Wechseln Sie in Salesforce AppExchange zum Komponentenpaket Adobe Sign für Salesforce CPQ Connector.
Zuletzt aktualisiert am
30. Dezember 2022
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Gilt auch für Adobe Acrobat Sign
Übersicht
Adobe Sign für Salesforce CPQ Connector fügt eine Schaltfläche in Ihre Salesforce CPQ-App ein, über die Sie eine Vereinbarung mit einem automatischen Angebot im Anhang generieren und Dokumente zur elektronischen Signatur direkt aus Ihrer Salesforce-App heraus versenden können.
Adobe Sign für Salesforce CPQ Connector: Das Installationshandbuch enthält Anweisungen zu folgenden Themen:
- Installation von Adobe Sign für Salesforce CPQ Connector
- Konfiguration von Angebotsobjekten zum Senden von Vereinbarungen
- Konfiguration von CPQ zum Anzeigen der Aktion „Adobe Sign erstellen“
- Erstellen von Standardvorlagen
- Generieren und Versenden einer Vereinbarung mit einem automatischen Angebot im Anhang
- Konfiguration anderer Vorlagen
Voraussetzungen
Sie müssen Folgendes haben:
- Adobe Sign für Salesforce Version 24.0 oder höher muss installiert sein.
- Salesforce CPQ Sommerversion 2022 Version 238.3 oder höher muss installiert sein.
Hinweis: Salesforce CPQ, Version 234.4.1 und höher enthält ein Upgrade, das erweiterte Funktionen zur Generierung von Vereinbarungen mit Laufzeitvariablen unterstützt.
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Melden Sie sich bei Ihrem Salesforce-Konto an und verwenden Sie dabei gegebenenfalls eine der folgenden Anmeldeoptionen:
- Wenn Sie bereits ein Salesforce-Konto haben, wählen Sie Anmelden aus und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Wenn Sie kein Konto haben, wählen Sie Als Gast fortfahren aus. Sie werden aufgefordert, ein Salesforce-Konto zu erstellen und sich anschließend mit den neuen Anmeldeinformationen anzumelden.
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Führen Sie Im Dialogfeld „Installationsdetails bestätigen“ folgende Schritte aus:
- Überprüfen Sie die Installationsinformationen.
- Wählen Sie das Kontrollkästchen zu den Nutzungsbedingungen aus, um zu bestätigen, dass Sie die Bedingungen gelesen haben und ihnen zustimmen.
- Wählen Sie Bestätigen und installieren aus.
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Wählen Sie auf der daraufhin angezeigten Seite Für alle Benutzenden installieren und dann Installieren aus.
Wenn eine Meldung angezeigt wird, dass das Installieren der App länger dauert, wählen Sie Fertig aus, um fortzufahren. Sobald die Installation abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail.
Das Verknüpfen des Angebots mit Vereinbarungen, die mithilfe des Angebots gesendet wurden, kann hilfreich sein, um den aktuellen Stand Ihrer laufenden Angebote sowie den Verlauf der Angebote in einem Konto zu verfolgen.
So fügen Sie das Vereinbarungslistenobjekt hinzu:
- Navigieren Sie zu Einrichtung > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
- Wählen Sie in der linken Spalte Angebotsdokument aus.
- Wählen Sie im linken Bedienfeld Seitenlayouts aus.
- Wählen Sie unter Seitenlayoutname Layout für das Angebotsdokument aus.
- Wählen Sie oben im Feld „Layout für das Angebotsdokument“ die Option Themenlisten aus.
- Legen Sie das Vereinbarungsobjekt aus der Objektliste per Drag & Drop im Bereich Themenlisten ab.
- Wählen Sie Speichern aus.
Nach dem Konfigurieren finden Sie die Vereinbarung, die mit dem Angebot verknüpft ist, auf der Registerkarte Verwandt des Angebotsdokuments
.
- Navigieren Sie zu Einrichtung > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
- Wählen Sie in der linken Spalte Konto aus.
- Wählen Sie im linken Bedienfeld auf der sich daraufhin öffnenden Seite Seitenlayouts aus.
- Wählen Sie unter Seitenlayoutname CPQ-Kontolayout aus.
- Wählen Sie im Feld oben auf der Seite Themenlisten aus.
- Legen Sie das Objekt Vereinbarungen per Drag & Drop im Bereich Themenlisten ab.
- Wählen Sie Speichern aus.
- Navigieren Sie zu Einrichtung > Objekte und Felder > Objekt-Manager
- Wählen Sie in der linken Spalte Opportunity aus.
- Wählen Sie im linken Bedienfeld auf der sich daraufhin öffnenden Seite Seitenlayouts aus.
- Wählen Sie unter Seitenlayoutname CPQ-Opportunity-Layout aus.
- Wählen Sie im Feld „Objekttyp“ oben auf der Seite Themenlisten aus.
- Legen Sie das Vereinbarungsobjekt per Drag & Drop im Bereich Themenlisten der Seite ab.
- Wählen Sie Speichern aus.
So fügen Sie das Vereinbarungsfeld zur Angebotsvorlage hinzu:
- Navigieren Sie zu: Einrichtung > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
- Wählen Sie in den Optionen auf der linken Seite Angebotsvorlage aus.
- Wählen Sie auf der linken Leiste Seitenlayouts aus.
- Wählen Sie unter Seitenlayoutname Layout der Angebotsvorlage aus.
- Wählen Sie im Feld „Objekttyp“ oben auf der Seite die Option Felder aus.
- Legen Sie das Vereinbarungsvorlagenobjekt aus der Objektliste per Drag & Drop im Bereich Details der Angebotsvorlage ab.
- Wählen Sie Speichern aus.
Nachdem das Suchfeld auf das Seitenlayout angewendet wurde, können Sie Ihre Angebotsvorlagen mit jeder Vereinbarungsvorlage verknüpfen. Somit können Sie Signaturflüsse, Dokumentanhänge und Funktionen zur Daten-/Zusammenführungszuordnung von Vereinbarungsvorlagen verwenden.
Sobald Sie Version 1.4 oder höher von Adobe Sign für Salesforce CPQ installiert haben, müssen Sie die Schaltfläche „Adobe Sign erstellen“ hinzufügen, damit Sie ein Angebot generieren und es automatisch an eine Vereinbarung anhängen können. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
Um ein Angebot automatisch an eine Vereinbarung anzuhängen, die zum Senden bereit ist, müssen Sie eine Standardvorlage für die Vereinbarung und das Angebot erstellen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Basisvorlage zum Anhängen eines Angebots zu erstellen. Die folgenden Konfigurationsschritte enthalten Anweisungen zum Erstellen einer grundlegenden Vereinbarungsvorlage, an die Sie ein Angebot anhängen können.
Weitere Informationen zu Vereinbarungsvorlagen finden Sie im Abschnitt Vorlagen.
Hinweis:
Wenn Sie die Option Mit Adobe Sign erstellen verwenden, muss die Vereinbarungsvorlage nur mit der Vereinbarungsvorlagenvariablen eingerichtet werden.
Das Einrichten einer Vereinbarungsvorlage mithilfe von Laufzeitvariablen bietet mehr Effizienz beim Erstellen von Vereinbarungen. Beim Erstellen von Vereinbarungen wird die generierte Angebots-PDF automatisch an die Vereinbarung angehängt. Außerdem können Anwender zusätzlich zum Angebotsdokument Adobe Sign-Bibliotheksdokumente in ihren Vereinbarungsvorlagen verwenden.
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Navigieren Sie zum App Launcher und öffnen Sie Adobe Acrobat Sign für Salesforce.
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Führen Sie auf der Seite für die Details der Vereinbarungsvorlagen, die geöffnet wird, folgende Schritte aus:
- Geben Sie einen Standardvereinbarungsnamen an.
- Definieren Sie das Salesforce-Objekt als das Angebotsdokument.
- Wählen Sie Daten zu Vereinbarungsfeldern zuordnen aus. Führen Sie im angezeigten Dialogfeld folgende Schritte aus:
- Wählen Sie im Feld „Quelltyp“ Opportunity-Angebot (Referenz) aus den Optionen aus.
- Wählen Sie im Feld „Zielvereinbarung“ die Option Opportunity (Referenz) aus den Optionen aus.
- Wählen Sie Speichern aus.
Die Seite Vorlagendetails spiegelt die zugeordneten Datenfelder wider (siehe unten).
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Gehen Sie auf der Registerkarte Anhang wie folgt vor:
- Um jedem Angebot ein Dokument hinzuzufügen, wählen Sie Dateien hochladen aus oder legen Sie die Datei per Drag & Drop im Feld Hochladen ab.
- Um das Angebot anzuhängen, wählen Sie Dokumentquelle auswählen aus.
- Führen Sie im Dialogfeld „Dokumentquelle auswählen“, das geöffnet wird, folgende Schritte aus:
- Wählen Sie die Option Laufzeitvariable aus.
- Legen Sie im Feld Laufzeitvariablenname hinzufügen den Variablennamen QuoteDocument fest.
- Wählen Sie Hinzufügen aus, wenn Sie fertig sind.
Das angehängte Angebot sieht so aus:
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Führen Sie im Dialogfeld „Empfänger*in hinzufügen“, das geöffnet wird, folgende Schritte aus:
- Wählen Sie ein Objekt oder eine Laufzeitvariable aus: Suche basiert auf Masterobjektfeld.
- Legen Sie den Empfängertyp als Kontakt fest.
- Wählen Sie unter Quellfeld aus Masterobjekt Primäre Kontakt-ID aus.
- Wählen Sie Speichern aus.
Der entsprechende Empfänger wird wie folgt angezeigt:
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Wählen Sie im App Launcher Salesforce CPQ aus, um die App zu öffnen.
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Führen Sie auf der Seite Neue Angebotsvorlage, die geöffnet wird, folgende Schritte aus:
- Geben Sie einen Vorlagennamen an.
- Wählen Sie das Kontrollkästchen Standard aus.
- Wählen Sie den Bereitstellungsstatus Bereitgestellt aus.
- Wählen sie unter „Vereinbarungsvorlage“ die oben erstellte Vereinbarungsvorlage aus.
Sobald die Installation abgeschlossen ist und alle Konfigurationen eingerichtet sind, wird das generierte Angebot automatisch an eine Vereinbarung angehängt. Der*die Empfänger*in der Vereinbarung ist der Rechnungskontakt auf dem CPQ-Angebot.
Informationen zu den Vorteilen der Integration von Adobe Acrobat Sign und CPQ finden Sie unter Adobe Sign-Vorlagen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Vereinbarung mit einem automatischen Angebot im Anhang zu erstellen:
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Wählen Sie im oberen Menü Angebote > + Neues Angebot.
Geben Sie auf der Seite für die Details des neuen Angebots, die geöffnet wird, die folgenden Informationen ein:
- Definieren Sie die Beziehung des Angebots zum Salesforce-Konto oder zur Opportunity.
- Machen Sie weitere Angaben: Zahlungsbedingungen, Liefermethode, Rabatt und Rechnungs-/Versandinformationen.
- Wählen Sie Speichern aus.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke das Dropdown-Menü Weitere Aktionen (▼) > Belegposten bearbeiten aus.
Dann wird die Seite Angebot bearbeiten ohne Belegposten geöffnet.
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Um die Produktliste zu starten, wählen Sie Produkte hinzufügen aus.
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Wählen Sie aus der Liste die Produkte aus, die Sie in das Angebot aufnehmen möchten, und klicken Sie dann auf Auswählen.
Die Seite Angebot bearbeiten wird erneut geladen, diesmal mit den Belegposten, die Sie ausgewählt haben.
Auf dieser Seite können Sie jeden Belegposten bearbeiten, um die Felder für die Menge oder den zusätzlichen Rabatt zu ändern.
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Wechseln Sie auf der Seite „Angebotsdokument“, die geöffnet wird, zu der Registerkarte Verwandt > Vereinbarung. Wählen Sie den Vereinbarungsnamen aus und überprüfen Sie Folgendes:
- Die Vereinbarung befindet sich im Entwurfsstatus.
- Empfangende (mit primärem Kontakt), Konto und Opportunity wurden hinzugefügt.
- Der Vereinbarungsname ist der angegebene Vorlagenname.
- Im Bereich Dateiabschnitt wird das Angebotsdokument zusammen mit dem hinzugefügten Dokument angezeigt.
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Sobald Sie alle Details bestätigt haben, wählen Sie Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen und dann Weiter aus.
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Fügen Sie im Vorschaumodus nach Bedarf Signaturfelder für alle Unterzeichnenden hinzu und überprüfen Sie die Details. Sobald Sie damit fertig sind, klicken sie auf Senden.
Sobald die Vereinbarung erfolgreich gesendet wurde, wird eine Meldung wie die folgende angezeigt. Wählen Sie Ok aus, um den Bildschirm zu schließen.
Auf der Salesforce-CPQ-Seite ändert sich der Vereinbarungsstatus zu Zur Signatur versandt (siehe unten).
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Um eine neue Angebotsvorlage zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte Angebotsvorlagen aus.
Die Angebotsvorlage schreibt das Gesamtlayout Erscheinungsbild der Angebotsseite vor: Seitenformat, Ränder, Schriftgröße, Schriftfamilie, Schriftfarbe usw.
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Wählen Sie die Registerkarte Angebote aus und erstellen Sie ein neues Angebot mit den folgenden Details:
- Definieren Sie die Beziehung des Angebots zum Salesforce-Konto oder zur Opportunity.
- Machen Sie weitere Angaben: Zahlungsbedingungen, Liefermethode, Rabatt und Rechnungs-/Versandinformationen.
- Wählen Sie Speichern aus.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke das Dropdown-Menü Weitere Aktionen (▼) > Belegposten bearbeiten aus.
Dann wird die Seite Angebot bearbeiten ohne Belegposten geöffnet.
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Um die Produktliste zu starten, wählen Sie Produkte hinzufügen aus.
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Wählen Sie aus der Liste die Produkte aus, die Sie in das Angebot aufnehmen möchten, und klicken Sie dann auf Auswählen.
Die Seite Angebot bearbeiten wird erneut geladen, diesmal mit den Belegposten, die Sie ausgewählt haben.
Auf dieser Seite können Sie jeden Belegposten bearbeiten, um die Felder für die Menge oder den zusätzlichen Rabatt zu ändern.
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So fügen Sie dem Angebot ein oder mehrere zusätzliche Dokumente hinzu:
- Wählen Sie in der oberen rechten Ecke das Dropdown-Menü Weitere Aktionen (▼) > Dokument hinzufügen aus.
- Klicken Sie auf Datei auswählen und suchen Sie auf Ihrem lokalen System nach der Datei, die Sie hinzufügen möchten.
- Nachdem Sie die Datei angehängt haben, wählen Sie Speichern aus.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke das Dropdown-Menü Weitere Aktionen (▼) > Dokument erstellen aus.
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Es wird ein Angebotsdokument erstellt und auf der Seite werden das Angebot und andere hinzugefügte Dokumente angezeigt. Sie können jetzt die verfügbaren Dateien hinzufügen und neu anordnen. Wählen Sie anschließend An Adobe Sign senden aus.
Das Angebot und die hinzugefügten Inhaltsdateien werden automatisch zur Vereinbarung hinzugefügt. Der Rechnungskontakt im CPQ-Angebotsdatensatz wird als Empfänger in die Vereinbarung importiert.
Nachdem die Vereinbarung erstellt wurde, wird sie mit dem zugehörigen Salesforce-Konto und der Opportunity verknüpft (über die Angebotskonfiguration). Sie befindet sich im Entwurfsstatus (wenn Sie das Vereinbarungsobjekt den Konto- und Opportunity-Seitenlayouts hinzugefügt haben).
Hinweis:Wenn Sie die Suche nach Vereinbarungsvorlagen verwenden, können Sie diese Vorlage für die automatische Übermittlung konfigurieren. Das Angebot wird nach der Erstellung gesendet.
So ändern und senden Sie die Vereinbarung:
- Wählen Sie den Link Vereinbarung aus, um ihn zu öffnen.
- Überprüfen Sie die Empfängerliste und die angehängten Dateien und bearbeiten Sie sie nach Bedarf.
- Wählen Sie Senden
aus.
Sobald die Vereinbarung erfolgreich gesendet wurde, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt (siehe unten).
Acrobat Sign-Vorlagen bieten umfassende Funktionen zur Automatisierung der Konfiguration von Vereinbarungsprozessen sowie der Datenübertragung in und aus Vereinbarungsformularen.
Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Feldzuordnung und Vorlagen.
Im Folgenden finden Sie eine Beispielkonfiguration mit einigen Optionen, die speziell für Salesforce CPQ geeignet sind.
Vereinbarungsfelder mit Angebotsfeldwerten vorbelegen
Sie können Vereinbarungen personalisieren, indem Sie Werte aus dem Angebotsdokument hinzufügen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
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So legen Sie den Feldwert und das Zielfeld fest:
- In der Auswahlliste Quellfeld aus Masterobjekt auswählen können Sie eine Option auswählen, die Sie als Quelle des Feldwerts verwenden können, den Sie in das Vereinbarungsfeld importieren möchten. Wählen Sie für dieses Beispiel Dokumentname (Zeichenfolge) aus.
- Das Zielvereinbarungsfeld ist das Feld, in das Sie den Wert einfügen. Verwenden Sie für dieses Beispiel Vereinbarungsname (Zeichenfolge).
- Wählen Sie Speichern aus.
Wenn Sie Zuordnungen zur Vorlage hinzufügen, erstellen sie auf der Registerkarte Verwandt der Vorlage eine Liste.
Dateianhänge hinzufügen
Sie können ein Angebotsdokument zu Vereinbarungen hinzufügen, indem Sie einem ähnlichen Prozess wie beim Hinzufügen eines Dateianhangs zu einer Vereinbarung folgen. Wenn Sie eine Vereinbarung erstellen und einen Dateianhang hinzufügen, wird die generierte QuoteDocument-PDF automatisch an die Vereinbarung angehängt.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Angebotsdokument zu einer Vereinbarung hinzuzufügen:
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Geben Sie im Dialogfeld, das geöffnet wird, in das Feld Variablenname den Namen Angebotsdokument ein und wählen Sie dann Speichern aus.
Hinweis: Ein Variablenname ist erforderlich, da eine Laufzeitvariable für den Anhangstyp ausgewählt wurde. Wenn Sie eine Bibliothek als Anhangstyp auswählen, wird eine Liste der verfügbaren Dokumente in dieser Bibliothek angezeigt.
Wie bei den Feldzuordnungen baut eine Liste der angehängten Dateien für die Vorlage auf der Registerkarte Verwandt der Vorlage auf.
Empfänger hinzufügen
Sie können Empfänger zur Vereinbarungsvorlage hinzufügen, um einen Signaturfluss auf der Grundlage Ihrer internen Praktiken festzulegen. Sie können die Vereinbarung einfach an den Kunden/Unterzeichner senden oder interne Genehmigungsschritte und Gegensignaturen hinzufügen. Wenn eine Angebots-PDF an eine Vereinbarung angehängt wird, wird automatisch der primäre Kontakt abgerufen, für den das Angebotsdokument generiert wurde.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den primären Kontakt aus dem Angebot mithilfe einer Laufzeitvariablen als Unterzeichner hinzuzufügen:
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Geben Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die folgenden Details an:
- Wählen Sie im Feld „Quelle des Empfängers“ die Option Laufzeitvariable aus.
- Stellen Sie sicher, dass der Empfängertyp Kontakt
lautet. - Empfängerrolle legt fest, ob der Kontakt eine Signatur anwendet. Wählen Sie Genehmigen oder Delegieren aus.
- Verifizierung des Unterzeichners legt fest, ob der Empfänger eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden muss.
- E-Mail – Kein zweiter Faktor, E-Mail ist die einzige Bestätigung der Identität der Empfangenden.
- Passwort – Es wird ein Passwort auf die Signatur des Dokuments angewendet, wodurch die Eingabe des Passworts erzwungen wird, bevor das Dokument angezeigt werden kann.
- KBA – Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-based Authentication, KBA) kann nur in den USA verwendet werden und nutzt die Sozialversicherungsnummer der Empfangenden, um mehrere Fragen zu stellen, die beantwortet werden müssen, bevor das Dokument angezeigt werden kann.
- Sozial – Bei der sozialen Authentifizierung müssen sich die Unterzeichnenden bei einer anderen Social-Media-Anwendung (LinkedIn, Facebook usw.) authentifizieren, bevor das Dokument angezeigt wird.
- Telefon – An das Telefon der Empfangenden wird eine SMS gesendet und diese müssen dann die angezeigte sechsstellige Nummer eingeben, um das Dokument anzuzeigen.
- Empfängernachricht stellt dem Empfänger eine private Nachricht zur Verfügung, wenn er das Dokument zum Signieren öffnet.
- Index ist die Signaturreihenfolge für den Empfänger.
- Wählen Sie Weiter aus, sobald Sie fertig sind.
Verknüpfen der Angebotsvorlage mit der Vereinbarungsvorlage
Sie können Ihre Vereinbarungsvorlage mit Ihrer Angebotsvorlage verknüpfen, um die Vereinbarung zu automatisieren, wenn Sie Ihr Angebot erstellen.
Hinweis: Bei Verwendung der Option „Mit Adobe Sign erstellen“ muss die Vereinbarungsvorlage nur mit der Vereinbarungsvorlagenvariablen eingerichtet werden.
So verknüpfen Sie die Objekte:
- Stellen Sie sicher, dass das Feld „Vereinbarungsvorlage“ zum Seitenlayout der Angebotsvorlage hinzugefügt wurde. Erfahren Sie im Abschnitt Konfiguration von Angebotsobjekten zum Senden von Vereinbarungen, wie Sie die Vereinbarungsvorlage zur Angebotsvorlage hinzufügen.
- Öffnen Sie Salesforce CPQ über den App Launcher.
- Wählen Sie die Registerkarte Angebotsvorlagen aus.
- Bearbeiten Sie die Angebotsvorlage, die Sie mit der Vereinbarungsvorlage verknüpfen möchten.
- Wählen Sie im Feld Vereinbarungsvorlage die richtige Vereinbarungsvorlage aus.
- Wählen Sie Speichern aus.
Hinweis:
Bevor Sie eine Vereinbarungsvorlage verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass:
- Ihre Vereinbarungsvorlage aktiv ist.
- Ihre Angebotsvorlage den Status Bereitgestellt aufweist.
