Erstellen und Senden von Paketen (InDesign)

Im Idealfall haben alle InDesign- und InCopy-Benutzer im Team Zugriff auf einen Server, auf dem Aufgabendateien gespeichert sind. Wenn einzelne Benutzer keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben, können Sie komprimierte Aufgabenpakete erstellen und versenden. Nach dem Arbeiten an der Aufgabe verpackt der InCopy-Benutzer die Aufgabe neu und sendet sie zurück, damit sie in das InDesign-Dokument integriert werden kann. Mit InDesign erstellte Paketdateien haben die Erweiterung „.icap“. Die in InCopy erstellte Paketdatei, die zurückgegeben wird, hat die Erweiterung „.idap“.

Es gibt zwei Befehle zum Verpacken von Dateien: „Für InCopy verpacken“ sowie „Verpacken und per E-Mail senden“. Mit „Für InCopy verpacken“ erstellen Sie ein komprimiertes Paket, das Sie anschließend manuell verteilen können. Mit „Verpacken und per E-Mail senden“ erstellen Sie ein komprimiertes Paket, das automatisch an eine E-Mail-Nachricht angehängt wird.

Hinweis:

Verwechseln Sie nicht das Aufgabenpaket mit dem Befehl „Datei“ > „Verpacken“ in InDesign, mit dem Sie ein Dokument und dessen Assets verpacken und an einen Drucker senden können.

Erstellen von Paketen für die manuelle Verteilung

  1. Erstellen Sie eine Aufgabe und fügen Sie die Inhalte hinzu, die in das Paket einbezogen werden sollen.

    Nur eingecheckte Inhalte können in die verpackte Aufgabe einbezogen werden. Wenn Inhalte ausgecheckt sind, werden Sie zum Einchecken aufgefordert.

  2. Wählen Sie die Aufgabe im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie anschließend im Bedienfeldmenü auf „Für InCopy verpacken“.
  3. Legen Sie einen Namen und Speicherort für die Paketdatei fest und klicken Sie auf „Speichern“.

Sie können die Paketdatei an eine E-Mail-Nachricht anhängen, auf einen FTP-Server laden oder auf einen Datenträger oder andere externe Medien kopieren.

Hinweis:

Wenn Sie nach dem Erstellen eines Pakets „Bearbeiten“ > „Rückgängig“ wählen, wird die Paketaufgabe abgebrochen und die Elemente der Aufgabe werden entsperrt. Die Paketdatei bleibt jedoch auf dem Computer und auch das Senden der E-Mail kann nicht rückgängig gemacht werden.

Erstellen von Paketen zum Senden per E-Mail (InDesign)

  1. Erstellen Sie eine Aufgabe und fügen Sie die Inhalte hinzu, die in das Paket einbezogen werden sollen.

    Nur eingecheckte Inhalte werden in die verpackte Aufgabe einbezogen. Wenn Inhalte ausgecheckt sind, werden Sie zum Einchecken aufgefordert.

  2. Wählen Sie die Aufgabe im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie anschließend im Bedienfeldmenü auf „Für InCopy verpacken und per E-Mail senden“.

    Es wird ein komprimiertes Aufgabenpaket erstellt, das dann an eine E-Mail-Nachricht in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm angehängt wird.

    Hinweis:

    Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden möchten, ändern Sie das Standard-E-Mail-Programm. Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem System.

  3. Bearbeiten Sie die E-Mail-Nachricht, indem Sie den Empfänger angeben und ggf. Anweisungen schreiben. Senden Sie die Nachricht.

Alle Objekte in der Aufgabe werden für den zugewiesenen Benutzer ausgecheckt. Die Inhalte des Pakets werden jedoch nicht gesperrt, sodass jeder das Paket öffnen und die Inhalte bearbeiten kann.

Abbrechen von Paketen

Es kann vorkommen, dass ein von Ihnen gesendetes Paket nicht zurückgesendet wird. Möglicherweise ist dann die zugehörige Nachricht verloren gegangen oder der Empfänger arbeitet nicht mehr an dem Projekt. In einem solchen Fall haben Sie die Möglichkeit, ein Paket abzubrechen, also zu stornieren.

  1. Wählen Sie die verpackte Aufgabe im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie anschließend im Bedienfeldmenü auf „Paket abbrechen“.
  2. Klicken Sie auf „OK“, um das Paket abzubrechen.

Beim Abbrechen eines Pakets wird die Paketdatei nicht vom Computer gelöscht.

Wenn ein Paket abgebrochen wurde, ist der Paketinhalt für die Bearbeitung verfügbar. Beachten Sie, dass Konflikte auftreten können, wenn jemand ein abgebrochenes Paket zurücksendet.

Aktualisieren von Paketen

Nachdem Sie ein Paket erstellt haben, können Sie Objekte hinzufügen, entfernen oder vergrößern bzw. verkleinern.

  1. Fügen Sie mindestens einen Textabschnitt in die verpackte Aufgabe ein oder entfernen Sie einen Textabschnitt daraus oder ändern Sie die Größe eines Textabschnitts.
  2. Wählen Sie im Aufgabenbedienfeld die Aufgabe aus und führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
    • Wählen Sie im Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Paket aktualisieren“. Geben Sie einen Namen und Speicherort für die Datei an. Machen Sie das aktualisierte Paket für Benutzer verfügbar, indem Sie es auf einen gemeinsam genutzten Server laden oder per E-Mail versenden. Denken Sie daran, InCopy-Benutzer darüber zu informieren, dass das Paket aktualisiert wurde.

    • Wählen Sie im Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Paket aktualisieren und per E-Mail senden“ und senden Sie dann die Nachricht.

Wenn InCopy-Benutzer das aktualisierte Paket öffnen, werden nur neue Inhalte automatisch zur Aufgabe hinzugefügt. InCopy-Benutzer können entscheiden, ob vorhandene Inhalte überschrieben werden oder vorherige Bearbeitungen erhalten bleiben.

Empfangen von Paketen (InCopy)

Sie können ein Paket von einem InDesign-Benutzer erhalten, der das Paket erstellt hat, oder von einem InCopy-Benutzer, der das Paket an Sie weitergeleitet hat. Wenn Sie ein Aufgabenpaket öffnen, wird das Paket dekomprimiert und die Inhalte werden in einen neuen Unterordner eines InCopy-Aufgabenordners kopiert.

Öffnen von Paketen (InCopy)

  1. Führen Sie zum Öffnen eines InCopy-Pakets (*.icap oder *.incp) einen der folgenden Schritte aus:
    • Öffnen Sie das Paket aus Ihrem E-Mail-Programm heraus. Doppelklicken Sie z. B. auf die angehängte Datei.

    • Öffnen Sie die Datei über den Explorer bzw. Finder. Doppelklicken Sie beispielsweise auf die Datei oder ziehen Sie sie auf das InCopy-Anwendungssymbol.

    • Wählen Sie in InCopy „Datei“ > „Öffnen“ und doppelklicken Sie auf die verpackte Aufgabendatei.

    • Wählen Sie in InCopy im Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Paket öffnen“ und doppelklicken Sie dann auf die Paketdatei.

Nun können Sie die im Paket vorhandenen Textabschnitte bearbeiten. Wenn Sie beginnen, einen Textabschnitt zu bearbeiten, werden Sie aufgefordert, den Inhalt des Rahmens auszuchecken. Speichern Sie nach Abschluss der Bearbeitung alle Inhalte und schicken Sie das Paket zurück oder leiten Sie es weiter.

Zurückgeben oder Weiterleiten von Paketen (InCopy)

Nachdem Sie ein Paket geöffnet und bearbeitet haben, können Sie es an einen anderen InCopy-Benutzer weiterleiten oder an den InDesign-Benutzer zurücksenden, der das Paket erstellt hat. Paketdateien, die für andere InCopy-Benutzer erstellt wurden, haben die Erweiterung .icap; für InDesign-Benutzer erstellte Paketdateien zum Zurücksenden haben die Erweiterung .idap.

  1. Bearbeiten Sie die Inhalte, die im Paket enthalten sein sollen, und checken Sie sie ein.
  2. Wählen Sie Menü des Aufgabenbedienfelds eine der folgenden Optionen:

    Für InCopy weiterleiten

    Erstellen Sie ein Paket für einen anderen InCopy-Benutzer. Geben Sie einen Namen und Speicherort für die Paketdatei an und machen Sie sie dann für den InCopy-Benutzer verfügbar.

    Für InCopy weiterleiten und per E-Mail senden

    Erstellen Sie ein Paket für einen anderen InCopy-Benutzer und senden Sie es per E-Mail. Das Paket wird in Ihrem standardmäßigen E-Mail-Programm als Anhang einer neuen Nachricht angezeigt. Geben Sie den Empfänger an, schreiben Sie Anweisungen und senden Sie die E-Mail-Nachricht.

    Für InDesign zurücksenden

    Erstellen Sie ein Paket zum Zurücksenden an den InDesign-Benutzer.

    Für InDesign zurücksenden und per E-Mail senden

    Erstellen Sie ein Paket und senden Sie es per E-Mail an den InDesign-Benutzer zurück. Das Paket wird in Ihrem standardmäßigen E-Mail-Programm als Anhang einer neuen Nachricht angezeigt. Geben Sie den Empfänger an, schreiben Sie Anweisungen und senden Sie die E-Mail-Nachricht.

Empfangen von zurückgegebenen Paketen (InDesign)

  1. Führen Sie zum Öffnen eines InDesign-Pakets (*.idap oder *.indp) einen der folgenden Schritte aus:
    • Öffnen Sie das Paket aus Ihrem E-Mail-Programm heraus. Doppelklicken Sie z. B. auf die angehängte Datei.

    • Öffnen Sie die Datei über den Explorer bzw. Finder. Doppelklicken Sie beispielsweise auf die Datei oder ziehen Sie sie auf das InDesign-Anwendungssymbol.

    • Wählen Sie in InDesign „Datei“ > „Öffnen“ und doppelklicken Sie auf die Paketdatei.

    • Wählen Sie in InDesign im Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Paket öffnen“ und doppelklicken Sie dann auf die Paketdatei.

Sie werden aufgefordert, alle Verknüpfungen beim Öffnen des Pakets zu aktualisieren. Wenn nach dem Verpacken der Aufgabe ein Textabschnitt verändert wurde, können Sie den Inhalt der InDesign-Datei aktualisieren oder die Verknüpfung aufheben. Nachdem die Textabschnitte in den Dateien zurückgesendet und eingecheckt wurden, können Sie diese wieder auschecken und den Inhalt bearbeiten.

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