Toegankelijke PDF's maken

Het proces voor het maken van toegankelijke PDF's omvat de volgende fasen:

Deze fases worden gepresenteerd in een volgorde die geschikt is voor de meeste scenario's. U kunt deze taken ook in een andere volgorde uitvoeren of bepaalde fases herhalen. Geef in alle gevallen het doel van het document op en bepaal vervolgens de juiste workflow. Zie een gids voor het maken van toegankelijke elektronische documenten voor meer informatie over het maken van toegankelijke PDF's.

Denk voordat u een document naar PDF converteert na over de toegankelijkheid

Probeer zo veel mogelijk rekening te houden met toegankelijkheid wanneer u de bronbestanden maakt in een ontwerptoepassing, zoals een tekstverwerkings- of opmaaktoepassing.

Veelvoorkomende taken in de ontwerptoepassing zijn het toevoegen van alternatieve tekst aan afbeeldingen, het optimaliseren van tabellen en het toepassen van alineastijlen of andere documentstructuurfuncties die naar codes kunnen worden geconverteerd. Raadpleeg Een gecodeerde PDF maken vanuit een ontwerptoepassing voor meer informatie.

Voeg invulbare formuliervelden en beschrijvingen toe, stel de tabvolgorde in

Als uw PDF formuliervelden bevat, kiest u Tools > Toegankelijkheid > Formuliervelden automatisch herkennen om formuliervelden automatisch te detecteren en interactief (invulbaar) te maken.

Met de tools voor formulieren maakt u invulbare formuliervelden zoals knoppen, selectievakjes, pop-upmenu's en tekstvakken. Wanneer u een veld maakt, typt u een beschrijving in het vak Knopinfo in het dialoogvenster Eigenschappen van dat veld. Deze tekst wordt door schermlezers hardop voorgelezen aan de gebruiker. Zie Formuliervelden maken voor meer informatie.

Zie Formulierveldnavigatie instellen voor informatie over het instellen van de tabvolgorde op basis van de documentstructuur.

Voeg meer toegankelijkheidsfuncties toe aan de PDF

In Acrobat Pro wordt in dit stadium de documenttaal ingesteld, wordt gecontroleerd of beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers, worden toegankelijke koppelingen gemaakt en bladwijzers toegevoegd. Zie De documenttaal instellen, Voorkomen dat beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers, Toegankelijke koppelingen toevoegen en Bladwijzers voor meer informatie.

In Acrobat Standard wordt in dit stadium de documenttaal ingesteld, wordt gecontroleerd of beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers en worden bladwijzers toegevoegd. Zie De documenttaal instellen, Voorkomen dat beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers en Bladwijzers voor meer informatie.

Codeer de PDF

Verbeter de toegankelijkheid van PDF's door codes toe te voegen in Acrobat. Als een PDF geen codes bevat, probeert Acrobat automatisch codes toe te voegen wanneer gebruikers het document lezen of opnieuw plaatsen, maar de resultaten hiervan kunnen teleurstellend zijn. Als u gecodeerde PDF's aan uw gebruikers aanbiedt, wordt de inhoud door de logische boomstructuur in de juiste volgorde naar een schermlezer of ander hulpprogramma of -apparaat verzonden.

Voor de beste resultaten moet u een document coderen wanneer u het vanuit een ontwerptoepassing converteert naar PDF. Denk hierbij bijvoorbeeld aan toepassingen als Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word of OpenOffice Writer. Als u niet over een ontwerptoepassing beschikt die een gecodeerde PDF kan genereren, kunt u een PDF op elk gewenst moment coderen met gebruik van Acrobat.

Als u een document wilt coderen tijdens de conversie naar PDF, hebt u een ontwerptoepassing nodig die ondersteuning biedt voor codering in PDF. Als u het coderen tijdens de conversie uitvoert, kan de ontwerptoepassing op basis van de alineastijlen of andere structuurgegevens van het brondocument een logische structuurboom maken. De logische structuurboom geeft de juiste leesvolgorde en juiste codeniveaus aan. Op deze manier kan de structuur van complexe indelingen, zoals ingesloten zijbalken, kolommen met weinig tussenruimte, onregelmatige tekstuitlijning en tabellen, gemakkelijker worden geanalyseerd. Als u een document codeert tijdens de conversie, kunt u ook de koppelingen, kruisverwijzingen, bladwijzers en alternatieve tekst (indien beschikbaar) in het bestand op een juiste manier coderen.

Als u een PDF wilt coderen in Acrobat, kiest u Tools > Toegankelijkheid > Codes toevoegen aan document. Deze opdracht kan worden uitgevoerd voor elke niet-gecodeerde PDF, zoals een PDF die is gemaakt met Adobe PDF Printer. Acrobat analyseert de inhoud van de PDF om de afzonderlijke pagina-elementen, de hiërarchie van deze elementen en de gewenste leesvolgorde van elke pagina te interpreteren. Vervolgens wordt op basis van deze informatie een codestructuur opgebouwd. Er worden ook codes gemaakt voor alle koppelingen, kruisverwijzingen en bladwijzers die u in Acrobat aan het document hebt toegevoegd.

Met de opdracht Codes toevoegen aan document kunnen de meeste standaardindelingen goed worden gecodeerd. Hiermee kunnen echter de structuur en de leesvolgorde van complexe pagina-elementen niet altijd goed worden geïnterpreteerd. Dit zijn onder andere elementen kolommen met weinig tussenruimte, onregelmatige tekstuitlijning, niet-invulbare formuliervelden en tabellen zonder randen. Als u deze pagina's codeert met de opdracht Codes toevoegen aan document, kan dit leiden tot elementen die niet goed zijn gecombineerd of tot codes die in de verkeerde volgorde staan. Hierdoor kunnen problemen ontstaan met de leesvolgorde in de PDF.

Watermerken en schermlezers

U kunt een watermerk toevoegen aan een gecodeerde PDF zonder dat toe te voegen aan de codestructuur. Geen watermerk laten verschijnen in de codestructuur is beter voor mensen die schermlezers gebruiken, omdat het watermerk dan niet wordt voorgelezen als documentinhoud.

De beste manier om een watermerk toe te voegen dat niet wordt verwerkt door schermlezers, is om een ongecodeerde PDF van het watermerk in te voegen in een gecodeerde PDF.

Repareer PDF-coderingsproblemen (Acrobat Pro)

Als u een PDF hebt gecodeerd, controleert u het document op problemen met de leesvolgorde, fouten in de codering en toegankelijkheidsfouten, en lost u deze problemen op.

Ongeacht de methode die u toepast om de PDF te coderen, dient u Acrobat te gebruiken om de codering en de leesvolgorde bij te werken voor complexe pagina-indelingen of ongebruikelijke pagina-elementen. Zo kan met de opdracht Codes toevoegen aan document niet altijd onderscheid worden gemaakt tussen instructieve figuren en decoratieve pagina-elementen, zoals randen, lijnen of achtergrondelementen. Het is mogelijk dat al deze elementen ten onrechte als figuren worden gecodeerd. Het kan ook gebeuren dat deze opdracht grafische tekens in de tekst, zoals bijvoorbeeld initialen, incorrect codeert als figuren, terwijl deze tekens eigenlijk zouden moeten worden opgenomen in de code die het tekstblok representeert. Door deze fouten kan de codestructuur worden vervuild, wat problemen kan opleveren voor de leesvolgorde waarvan hulpprogramma's afhankelijk zijn.

Als u een document codeert vanuit Acrobat, wordt door de toepassing een foutrapport gegenereerd als de codering is voltooid. Gebruik dit rapport als leidraad bij het oplossen van problemen met codes. Met de tools Volledige controle/Toegankelijkheidscontrole en Leesvolgorde kunt u andere problemen met de codering, leesvolgorde of toegankelijkheid identificeren voor alle PDF's. Raadpleeg voor meer informatie Toegankelijkheid controleren met Volledige controle/Toegankelijkheidscontrole en Leesvolgorde controleren en corrigeren.

Gecodeerde PDF's maken van een webpagina

Als u een PDF maakt van een webpagina, is de toegankelijkheid ervan afhankelijk van de HTML-code die in de bron is gebruikt. Als de webpagina bijvoorbeeld afhankelijk is van tabellen voor de indeling, kan het zijn dat de HTML-code voor de tabel niet in dezelfde logische leesvolgorde stroomt als voor een gecodeerde PDF vereist is, zelfs als de HTML-code voldoende gestructureerd is om alle elementen op juiste wijze in een browser weer te geven.

Afhankelijk van de complexiteit van de webpagina kunt u uitgebreide reparaties uitvoeren in Acrobat Pro met de tool Leesvolgorde of door de codestructuur te bewerken in Acrobat.

Als u de meest toegankelijke PDF's van webpagina's wilt verkrijgen, stelt u eerst een logische leesvolgorde vast in de HTML-code. Voor het beste resultaat past u de Web Content Accessibility Guidelines toe die door het World Wide Web Consortium (W3C) zijn gepubliceerd. Zie voor meer informatie de richtlijnen op de website van W3C.

Een gecodeerde PDF maken vanuit de ontwerptool

Doorgaans maakt u gecodeerde PDF-bestanden vanuit een ontwerptoepassing, zoals Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign of Microsoft Word. Op deze manier worden de codes effectiever toegevoegd dan wanneer u het in Acrobat doet.

PDFMaker biedt conversie-instellingen waarmee u gecodeerde PDF's kunt maken in Microsoft Excel, PowerPoint en Word.

Ga voor meer informatie over toegankelijkheidsfuncties naar www.adobe.com/accessibility.

Raadpleeg de documentatie van de ontwerptoepassing voor meer informatie.

Codes in gecombineerde PDF's

U kunt in één bewerking meerdere bestanden uit verschillende toepassingen combineren om één PDF te maken. U kunt bijvoorbeeld tekstverwerkingsbestanden combineren met diapresentaties, werkbladen en webpagina's. Kies Bestand > Maken > Bestanden combineren tot één PDF.

Tijdens de conversie worden door Acrobat de ontwerptoepassingen geopend, worden gecodeerde PDF's gemaakt en worden deze PDF's in één gecodeerde PDF samengevoegd.

De documentstructuur voor de gecombineerde PDF wordt niet altijd juist geanalyseerd tijdens het conversieproces, omdat de bestanden die worden samengevoegd van verschillende indelingen gebruikmaken. Met Acrobat Pro kunt u een toegankelijke PDF maken van meerdere documenten.

Als u meerdere PDF's samenvoegt tot één gecodeerde PDF, is het een goed idee om het gecombineerde document opnieuw te coderen. Het combineren van gecodeerde en niet-gecodeerde PDF's resulteert in een gedeeltelijk gecodeerde PDF die niet toegankelijk is voor mensen met een handicap. Sommige gebruikers, bijvoorbeeld gebruikers met een schermlezer, zijn zich niet bewust van de pagina's die geen codes hebben. Als u begint met een combinatie van gecodeerde en niet-gecodeerde PDF's, moet u de niet-gecodeerde bestanden coderen voordat u verdergaat. Als alle PDF's niet-gecodeerd zijn, voegt u codes toe aan de gecombineerde PDF als u klaar bent met het invoegen, vervangen en verwijderen van pagina's.

Wanneer u pagina's invoegt, vervangt of verwijdert, worden bestaande codes in de codestructuur van het geconsolideerde PDF-document in Acrobat op de volgende manier geaccepteerd:

• Wanneer u pagina's invoegt in een PDF, worden eventuele codes voor de nieuwe pagina's toegevoegd aan het einde van de codestructuur. Deze volgorde treedt ook op als u de nieuwe pagina's toevoegt aan het begin of in het midden van het document.

• Wanneer u pagina's vervangt in een PDF, worden eventuele codes voor de inkomende pagina's toegevoegd aan het einde van de codestructuur. Deze volgorde treedt ook op als u pagina's vervangt aan het begin of in het midden van het document. De codes voor de vervangen pagina's (indien aanwezig) worden door Acrobat bewaard.

• Als u pagina's uit een PDF verwijdert, worden de codes van de verwijderde pagina's (indien aanwezig) door Acrobat bewaard.

Als er pagina's zijn waarvan de codes in de verkeerde volgorde staan in de logische boomstructuur, kan dit problemen opleveren voor schermlezers. Schermlezers lezen de codes in de boomstructuur van het begin tot het einde en bereiken daardoor de codes voor een ingevoegde pagina mogelijk pas aan het einde van de structuur. U lost dit probleem op door de codestructuur te herschikken in Acrobat Pro. Plaats grote groepen codes in dezelfde leesvolgorde als de pagina's zelf. U kunt deze stap voorkomen door pagina's aan het einde van een PDF in te voegen, zodat het document van begin tot einde in volgorde wordt opgebouwd. Als u bijvoorbeeld een PDF met de titelpagina maakt die los staat van de hoofdtekst, voegt u de PDF met de inhoud toe aan de PDF met de titelpagina, zelfs als het inhoudsdocument veel groter is. Met deze aanpak worden de codes voor de inhoud geplaatst na de codes voor de titelpagina. Het is niet nodig om de codes in Acrobat Pro later opnieuw te rangschikken.

De codes die overblijven van een verwijderde of vervangen pagina, zijn niet gekoppeld aan inhoud in het document. In feite bestaan grote delen van de codestructuur uit lege secties. Door deze onnodige codes neemt de bestandsgrootte van het document toe, wordt de werking van schermlezers vertraagd en kunnen schermlezers onverwachte resultaten opleveren. U bereikt de beste resultaten door de codering als laatste stap in het conversieproces uit te voeren. Gebruik Acrobat Pro om de code van verwijderde pagina's uit de codestructuur te verwijderen.

Zie Samengevoegde PDF's maken voor meer informatie.

Tools voor het maken van toegankelijke PDF-formulieren

Adobe biedt verschillende tools voor het maken van toegankelijke PDF-formulieren:

Gebruik een van deze toepassingen om niet-gecodeerde en gecodeerde PDF-formulieren (behalve PDF-formulieren die zijn gemaakt met Adobe Designer) te openen om invulbare formuliervelden toe te voegen, zoals tekstvakken, selectievakjes en knoppen. Maak het formulier vervolgens toegankelijk met de andere tools van de toepassing. Voeg beschrijvingen toe aan formuliervelden, codeer niet-gecodeerde formulieren, stel de tabvolgorde in en voer de overige taken uit om de PDF toegankelijk te maken.

De meeste ontwerptoepassingen waarin u formulieren kunt ontwerpen, behouden hun invulbare formuliervelden niet wanneer u de bestanden converteert naar PDF. Voeg invulbare formuliervelden toe in Acrobat Pro met de formuliertools. Daar komt bij dat de ontwerptoepassing onjuiste codes kan genereren voor de tekstlabels van de formuliervelden wanneer u het formulier codeert tijdens conversie naar PDF. In een complex formulier kunnen bijvoorbeeld de tekstlabels voor alle velden samenlopen op één lijn. Schermlezers kunnen deze velden niet interpreteren als afzonderlijke labels. Het kan veel tijd in beslag nemen om dergelijke problemen met de leesvolgorde op te lossen door in Acrobat Pro de labels te splitsen. In dit geval zou het beter zijn een niet-gecodeerd PDF-formulier te produceren vanuit de ontwerptoepassing. Vervolgens kunt u met de formuliertools in Acrobat Pro invulbare formuliervelden toevoegen voordat u het hele document codeert. Sommige formulieren zijn zo eenvoudig dat u een gecodeerde PDF kunt maken vanuit de ontwerptoepassing. Vervolgens voert u kleine correcties uit in Acrobat Pro nadat u de invulbare formuliervelden hebt toegevoegd.

Workflow voor het maken van toegankelijke PDF-formulieren

U kunt in Acrobat gecodeerde en niet-gecodeerde PDF-formulieren openen, invulbare formuliervelden toevoegen, veldbeschrijvingen en alternatieve tekst toevoegen, de tabvolgorde instellen en de formulieren coderen (als deze nog niet gecodeerd zijn). U kunt ook de codes van elk gecodeerd PDF-formulier bewerken met de tool Leesvolgorde of met de codestructuur.

Het formulier ontwerpen voor toegankelijkheid.

Formulieren hebben meestal een vrij complexe indeling vergeleken met documenten die een eenvoudige structuur met één kolom hebben. Het succes bij de analyse en codering van een formulier is voornamelijk afhankelijk van de oorspronkelijke opmaak en indeling van een document en van de typen gebruikte velden.

Wanneer u een formulier ontwerpt, moet u ook koppen, aanwijzingen en velden voor gegevensinvoer opnemen. Voorzie minimaal elk veld van een label. Voeg ook speciale aanwijzingen toe voor velden waarbij dat nodig is. Met grafische tools kunt u lijnen en vakken tekenen. Gebruik geen tekens, zoals onderstrepingstekens en verticale strepen, omdat deze teksttekens lastig te interpreteren zijn voor schermlezers.

Wanneer er beschrijvingen zijn toegevoegd aan formuliervelden, kunnen schermlezers de velden identificeren voor gebruikers. De beschrijving wordt hardop gelezen wanneer de gebruiker met de Tab-toets naar het desbetreffende veld gaat. Schrijf compacte maar volledige beschrijvingen. De beschrijving Voornaam is bijvoorbeeld een goede beschrijving voor het veld Voornaam. Gebruik geen aanwijzingen (zoals "Voer de voornaam in") als een beschrijving.

De tabvolgorde van een formulier instellen en testen.

De tabvolgorde voor formuliervelden stelt mensen met een handicap in staat om met het toetsenbord in een logische volgorde door de velden te navigeren. In PDF-formulieren stelt u de tabvolgorde in op Documentstructuur gebruiken. U kunt de tabvolgorde van een formulier testen met de volgende toetsenbordopdrachten:

• Tab om de focus naar het volgende veld te verplaatsen

• Shift+Tab om de focus naar het vorige veld te verplaatsen

• Spatiebalk om opties te selecteren

• Pijltoetsen om opties of lijstitems te selecteren

Het PDF-formulier coderen en coderingsproblemen verhelpen.

Als het PDF-formulier al gecodeerd is, gebruikt u de tool Leesvolgorde in Acrobat om elk formulierveld te coderen. Met deze tool kunt u ook eventuele problemen met de leesvolgorde van de tekstlabels voor de formuliervelden verhelpen. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om samengevoegde regels met velden te splitsen in aparte velden.