Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow - Installatie- en configuratiehandleiding (v 2.2)

Samenvatting

Met de applicatie Adobe Acrobat Sign for ServiceNow kunt u documenten ter ondertekening verzenden met de native functionaliteit van het ServiceNow-platform. Acrobat Sign-integratie met ServiceNow biedt u toegang tot de volgende functies:

  • Verzend documenten ter ondertekening naar meerdere ontvangers. 
  • Volg het ondertekeningsproces tijdens de levenscyclus en identificeer de verwachte ondertekenaars in elk stadium.
  • Haal het ondertekende document op met een ingesloten of apart controlespoordocument.
  • Haal de formuliergegevens die voorafgaand aan of tijdens het ondertekeningsproces in het document zijn ingevoerd, ook op.
  • Maak concepten van handtekeningprocessen voor een eerste review en daaropvolgende verzending. Alle wijzigingen met betrekking tot de ondertekenaars voordat het document wordt verzonden, worden gesynchroniseerd met ServiceNow.
  • Genereer en verzend e-mailmeldingen naar individuele gebruikers tijdens het ondertekeningsproces.
  • Haal de documenten ter ondertekening uit de lokale bestanden in ServiceNow of uit een externe bron.
  • Gebruik documentsjablonen met velden die kunnen worden ingevuld met gegevens uit ServiceNow-records voorafgaand aan het indienen. Op deze manier kunt u één sjabloon gebruiken om gebruikersspecifieke documenten te genereren die zijn gebaseerd op een geselecteerde onderwerprecord, zoals een incident of een serviceverzoek.
  • Gebruik de bibliotheeksjablonen van uw Acrobat Sign-account, die zijn gesynchroniseerd met ServiceNow en die beschikbaar zijn voor selectie tijdens de indiening.

Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow: handleiding voor installatie en aanpassingen bevat instructies over het volgende:

Nadat u Acrobat Sign voor de ServiceNow-applicatie hebt geïnstalleerd en geconfigureerd, kunt u deze gebruiken voor het verzenden, ondertekenen, volgen en beheren van overeenkomsten. Raadpleeg Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow: Handboek.

De applicatie Acrobat Sign voor ServiceNow installeren

U moet een Adobe Acrobat Sign-beheerder en een ServiceNow System Administrator (beheerder) zijn om de applicatie op ServiceNow te kunnen installeren.  

  1. Ga naar de pagina ServiceNow Store en zoek Adobe Acrobat Sign.  

    servicenow-store-search

  2. Selecteer in de zoekresultaten Adobe Acrobat Sign en selecteer vervolgens Ophalen.

    Opmerking:

    Zorg ervoor dat blokkeersoftware voor pop-ups is uitgeschakeld tijdens de installatie van de app.

    get-sign-app

  3. Meld u desgevraagd aan met uw ServiceNow-beheerdersreferenties en volg de stappen voor de installatie.

  4. Selecteer in het bovenste menu van de ServiceNow-instantie de optie Alles > Systeemtoepassingen > Mijn bedrijfsapplicaties en selecteer vervolgens het tabblad Geïnstalleerd. De lijst met de nieuwste versie van Adobe Acrobat Sign wordt weergegeven.

    installed-apps

    Opmerking:

    De plug-in Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow is geconfigureerd om te werken met de volgende domeinen:

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    servicenowservices.com is voor Overheidscloudklanten en vereist een extra systeemeigenschapsinstelling. Als uw domein zich in het servicenowservices.com-domein bevindt, moet ude systeemeigenschap x_adosy_as.oauth_redirect_host maken/instellen met het volledige subdomein van uw instantie (zoals mydomain.servicenowservices.com).

    Het menu Self-Service geeft de nieuwe Adobe Acrobat Sign-optie met de volgende twee modules weer:

    • Mijn ondertekende documenten- bevat een lijst met overeenkomsten met de status Voltooid, waarbij de aangemelde gebruiker de aanvrager of een ondertekenaar is.
    • Ter ondertekening - bevat een lijst met overeenkomsten die wachten op ondertekening door de aangemelde gebruiker. De overeenkomsten hebben de status Verzonden ter ondertekening of Verzonden ter goedkeuring.

    Opmerking: De zelfservicemenu's zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Ondertekenaar (x_adosy_as.adobe_sign_signer).  

    menu-acrobat-sign

    Het menu Alle applicaties bevat de optie Adobe Acrobat Sign met de volgende modules:

    • Verzenden ter ondertekening: hiermee opent u een programma voor het maken van records waarmee u een overeenkomst kunt maken en verzenden.
    • Mijn overeenkomsten: een lijst met alle overeenkomsten waarbij de aangemelde gebruiker fungeert als aanvrager of ondertekenaar.
    • Mijn handtekeningen: details van de records waarbij de aangemelde gebruiker de rol Deelnemer (ondertekenaar) heeft voor een overeenkomst.

    Operationeel

    • Overeenkomsten: back-endgegevens van het ondertekeningsproces.  Omvat JSON en tevens alle Adobe Acrobat Sign-gebeurtenissen die worden ontvangen en waarvoor een bewerking wordt uitgevoerd.
    • Brondocumenten: een document dat kan worden toegevoegd aan een overeenkomst. Dit kan een lokaal document of een bibliotheekdocument zijn
    • Deelnemers: de ondertekenaars en de details van hun ondertekeningsproces.
    • Gebeurtenissen: back-endgegevens van wat wordt verzonden en ontvangen voor elke Adobe Acrobat Sign-gebeurtenis.
    • Formuliergegevens: een tabel met de geretourneerde formuliergegevens zodra een overeenkomst is ondertekend. U kunt deze tabel gebruiken voor de rapportage over documenten en de bijbehorende veldgegevens.

    Beheer

    • Verbinding maken met Acrobat Sign: Connect-scherm waarin een geldig Adobe Acrobat Sign-account kan worden gekoppeld aan ServiceNow.
    • Acrobat Sign-groepen - bevat de lijst met namen en ID's van Acrobat Sign-groepen.
    • Acrobat Sign-gebruikers - bevat de gegevens van de Acrobat Sign-gebruikers.
    • Elektronische zegels -
    • Documentsjablonen: sjablonen op basis van documenten die u kunt toevoegen aan een overeenkomst. Dit kan lokaal of van een bibliotheek zijn.
    • Documentvelden: details over de formuliervelden die zijn ingesloten in het document van de sjabloon.
    • Samenvoegingsregels: hiermee wordt een documentsjabloon gekoppeld aan een bepaald type onderwerprecord in ServiceNow.
    • Samenvoegingsvelden: dit zijn records die veld van de onderwerprecord koppelen aan een veld in de relevante documentsjabloon.
    • Eigenschappen: de standaardinstellingen van Adobe Acrobat Sign voor URI-doorverwijzing na ondertekening, meldingen en het controlespoor.

    Help en ondersteuning - Koppelingen naar Adobe Acrobat Sign Help.

    Opmerking:
    • De modules ‘Verzenden ter ondertekening’, ‘Mijn overeenkomsten’ en ‘Mijn handtekeningen’ zijn zichtbaar voor gebruikers met de rol Afzender (x_adosy_as.adobe_sign_sender). 
    • De menu's ‘Operationeel’ en ‘Beheer’ zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Beheerder (x_adosy_as.adobe_sign_admin) of Manager (x_adosy_as.adobe_sign_manager).

    Service Portal-widgets

    Als u Adobe Acrobat Sign wilt toevoegen aan uw Service Portal, kunt u een demo bekijken via de URL /adobe_sign.

    Toegang tot deze portal is beperkt tot de rollen 'x_adosy_as.adobe_sign_sender' en 'x_adosy_as.adobe_sign_signer'.

    Om deze functionaliteit toe te voegen aan uw eigen portal, kunt u de widgets dupliceren en de rollen naar wens aanpassen.

    • Adobe Acrobat Dashboard-itemlijst: de lijst met items die wordt gebruikt door de headerwidget van de lijst met overeenkomsten.
    • Adobe Acrobat Sign Verzenden ter ondertekening: een widget waarmee u een nieuwe overeenkomst maakt op basis van een sjabloon of bestand.
    • Adobe Acrobat Sign Lijst met overeenkomsten: een widget voor het weergeven van de lijst met overeenkomsten.

    Service Portal-pagina's

    • Adobe Acrobat Sign: deze pagina bevat de Adobe Sign-pop-upwidget en kan worden gebruikt om in real time nieuwe overeenkomsten te genereren met behulp van records in ServiceNow.
    • Adobe Acrobat Sign-startpagina: de startpagina voor de Service Portal-demo die met de applicatie wordt geleverd.

    De applicatie biedt vier rollen:

    • Ondertekenaar (x_adosy_as.adobe_sign_signer)
      • ServiceNow-gebruikers met de rol ‘x_adosy_as.adobe_sign_signer’ krijgen toegang tot de Adobe Acrobat Sign-selfservicemodules  
      • Ze hebben ook toegang tot de Service Portal-gebruikerswidget 
      • Deze rol moet worden toegevoegd aan gebruikers/groepen die documenten of overeenkomsten moeten ondertekenen
    • Afzender (x_adosy_as.adobe_sign_sender)
      • ServiceNow-gebruikers met de ‘x_adosy_as.adobe_sign_sender’ rol krijgen toegang tot de applicatie om te functioneren
      • Deze rol moet worden toegevoegd aan gebruikers/groepen die documenten of overeenkomsten moeten volgen waarom ze zelf hebben verzocht, of die ze zelf moeten ondertekenen
    • Manager (x_adosy_as.adobe_sign_manager)
      • ServiceNow-gebruikers met de rol ‘x_adosy_as.adobe_sign_manager’ hebben beheertoegang tot de Acrobat Sign self-servicemodules
      • De manager beheert de overeenkomsten die door alle afzenders zijn gemaakt
      • Met deze rol kunt u overeenkomsten annuleren die door andere gebruikers zijn gemaakt
    • Beheerder (x_adosy_as.adobe_sign_admin)
      • ServiceNow-gebruikers met de rol ‘x_adosy_as.adobe_sign_admin’ hebben volledige toegang tot alle functionaliteit

    Standaard biedt de applicatie een rol die moet worden toegewezen aan gebruikers die documenten kunnen ondertekenen. Als u alle gebruikers toegang wilt geven om documenten te ondertekenen, moet u de instellingen bijwerken.

    Let op:

    Als u echter wijzigingen doorvoert in de bestanden van de applicatie, kunnen toekomstige updates niet worden toegepast.

    U dient deze wijzigingen dus vast te leggen in een update-set, zodat de wijzigingen na een update opnieuw kunnen worden toegepast.

    Zorg er altijd voor dat u aanpassingen in een toegewijde testomgeving controleert voordat u ze toepast in een productieproces.

Verbinding maken met Acrobat Sign

De applicatie Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow is ontworpen voor gebruik met zowel commerciële als overheidsaccounts (FedRAMP). Als u niet zeker weet welk account u hebt, volgt u de instructies voor commerciële cloudklanten.

Voor commerciële cloudklanten:

Zodra de Adobe Acrobat Sign-applicatie in ServiceNow is geïnstalleerd, moeten de Adobe Acrobat Sign-groep of -accountbeheerders ServiceNow verbinden met Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud door de onderstaande stappen uit te voeren:

  1. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Verbinden met Adobe Acrobat Sign.

  2. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt, de optie Verbinding maken.

    connect-sign-1

  3. Meld u bij uw Acrobat Sign-account aan met beheerdersgegevens. 

    connect-sign-2

  4. Selecteer in het dialoogvenster met machtigingen de optie Toegang toestaan om de machtigingen te verlenen en de verbinding tot stand te brengen. 

    connect-sign-3

    Opmerking:

    Verificatie vindt plaats in een pop-upvenster.  Als er geen verificatievenster wordt weergegeven, controleert u of de blokkering voor pop-ups is uitgeschakeld.

    Zodra de verbinding is voltooid, verschijnt er een bevestigingsbericht met het verbonden Acrobat Sign-account en het ServiceNow-account waaraan het is gekoppeld.

    Acrobat Sign verbonden met commerciële cloud

Voor overheidscloudklanten

Zodra de applicatie Adobe Acrobat Sign in ServiceNow is geïnstalleerd, kan een Adobe Acrobat Sign overheidscloudgroep of een accountbeheerder ServiceNow verbinden met Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

  1. Selecteer in het linkerdeelvenster Adobe Acrobat Sign > Beheer > Eigenschappen.

    Schakel fedramp in Sign voor ServiceNow in.

  2. Op de pagina met applicatie-eigenschappen die wordt geopend:

    1. Schakel het aan-/uitzetten van Adobe Acrobat Sign Government Cloud gebruiken in.
    2. Zoek de aangeroepen eigenschap Connection Login Hint en stel de waarde in voor het e-mailadres dat u wilt gebruiken om u aan te melden bij Adobe Acrobat Sign Government Cloud.
    3. Selecteer Opslaan.
  3. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Verbinding maken met Acrobat Sign.

  4. Selecteer op de volgende pagina Verbinden.

    fedramp-2

  5. Meld u desgevraagd aan bij uw Adobe Acrobat Sign Government Cloud-account.

    Zodra de verbinding tot stand is gebracht, leidt de applicatie u terug naar ServiceNow en wordt de verbindingsstatus automatisch bijgewerkt.

    fedramp-3

Acrobat Sign voor de applicatie ServiceNow configureren

Applicatie-eigenschappen instellen

Als u applicatie-eigenschappen wilt openen en instellen, gaat u naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Eigenschappen.

De volgende standaardinstellingen worden weergegeven:

  • Hostnaam [x_adosy_as.redirect_host]Als u een aangepaste instantie-URL hebt, geeft u de volledig gekwalificeerde host op die moet worden gebruikt in de Redirect URI voor OAuth- en API-callbacks (bijvoorbeeld webhooks).
    Deze waarde is standaard leeg en de host is de waarde van de glide.servlet.uri-systeemeigenschap.
    Dit is alleen van toepassing op het doorsturen van de ServiceNow-instantie. Als u de ondertekenaar na ondertekening wilt terugleiden naar een andere host, geeft u deze host opgeven in de eigenschap Signer Redirect URI (post_sign_uri).
  • Standaard-URL na ondertekening [x_adosy_as.post_sign_uri]: De standaardplaats om een gebruiker heen te leiden nadat deze een document in Acrobat Sign heeft ondertekend. Deze wordt gebruikt wanneer de URI voor na ondertekening niet is opgegeven tijdens het maken van de overeenkomst. Deze URI is relatief ten opzichte van de opgegeven instantienaam, maar kan worden overschreven door een protocol (zoals https://www.adobe.com/) op te nemen, waarna doorsturen na ondertekening naar een andere plaats dan deze ServiceNow-instantie mogelijk is. De sys_id van de gemaakte overeenkomst kan worden opgegeven door "{sys_id}" in de URL te gebruiken. De standaardwaarde is "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on". Hiermee wordt de gebruiker doorgestuurd naar een overzicht met voltooide overeenkomsten.
  • Vertraging bij doorsturen van ondertekenaar [x_adosy_as.post_sign_delay]de vertraging (in seconden) voordat een gebruiker wordt doorgestuurd nadat deze een document in Acrobat Sign heeft ondertekend. De standaardwaarde is 3.
  • Clickjacking-verdediging [x_adosy_as.clickjacking_domains]Geef een door komma's gescheiden lijst met bovenliggende domein-URL's op waarin documenten die ter ondertekening zijn verzonden, kunnen worden opgenomen in een iframe, bijvoorbeeld service-now.com.
    Dit is vereist voor klanten van de Government-cloud. Als u dit veld leeg laat, kunnen er lege pagina's in Acrobat Sign ontstaan wanneer deze in een frame worden weergegeven.
  • E-mails van Acrobat Sign toestaan [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]Bepaal of Acrobat Sign tijdens het ondertekeningsproces e-mailmeldingen verzendt. De standaardwaarde is false.
  • Pop-out-conceptovereenkomsten [x_adosy_as.popout_draft]Als u op de knop Details reviewen in een overeenkomst klikt, wordt het concept standaard in Acrobat Sign in hetzelfde browservenster geopend.
    Stel deze optie in op true als u een nieuw venster wilt openen. De standaardwaarde is false.
  • Controle opnemen [x_adosy_as.include_audit]: Beheer het controlespoor dat is opgenomen in ondertekende documenten. De standaardwaarde is true.
  • Adobe Acrobat Sign Government Cloud gebruiken [x_adosy_as.fedramp]Klanten van de Adobe Government Cloud moeten deze eigenschap inschakelen zodat Acrobat Sign voor ServiceNow gebruik kan maken van de Acrobat Sign Government Cloud-services. De standaardwaarde is false.
  • Tip verbindingsaanmelding[x_adosy_as.login_hint]De waarde voor login_hint die wordt gebruikt voor de eerste verbinding met Adobe Acrobat Sign Government Cloud. De pagina Verbinding maken met Acrobat Sign wordt dan automatisch ingevuld, doorgaans met het e-mailadres van de accountbeheerder. De standaardwaarde is leeg.
  • Overeenkomstvelden voor activiteitenopmaak [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Stel in welke velden moeten worden weergegeven in de activiteitenopmaak die wordt weergegeven in de overeenkomstrecord.
    De standaardwaarde is "name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag".
  • Query Mijn overeenkomsten [x_adosy_as.my_agreements_query]de query die moet worden gebruikt wanneer ik mijn overeenkomsten weergeef op plaatsen zoals de portal. De standaardwaarde is requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f51010 0a9ad2572f2b477fe, die overeenkomsten retourneert waarbij de gebruiker de aanvrager of een ondertekenaar is.
  • Multipart-bestandsextensie [x_adosy_as.multipart_extension]: De bestandsnaamextensie die moet worden gebruikt voor de tijdelijke Multipart-bestandsbijlagen. De standaardwaarde (aanbevolen) is mpfd.
  • Logboekregistratie van applicatie [x_adosy_as.logging.verbosity]logboekregistratie beheren. De standaardwaarde is info.
  • Fouten bij het verbinden opsporen [x_adosy_as.connect_debug]: Laat diagnostische waarschuwingen zien tijdens het verbinden met Acrobat Sign. De standaardwaarde is false.

De standaardeigenschap voor de omleidings-URL is van toepassing voor elke overeenkomst waarbij de waarde in het veld Post sign URI niet is ingesteld.

Opmerking:

Niet-versleutelde spaties worden niet ondersteund in omleidings-URL's. Als de Standaard-URL na ondertekening in de applicatie-eigenschap een invoegsymbool (^) bevat, moet u dit versleutelen als %5E.

Bijvoorbeeld:  /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on moet worden gewijzigd in:

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

Met de overige eigenschappen kunt u bepalen of meldingen tijdens het ondertekeningsproces door Acrobat Sign worden verzonden (standaard = Nee) en of het controlespoor wordt opgenomen bij de ondertekende documenten (standaard = Ja).

Aangepaste onderdelen configureren

De applicatie Adobe Acrobat Sign bevat aangepaste componenten die naar wens kunnen worden geconfigureerd. Raadpleeg de onderstaande lijst met onderdelen voor meer informatie over het wijzigen van elk onderdeel.

De knop Ondertekenen met Adobe Acrobat is een UI-actieknop in de tabel Taak [task]. Dit is alleen toegankelijk voor gebruikers met de rol Afzender (x_adosy_as.adobe_sign_sender). Hiermee kunnen afzenders documenten en ondertekenaars aan een overeenkomst toevoegen en het bijgevoegde document ter ondertekening te verzenden naar Adobe Acrobat Sign.

ui-action-1

Systeembeheerders kunnen de actie Ondertekenen met Adobe Acrobat als volgt aan andere tabellen toevoegen:

  1. Open de bestaande actie Ondertekenen met Adobe Acrobat op een van de volgende twee manieren: 
    • Op elk formulier dat is uitgebreid vanaf een taak (zoals Incident), klikt u met de rechtermuisknop > UI-acties configureren.
    • Ga naar Systeemdefinitie > UI-actiesen zoek naar Ondertekenen met Adobe Acrobat
  2. Wijzig desgewenst de naam van de tabel.
  3. Klik met de rechtermuisknop op de bovenste actiebalk en selecteer Invoegen en blijven om een kopie te maken van de bestaande record met de nieuwe tabel.

De ‘lijst Adobe Acrobat Sign-gerelateerd' toont de overeenkomsten die zijn gerelateerd aan de record op basis waarvan de lijst is geconfigureerd. Alleen gebruikers met de rol Gebruiker (x_adosy_as.adobe_sign_user), namelijk degenen die aanvragers of ondertekenaars van de overeenkomst zijn, kunnen de overeenkomsten op de gerelateerde lijst zien.

Beheerders of gebruikers met de rol personalize_form kunnen het formulier en de lay-out van de gerelateerde lijst configureren.

De gerelateerde lijst toevoegen aan formulieren:

  1. Klik in het relevante formulier met de rechtermuisknop en ga naar Configureren > Gerelateerde lijsten.
  2. Selecteer in de lijst Beschikbaar de optie Adobe Acrobat Sign
  3. Selecteer de pijl-rechts om deze toe te voegen aan de lijst Geselecteerd.
  4. Selecteer Opslaan.

U gaat automatisch terug naar het formulier dat u aan het configureren was. De gerelateerde lijst Adobe Acrobat Sign staat onder aan het formulier:

related-list-3

Serviceportalonderdelen configureren

De applicatie Acrobat Sign for ServiceNow wordt geleverd met de volgende Service Portal-elementen die kunnen worden gebruikt of gekopieerd met uw eigen serviceportals.

De Adobe Acrobat Sign Service-portal die bij de applicatie is inbegrepen, is niet bedoeld voor gebruik of uitbreiding. Deze ondersteunt alleen de interface Verzenden ter ondertekening.

De portal is toegankelijk via /adobe_sign.

De applicatie bevat twee serviceportalpagina's:

  • Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send)
  • Adobe Acrobat Sign-startpagina (x_adosy_as_home)

De pagina Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send) wordt alleen gebruikt voor de interface Verzenden ter ondertekening en mag niet worden gewijzigd.

De Adobe Sign-startpagina (x_adosy_as_home) is opgegeven als de startpagina van de serviceportal en is bedoeld als voorbeeld van de opgenomen widgets.

U kunt de widgets die bij de applicatie worden geleverd, naar wens gebruiken. Als u widgetwijzigingen wilt bijhouden en updates wilt ophalen uit uw applicatie, mag u alleen wijzigingen aanbrengen in een kloon van de widget.

  • Adobe Acrobat Verzenden ter ondertekening: Dit wordt gebruikt om een overeenkomst te maken van sjablonen en/of geüploade bestanden. U komt hier via de menuoptie Verzenden ter ondertekening en de UI-actie Ondertekenen met Adobe Acrobat en de functie is beschikbaar voor gebruikers met de rol Afzender.

Widget-opties: De widget is bedoeld om naar wens te worden aangepast met behulp van de opties voor de instantie van de widget of URL-parameters. Gebruik documentsjablonen en regels voor samenvoegen om formuliergegevens automatisch in te vullen. U kunt de booleaanse opties instellen op "true" of "1" wanneer u URL-parameters gebruikt.

Naam

Type

Beschrijving

subject_table

Tekenreeks

De naam van de tabel waartoe de overeenkomst behoort.

subject_id

Tekenreeks

De sys_id van de record waartoe de overeenkomst behoort.

agreement_name

Tekenreeks

De naam van de nieuwe overeenkomst.

attachments

Tekenreeks

Een lijst met bijlage-sys_id's voor gebruik in de overeenkomst.

templates

Tekenreeks

Een lijst met documentsjabloon-sys_id's voor gebruik in de overeenkomst.

signers

Tekenreeks

Een lijst met gebruikers of e-mailadressen die als ondertekenaars moeten worden toegevoegd.

ccs

Tekenreeks

Een lijst met gebruikers of e-mailadressen die als CC-invoer moeten worden toegevoegd.

password_protect

Booleaans

Stel verplicht dat de gebruiker een wachtwoord instelt om de overeenkomst te beveiligen. De gebruiker moet een wachtwoord instellen, zelfs als hide_options of lock_options is ingesteld op true.

send_emails

Booleaans

Laat Adobe e-mailmeldingen verzenden tijdens het ondertekeningsproces.

submit_as_draft

Booleaans

Maak een conceptovereenkomst in plaats van deze direct ter ondertekening in te dienen.

copy_to_subject

Booleaans

Kopieer het ondertekende overeenkomstbestand naar de onderwerprecord. Er moeten een geldige subject_table en subject_id worden opgegeven.

post_sign_uri

Tekenreeks

Geef de ondertekenaars een aangepaste omleiding wanneer ze klaar zijn met ondertekenen. De standaardomleiding zal de gebruiker naar de overeenkomstrecord sturen.

hide_options

Tekenreeks

Een door komma's gescheiden lijst met opties die u wilt verbergen (password_protect, send_email, submit_as_draft, copy_to_subject). Stel in op true om alle opties voor de gebruiker te verbergen.

lock_options

Tekenreeks

Een door komma's gescheiden lijst met opties om alleen-lezen te maken (password_protect, send_email, submit_as_draft, copy_to_subject). Stel in op true om te voorkomen dat alle opties door de gebruiker worden gewijzigd.

hide_subject

Booleaans

Voorkom dat bijlagen over het onderwerp worden geselecteerd.

skip_documents

Booleaans

Sla het oorspronkelijke deelvenster met documenten over. Dit is alleen van toepassing wanneer bijlagen of sjablonen vooraf zijn geselecteerd.

  • Itemlijst Adobe Acrobat Dashboard: Hiermee kunt u een lijst met huidige overeenkomsten toevoegen die moeten worden ondertekend door uw medewerker of klantenserviceportal. Deze lijst wordt gebruikt in de functie voor acties op de Adobe Sign-startpagina.
    Voor toegang tot de records in deze lijst gaat u naar Self Service > Adobe Acrobat Sign > Ter ondertekening.
  • Adobe Acrobat Sign-header: wordt in de Adobe Sign-startpagina gebruikt om de functie voor acties weer te geven.
Widget

Documentsjablonen maken

Een documentsjabloon definieert een sjabloon die kan worden geselecteerd om te worden opgenomen in een overeenkomst.  Een sjabloon kan worden gebruikt om een standaarddocument aan te bieden dat opnieuw kan worden gebruikt voor vele afzonderlijke overeenkomsten. De record Brondocument verwijst naar een sjabloon om de kenmerken van die sjabloon beschikbaar te maken voor de bijbehorende overeenkomst.

De sjabloon kan een lokaal bestand van de ServiceNow-instantie zijn, of een bibliotheeksjabloon waarvan de gegevens zijn gesynchroniseerd vanuit het gekoppelde Adobe Acrobat Sign-account.

Bibliotheeksjablonen synchroniseren

Nadat de applicatie is geïnstalleerd en geconfigureerd, kunnen beheerders de bibliotheeksjablonen synchroniseren. Binnen het Adobe Sign-account wordt een Acrobat Sign-bibliotheeksjabloon gedefinieerd, waarvan de gegevens worden gesynchroniseerd naar ServiceNow.  Het definitiedocument van een bibliotheeksjabloon wordt ook opgeslagen in het gekoppelde Acrobat Sign-account, zodat er niets hoeft te worden geüpload tijdens het verzendproces.

Ga als volgt te werk om de bibliotheeksjablonen te synchroniseren met ServiceNow:

  1. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Documentsjablonen.
  2. Selecteer Bibliotheek vernieuwen.

De lijstweergave wordt bijgewerkt met de bibliotheeksjablonen van het gekoppelde Acrobat Sign-account.

refresh-library

Lokale sjablonen maken

Het definiërende document van een lokale sjabloon wordt opgeslagen als een bijlagerecord in ServiceNow en moet worden geüpload naar Acrobat Sign als onderdeel van het verzendproces.

Het document van een sjabloon kan formuliervelden bevatten die vooraf moeten worden ingevuld met gegevens uit de onderwerprecord van een overeenkomst. Als een document dergelijke formuliervelden bevat, moet u een sjabloon gebruiken.

  1. Ga naar Acrobat Sign > Beheer > Documentsjablonen.
  2. Selecteer Nieuw. 
  3. Op de sjabloonpagina Nieuwe record:
    1. Geef de sjabloon een naam.
    2. Stel Type in op Lokaal.
    3. Klik met de rechtermuisknop en selecteer vervolgens Opslaan.
  4. Als u een document aan de sjabloon wilt koppelen, selecteert u het bestand en sleept u het naar de sjabloonrecord of selecteert u het paperclippictogram in de header en selecteert u het bestand. Nadat het bestand is toegevoegd, selecteert u het pictogram X om het dialoogvenster te sluiten.

Het document wordt gekoppeld aan de documentsjabloon en er wordt naar verwezen in het veld Document.

create-template-without-field-1

create-template-without-field-2

create-template-without-field-3

U moet dezelfde stappen volgen als voor het maken van sjablonen zonder velden. Als het document echter eenmaal is gekoppeld, moet u de volgende aanvullende configuratiestappen uitvoeren: 

  • Controleer of het in te vullen veld op true is ingesteld. 

De optie wordt automatisch ingeschakeld wanneer een document met invulbare velden aan de sjabloon is gekoppeld.

  • Maak documentveldrecords.

U moet documentveldrecords maken voor een bovenliggende documentsjabloon. Hierin definieert u de gegevens van de formuliervelden die worden ingesloten in het sjabloondocument.

Dit doet u als volgt:Sla de documentsjabloonrecord op en selecteer Velden vernieuwen.

De gerelateerde lijst Documentvelden wordt ingevuld met de records die overeenkomen met de invulbare formuliervelden op het bijgevoegde document.

create-template-with-fields

  • Samenvoegingsregels configureren

Een samenvoegingsregel koppelt een documentsjabloon aan een bepaald type onderwerprecord in ServiceNow.

Een enkele documentsjabloon kan worden gekoppeld aan meerdere samenvoegingsregels (één voor elk type onderwerprecord waarmee de sjabloonvelden vooraf zijn ingevuld).

Zo kan een sjabloon worden ingevuld met gegevens van een record voor een Incident, een Serviceverzoek of een Wijzigingsverzoek. (In dat geval heeft de sjabloon drie samenvoegingsregels, één voor elk onderwerptabel).

De samenvoegingsregel configureren:

  1. Doorloop de lijst met regels voor samenvoegen.
  2. Selecteer Nieuw.
  3. Selecteer een tabel, bijvoorbeeld Incident.
  4. Klik met de rechtermuisknop en kies Opslaan.
samenvoegingsregel

  • Samenvoegingsvelden configureren

Een samenvoegingsveldrecord koppelt een veld van de onderwerprecord aan een veld in de relevante documentsjabloon.  Samenvoegingsvelden moeten handmatig worden gemaakt tijdens de configuratie van de samenvoegingsregel.

Veldrecords samenvoegen:

  1. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Samenvoegen.
  2. Selecteer Velden vernieuwen in de record Samenvoegingsregels.
    De ingesloten lijst Veld samenvoegen wordt voorzien van de documentvelden. 
  3. Als u de relevante documentvelden wilt koppelen aan de corresponderende recordvelden, selecteert u de koppeling naar het corresponderende Recordveld van het Documentveld dat u wilt toewijzen (zoals de naam).
  4. Selecteer het relevante Recordveld (zoals de beller) in het vervolgkeuzemenu. 
  5. Selecteer Bijwerken.

U wordt automatisch teruggestuurd naar de record SamenvoegingsregelsDe gerelateerde lijstSamenvoegingsveldenbevat nu de waarde van het Recordveld dat u in de vorige stap hebt geselecteerd.

Uit het oogpunt van overzichtelijkheid is het handig om de resterende samenvoegingsvelden die niet worden toegewezen, te verwijderen (en dit te bevestigen). Dan bevat de ingesloten lijst met samenvoegingsvelden alleen de waarden die worden toegewezen.

merge-fields-1

Een servicecatalogusitem maken

Met Acrobat Sign for ServiceNow kunt u nieuwe overeenkomsten maken die gebruikers kunnen openen via de servicecatalogus door een recordproducent te maken. U kunt de recordproducent zodanig configureren dat alle gegevens worden verzameld die u in het document wilt samenvoegen en dat de overeenkomst automatisch wordt gemaakt en naar de gebruiker wordt verzonden. 

Gebruikers met catalog_admin of admin kunnen een catalogusitem maken. In de onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u een catalogusitem maakt met de naam Recordproducent. U kunt de stappen voor het maken van andere catalogusitems repliceren.

Opmerking: Zorg ervoor dat de Adobe Acrobat Sign-applicatie niet is geselecteerd wanneer u uw instantie configureert.

Het proces voor het maken van elke recordproducent kan verschillen op basis van de specifieke vereisten voor de documentvelden, sjabloon, variabele en meer. Dezelfde principes zijn echter van toepassing.  Het voorbeeld in deze gids demonstreert hoe u een overeenkomst voor een parkeervergunning kunt maken. 

Een recordproducer maken:

  1. Ga naar Servicecatalogus > Catalogusdefinitie > Recordproducenten en selecteer vervolgens Nieuw.

  2. Op de nieuwe pagina Recordproducer die wordt geopend:

    1. Geef de record een naam.
    2. Stel de tabelnaam in op Overeenkomst [x_adosy_as_agreement].
    3. Voer een korte beschrijving in.
    4. Stel het veld Doorverwijzen naar in op Gegenereerde taakrecord.
    Een taakrecord genereren

  3. Selecteer het tabblad Toegankelijkheid en stel de velden Catalogi, Categorie en Beschikbaarheid naar wens in. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de header en selecteer Opslaan.

    U kunt deze velden instellen met de lijsten Categorieën en Catalogi. 

    Tabblad Toegankelijkheid

  4. Aan de gerelateerde lijst Variabelen voegt u de vereiste variabelen toe die moeten overeenkomen met de documentvelden. 

    In dit voorbeeld voegen we de velden voor naam, werknemer en manager toe.

    Tabblad Variabelen

    Opmerking:

    De standaardwaarde voor de vraagvariabele ‘Naam van vergunning’ is: ‘javascript:'Parking Permit for ' + gs.getUserDisplayName()’

  5. Configureer het script Recordproducer dat op basis van de variabelen de overeenkomst maakt die ter ondertekening moet worden verzonden. In het veld Script:

    1. Kopieer en plak het volgende script waarmee de catalogusitemvariabelen worden gelezen.
    2. Werk de definities van de variabelen bij om informatie van de producent te verzamelen.
    3. Werk de documentsjabloon sys_id bij die u gebruikt.
    4. Werk de post_sign_uri bij als u wilt dat de gebruiker na ondertekening ergens anders naartoe wordt geleid.

     

    // Example Adobe Acrobat Sign Record Producer for a Parking Permit template

    (function() {

      // Collect the information that we need from the variables filled in by the user

      var employee_id    = producer.employee + '';

      var employee_name  = producer.employee.getDisplayValue() + '';

      var manager_id     = producer.manager + '';

      var manager_name   = producer.manager.getDisplayValue() + '';

      var agreement_name = "Parking permit for " + employee_name;

      // Hardcoded sys_id of the Document Template being used

      var document_template = '5a2e0131db4c7c10c39151fcd39619af'; // Parking Permit

      // Setup the data to merge with the Document Template above.

      // Each property is the name of a Document Field we want to map to.

      var merge_data = {

        name         : agreement_name,

        employeename : employee_name,

        managername  : manager_name,

      };

      // Setup the new Agreement

      var agreement = new x_adosy_as.Agreement(current);

     

      // Add the documents we want to have signed

      agreement.addDocument(document_template, merge_data);

      // Add the signers

      agreement.addSigner(employee_id);

      agreement.addSigner(manager_id);

      // Set the agreement name

      current.name = agreement_name;

      // Set the URL that signers will be redirected to after signing

      current.post_sign_uri = '/x_adosy_as_agreement.do?sys_id=' + current.sys_id;

      // Set the state to 'Ready' to immediately send for signature

      current.state = 'Ready';

    })();

Een overeenkomst maken op basis van een workflowactiviteit

Als u documenten ter ondertekening wilt toevoegen aan bestaande catalogusitems, kunt u een taak aan uw workflow toevoegen die de overeenkomst genereert en een catalogustaak die deze voor ondertekening toewijst aan een gebruiker.

In het volgende voorbeeld ziet u hoe u de Acrobat Sign-toepassing kunt gebruiken. Afhankelijk van de vereisten van het proces kunnen de specifieke details van de configuratiestappen echter afwijken.

Als u een overeenkomst wilt maken op basis van een workflowactiviteit, moet u de volgende onderdelen configureren: 

  • Catalogustaak: De overeenkomst wordt gemaakt en ter ondertekening verzonden en er wordt een taak toegewezen aan de ondertekenaar.
  • Scriptactie: Deze reageert op de gebeurtenis die is gestart op het moment dat de overeenkomst wordt ondertekend en sluit de taak vervolgens, zodat de feedbacklus ontstaat en de workflow verder kan worden uitgevoerd. 

Een catalogustaak maken:

  1. In Workfloweditor selecteert u het tabblad Kern.
  2. Ga naar Kernactiviteiten > Taken en sleep vervolgens de Catalogustaak-activiteit naar de juiste plaats in uw workflow.
  3. Geef de taak een naam en stel de prioriteit in.
  4. Stel Wachten op voltooiing in op true.
  5. Stel in de sectie Script de markering Gedeeld in op true en schrijf uw code in het veld Geavanceerd script. Hieronder vindt u een voorbeeldcode.
  6. Selecteer Bijwerken.
Maak een overeenkomst op basis van een workflowactiviteit.

// Example task workflow activity creation

(function () {

  // The user who needs to sign the Agreement

  var signer_id = current.request.requested_for + '';

  var signer_name = current.request.requested_for.getDisplayValue() + '';

  // The name of the Agreement

  var agreement_name = current.short_description + ' for ' + signer_name;

  // Hardcoded sys_id of the Adobe Sign Document template for this action

  // This should really be a workflow variable to data-drive it.

  var document_template = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc'; // My Template

  // set the GUID without calling newRecord() - needed for the agreement subject

  task.setNewGuid(gs.generateGUID(task.getTableName()));

  // Setup the task

  task.short_description = current.short_description;

  task.assigned_to = signer_id;

  task.description = 'Agreement: ' + '\'' + agreement_name + '\'' +

    ' has been submitted  for your signature.\n' +

    'To sign, either:\n' +

    '- Navigate to: \'Self-Service > Adobe Sign > For Signature\', or\n' +

    '- Click the link to the Agreement in the \'Adobe Acrobat Sign\' '+

    'related list (below).';

  // Agreement options (fields on the agreement record)

  var options = {

    submit_as_draft: true // review the agreement in Adobe before sending

  };

  // Create an object to assist with the signing process

  var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

  // Create the agreement and provide the task record as the subject

  adobe.createAgreement(agreement_name, task, options);

  // Add the document template.

  adobe.addDocument(document_template);

  // Add the signers. This could be user sys_ids or email addresses.

  adobe.addSigner(signer_id);

  // Submit the agreement to Adobe.

  adobe.submitAgreement();

})();

U kunt nu een scriptactie instellen om de catalogustaak automatisch in te stellen op de status Voltooid gesloten wanneer de overeenkomst is voltooid. U moet uw scriptactie configureren om te worden geactiveerd door de gebeurtenis x_adosy_as.agreement.complete in de tabel Overeenkomst.

Een nieuwe scriptactie maken:

  1. Ga naar Systeembeleid > Gebeurtenissen > Scriptacties en klik op Nieuw.
  2. Op de nieuwe scriptactiepagina:
    1. Geef de scriptactie een naam.
    2. Stel de naam van de gebeurtenis in op x_adosy_as.agreement.complete.
    3. Selecteer het vakje Actief
    4. Kopieer en plak het script vanuit het veld Script Scriptactie: Voorbeeldcode hieronder.
  3. Klik met de rechtermuisknop op de headerbalk en selecteer Opslaan.
worflow-activity-script-action

Scriptactie: Voorbeeldcode

// Script Action to set the catalog task state to Close Complete

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Acrobat Sign gebruiken met contractbeheer

U kunt Acrobat Sign gebruiken met andere records dan de taakgebaseerde records zoals hierboven beschreven in Aangepaste componenten. De onderstaande instructies tonen hoe u Acrobat Sign kunt gebruiken voor Contractbeheer. De specifieke gegevens van de configuratiestappen kunnen variëren, afhankelijk van uw procesvereisten.

Als u Acrobat Sign voor Contractbeheer wilt gebruiken, moet u de volgende twee onderdelen configureren:

  • UI-actie: Hiermee wordt de overeenkomst gemaakt en ter ondertekening verzonden.  Zodra de overeenkomst is ondertekend, wordt een gebeurtenis geactiveerd. 
  • Scriptactie: Dit reageert op de gebeurtenis en biedt een feedbacklus waardoor het proces verder gaat en het contract wordt bijgewerkt. 

Opmerking: Alleen gebruikers met de rollen ui_action_admin en admin kunnen UI-acties definiëren. Gebruikers met de rol Beheerder kunnen alleen een scriptactie definiëren.

UI-actie maken

Een UI-actie maken op het formulier Contract [ast_contract]

  1. Ga naar Systeemdefinitie > UI-acties en selecteer vervolgens Nieuw.

    Of klik met de rechtermuisknop in het formulier Contract [ast_contract] en selecteer vervolgens Configureren > UI-acties > Nieuw.

  2. Voer de volgende gegevens in op de pagina UI-actie Nieuwe record:

    1. Zorg ervoor dat de tabel Contract [ast_contract] is. 
    2. Geef in het veld naam een naam voor de record op.
    3. Selecteer een tabel in het vervolgkeuzemenu Tabel.
    4. Voer de volgorde in.
    5. Schakel het selectievakje Actief in.
    6. Schakel het selectievakje Invoeging tonen in.
    7. Schakel het selectievakje Update tonen in.
    8. Schakel het selectievakje Formulierknop in.
    9. Klik daarna met de rechtermuisknop op de bovenste balk en selecteer Opslaan

    Het formulier wordt opgeslagen en opnieuw geladen.

    ui-action-new-record

  3. In het veld Voorwaarde voert u uw voorwaarde in voor het weergeven van de UI-actie. 

    In het huidige voorbeeld wordt de voorwaarde geselecteerd als: ‘current.state == 'draft' andand current.substate == 'under_review' andand !current.approver.nil()’.  

    Voorwaarde

  4. In het veld Script voert u een code in (zie de onderstaande voorbeeldcode) om een overeenkomstrecord te maken, bepaalde veldwaarden in te stellen en te verzenden naar Adobe Acrobat Sign. 

    De code die u opgeeft, kan variëren op basis van uw specifieke vereisten, maar het algemene beginsel is van toepassing.

    Opmerking:

    De sys_id van de documentsjabloon is vastgelegd in de code en verwijst naar de sjabloon die we in ons voorbeeld gebruiken. 

    Voor u is dat de sjabloon die u maakt (zie Lokale sjablonen maken voor meer informatie over het maken van een sjabloon).

    // Example UI Action for create a new Adobe Acrobat Sign Agreement

    (function() {

      // The name of the Agreement

      var agreement_name = 'Contract: ' + current.short_description;

      // Hardcoded sys_id of the Document Template for this action

      var document_template = '6d0cdc26db708c50257e73278c9619c4'; // Contract

      // Create an object to assist with the signing process

      var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

      // Create the agreement and provide the current record as the subject

      adobe.createAgreement(agreement_name, current);

      // Add the document template. This could also be an attachment sys_id.

      adobe.addDocument(document_template);

      // Add the signers. This could be user sys_ids or email addresses.

      adobe.addSigner(current.approver);

      // Submit the agreement to Adobe.

      adobe.submitAgreement();

      // Redirect the user back to this record.

      action.setRedirectURL(current);

    })();

Scriptactie maken

We kunnen scriptacties alleen door gebeurtenissen activeren. De scriptactie wordt zodanig geconfigureerd dat de actie wordt geactiveerd door een van de gebeurtenissen in de overeenkomsttabel die wordt verzonden met Adobe Acrobat Sign: x_adosy_as.agreement.complete

Een nieuwe scriptactie maken:

  1. Ga naar Systeembeleid >Gebeurtenissen > Scriptacties.

  2. Selecteer Nieuw.

  3. Op de scriptactie Nieuwe recordpagina:

    1. Voer een naam in voor het script.
    2. Selecteer de naam van de gebeurtenis die de scriptactie activeert.
    3. Schakel het selectievakje Actief in.
    4. Schrijf uw code. Raadpleeg de onderstaande voorbeeldcode.
    De scriptactie een naam geven

    (function () { 
       
      var contract = current.subject_id.getRefRecord(); 
      
      if (!contract.isValidRecord() || contract.getTableName() != 'ast_contract') { 
        return; 
      } 
      
      contract.state = 'active'; 
      contract.update(); 
    })();

    In deze code halen we het contract op van het veld subject_id van de huidige overeenkomst en controleren we of het gaat om een geldige record in de tabel Contract. Als dat het geval is, wijzigen we de status in Actief en werken we het item bij.

  4. Selecteer Indienen.

Scripting-API's gebruiken

Met de interne API's kunt u de Adobe Acrobat Sign-applicatie eenvoudig uitbreiden zodat deze met al uw processen kan werken. De API is toegankelijk via de naamruimte x_adosy_as.

AdobeSign()

Maakt een AdobeSign-instantie.

Voorbeeld:

// Create a new instance of AdobeSign

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

 #addCcUser(String user_id)

Voeg een CC-vermelding toe aan de huidige overeenkomst om deze te delen met niet-deelnemende gebruikers. Gebruikers die niet zijn geregistreerd als ServiceNow-gebruikers, kunnen worden toegevoegd door een e-mailadres op te geven.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

user_id

Tekenreeks

Vereist

De sys_id van een gebruiker of een e-mailadres.

Retourneert:

Type

Beschrijving

void

Methode retourneert geen waarde

Voorbeeld:

// Add a CC user to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addCcUser(current.requested_by);

adobe.addCcUser('abel.tuter@example.com');

#addDocument(String doc_selector, Object merge_data)

Voeg een document of sjabloon toe aan de huidige overeenkomst.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

doc_selector

Tekenreeks

Vereist

De naam van een sjabloon, of de sys_id van een sjabloon of een bijlage.

merge_data

Object

Optioneel

Een sleutelwaardeobject van documentveldnamen naar documentveldwaarden.

Retourneert:

Type

Beschrijving

Tekenreeks

Indien succesvol, de sys_id van het gemaakte brondocument.

Voorbeeld:

// Create an agreement with a template

var template_id = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc';

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');
adobe.addDocument(template_id);

#addElectronicSeal(String seal_id)

Voeg een elektronisch zegel toe aan de huidige overeenkomst.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

seal_id

Tekenreeks

Vereist

De sys_id, naam of zegel-id van een elektronisch zegel dat moet worden toegevoegd.

Retourneert:

Type

Beschrijving

String|Boolean

De sys_id van de nieuwe deelnemersrecord, of false als de verzegeling niet is gevonden.

Voorbeeld:

// Add an electronic seal to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addElectronicSeal('<SEAL>');

 #addParticipant(String user_id, String participant_role)

Met een alternatieve methode om addSigner() toe te voegen kunnen deelnemers worden toegevoegd aan een overeenkomst met een specifieke rol. Deelnemers die niet zijn geregistreerd als ServiceNow-gebruikers, kunnen worden toegevoegd door een e-mailadres op te geven.

Opmerking: Deze methode mag alleen worden gebruikt met bestaande overeenkomstrecords die zijn opgeslagen in de database.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

user_id

Tekenreeks

Vereist

De sys_id van een gebruiker of een e-mailadres.

role

Tekenreeks

Optioneel

De rol van de deelnemer in de overeenkomst. De standaardwaarde is SIGNER. Andere waarden zijn APPROVER, ACCEPTOR, CERTIFIED_RECIPIENT, FORM_FILLER.

Retourneert:

Type

Beschrijving

String|Boolean

De sys_id van de nieuwe deelnemersrecord of false als de gebruikersrecord niet is gevonden of geen e-mailadres bevat.

Voorbeeld:

// Add a participant to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addParticipant('abel.tuter@example.com', 'APPROVER');

#addSigner(String user_id)

Voeg een ondertekenaar toe aan de huidige overeenkomst. Ondertekenaars die niet zijn geregistreerd als ServiceNow-gebruikers, kunnen worden toegevoegd door een e-mailadres op te geven.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

user_id

Tekenreeks

Vereist

De sys_id van een gebruiker of een e-mailadres.

Retourneert:

Type

Beschrijving

void

Methode retourneert geen waarde.

Voorbeeld:

// Add a participant to the agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

#copySignedDocumentToRecord(GlideRecord record)

Kopieer het ondertekende document van een overeenkomst naar een andere record.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

record

GlideRecord

Vereist

De doelrecord om het ondertekende document naartoe te kopiëren.

Retourneert: 

Type

Beschrijving

String|Boolean

De sys_id van de nieuwe bijlage, of false als de bewerking is mislukt.

Voorbeeld:

// Get the target record

var target = new GlideRecord('...');

// Copy the signed document from the agreement to the target
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToRecord(target);

#copySignedDocumentToSubject()

Kopieer het ondertekende document van een overeenkomst naar de onderwerprecord.

Retourneert:

Type

Beschrijving

String|Boolean

De sys_id van de nieuwe bijlage, of false als de bewerking is mislukt.

Voorbeeld:

// Copy the signed document from the agreement to the subject record
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToSubject();

#createAgreement(String name, GlideRecord subject, Object option

Maakt een overeenkomst. Deze kan worden gebruikt door scripts die een nieuwe overeenkomst moeten instellen.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

name

Tekenreeks

Vereist

De naam van de overeenkomst.

subject

GlideRecord

Optioneel

De onderwerprecord, bijvoorbeeld een contract of een aanvraag

options

Object

Optioneel

Een hoofdobject van namen van overeenkomstrecordvelden naar waarden.

Retourneert:

Type

Beschrijving

String|null

De sys_id van de nieuwe overeenkomst of null.

Voorbeeld:

// Create a new draft agreement

var options = {

  submit_as_draft: true

};

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);

#getAgreement()

Hiermee wordt de overeenkomstinstantie opgehaald die momenteel in het bereik valt.

Retourneert:

Type

Beschrijving

Agreement|null

De overeenkomstinstantie of null.

Voorbeeld:

// Get the agreement instance

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
var agreement = adobe.getAgreement();

#getAgreementRecord()

Retourneer de huidige overeenkomstrecord.

Retourneert:

Type

Beschrijving

GlideRecord|null

De huidige overeenkomstrecord, of null.

Voorbeeld:

// Get the agreement record

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
var agreement = adobe.getAgreementRecord();

#saveAgreement(String state)

Sla de huidige overeenkomstrecord op. De overeenkomststatus kan worden doorgegeven. Dit veroorzaakt geen trigger voor verzending naar Adobe Acrobat Sign, tenzij de statusparameter op "Gereed" wordt gezet.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

state

Tekenreeks

Optioneel

De status van de overeenkomst.

Retourneert:

Type

Beschrijving

Tekenreeks

De sys_id van de opgeslagen overeenkomstrecord, of null.

Voorbeeld:

// Create an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

adobe.saveAgreement();

#setAgreementRecord(String|GlideRecord agreement)

Hiermee wordt de overeenkomstcontext ingesteld op de opgegeven record.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

agreement

GlideRecord|String

Vereist

De overeenkomstrecord.

Retourneert: 

Type

Beschrijving

void

Methode retourneert geen waarde.

Voorbeeld:

// Work on an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

#setSubject(GlideRecord subject

Stel de onderwerprecord van de overeenkomst in.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

subject

GlideRecord

Vereist

De onderwerprecord.

Retourneert:

Type

Beschrijving

void

Methode retourneert geen waarde.

Voorbeeld:

// Get a subject record
var subject = new GlideRecord('...')

// Update the subject of an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.setSubject(subject);
adobe.saveAgreement();

#submitAgreement()

Sla de huidige overeenkomst op en verzend deze naar Adobe Acrobat Sign door de status in te stellen op "Gereed".

Retourneert:

Type

Beschrijving

Tekenreeks

De sys_id van de opgeslagen overeenkomstrecord, of null.

Voorbeeld:

// Submit an agreement

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.submitAgreement();

.canSend()

Bepaalt of de huidige gebruiker de UI-actie Ondertekenen met Adobe Acrobat kan gebruiken. Verzenden is toegestaan wanneer de instantie niet FedRAMP is of wanneer de huidige gebruiker de rol Afzender heeft.

Retourneert:

Type

Beschrijving

Booleaans

True als de gebruiker kan verzenden.

Voorbeeld:

// Check if the current user can send for signature

if(AdobeSign.canSend()) {

  gs.addInfoMessage('This user can use the sign process.');

} else {

  gs.addErrorMessage('This user does not have permission to use the sign process.');

}

.getAgreements(String subject_table, String subject_id)

Ontvang een GlideRecord-instantie van overeenkomsten met betrekking tot het onderwerp.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

subject_table

String|GlideRecord

Vereist

De naam van de onderwerptabel of de onderwerprecord zelf.

subject_id

Tekenreeks

Optioneel

De sys_id van het onderwerp wanneer ook de tabelnaam wordt doorgegeven.

Retourneert:

Type

Beschrijving

GlideRecord

Een GlideRecord-instantie van overeenkomsten met betrekking tot het onderwerp.

Voorbeeld:

// Get agreements using the table name and sys_id

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements('sc_req_item', '<sys_id>');

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

// Get agreements using a GlideRecord

var req_item = new GlideRecord('sc_req_item');

req_item.get('<sys_id>');

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements(req_item);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.getMyAgreements(String query)

Haal een GlideRecord-instantie op van overeenkomsten die bij de gebruiker horen. Deze methode is afhankelijk van de eigenschap x_adosy_as.my_agreements_query voor de eerste query. U kunt extra queryfilters toevoegen met de queryparameter.

Parameters:

Naam

Type

Status

Beschrijving

query

Tekenreeks

Optioneel

Optionele gecodeerde query om de overeenkomstlijst verder te beperken.

         

Retourneert:

Type

Beschrijving

GlideRecord

Overeenkomsten die bij de gebruiker horen.

Voorbeeld:

// Get agreements that are complete for the current user
var query = 'state=Complete^ORDERBYsys_created_on';

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getMyAgreements(query);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.isFedRamp()

Bepaal of het systeem is verbonden met Adobe FedRAMP (Government Cloud).

Retourneert:

Type

Beschrijving

Booleaans

Waar als de x_adosy_as.fedramp property is ingesteld op true.

Voorbeeld:

// Check if we are using a FedRAMP connection

if(x_adosy_as.AdobeSign.isFedRamp()) {

  gs.addInfoMessage('Acrobat Sign is using a government cloud connection.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Acrobat Sign is not using a government cloud connection.');

}

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?