Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow - Installatie- en configuratiehandleiding (v 2.2)

Met de applicatie Adobe Acrobat Sign for ServiceNow kunt u documenten ter ondertekening verzenden met de native functionaliteit van het ServiceNow-platform. Acrobat Sign-integratie met ServiceNow biedt u toegang tot de volgende functies:

• Verzend documenten ter ondertekening naar meerdere ontvangers. 
• Volg het ondertekeningsproces tijdens de levenscyclus en identificeer de verwachte ondertekenaars in elk stadium.
• Haal het ondertekende document op met een ingesloten of apart controlespoordocument.
• Haal de formuliergegevens die voorafgaand aan of tijdens het ondertekeningsproces in het document zijn ingevoerd, ook op.
• Maak concepten van handtekeningprocessen voor een eerste review en daaropvolgende verzending. Alle wijzigingen met betrekking tot de ondertekenaars voordat het document wordt verzonden, worden gesynchroniseerd met ServiceNow.
• Genereer en verzend e-mailmeldingen naar individuele gebruikers tijdens het ondertekeningsproces.
• Haal de documenten ter ondertekening uit de lokale bestanden in ServiceNow of uit een externe bron.
• Gebruik documentsjablonen met velden die kunnen worden ingevuld met gegevens uit ServiceNow-records voorafgaand aan het indienen. Op deze manier kunt u één sjabloon gebruiken om gebruikersspecifieke documenten te genereren die zijn gebaseerd op een geselecteerde onderwerprecord, zoals een incident of een serviceverzoek.
• Gebruik de bibliotheeksjablonen van uw Acrobat Sign-account, die zijn gesynchroniseerd met ServiceNow en die beschikbaar zijn voor selectie tijdens de indiening.

Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow: handleiding voor installatie en aanpassingen bevat instructies over het volgende:

• Acrobat Sign voor de ServiceNow-applicatie installeren
• Verbinding maken met Acrobat Sign
  • Commerciële cloudklanten
  • Cloudklanten van de overheid
• Acrobat Sign configureren voor de ServiceNow-applicatie
  • Applicatie-eigenschappen instellen
  • Aangepaste onderdelen configureren
  • Serviceportalonderdelen configureren
  • Documentsjablonen maken
  • Bibliotheeksjablonen synchroniseren
  • Lokale sjablonen maken
  • Een servicecatalogusitem maken
  • Overeenkomst maken van workflowactiviteit
• Acrobat Sign gebruiken met contractbeheer
• Scripting-API's gebruiken

Nadat u Acrobat Sign voor de ServiceNow-applicatie hebt geïnstalleerd en geconfigureerd, kunt u deze gebruiken voor het verzenden, ondertekenen, volgen en beheren van overeenkomsten. Raadpleeg Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow: Handboek.

De applicatie Acrobat Sign voor ServiceNow installeren

U moet een Adobe Acrobat Sign-beheerder en een ServiceNow System Administrator (beheerder) zijn om de applicatie op ServiceNow te kunnen installeren.  

U kunt een gratis proefaccount voor Adobe Acrobat Sign voor ServiceNowvragen.

Verbinding maken met Acrobat Sign

De applicatie Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow is ontworpen voor gebruik met zowel commerciële als overheidsaccounts (FedRAMP). Als u niet zeker weet welk account u hebt, volgt u de instructies voor commerciële cloudklanten.

Voor commerciële cloudklanten:

Zodra de Adobe Acrobat Sign-applicatie in ServiceNow is geïnstalleerd, moeten de Adobe Acrobat Sign-groep of -accountbeheerders ServiceNow verbinden met Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud door de onderstaande stappen uit te voeren:

Voor overheidscloudklanten

Zodra de applicatie Adobe Acrobat Sign in ServiceNow is geïnstalleerd, kan een Adobe Acrobat Sign overheidscloudgroep of een accountbeheerder ServiceNow verbinden met Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Acrobat Sign voor de applicatie ServiceNow configureren

Raadpleeg de volgende configuratie-instellingen voor informatie over het configureren van Acrobat Sign voor de applicatie ServiceNow:

• Applicatie-eigenschappen instellen
• Aangepaste onderdelen configureren
• Serviceportalonderdelen configureren
• Documentsjablonen maken
• Bibliotheeksjablonen synchroniseren
• Lokale sjablonen maken
• Een servicecatalogusitem maken
• Overeenkomst maken van workflowactiviteit

Applicatie-eigenschappen instellen

Als u applicatie-eigenschappen wilt openen en instellen, gaat u naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Eigenschappen.

De volgende standaardinstellingen worden weergegeven:

• Hostnaam [x_adosy_as.redirect_host]: Als u een aangepaste instantie-URL hebt, geeft u de volledig gekwalificeerde host op die moet worden gebruikt in de Redirect URI voor OAuth- en API-callbacks (bijvoorbeeld webhooks).
  Deze waarde is standaard leeg en de host is de waarde van de glide.servlet.uri-systeemeigenschap.
  Dit is alleen van toepassing op het doorsturen van de ServiceNow-instantie. Als u de ondertekenaar na ondertekening wilt terugleiden naar een andere host, geeft u deze host opgeven in de eigenschap Signer Redirect URI (post_sign_uri).
• Standaard-URL na ondertekening [x_adosy_as.post_sign_uri]: De standaardplaats om een gebruiker heen te leiden nadat deze een document in Acrobat Sign heeft ondertekend. Deze wordt gebruikt wanneer de URI voor na ondertekening niet is opgegeven tijdens het maken van de overeenkomst. Deze URI is relatief ten opzichte van de opgegeven instantienaam, maar kan worden overschreven door een protocol (zoals https://www.adobe.com/) op te nemen, waarna doorsturen na ondertekening naar een andere plaats dan deze ServiceNow-instantie mogelijk is. De sys_id van de gemaakte overeenkomst kan worden opgegeven door "{sys_id}" in de URL te gebruiken. De standaardwaarde is "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on". Hiermee wordt de gebruiker doorgestuurd naar een overzicht met voltooide overeenkomsten.
• Vertraging bij doorsturen van ondertekenaar [x_adosy_as.post_sign_delay]: de vertraging (in seconden) voordat een gebruiker wordt doorgestuurd nadat deze een document in Acrobat Sign heeft ondertekend. De standaardwaarde is 3.
• Clickjacking-verdediging [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Geef een door komma's gescheiden lijst met bovenliggende domein-URL's op waarin documenten die ter ondertekening zijn verzonden, kunnen worden opgenomen in een iframe, bijvoorbeeld service-now.com.
  Dit is vereist voor klanten van de Government-cloud. Als u dit veld leeg laat, kunnen er lege pagina's in Acrobat Sign ontstaan wanneer deze in een frame worden weergegeven.
• E-mails van Acrobat Sign toestaan [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Bepaal of Acrobat Sign tijdens het ondertekeningsproces e-mailmeldingen verzendt. De standaardwaarde is false.
• Pop-out-conceptovereenkomsten [x_adosy_as.popout_draft]: Als u op de knop Details reviewen in een overeenkomst klikt, wordt het concept standaard in Acrobat Sign in hetzelfde browservenster geopend.
  Stel deze optie in op true als u een nieuw venster wilt openen. De standaardwaarde is false.
• Controle opnemen [x_adosy_as.include_audit]: Beheer het controlespoor dat is opgenomen in ondertekende documenten. De standaardwaarde is true.
• Adobe Acrobat Sign Government Cloud gebruiken [x_adosy_as.fedramp]: Klanten van de Adobe Government Cloud moeten deze eigenschap inschakelen zodat Acrobat Sign voor ServiceNow gebruik kan maken van de Acrobat Sign Government Cloud-services. De standaardwaarde is false.
• Tip verbindingsaanmelding[x_adosy_as.login_hint]: De waarde voor login_hint die wordt gebruikt voor de eerste verbinding met Adobe Acrobat Sign Government Cloud. De pagina Verbinding maken met Acrobat Sign wordt dan automatisch ingevuld, doorgaans met het e-mailadres van de accountbeheerder. De standaardwaarde is leeg.
• Overeenkomstvelden voor activiteitenopmaak [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Stel in welke velden moeten worden weergegeven in de activiteitenopmaak die wordt weergegeven in de overeenkomstrecord.
  De standaardwaarde is "name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag".
• Query Mijn overeenkomsten [x_adosy_as.my_agreements_query]: de query die moet worden gebruikt wanneer ik mijn overeenkomsten weergeef op plaatsen zoals de portal. De standaardwaarde is requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f51010 0a9ad2572f2b477fe, die overeenkomsten retourneert waarbij de gebruiker de aanvrager of een ondertekenaar is.
• Multipart-bestandsextensie [x_adosy_as.multipart_extension]: De bestandsnaamextensie die moet worden gebruikt voor de tijdelijke Multipart-bestandsbijlagen. De standaardwaarde (aanbevolen) is mpfd.
• Logboekregistratie van applicatie [x_adosy_as.logging.verbosity]: logboekregistratie beheren. De standaardwaarde is info.
• Fouten bij het verbinden opsporen [x_adosy_as.connect_debug]: Laat diagnostische waarschuwingen zien tijdens het verbinden met Acrobat Sign. De standaardwaarde is false.

De standaardeigenschap voor de omleidings-URL is van toepassing voor elke overeenkomst waarbij de waarde in het veld Post sign URI niet is ingesteld.

Met de overige eigenschappen kunt u bepalen of meldingen tijdens het ondertekeningsproces door Acrobat Sign worden verzonden (standaard = Nee) en of het controlespoor wordt opgenomen bij de ondertekende documenten (standaard = Ja).

Aangepaste onderdelen configureren

De applicatie Adobe Acrobat Sign bevat aangepaste componenten die naar wens kunnen worden geconfigureerd. Raadpleeg de onderstaande lijst met onderdelen voor meer informatie over het wijzigen van elk onderdeel.

Serviceportalonderdelen configureren

De applicatie Acrobat Sign for ServiceNow wordt geleverd met de volgende Service Portal-elementen die kunnen worden gebruikt of gekopieerd met uw eigen serviceportals.

Documentsjablonen maken

Een documentsjabloon definieert een sjabloon die kan worden geselecteerd om te worden opgenomen in een overeenkomst.  Een sjabloon kan worden gebruikt om een standaarddocument aan te bieden dat opnieuw kan worden gebruikt voor vele afzonderlijke overeenkomsten. De record Brondocument verwijst naar een sjabloon om de kenmerken van die sjabloon beschikbaar te maken voor de bijbehorende overeenkomst.

De sjabloon kan een lokaal bestand van de ServiceNow-instantie zijn, of een bibliotheeksjabloon waarvan de gegevens zijn gesynchroniseerd vanuit het gekoppelde Adobe Acrobat Sign-account.

Bibliotheeksjablonen synchroniseren

Nadat de applicatie is geïnstalleerd en geconfigureerd, kunnen beheerders de bibliotheeksjablonen synchroniseren. Binnen het Adobe Sign-account wordt een Acrobat Sign-bibliotheeksjabloon gedefinieerd, waarvan de gegevens worden gesynchroniseerd naar ServiceNow.  Het definitiedocument van een bibliotheeksjabloon wordt ook opgeslagen in het gekoppelde Acrobat Sign-account, zodat er niets hoeft te worden geüpload tijdens het verzendproces.

Ga als volgt te werk om de bibliotheeksjablonen te synchroniseren met ServiceNow:

1. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Documentsjablonen.
2. Selecteer Bibliotheek vernieuwen.

De lijstweergave wordt bijgewerkt met de bibliotheeksjablonen van het gekoppelde Acrobat Sign-account.

Lokale sjablonen maken

Het definiërende document van een lokale sjabloon wordt opgeslagen als een bijlagerecord in ServiceNow en moet worden geüpload naar Acrobat Sign als onderdeel van het verzendproces.

Het document van een sjabloon kan formuliervelden bevatten die vooraf moeten worden ingevuld met gegevens uit de onderwerprecord van een overeenkomst. Als een document dergelijke formuliervelden bevat, moet u een sjabloon gebruiken.

Een servicecatalogusitem maken

Met Acrobat Sign for ServiceNow kunt u nieuwe overeenkomsten maken die gebruikers kunnen openen via de servicecatalogus door een recordproducent te maken. U kunt de recordproducent zodanig configureren dat alle gegevens worden verzameld die u in het document wilt samenvoegen en dat de overeenkomst automatisch wordt gemaakt en naar de gebruiker wordt verzonden. 

Gebruikers met catalog_admin of admin kunnen een catalogusitem maken. In de onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u een catalogusitem maakt met de naam Recordproducent. U kunt de stappen voor het maken van andere catalogusitems repliceren.

Opmerking: Zorg ervoor dat de Adobe Acrobat Sign-applicatie niet is geselecteerd wanneer u uw instantie configureert.

Het proces voor het maken van elke recordproducent kan verschillen op basis van de specifieke vereisten voor de documentvelden, sjabloon, variabele en meer. Dezelfde principes zijn echter van toepassing.  Het voorbeeld in deze gids demonstreert hoe u een overeenkomst voor een parkeervergunning kunt maken. 

Een recordproducer maken:

Een overeenkomst maken op basis van een workflowactiviteit

Als u documenten ter ondertekening wilt toevoegen aan bestaande catalogusitems, kunt u een taak aan uw workflow toevoegen die de overeenkomst genereert en een catalogustaak die deze voor ondertekening toewijst aan een gebruiker.

In het volgende voorbeeld ziet u hoe u de Acrobat Sign-toepassing kunt gebruiken. Afhankelijk van de vereisten van het proces kunnen de specifieke details van de configuratiestappen echter afwijken.

Als u een overeenkomst wilt maken op basis van een workflowactiviteit, moet u de volgende onderdelen configureren: 

• Catalogustaak: De overeenkomst wordt gemaakt en ter ondertekening verzonden en er wordt een taak toegewezen aan de ondertekenaar.
• Scriptactie: Deze reageert op de gebeurtenis die is gestart op het moment dat de overeenkomst wordt ondertekend en sluit de taak vervolgens, zodat de feedbacklus ontstaat en de workflow verder kan worden uitgevoerd. 

Een catalogustaak maken:

1. In Workfloweditor selecteert u het tabblad Kern.
2. Ga naar Kernactiviteiten > Taken en sleep vervolgens de Catalogustaak-activiteit naar de juiste plaats in uw workflow.
3. Geef de taak een naam en stel de prioriteit in.
4. Stel Wachten op voltooiing in op true.
5. Stel in de sectie Script de markering Gedeeld in op true en schrijf uw code in het veld Geavanceerd script. Hieronder vindt u een voorbeeldcode.
6. Selecteer Bijwerken.

U kunt nu een scriptactie instellen om de catalogustaak automatisch in te stellen op de status Voltooid gesloten wanneer de overeenkomst is voltooid. U moet uw scriptactie configureren om te worden geactiveerd door de gebeurtenis x_adosy_as.agreement.complete in de tabel Overeenkomst.

Een nieuwe scriptactie maken:

1. Ga naar Systeembeleid > Gebeurtenissen > Scriptacties en klik op Nieuw.
2. Op de nieuwe scriptactiepagina:
   1. Geef de scriptactie een naam.
   2. Stel de naam van de gebeurtenis in op x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Selecteer het vakje Actief. 
   4. Kopieer en plak het script vanuit het veld Script Scriptactie: Voorbeeldcode hieronder.
3. Klik met de rechtermuisknop op de headerbalk en selecteer Opslaan.

Scriptactie: Voorbeeldcode

// Script Action to set the catalog task state to Close Complete

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Acrobat Sign gebruiken met contractbeheer

U kunt Acrobat Sign gebruiken met andere records dan de taakgebaseerde records zoals hierboven beschreven in Aangepaste componenten. De onderstaande instructies tonen hoe u Acrobat Sign kunt gebruiken voor Contractbeheer. De specifieke gegevens van de configuratiestappen kunnen variëren, afhankelijk van uw procesvereisten.

Als u Acrobat Sign voor Contractbeheer wilt gebruiken, moet u de volgende twee onderdelen configureren:

• UI-actie: Hiermee wordt de overeenkomst gemaakt en ter ondertekening verzonden.  Zodra de overeenkomst is ondertekend, wordt een gebeurtenis geactiveerd. 
• Scriptactie: Dit reageert op de gebeurtenis en biedt een feedbacklus waardoor het proces verder gaat en het contract wordt bijgewerkt. 

Opmerking: Alleen gebruikers met de rollen ui_action_admin en admin kunnen UI-acties definiëren. Gebruikers met de rol Beheerder kunnen alleen een scriptactie definiëren.

Scripting-API's gebruiken

Met de interne API's kunt u de Adobe Acrobat Sign-applicatie eenvoudig uitbreiden zodat deze met al uw processen kan werken. De API is toegankelijk via de naamruimte x_adosy_as.