限制文件可見性

概觀

有限文件可見性」(LDV) 設定允許合約包含多個檔案,並根據所啟用的設定和合約的設定方式,選擇性地向收件者顯示檔案。

使用案例範例包括:

  • 需要內部監督或核准後,才能傳送給客戶的銷售合約。
  • 在接受工作邀請函後要傳送的新聘僱文件。
  • 在最初簽署者範圍之外,需要進行內部處理的人力資源文件。

以下是介紹整體使用方式的快速影片:

可用性:

只有企業授權計劃能使用「有限文件可見性」功能。

設定範圍:

LDV 可在帳戶和群組層級啟用

文件可見性的運作方式

LDV 規則可在帳戶和群組層級啟用。

LDV 規則只會公開已明確指派給任何指定收件者的檔案內容。

系統至少會新增一個指派給收件者的欄位,以將檔案內容指派給該收件者。

  • LDV 是以檔案為基礎,而不是以頁面為基礎。如果檔案有 40 頁,而收件者有在一個頁面上指派給這些頁面的一個欄位,收件者就可以查看該檔案的所有這 40 頁。
  • 如果檔案未針對收件者包含任何欄位,則會從該收件者的檢視中排除整個檔案。
  • 如果有四個檔案,而收件者需要查看所有這四個檔案,則至少必須將一個欄位套用到每個檔案的其中一個頁面。
  • 如果需要頁面層級控制,則必須將檔案拆分成多個個別檔案,每個檔案包含一個頁面。
LDV 範例

在右側的範例中,有兩位簽署者,以及一份合約中的兩份文件。

「簽署者 1」會看到這兩份文件,因為兩份文件上都有一個指派的欄位 (「欄位 1」和「欄位 2」)

「簽署者 2」只會看到「文件 2」,因為「文件 1」上沒有指派的欄位。 

  • 因為「欄位 3」已指派給「簽署者 2」,所以會顯示「文件 2」。
註解:

LDV 規則應符合兩項必要條件:

  • 必須有一個以上的收件者
    • 收件者包含新增至簽署/核准程序的任何使用者
    • 「副本」當事人並非收件者。
  • 必須有一個以上新增至合約的檔案
    • 檔案」是用來建立合約的任何附件 (.doc、.xls、.pdf、PNG 等)

如果不符合上述任何一項要求,則會針對該合約暫停 LDV 規則。

設定

您可以導覽至全域設定 > 有限文件可見性」,以評估此功能的控制項

「全域設定」標籤反白顯示 LDV 控制項。

簽署者將僅看到包含簽名、縮寫簽名或指派給他們之資料登入欄位的檔案是啟用 LDV 體驗和從屬控制項組的根控制項。如果停用此控制項,收件者體驗中就會停用整個 LDV。

所有收件者和副本當事人都能隨時看到所有檔案。

LDV 已停用

參與者

在簽署過程中

合約完成時

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

所有文件

所有文件

外部收件者

所有文件

所有文件

內部副本

所有文件

所有文件

外部副本

所有文件

所有文件

外部封存收件者

NA

所有文件

啟用根 LDV 控制項後,根據您偏好的體驗,有三種其他設定可控制可見性:

將 LDV 與 REST API v6 搭配使用

傳送者可使用 REST API v6 來明確授予文件可見性。

REST API v6 呼叫會忽略 UI 中的所有文件可見性設定,因為 API 呼叫會覆寫帳戶/群組層級設定。

唯一一個繼續存在的行為是:如果為特定收件者指定了表單欄位,傳送者就必須指定文件標籤。 

注意事項

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