Adobe Acrobat Sign für Self Signing: Benutzerhandbuch

Suchen

Zuletzt aktualisiert am 6. September 2023 | Gilt auch für Adobe Acrobat Sign

Übersicht

Die Funktion "Selbstsignierung" in Adobe Acrobat Sign für Salesforce ermöglicht Benutzenden des Community-Portals, Self-Service-Vereinbarungen zu signieren. Du kannst die Selbstsignierung jedem Salesforce Experience Cloud-Portal hinzufügen, z. B. für Kundschaft, Mitwirkende oder Mitarbeitende, damit Benutzende ihre Vereinbarungen direkt über das Portal initiieren und signieren können.

Die Funktion „Self Sign“ steht für den Zugriff über die folgenden Portale unterschiedlicher Versionen der Salesforce Community-Cloud zur Verfügung:

B2C-Portal: Lizenz zur Anmeldung als Community-Benutzende und Plus-Lizenz zur Anmeldung als Community-Benutzende werden von Kundschaft verwendet
B2B-Portal: Benutzendenlizenz für Community-Partner

Damit Benutzende Vereinbarungen im Community-Portal empfangen und signieren können, musst du die folgenden Schritte ausführen:

Voraussetzungen überprüfen
Chatter aktivieren (Nur für Commercial Cloud-Benutzende)
Zwei vertrauenswürdige CSP-Sites aktivieren
Adobe Acrobat Sign Community-Benutzenden-Berechtigungssatz für alle aktivieren
Community-Portal-Benutzende erstellen
Konto und Kontakt für die Community erstellen
Digitale Erfahrungen aktivieren
SFDC-Community-Seite konfigurieren
Einstellung „Senden als andere Benutzende zulassen“ aktivieren
Zugriff auf Salesforce-Integrationsdaten zulassen
Zugriff auf Vereinbarungsvorlagen und zugehörige Objekte zulassen
Community-Portal zum Senden und Signieren von Vereinbarungen verwenden

Voraussetzungen überprüfen

Wechsle zur Registerkarte Adobe Acrobat Sign Admin und wähle die Option Beispiel-Vereinbarungsvorlagen generieren aus, sofern dies nicht bereits geschehen ist. Sobald du damit fertig bist, klicke auf Speichern.

Hinweis: Idealerweise musst du Beispiel-Vereinbarungsvorlagen generieren beim Verknüpfen deines Acrobat Sign-Kontos mit Salesforce auswählen.

Wenn die Vorlagen nicht während der Installation generiert wurden oder du ein Upgrade von einer älteren Version auf Paket V 19 durchführst, musst du die Vorlagen mithilfe der folgenden Schritte generieren:
1. Navigiere zur Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin.
2. Wähle im rechten Bedienfeld in der Liste der Ressourcen Beispielvorlage für Selbstsignierung generieren aus.
  Es wird eine Vorlage „Test-Community-Vereinbarung“ im Tab Vereinbarungsvorlagen geöffnet.
3. Unter Erweiterte Optionen der Vorlage „Test-Community-Vereinbarung“ überprüfst du bitte, ob der Vereinbarungstyp Geheimhaltungsvereinbarung ist.

Vorlage für die Selbstsignierung in Acrobat Sign für Salesforce generieren

Acrobat Sign-Vereinbarungstyp „Geheimhaltungserklärung“

Chatter aktivieren (nur für Commercial Cloud-Benutzende von Version 18 bis 22)

Wenn du Commercial Cloud mit Acrobat Sign für Salesforce der Version 22 oder älter verwendest, musst du Chatter in deiner SFDC-Organisation aktivieren.

Gehe wie folgt vor, um Chatter aktivieren:

Suche auf der Seite Einrichten über die Suchleiste oben nach Chatter . Wähle dann in den Suchergebnissen die Option Chatter-Einstellungen.
Wähle Bearbeiten aus.
Aktiviere das Kontrollkästchen Aktivieren.
Wähle Speichern aus.

Hinweis:

Acrobat Sign Government Cloud-Benutzende müssen Chatter nicht aktivieren.

Zwei vertrauenswürdige CSP-Sites aktivieren

Du musst zwei Vertrauenswürdige CSP-Sites (Content Security Policy) so konfigurieren, dass sie die Basis-URLs für Ihr Adobe Acrobat Sign-Konto zulassen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

Rufe den Shard-Wert für dein Acrobat Sign-Konto wie folgt ab:
1. Melde dich bei deinem Adobe Acrobat Sign-Konto an.
2. Kopiere den Parameter direkt vor dem Teil echosign.com (möglicherweise adobesign.com) aus der URL (den Shard-Wert).
  Die URL https://caseyjones.na1.echosign.com hat beispielsweise den Shard-Wert na1.
3. Schließe die Registerkarte.
Erfahre, wie du die Adobe Acrobat Sign-Kontoumgebung erkennst.
Suche in der Suchleiste der Seite „Einrichten“ nach „Vertrauenswürdige Sites“ und wähle dann in den Suchergebnissen Vertrauenswürdige CSP-Sites. Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Neue vertrauenswürdige Site aus.

Alternativ navigierst du zu Einrichten > Einstellungen > Sicherheit > Vertrauenswürdige CSP-Sites und wählst dann Neue vertrauenswürdige Site aus.
Fülle auf der neuen Seite „Site-Definition“, die daraufhin geöffnet wird, die erforderlichen Felder wie folgt aus:
1. Name der vertrauenswürdigen Site: Gib einen Namen wie AcrobatSign an.
2. URL der vertrauenswürdigen Site -
  für Commercial Cloud-Benutzende: Website-URL eingeben https://secure<shard>.adobesign.com Zum Beispiel: https://secure.na1.adobesign.com Wenn dein Konto nicht auf die Domäne adobesign.com aktualisiert wurde, kannst du stattdessen echosign.com verwenden.
  Für Government Cloud-Benutzende: Website-URL eingeben: https://secure<shard>.adobesign.us
3. Aktiviere das Kontrollkästchen
  Aktiv.
4. Kontext: Wähle Experience Builder-Sites für den Kontext aus.
5. Aktiviere das Kontrollkästchen CSP-Richtlinie Site für Frame-src zulassen .
6. Wähle Speichern aus.
Überprüfe die beiden vertrauenswürdigen CSP-Sites.

Adobe Acrobat Sign Community-Benutzenden-Berechtigungssatz für alle aktivieren

Du musst die Community-Benutzenden mit dem Berechtigungssatz Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende aktivieren, damit sie das Portal verwenden können. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

Hinweis: Du kannst das Community-Portal erstellen, ohne den Berechtigungssatz „Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende“ zu aktivieren.

Navigiere zu Setup > Verwaltung > Benutzende > Berechtigungssätze.
Wähle in der Liste der Berechtigungssatzbezeichnungen Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende aus.
Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite „Berechtigungssatz“ die Option Zuweisungen verwalten aus.
Wähle auf der Seite „Zugewiesene Benutzende“ Zuweisung hinzufügen aus.
Wähle auf der Seite „Benutzende zuweisen“ alle Benutzenden aus, denen du den Berechtigungssatz zuweisen möchtest und wähle dann Weiter aus.
Auf der Seite „Ablauffrist auswählen...“, die angezeigt wird, kannst du bei Bedarf eine Ablauffrist für die zugewiesenen Benutzenden auswählen. Wähle anschließend Zuweisen.

Community-Portal-Benutzende erstellen

Um deine Benutzendenprofile für die Verwendung des Adobe Acrobat Sign-Self-Service-Portals zu konfigurieren, musst du eines der Standardprofile klonen und bearbeiten. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

Navigiere zu Einrichten > Verwaltung > Benutzende > Profile.
Wähle für ein beliebiges der standardmäßigen Kundschaftsprofile Klonen aus.

Es gibt vier Kundschaft-Community-Profile. Du kannst ein beliebiges davon zum Klonen und Erstellen eines Benutzendenprofils verwenden. Beachte den Benutzendenlizenz-Typ des geklonten Profils.
Gib einen intuitiven Namen für das geklonte Profil an und wähle Speichern aus.
Wähle auf der Seite mit dem geklonten Profil, die daraufhin geöffnet wird, Bearbeiten aus.
Blättere auf der Seite „Benutzerdefiniertes Bearbeiten“ nach unten zu der Registerkarte Benutzerdefinierte Objektberechtigungen und aktiviere alle Adobe Acrobat Sign-Objekte. Du kannst die Option Alle anzeigen auswählen oder zur zusätzlichen Sicherheit nur die erforderlichen Berechtigungen auswählen.

Zusätzlicher Zugriff auf die Datensätze benutzerdefinierter Objekte kann basierend auf Benutzendenlizenzen gewährt werden. Beispielsweise können Benutzenden mit Lizenzen für die Kunden-Community Zugriff über Benutzendenprofile gewährt werden, während Benutzenden mit Lizenzen für die Kunden-Community Plus Zugriff über Freigaberegeln gewährt werden kann.

Konto und Kontakt für die Community erstellen

Du musst ein Konto und einen Kontakt für die Community erstellen.

Dem*der Kontobesitzer*in muss eine Rolle zugewiesen werden, damit er*sie Portalbenutzende aktivieren kann. Um eine Rolle mit deine*m/r Salesforce-Benutzer*in zu verknüpfen, navigiere zu Setup > Administration > Benutzende > Benutzende. Wähle dann in der Benutzendenliste für eine nutzende Person Bearbeiten aus und öffne auf der Seite, die daraufhin geöffnet wird, das Dropdown-Menü Rolle. Wähle eine Rolle und dann Speichern aus.

Rufe die Sales-Anwendung im App Launcher auf.
Öffne das Dropdown-Menü „Konto“ und wähle +Neues Konto aus.
Gib auf der Seite Neues Konto, die daraufhin geöffnet wird, einen Kontonamen ein und wähle Speichern aus.

Der Kontoname sollte das Konto als Adobe Acrobat Sign-Portalkonto identifizieren. Der Kontoname ist der einzige Wert, den du hier angeben musst.

Wähle auf der Lightning-Seite in der rechten oberen Ecke das + (Pluszeichen) aus, um das Menü „Erstellen“ zu öffnen, und wähle dann Neuer Kontakt aus.
In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Neuer Kontakt:
1. Gib einen aussagekräftigen Namenswert ein.
2. Gib eine E-Mail-Adresse für den Kontakt ein. Du solltest vorzugsweise die E-Mail eines Admins hinzufügen, der die Inhalte des Community-Portals verwaltet.
3. Weise den Kontakt dem Konto des Adobe Acrobat Sign-Community-Portals zu, das du im vorherigen Schritt erstellt hast.
4. Wähle Speichern aus.
Öffne die neue Seite Kontakt, die du gerade erstellt hast.
Wähle oben rechts auf der Seite Setup (Zahnradsymbol) > Objekt bearbeiten aus.
Das Kontaktobjekt wird im Objekt-Manager geöffnet.
Wähle im linken Bedienfeld der Seite „Objekt-Manager“ Seitenlayouts aus.
Öffne das Dropdown-Menü für das Element „Kontaktlayout“ und wähle dann Bearbeiten aus.
Wähle im Abschnitt „Kontaktlayouts“ in den Objektoptionen Mobile- und Lightning-Aktionen aus.
Ziehe die Schaltfläche Kundschaftbenutzer*in aktivieren in den Abschnitt Aktionen für die mobile und Lightning-Erfahrung von Salesforce.
Ziehe die Schaltfläche Als Benutzer*in bei Experience anmelden in den Abschnitt Salesforce Mobile- und Lightning Experience-Aktionen.
Wähle Speichern aus.
Kehre zur Seite „Community-Kontakt“ zurück und öffne das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke. Wähle im Menü Kundschaftbenutzende aktivieren aus.

Daraufhin wird die Seite Neue*r Benutzer*in geöffnet, welche die importierten Kontaktinformationen enthält.
Konfiguriere auf der daraufhin angezeigten Seite Neue*r Benutzer*in die nutzende Person wie folgt:
- Lege die Benutzungslizenz des Profils fest, das du zuvor geklont hast.
- Lege als Profil das geklonte Profil fest.
- Wähle Speichern aus.
Die Seite Benutzer*in einrichten wird aktualisiert und zeigt die Details dieser nutzenden Person an.
Bewege auf der aktualisierten Seite den Mauszeiger über die Berechtigungssatzzuweisungen und wähle Zuweisungen bearbeiten aus.
Auf der daraufhin für die nutzende Person geöffneten Seite Berechtigungssatzzuweisungen:
1. Wähle im Feld Verfügbare Berechtigungssätze die Option Adobe Acrobat Sign Community-Benutzer*in aus.
2. Wähle Hinzufügen aus.
  Der ausgewählte Berechtigungssatz wird im Feld für aktivierte Berechtigungssätze angezeigt.
3. Wähle Speichern aus.

Digitale Erfahrungen aktivieren

So aktivierst du „Digitale Erfahrungen“:

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Erfahrungen > Einstellungen.
Wähle das Kontrollkästchen Plattform aktivieren aus.
Wähle das Kontrollkästchen Experience Workspaces aktivieren aus, wenn es nicht bereits aktiviert ist.
Wähle Speichern aus.

Aktiviere digitale Erfahrungen in Acrobat Sign für Salesforce.

SFDC-Community-Seite konfigurieren

Zum Konfigurieren der SFDC-Community-Portalseite musst du die folgenden Schritte durchführen:

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.
Wähle Neu aus.
Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Service-Erfahrung aus.

Das Erlebnis Service ist für die Self-Service-Komponenten erforderlich.
Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Service die Option Erste Schritte aus.
In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld:
1. Gib einen Namen für die Site ein.
2. Du kannst auch einen Site-spezifischen Namen zur URL hinzufügen, der nützlich sein kann, wenn du über mehrere Sites verfügst.
3. Wähle Erstellen aus.
Während die Community erstellt wird, werden Grafiken angezeigt. Anschließend wird die Community-Seite angezeigt, wobei der Name der Community oben im Fenster angezeigt wird (gelb hervorgehoben). Die Site-spezifische Zeichenfolge in der URL wird in der Adressleiste angezeigt.

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.
Wählen in deiner Community-Aufgliederung Workspaces aus.
Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Meine Workspaces die Option Administration aus.

Die Verwaltungsseite für deine Community wird geöffnet.
Wähle bei im linken Bedienfeld ausgewählten Einstellungen die Option Aktivieren aus.
Wähle im linken Bedienfeld „Mitglieder“ aus und konfiguriere die Felder wie folgt:
- Öffne das Dropdown-Menü „Suche“ und wähle „Alle“ aus.
- Wähle in der Liste Verfügbare Profile das von dir erstellte selbstdefinierte Profil aus.
- Wähle Hinzufügen aus, um das Profil der Liste Ausgewählte Profile hinzuzufügen.
- Wähle aus der Liste Verfügbare Berechtigungssätze Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende aus und verschiebe diesen Satz in die Liste Ausgewählte Berechtigungssätze.
- Wähle Speichern aus.
Wähle im linken Bereich „Voreinstellungen“ und dann das Kontrollkästchen für Weitere Mitglieder dieser Website anzeigen aus.

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.
Wähle in deiner Community-Aufgliederung Builder aus.
Auf der daraufhin geöffneten Seite Builder:
1. Wähle das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Seite aus, um die Seite „Einstellungen“ zu öffnen.
2. Aktiviere das Kontrollkästchen Gastbenutzende können die Site sehen und mit ihr interagieren, ohne sich anzumelden.
3. Schließe das Einstellungsfenster.
Wähle in der rechten oberen Ecke der Seite das Symbol „Veröffentlichen“ aus. Wähle im dann angezeigten Dialogfeld erneut Veröffentlichen aus, um die Auswahl zu bestätigen.

In einer Meldung wird angezeigt, dass die Site-Updates veröffentlicht werden. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail, sobald die Änderungen live sind.

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.
Wählen in deiner Community-Aufgliederung Workspaces aus.
Wähle im Abschnitt Meine Workspaces die Option Builder aus.
Wähle im linken Bedienfeld das Symbol Komponenten aus und dann:
1. Führe einen Bildlauf an das Ende des Menüs durch.
2. Ziehe die Option Adobe Self Service Sign und lege sie im Seitenlayout ab.
  Du kannst die Komponente dort ablegen, wo die Acrobat Sign-Vereinbarungen angezeigt werden sollen.
Die Seite wird aktualisiert, sodass die hinzugefügte Komponente im Seitenlayout zu sehen ist, und zeigt oben rechts den Verwaltungsbereich für die Komponente an.
Du kannst die Portal-Einstellungen über den Verwaltungsbereich in der rechten oberen Ecke des Fensters steuern. Die Einstellungen werden auf alle Vereinbarungen angewendet, die in der Komponente angezeigt werden.

Hinweis: Keine der Einstellungen ist erforderlich. Sie sollten nur verwendet werden, wenn die Einstellungen global angewendet werden sollen.

Der Verwaltungsbereich verfügt über die folgenden Steuerelemente:
- Vereinbarungsvorlage: Dies ist die Vorlage, mit der die im Portal aufgeführten Vereinbarungen gesteuert werden.
- Vereinbarungsumfang: Durch diese Einstellung wird bestimmt, welches Maß an Interaktion von der unterzeichnenden Person erforderlich ist. Es gibt zwei Einstellmöglichkeiten:
  
  Benutzer*in: Mit der Einstellung Benutzer*in ist die Vereinbarung für alle Benutzenden in einem Konto verfügbar und alle müssen sie signieren.
  
  Konto: Mit der Einstellung Konto wird die Vereinbarung für alle Benutzenden in einem Konto verfügbar gemacht, muss aber nur von einer Person signiert werden. Sobald sie signiert wurde, ist die Vereinbarung nicht mehr für andere Kontobenutzer verfügbar.
- Frist für Signatur: Ein statisches Datenfeld, das den Zeitraum beschränkt, in dem die Vereinbarung signiert werden kann. Wenn die Frist verstrichen ist, wird die Schaltfläche Unterschreiben neben der Vereinbarung entfernt, sodass Benutzer die Vereinbarung nicht mehr abschließen können.
- Tage bis zur nächsten Verlängerung: Hier kannst du einen beliebigen Zahlenwert eingeben, der festlegt, wann die Vereinbarung nach dem Signieren wieder verfügbar sein wird. Wenn eine Vereinbarung alle 90 Tage unterschrieben werden muss, kannst du die Vereinbarung automatisch 90 Tage, nachdem die vorherige Vereinbarung unterschrieben wurde, erneut veröffentlichen.
- Kopfzeilentitel: Der oberste Titel in der Self-Service-Komponente, direkt rechts neben dem Adobe Acrobat Sign-Logo im obigen Bild.
- Kopfzeilenlogo ausblenden: Blendet das Adobe Acrobat Sign-Logo links neben dem Kopfzeilentitel aus. Wenn du das Kontrollkästchen aktivierst, wird das Logo ausgeblendet.
In der Community-Benutzenden-Ansicht findest du Beispiele für die oben genannten Einstellungen.
Wähle Veröffentlichen aus, um die Portal-Updates verfügbar zu machen.

Jedes Mal, wenn du die Portaleinstellungen änderst oder Aktualisierungen vornimmst, musst du das Portal erneut veröffentlichen.

Einstellung „Senden als andere Benutzende zulassen“ aktivieren

Du kannst die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ für Benutzende aktivieren, die nicht über eine Adobe Acrobat Sign-Lizenz verfügen. Durch diese Einstellung können Community-Benutzende Vereinbarungen mit der Lizenz einer anderen nutzenden Person erstellen.

Führe dazu die folgenden Konfigurationsschritte aus:

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen“, die daraufhin geöffnet wird, Adobe Sign-Einstellungen aus.
Wähle Verwalten aus.
Wählen Neu oder Bearbeiten aus( falls du bereits Einstellungen konfiguriert hast).
Wähle in der daraufhin geöffneten Seite Adobe Sign-Einstellungen die Option Senden im Namen anderer zulassen aus und anschließend Speichern.

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
Wähle Benutzer*in aus.
Wähle im linken Bedienfeld Benutzenden-Seitenlayouts > Benutzenden-Layout
aus.
Wähle bei aktiver Feldauswahl Senden als andere Benutzende zulassen und ziehe das Element in den Abschnitt Zusätzliche Informationen (Kopfzeile nur bei Bearbeitung sichtbar) des Layouts.
Wähle Speichern aus.

Jede Vereinbarungsvorlage kann nur über einen Benutzer verfügen, in dessen Namen die Vereinbarungen gesendet werden. Die ausgewählte nutzende Person muss in der Lage sein, Vereinbarungen über Adobe Acrobat Sign zu senden. Dies ist die einzige Voraussetzung.

Du musst die Vereinbarungsvorlage mit der Salesforce-ID einer nutzenden Person der Community mit Adobe Acrobat Sign-Lizenz konfigurieren. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

Navigiere zu Setup > Verwaltung > Benutzende > Benutzende.
Wähle den Link Vollständiger Name der nutzenden Person aus.

Dadurch wird die Seite Benutzende einrichten geöffnet, wobei die UserID in der URL der Seite zu finden ist (grün hervorgehoben).

Die oben aufgeführte URL lautet (die ID ist fett markiert): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Kopiere und speichere die UserID.

Achte darauf, die Zeichen %2F auszulassen.
Um die UserID auf die Vorlage anzuwenden, navigiere zu App Launcher > Adobe Acrobat Sign > Vereinbarungsvorlagen und wähle den Namen der Vereinbarungsvorlage aus, die du bearbeiten möchtest.
Wähle die Registerkarte Empfangende aus und füge dann unter Senden im Namen von, die Salesforce-Benutzer-ID in das Feld ein. Wähle schließlich Speichern aus.

Du musst die E-Mail-Einstellung der nutzenden Person aus der Community festlegen, um das Profil zu veröffentlichen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

Öffne die Seite Kontakt für die nutzende Person, in deren Namen Sie Vereinbarungen senden.
Wähle Als Benutzer*in bei Experience anmelden aus.
Auf der daraufhin geöffneten Portalseite:
1. Wähle in der rechten oberen Ecke der Community-Seite das Symbol der nutzenden Person aus, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
2. Wähle im Menü Meine Einstellungen aus.
Setze auf der Seite Meine Einstellungen im Abschnitt Profilsichtbarkeit den Wert E-Mail-Adresse auf Öffentlich und wähle
Speichern aus.

Hinweis:

Wenn du eine Vorlage verwendest, bei der „Senden im Namen von“ für eine interne benutzende Person aktiviert ist, dann musst du die Einstellung UserPreferencesShowEmailToExternalUsers auf true setzen.

Zugriff auf Salesforce-Integrationsdaten zulassen

Die benutzerdefinierten Objekte unseres Pakets werden für externe Benutzende standardmäßig zunächst auf „privat“ festgelegt. Community-Benutzenden-Berechtigungssätze ermöglichen den Zugriff auf benutzerdefinierte Objekte und deren Felder, jedoch nicht auf Datensätze, die von anderen (sowohl internen als auch externen) Benutzenden erstellt wurden.

In Community-Portalen haben Admins die folgenden zwei Möglichkeiten zum Einrichten von E-Sign-Abläufen:

Verwende unsere vorkonfigurierten Komponenten (Selbstsignierung und Simple Sign).
Erstelle deine eigenen Abläufe mit unseren Apex APIs.

In beiden Fällen verwenden Admins häufig Vereinbarungsvorlagen, um Community-Benutzenden die Initialisierung von oder Teilnahme an E-Sign-Abläufen zu ermöglichen. Damit dies funktioniert, benötigen Community-Benutzende Lesezugriff auf Vereinbarungsvorlagen und zugehörige Ressourcen, z. B. Zusammenführungs- und Datenzuordnungsobjekte, die in der Regel von internen Benutzenden erstellt werden.

Der Typ der Community-Benutzendenlizenz bestimmt, wie der Zugriff gewährt werden kann:

Lizenz zur Anmeldung als Community-Benutzende: Admins können über das Community-Benutzendenprofil für Vereinbarungsvorlagen und Zusammenführungs-/Datenzuordnungsobjekte „Alle anzeigen“ aktivieren, um Zugriff zu gewähren.
PLUS-Lizenz zur Anmeldung als Community-Benutzende und Benutzendenlizenz für Community-Partner: Das Aktivieren des Zugriffs „Alle anzeigen“ über das Profil ist nicht möglich. Admins müssen für den Zugriff rollenbasierte Freigaberegeln verwenden.

Zugriff auf Vereinbarungsvorlagen und zugehörige Objekte zulassen

Damit Community-Benutzende Vereinbarungen mithilfe von Vereinbarungsvorlagen erstellen können, müssen sie die Zugriffsberechtigung „Alle anzeigen“ für Vereinbarungsvorlagen und die zugehörigen Objekte erhalten.

Vereinbarungsvorlage (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
Zusammenführungszuordnung (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)
Datenzuordnung (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Wenn Acrobat Sign Document Builder-Vorlagen mit Vereinbarungsvorlagen als Dateianhang verwendet werden, muss Community-Benutzenden der Zugriff auf die folgenden Objekte gewährt werden:

Document Builder-Vorlage (adobesign__Document_Template__c)
Objektfeldzuordnung (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Community-Portal zum Senden und Signieren von Vereinbarungen verwenden

Wenn du das Community-Portal zum Senden und Signieren von Vereinbarungen verwenden möchtest, lies die folgenden Themen:

Voraussetzungen prüfen.
Stelle sicher, dass die Vorlagen auf Kontoebene die Anforderungen erfüllen.
Informiere dich, wie du Vereinbarungen im Community-Portal an Benutzende senden kannst.
Mehr zu Einstellungen für Vereinbarungsvorlagen.
So können Benutzende Vereinbarungen im Community-Portal anzeigen und signieren.

Voraussetzungen prüfen

Um Vereinbarungen über das Community-Portal senden oder signieren zu können, musst du Folgendes sicherstellen:

Community-Portal ist konfiguriert:
- Das Portal muss aktiv sein.
- Stelle sicher, dass Benutzendenzugriff auf das entsprechende Profil möglich ist.
- Die Adobe Acrobat Sign-Komponente ist installiert.
Benutzende sind für die Community konfiguriert:
- Benutzende sind in der Community aktiviert.
- Den Benutzenden wurden die richtige Benutzendenlizenz und das richtige Benutzendenprofil zugewiesen.

Stelle sicher, dass die Vorlage auf Kontoebene die Anforderungen erfüllt.

Eine Vorlage auf Kontoebene muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

Sie muss mit einer Vereinbarungsvorlage erstellt worden sein, die einen Vereinbarungstyp referenziert.
Über einen Master-Objekttyp verfügen, der auf Kontakt festgelegt ist.
Über einen Dateianhang verfügen.
Optional muss Senden im Namen von konfiguriert sein.

Stelle sicher, dass die Vorlage auf Kontoebene die Anforderungen des Acrobat Sign Community-Portals erfüllt.

Informiere dich, wie du Vereinbarungen im Community-Portal an Benutzende senden kannst.

Du kannst eine der beiden folgenden Methoden verwenden, um im Community-Portal Vereinbarungen an Benutzende zuzustellen:

Mit „Direktes Senden“: Wenn du eine Vereinbarung an Salesforce-Kontakte sendest, werden die Vereinbarungen in der persönlichen Portalansicht der Benutzenden angezeigt.
Mit „Kontovorlage“: Wenn du Signaturen von einem Konto einholen musst, kannst du eine Vorlage erstellen und diese Benutzenden zur Verfügung stellen. Aus Benutzersicht ändert sich hierdurch nichts, jedoch generiert diese Methode nur dann eine neue Vereinbarung, wenn die benutzende Person auf die Schaltfläche „Signieren/Genehmigen“ klickt. Weitere Informationen findest du im Abschnitt Vereinbarungsvorlage.

Vereinbarungsvorlagen können über den Komponenten-Verwaltungsbereich für die Community zum Portal hinzugefügt werden. Nachdem sie hinzugefügt wurde, wird die Vorlage im Abschnitt Warten auf ... angezeigt, ganz wie eine direkt an die nutzende Person gesendete Vereinbarung.

Der Unterschied liegt darin, dass die Vereinbarung erst nach Klick auf die Schaltfläche Senden/Genehmigen aus der Vorlage erstellt und dann im Portal gehostet wird. Die Vereinbarungen werden der Vereinbarungsliste des Benutzers also erst dann hinzugefügt, wenn er den Signaturprozess initiiert.

Es kann immer nur eine Vorlage verwendet werden und diese Vorlage wird von den anderen Einstellungen im Verwaltungsbereich (siehe unten) bestimmt.

Einstellungen für Vereinbarungsvorlagen

Vereinbarungsumfang: Definiert das Benutzendenlimit für das Auslösen der Vorlage.
Wenn dieser auf „Benutzer*in“ festgelegt ist, können alle Benutzenden mit Portalzugriff die Vorlage verwenden. Alle Benutzenden können eine eigene Kopie der Vereinbarung signieren. Mit dieser Option wird jede signierte Kopie im Abschnitt „Abgeschlossene Vereinbarungen“ im Portal angezeigt.
Wenn dieser auf „Konto“ festgelegt ist, kann nur der*die erste Benutzende, der*die die Vereinbarung generiert hat, diese signieren. Sobald er*sie die Vereinbarung abgeschlossen hat, wird sie aus den Ansichten anderer Benutzenden ausgeblendet.
Tage bis zur nächsten Verlängerung: Dies bestimmt, wann der Vorlagenlink für die Kundschaft wieder angezeigt wird, obwohl diese ihn nicht direkt sehen kann. Dieser Wert gibt genauer die Anzahl der Tage nach der letzten Vorlagensignatur an, bevor der Link wieder verfügbar wird. Wenn du beispielsweise den Wert 360 eingibst, wird der Link für die Vereinbarungsvorlage nach 360 Tagen nach der Signierung wieder angezeigt.
Kopfzeilentitel und Logo: Der Kopfzeilentitel ist ein anpassbares Textfeld, das du nach Bedarf anpassen kannst. Die Option für das Kopfzeilenlogo dagegen steuert die Sichtbarkeit des Adobe Acrobat Sign-Logos, sodass du es ein- oder ausblenden kannst.
Frist für Signatur: Vereinbarungen müssen bis zu diesem Datum signiert werden, das deutlich unter dem Vereinbarungsnamen angezeigt wird. Nach Ablauf der Frist wird die Schaltfläche „Signieren“ entfernt und der Text für die Frist wird rot hervorgehoben.

Hinweis:

Um eine Vereinbarung direkt an eine nutzende Person zu senden, muss der*die Empfänger*in ein Kontakt sein. Bei Verwendung eines E-Mail-Wertes wird die Vereinbarung im Portal nicht ausgefüllt.

Erfahre, wie Benutzende die Vereinbarung im Community-Portal anzeigen und signieren können.

Sobald Benutzende und das Portal ordnungsgemäß eingerichtet sind, werden Vereinbarungen, die an den Kontakt gesendet wurden, im Portal angezeigt. Benutzende können nach Belieben auf diese Vereinbarungen zugreifen und sie signieren. Folgendes sehen Benutzende im Community-Portal:

Vereinbarungen, für die eine Benutzendensignatur erforderlich ist, werden oben in der Liste angezeigt. Eine Schaltfläche neben dem Namen der Vereinbarung zeigt an, ob eine Signatur oder Genehmigung erforderlich ist.
Im Komponentenbereich wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, nachdem Benutzende eine Vereinbarung erfolgreich signiert oder genehmigt haben.
Vereinbarungen, die bereits von der nutzenden Person signiert wurden, aber auf eine Aktion von anderen Empfangenden warten, werden als Nächstes aufgeführt.
Abgeschlossene Vereinbarungen werden unten im Komponentenbereich angezeigt und zeigen die E-Mail-Adresse der Signierenden/Genehmigenden und das Ausführungsdatum an.