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Digitale Signaturen verwenden

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
      4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
      6. E-Mail-Vorlagen anpassen
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 
  7. Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Der Adobe Acrobat Sign-Arbeitsablauf „Digitale Signatur“ ist auf allen Dienstebenen verfügbar

Funktionsbeschreibung

Digitale Signaturen stellen einen Typ elektronischer Signaturen dar, der eine zertifikatbasierte digitale ID verwendet, die entweder von einem cloudbasierten vertrauenswürdigen Dienstleister oder aus dem lokalen System des Unterzeichners stammt.

Eine digitale Signatur identifiziert die Person, die ein Dokument signiert, genau wie eine herkömmliche handschriftliche Signatur. Im Gegensatz zur handschriftlichen Signatur ist eine zertifikatsbasierte Signatur beinahe fälschungssicher, da sie verschlüsselte Informationen enthält, die den Signierenden eindeutig ausweisen. Sie kann einfach verifiziert werden und lässt den Empfänger erkennen, ob das Dokument nach dem Signieren verändert wurde.

Adobe Acrobat Sign unterstützt digitale Signaturen durch einfaches Platzieren des Felds für die digitale Signatur auf einem Formular (entweder über Text-Tags per Drag & Drop in der Authoring-Umgebung von Acrobat Sign oder durch Erstellen in Adobe Acrobat mit Acroforms).

Zeitstempel

Sowohl in den USA als auch in der EU sind Zeitstempel ein zentraler Teil der Signatur-Compliance-Standards für digitale Signaturen. 

Der Zeitstempel sichert die Identität des Unterzeichners sowie das Dokument selbst.  Die Identität kann auf verschiedene Arten festgelegt werden (Zertifikat, Anmeldung, Ausweis...), aber der Zeitstempel muss von einem vertrauenswürdigen und autorisierten Zeitstempelanbieter ausgestellt werden. 

Der Zeitstempel garantiert eine langfristige Gültigkeit der signierten Vereinbarung, indem nicht nur das Dokument, sondern auch die Signatur gesichert wird.  Im Wesentlichen wird also die Sicherung gesichert.  Das ist sehr wichtig für die Konformität mit den Richtlinien zu digitalen Signaturen, da persönlich signierte Zertifikate ablaufen können, während die langfristige Gültigkeit von Zeitstempeln im Laufe der Zeit erneuert werden kann, ohne die Gültigkeit der Signatur zu ändern.  Der langfristig gültige Zeitstempel garantiert, dass das Zertifikat gültig war, als es erstmals angewandt wurde, und verlängert die Gültigkeit der signierten Vereinbarung über die Dauer des eigentlichen Zertifikats des Unterzeichners hinaus.

Hinweis:

Der Zeitstempel wird im Erscheinungsbild der digitalen Signatur unter Verwendung der ISO 8601-Schreibweise angezeigt.


Qualifizierter Zeitstempel gemäß der eIDAS-Verordnung in der EU

Bei allen Konten auf der europäischen EU1-Instanz von Acrobat Sign werden standardmäßig eIDAS-konforme qualifizierte Zeitstempel angewandt. (Du musst wissen, auf welcher Instanz sich dein Konto befindet.)

Und so funktioniert's

Für Absender

Aus Sicht des Absenders ist die einzige Anforderung an ein zu sendendes Dokument die, dass ihm ein digitales Signaturfeld hinzugefügt wird.


Für Dokument-/Vorlagenautoren

Jeder Empfängerin bzw. jedem Empfänger können innerhalb einer Vereinbarung maximal zehn Felder für digitale Signaturen zugewiesen werden. Für alle weiteren benötigten Signaturfelder kann der Standard-e-Signatur-Feldtyp verwendet werden.

Beachte, dass die Tatsache, dass eine signierende Partei eine digitale Signatur verwendet, nicht automatisch bedeutet, dass alle anderen Unterzeichnenden das auch tun müssen. Es ist vollkommen akzeptabel, wenn nur die internen Unterzeichner eine digitale Signatur verwenden, während die externen Benutzer den E-Signatur-Feldtyp nutzen (oder umgekehrt).

Hinweis:

 

Wenn die empfangende Partei das Dokument durch Herunterladen der Datei und Anwenden eines eigenen Signaturzertifikats signieren soll, ist nur ein Feld für die digitale Signatur zulässig.

Wenn in einem Dokument mehrere digitale Signaturfelder vorhanden sind, steht der empfangenden Partei die Option zum Herunterladen und Anwenden einer lokalen Signatur nicht zur Verfügung.

Für digitale Signaturen, die online angewendet werden, muss die empfangende Partei eine Cloud-Signatur verwenden, die von einem unterstützenden TSP ausgestellt wurde

Wenn für eine empfangende Partei mehrere Signaturen angewendet werden, sollte jedes Feld einen eindeutigen Namen haben. Beispiel: {{digsig1_:signer1: digitalsignature}}, {{digsig2_:signer1: digitalsignature}} usw.

Wenn der Name eines Text-Tags für die digitale Signatur kopiert wird, benennt Acrobat Sign die Felder automatisch um, indem der Zusatz „n“ hinzugefügt wird. „n“ steht dabei für eine Zahl ab 1, die für jeden gefundenen doppelten Feldnamen schrittweise erhöht wird. Beispiel: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}} wird zu {{digsig1-1_es_:signer1:digitalsignature}} und {{digsig1-2_es_:signer1:digitalsignature}} usw.

Authoring mittels Drag & Drop

Vorlagenerstellende finden das Feld Digitale Signatur im Bereich Signaturfelder der Erstellungsumgebung.

Weiter unten siehst du links das e-Signaturfeld und rechts das Feld für die digitale Signatur.

Digitales Signaturfeld

Text-Tag-Syntax

Die Syntax für ein digitales Signaturfeld verwendet das Argument :digitalsignature.

Beispiel: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}

 


Formulare in Acrobat erstellen

Wie bei allen anderen Feldtypen kannst du die Funktionalität eines Text-Tags replizieren, wenn du deine Dokumente in Acrobat erstellst, indem du das Feld so umbenennst, dass der neue Name den gesamten Text-Tag mit sämtlichen Argumenten (ohne öffnende und schließende Klammern) enthält.

Das Erlebnis des Unterzeichners

Da digitale Signaturen zertifikatbasiert sind, müssen Unterzeichner eine digitale ID erhalten, bevor sie ihre Signatur anwenden können. Diese digitale ID kann von verschiedenen Cloud-Signatur-Anbietern oder durch Hinzufügen der Signatur in Adobe Acrobat oder Acrobat Reader mithilfe einer lokalen digitalen ID bezogen werden.

Acrobat Sign führt den Unterzeichner durch den Vorgang:

  • Öffne die Vereinbarung und fülle alle erforderlichen Felder aus
  • Wähle aus vorhandenen digitalen IDs eine aus oder erstelle eine neue
  • Anwenden der Signatur

Sobald die Signatur angewendet wird, wird der Signaturzyklus wie gewöhnlich fortgesetzt.


Öffne die Vereinbarung und fülle die Felder aus...

Unterzeichner werden per E-Mail benachrichtigt und aufgefordert, die Vereinbarung durch Klicken auf die Schaltfläche Überprüfen und signieren zu öffnen.

E-Mail „Überprüfen und signieren“

 

Nachdem das Dokument geöffnet ist, kann der Unterzeichner das Dokument lesen und alle erforderlichen Felder ausfüllen. Alle erforderlichen Felder müssen ausgefüllt werden, bevor der Unterzeichner mit dem Signaturvorgang fortfahren kann.

Wenn du mit dem Mauszeiger über das digitale Signaturfeld fährst, erscheint ein Feld mit weiteren Anweisungen.

 

Durch Klicken auf das Feld wird eine Überlagerung geöffnet, die den Unterzeichner auffordert, sich für einen von zwei Wegen zu entscheiden:

Wähle die passende Option aus und klicke auf Weiter.

 

Es wird eine neue Überlagerung angezeigt, in der der Unterzeichner aufgefordert wird, einen Identitätsanbieter aus einem Dropdown-Menü auszuwählen.

  • Nur im Dropdown-Menü aufgeführte Anbieter können verwendet werden 
  • Unterzeichner, die keine zulässige digitale ID erhalten haben, können den Link Für eine neue digitale ID hier klicken besuchen, wo sie zum Erhalt einer neuen digitalen ID zu einem von verschiedenen Cloud-Signatur-Anbietern weitergeleitet werden. 
  • Wenn du eine neue digitale ID erhalten hast, kannst du den Signaturvorgang fortsetzen.

 

Der Identitätsanbieter fordert den Unterzeichner auf, sich für den Dienst zu authentifizieren.

 

Nachdem die Authentifizierung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird dem Unterzeichner eine Liste gültiger digitaler IDs angezeigt, aus der er auswählen kann.

  • Die digitale ID wählen
  • Klicke auf Weiter.

 

Es wird eine Vorschau der Signatur dargestellt.

  • Klicke auf Signatur bearbeiten, um:
    • über Maus oder Touchpad manuell zu signieren
    • ein Signaturbild hochzuladen
  • Klicke zum Fortfahren auf OK.

 

Der Unterzeichner wird zurück zur Vereinbarung geleitet und bekommt folgende Aufforderung angezeigt: Hier signieren.

 

Der Identitätsanbieter kann zusätzlich eine zweite Authentifizierungsmethode verlangen.

Beispielsweise verlangt der nachstehende Anbieter bei der Einrichtung der digitalen ID die Erstellung einer statischen PIN sowie eines einmaligen Kennworts.

  • Gib die erforderlichen Werte ein und klicke auf OK.

 

Wenn die zweite Authentifizierungsmethode erfolgreich eingegeben wurde, wird das Dokument signiert und eine Erfolgsnachricht angezeigt.

Aadhaar-Signaturen

.

Hinweis:

Für digitale Signaturen, die mit der Option „Mit Acrobat herunterladen und signieren“ angewendet werden, muss Adobe Acrobat bzw. Adobe Acrobat Reader XI v11.0.7 oder höher verwendet werden.

Wenn Mit Acrobat herunterladen und signieren ausgewählt wurde, wird eine Überlagerung angezeigt, in der der Vorgang beschrieben wird.

  • Klicke auf OK.

 

Die blaue Schaltfläche Mit dem Signieren fortfahren wird unten im Fenster eingeblendet, wenn alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden.

  • Klicke auf Mit dem Signieren fortfahren.


Lade die PDF-Datei herunter und öffne sie in Acrobat oder Adobe Reader.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Mit dem Signieren fortfahren wird die Download-Seite geöffnet.

Hinweis:

Wenn du Acrobat oder Adobe Reader nicht hast, musst du eines der Programme herunterladen und installieren. Am unteren Rand der Seite findest du einen Link (> Hier herunterladen) zu Adobe Reader, einem kostenlosen PDF-Viewer.

 

Klicke auf die Schaltfläche Dokument herunterladen und Acrobat (oder Acrobat Reader – je nachdem, welche dieser Anwendungen installiert ist) – öffnet die PDF-Datei.

Oben im Reader-Fenster befindet sich ein blaues Banner, das anzeigt, dass eine digitale Signatur erforderlich ist.

Eine gelbe Registerkarte zeigt an, wo die Signatur durch Klicken eingefügt werden soll.


Eine neue digitale ID erstellen

Durch Klicken auf den Signaturbereich öffnet sich ein Dialogfeld, das alle verfügbaren Zertifikate anzeigt. 

Wenn bereits gültige digitale IDs vorhanden sind:

  • Wähle eines für deine Signatur aus.
  • Klicke auf Weiter.
  • Springe nach unten zu Signatur anwenden.

Wenn kein Zertifikat gefunden werden kann, sind nur die Schaltflächen zum Neue digitale ID konfigurieren verfügbar.

 

Nachdem du auf die Schaltfläche geklickt hast, um eine neue digitale ID zu erstellen, wird das Konfigurationsfenster angezeigt. Hier findest du drei Optionen:

  • Signaturerstellungsgerät verwenden: Wird verwendet, wenn du ein materielles Gerät hast, das du mit deinem lokalen System verbindest.
  • Digitale ID aus einer Datei verwenden: Wird verwendet, um eine bestehende digitale ID aus einer vernetzten Datei zu importieren.
  • Neue digitale ID erstellen: wird verwendet, wenn du keine bestehende digitale ID hast, auf die du zugreifen kannst

Wähle Neue digitale ID erstellen aus und klicke dann auf Weiter.

 

Im Bedienfeld wird die Frage danach, wo du die digitale ID speichern möchtest, angezeigt:

  • In Datei speichern: Bei dieser Option wird die digitale ID auf deinem lokalen System gespeichert und für Adobe-basierte Signaturen zur Verfügung gestellt.
  • Im Windows-Zertifikatspeicher speichern: Wenn die digitale ID in Windows Certified Store gespeichert wird, wird sie so gespeichert, dass sie auch in anderen Anwendungen als Adobe Reader/Acrobat verfügbar ist

Wähle auf In Datei speichern und klicke dann auf Weiter.

 

Das Fenster wird aktualisiert und zeigt Details zur digitalen ID an.

Stelle sicher, dass alle Felder korrekt ausgefüllt sind, und klicke auf Weiter.

 

Im folgenden Fenster wirst du aufgefordert, ein Kennwort für die digitale ID anzugeben.

Du musst dieses Kennwort jedes Mal eingeben, wenn du deine digitale Signatur verwenden möchtest.

Nachdem du dein Kennwort eingegeben hast, klicke auf Speichern, um die Erstellung deiner digitalen ID abzuschließen.

 

Du wirst dann wieder zum ersten Fenster geleitet, in dem alle deine digitalen IDs angezeigt werden.

Wähle die digitale ID aus, die verwendet werden soll, und klicke dann auf die Schaltfläche Weiter.


Anwenden der Signatur

Nachdem du auf Weiter geklickt hast, wird das Fenster aktualisiert und eine visuelle Darstellung deiner Signatur wird angezeigt.

Du kannst sie unverändert verwenden oder das Aussehen der Signatur weiter anpassen.

Wenn du das Aussehen der Signatur anpassen möchtest, klicke oben rechts im Fenster auf die Schaltfläche Bearbeiten. Dadurch wird das Fenster Anpassen geladen.

Beachte, dass dir oben im Fenster Anpassen dieselben Signaturoptionen wie in der Anwendung zur Verfügung stehen.   Du kannst die Standard-Schriftart entweder durch eine gezogene Signatur oder durch ein Bild ersetzen.

Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke anschließend auf Speichern, um das neue Format zu speichern.

 

Dadurch kehrst du zum vorherigen Bildschirm zurück und wirst aufgefordert, dein Kennwort für die digitale ID einzugeben.

 

Gib das Kennwort für die ausgewählte digitale ID in das Feld PIN oder Kennwort für digitale ID eingeben ein und klicke auf Signieren.

Das Fenster „digitale ID“ wird nicht mehr angezeigt und die PDF-Datei wird aktualisiert und stellt am oberen Rand ein neues blaues Banner dar, was bedeutet, dass die Signatur gültig ist.   Zusätzlich wird ein kleines Popup-Fenster geöffnet, das die erfolgreiche digitale Signatur bestätigt.

 

Klicke auf OK und schließe die PDF-Datei. Der Signaturvorgang für diesen Empfänger wurde erfolgreich abgeschlossen.

Nachfolgend findest du ein Beispiel eines normalen e-Signaturfeldes auf der linken und das einer digitalen Signatur auf der rechten Seite.

Verlaufs- und Audit-Berichte

Die Registerkarte Verlauf und der zugehörige Audit-Bericht unterscheiden sich geringfügig von einem Standard-e-Signaturbericht – und zwar darin, dass sie über ein zusätzliches Ereignis verfügen: Dokument digital signiert

Im folgenden Beispiel kannst du sehen, dass der erste Unterzeichner ein „e-signiertes“ Ereignis haben kann, und das ist alles.

Der zweite Unterzeichner hat sowohl ein e-signiertes Ereignis als auch ein digital signiertes Ereignis.

Der Grund dafür ist, dass der digitale Signaturvorgang in zwei Teilen erfolgt.   Hierzu zählt der Teil, den du im Webbrowser erledigst (die Felder ausfüllen) und der Teil, den du auf deinem lokalen Desktop durchführst (das Zertifikat der digitalen Signatur anwenden).

Wenn der Unterzeichner den Feld-Teil abschließt und auf die Schaltfläche Senden und weiter zum Signieren klickt, werden die eingegebenen Inhalte hochgeladen und in die PDF-Datei eingefügt. Dies ist, was das Ereignis e-signiert angibt.

Bei Anwendung der digitalen Signatur wird das Ereignis digital signiert veröffentlicht.

 

Bei Übereinstimmung mit den Informationen zum Verlauf wirst du feststellen, dass der Audit-Bericht ebenfalls die beiden Stufen des Signaturvorgangs zeigt.

Konfigurieren

Der Arbeitsablauf „digitale Signatur“ kann auf Kontoebene vom Acrobat Sign-Konto-Administrator aktiviert werden.

  • Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.

Navigiere für den Zugriff auf die Einstellungen auf Kontoebene zu Konto > Kontoeinstellungen > Digitale Signaturen.

Registerkarte „Digitale Signatur“

Es gibt mehrere Optionen, die zum Verwalten der Signaturerfahrung konfiguriert werden können:

Ermögliche Unterzeichnern das Importieren ihrer digitalen Signatur aus einer oder mehreren Quellen:

  • Mit Acrobat herunterladen und signieren: ermöglicht dem Unterzeichner die Verwendung einer selbstzertifizierten Signatur
  • Cloud-Signaturen: ermöglicht dir, Cloud-basierte digitale Signaturen für deine Unterzeichner zu verwenden, wodurch das digitale Signieren auch auf Mobilgeräten möglich wird
    • Wenn digitale Signaturen in deinem Signiervorgang wichtig sind, wird die Aktivierung der Cloud-basierten Option dringend empfohlen.

Wähle die Anbieter für digitale Signaturen aus, die du akzeptierst.  Den Unterzeichnern stehen nur die ausgewählten Optionen zur Verfügung.

Du kannst einen bevorzugten Anbieter definieren. Dadurch wird dieser Anbieter als Standard festgelegt.

  • Wenn nur ein Anbieter zulässig ist, wird der Auswahlprozess während des Signaturvorgangs umgangen.
Hinweis:

Aadhaar-Signaturen

Aadhaar-Signaturen stehen Unternehmenskonten mit zusätzlichen Kosten pro Signatur zur Verfügung und müssen vor der Verwendung konfiguriert werden.

Kunden, die Aadhaar-Unterschriften benötigen, können sich an ihren Success Manager oder Vertriebskontakt wenden, um das Volumen zu besprechen und den Konfigurationsprozess zu beginnen.

Externe Unterzeichner sind als E-Mail-Adressen außerhalb deines Acrobat Sign-Kontos definiert.

  • Interne Unterzeichner sind alle Benutzer, die in deinem Acrobat Sign-Konto definiert sind

Wenn du unterschiedliche Signaturerfahrungen für externe und interne Unterzeichner erstellen möchtest, kannst du einen zweiten Satz der oben genannten Optionen aktivieren, die nur für die externen Unterzeichner gelten.

Beispielsweise kannst du bei den Signaturanbietern für externe Unterzeichner mehr Freiräume bieten oder verschiedene Anweisungen zum Abrufen einer Signatur für interne Unterzeichner bereitstellen.

„Grund für die Signatur“ anzeigen

Bei einigen Compliance-Anforderungen ist es erforderlich, dass vom Unterzeichner ein Grund für die Anwendung einer digitalen Signatur angegeben wird. Beispiel: Title 21 CFR Part 11 und Compliance mit SAFE-BioPharma.

Werden digitale Signaturen verwendet, um eine Einhaltungsanforderung zu erfüllen, setze dich mit deiner Rechtsabteilung in Verbindung, um festzustellen, ob du auch einen Signaturgrund als Teil des Signaturvorgangs verlangen solltest.

Klicke für den Zugriff auf die Steuerelemente auf den Link Bio-Pharma-Einstellungen.

Wenn du eine erweiterte Signatursteuerung benötigst, findest du die entsprechenden Informationen auf der BioPharma-Seite >

Eingeschränkte Cloud-Signatur-Anbieter

Einige Anbieter beschränken den Zugriff auf ihren Dienst auf vorab autorisierte Kunden. Das heißt, dass der Dienst erst verfügbar ist, nachdem der Anbieter das Konto für die Verwendung autorisiert hat.

Während des Aktivierungsprozesses fordern diese Anbieter die Abonnierenden auf, ihre Konto- oder Gruppen-ID anzugeben, um den Dienst zu konfigurieren. Nach erfolgter Autorisierung durch den Anbieter können die Benutzenden den eingeschränkten Dienst nutzen.

Hinweis:

Bei der Konto-ID handelt es sich im eigentlichen Sinne um eine Eigenschaft auf Kontoebene. Alle Gruppen eines Kontos haben dieselbe Konto-ID. Wenn der eingeschränkte Anbieter für ein Konto autorisiert wird, ist er für alle Gruppen dieses Kontos autorisiert.

Wenn der Anbieter mit der Gruppen-ID für eine Gruppe autorisiert wird, ist nur diese identifizierte Gruppe zur Verwendung des Diensts autorisiert.


Formatoptionen der digitalen Signaturen

PKCS#7 ist das Standardformat, das die digitale Signatur für die meisten Acrobat Sign-Konten (außerhalb der EU) hat.

Konten nach dem europäischen (EU1) PAdES-Format zur gemeinsamen Verwendung (ETSI EN 319142) müssen standardmäßig die eIDAS-Verordnung einhalten.

Jeder Kontoebenen-Administrator kann über eine Anforderung an das Supportteam für Acrobat Sign darum bitten, dass diese Einstellung von einem Format auf das andere umgestellt wird.

Diese Funktion kann nur auf der Gruppen- oder Kontoebene aktiviert und konfiguriert werden.


RSA-PSS

RSA-PSS ist ein Signaturschema, das auf dem RSA-Kryptosystem basiert und im Vergleich zu dem älteren Schema RSA-PKCS Nr. 1 v.1.5 eine verbesserte Absicherung bietet. 

Die Acrobat Sign-Implementierung von RSA-PSS erfordert keine Konfiguration seitens des Kontoadministrators.

  • Wenn die „Cloud-Signatur“ ausgewählt ist und die digitale ID des Unterzeichners sowohl RSA-PSS als auch RSA-PKCS Nr. 1 unterstützt, wird standardmäßig das RSA-PSS-Signaturschema verwendet.
  • Bei Auswahl der Option „Mit Acrobat signieren“ ist die Verwendung von RSS-PSS oder RSA-PKCS Nr. 1 von den Einstellungen des Unterzeichners in seiner Acrobat-Anwendung abhängig.
  • Acrobat Sign bietet vollständige Unterstützung für CRL- und OCSP-Antworten, die mit dem RSA-PSS-Schema signiert werden.
  • Die Verwendung des RSA-PSS-Schemas ist erforderlich, um die für Deutschland spezifischen Anforderungen für qualifizierte elektronische Signaturen zu erfüllen.


Wissenswertes

Durch den Arbeitsablauf für digitale Signaturen wird die Vereinbarung zum eindeutigen Vorgang. Aufgrund der speziellen Bearbeitung, die erforderlich ist, um die Signatur hinzufügen zu können, gibt es einige Einschränkungen, die zu beachten sind.

  • Jeder Unterzeichnerin bzw. jedem Unterzeichner kann nur ein digitales Signaturfeld zugewiesen werden, wenn das Dokument heruntergeladen und mit Acrobat signiert wird. Cloud-basierte Signaturen können bis zu 10 digitale Signaturfelder pro Empfänger*in unterstützen. (Aadhaar und Singpass werden nicht unterstützt.)
  • Webformulare unterstützen keine digitalen Signaturen.
  • Massenversand unterstützt keine Signaturen über Mit Acrobat herunterladen und signieren. Cloudbasierte digitale Signaturen funktionieren wie erwartet.
  • Digitale Signaturen werden in Microsoft Office Desktop-Anwendungen nicht unterstützt, da sie für die Arbeit innerhalb einer Browserumgebung entwickelt wurden. Alternativ kannst du die Office-Webanwendungen über deinen Browser verwenden.
  • Digitale Signaturen setzen die eingeschränkte Sichtbarkeit des Dokuments außer Kraft. Alle Empfänger können alle Seiten sehen.
  • Für Unterzeichnende auf Mobilgeräten sind nur cloudbasierte digitale Signaturen möglich.
  • Cloudbasierte digitale IDs, die den OAuth-Autorisierungsmodus verwenden, werden in der Funktion „Ausfüllen und signieren“ nicht unterstützt.
  • Die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ unterstützt das Signieren mit dem Dienstanbieter Aadhaar nicht.
  • Benutzende, die ihre Inhalte freigeben, oder Konten, bei denen die erweiterte Freigabe aktiv ist, können keine digitalen Signaturen verwenden.
  • eVaulting kann nicht zusammen mit digitalen Signaturen verwendet werden.
  • Dateianlagen dürfen nur durch die erste unterzeichnende Partei hinzugefügt werden. Nachfolgende Unterzeichnende, die neue Dateien hinzufügen, machen dadurch alle vorherigen digitalen Signaturen ungültig.
  • Vorgangsnummernfelder konvertieren eine digitale Signatur in eine elektronische Signatur.
  • Die optionale Einstellung, um Dokumente getrennt zu halten (wenn mehr als ein Dokument zum Erstellen der Vereinbarung verwendet wird), wird derzeit nicht unterstützt. Das Dokument kann nur als einzelne, vollständige Datei zurückgegeben werden.

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