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Adobe Sign für Salesforce – Erweitertes Anpassungs-/Einstellungenhandbuch

Ein Handbuch für die im Paket „Adobe Sign für Salesforce“ verfügbaren benutzerdefinierten Einstellungen

Übersicht

Adobe Sign für Salesforce enthält eine Vielzahl von anpassbaren Funktionen, mit denen Sie Ihren Dokumentsignaturprozess so anpassen können, dass er sich nahtlos in Ihren Gesamtarbeitsablauf einfügt.

Dieses Dokument bietet zusätzlichen Inhalt zum Salesforce-Installationshandbuch und enthält alle für Administratoren verfügbaren angepassten Funktionen und Backend-Prozesse. Entwickler, die ihre Anwendung mit der Adobe Sign-Anwendung verbinden möchten, sollten die Entwicklungsdokumentation zurate ziehen.

Für die meisten hierin beschriebenen Einstellungen muss nur die Salesforce-Konfiguration wirksam werden. Bei den wenigen Einstellungen, die in Adobe Sign konfiguriert werden müssen, wird entsprechend darauf hingewiesen.

Adobe Sign-Registerkarten

Registerkarten

Adobe Sign installiert elf benutzerdefinierte Registerkarten, die standardmäßig alle aktiviert sind (vorausgesetzt, Sie haben die Anwendung so installiert, dass alle Benutzer darauf Zugriff haben). Es wird empfohlen, dass Sie sich diese Registerkarten und ihre Funktionen ansehen und überlegen, ob alle, einige oder keiner Ihrer Benutzer Zugriff darauf benötigen. Deaktivieren Sie nicht benötigte Registerkarten, damit der Bildschirm für Ihre Benutzer übersichtlich bleibt.

Adobe Sign-Registerkarten

Vereinbarungen

Datenzuordnungen

Gruppenzuordnungen

Vereinbarungsvorlagen

Adobe Sign-Manager

Vereinbarungen verwalten

Batch-Vereinbarungen

Adobe Sign-Admin (x2)

Zusammenführungszuordnungen

Vereinbarungstypen    
Hinweis:

Es existieren zwei Registerkarten vom Typ Adobe Sign-Admin, die auf der Lightning-Oberfläche angezeigt werden.

Eine ist für eine Visualforce-Seite vorgesehen und die andere für Lightning. Es ist jedoch nicht möglich, eine Visualforce-Registerkarte nicht in Lightning Experience anzuzeigen, sodass beide erscheinen.


Registerkarten nach Funktion

Benutzer:

  • Vereinbarungen: Eines der wichtigsten Objekte, um Benutzern zu erlauben, ihre Vereinbarungen zu erstellen und zu überprüfen.  Dies sollte für alle Benutzer aktiviert sein, die die Anwendung verwenden.
  • Adobe Sign-Manager: Kommt vor allem zum Einsatz, wenn Sie Adobe Sign für Salesforce1 bereitgestellt haben. Wenn Sie Salesforce1 nicht verwenden, sollten Sie diese Registerkarte ausblenden.               
  • Vereinbarungen verwalten: Diese Registerkarte öffnet ein Portal zur Seite „Adobe Sign-Manager“. Diese Seite bietet Werkzeuge für eine vollständige Bearbeitung der Vereinbarung direkt im Adobe Sign-Webbereich.  Im Allgemeinen möchten Salesforce-Kunden Verträge und Dokumente ausschließlich in der Salesforce-Umgebung bearbeiten, sodass alle Ereignisse im CRM-System aufgezeichnet werden. Deshalb sollte diese Registerkarte für alle Benutzer mit Ausnahme der Administratoren ausgeblendet werden.

 

Power-Benutzer

  • Batch-Vereinbarungen: Wird von Personen verwendet, die auf der Grundlage einer Adobe Sign-Vorlage und einer Salesforce-Abfrage (zum Definieren der Empfänger) viele Vereinbarungen erstellen müssen. Diese Registerkarte sollte nur für Benutzer/Profile sichtbar sein, die eine große Anzahl von Kopien des gleichen Dokuments senden (beispielsweise jährliche Richtlinienvereinbarungen, Dokumente zur Vertragsverlängerung).

 

Administrator

  • Adobe Sign-Admin: Diese Registerkarte sollte nur für das Salesforce-Administratorprofil angezeigt werden. Es gibt keinen Grund für Benutzer ohne Administratorrechte, auf diesen Inhalt zuzugreifen.           
  • Gruppenzuordnungen: Diese Einstellungen ermöglichen es einem Salesforce-Administrator, mit Adobe Sign Benutzern anhand ihrer SFDC-Profile automatisch Gruppen zuzuweisen.  Nur für Administratoren nützlich.
  • Vereinbarungstypen: Hilft bei der Suche und Identifikation aller Vereinbarungen einer bestimmten Art.
  • Vereinbarungsvorlagen: Für die Entwicklung von Vereinbarungsvorlagen.  Dies ist in den meisten Fällen Aufgabe des Administrators.
  • Datenzuordnungen: Dient ausschließlich zum Definieren von Datenzuordnungen, um Dokumentinhalt zurück zu Salesforce zu übertragen.  Bei den meisten Kunden ist dies dem Administrator vorbehalten.
  • Zusammenführungszuordnungen: Die Entsprechung zu Datenzuordnungen. Auf dieser Registerkarte wird definiert, welcher Salesforce-Inhalt in einem Dokument zusammengeführt werden kann, bevor es zum Signieren gesendet wird.  Wiederum eine Option, die wahrscheinlich nur für Administratoren interessant ist.

Anpassungen für Salesforce

Mit Einstellungen können Sie das Verhalten von Adobe Sign für Salesforce ändern und die Anwendung anpassen, damit sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Die Standardwerte entsprechen den gängigsten Konfigurationen, die von Kunden bevorzugt werden, und sind wirksam, sofern Sie sie nicht explizit ändern. 

Adobe Sign für Salesforce unterstützt unterschiedliche benutzerdefinierte Einstellungen:

  • Adobe Sign-Einstellungen steuern, welche Funktionen Ihren Adobe Sign-Benutzern angezeigt werden, und bestimmen auch das Verhalten der Anwendung. Dies sind die wichtigsten Einstellungen für die Anwendung.
  • Die Empfängereinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen regeln, wie Empfängerdatensätze erstellt und aktualisiert werden.
  • Aktualisierungseinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen steuern die Funktionen, mit denen festgelegt wird, wie die Vereinbarung in Salesforce aktualisiert wird.
  • Adobe Sign-Umgebungseinstellungen steuern die standardmäßigen URLs und die Umgebungseinstellungen.
  • Adobe Sign-Symbolleisteneinstellungen steuern, welche Schaltflächen in der Adobe Sign-Symbolleiste angezeigt werden.
  • Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen steuern, wie Anhänge behandelt werden, wenn eine Zusammenführungszuordnung verwendet wird.
  • Adobe Sign-Chatter-Einstellungen steuern, welche Vereinbarungsereignisse zu Chatter-Posts führen und wo diese Chatter-Posts angezeigt werden. Diese Einstellungen werden nur angezeigt, wenn Sie die Anwendung „Adobe Sign für Chatter“ in Ihrer Organisation installiert haben.
  • Adobe Sign-Lead-Konvertierungseinstellungen steuern die Verarbeitung von Vereinbarungen, die mit einem Lead verbunden sind, wenn dieser Lead in ein Konto, einen Kontakt oder eine Opportunity konvertiert wird.

Einstellungen können für die gesamte Salesforce-Organisation oder für bestimmte Benutzer und Profile festgelegt werden:

Anpassbare Einstellungen

Die anpassbaren Einstellungen sind in Salesforce in Funktionsabschnitte gegliedert und diese Struktur wird im Abschnitt unten dargestellt. Jede der einzelnen Einstellungen wird unter der dazugehörigen Funktion aufgeführt.

o Empfängereinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen

Aktualisierungseinstellungen für Adobe Sign-Vereinbarungen

o Adobe Sign-Chatter-Einstellungen

o Adobe Sign-Umgebungseinstellungen

o Adobe Sign-Lead-Konvertierungseinstellungen

o Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen

o Adobe Sign-Einstellungen

o Adobe Sign-Symbolleiste

 

Aufgrund des Umfangs der Elemente im Abschnitt Adobe Sign-Einstellungen wird der Inhalt zweimal aufgeführt:

  • Nach Funktion: Zum Erreichen eines Funktionsziels und zum Sicherstellen, dass alle relevanten Einstellungen berücksichtigt werden
  • Alphabetisch: Zum schnellen Auffinden einer bestimmten Einstellung

Benutzerdefinierte Adobe Sign-Einstellungen

Automatisierung und Hintergrundaktionen

In Adobe Sign für Salesforce können Hintergrundaktionen für Vereinbarungen aktiviert werden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Dazu zählen: Senden von Vereinbarungen, Senden von Erinnerungen, Aktualisieren von Vereinbarungsstatus, Löschen von Vereinbarungen oder Stornieren von Vereinbarungen.

Hintergrundaktionen

  • Durch automatische Arbeitsabläufe oder Auslöser kann Salesforce ein Dokument automatisch Zum Unterschreiben senden, ohne dass hierfür eine weitere Aktion des Benutzers erforderlich ist. Außerdem können Sie Auslöser oder Arbeitsabläufe einrichten, um automatisch Erinnerungen zu senden und Vereinbarungen zu löschen, zu stornieren oder zu aktualisieren. Dazu müssen Sie möglicherweise Benutzern oder Arbeitsabläufen erlauben, im Auftrag eines anderen Benutzers Dokumente zu senden.
  • Hintergrundaktionen werden über das Auswahllistenfeld „Hintergrundaktionen“ in Vereinbarungen aktiviert. Wenn sich der Wert des Felds ändert, wird die Aktion ausgelöst. Stellen Sie sicher, dass Sie nur Aktionen auslösen, die für den Status der Vereinbarung zulässig sind. (Beispiel: Sie können keine Erinnerung für eine Vereinbarung senden, die sich bereits im Status „Annulliert“ befindet.) 
  • Sie können außerdem die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ konfigurieren, um Vereinbarungen automatisch mit einer vordefinierten Vereinbarungsvorlage zu senden, ohne dass dem Benutzer zuvor die Vereinbarungsseite angezeigt wird. Sie können dieses Problem umgehen, indem Sie die Option „Automatisch senden“ auf der Vereinbarungsvorlage aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vereinbarungsvorlagen.

onLoadActions

Salesforce kann mithilfe des URL-Parameters „onLoadAction“ (Aktion beim Laden) automatisch Aktionen auslösen. Diese Funktion wird von Adobe Sign für folgende Aktionen unterstützt: Senden, Erinnern, Löschen, Abbrechen, Aktualisieren und Anzeigen. Der URL-Parameter berücksichtigt die Symbolleisteneinstellungen, die vom Administrator festgelegt wurden. Es stehen also nur aktivierte Elemente zur Verfügung.

Beispiele für URLs mit onLoadAction:

Senden: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

Erinnern: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

Löschen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

Abbrechen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

Aktualisieren: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

Anzeigen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“, „Signiert“ oder „Annulliert“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

Adobe Sign-Integration mit anderen Salesforce-Anwendungen

Adobe Sign ist in einigen Salesforce-Anwendungen integriert, die Ihnen ermöglichen, Ihre Salesforce-Arbeitsabläufe noch mehr zu erweitern. Informieren Sie sich über die einzelnen Anwendungen und laden Sie sie von AppExchange herunter.

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