Adobe Acrobat Sign für Salesforce (Classic-Profil): Benutzerhandbuch

Konfigurieren Sie unter Empfangende die folgenden Felder:

• A kennzeichnet die Signierreihenfolge der empfangenden Person. Sobald Sie alle Empfangenden hinzugefügt haben, können Sie eine Zeile nach oben oder unten ziehen, um die Signierreihenfolge zu ändern. 
• B gibt die Rolle der Empfangenden an. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Rolle für die empfangende Person aus: 
  • Unterzeichner*in (Standardauswahl) – Empfangende, die mindestens eine gültige Signatur abgeben müssen.
  • Genehmiger*in – Empfangende, die das Dokument prüfen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen.
  • Annehmer*in – Empfangende, die die Vereinbarung bestätigen müssen, ohne sie förmlich zu signieren.
    
  • Formularausfüller*in – Empfangende, die während des Signaturprozesses Formularinhalte einfügen müssen.
    
  • Zertifizierte empfangende Person – Empfangende, die keine Signatur abgeben oder Formularfelder ausfüllen müssen, aber aufgefordert werden können, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.
  • Delegierende – Empfangende, die ihre Rolle an eine andere Partei delegieren müssen. Es gibt für jede der zuvor genannten Rollen eine Delegierungsoption (wenn sie vom SFDC-Administrator aktiviert wurde).

• C gibt den Typ der empfangenden Person an. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie eine der Optionen aus: 
  • Kontakt: Beliebiger Kontakt in Salesforce.
  • Lead: Beliebiger Lead in Salesforce.
  • Benutzer: Ein Salesforce-Benutzer in Ihrer Salesforce-Organisation.
  • Gruppe: Eine Gruppe von Benutzenden in einer Salesforce-Rolle, die signieren oder genehmigen müssen. Admins müssen Ihre verfügbaren Gruppen definieren. 
  • E-Mail: Empfangende, die derzeit nicht in Salesforce als einer der anderen Objekttypen aufgeführt sind.

• D gibt das Suchfeld für empfangende Personen an. Sobald Sie einen Empfangendentyp ausgewählt haben, geben Sie den entsprechenden Namen oder Bezeichner ein, um nach der empfangenden Person zu suchen, oder Sie geben die Details ein.
• E kennzeichnet das Tool für eine private Nachricht für die empfangende Person. Wählen Sie für eine beliebige empfangende Person aus, schreiben Sie eine Nachricht in das daraufhin angezeigte Dialogfeld und wählen Sie Speichern aus. 
  Es wird eine private Nachricht nur an den markierten Empfänger gesendet. Wenn nichts hinzugefügt wird, erhält die empfangende Person die standardmäßige Vereinbarungsnachricht.
  
• Wenn Sie den Eintrag einer empfangenden Person löschen möchten, wählen Sie X für die empfangende Person aus, die Sie entfernen möchten.
• Wenn Sie weitere Empfangende hinzufügen möchten, wählen Sie Empfänger*in hinzufügen aus und geben Sie die erforderlichen Details in die angezeigte Zeile ein.
• Um sich selbst als Empfänger*in hinzuzufügen, wählen Sie Mich hinzufügen aus. Es wird eine Zeile mit Ihren Details hinzugefügt.
• Wenn Sie eine Kopie der Vereinbarung an andere Personen senden möchten, wählen Sie CC hinzufügen aus und geben Sie die gewünschten E-Mail-Adressen in das angezeigte CC-Feld ein. 

Wählen Sie das Dropdown-Menü Identitätsbestätigung aus und wählen Sie einen der folgenden Überprüfungstypen aus, den Sie für alle Empfangenden einbeziehen möchten: 

• E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das Postfach ab.
• Kennwort: Ein von der sendenden Person generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an die empfangende Person übermittelt werden muss.
• Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.
• KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-Based Authentication) erfordert von der empfangenden Person die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.
• Telefon: Die sendende Person muss die Telefonnummer der empfangenden Person angeben, damit dieser ein Code per SMS gesendet werden kann, sobald ihre Signatur erforderlich ist.
• Personalausweis: Die empfangende Person muss ein Bild aus einem Pass, Personalausweis oder Führerschein zur Verfügung stellen. Beim Bereitstellen eines Personalausweises oder Führerscheins wird die nutzenden Person außerdem dazu aufgefordert, ein „Selfie“ zur Verfügung zu stellen, das mit dem Bild auf dem Ausweis abgeglichen wird.

Wenn Sie den Namen der Vereinbarung ändern möchten, wählen Sie das Feld unter Details aus und geben Sie einen alternativen Namen an.

Geben Sie in das Feld „Nachricht“ eine Nachricht ein, die Sie an alle Empfangenden senden möchten.

Wenn Sie die Vereinbarung explizit einem Konto, einer Opportunity oder einem Vertrag zuordnen möchten, suchen Sie wie unten dargestellt in den entsprechenden Feldern nach dem Kontakt.

Konfigurieren Sie die folgenden Felder unter Optionen, um weitere Workflow-Optionen einzubeziehen:

• Signiertes Dokument mit einem Kennwort schützen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie in die daraufhin angezeigten Felder ein Kennwort ein. Das angegebene Kennwort ist erforderlich, um die endgültige PDF anzuzeigen.
• Ausfülltermin: Wählen Sie das Kalendersymbol aus und legen Sie ein Datum fest, an dem das Dokument ablaufen soll (automatischer Abbruch). 
• Erinnerungen erstellen: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Erinnerungshäufigkeit aus, um E-Mail-Erinnerungen an die Empfänger zu senden. Eine Erinnerungs-E-Mail wird nur an die aktuellen Empfangenden gesendet.
• Empfangendensprache: Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie für die Vereinbarung eine Sprache für die E-Mail-Vorlage und die Anleitungen auf dem Bildschirm aus.
• Signaturtyp: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Elektronische Signatur, um elektronische Signaturen zu erhalten.
  • Handschriftliche Signatur, um die Vereinbarung mit einem Deckblatt und Anleitungen zu erstellen, wie die Vereinbarung gedruckt, signiert und wieder in Adobe Acrobat Sign hochgeladen werden kann.

So fügen Sie eine oder mehrere Dateien hinzu, die signiert werden sollen:

1. Wählen Sie Dateien hochladen aus. Alternativ können Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld unter „Dateien“ ziehen.
   
2. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld Dateien hinzufügen eine Datei aus, die signiert werden soll. Aus den folgenden Quellverzeichnissen können Sie eine oder mehrere Dateien anhängen:
   • Salesforce-CRM und -Dateien
   • Salesforce-Dokumente
   • Acrobat Sign-Bibliothek (muss vom SFDC-Admin aktiviert werden)
   • Über Ihren Computer (Salesforce begrenzt die Größe der hochgeladenen Datei auf ~ 700 KB)
3. Wählen Sie Dateien hinzufügen aus.

Hinweis: Sie können einer Vereinbarung mehrere Dokumente hinzufügen. Bei Vereinbarungen mit mehreren Dokumenten werden die Dokumente den Empfangenden in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie sie auflisten.  Wenn Sie den Stapel neu anordnen möchten, ziehen Sie die Auswahl nach oben oder unten.

Um eine Vorschau der Vereinbarung anzuzeigen und Signaturfelder hinzuzufügen, wählen Sie Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen aus.

Dadurch wird die Schaltfläche Senden in Weiter geändert.

Wählen Sie Weiter aus. 

Im dem daraufhin geöffnet Vorschaufenster für die Vereinbarung:

1. Wählen Sie unter „Empfänger*in“ den Namen einer empfangenden Person aus und ziehen Sie dann das erforderliche Signaturfeld in die Vereinbarung und legen Sie es dort ab.
2. Fügen Sie entsprechend Signaturfelder für jede empfangende Person hinzu.
3. Optional können Sie nach Bedarf Informationsfelder für Unterzeichnende, Datenfelder oder andere Felder hinzufügen.
4. Überprüfen Sie die Details der Vereinbarung.
5. Sobald dies erledigt ist, wählen Sie Senden aus, um die Vereinbarung an die Empfangenden zu senden.