在合約上更換收件者

更換收件者」功能設計用於更新尚未完成合約動作的任何收件者 (電子郵件地址)。在您輸入錯誤的電子郵件地址時,或是收件者無法參與而必須變更為其他人時,此動作非常實用。

如何更換收件者

若要在客戶使用的介面中更換收件者,只能由合約的原始傳送者執行,且必須透過其「管理」頁面設定。

  1. 從「管理」標籤,按一下您想要編輯的合約。

    • 被選定的合約記錄會以藍色螢光標示。
  2. 將滑鼠移到要編輯的收件者上 (右側邊欄)。

    • 資訊泡泡會在左側彈出。
  3. 視已啟用的設定而定,泡泡中會顯示一或多項設定:

    • 更換收件者 - 此選項可用於更換收件者,拒絕他們進一步存取合約
    • 新增替代收件者 - 新增替代收件者會加入新的收件者,同時保留原始收件者及其完成合約的能力
    更換收件者 UI

  4. 資訊泡泡會變更並要求新收件者的電子郵件地址

    • 輸入新收件者的電子郵件地址,以及給對方的訊息 (選擇性)。
    • 選取「替換」。
    輸入新的電子郵件和訊息

    在更新呼叫出舊的和新的電子郵件值後,成功橫幅會顯示在頁面頂端:

    成功訊息

活動清單和稽核報告

 

活動清單」會顯示收件者對他人的委派。

活動清單中的「已更換收件者」

 

 

稽核報告」也會適當反映收件者的更換

稽核報告中的「已更換收件者」

如何進行設定

預設情況下,「更換收件者」功能會以新收件者完全更換目前的收件者。

使用「個人服務」計劃的使用者可能無法變更此預設設定。

如果帳戶擁有多項授權,系統會提供在帳戶或群組層級變更預設行為的選項,並視情況允許合約寄件者選取最適合當下狀況的選項。

在管理員 UI 中更換收件者的控制項

管理員必須回答兩個問題:

應如何預設帳戶/群組行為?

  • 只有新收件者能參與 – 這是原始預設動作
    • 此選項會將「更換收件者」選項插入使用者的「管理」頁面選項中
    • 如果主要的考量是已將合約傳送給錯誤的收件者,比較適合使用這個選項
  • 原始收件者與新收件者都能參與 – 此為「包括」動作
    • 此選項會將「新增替代收件者」選項插入使用者的「管理」頁面選項中
    • 如果主要的考量是簽名流程因收件者請假或無法連絡而有所延誤,比較適合使用這個選項

是否應允許合約寄件者變更預設設定?

  • 藉由核取「我的帳戶中的使用者可選擇原始收件者是否可在更換後參與」核取方塊,您可以同時將「更換收件者」和「新增替代收件者」選項加入使用者的「管理」頁面選項中

注意事項

您只能更換尚未完成其合約動作的收件者。

不可更換被指派委派者角色的收件者

透過「大量傳送」傳送的合約無法使用「更換收件者」功能。

您可以多次更換相同的收件者索引

  • 使用「包括」選項時,潛在的收件者人數會增加
  • 如果您在任何時候使用「更換」動作,則整份目前收件者清單將更換為一個新提名的地址

您可以個別更換「收件者群組」中的收件者,並且可以新增收件者

  • 沒有任何選項可以在不更換收件者的情況下,僅僅移除單一收件者

並行參與順序的收件者可以分別更換。

混合路由順序定義的收件者可以分別更換。

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