Створення доступних файлів PDF

Важливо, щоб вміст був доступний для якомога ширшої аудиторії та відповідав стандартам і нормам доступності, як-от WCAG 2.0 і Розділу 508 Закону уряду США про реабілітацію. «Доступний» електронний документ – це той, який оптимізовано для пристроїв зчитування з екрана й інших допоміжних пристроїв, якими користуються люди з обмеженими можливостями. Створення доступного вмісту також відіграє ключову роль в оптимізації документів PDF для успішного індексування за допомогою пошукових систем в Інтернеті.

Досягнення такого роду доступності вимагає позначення всього вмісту документа на основі його ієрархічної структури (заголовки, абзаци, списки, таблиці тощо) та лінійне упорядкування вмісту від початку до кінця. Додатковою вимогою для доступних документів є ідентифікація нетекстового вмісту, наприклад, графіків і зображень, у контексті й описі показаних зображень.

InDesign пропонує прямий і простий процес, що різко скорочує час та зусилля, необхідні для створення доступних документів PDF із макету InDesign. Більшість завдань виконуються в межах InDesign за винятком кількох останніх кроків, які виконуються в Adobe Acrobat. Це дозволяє розміщувати ієрархічну й структурну інформацію у файлі InDesign, що робить оновлення швидшими та простішими, коли вам потрібно внести зміни в доступний документ PDF.

Щоб створити доступний файл PDF, потрібно:

• InDesign для підготовки документа, який буде експортовано у форматі PDF зі спеціальними можливостями, відповідно до інструкцій, наведених у цій статті.
• Acrobat для завершення створення доступного документа. Ці дії не можна виконати за допомогою безкоштовної програми Adobe Reader.

Процес створення доступних файлів PDF

Ви можете виконати більшу частину роботи, необхідної для належної структуризації та підготовки документа для доступності, прямо в InDesign, а після експорту файлу в Acrobat залишиться всього кілька дій. У документі InDesign можна вказати структурну ієрархію документа та порядок вмісту. Таку структуру буде збережено на випадок, якщо потім ви захочете змінити документ і експортувати новий файл PDF.

Необхідні кроки в InDesign

Послідовне використання стилів абзацу InDesign у документі критично важливе для ефективного й успішного експорту вмісту в PDF. Стилі має бути створено на основі їх ієрархічної структури (основний заголовок, вторинні заголовки, підзаголовки тощо). Їх потрібно належним чином застосовувати відповідно до їх ієрархічної ролі в документі.

Під час створення стилів InDesign установлюйте для кожного стилю Експорт тегів (у діалоговому вікні «Стиль абзацу» розділу «Параметри») відповідно до його ролі в документі PDF – абзац (P), заголовки від 1 до 6 (H1–H6) або артефакт. Таблиці та марковані й пронумеровані списки розпізнаються автоматично в процесі експорту та позначаються відповідним чином.

Зображення в макеті друку можуть з’являтися в будь-якому місці розвороту, і зрячі користувачі можуть зв’язати зображення та відповідний текст під час читання. Пристрої зчитування з екрана обробляють вміст лінійно. Оскільки пристрої зчитування з екрана використовують засоби звукового відтворення тексту для опису зображень, їх слід розміщувати якомога ближче до тексту, що стосується зображення. За допомогою функції перетягування об’єктів InDesign можна розмістити посилання на зображення у відповідному місці, не змінюючи макет друку.

Пристрої зчитування з екрана можуть вказувати лише на наявність зображення. Щоб вони могли описати вміст зображення, потрібно надати альтернативний текст. У розділі Параметри експорту об'єкта в InDesign ви можете вказати альтернативний текст із метаданих у файлі зображення або додати альтернативний текст у будь-яке зображення, графіки чи групи об’єктів у макеті.

У доступному файлі PDF зміст, закладки, гіперпосилання та перехресні посилання можуть діяти як елементи навігації у вмісті. Вони також дозволяють користувачам пристрою зчитування з екрана ефективно користуватися документом за допомогою посилань, створених цими елементами.

Порядок додавання тегів у документ PDF є важливим для його читабельності. На панелі «Статті» в InDesign можна точно визначити, який вміст документа буде позначено тегами та в якому порядку. Ви можете додати вміст, перетягуючи кадри й об’єкти на панель «Статті», а потім упорядковуючи їх у потрібному порядку читання. Крім того, можна розбити вміст на дрібніші статті, не впливаючи на макет сторінки.

Для доступності й оптимізації пошукових систем для файлу PDF потрібно вказати заголовок документа й опис його вмісту. Коли ви зберігаєте цю інформацію в діалоговому вікні Інформація про файл InDesign, вона автоматично передається Acrobat як необхідні метадані.

Коли ви використовуєте параметри експорту файлу PDF (друкованого або інтерактивного) в InDesign, теги, упорядкування та закладки, установлені в макеті, перетворюються на структуру тегів, порядок і схему навігації отриманим документом PDF.

Необхідні кроки в Acrobat

В InDesign не можна вибрати мову документа. Це потрібно зробити в розділі «Додаткові параметри» в діалоговому вікні Властивості документа Acrobat.

За умовчанням Acrobat відображає ім’я файлу PDF на панелі заголовка вікна документа. Щоб зробити документ доступним, цей заголовок слід замінити на заголовок, указаний у діалоговому вікні «Інформація про файл InDesign». Для цього в параметрах початкового перегляду в діалоговому вікні Властивості документа Acrobat виберіть опцію «Заголовок документа» замість «Ім’я файлу».

Структура, створена на панелі «Статті InDesign», зберігається в експортованому файлі PDF, але ви маєте віддати команду Acrobat врахувати цю структуру. Щоб скористатися порядком, визначеним структурою документа InDesign, виберіть усі сторінки на панелі «Мініатюри сторінок Acrobat», натисніть «Властивості сторінки» в меню «Параметри», а потім – Використовувати структуру документа для порядку табуляції.

Після завершення цих дій підтвердьте, що документ не має помилок, вибравши опцію Повна перевірка з інструментів доступності Acrobat.

Створення доступного файлу PDF

Додайте вказівки з експорту тегів до стилів абзацу

Визначення тегів експорту в стилі абзацу створює зв’язок між текстом, що використовує цей стиль, і його роллю в семантичній структурі документа PDF. Для одного з восьми основних тегів PDF можна призначити будь-який стиль абзацу.

Якщо ви не призначите теги експорту, усі стилі мають значення за умовчанням «Автоматично». Налаштування «Автоматично» враховує будь-яке додавання тегів до стилю на основі XML, яке могло бути встановлено у старішому процесі на основі XML. Якщо не встановлено зв’язки стилю й XML, налаштування «Автоматично» переводить їх у тег <p> в Acrobat. Документ не буде додатково аналізуватися для визначення структури заголовків. Через цю стандартну поведінку чітке призначення тегів експорту стилям абзацу – важливим крок у створенні доступного документа.

Параметри «Експорт тегів» для стилю можна встановити в розділі «Експорт тегів» у діалоговому вікні «Стиль абзацу». Якщо ви використовуєте функцію «Маркери та нумерація» InDesign, марковані та пронумеровані списки позначаються, відповідно, як невпорядковані або впорядковані списки та конвертуються автоматично залежно від параметрів, обраних у процесі експорту. Створені вручну списки не визнаються елементами списку.

Параметри «Експорт тегів» InDesign дозволяють використовувати дві різні схеми додавання тегів. Параметри для EPUB і HTML не стосуються параметрів для файлів PDF, які потрібно встановити самостійно. Хоча роль, призначена конкретному абзацу, буде, імовірно, однаковою для двох, у файлі PDF доступно менше функцій і немає спеціальних параметрів додавання тегів.

Якщо проєкт уже має стилі, ви можете зіставити всі стилі в документі за один крок, вибравши опцію Редагувати всі теги експорту в меню панелі «Стилі абзацу». У діалоговому вікні, що з’явиться, виберіть опцію PDF та призначте теги PDF зі спадного меню в правому стовпці для імен стилю абзацу в лівому стовпці.

В Acrobat карта ролей відображає зв’язки між стилем заголовка InDesign і тегом H1, а також між заголовком розділу та тегом H2, обидва з яких було призначено в параметрах експорту тегів для відповідних стилів в InDesign.

Додайте альтернативний текст за допомогою параметрів експорту об’єкта

Для зображень у доступному документі PDF потрібно додати альтернативний текст, щоб зображення можна було описати за допомогою пристрою зчитування екрана чи допоміжного пристрою. Ви можете додати альтернативний текст для зображення через панель структури XML або за допомогою параметрів експорту об’єкта (Об’єкт > Параметри експорту об’єкта). Це діалогове вікно немодальне, тож воно може залишатися відкритим під час роботи в документі, що дозволяє швидко переходити між зображеннями та призначати метадані без повторного закривання та відкривання діалогового вікна.

У діалоговому вікні «Параметри експорту об’єкта» є три вкладки: Альт. текст, PDF із тегами і EPUB і HTML. Альтернативний текст застосовується до робочих процесів як із файлами PDF, так і для EPUB/HTML. Альтернативний текст можна створити зі структури XML документа (якщо є) або метаданих XMP зображення (якщо є). Або ви можете безпосередньо додати альтернативний текст до певного екземпляра зображення в макеті, вибравши опцію «Інше» у спадному меню «Джерело альтернативного тексту».

Метадані XMP для зображення доступні як потенційний альтернативний текст в InDesign. Визначення альтернативного тексту з метаданих XMP – це найкращий вибір у більшості випадків, оскільки зв’язок між альтернативним текстом і метаданими файлу є динамічним. Якщо метадані змінюються, альтернативний текст оновлюється під час оновлення посилання на зображення в документі InDesign. Якщо не включати альтернативні теги для всіх зображень, це призведе до пізніших помилок у процесі під час запуску перевірки доступності Acrobat.

У кінцевому документі PDF альтернативний текст відображається як підказка, коли користувач наводить курсор на зображення.  Крім того, альтернативний текст читається як опис зображення, коли використовується функція читання вголос Acrobat або якщо PDF читається на допоміжному пристрої або через програмне забезпечення для зчитування екрана.

Прив’яжіть зображення до тексту

Коли зображення розміщено на сторінці в макеті друку, їх необов’язково розміщувати поруч із копією, що посилається на них. Для зрячих користувачів незвично, щоб текст містив посилання на зображення, розташоване в іншому місці документа. Однак коли ви впорядковуєте вміст для доступного документа PDF, ці зображення слід описати відповідною точкою у вмісті. InDesign дозволяє розмістити в тексті посилання на зображення, що зчитується машиною, прив’язавши графічний кадр із зображенням до відповідного місця в текстовому кадрі.

У кожному кадрі InDesign і групи об’єктів відображається невеликий синій квадрат у верхньому краї. Щоб прив’язати об’єкт у доступному місці в тексті, не змінюючи початкове положення об’єкта, натисніть і утримуйте синій квадрат, а потім перетягніть його в потрібне місце в тексті й відпустіть. Синій квадрат змінюється на значок прив’язки, що вказує, що об’єкт прив’язано.

У файлі PDF тег «Зображення» для прив’язаного зображення відображається у відповідному тезі <body_copy> в головній статті та буде описуватися альтернативним текстом у цій точці та посилатися на нього.

Установіть порядок читання на панелі «Статті»

Панель «Статті InDesign» дозволяє встановити порядок читання вмісту документа для Acrobat повністю в межах InDesign, не використовуючи структурну панель XML. Acrobat розуміє цей порядок і дотримуватиметься його в експортованому файлі PDF, щойно ви доручите це зробити в Acrobat.

Щоб установити порядок читання в InDesign, відкрийте панель «Статті» (Вікно > Статті) та натисніть потрібний об’єкт або об’єкти на сторінці, щоб включити їх у статтю. Перетягніть об’єкти на панель «Статті» та відпустіть мишку. Об’єкти перераховано в порядку, у якому ви їх натискаєте. Назвіть статтю, коли з’явиться відповідний запит, або збережіть за умовчанням назву «Стаття 1». Крім того, ви можете використовувати команду «Вибрати все» (Cmd/Ctrl-A) і натиснути кнопку «Нова стаття» в нижній частині панелі «Статті», щоб додати всі вибрані об’єкти та створити нову статтю за один крок (її можна перейменувати пізніше). Об’єктам даються імена за умовчанням на основі типу об’єкта та вмісту. Якщо об’єкту вже було призначено певне ім’я на панелі «Шари», це ім’я буде збережено на панелі «Статті».

Додаючи нову статтю на панель «Статті» InDesign, виберіть опцію Включити під час експорту (за умовчанням), щоб у статтю було додано правильні теги, а її – належним чином упорядковано у файлі PDF.

Організуйте свій вміст на панелі «Статті», перетягуючи елемент у статті вгору або вниз, поки всі елементи не опиняться в потрібному порядку. Порядок читання – згори донизу. Упорядкування на панелі «Статті» не впливає на положення та зовнішній вигляд елементів на сторінці InDesign. Крім того, ви можете додати елементи з різних частин макета до вже наявної статті, перетягнувши їх зі макета на панель «Статті» або вибравши їх і натиснувши опцію «Додати виділення до вибраних статей» у меню панелі «Статті». Щоб правильно розділити структуру вмісту, можна створити кілька статей.

Додайте закладки, перехресні посилання та гіперпосилання для навігації

Перехресні посилання, гіперпосилання та закладки забезпечують зручне читання для зрячих користувачів, а також є важливими інструментами навігації для людей із порушенням зору. Ці механізми навігації є засобом, за допомогою якого користувачі з обмеженими можливостями переміщуються документом, а також переглядають його вміст і спосіб упорядкування. Зміст (TOC), згенерований в InDesign, може автоматично додавати закладки, коли в діалоговому вікні «Вміст» вибрано параметр «Створити закладки PDF». Крім того, на панелі «Закладки» можна додавати користувацькі закладки незалежно від динамічного змісту (Вікно > Інтерактивне > Закладки). Ви можете зв’язати закладки з прив’язками тексту (закладки, створені, коли вибрано певний текст призначення) або сторінками (закладки, створені під час перегляду сторінки в InDesign, без вибраного тексту).

Закладки можна впорядкувати ієрархічно на панелі закладок InDesign, а також вкласти певні закладки в межах ширших закладок категорій для чіткішого позначення окремих розділів документа. Під час експортування в PDF із відповідними налаштуваннями закладки InDesign і їх організаційна структура точно зіставляються на панелі закладок Acrobat і працюють як посилання на відповідний вміст, які можна натиснути.

З допомогою гіперпосилання – на зовнішні місцеположення, наприклад веб-сайти, або на місця в документі, як-от прив’язки тексту – можна визначити додаткові пункти навігації на мікрорівні, які можуть бути невідповідними або зайвими в структурі закладок документа. Гіперпосилання PDF створюються під час експорту для посилань, створених на панелі гіперпосилань InDesign, і будь-яких перехресних посилань, установлених за допомогою функції перехресних посилань InDesign. Перехресні посилання, створені в InDesign, автоматично перетворюються на гіперпосилання в експортованому документі PDF.

Додайте елементи інтерактивної форми

За допомогою функцій створення форм в InDesign можна забезпечити підтримку тегів для певних інтерактивних елементів, як-от поля форми та кнопки. Експортована форма InDesign містить необхідні теги <Annot> (анотація), щоб зробити її доступною в отриманому документі PDF.
InDesign підтримує створення прапорців, комбінованих полів і списків, кнопок-перемикачів, текстових полів і полів підпису, усі з яких створено на панелі «Кнопки та форми» (Вікно > Інтерактивне > Кнопки та форми). Кожен елемент форми має значення ім’я й опису, які мають бути частиною його визначення. Опис має важливе значення для доступності, оскільки він виступає підказкою й альтернативним текстом для елемента форми. Форма також може мати видиму мітку (наприклад, «Ім’я», «Компанія», «Телефон») на сторінці, однак коли користувач переходить від поля до поля чи від вікна до вікна, зчитується лише та інформація, яку призначено елементу форми, а суміжний текст – ні.

Важливо переконатися, що порядок табуляції для різних елементів форми (зокрема кнопки «Надіслати») правильно встановлено перед експортом, щоб переглядаючи (або використовуючи допоміжний пристрій) поля форми та параметри, користувач переходив до кожного кроку в належному порядку. Коли вашу форму розроблено, а її функціональність визначено на панелі «Кнопки та форми», перегляньте діалогове вікно «Порядок табуляції» (Об’єкт > Інтерактивне > Установити порядок табуляції), щоб підтвердити, що всі елементи форми вказано у відповідному порядку. Зробіть усі необхідні коригування або виправлення за допомогою кнопок «Рухати догори» та «Рухати донизу». Крім того, елементи форми можна додати на панель «Статті» у відповідному порядку табуляції, але слід двічі перевірити порядок у діалоговому вікні «Порядок табуляції», щоб забезпечити належний контроль якості. У діалоговому вікні «Порядок табуляції» перелічено порядок переміщення користувачем форми за допомогою клавіші Tab або допоміжного пристрою згори донизу.

Додайте метадані файлу в документ InDesign

Для доступних документів PDF потрібно вказати щонайменше заголовок документа й короткий опис вмісту. Ця інформація зберігається в метаданих файлу, доступ до яких можна отримати з діалогового вікна «Властивості документа» в Acrobat. Метадані можуть (і мають) виникати в діалоговому вікні «Інформація про файл» документа InDesign (Файл > Інформація про файл), де їх можна легко змінювати, оновлювати та зберігати щоразу, коли створюється новий документ PDF.

Експортуйте для доступності

Підготувавши документ для доступності в InDesign, його можна експортувати (Файл > Експорт) у PDF за допомогою параметрів формату «Adobe PDF (інтерактивний)» або «Adobe PDF (друк)». Вибраний тип PDF залежить від того, чи містить ваш документ інтерактивні елементи, як-от форми, кнопки, аудіо чи відео. Хоча форматування однакове для обох типів PDF, вони пропонують різні варіанти у відповідних діалогових вікнах. Формат «Adobe PDF (друк)» експортує закладки та гіперпосилання, проте не кнопки, аудіо, відео чи анімацію. Ви можете лише включити зовнішній вигляд цих інтерактивних елементів, але не їх функції, або взагалі не включати їх.

Щоб бути доступним, експортований документ PDF слід позначити тегами, тому переконайтеся, що ви вибрали опцію «Створити файл PDF із тегами» в діалоговому вікні «Експорт» для будь-якого типу PDF. У діалоговому вікні «Експортувати в інтерактивний файл PDF» виберіть параметр «Використовувати структуру для визначення порядку табуляції», щоб потім зберегти цей крок в Acrobat. Щоб активувати закладки, гіперпосилання, перехресні посилання та кнопки, установіть для параметра «Форми» та «Медіа» значення «Включити все». Усі інші налаштування в діалоговому вікні необов’язкові та залежать від ваших конкретних потреб чи вподобань. Щоб автоматично відкрити документ PDF одразу після завершення експортування, виберіть опцію «Переглянути після експортування». Потім можна перейти до останніх кроків, необхідних в Acrobat.

Перегляньте експортований файл PDF в Acrobat

Як і в будь-якому опублікованому документі, потрібно завжди переглядати остаточну версію документа, щоб уникнути неочікуваних результатів. Перегляд структури тегів на панелі тегів Acrobat може допомогти краще зрозуміти зв’язок між вашою підготовкою InDesign і кінцевим документом PDF.
Панель «Порядок» Acrobat може не відповідати порядку, указаному на панелі «Статті» InDesign, і необов’язково відображає порядок читання, використовуваний допоміжними технологіями та функцією читання вголос Acrobat. Лише впорядкування панелі «Теги», як це визначено розташуванням вмісту на панелі «InDesign», відображає порядок читання вмісту PDF, незалежно від послідовності, показаної на панелі «Порядок» або в режимі Acrobat Reflow.

Укажіть мову документа в Acrobat

Після створення файлу PDF можна відкрити Acrobat, щоб виконати кроки, що залишились, щоб зробити документ PDF доступним. Перший крок – вибрати мову документа на вкладці «Додаткові параметри» діалогового вікна «Властивості файлу» (Файл > Властивості). InDesign не має відповідних налаштувань, тому потрібно вибрати мову в Acrobat. Крім того, рекомендується налаштувати в документі відображення його заголовка, а не імені файлу, на панелі заголовка вікна зображення. Ви можете внести цю зміну в параметри початкового перегляду діалогового вікна «Властивості документа».

Укажіть порядок табуляції

Структура, створена на панелі «Статті InDesign», експортується у файл PDF, проте вона не встановлюється автоматично, оскільки дотримується порядок під час переходу по інтерактивним елементам, як-от гіперпосиланням і полям форми. На панелі «Мініатюри сторінок» Acrobat потрібно встановити порядок табуляції (Перегляд > Показати сховати > Панелі навігації > Мініатюри сторінок). Виділіть усі мініатюри сторінок документів, а потім виберіть опцію «Властивості сторінки» в меню «Параметри» на панелі «Мініатюри сторінок». У діалоговому вікні «Порядок табуляції» діалогового вікна «Властивості сторінки» змініть порядок вмісту, указавши замість значення «Невизначено» опцію «Використовувати структуру документа».

Якщо документ експортовано як інтерактивний файл PDF і вибрано параметр «Використовувати структуру для визначення порядку табуляції», цей крок можна пропустити. Оскільки версія для друку діалогового вікна «Експорт в Adobe PDF» в InDesign не має цієї опції, її потрібно вибрати в Acrobat.

Запустіть перевірку доступності Acrobat

На панелі «Інструменти» Acrobat розгорніть параметри «Доступність» (Перегляд > Інструменти > Доступність) і виберіть «Повна перевірка». Переконайтесь, що вибрано параметр «Створити звіт про доступність». Цей параметр показує, чи документ не містить помилок, і якщо вони є, детально їх описує.