Anleitung zu den Vorlagen von Adobe Sign für Salesforce und der Konfiguration der Daten-/Zusammenführungszuordnung

Übersicht

Adobe Sign bietet Ihnen die Möglichkeit, interaktive Formulare zu verwenden, um Daten von Unterzeichnern zu sammeln, Felder für Signatur und Initialen in Dokumenten zu platzieren, Zwei-Parteien-Informationen von Sender und Unterzeichner zu erfassen und mehr.

Sie können eigene Adobe Sign-Vorlagenbibliotheken erstellen, indem Sie Adobe Sign-Formulare und -Vorlagen auf der Registerkarte „Salesforce-Dokumente“ speichern.

Adobe Sign-Text-Tags bieten folgende Vorteile:

  • Legen Sie bestimmte Positionen für die Signatur bzw. die Initialen Ihrer Kunden fest.
  • Erfassen Sie Daten vom Unterzeichner zur späteren Übertragung an Ihr Salesforce-Konto (siehe Datenzuordnung).
  • Führen Sie vor dem Senden zur Unterzeichnung Daten aus Salesforce mit Ihren Dokumentenfeldern zusammen (siehe Zusammenführungszuordnung).

Sie können Adobe Sign-Formulare erstellen, indem Sie spezielle Text-Tags in ein beliebiges Dokument einfügen, das Sie über Adobe Sign versenden, wie z.B. Word-, PDF oder andere Textdokumente. Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation zu Text-Tags.

Hinweis:

Es sind zwei optionale Einstellungen für die Daten- und Zusammenführungszuordnung verfügbar. Sie können beide an Ihre Anforderungen anpassen, indem Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen navigieren.

1. Möchten Sie eine E-Mail erhalten, wenn eine Daten- oder Zusammenführungszuordnung fehlschlägt?

  • Zuordnungsfehlerbenachrichtigung aktivieren (standardmäßig aktiviert): Aktivieren Sie diese Einstellung, um E-Mail-Benachrichtigungen zu einer Datenzuordnung oder Zusammenführungszuordnung zu senden, sobald Fehler beim Ausführen der Zuordnungen auftreten.

2. Möchten Sie, dass beim Auswählen von Feldern in der Daten-/Zusammenführungszuordnung die API-Namen angezeigt werden?

  • API-Namen für Felder anzeigen (standardmäßig deaktiviert) – Aktivieren Sie diese Option, um beim Festlegen der Datenzuordnung und Zusammenführungszuordnung für jedes Feld und jede Beziehung der Salesforce-Objekte den API-Namen anzuzeigen.

Schritt für Schritt

Walk me thru

Vielleicht ist Ihnen auf manchen Seiten schon die Schaltfläche „Schritt für Schritt“ aufgefallen.

Hiermit werden Sie durch die übergeordneten Schritte geführt, für die diese Seite erstellt wurde. Die eingegebenen Werte werden zwar nicht auf ihre Richtigkeit überprüft, jedoch können Sie mithilfe dieser Funktion gewährleisten, dass Sie den Prozess in der richtigen Reihenfolge abschließen und keine erforderlichen Angaben vergessen.


Hinweis:

Die Daten-/Zusammenführungszuordnung von Feldnamen zu SFDC-Objektfeldern kann durch das „Hochladen“ der Feldnamen in Salesforce vereinfacht werden. So können Sie Feldnamen aus einer Werteliste auswählen, anstatt sie manuell in ein Textfeld eingeben zu müssen. Und so funktioniert es:

  1. Erstellen Sie zunächst ein Formular, in dem alle Felder definiert sind.
  2. Senden Sie das Formular zur Unterzeichnung über Salesforce mit einem eindeutigen Vereinbarungsnamen, wie z. B. W4-Feld-Vorlage.
    • So können Sie beim Zuordnen der Felder leicht die richtige Vorlage finden.
  3. Geben Sie in den Feldern, die Sie zuordnen möchten, (beliebige) Inhalte ein und unterzeichnen Sie die Vereinbarung, damit sie in Salesforce als abgeschlossen registriert wird.
    • Durch den Abschlussprozess steht Salesforce eine Quelle zur Verfügung, um die Feldnamen abzurufen.
  4. Es sollte nun die Vorlage angezeigt werden, wenn Sie die Importfunktion der Daten-/Zusammenführungszuordnung nutzen.

Kurzer Hinweis zu Formular-/Text-Tags

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorkonfigurierte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, damit Sie das SFDC-Objektfeld logisch mit dem Formularfeld in Adobe Sign verknüpfen können. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Formular.Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. 

Tag-Text-Beispiele

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung finden Sie hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.

Hinweis:

Die Funktion zum Kürzen von Text-Tags kann bei der Formularerstellung und Datenzuordnung äußerst hilfreich sein, wenn Normen für Feldnamen erstellt werden sollen, die in jedem Dokument erneut verwendet werden (zudem sparen Sie sich dadurch Zeit, da das formelle Tag nicht erneut erstellt werden muss). Somit verbessert sich die Datenzuordnung über mehrere Formulare hinweg spürbar und es entsteht eine Grundlage für künftige Dokumente.

Zusammenführungszuordnungen – Dokumente mit Salesforce-Daten generieren

Mit Adobe Sign-Zusammenführungszuordnungen können Sie Felddaten aus Salesforce in Dokumente einfügen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung versenden.

Sie können beispielsweise automatisch die Adresse und Telefonnummer eines Leads aus einem Salesforce-Datensatz in die Vereinbarung einfügen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung an den Lead senden. Sie können auch den Status einer Opportunity ändern, wenn die Vereinbarung vollständig unterzeichnet und ausgeführt wurde. Zusammengeführte Datenfelder können optional von den Unterzeichnern aktualisiert werden, falls Sie die Änderungen des Unterzeichners mit Salesforce synchronisieren möchten.

Sie können Zusammenführungszuordnungen auch verwenden, um automatisch das Produkt hinzuzufügen, das mit einer Opportunity zusammenhängt. Sie können festlegen, welche Produkteigenschaften (wie Menge und Preis) in die Vereinbarung aufgenommen werden sollen, und angeben, wie enthaltene Produkte sortiert und gefiltert werden sollen. 

Informationen zu Zusammenführungszuordnungen

Bei der Datenquelle für eine Zusammenführungszuordnung kann es sich um eine bestimmte Konstante oder um einen Wert aus einem Salesforce-Objektfeld handeln, das aus der Adobe Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann. Das Ziel jeder Zusammenführungszuordnung ist ein bestimmtes Feld in einer Adobe Sign-Vereinbarung.

Die unten aufgeführte Zuordnung fügt beispielsweise in die Adobe Sign-Dokumentfelder „FirstName“ und „LastName“ die Daten des Salesforce-Felds „Empfänger (Kontakt)“ ein. Darüber hinaus wird im Unternehmensfeld des Dokuments der Name des Kontos eingefügt.

Beispiel für die Zusammenführung von Feldern

Hinweis:

Wenn Sie ein Objekt für die Zuordnung auswählen, legen Sie zunächst das Vereinbarungsobjekt fest und anschließend das übergeordnete bzw. das Nachschlageobjekt. Die Zuordnung zwischen den Objekten muss zur Laufzeit bereits festgelegt sein.

Erstellen von Zusammenführungszuordnungen

So erstellen Sie eine Zusammenführungszuordnung:

    1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenführungszuordnungen.

    3. Klicken Sie auf der Startseite der Zusammenführungszuordnungen auf Neu.

Neue Schaltfläche auf der Seite „Zusammenführungszuordnungen“

Die Seite „Neue Zusammenführungszuordnung“ wird angezeigt.

Seite „Neue Zusammenführungszuordnung“

    4. Geben Sie im Abschnitt „Zuordnungsinformationen“ einen Namen für die Zuordnung ein und geben Sie an, ob Sie sie als Standardzuordnung festlegen möchten. Wenn Sie die Option „Standardm. Zusammenführungszuordnung“ aktivieren, wird die Zuordnung automatisch ausgeführt, wenn Sie eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versenden.

Zuordnung benennen

    5. Um Formularfeldnamen aus einem vorhandenen Dokument zu importieren und zuzuordnen, können Sie eine Vereinbarung auswählen, die zur Unterzeichnung versendet und unterzeichnet wurde. Sie können Felder aus zusätzlichen Vereinbarungen importieren, um weitere Felder hinzuzufügen. Felder mit doppelten Namen werden nicht erneut importiert. So importieren Sie Formularfelder:

        a. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einblenden, um den Bereich Dokumentformularfelder importieren anzuzeigen.

Dokumentformularfelder importieren

        b. Klicken Sie auf das Suchsymbol hinter dem Feld, bei dem Felder importieren aus angezeigt wird.

        c. Wählen Sie die Vereinbarung aus, aus der Sie Felder importieren möchten.

        d. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder importieren.

Die Anzahl der zu importierenden Felder wird angezeigt.

Die Anzahl der zu importierenden Felder wird angezeigt.

    6. Im Bereich Salesforce-Objektfelder Dokumentfeldern zuordnen können Sie Zuordnungen aus Feldern erstellen, die aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsobjekt abgerufen werden können (einschließlich benutzerdefinierter Felder). Sie können auch Zuordnungsregeln hinzufügen, um Daten in Adobe Sign-Dokumenten zusammenzuführen.

Bereich „Salesforce-Objektfelder Dokumentfeldern zuordnen“

So erstellen Sie Ziele für eine Zusammenführungsfeldzuordnung:

    1. Klicken Sie auf Feldzuordnung hinzufügen, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen.

Feldzuordnung hinzufügen

    2. Definieren Sie die Zuordnungen und Zuordnungsregeln in folgenden Bereichen:

  • Zieldokumentfeld: Wenn Sie Formularfelder importiert haben, können Sie diese Felder auswählen. Alternativ können Sie einen bestimmten Feldnamen eingeben.
    • Klicken Sie auf das Symbol links neben Zieldokumentfeld, um zwischen Texteingabe oder einem Auswahlmenü mit den verfügbaren und importierten Formularfeldwerten umzuschalten.
  • Quelltyp: Wählen Sie entweder Salesforce-Objektfeld oder Konstante aus.
  • Quellwert: Abhängig vom ausgewählten Quelltyp müssen Sie Folgendes angeben:
    • Wenn der Quellwert Salesforce-Objektfeld lautet, müssen Sie einen Wert auswählen. Klicken Sie hierzu auf den Link Ausgewähltes Objekt, um das Dialogfeld Objektauswahl anzuzeigen, in dem Sie das Salesforce-Quellobjektfeld auswählen können.
Objektauswahl

        Wenn es sich bei dem Quellwert um eine Konstante handelt, müssen Sie im Quellwertfeld einen Wert eingeben.

  • Deaktivieren: Ist diese Option aktiviert, wird diese Zuordnungsspalte nicht ausgeführt.
  • Aktionen: Durch einen Klick auf dieses Symbol wird die Zeile gelöscht.
Wählen Sie „Konstante“ aus, wenn es sich bei dem Wert um eine Konstante handelt.

    3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.

 

Im Bereich Salesforce-Produktpositionsfelder zu Adobe-Dokument-Feldern zuordnen können Sie Produktlisten hinzufügen, die mit einer Opportunity verknüpft sind.

So erstellen Sie Ziele für eine Zusammenführungsfeldzuordnung:

  1. Klicken Sie auf Feldzuordnung hinzufügen, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen.
Map SFDC product line fields

    2. Klicken Sie auf Ausgewähltes Objekt, um das Dialogfeld Objektauswahl anzuzeigen.

Objektauswahl

    3. Wählen Sie im Dialogfeld Objektauswahl Salesforce-Quellfelder, eine Opportunity und ein Opportunity-Produkt aus, fügen Sie in Ihren Vereinbarungen enthaltene Produkteigenschaften, wie z. B. Stückzahl, Preis und Kurzbeschreibung, hinzu. Sie können auch die Reihenfolge und Sortierung der Felder festlegen.

Object Selector Expanded

    4. Klicken Sie auf Fertig.

    5. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.

Wenn Sie die Vorlage für die Zusammenführungszuordnung fertiggestellt haben, klicken Sie auf Speichern.

 

Verwenden standardmäßiger/mehrerer Zusammenführungszuordnungen

Sie können beliebig viele Zusammenführungszuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versendet wird. Sie können nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.

Sie können auch festlegen, welche Zusammenführungszuordnung Sie für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchten, indem Sie sie im Feld „Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) der Vereinbarung eingeben. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Vorlage zu bestimmen. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld nicht so konfigurieren müssen, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn Sie das Feld frei lassen.

Hinweis:

Es empfiehlt sich, für erste Tests umfangreicher oder komplexer Bereitstellungen nur die Standardzuordnung zu verwenden. Die Best Practice lautet, alle Vorlagen explizit zu verknüpfen.


Dateianlagen

Es gibt Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen, die definieren, wie mit Dateianhänge verfahren wird. Standardmäßig wird der ursprüngliche Anhang (z. B. eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung) entfernt und es wird stattdessen beim Versenden der Vereinbarung das zusammengeführte Dokument an den Vereinbarungsdatensatz angehängt.

  • Zusammengeführtes Dokument anhängen: Wenn eine Zusammenführungszuordnung für eine Vereinbarung verwendet wird, wird durch Auswahl dieser Option das Dokument mit den zusammengeführten Daten an den Vereinbarungsdatensatz angehängt, nachdem die Vereinbarung versendet wurde.
  • Originaldokument entfernen: Wenn eine Zusammenführungszuordnung für eine Vereinbarung verwendet wird, wird durch Auswahl dieser Option das Originalvorlagendokument aus dem Vereinbarungsdatensatz entfernt, nachdem die Vereinbarung versendet wurde.

Hinweis:

Diese Einstellungen sind global gültig und wirken sich somit auf alle Zuordnungsvorlagen aus.

So ändern Sie die Einstellungen:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  5. Bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.

 

Problembehandlung bei Zusammenführungszuordnungen

Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn Sie beispielsweise ein Salesforce-E-Mail-Feld einem Adobe Sign-Textfeld zuordnen, schlägt die Zuordnung möglicherweise fehl, wenn es sich bei dem Inhalt des Feldes nicht um eine gültige E-Mail-Adresse handelt.

Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) des Adobe Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an den Besitzer der Zusammenführungszuordnung gesendet.  

Hinweis:

Sie können auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.

Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:

1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.

Benutzerdefinierte Adobe Sign-Einstellungen

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellungsdefinition.

    3. Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellungen auf Neu oder Bearbeiten.

    4. Passen Sie die Option Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren nach Bedarf an.

Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren

Datenzuordnungen – Unterzeichnerdaten und -dateien an Salesforce-Datensätze übertragen

Mit Adobe Sign-Felddatenzuordnungen können Sie definieren, wie Adobe Sign Salesforce.com-Objekte mit Daten aktualisiert, die von den Unterzeichnern erfasst werden. Sie können beispielsweise in den Kontaktdatensatz eines Unterzeichners in Salesforce.com die Adresse und Telefonnummer einfügen, die er beim Abschließen und Unterzeichnen Ihres Dokuments angegeben hat. Darüber hinaus können Sie auch die unterzeichnete Adobe Sign-Vereinbarung, den Audit-Verlauf sowie sämtliche hochgeladenen unterstützenden Dokumente von Empfängern an Salesforce-Objekte zurückübertragen, indem Sie Dateizuordnungen einrichten. 

Informationen zu Datenzuordnungen von Formularfeldern

Adobe Sign-Datenzuordnungen aktualisieren Salesforce-Objekte, wenn eine Adobe Sign-Vereinbarung unterzeichnet wird oder sich in einer bestimmten Phase des Vereinbarungsarbeitsablaufs befindet. Jede Datenzuordnung wird im Voraus eingerichtet und beinhaltet Regeln für die Datenzuordnung. Jede Datenzuordnungsregel definiert die Datenquelle und das Salesforce-Zielfeld, das aktualisiert werden soll.

Bei der Datenquelle für eine Zuordnung kann es sich um ein Adobe Sign-Formularfeld, einen bestimmten konstanten Wert oder einen Wert aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsfeld handeln. Beim Ziel einer Datenzuordnung kann es sich um ein beliebiges Feld eines beliebigen Salesforce-Objekts handeln, das aus der Adobe Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann.

Die unten stehende Zuordnung fügt beispielsweise den Vor- und Nachnamen, den der Unterzeichner eingegeben hat, im Kontaktfeld ein. Sie aktualisiert darüber hinaus die Opportunity-Phase und fügt die unterzeichnete Vereinbarung sowie den Audit-Verlauf zur Opportunity hinzu, wenn die Vereinbarung unterzeichnet wird. 

Beispiel für Feldzuordnungen

Weitere Beispiele für die Verwendung von Datenzuordnungen zum Aktualisieren von Salesforce:

  • Aktualisieren der Kontaktinformationen von Empfängern
  • Hinzufügen einer PO-Nummer zur Opportunity
  • Aktualisierung der Zahlungsinformationen für das Konto
  • Ändern der Opportunity-Phase, wenn der Vertrag unterzeichnet wird
  • Hinzufügen der signierten PDF-Datei und des Audit-Verlaufs zum Vertrag 

 

Erstellen einer Datenzuordnung für ein Formularfeld

So erstellen Sie eine Adobe Sign-Datenzuordnung:

  1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenzuordnungen.
  3. Klicken Sie auf der Startseite der Datenzuordnungen auf die Schaltfläche Neu.
  4. Geben Sie auf der Seite Neue Datenzuordnung einen eindeutigen Namen für die Zuordnung ein und legen Sie sie ggf. als Standardzuordnung fest. Wenn Sie die Option „Standarddatenzuordnung?“ aktivieren, wird die Zuordnung standardmäßig ausgeführt, wenn Ihre Vereinbarungen unterzeichnet werden. Sie müssen keine Standarddatenzuordnung festlegen. Sie können sie einer Vereinbarungsvorlage zuweisen, die verwendet wird, wenn eine Vereinbarung erstellt wird.
Seite „Neue Datenzuordnung“

    5. Im Bereich Feldzuordnung können Sie Datenzuordnungen zu Salesforce-Feldern definieren. Sie können Zuordnungsregeln hinzufügen, um Felder in beliebigen Salesforce-Objekten zu aktualisieren. Sie können eine Zuordnung zu jedem beliebigen Feld erstellen (einschließlich benutzerdefinierter Felder). Es gibt zwei Möglichkeiten, Zuordnungszeilen zu erstellen und festzulegen, aus welchen Vereinbarungsfeldern die Daten stammen. Mit der Option Felder aus vorhandener Vereinbarung importieren können Sie Felder aus vorhandenen Dokumenten importieren. Alternativ können Sie über Zuordnung hinzufügen jede Zuordnungsregel einzeln definieren.

Hinweis:

Wenn das Dokument, aus dem Sie Daten importieren möchten, keine Adobe Sign-Felder enthält, können Sie nicht die standardmäßigen Adobe Sign-Felder importieren, die in jedem unterzeichneten Dokument enthalten sind (z. B. Unterzeichnung, Datum, E-Mail, Vorname, Nachname, Titel und Unternehmen).

Sie können die Option Felder aus vorhandener Vereinbarung importieren verwenden, um eine Liste der Formularfeldnamen zu importieren, aus denen Zuordnungen erstellt werden sollen. Wählen Sie hierzu eine vorhandene Vereinbarung aus, die zur Unterzeichnung versendet und unterzeichnet wurde. Sie können Felder aus zusätzlichen Vereinbarungen importieren, um weitere Felder hinzuzufügen. So importieren Sie Felder aus einer Vereinbarung:

  1. Wählen Sie die Vereinbarung aus, aus der Sie Felder importieren möchten.
Eingabe für Import auswählen

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularfelder importieren. Die Anzahl der importierten Felder wird angezeigt.

Auf Schaltfläche „Formularfelder importieren“ klicken

Über die Option Zuordnung hinzufügen können Sie wie folgt einzelne Zuordnungszeilen hinzufügen:

Zuordnungsverknüpfung erstellen

Geben Sie für jede Feldzuordnungszeile Folgendes an:

    1a. Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden? Wählen Sie das Salesforce-Zielobjekt aus, in das die Daten kopiert werden sollen.

    1b. Welches Salesforce-Feld soll aktualisiert werden? Wählen Sie das Salesforce-Zielfeld aus, in das die Daten kopiert werden sollen.

    2a. Woher stammen die Daten? – Typ auswählen Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: EchoSign-Formularfeld, Konstante oder Vereinbarungsfeld.

    2b. Welchen Wert weisen die Daten auf? Abhängig von Ihrer Auswahl bei der Option Woher stammen die Daten? müssen Sie Folgendes angeben:

  • Daten stammen aus „EchoSign-Formularfeld“: Wählen Sie ein EchoSign-Formularfeld aus oder geben Sie einen bestimmten Feldnamen ein. Klicken Sie auf das Symbol links neben dem Feld, um zwischen Texteingabe oder einem Auswahlmenü mit den verfügbaren und importierten Formularfeldwerten umzuschalten.
  • Daten stammen aus „Konstante“: Geben Sie einen Wert ein. Sie können beispielsweise einen Feldwert eingeben, den Sie in einer Salesforce-Auswahlliste ändern möchten. Oder Sie geben eine Zahl oder einen Text ein, den Sie in ein Salesforce-Feld einfügen möchten.
  • Daten stammen aus „Vereinbarungsfeld“: Wählen Sie ein Vereinbarungsfeld aus dem Dropdownmenü aus.

    3. Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen Die Datenzuordnung wird ausgeführt, wenn der Vereinbarungsstatus zum angegebenen Status wechselt.

  • Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Ausgefüllt/Zugestellt
  • Warte auf Gegenzeichnung/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
  • Übermittelt für Unterschrift/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
  • Abgebrochen/Abgelehnt
  • Abgelaufen
Beispiel für Datenzuordnungsdatensätze

Sie können optional die Einstellungen jeder Zuordnungszeile anpassen.

  1. Klicken Sie unter „Aktionen“ auf das Einstellungssymbol (Zahnrad).
  2. Im Dialogfeld Einstellungen für Feldzuordnungswert können Sie Folgendes angeben:
    • Vorhandene nicht überschreiben: Wenn diese Option aktiviert und bereits ein Wert im Salesforce-Zielfeld vorhanden ist, wird der Wert nicht durch die Zuordnungsregel überschrieben.
    • Nicht in leere schreiben: Wenn diese Option aktiviert und der Quellwert aus der Adobe Sign-Vereinbarung leer ist, wird der leere Wert nicht durch die Zuordnungsregel in das Salesforce-Feld eingefügt.

Mit der Option „Deaktivieren“ können Sie eine Zuordnungszeile deaktivieren, damit sie nicht ausgeführt wird.

 

Erstellen von Dateizuordnungen

Sie können die unterzeichnete Adobe Sign-Vereinbarung bzw. den Audit-Verlauf wie folgt zum ausgewählten Salesforce-Objekt hinzufügen:

    1. Klicken Sie in der Tabelle „Dateizuordnung“ auf Zuordnung hinzufügen.

Dateizuordnung – Zuordnungsverknüpfung erstellen

    2. Wählen Sie für jede Dateizuordnungszeile Folgendes aus:

1. Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden?Wählen Sie das Salesforce-Zielobjekt aus, in das die Daten kopiert werden sollen.

2a. Wie wollen Sie die Datei hinzufügen? Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Referenz-Link zur Datei hinzufügen: Stellt die URL bereit, um die unterzeichnete Vereinbarungs-PDF herunterzuladen.

• Datei direkt an Objekt anhängen: Hiermit hängen Sie das PDF-Dokument direkt an das Objekt an, für das Sie eine Zuordnung erstellen, sofern eine Anhangsliste für das entsprechende Objekt verfügbar ist.

Hinweis:

Nicht alle Objekte (z. B. Benutzer) unterstützen Dateianhänge. Legen Sie also keine Zuordnungen für solche Objekte fest.

 

2b. Welches Feld soll der Datei-URL hinzugefügt werden? Nur erforderlich, wenn Sie Referenz-Link zur Datei hinzufügen auswählen. Sie müssen das Zielfeld auswählen, in das die URL kopiert werden soll.

Hinweis:

Das Hinzufügen eines Referenz-Links für einen Audit-Verlauf, eines unterstützenden Dokuments oder einer getrennt unterzeichneten PDF wird nicht unterstützt. Sie können diese PDF-Dateien an den Salesforce-Objektdatensatz anhängen.

Darüber hinaus kann der Referenz-Link nur einem textbasierten Feld (z. B. Eingabefeld, Auswahlliste) zugeordnet werden.

 

3. Welche Datei soll hinzugefügt werden? Hier haben Sie folgende Optionen:

• Signierte Vereinbarung – Zusammengeführte PDF: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bei einer Transaktion mehrere Dokumente zur Unterzeichnung versenden möchten. Hierdurch werden die unterzeichneten Dokumente als einzelne zusammengeführte PDF zurück an den Salesforce-Objektdatensatz gesendet.

• Signierte Vereinbarung – Separate PDFs: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bei einer Transaktion mehrere Dokumente zur Unterzeichnung versenden möchten. Hierdurch werden die unterzeichneten Dokumente als separate PDFs zurück an den Salesforce-Objektdatensatz gesendet.

• Audit-Verlauf: Mit dieser Option senden Sie den Audit-Verlauf im PDF-Format zurück an den Salesforce-Objektdatensatz.

• Unterstützende Dokumente: Wählen Sie diese Option aus, um etwaige unterstützenden Dokumente, die vom Unterzeichner hochgeladen werden, zurück an den Salesforce-Objektdatensatz zu senden.

Hinweis:

Wenn Sie in Adobe Sign über eine benutzerdefinierte URL mit einer benutzerdefinierten Subdomäne verfügen (z. B. https://companyxyz.echosign.com), müssen Sie einen zusätzlichen Schritt durchführen, um die unterzeichnete PDF zurück an Salesforce zu senden. 

 

  1. Navigieren Sie zu Setup > Einstellungen > Sicherheit > Remotesite-Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Remotesite.
  3. Fügen Sie Ihre Adobe Sign-URL als neue Remotesite-URL hinzu. Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie die unterzeichnete Vereinbarung zuordnen.
Seite zur Remotesite-Bearbeitung

4. Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen Die Datenzuordnung wird ausgeführt, wenn der Vereinbarungsstatus zum angegebenen Status wechselt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Ausgefüllt/Zugestellt

• Warte auf Gegenzeichnung/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung

• Übermittelt für Unterschrift/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung

• Abgebrochen/Abgelehnt

• Abgelaufen

Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Datenzuordnung auf die Schaltfläche Speichern.

 

Verwenden standardmäßiger/mehrerer Datenzuordnungen

Sie können beliebig viele Datenzuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn sich der Status einer Vereinbarung ändert. Sie können nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.

Sie können auch festlegen, welche Zuordnung Sie für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchten, indem Sie im Feld „Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Process_Template__c) der Vereinbarung darauf verweisen. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Datenzuordnung zu bestimmen. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld nicht so konfigurieren müssen, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn Sie das Feld frei lassen.

Sie können auch eine Zuordnung ausführen, bevor oder nachdem sich der Vereinbarungsstatus zu „Signiert“ ändert (z. B. nachdem der erste Unterzeichner die Vereinbarung signiert hat), indem Sie das Kontrollkästchen „Datenzuordnung auslösen“ (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) aktivieren. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf oder -Trigger verwenden, um beliebige benutzerdefinierte Geschäftslogiken auszuführen bzw. um zu bestimmen, wann eine Datenzuordnung ausgeführt werden soll.

Darüber hinaus können Sie eine Datenzuordnung einer Vereinbarungsvorlage zuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vereinbarungsvorlagen.

Fehlerbehebung bei Datenzuordnungen

Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn Sie beispielsweise ein Adobe Sign-Textfeld einem Salesforce-E-Mail-Feld zuordnen, kann die Validierung fehlschlagen, wenn es sich beim Inhalt des ersten Feldes nicht um eine gültige E-Mail-Adresse handelt.

Achten Sie deshalb darauf, wo immer möglich Adobe Sign-Feldvalidierungsregeln zu verwenden, um zu gewährleisten, dass die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten in Salesforce übertragen werden können. Neben den standardmäßigen Adobe Sign-Validierungsregeln für Formularfelder aus PDF-Dokumenten können Sie mit Adobe Sign-Text-Tags auch eigene Validierungsregeln erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Text-Tag-Dokumentation.

Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) des Adobe Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an den Besitzer der Datenzuordnung gesendet.  

Hinweis:

Sie können auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.

Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Verwalten.
  4. Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
  5. Suchen Sie nach der Einstellung Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren (mit STRG+F/CMD+F).
  6. Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Vereinbarungsvorlagen und die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“

Adobe Sign-Vereinbarungsvorlagen stellen eine einfache Möglichkeit dar, schon im Voraus viele Standardwerte und -einstellungen Ihrer Vereinbarungen einzurichten. Sie können auch eine Vereinbarungsvorlage mit der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ verknüpfen.

Informationen zu Vereinbarungsvorlagen

Hierzu zählen vordefinierte Vereinbarungsfelder, einschließlich Name, Nachricht, Sprache, Signaturtyp, Ablaufdaten und Sicherheitsoptionen. Sie können auch eine bestimmte Datenzuordnung, Zusammenführungszuordnung und ein Objekt (z. B. eine Opportunity, ein Konto, einen Kontakt, einen Lead oder einen Opportunity-Vertrag) zu einer Vereinbarungsvorlage hinzufügen. Darüber hinaus können Sie die Empfängerdefinitionen vorab festlegen, Felder zu Vereinbarungsfeldern zuordnen und die Dateianhänge vordefinieren.

Sie können auch eine Schalftläche „Zum Unterschreiben senden“ einrichten, die im zugehörigen Objektdatensatz (z. B. eine Opportunity) angezeigt wird, um eine Vereinbarungsvorlage standardmäßig zu verknüpfen. So erstellen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche eine Vereinbarung basierend auf der Vereinbarungsvorlage.

Erstellen einer Vereinbarungsvorlage

So erstellen Sie eine neue Vereinbarungsvorlage:

  1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungsvorlagen.
  3. Klicken Sie auf der Startseite der Vereinbarungsvorlagen auf die Schaltfläche Neu.
Navigieren Sie zu „Neue Vereinbarungsvorlage“.

Die Seite Neue Vereinbarungsvorlage wird angezeigt:

Seite „Vereinbarungsvorlage“

4. Geben Sie im Bereich Informationen Folgendes ein bzw. aktivieren folgende Option:

Bereich „Informationen“

• Name der Vereinbarungsvorlage: Geben Sie einen Namen für die Vereinbarungsvorlage ein.

• Masterobjekttyp: Geben Sie den API-Namen (nicht die Beschriftung) des Salesforce-Objekts ein, das Sie als Masterreferenz für einige der optionalen Definitionen in der Vereinbarungsvorlage verwenden möchten. Sie können beispielsweise Empfänger, Feldzuordnungen oder Anhänge für die Vereinbarung definieren, um Felder abzufragen und das Masterobjekt bzw. Daten aus Nachschlageobjekten zuzuordnen. Masterobjekte umfassen beispielsweise folgende Elemente: Opportunities, Konten, Kontakte, Leads oder Opportunity-Verträge. Wenn Sie in der Vereinbarungsvorlage ein Masterobjekt definiert haben, sollten Sie die Vereinbarung über eine Schalftläche „Zum Unterschreiben senden“ im Masterobjekt initiieren. Weitere Informationen zur Aktivierung einer Standardschaltfläche oder zur Erstellung einer neuen Schalftläche „Zum Unterschreiben senden“ finden Sie unter Aktivierung der Schalftläche „Zum Unterschreiben senden“.

Vereinbarungstyp: Mit der Definition der Vereinbarungstypen können Sie Berichte zu Vereinbarungskategorien erstellen.

• Aktiv: Aktivieren Sie diese Option, um anzugeben, dass die Vorlage zur Verwendung zur Verfügung steht. Wenn Sie diese Option deaktivieren, ist die Vorlage nicht mehr zur Verwendung verfügbar.

• Standard: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie diese Vorlage als Standardvorlage für neue Vereinbarungen festlegen möchten. Sie können auch eine bestimmte Vereinbarungsvorlage definieren, die Sie bestimmten anderen Vereinbarungen zuweisen und die die Standardvorlage überschreiben können. So können Sie beispielsweise eine benutzerdefinierte Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ für das Konto-Objekt erstellen, die mit einer bestimmten Vereinbarungsvorlage verknüpft ist. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Schaltflächen finden Sie unter Aktivierung der Schalftläche „Zum Unterschreiben senden“.

• Automatisch senden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie automatisierte Arbeitsabläufe nutzen, die Sie verwenden möchten, um das Versenden von Vereinbarungen auszulösen, oder wenn Sie eine Vereinbarung automatisch versenden möchten, sobald der Benutzer in einem Salesforce-Datensatz auf die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ klickt. Damit die Funktion „Automatisch senden“ funktioniert, müssen Sie mindestens einen Empfänger und einen Anhang in der Vereinbarungsvorlage definieren.

• Für Veröffentlichungsaktionen verfügbar: Wenn Sie Chatter-Veröffentlichungsaktionen in Ihrer Organisation aktiviert haben, können Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, um die entsprechende Vereinbarungsvorlage zu aktivieren. Die Chatter-Veröffentlichungsaktion ermöglicht es Benutzern, Vereinbarungen aus Chatter heraus zu versenden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die entsprechende Vereinbarungsvorlage für die Chatter-Aktion für eines der folgenden Masterobjekte zu aktivieren: Vertrag, Konto oder Opportunity. Wenn es sich bei dem Masterobjekt beispielsweise um eine Opportunity handelt, können Benutzer durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens basierend auf dieser Vorlage Vereinbarungen aus einem beliebigen Opportunity-Chatter-Feed versenden. Wenn Sie kein Masterobjekt angeben, können Sie die Vereinbarungsvorlage auf der Startseite des Chatter-Feeds aktivieren. Weitere Informationen zum Aktivieren der Adobe Sign Chatter-Veröffentlichungsaktion.

 

5. Geben Sie im Bereich Vereinbarungsinformationen Folgendes ein bzw. aktivieren folgende Option:

Geben Sie den Vereinbarungsnamen ein.

• Vereinbarungsname: Geben Sie einen benutzerdefinierten Namen ein oder übernehmen Sie den Standardwert.

• Nachricht (optional): Geben Sie eine benutzerdefinierte Nachricht ein.

• Signaturtyp: Wählen Sie einen Signaturtyp und die Empfängersprache aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Ohne, E-Signatur oder Handschriftliche Signatur.

• Sprache: Wählen Sie die Sprache für die Sende-E-Mail aus. 

Hinweis:

In den Textfeldern einer Vereinbarungsvorlage, wie z. B. „Vereinbarungsname“ und „Nachricht“ können Sie optional Salesforce-Variablen als Teil der Definition verwenden, um diese Vereinbarungsdaten dynamisch zu generieren. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie den Vereinbarungsnamen und die Nachricht an Empfänger bei jeder Vereinbarungsgenerierung anpassen möchten. Im Folgenden finden Sie hierzu einige Beispiele.  

Beispiel 1:

Masterobjekt: Opportunity

Vereinbarungsname: Acme Corp-Vereinbarung - {!Name}

Nachricht:

Hier finden Sie den Voranschlag für:

Konto: {!Account.Name}

Betrag: {!Amount}

Bitte unterzeichnen Sie die angehängte Vereinbarung.

Vielen Dank, {!Owner.Name}

 

Folgendes geschieht, wenn eine Vereinbarung aus einer bestimmten Opportunity heraus generiert wird:

Die Vereinbarung wird aus einer bestimmten Opportunity heraus generiert.

Beispiel 2: Benutzerdefiniertes Objekt als Masterobjekt

Benutzerdefinierte Nachschlagefeld in der Opportunity: Student__c

Definition der Vereinbarungsvorlage: AgreementTemplateProcess

Masterobjekt: Student__c

Vereinbarungsname: Studentenvereinbarung - {!Name}

Nachricht:

Hallo {!Student__r.Student_Name__c},

bitte unterzeichnen Sie die angehängte Vereinbarung.

Vielen Dank, {!Account.Owner.Name}

 

    6. Geben Sie im Bereich Vereinbarungsoptionen Folgendes ein bzw. aktivieren folgende Optionen:

Bereich „Vereinbarungsoptionen“

Hinweis:

Sie können in Textfeldern optional Salesforce-Variablen, wie z. B. {!Id} oder {!Account.Name}, verwenden, die auf das Masterobjekt verweisen, das in der Vereinbarungsvorlage definiert wurde. Sie können beispielsweise im Feld E-Mail-Kopie an die Variable {!Owner.Email} oder im Feld Senden im Namen von die Variable {!OwnerId} verwenden. Wenn es sich bei dem Masterobjekt um eine Opportunity handelt, gibt die Variable {!OwnerId} den Eigentümer der Opportunity und {!Owner.Email} die E-Mail-Adresse dieses Eigentümers zurück. 

• E-Mail-Kopie an: Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mail-Adressen ein, an die die Vereinbarung gesendet werden soll.

• Automatische Erinnerungen: Wählen Sie eine Option für automatische Erinnerungen aus. Die Optionen lauten Nie, Jeden Tag bis zur Signatur und Jede Woche bis zur Signatur.

• Signaturfluss: Wählen Sie eine Option für die Unterzeichnungsreihenfolge aus. Die Optionen lauten Ohne, Die Empfänger signieren in Reihenfolge oder Die Empfänger signieren in beliebiger Reihenfolge.

• Absendersignaturreihenfolge: Wählen Sie eine Option dafür aus, wann der Absender unterzeichnen sollte. Die Optionen lauten Ohne, Empfänger signieren zuerst, dann Absender oder „Absender signiert zuerst, dann Empfänger“.

• Senden im Namen von: Die Vereinbarung wird im Namen der in diesem Feld angegebenen Benutzerdatensatz-ID versendet.

Hinweis: Wenn Sie die Funktion „Senden im Namen von“ verwenden, müssen Sie sie zunächst mithilfe dieser Anleitung aktivieren.

• Umleitungs-URL nach Signatur: Geben Sie eine URL ein, um die Empfänger der Vereinbarung nach der Unterzeichnung zu dieser URL umzuleiten. Um diese Option zu verwenden, muss die Einstellung Optionen nach Signatur aktivieren aktiviert sein.

• Gehostetes Signieren aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das gehostete, persönliche Signieren zu ermöglichen, wenn der Unterzeichner verfügbar ist.

• Nur Absender signiert: Aktivieren Sie diese Option, um die Funktion „Nur ich signiere“ zur Vorlage hinzuzufügen. Um diese Option zu verwenden, muss die Einstellung „Nur Absender signiert“ aktivieren aktiviert sein. Je nach Ihren Anforderungen kann diese Option mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.

• Vorschau und Feldpositionierung akt.: Aktivieren Sie diese Option, um eine Vorschau der Vereinbarung anzeigen oder Formularfelder per Drag-and-Drop in der Vereinbarung positionieren zu können, bevor Sie sie zur Unterzeichnung versenden.

• Faxnummer verwenden: Aktivieren Sie diese Option, um die Vereinbarung an die Faxnummer des Kontakts, Leads oder Benutzers zu senden, wenn eine handschriftliche Signatur erforderlich ist.

• Tage bis zum Ablauf: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft.

Hinweis: Die eingegebene Anzahl an Tagen wird zu dem Datum hinzugerechnet, an dem der Vereinbarungsdatensatz aus der Vorlage generiert wird, um das Ablaufdatum so dynamisch zu berechnen.

• Umleitungsverzög. nach Signatur (Sek.): Wenn die Einstellung „Optionen nach Signatur aktivieren“ aktiviert und eine „Umleitungs-URL nach Signatur“ festgelegt ist (siehe unten), können Sie hier die Zeit in Sekunden eingeben, nach der die Umleitung ausgeführt werden soll.

 

    7. Geben Sie im Bereich Sicherheitsoptionen für Vereinbarung Folgendes ein bzw. aktivieren folgende Optionen:

Bereich „Sicherheitsoptionen für Vereinbarung“

• Verifizierungsmethode für interne und externe Unterzeichner (optional): Wählen Sie eine Verifizierungsmethode für interne Unterzeichner (alle E-Mail-Adressen innerhalb Ihres Adobe Sign-Kontos) und externen Unterzeichnern (alle E-Mail-Adressen, die nicht in Ihrem Adobe Sign-Konto enthalten sind). Die Optionen lauten Ohne, Kennwort zur Vereinbarungssignatur, Wissensbasierte Authentifizierung und Web-Authentifizierung der Identität.

Hinweis: Um einem bestimmten Empfänger eine individuelle Verfizierungsmethode für die Unterzeichneridentität zuzuweisen, müssen Sie dies wie unten beschrieben im Bereich „Empfänger“ eingeben.

Kennwortschutz für signiertes Dokument (optional): Aktivieren Sie diese Option, um die signierte PDF-Datei, die an die Unterzeichner gesendet wird, zu verschlüsseln.

• Mit externem Kennwort unterzeichnen: Legen Sie das Kennwort fest, mit dem externe Empfänger die Vereinbarung unterzeichnen können, sofern als Verifizierungsmethode für externe Unterzeichner die Option „Kennwort“ festgelegt wurde.          

• Mit internem Kennwort unterzeichnen: Legen Sie das Kennwort fest, mit dem interne Empfänger die Vereinbarung unterzeichnen können, sofern als Verifizierungsmethode für interne Unterzeichner die Option „Kennwort“ festgelegt wurde.

• Kennwort anzeigen und bestätigen: Geben Sie das Kennwort ein, das zum Öffnen der PDF-Datei der signierten Vereinbarung erforderlich ist.

 

    8. Im Bereich Zuordnungseinstellungen können Sie optional festlegen, welche Daten- oder Zusammenführungszuordnungen automatisch ausgeführt werden sollen, wenn Vereinbarungen mithilfe dieser Vorlage versendet werden.

Bereich „Zuordnungseinstellungen“

• Datenzuordnung: Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, die für die Zuordnung von Eingaben aus einer signierten Vereinbarung in Salesforce verwendet werden soll.

• Zusammenführungszuordnung: Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, um Salesforce-Felder in einer Vereinbarung zusammenzuführen, bevor Sie sie versenden.

 

    9. Im Bereich Referenzierte Objekte können Sie ein Konto, eine Opportunity oder einen Vertrag mit dieser Vereinbarungsvorlage verknüpfen, indem Sie die entsprechende ID oder eine Salesforce-Variable, wie z. B {!Id}, eingeben. So enthält die Vereinbarungsliste im referenzierten Objekt die mithilfe dieser Vorlage versendeten Vereinbarungen.

Referenzierte Objekte

    10. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern und die Seite „Vereinbarungsvorlage“ anzuzeigen.

 

Hinzufügen von Empfängern, Anhängen und Formularfeldvorlagen in Vereinbarungsvorlagen

Auf einer beliebigen Seite Vereinbarungsvorlage können Sie Ihre Vereinbarungsvorlage durch Angabe von Empfängern, Anhängen und Formularfeldvorlagen weiter anpassen.  Öffnen Sie eine vorhandene Vorlage und klicken Sie auf die Registerkarte Zugehörig oben, um die Optionen anzuzeigen.

Seite „Vereinbarungsvorlage“

Hinzufügen von Empfängern

So fügen Sie Empfänger zu einer Vereinbarungsvorlage hinzu:

1. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, um sie zur Bearbeitung zu öffnen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zugehörig, um die Optionen anzuzeigen.

3. Klicken Sie im Abschnitt Empfänger hinzufügen auf die Schaltfläche Neu.

Die Seite Neuen Empfänger hinzufügen wird angezeigt.

Seite „Neuen Empfänger hinzufügen“

4. Wählen Sie unter „Schritt 1: Empfängertyp und -rolle auswählen Folgendes aus:

• Quelle des Empfängers: Wählen Sie aus der Dropdownliste eine der folgenden Optionen aus, um den Empfänger anzugeben:

○ Empfänger vordefinieren

○ Suche basierend auf Masterobjektfeld

○ Laufzeitvariable

Wenn es sich bei dem ausgewählten Masterobjekt um ein Konto oder eine Opportunity handelt, können Sie darüber hinaus folgende Optionen auswählen:

○ Primäre <Kunden-/Opportunity>-Kontaktrolle

○ <Kunden-/Opportunity>-Kontaktrolle

○ Alle <Kunden-/Opportunity>-Kontaktrollen

Hinweis: Wenn Sie Primäre Opportunity-Kontaktrolle oder Primäre Kundenkontaktrolle auswählen, wird der Empfänger jedes Mal nachgeschlagen, wenn die Vereinbarung generiert wird – basierend auf dem Masterobjekt, das Sie in der Vereinbarungsvorlage eingerichtet haben. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Vereinbarungsvorlage.) Schritt 2 „Empfänger festlegen“ (siehe unten) ist nicht erforderlich, wenn die Option Primäre Kontaktrolle aktiviert wurde.

• Empfängertyp: Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus: Kontakt, Lead, Benutzer oder E-Mail.

• Empfängerrolle: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus: Unterzeichner, Genehmiger, Annehmender, Ausfüller oder zertifizierter Empfänger

• Verifizierungsmethode für Unterzeichner: Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus: Ohne, E-Mail, Kennwort, Online-Identität, KBA oder Telefon.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass diese Verifizierungsmethoden in Ihrem Adobe Sign-Konto aktiviert sind, damit Sie sie in Salesforce verwenden können.

• Empfängernachricht: Geben Sie ggf. eine persönliche Nachricht für diesen Empfänger ein.

• Index: Diese Zahl zeigt die Signaturposition für den Empfänger an.  Dieser Index ist entscheidend für Formulare, die von mehreren Unterzeichnern signiert werden müssen oder die parallele/hybride Arbeitsabläufe aufweisen sowie für speziell festgelegte Felder
.

Keine leere Empfängerzeile erstellen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie keine leere Empfängerzeile als Platzhalter hinzufügen möchten, falls mit den ausgewählten Kriterien kein übereinstimmender Datensatz gefunden wird.

5. Klicken Sie auf Weiter, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

6. Führen Sie unter „Schritt 2: Empfänger festlegen“ folgende Schritte durch:

• Wenn Sie in Schritt 4 die Option Empfänger vordefinieren ausgewählt haben, können Sie im Feld Empfänger – <Empfängertyp> einen Empfänger angeben.

Neuen Empfänger hinzufügen – Kontakt

• Wenn Sie in Schritt 4 die Option Suche basierend auf Masterobjektfeld aktiviert haben, wird der Empfänger bei der Generierung der Vereinbarung in dem Masterobjekt nachgeschlagen, das Sie in der Vereinbarungsvorlage eingerichtet haben. Bei diesem Masterobjekt kann es sich beispielsweise um eine Opportunity handeln. Wählen Sie auf diesem Bildschirm das Quellfeld des Masterobjekts aus (z. B. der Opportunity), das zum Nachschlagen des Empfängers verwendet werden soll. Sie können das Empfängerfeld beispielsweise mit dem Benutzer aktualisieren, der die Opportunity erstellt oder sie zuletzt aktualisiert hat.

Empfänger festlegen

• Wenn Sie Opportunity-Kontaktrolle oder Kundenkontaktrolle auswählen, wird der Empfänger jedes Mal nachgeschlagen, wenn die Vereinbarung generiert wird – basierend auf dem Masterobjekt, das Sie in der Vereinbarungsvorlage eingerichtet haben. In diesem Fall muss „Opportunity“ oder „Konto“ als Masterobjekt eingegeben werden. Wählen Sie auf diesem Bildschirm die Kunden-/Opportunity-Kontaktrolle aus, die verwendet werden soll, um den Kontakt in der Vereinbarung als Empfänger festzulegen. Sie können das Empfängerfeld beispielsweise mit dem Kontakt aktualisieren, der für die entsprechende Opportunity bzw. das entsprechende Konto die Rolle „Entscheidungsträger“ aufweist.

 

• Wenn Sie in Schritt 4 die Option Laufzeitvariable aktiviert haben, können Sie bei der Angabe eines Empfängers für die Vereinbarungsvorlage in der SFDC-URL eine Empfänger-ID angeben. Hierzu müssen Sie die Variable hier festlegen (z. B. myRecipient).

Empfänger festlegen – Variable

Hängen Sie dann in der benutzerdefinierten Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ wie folgt die Parameter der Laufzeitvariablen an:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Bei der ID für den Empfänger handelt es sich um eine Kontakt-, Lead- oder Benutzer-Datensatz-ID.

Bei E-Mail-Empfängern, die nicht als Datensatz in Salesforce vorhanden sind, wird die E-Mail-Adresse selbst angehängt:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Erstellen der Schaltfläche Zum Unterschreiben senden.

Sie können auch Platzhalter-Empfänger einrichten, die über einen Empfängertyp verfügen, aber nicht endgültig definiert werden, bis der Absender den entsprechenden Empfänger bei der Generierung der Vereinbarung angibt. Hierzu müssen Sie das Feld Variablenname frei lassen.

7. Klicken Sie auf Speichern, um den Empfänger zu speichern, und wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte, um weitere Empfänger hinzuzufügen.

Die folgende Abbildung zeigt drei vordefinierte Empfänger (einen Kontakt, einen Benutzer und einen Lead), die zu einer Vereinbarungsvorlage hinzugefügt wurden.

Liste der Empfänger

Hinzufügen von Anhängen

So fügen Sie Anhänge zu einer Vereinbarungsvorlage hinzu:

1. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, um sie zur Bearbeitung zu öffnen.Klicken Sie auf die Registerkarte Zugehörig.

2. Klicken Sie auf Neuen Dateianhang hinzufügen.

• Die Seite Neuen Dateianhang hinzufügen wird angezeigt.

3. Wählen Sie in „Schritt 1: Dateianhangstyp auswählen“ einen Anhangstyp aus der Dropdownliste aus.

Dateianhangstyp aus Dropdownliste auswählen

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Dokument aus Inhalt

• Dokument aus EchoSign-Bibliothek

• Dokument aus Bibliothek (Salesforce-Bibliothek)

• Dokument aus Masterobjekt

• Laufzeitvariable

Wenn es sich bei dem in Schritt 3 ausgewählten Masterobjekt um eine Opportunity oder ein Angebot handelt, können Sie auch Folgendes auswählen:

• Preisangebotsdokument aus Opportunity-Angebot oder Preisangebotsdokument aus Masterangebot (bei Angebot als Masterobjekt)

 

4. Klicken Sie auf Weiter, um mit „Schritt 2: Dateianhang spezifizieren“ fortzufahren.

• Wenn Sie in Schritt 3 Dokument aus EchoSign Cloud-Bibliothek ausgewählt haben, wählen Sie im nächsten Schritt einfach eine Adobe Sign-Dokumentvorlage aus.

Adobe Sign-Dokumentvorlage auswählen

• Wenn Sie in Schritt 3 Dokument aus Bibliothek ausgewählt haben, wählen Sie im nächsten Schritt ein Salesforce-Dokument aus. 

Salesforce-Dokument auswählen

• Wenn Sie in Schritt 3 Dokument aus Inhalt ausgewählt haben, wählen Sie im nächsten Schritt ein Salesforce-Inhalts- oder Dateidokumente aus. 

Salesforce-Inhalts- oder Dateidokumente auswählen

• Wenn Sie in Schritt 3 Dokument aus Masterobjekt ausgewählt haben, wird das Dokument bei der Generierung der Vereinbarung in dem Masterobjekt nachgeschlagen, das Sie in der Vereinbarungsvorlage eingerichtet haben. 

Dokument aus Masterobjekt nachschlagen

Sie müssen die Kriterien angeben, mit deren Hilfe bestimmt wird, welcher Dateianhang verwendet wird:

○ Dateiauswahl aus Masterobjekt (z. B. Opportunity)

► Neuestes Dokument

► Ältestes Dokument

► Alle Dokumente

○ Auswahl festgelegt durch

► Letztes Änderungsdatum

► Erstellungsdatum

• Wenn Sie Angebotsdokument aus Masterangebot oder Angebotsdokument aus Opportunity-Angebot ausgewählt haben, wird das Dokument bei der Generierung der Vereinbarung in dem Masterobjekt nachgeschlagen, das Sie in der Vereinbarungsvorlage eingerichtet haben. In diesem Fall ist „Angebot“ das Masterobjekt, das Sie für diese Vereinbarungsvorlage eingeben müssen. Hierdurch werden die aus der Opportunity generierten Angebots-PDFs als Dateianhänge verwendet. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Kriterien aus, anhand derer der Dateianhang bestimmt wird:

○ Dateiauswahl aus Masterobjekt (z. B. Opportunity oder Angebot)

► Neuestes Dokument

► Ältestes Dokument

► Alle Dokumente

○ Auswahl festgelegt durch:

► Letztes Änderungsdatum

► Erstellungsdatum

• Wenn Sie in Schritt 3 Laufzeitvariable ausgewählt haben, können Sie eine Anhangs-ID im Masterobjekt und eine Empfänger-ID in der SFDC-URL angeben, wenn Sie den Anhang für die Vereinbarungsvorlage festlegen. Sie müssen die Variable hier angeben (z. B. myRecipient oder myAttachment). 

Variablennamenanhang angeben

Hängen Sie dann in der benutzerdefinierten Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ wie folgt die Parameter der Laufzeitvariablen an:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Bei der Anhangs-ID handelt es sich um eine ID oder einen Anhang aus dem Masterobjekt.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Erstellen der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“.

Wenn es sich bei Ihrem Masterobjekt beispielsweise um ein „Angebot“ handelt, müssen Sie eine benutzerdefinierte Schaltfläche Zum Unterschreiben senden im Angebotsobjekt einrichten, damit die angegebenen Dokumente der Vereinbarungsvorlage entsprechend angehängt werden.

5. Klicken Sie auf Speichern, um den Anhang zu speichern, und wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte, um weitere Empfänger hinzuzufügen.

Hinzufügen von Formularfeldvorlagen

Hinweis:

Sie können in Adobe Sign Formularfeldvorlagen erstellen, um Feldpositionen und -attribute festzulegen. Über Salesforce können Sie Feldvorlagen definieren, die in Ihrer Vereinbarungsvorlage verwendet werden sollen. Diese können unbegrenzt zur Definition von Feldern in verschiedenen Geschäftsdokumenten angewendet werden. 

So fügen Sie eine Formularfeldvorlage zur Vereinbarungsvorlage hinzu:

1. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, um sie zur Bearbeitung zu öffnen.Wählen Sie die Registerkarte Zugehörig.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularfeldvorlage hinzufügen.

• Die Seite Neue Feldvorlage hinzufügen wird angezeigt.

Seite „Neue Feldvorlage hinzufügen“

• Wählen Sie auf der Seite Neue Feldvorlage hinzufügen die zu verwendende Vorlage aus.

Hinweis: Aktuell kann nur eine Formularfeldvorlage pro ausgewählter Transaktion ausgewählt werden. Sie kann jedoch für mehrere Dokumente innerhalb der Transaktion verwendet werden. Wenn Ihre Formularfeldvorlage beispielsweise 10 Seiten umfasst, können Sie sie auf zwei Dokumente anwenden, die zusammengenommen mindestens 10 Seiten ergeben.

• Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Formularfeldvorlage zu speichern.


Zuordnen von Daten zu Vereinbarungsfeldern

So ordnen Sie Daten Vereinbarungsfeldern in der Vereinbarungsvorlage zu:

1. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, um sie zur Bearbeitung zu öffnen.Wählen Sie die Registerkarte Zugehörig.

2. Klicken Sie auf Daten zu Vereinbarungsfeldern zuordnen.

• Die Seite Neue Feldzuordnung hinzufügen wird angezeigt.

Seite „Neue Feldzuordnung hinzufügen“

3. Wählen Sie in „Schritt 1: Auswahl der Feldzuordnungsmethode“ eine der folgenden Zuordnungsmethoden aus:

• Bestimmten Wert eingeben

• Masterobjektfeld auswählen

4. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

5. Gehen Sie in „Schritt 2: Festlegen von Feldwert und Zielfeld“ wie folgt vor: 

• Wenn Sie in Schritt 3 als Zuordnungsmethode Bestimmten Wert eingeben ausgewählt haben, geben Sie einen Zielfeldwert ein und wählen Sie ein Zielvereinbarungsfeld aus, dem die Daten bei der Generierung der Vereinbarung zugeordnet werden sollen.

Zuordnung anhand eines Feldwerts

• Wenn Sie in Schritt 3 Masterobjektfeld auswählen ausgewählt haben, wird der Feldwert bei der Generierung der Vereinbarung in dem Masterobjekt nachgeschlagen, das Sie in der Vereinbarungsvorlage eingerichtet haben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es sich bei dem Masterobjekt um eine Opportunity handelt. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm das Quellfeld aus dem Masterobjekt (z. B. eine Opportunity) sowie das Zielvereinbarungsfeld aus, dem die Daten zugeordnet werden sollen.

Feldzuordnung aus Masterobjekt

6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Feldzuordnung zu speichern.


Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“

Die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ ist mit der standardmäßigen Vereinbarungsvorlage oder mit einer bestimmten, von Ihnen konfigurierten -vorlage verknüpft. Standardmäßig beinhaltet die Integration von Adobe Sign für Salesforce eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“, die Sie dem Seitenlayout Ihrer Opportunity, Ihres Kontos, Kontakts, Leads oder Vertrags hinzufügen können. Sie können auch mehrere benutzerdefinierte Schaltflächen erstellen, die zu anderen Objekten hinzugefügt und mit unterschiedlichen Vereinbarungsvorlagen verknüpft werden können.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ in einem Opportunity-Objekt:

    1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

    2. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten (in diesem Beispiel „Opportunity“), aus der Liste der Objekte auf der linken Seite.

    3. Klicken Sie auf die Option „Seitenlayouts“ in der Leiste auf der linken Seite.

    4. Wählen Sie das Seitenlayout, das Sie bearbeiten möchten.

    5. Wenn das Seitenlayout geöffnet wird, wählen Sie „Schaltflächen“ in der Liste auf der linken Seite.

    6. Ziehen Sie die Schaltfläche Zum Unterschreiben senden aus dem oberen Bereich in den Bereich „Benutzerdefinierte Schaltflächen“ im Abschnitt Opportunity-Details.

Ziehen Sie die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ aus dem oberen Bereich in den Bereich „Benutzerdefinierte Schaltflächen“.

Erstellen benutzerdefinierter Schaltflächen „Zum Unterschreiben senden“

Sie können benutzerdefinierte Schaltflächen „Zum Unterschreiben senden“ für andere Objekte erstellen. Sie können die Beschriftung der Schaltflächen gemäß Ihren Wünschen anpassen.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Erstellung einer benutzerdefinierten Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ in einem Opportunity-Objekt:

    1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

    2. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten (in diesem Beispiel „Opportunity“), aus der Liste der Objekte auf der linken Seite.

    3. Wenn die Objektseite geladen wird, wählen Sie den Abschnitt Schaltflächen, Links und Aktionen in der Leiste auf der linken Seite.

    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Schaltfläche/neuer Link in der rechten oberen Ecke.

• Die Seite „Benutzerdefinierte(n) Schaltfläche oder Link bearbeiten“ wird angezeigt.

Seite „Benutzerdefinierte(n) Schalftläche oder Link bearbeiten“

5. Sie können die Werte aus der standardmäßigen Opportunity-Schaltfläche kopieren (siehe Screenshot unten). Hierbei müssen Sie jedoch die Objekt-ID am Ende des Pfads durch die Objekt-ID ersetzen, die Sie hinzufügen möchten: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Optional) Verknüpfen Sie Ihre Schaltfläche mit einer bestimmten Vereinbarungsvorlage:

Wenn Sie eine bestimmte Vereinbarungsvorlage für Ihre Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ festlegen möchten, muss der Schaltflächenpfad wie folgt lauten:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Hierbei muss templateId auf die ID der entsprechenden Vereinbarungsvorlage festgelegt sein. Ist dieser Wert nicht festgelegt, wird die standardmäßige Vereinbarungsvorlage verwendet. Sie können die „templateId“ aus der URL der Vereinbarungsvorlagenseite kopieren.

Vereinbarungsvorlagen-ID in der URL

• (Optional) Nachdem die Schaltfläche angeklickt und die Vereinbarung generiert wird, können Sie den Benutzer mithilfe des Parameters „retURL“ an eine andere Seite umleiten.

Beispiel: Sie können die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass der Benutzer, wenn er sie anklickt, statt auf die Vereinbarungsseite auf eine von Ihnen festgelegte URL oder zurück zum Datensatz umgeleitet wird. Nutzen Sie das folgende Beispiel, um Ihre Schalftläche entsprechend zu definieren:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Optional) Nachdem die Schaltfläche angeklickt wurde, können Sie die onLoadAction „Send“ auslösen.

Beispiel: Sie können Ihre Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass sie den Benutzer zur Vereinbarungsseite zurückführt und die Vereinbarung nach Laden der Seite automatisch versendet, ohne dass hierfür eine weitere Aktion des Benutzers erforderlich ist. Nutzen Sie das folgende Beispiel, um Ihre Schalftläche entsprechend zu definieren:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Weitere Informationen zu onLoadActions finden Sie unter onLoadActions. Alternativ können Sie den „Send“-Wert dem Feld „Bei Ladeaktion (Auswahlliste)“ im Vereinbarungsdatensatz zuordnen. Informationen zur Definition dieser Zuordnung finden Sie unter Daten zu Vereinbarungsfeldern zuordnen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Nachdem Sie die benutzerdefinierte Schaltfläche erstellt haben, navigieren Sie zum Seitenlayout für das entsprechende Objekt und fügen Sie es ähnlich wie bei den oben aufgeführten Schritten für das Opportunity-Beispiel zur Seite hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivierung der Schalftläche „Zum Unterschreiben senden“.

Optionen nach Signatur aktivieren

Aktivieren Sie diese Option, um Unterzeichner zu einer Startseite Ihrer Wahl umzuleiten. Hierdurch werden die Optionen „Umleitungs-URL nach Signatur“ und „Umleitungsverzögerung nach Signatur“ auf der Seite zum Versenden der Vereinbarung verfügbar. Unterzeichner der Vereinbarung werden nach dem Unterschreiben an die angegebene URL umgeleitet. Sie können sie beispielsweise zu Ihrer Unternehmenswebsite oder einer Umfrage führen. Diese Option lässt sich auch schreibgeschützt verwenden: mit der Einstellung Schreibgeschützte Optionen nach Signatur.

So aktivieren Sie die Optionen nach Signatur:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Verwalten.
  4. Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
  5. Suchen Sie nach der Einstellung Optionen nach Signatur aktivieren.
    1. (Optional) Suchen Sie nach der Einstellung Schreibgeschützte Optionen nach Signatur.
  6. Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.

Funktion „Senden im Namen von“ aktivieren

Hinweis:

Die Möglichkeit, Dokumente im Namen eines anderen Benutzers zu versenden, besteht nur in Adobe Sign für Salesforce 11.7 oder höher.

Die Aktivierung der Funktion „Senden im Namen von“ ist in Fällen sinnvoll, in denen eine Person in Ihrer Salesforce-Organisation Vereinbarungen im Namen einer anderen Person versenden muss. Diese Funktion ist für jede Vereinbarungsversendung verfügbar, einschließlich des Sendens im Hintergrund, das durch das Vereinbarungsfeld „Hintergrundaktionen“ oder die Option „Automatisch senden“ in den Vereinbarungsvorlagen ausgelöst wird. Sie können in einer Vereinbarungsvorlage mit „Senden im Namen von“ auch festlegen, dass der Benutzer nachgeschlagen wird, wenn die Vereinbarung generiert wird, und dass der entsprechende Name automatisch eingefügt wird.  

So aktivieren Sie die Funktion „Senden im Namen von“:

1. Aktivieren Sie die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ wie folgt:

a. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

b. Klicken Sie dann auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.

c. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.

d. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (oder Bearbeiten).

e. Suchen Sie nach der Einstellung Senden im Namen anderer zulassen (STRG+F/CMD+F) und bearbeiten Sie sie wie gewünscht.

Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“

f. Klicken Sie auf Speichern.

 

2. Fügen Sie das Feld „DC – Senden als andere Ben. zul.“ wie folgt zum Benutzerdatensatz-Layout hinzu:

a. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

b. Wählen Sie Benutzer aus dem Objekt-Manager.

c. Wählen Sie Benutzerseitenlayouts in der Leiste links auf der Objektseite Benutzer.

d. Klicken Sie auf den Link Benutzerlayout.

e. Klicken Sie bei aktiver Feldauswahl auf Adobe Sign – Senden als andere Benutzer zulassen und ziehen Sie das Element zum Abschnitt Zusätzliche Informationen (Header nur bei Bearbeitung sichtbar) des Layouts.

Auf „Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul.“ klicken und Element zum Bereich „Zusätzliche Informationen“ ziehen

f. Klicken Sie auf Speichern.

 

3. Für den Benutzer, in dessen Namen Sie die Vereinbarung versenden möchten, müssen Sie die Option Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul. wie folgt aktivieren:

a. Navigieren Sie zu Setup > Verwaltung > Benutzer > Benutzer.

b. Klicken Sie auf die Aktion Bearbeiten bei dem entsprechenden Benutzer.

c. Aktivieren Sie auf der Seite Benutzer bearbeiten im Bereich „Zusätzliche Informationen“ die Option Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul..

d. Klicken Sie auf Speichern.

Option „Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul.“ aktivieren

4. Fügen Sie das Feld „Senden im Namen von“ wie folgt zum Seitenlayout der Vereinbarung hinzu:

a. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Erstellen > Objekte.

b. Klicken Sie auf den Link Vereinbarung.

Link „Vereinbarung“

c. Klicken Sie auf Feldsätze oben auf der Seite, um zu diesem Bereich zu navigieren.

Link „Feldsätze“

d. Klicken Sie auf die Aktion Bearbeiten.

Schaltfläche „Feldsätze bearbeiten“

e. Suchen Sie nach ausgewählter Vereinbarung das Feld Senden im Namen von, klicken Sie darauf und ziehen Sie es in den Bereich Im Feldsatz.

Schaltfläche „Senden im Namen von“ des Objekts zum Seitenlayout ziehen

f. Wenn Sie die Vereinbarung zum Senden vorbereiten, müssen Sie hierbei in das Feld „Senden im Namen von“ den Benutzer eintragen, der die Vereinbarung im Namen anderer Benutzer versenden darf. 

 

„Nur Absender signiert“ aktivieren

Aktivieren Sie diese Einstellung, um beim Versenden der Vereinbarung die Option „Nur Absender signiert“ im Bereich „Empfänger“ zu aktivieren. Wenn die Option „Nur Absender signiert“ verwendet wird, wird die Vereinbarung oder das Dokument dem Absender zum Unterzeichnen vorgelegt. Diese Funktion ähnelt der Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“ in Adobe-Services. Diese Option kann mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.

So aktivieren Sie die Option „Nur Absender signiert“:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Verwalten.
  4. Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
  5. Suchen Sie nach der Einstellung „Nur Absender signiert“ aktivieren.
    1. (Optional) Suchen Sie nach der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur.
  6. Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.

onLoadActions

Salesforce kann mithilfe des URL-Parameters „onLoadAction“ (Aktion beim Laden) automatisch Aktionen auslösen. Diese Funktion wird von Adobe Sign für folgende Aktionen unterstützt: Senden, Erinnern, Löschen, Abbrechen, Aktualisieren und Anzeigen. Der URL-Parameter berücksichtigt die Symbolleisteneinstellungen (siehe Erweitertes Anpassungshandbuch), die vom Administrator festgelegt wurden. Es stehen also nur aktivierte Elemente zur Verfügung.

Beispiele für URLs mit onLoadAction:

  • Senden: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Erinnern: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Löschen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Abbrechen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Aktualisieren: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Anzeigen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“, „Zur Signatur versandt“, „Signiert“ oder „Annulliert“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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