Adobe Sign voor Salesforce: Eenvoudig ondertekenen

Eenvoudig ondertekenen is een eenvoudige kant-en-klare component waarmee communityportalgebruikers selfserviceovereenkomsten kunnen ondertekenen. Voeg deze component toe aan een willekeurige Salesforce Experience Cloud-portal (klant, partner, medewerker, enzovoort) of sluit de component in andere Lightning-componenten in.

Voorwaarden

Als u toegang tot de functie voor Eenvoudig ondertekenen wilt, moet u versie 21.0 of hoger van het Adobe Sign voor Salesforce-pakket installeren.

Bij nieuwe installaties moet u erop letten dat u sjablonen voor voorbeeldovereenkomsten genereert wanneer u Salesforce koppelt aan Adobe Sign

Stap 1 - Uw account koppelen

Als de sjablonen niet zijn gegenereerd tijdens de installatie, of als u een upgrade hebt uitgevoerd op basis van een eerdere versie van het pakket dan versie 19, kunt u de sjablonen op het tabblad Adobe Sign-beheer alsnog genereren.

Controleer of het tabblad Overeenkomstsjablonen de sjabloon Testcommunity-overeenkomst bevat:

Overeenkomstsjablonen - Community testen

Als u dat nog niet hebt gedaan, schakel dan Lightning in

Lightning moet binnen uw Salesforce-organisatie zijn ingeschakeld zodat de portal functioneert.

Indien Lightning niet is ingeschakeld:

  • Klik op de koppeling Overschakelen naar Lightning in de opties van het bovenste deelvenster
  • Klik op uw naam en selecteer Overschakelen naar Lightning Experience in het submenu
Overschakelen naar Lightning


Chatter inschakelen

Chatter moet zijn ingeschakeld in uw SFDC-organisatie.

Als u Chatter nog niet hebt ingeschakeld:

  • Navigeer naar: Setup > Platformgereedschappen > Functie-instellingen > Chatter > Chatter-instellingen
  • Klik op de knop Bewerken
  • Schakel het selectievakje Inschakelen in
  • Klik op Opslaan.


Digital Experiences inschakelen

Digital Experiences moet worden ingeschakeld, als dit nog niet is gedaan.

  • Navigeer naar: Setup >  Platformtools > Functieinstellingen > Digital Experiences > Instellingen
  • Controleer het selectievakje Digital Experiences inschakelen
  • Geef een domeinnaam voor uw ervaringen
    • Als uw account al een domein heeft, kunt u dezelfde waarde voor ervaringen gebruiken
  • Klik op Opslaan.
    • Klik op OK als een bericht wordt weergegeven dat uw domein kan niet worden gewijzigd nadat het is aangemaakt
Digital Experiences inschakelen


Activeer twee door CSP vertrouwde sites

Er moeten twee door CSP vertrouwde sites geconfigureerd zijn om de basis-URL's voor uw Adobe Sign-account expliciet toe te staan

1. Zoek naar uw Adobe Sign URL-shard:

  • Meld u aan bij Adobe Sign en bekijk de URL
  • Kopieer de parameter net voor het gedeelte echosign.com (mogelijk adobesign.com) (de shard-waarde)
    • .na1 in dit geval: https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Sluit het tabblad

 

2. Navigeer naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Door CSP vertrouwde sites

3. Klik op Nieuwe vertrouwde site

 

4. Stel de velden als volgt in:

  • Naam van vertrouwde site: AdobeSign
  • URL van vertrouwde site: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (bijvoorbeeld https://secure.na1.adobesign.com)
    • Als uw account niet is bijgewerkt naar het domein adobesign.com, kunt u in plaats daarvan echosign.com gebruiken
  • Actief: Ingeschakeld houden
  • Context: Experience Builder-sites

5. Klik op Opslaan

Definitie van vertrouwde CSP-site

 

6. Navigeer terug naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Door CSP vertrouwde sites

7. Klik op Nieuwe vertrouwde site

8. Stel de velden als volgt in:

  • Naam van vertrouwde site: AdobeSign2
  • URL van vertrouwde site: https://secure.adobesign.com
  • Actief: Ingeschakeld houden
  • Context: Experience Builder-sites

9. Klik op Opslaan.

Tweede vertrouwde CSP-site

 

Wanneer u klaar bent, moeten de CSP-sites er als volgt uitzien:

Vertrouwde CSP-sites


Een gebruiker voor de communityportal maken

Het gebruikersprofiel voor de community klonen

Om uw gebruikersprofielen te configureren voor gebruik van de Adobe Sign-selfserviceportal, moet u het profiel bewerken en dat betekent dat u een van de standaardprofielen moet klonen.

  • Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Profielen
  • Klik op de koppeling Klonen naast een van de standaardprofielen voor Klantcommunity
    • Er zijn vier Klantcommunity profielen en elk van deze kan worden gebruikt
    • Houd rekening met het type van de licentieovereenkomst voor het profiel dat u kloont
  • Geef een intuïtieve naam voor uw gekloonde profiel en kies Opslaan


Een account, contactpersoon en een gebruiker maken voor de community

U moet een account, een contactpersoon en een gebruiker maken.

Opmerking:

Een accounteigenaar moet worden gekoppeld aan een rol om portalgebruikers in te schakelen. Zorg ervoor dat u een rol hebt toegekend aan uw Salesforce-gebruiker (elk type rol is goed).

Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers > {klik op de bewerkingskoppeling links van uw volledige naam}

Het account maken:

  • Start de Sales-app van de App-launcher
  • Klik op de pijl omlaag op het tabblad Account en selecteer de menuoptie + Nieuw account

Wanneer de overlay van het nieuwe account wordt weergegeven, voert u een waarde in voor de Accountnaam waarmee dit account duidelijk wordt geïdentificeerd als een Adobe Sign Portal-account.

  • Dit is de enige benodigde waarde
  • Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

Vervolgens moet u een contactpersoon en een gebruiker in het account aanmaken:

  • Klik op het pictogram Maken rechtsboven in het venster
  • Selecteer Nieuwe contactpersoon in het menu

Wanneer de overlay van de nieuwe contactpersoon wordt weergegeven:

  • Voer een betekenisvolle waarde voor de optie Naam in
  • Voer een e-mailwaarde voor de contactpersoon in. Bij voorkeur is dit het e-mailadres van een beheerder die de portalinhoud van de community beheert
  • Koppel de Contactpersoon aan het Adobe Sign Community Portal-account dat u in de vorige stap hebt gemaakt
  • Klik op Opslaan.
De communitycontactpersoon configureren

  • Open de nieuwe pagina Contactpersoon die u zojuist hebt gemaakt
  • Klik op het tandwiel Setup in de rechterbovenhoek van het venster
  • Selecteer Object bewerken in het menu
Het Contact-object bewerken

 

  • Selecteer de optie Paginalay-out in het deelvenster aan de linkerkant
  • Bewerk de lay-out voor de contactpersoon

 

  • Selecteer Acties voor Mobile en Lightning in de objectopties
  • Sleep de knop Klantgebruiker inschakelen naar de sectie Acties voor Salesforce Mobile en Lightning-ervaring
  • Sleep de knop Aanmelden bij Experience als gebruiker naar de sectie Salesforce - Mobiele and Lightning Experience-handelingen 
  • Sla de paginalay-out op

  • Ga terug naar uw communitycontactpersoon en klik op de knop Klantgebruiker inschakelen
Klantgebruiker inschakelen

De pagina Nieuwe gebruiker wordt geopend met de geïmporteerde contactgegevens.

De gebruiker configureren:

  • Stem de Gebruikerslicentie af op de licentie van het profiel dat u eerder hebt gekloond
  • Stel het Profiel in op het gekloonde profiel
  • Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

 

De pagina wordt vernieuwd en de nieuwe gebruiker wordt weergegeven.

Houd de muis boven de koppeling Toewijzingen machtigingenset en klik op de knop Toewijzigen bewerken 

 

Voeg de machtigingenset Adobe Sign-communitygebruiker toe aan de gebruiker en sla op


De pagina SFDC-community configureren


Een nieuwe community starten

  • Navigeer naar: Setup >  Platformtools > Functieinstellingen > Digital Experiences > Alle sites
  • Klik op de knop Nieuw
Digital Experiences - Alle sites

 

  • Selecteer de Klantenservice-ervaring
    • De Klantenservice-ervaring is vereist voor de selfservicecomponenten

 

  • Wanneer de pagina Klantenservice is geladen, klikt u op Aan de slag

 

  • Voer een naam in voor de community
    • U kunt desgewenst een sitespecifieke naam toevoegen aan de URL. Dit is handig als u meerdere community's hebt
  • Klik op Maken wanneer de naam is geconfigureerd

Enkele leuke afbeeldingen worden afgespeeld terwijl de community wordt aangemaakt. Als u klaar bent, wordt de pagina voor de community weergegeven.

►De naam van community staat bovenaan in het venster en is in geel gemarkeerd

►De tekenreeks voor de site in de URL staat in de adresbalk en is blauwgroen


Configureer de Experience-werkruimte om Gebruikers in te schakelen

  • Navigeer naar: Setup > Platformtools > Functieinstellingen > Digital Experiences > Alle Sites
  • Klik op de koppeling Werkruimten van uw community
Klik op Werkruimten

De pagina Mijn werkruimten wordt geladen:

  • Klik op de Beheer

De pagina Beheer van de uw community wordt geopend.

Met Instellingen die op het linkse track zijn geselecteerd:

  • Klik op de knop Activeren rechts van de statusindicator

 

Selecteer Leden in het linker deelvenster

  • Selecteer Alle in de vervolgkeuzelijst Zoeken
  • Selecteer het aangepaste profiel dat u hebt gemaakt in de lijst Beschikbare profielen
  • Klik op de knop Toevoegen zodat het profiel wordt verplaatst naar de lijst Geselecteerde profielen
  • Klik op de knop Opslaan


Stel de profielzichtbaarheid voor de E-mail-instelling van de communitygebruiker in op Openbaar

Het e-mailadres in de sectie Profielzichtbaarheid van de community moet zijn ingesteld op Openbaar:

  • Open de pagina Contactpersoon voor de gebruiker namens wie u wilt verzenden
  • Selecteer Aanmelden bij Experience als gebruiker
Meld u bij Experience aan als gebruiker

De portalinterface wordt geopend:

  • Klik op de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van het communitypaginavenster om de vervolgkeuzelijst te openen
  • Selecteer Mijn Instellingen

De pagina Mijn instellingen voor de gebruiker wordt geopend:

  • In de sectie Profielzichtbaarheid stelt u de waarde voor E-mail in op Openbaar
  • Klik op Opslaan.

Voeg de component Adobe Simple Sign toe aan de werkruimte

  • Navigeer naar: Setup > Platformtools > Functie-instellingen > Digital Experiences > Alle sites
  • Klik op de koppeling Werkruimten van uw community
  • Klik op de optie Builder in de sectie Mijn werkruimten van de pagina
  • Klik op het pictogram Componenten in de linkerbovenhoek van de pagina, blader naar de onderkant van het menu en klik en sleep de optie Adobe Simple Sign naar de paginalay-out.
    • Zet de component neer waar u wilt dat de Adobe Sign-overeenkomsten zichtbaar zijn
Eenvoudig ondertekenen naar de portalsjabloon slepen

 

De pagina wordt vernieuwd en de toegevoegde component wordt weergegeven op de paginalay-out. Het deelvenster voor het beheer van de component staat rechtsboven in het scherm.

Het beheervenster in de rechterbovenhoek van het venster heeft slechts één configureerbare optie:

Overeenkomstsjabloon - Welke sjabloon beheert de overeenkomsten die in de component zijn vermeld

 

Selecteer de sjabloon en klik vervolgens op de knop Publiceren om de portal beschikbaar te maken.

  • Telkens wanneer u een wijziging in de portal of instellingen hebt aangebracht, moet u de portal opnieuw publiceren

Sluit de code voor Eenvoudig ondertekenen in uw Lightning-componenten in

De component voor Eenvoudig ondertekenen kan in een andere Lightning-component worden ingesloten.

Voorbeeldcode van de component:

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

 

Wanneer de component programmatisch in een andere component is ingesloten, kunnen de volgende aanvullende parameters worden opgegeven:

  • agreementId - De Salesforce-ID van de overeenkomst die actief of een concept is 
    • Voor conceptovereenkomsten moet Verzenden namens geconfigureerd zijn
  • templateId - De Salesforce-ID van de sjabloon die de gegenereerde overeenkomsten beheert
  • pollingInterval- De waarde moet een getal in milliseconden zijn
    • Dit geeft de tijd aan die voorbijgaat voor elke poging om de URL voor ondertekening op te halen
      • Min. waarde is 500
      • Max. waarde is 50000
      • Standaardwaarde is 1000
  • showSigningModal
    • Als dit op false is ingesteld, dan wordt alleen de signingURL geretournerd zonder dat de ESign-pagina in een modaal overlayvenster wordt geladen
    • Als dit op true is ingesteld, wordt de signingURL geretourneerd en wordt ook de ESign-pagina in het modale overlayvenster geladen
    • De standaardwaarde is true

 

De parameters volgen deze regels:

  • TemplateID of agreementID moet worden opgegeven
    • Als beide mogelijkheden zijn opgegeven, dan wordt de agreementID gebruikt
    • Als geen van beide zijn opgegeven, wordt een fout geretourneerd
  • Bij het gebruik van een agreementID, moet de overeenkomst de status Concept of Verzonden voor ondertekening hebben waarbij er ten minste één resterende ontvanger is die nog moet ondertekenen
    • Als de overeenkomst een concept is, verzendt u deze in de huidige status, haalt u de URL voor ondertekening op en geeft u deze weer
    • Als de overeenkomst actief is, haalt u de URL voor ondertekening op en geeft u deze weer
    • Als de overeenkomst is voltooid, moet een fout worden weergegeven en opgegeven
  • Als een templateID wordt gebruikt, wordt Automatisch verzenden toch ingeschakeld
    • Wanneer een agreementID wordt gebruikt, wordt rekening gehouden met de instelling Automatisch verzenden op de sjabloon
  • Overeenkomstsjablonen voor Eenvoudig ondertekenen moeten een Contactpersoon als hoofdobjecttype hebben
  • Verzenden uit naam van wordt sterk aanbevolen omdat het merendeel van de communitygebruikers doorgaans geen licentie heeft voor verzending

 

De component kan ook gebeurtenissen publiceren naar consumenten.  Hier ziet u een voorbeeld van de gebeurtenishandler:

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

Beschikbare gebeurtenissen zijn:

Overeenkomst verzonden

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Overeenkomst geladen vanaf sjabloon

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Ondertekeningspagina geopend

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Ondertekend

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

Niet ondertekend

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Fout tijdens een handeling

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"


Vereisten van overeenkomstsjabloon voor Eenvoudig ondertekenen

Sjablonen in de omgeving voor Eenvoudig ondertekenen moeten geconfigureerd zijn om de ontvanger toe te wijzen op basis van een zoekopdracht voor een hoofdobject en dat object moet een Contactpersoon zijn.

Voer het volgende uit op het tabblad Sjabloondetails:

  • Klik op de vervolgkeuzelijst onder Salesforce-object
  • Selecteer Kiezen uit andere objecten
    • Er wordt een nieuw keuzeveld weergegeven
  • Selecteer Contactpersoon in het tweede keuzeveld

  • Klik op het tabblad Ontvanger
  • Verwijder de ontvanger die al in de sjabloon is opgegeven
  • Klik op de koppeling Ontvanger toevoegen vanaf object of runtimevariabele
    • De overlay Ontvanger toevoegen wordt weergegeven
  • Selecteer in het veld Object of runtimevariabele kiezen de optie Opzoeken op basis van veld Hoofdobject
    • De eerste ontvanger moet worden ingesteld op het hoofdobject (Contactpersoon) en het Bronveld in het hoofdobject moet contactpersoon-id zijn.
  • Klik op Opslaan

Een bestand van een willekeurig type moet aan de sjabloon zijn bijgevoegd zodat Eenvoudig ondertekenen functioneert.  De afzender kan het document niet bijvoegen als een actief verzendproces.

  • Klik op het tabblad Bijlage
  • Upload een document van uw lokale systeem
    • Of selecteer de omgeving waarin uw document zich bevindt (in de sectie Selecteren om documenten bij te voegen).
      • Klik in het opzoekveld om alle beschikbare documenten in die sectie weer te geven
      • Selecteer documenten een voor een om deze in de sjabloon bij te voegen

Klik op Opslaan als u al uw documenten zijn bijgevoegd

Opmerking:

Alle bestanden die u uploadt, worden in Salesforce opgeslagen (in de optie Salesforce CRM en bestanden)

Als u portalgebruikers hebt die geen Adobe Sign- licentie hebben, moet u de gebruikerslicentie omzeilen door de ingebouwde functie 'Verzenden namens' toe te passen.  Op deze manier kan een gebruiker een van de gebruikersgemeenschap agreement te genereren met de licentie voor een andere gebruiker.

Voor deze installatie zijn vier configuraties vereist:

  • Schakel de instelling Verzenden namens anderen toestaan in de aangepaste instellingen in
  • Configureer een gelicentieerde gebruiker om Verzenden uit naam van de gebruiker toe te staan
  • Configureer de overeenkomstsjabloon met de Salesforce-ID van de bovenstaande gebruiker 


Schakel de instelling in

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen
    • Hierdoor wordt de pagina Aangepaste instellingen geladen
  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen
    • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen

    3. Klik op de knop Beheren

    4. Klik op Nieuw (of op Bewerken als u de instellingen eerder hebt geconfigureerd)

  • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen.

5. Zoek naar Verzenden namens anderen toestaan

  • Schakel de instelling in door het selectievakje aan te vinken
  • Klik op Opslaan.

Configureer de gebruiker zodat overeenkomsten namens hem of haar verzonden kunnen worden

Als u wilt dat een gebruiker de functie Verzenden uit naam van kan ondersteunen, moeten er twee velden worden toegevoegd aan de gebruikersrecordindeling:

  • Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer
  • Selecteer Gebruiker in Objectbeheer
  • Selecteer Paginalay-outs voor gebruikers links op de pagina met het Gebruiker-object
  • Klik op de koppeling Lay-out voor gebruiker
  • Selecteer Velden en klik en sleep de onderstaande twee velden naar de sectie Aanvullende informatie (koptekst alleen zichtbaar bij bewerken) van de lay-out
    • Adobe Sign - Verzenden als andere gebruikers toestaan
    • Adobe Sign-e-mail geverifieerd 
  • Klik op Opslaan

Met de velden op hun plaats schakelt u de specifieke gebruiker in:

  • Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers
  • Klik op de handeling Bewerken voor de gebruiker die als contactpersoon voor de community fungeert
  • Doe het volgende in de pagina Bewerking door gebruiker in de sectie Aanvullende informatie
    • Schakel de optie Adobe Sign verz. als andere gebruikers in
    • Schakel de optie Adobe Sign e-mail geverifieerd in

Kopieer de gebruikers-id van de URL naar uw browserbalk terwijl de pagina Bewerking door gebruiker nog steeds geopend is.

De gebruikers-id staat in de URL van de pagina (die hieronder in geel gemarkeerd):

De bovenstaande URL bevat de volgende informatie (met de UserID vet weergegeven):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Let erop dat u %2F niet aan het begin en %3 niet aan het einde toevoegt

  • Kopieer de UserID en sla deze op voor de volgende stap

 

Klik op de knop Opslaan wanneer u klaar bent om de configuratie op te slaan.


Werk de sjabloon bij met de gebruikers-id

  • Ga naar: App-launcher > Adobe Sign > Overeenkomstsjablonen
  • Klik op de sjabloonnaam van de overeenkomst die u wilt bewerken
Naar de overeenkomstsjabloon navigeren

Klik op het tabblad Ontvangers en bewerk het veld Verzenden uit naam van

  • Plak de Salesforce-gebruikers-id in het veld (dit bevat een tijdelijke id die u probleemloos kunt verwijderen)
  • Klik op Opslaan
De optie &#39;Verzenden uit naam van&#39; bewerken


Beperkingen van de component

Er zijn enkele beperkingen voor de component Eenvoudig ondertekenen waarmee u rekening dient te houden:

 

1. De sjabloon kan niet worden geconfigureerd wanneer Alleen afzender ondertekent is ingeschakeld

○ In dit geval wordt een foutbericht aan de communitygebruiker weergegeven waarin staat dat er geen URL voor ondertekening is voor de huidige gebruiker

2. De optie Voorvertoning+positie velden inschakelen mag niet ingeschakeld zijn voor de sjabloon

○ In dit geval blijft de overeenkomst in de status Vooraf verzenden en wordt er geen URL voor ondertekening geladen

3. De optie Gehoste handtekening inschakelen mag niet ingeschakeld zijn voor de sjabloon

4. Eenvoudig ondertekenen biedt geen ondersteuning voor delegatie

○ In dit geval heeft de andere ontvanger geen toegang tot de URL voor ondertekening

5. Eenvoudig ondertekenen biedt geen ondersteuning voor Ondertekenaar vervangen (dit is een vorm van delegatie)

○ In dit geval heeft de nieuwe ondertekenaar geen toegang tot de URL voor ondertekening

6. Als u toegang wilt tot de opmerkingen en bijlagen van een Salesforce-object, moeten beheerders de optie Klantgebruikers toegang verlenen tot opmerkingen en bijlagen in Instellingen van community's inschakelen

Adobe-logo

Aanmelden bij je account