限制文件可見性

限制收件者的文件可見性

有限文件可見性」(LDV) 設定允許合約包含多個檔案,並根據所啟用的設定和合約的設定方式,選擇性地向收件者顯示檔案。

使用案例範例包括:

  • 需要內部監督/核准後才能傳送給客戶的銷售合約。
  • 在接受工作邀請函後要傳送的新聘僱文件。
  • 需要在最初簽署者範圍之外進行內部處理的人力資源文件。

以下是介紹整體使用方式的快速影片:

有限文件可見性」涉及幾個特定術語:

使用者與 UserID

  • 使用者這個廣義用語泛指透過直接登入、同盟驗證或整合功能來存取 Adobe Acrobat Sign 的任何人。使用者可能擁有多個用於 Acrobat Sign 驗證的電子郵件地址 (因此,使用者可能有多個 userID)。
  • UserID 是 Adobe Acrobat Sign 中已通過驗證的特定物件。實際 ID 是系統指派的編號,可確保唯一 (使用者) 物件的識別。UserID 通常等於電子郵件地址,因為這兩者在系統中都是唯一值。使用者可以變更其電子郵件地址,但可能無法變更 UserID。  在邏輯上,所有資產都與其建立的 UserID 相關聯。

內部與外部當事人

  • 內部當事人是屬於以同一個 Acrobat Sign 帳戶做為傳送 userID 的 userID。
    • 值得注意的是,同一間公司中的使用者可能各自有不同的 Acrobat Sign 帳戶。Acrobat Sign 不會根據電子郵件網域或公司名稱做出假設。唯一相關的關聯是 UserID 是否包含在同一個 accountID 內。
  • 外部當事人可識別不屬於傳送 userID 帳戶的任何 userID。
    • 如果參與者的電子郵件未列於帳戶的「使用者」清單中,則會定義為外部當事人。

文件可見性的運作方式

系統會在帳戶/群組層級中啟用 LDV 規則。

LDV 規則只會公開已明確指派給任何指定收件者的檔案內容。

系統至少會新增一個指派給收件者的欄位,以將檔案內容指派給該收件者。

  • LDV 是以檔案為基礎,而不是以頁面為基礎。如果檔案有 40 頁,而收件者有在一個頁面上指派給這些頁面的一個欄位,收件者就可以查看該檔案的所有這 40 頁。
  • 如果檔案未針對收件者包含任何欄位,則會從該收件者的檢視中排除整個檔案。
  • 如果有四個檔案,而收件者需要查看所有這四個檔案,則至少必須將一個欄位套用到每個檔案的其中一個頁面。
  • 如果需要頁面層級控制,則必須將檔案拆分成多個個別檔案,每個檔案包含一個頁面。
LDV 範例

在右側的範例中,有兩位簽署者,以及一份合約中的兩份文件。

「簽署者 1」會看到這兩份文件,因為兩份文件上都有一個指派的欄位 (「欄位 1」和「欄位 2」)

「簽署者 2」只會看到「文件 2」,因為「文件 1」上沒有指派的欄位。 

  • 因為「欄位 3」已指派給「簽署者 2」,所以會顯示「文件 2」。
註解:

LDV 規則應符合兩項必要條件:

  • 必須有一個以上的收件者
    • 收件者包含新增至簽署/核准程序的任何使用者
    • 「副本」當事人並非收件者。
  • 必須有一個以上新增至合約的檔案
    • 檔案是用來建立合約的任何附件 (.doc、.xls、.pdf、.png 等)

如果不符合上述任何一項要求,則會針對該合約暫停 LDV 規則。

設定選項

若啟用此項,LDV 有可修改合約行為及其檢視方式的三項設定:

UI 中的 LDV 設定

簽名者將僅看到包含簽名、縮寫簽名或指派給他們的資料登入欄位的檔為啟用 LDV 體驗和控制項組的根設定。停用「
簽名者將僅看到包含簽名、縮寫簽名或指派給他們的資料登入欄位的檔」時,則會在收件者體驗中停用整個 LDV。

所有收件者和副本當事人都能隨時看到所有檔案。

LDV 已停用

參與者

簽署期間

已完成的合約

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

所有文件

所有文件

外部收件者

所有文件

所有文件

內部副本

所有文件

所有文件

外部副本

所有文件

所有文件

外部封存收件者

NA

所有文件

根據所啟用設定的文件可見性:

只啟用「簽名者將僅看到包含簽名、縮寫簽名或指派給他們的資料登入欄位的檔」時:

  • 傳送者能隨時看到所有檔案內容
  • 收件者只能在簽署期間及合約完成後看到自己已明確加入其中的檔案
  • 副本當事人不會看到任何檔案內容。
LDV 已啟用

參與者

簽署期間

已完成的合約

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

獲派文件

獲派文件

外部收件者

獲派文件

獲派文件

內部副本

外部副本

外部封存收件者

NA

所有文件

啟用「我的帳戶中的簽名者和 CC 將看到所有檔」時:

  • 所有內部 userID (相對於傳送使用者) 都能看到所有檔案內容。
  • 外部收件者只會在簽署期間及合約完成後看到他們獲派的檔案內容。
  • 外部副本當事人不會看到任何檔案內容。
LDV 可允許內部代理人查看所有檔案

參與者

簽署期間

已完成的合約

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

所有文件

所有文件

外部收件者

獲派文件

獲派文件

內部副本

所有文件

所有文件

外部副本

外部封存收件者

NA

所有文件

「簽名者和副本接收者在接收簽名的合約時將看到所有檔案」已啟用時:

  • 收件者只會在簽署程序期間看到其獲派的檔案內容
  • 副本當事人不會在簽署程序期間看到任何檔案內容

一旦合約完成,所有收件者和副本當事人都能查看所有檔案內容。

LDV 會在完成後公開所有檔案

參與者

簽署期間

已完成的合約

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

獲派文件

所有文件

外部收件者

獲派文件

所有文件

內部副本

所有文件

外部副本

所有文件

外部封存收件者

NA

所有文件

此設定會啟用 LDV 規則,並允許所有內部 userID (相對於傳送者) 在簽署循環期間檢視所有檔案內容。

合約完成後,所有使用者都能檢視所有檔案內容

LDV 可允許內部代理人查看所有檔案

參與者

簽署期間

已完成的合約

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

所有文件

所有文件

外部收件者

獲派文件

所有文件

內部副本

所有文件

所有文件

外部副本

所有文件

外部封存收件者

NA

所有文件

如果您打算接受書面簽名,則應啟用此選項,但請注意,在包含書面簽名時,LDV 規則並不適用。

在所有情況下,在包含書面簽名時,會針對該合約暫停 LDV 規則。

適用於書面簽名的 LDV

參與者

簽署期間

已完成的合約

傳送者

所有文件

所有文件

內部收件者

所有文件

所有文件

外部收件者

所有文件

所有文件

內部副本

所有文件

所有文件

外部副本

所有文件

所有文件

外部封存收件者

NA

所有文件

將 LDV 與 REST API v6 搭配使用

傳送者可使用 REST API v6 來明確授予文件可見性。

REST API v6 呼叫會忽略 UI 中的所有文件可見性設定,因為 API 呼叫會覆寫帳戶/群組層級設定。

唯一一個繼續存在的行為是:如果為特定收件者指定了表單欄位,傳送者就必須指定文件標籤。 

POST /agreements REST API v6 端點有可用來控制文件可見性之行為的三個參數。

AgreementInfo

參數名稱

類型

必填

描述

documentVisibilityEnabled

布林值

合約的選用文件可見性參數。必須指定此參數並設為 true,才能啟用文件可見性。


ParticipantSetInfo

參數名稱

類型

必填

描述

visiblePages

字串[]

應設為可讓此參與者集中的參與者查看的 FileInfo.label 清單。


CcInfo

參數名稱

類型

必填

描述

visiblePages

字串[]

應設為可讓此副本中的參與者查看的 FileInfo.label 清單。


HTTP 狀態碼

HTTP 狀態碼

原因

描述

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

參與者集中的一或多個可見頁面標籤無效。

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

CC 中的一或多個可見頁面標籤無效。

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

啟用的文件可見性已設為 false,因此無法為任何參與者集或副本指定檔案資訊索引。

GET /agreements/{agreementId} REST API v6 端點可用來擷取參與者與文件之間的關係

AgreementInfo

參數名稱

類型

描述

documentVisibilityEnabled

布林值

若為 true,已為此合約啟用文件可見性。


ParticipantSetInfo

參數名稱

REST 物件

描述

visiblePages

字串[]

應設為可讓此參與者集中的參與者查看的 FileInfo.label 清單。


CcInfo

參數名稱

REST 物件

描述

visiblePages

字串[]

應設為可讓此副本中的參與者查看的 FileInfo.label 清單。

如果 GET /agreements/{agreementId} 回報「已取消」狀態,這可能是因為一或多個無效文件可見性參數值。

使用 GET /agreements/{agreementId}/events 來擷取失敗原因。

錯誤訊息

條件

包含 <參與者電子郵件> 的其中一個 participantSet 中的 fileInfoIndex <FileInfo 索引> 已遺失

<標籤> 必須指定為參與者 <參與者電子郵件> 的 visiblePages

已透過 AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM 和 Event.comment 的 Event.type 值記錄以上失敗。


注意事項....

「有限文件可見性」與數位簽名憑證不相容。

若啟用 LDV,則會從應用程式內編寫環境中移除數位簽名物件。

如果具有數位簽名欄位的合約已在啟用 LDV 規則的狀態下傳送,將會觸發錯誤:

由於因為有限文件可見性,不支援 <欄位名稱> 數位簽名欄位。

如果 userID 可以檢視包含附件欄位的檔案,則也有權限可以檢視附件內容。

取代收件者同樣會照常運作,只有一項例外如下:

  • 當合約的「傳送者」列為「非簽署角色」的收件者,且已停用「我帳戶中的簽署者和副本收件者將看到所有檔案」時,可能就不會自行更換。

若已啟用我的帳戶中的簽名者和 CC 將看到所有檔

  • 內部收件者只能委派給另一位內部使用者
  • 外部收件者無法委派給內部使用者
    • 嘗試這麼做會擲回此錯誤:「您的帳戶管理員不允許委派給此人」。

只要參與者尚未檢閱合約,就能編輯檔案和欄位 (使用「修改合約」功能)。

任何角色均可使用 LDV。 

如果您有非簽署收件者,則該收件者至少必須將一個欄位放置在您要讓他們存取的所有檔案上。

如果收件者沒有任何可見的檔案 (因為未放置任何欄位),則會觸發錯誤: 

參與者 <電子郵件> (<參與者角色>) 沒有任何可見的文件

「大量傳送」的使用方式與其他合約相同。 

傳送合約時,所有具有簽署角色的收件者至少都必須有一個必填 (而不是選填或依條件) 簽名欄位。

如果一或多個簽署者沒有必填簽名欄位,則會新增額外頁面至合約結尾處,並且會為所有簽署者新增簽名區塊 (提供所有簽署者該最後一頁的檢視)。

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