅包含可套用至已上傳文件的欄位 (作為圖層)
    • 可重複使用的文件- 在套用欄位圖層的情況下包含一些特質文件。
      • 沒有放置任何欄位是可接受的
    按一下範本的「編輯」連結
  5. 完成時,請按一下「儲存」


變更元件庫範本的權限層級

範本權限層級決定您帳戶中,其他使用者可存取的內容,以及是否可使用此範本。

  1. 選取「管理」索引標籤來導覽至您的範本

  2. 選取左側邊欄中的「範本」篩選器

  3. 按一下您想要選取的範本,然後按一下右側邊欄中的「編輯範本」連結,以在拖放製作環境中開啟範本

    按一下範本的「編輯」連結
  4. 設定誰可以使用此範本

    此設定將會根據上傳使用者來授與範本存取權:

    • 限本人 - 此選項將僅允許上傳使用者使用範本
    • 群組中的任何使用者 - 若將範本設定在群組層級,將會在範本與上傳使用者所屬的群組間建立邏輯關聯。此群組的所有成員皆可存取範本
      • 將上傳範本的使用者移至其他群組將不會破壞此範本與群組的關聯
    • 我所在機構中的任何使用者 - 帳戶中的每位使用者皆有使用範本的存取權。
    按一下範本的「編輯」連結
  5. 完成時,請按一下「儲存」

  • 因為範本的建立者就是擁有者,且擁有權無法移轉給另一個使用者,我們建議您盡可能指定一個使用者作為範本的管理者。這會大幅改善您的能力,讓您有效地維護範本。
  • 如果您的範本中有許多欄位,請經常儲存!雖然按下「儲存」後會返回「管理」頁面,但總比遺失工作好!
  • 聰明地命名文件上的欄位,長期下來會對您有所幫助。如果您計畫轉存簽署者輸入的資料,命名欄位可讓資訊清楚有條理,更加容易閱讀。

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